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1) Entrar a COI
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Manual COI
3) Elementos en pantalla
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Manual COI
Este proceso sirve para indicarle al sistema la información especifica de la empresa; esta
información aparecerá en los reportes que se generen
Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada
EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes
trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como período de evaluación, posterior al
vencimiento de dicho período se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas
activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada
una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques
el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 5.5.
Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que
tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99
para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selección de empresa.
Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días
de evaluación, de lo contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de
lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, sino que
estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema,
podrás reanudar la captura de información.
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Manual COI
El periodo de trabajo es un proceso que se tiene que llevar a cabo cada mes, para capturar la
información. El proceso genera todos los archivos necesarios, para contabilizar las
operaciones mercantiles
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Manual COI
Campo Descripción
Período Selecciona el mes que quieres crear.
Ejercicio Selecciona el año a que corresponderá el mes del período.
Directorio o Indica la ruta donde se va a crear el archivo del período.
alias
Nota:
La ruta deberá ser diferente ya que el sistema no dejará crear la base de
datos para evitar incongruencias.
Problemas / Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES
El directorio o alias no Indica correctamente la ruta o alias donde se guardará el
existe o no corresponde al archivo de registro del período, si el campo se encuentra en
driver especificado blanco nos mandará este mensaje.
Ya existe una base de datos Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no
válida en este período o tenga alguna base de datos
alias. No se puede continuar
con el proceso.
Con esta opción tendrás la posibilidad de crear un siguiente período en base a los saldos
finales del período anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el
sistema o vas a comenzar con un nuevo período en ceros; además de poder crear un período
siempre y cuando no haya sido creado.
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Manual COI
• No. de cuenta: Indica el número de cuenta que va a dar de alta dentro del
catálogo.
• Descripción Define el nombre que le pondrás a la cuenta.
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Manual COI
Carpeta Atributos
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Manual COI
Contrapartida
Es la cuenta que servirá como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta,
para que la póliza quede igual tanto en el cargo como en el abono.
Asociar cuenta
Podrás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar
en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarán las
cuentas asociadas.
Asociación de cuentas
Desasociar cuenta
Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y
cuando las cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.
8) Eliminar
Acceso
Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario
que se cumplan algunas condiciones:
Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta deberán ser iguales a cero.
Si quieres eliminar una cuenta no deberá contener subcuentas.
La cuenta no deberá tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un
movimiento y luego modificas o eliminas la póliza, tampoco podrás dar de baja la cuenta,
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Manual COI
Menú Archivos, Catálogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter
Dependiendo del tamaño de la empresa puede existir un enorme catalogo de cuentas, pero
si solo queremos visualizar un rango de cuentas podemos filtrarlas
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Manual COI
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Manual COI
11) Consultas
2. Clic en
3. Modificar las siguientes opciones:
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Manual COI
Al iniciar un nuevo período, el sistema mostrará esta ventana si tienes activada la opción
número secuencial, en parámetros del sistema:
Aquí tendrás que anotar en cada tipo de póliza el número de folio con el que se empezará a
trabajar en el periodo. Escribe los números de folio inicial para cada tipo de póliza con los
que comenzará a trabajar el sistema en su campo correspondiente
Nota:
Si no seleccionaste la opción de número secuencial, el sistema te propondrá un número,
pero lo podrás cambiar según tus necesidades.
Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que
posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las
respectivas cuentas
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Manual COI
• Tipo Deberás elegir el tipo de póliza que se agregará; ésta puede ser de
ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr), etc.
• Número · Capturable: Si tienes inhibida la opción de folio
secuencial y/o único en tus parámetros, podrás indicar el número de póliza
que quieras.· No-Capturable: La numeración de las pólizas se dará en forma
consecutiva y automática si tienes activados los parámetros de folio
secuencial.
• Fecha Deberás capturar la fecha del movimiento que estés realizando; el
sistema te da por omisión la fecha del día en que estás trabajando y sólo
acepta fechas del mes de trabajo.
• Concepto Podrás capturar la razón o descripción de la póliza que se
efectuará. Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegará el catálogo
de conceptos de pólizas, de tal forma que puedas seleccionar el concepto o
descripción de la póliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botón
se podrán agregar conceptos de pólizas al catálogo, la cual al momento
de darse de alta quedará reflejada dentro del campo Concepto. Nota Lo
anotado o seleccionado en este campo, se desplegará en la columna
“Concepto del movimiento” con los primeros 30 caracteres anotados,
pudiendo ser modificable.
• No. de cuenta Deberás anotar el número de cuenta que va a ser afectada o
buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla.
• Departamento Deberás anotar el Número del departamento que originó el
movimiento. Este campo estará disponible cuando se Manejen
departamentos. Mediante la tecla F2 podrás desplegar los departamentos
asociados a la cuentas y para consultar todos los departamentos dados de alta
con Shift + F2.
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Manual COI
1. Menú Archivos, Pólizas modelo, doble clic sobre la póliza modelo seleccionada o
3. Clic en o F9
4. Indica la ruta donde deseas guardar la póliza modelo y escribe el nombre que tendrá
5. Clic en Guardar
6. Cierra la ventana de póliza si guardar
Selecciona la póliza que quieres modificar, desplegarás el detalle de la póliza modelo para
que realices las modificaciones que necesites.
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Manual COI
Nota
No es posible eliminar una póliza modelo desde el sistema, sólo modificar sus datos.
Puedes salir del sistema y borrar los archivos de las pólizas modelo desde Windows o en
DOS.
También puedes contabilizar pólizas generadas por otros sistemas de la línea ASPEL
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Cuando necesites que una póliza modelo ya sea considerada en tu contabilidad, debes
realizar el siguiente proceso:
4. Clic el botón
5. Clic en
6. Escribe la ruta y el nombre para guardarla
Este proceso permite dar de baja una póliza capturada en la contabilidad, y afectará los
movimientos y saldos de las cuentas que integraron la póliza
Este proceso te permite consultar y reportar los saldos y afectaciones de las subcuentas de
tu catálogo, una por una.
La consulta de auxiliares dentro del catálogo de cuentas y cuentas departamentales se
encuentra en la parte inferior del detalle de las cuentas, te mostrará la siguiente
información: Tipo de póliza donde se encuentra la cuenta, número de póliza, Fecha de
elaboración, monto del movimiento en el Debe y en el Haber, así como el total del Debe y
del Haber.
Nota
Si necesitas consultar los saldos y afectaciones de una de tus cuentas ya sea de un mes, o
hasta de un año completo, dirígete al reporte de Libro mayor
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Esta opción te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un
período determinado.
Encabezado Detalle
Además, este reporte permite realizar un corte de página por cuenta, subcuenta, auxiliar o
sin corte.
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Manual COI
2. Clic en
3. Seleccionar las siguientes opciones:
Por omisión, el catálogo de monedas contiene los tipos de cambio que se manejarán, las
cuales serán actualizadas mediante el Histórico de tipos de cambio.
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Manual COI
extranjera. Este histórico también será de gran utilidad en la captura de pólizas, de tal
forma que puedas consultar y seleccionar el tipo de cambio con el que se registrará una
partida (cada registro).
Generar una póliza de ajuste cambiario en la que se concilian las diferencias
ocasionadas por la variación de los tipos de cambio.
Puedes generar pólizas en moneda extranjera.
NOTA: Para que esté activado el catálogo de monedas debe estar habilitada la opción
de multimoneda en Parámetros del sistema.
Este proceso te permite agregar los tipos de moneda extranjera que usará el sistema y
puedes definir hasta 99 diferentes monedas, por omisión COI tomará la moneda nacional
como moneda base
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Manual COI
Campo Descripción
Moneda Deberás anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta.
Símbolo Define el símbolo con el que se identificará la moneda.
Tipo de Escribe el tipo de cambio que va a manejar la moneda o mediante el ayuda
cambio del Histórico de Tipos de cambio podrás seleccionarlo.
Para desplegar el histórico de tipos de cambio ayúdate con la tecla F2 o
con el botón . Este campo será actualizado cada vez que se almacene en
el histórico, un tipo de cambio con fecha mayor al registrado en el
catálogo de monedas.
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• Clave del activo Deberás anotar la clave del activo fijo, ya que este dato
es importante para la identificación del mismo. Presionando la tecla F2 en
este campo, podrás ver las claves de los activos ya existentes.
• Descripción Puedes anotar la descripción genérica del activo fijo (marca,
modelo, etc.).
• Fecha de adquisición Deberás capturar la fecha en la que adquiriste el activo
fijo. Es importante porque indicará la fecha del INPC a utilizar en el cálculo
del factor de actualización.
• Monto original Anota el valor original del activo. Mediante la tecla
F2, SHIFT F2 despliega la Calculadora.
• % Vida útil remanente Puedes cambiar el porcentaje para la vida útil
del activo fijo. Si el activo es nuevo su vida útil será al 100%.
• Valor de mercado El sistema anotará de manera automática el mismo
valor que colocaste en el campo del monto original; puedes cambiarlo de
acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado.
• Localización Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo
fijo.
• Tipo de activo y descripción Anota o selecciona el tipo de activo al cual
pertenecerá el nuevo activo. Puedes ver la lista de los tipos de activo
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Manual COI
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Manual COI
6. Cuando se Cancela el proceso de Agregar activos, el sistema sugiere una póliza por
la compra de activos; si la grabas, se afectarán contablemente los saldos de las
cuentas que hayas ocupado en la póliza, si está activado el Parámetro del sistema
Contabilización en línea.
• Si deseas una póliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos
de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerirá la póliza para ese activo.
• En cambio, si deseas una póliza para registrar todos los activos recién
capturados, elige Aceptar después de cada activo y cuando termines indica
Cancelar; la póliza sugerida incluirá los montos de todos los activos.
• La póliza está desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda
del activo.
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La depreciación fiscal actualizada será necesaria para el cálculo de impuestos fiscales, por
tal motivo deberemos capturar los saldos iniciales necesarios para calcular la actualización
de la depreciación fiscal
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El sistema tiene cargados los Índices desde el año de 1950, hasta Febrero del 2003; para los
índices posteriores, deberás registrarlos y grabarlos a medida que sean emitidos.
Para el sistema, la tabla de INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la
contabilidad de la empresa, de tal forma que se reflejen los cambios en valor producidos
por la inflación (e incluso por la deflación) como en los siguientes casos:
1. Depreciaciones fiscales.
2. Reevaluaciones.
3. Cálculo de la depreciación con valores actualizados para el ajuste de ISR.
4. Para el cálculo del Impuesto al activo.
5. Reexpresión de saldos.
Para agregar el INPC de un mes en particular hay que seguir los siguientes pasos:
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6. Clic en
7. Clic en
Este reporte genera la depreciación sobre el valor actualizado por el efecto de la inflación y
el factor de actualización se calcula considerando el ejercicio fiscal
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Manual COI
La ley del ISR contempla la deducción inmediata para aplicar a un activo especifico, en un
ejercicio fiscal se puede deducir hasta el 100% del monto original de la inversión en el
mismo periodo contable.
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Manual COI
• Clave del activo Anota o elige el rango de activos que deseas que
aparezcan en el reporte.
• Fecha de adquisición Puedes seleccionar los activos adquiridos
recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
• Periodo DepreciaciónCon este dato se indica el periodo en el que se va a
aplicar la deducción inmediata. En consecuencia sólo se incluirán en el
reporte, aquellos activos que manejen deducción inmediata y cuya fecha de
inicio de depreciación fiscal se encuentre en el rango indicado.
• Tipo de activoIndica el tipo cuyos activos se incluirán en el reporte.
• Localización Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos
en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos
que hiciste en tu catálogo de activos.
• Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver
impresos todos sus activos fijos.
• Desglose por mes Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada
activo la depreciación mensual histórica y la actualizada.
• Sólo cuadro resumen Al activar esta opción, sólo emite el resumen con los
montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en los
criterios de selección.
• Ordenar por... Te ofrece 3 criterios de ordenamiento:1.- Por tipo y
localización2.- Por localización y tipo3.- Por mes y año de adquisición
• Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás cambiarlo de
acuerdo a tus necesidades
4. Clic en aceptar
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Manual COI
Este proceso consiste en generar un archivo comprimido de uno o todos tus archivos que
contengan la información contable, para su almacenamiento y posible reutilización
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Manual COI
El diagnostico consiste en revisar un archivo con extensión DXX (donde las x´s representan
el numero de la empresa) y si la cifra en el registro de control y los registros calculados son
iguales, el archivo esta correcto; si no es así, significa que el archivo esta dañado
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Cuando el archivo esta dañado a veces se puede recuperar; una vez terminado el proceso el
sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como
recuperado y el total de registros recuperados
Solamente podrá ser ejecutado sobre archivos de índice (*.XEE), que son los que se
encargan de grabar en un cierto orden la información, principalmente se usa cuando ocurre
una descarga eléctrica o alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna
operación de guardado
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Manual COI
Desde este Administrador de reportes podrás crear y organizar tus propios reportes
personalizados con extensión QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la
información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente
podrás consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del
editor de formato tradicional.
El sistema por omisión incluye reportes en formato QR2 y FTO organizados por grupos.
Los grupos y los reportes incluidos, dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho
Administrador, es decir, el Administrador estará disponible desde cualquier módulo,
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La ventana del Administrador de reportes, mostrará los reportes pertenecientes a cada grupo
(Activos, Cuentas, Cuentas departamentales, Depreciación, Mantenimiento, Seguros, etc).
Cada grupo muestra los datos (Título del reporte y Formato) y ubicación del
reporte(Archivo y Ruta).
Nota
Para el grupo de pólizas no se podrán agregar reportes con formato qr2 y con el formato
FTO se tendrán algunas limitaciones.
Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese
momento se desplegará el filtro correspondiente para obtener información específica, la
información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el
reporte.
Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero identifiques el
grupo donde deseas incluirlo antes de dar de alta un reporte.
Botones
Botón Función
Con este botón podrás realizar lo siguiente:
Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegará el Diseñador de
reportes. Para mayor información consulta el tema Diseñador de reportes. Para
este caso debes seleccionar la opción "Nuevo".
Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema despliega la
Ventana en la cual podrás fácil y rápidamente crear un reporte en formato FTO.
Para este caso debes seleccionar la opción "Archivo FTO".
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Manual COI
Nota:
Es importante que tomes en cuenta que no podrás añadir un reporte que haya sido
creado desde otro sistema ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona
muy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado.
Con esta opción podrás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del
formato del reporte el manejo será el siguiente:
Formato QR2
El reporte se abrirá con el diseñador de reportes.
Modifica un reporte exixtente
Formato FTO
Se abrirá el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de
notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y fórmulas disponibles
Con este botón podrás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al
administrador de reportes. Al eliminar un reporte deberás tomar en cuenta los
siguientes puntos:
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Muestra una vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se despliega el
filtro del reporte para delimitar la información a emitir en el reporte.
Nota:
Recuerda que si no especificas ningún dato en el filtro el reporte considerará todos
los datos.
Tipo de filtros por grupo de reportes
Con este botón podrás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la
impresora, se desplegará su Filtro correspondiente por si deseas especificar que
sólo cierta información se emita y posteriormente se desplegará la ventana de
Windows® para configurar ciertas opciones para la impresión del reporte.
Prepara el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podrá ser enviado en
PDF o HTML.
Nota:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.
Despliega la lista de fórmulas y campos que podrás utilizar para armar tus reportes
fto (vía formato) a la medida de tus necesidades.
Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por correo electr nico.
Al seleccionar este botón, primero se desplegará un Filtro correspondiente
dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo se generará el archivo
pdf con la información del reporte y por último, dicho reporte se adjunta como un
archivo en la aplicación de correo predeterminado en tu computadora.
Nota:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.
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