Manual COI

1) Entrar a COI

1. Desde Inicio, seleccionar Todos los programas

2. Seleccionar ASPEL, y luego ASPEL-COI
3. Clic en COI

2) Abrir y cerrar una empresa

1. Menú Archivos, seleccionar Abrir empresa…

2. Seleccionar la empresa en la siguiente pantalla

3. Ingresar la clave de acceso

4. Clic en Aceptar
5. Clic en Aceptar
6. Para cerrar una empresa ir al Menú Archivos, seleccionar Cerrar empresa

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3) Elementos en pantalla

1. Barra de Titulo: Especifica el nombre del programa, de la empresa y fecha

2. Barra de Herramientas: Contiene los iconos que son accesos rápidos a comandos
3. Área de trabajo: Se activa después de elegir un comando

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4) Dar de alta una empresa

Este proceso sirve para indicarle al sistema la información especifica de la empresa; esta
información aparecerá en los reportes que se generen

Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada
EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes
trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como período de evaluación, posterior al
vencimiento de dicho período se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas
activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada
una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques
el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 5.5.

Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que
tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99
para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selección de empresa.

Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días
de evaluación, de lo contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de
lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, sino que
estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema,
podrás reanudar la captura de información.

5) Dar de alta un usuario

Con esta opción se da de alta el personal que va a utilizar el sistema

1. Menú Configuración, seleccionar Perfiles de usuarios

2. Clic en
3. Escribir el nombre de usuario
4. Escribir la contraseña
5. Puesto, departamento y por último su correo electrónico
6. Seleccionar el perfil a aplicar
7. Clic en crear
8. Para restringir a nuestros usuarios se debe seleccionar el usuario, dar clic derecho y
seleccionar Habilitar/Deshabilitar
9. También se pueden usar perfiles predefinidos para ahorrarnos trabajo estos perfiles
son:

a. Capturista Aquí el sistema te proporciona un perfil ya definido de las

actividades a las que tendrá derecho la persona con dicho puesto.
b. El sistema te proporciona el perfil de Auxiliar contable para realizar las
actividades propias de este perfil

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c. Contador, el cual realizará actividades ya definidas a las que tendrá derecho

de procesar
d. Se proporciona un perfil del puesto de Contralor, ya definiendo las
actividades a las que tendrá derecho, tiene acceso a todo COI
10. Clic en para grabar el perfil modificado, guardar todos los perfiles
11. Ctrl S para salir

6) Crear directorio y periodo de trabajo

El periodo de trabajo es un proceso que se tiene que llevar a cabo cada mes, para capturar la
información. El proceso genera todos los archivos necesarios, para contabilizar las
operaciones mercantiles

1. Menú Archivos, seleccionar Administrador de Periodo clic en nuevo

Creación del siguiente período

Menú Archivos, Administrador de períodos.

Dentro del módulo de administración de períodos, opción Crear siguiente período o
F3.
Este proceso genera los archivos que se utilizarán en el nuevo período y transporta
el catálogo de cuentas íntegro, convirtiendo los saldos finales del presente mes a
saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. Así garantizas la
continuidad del catálogo de cuentas y de los saldos acumulados.

Iniciar nueva contabilidad

Este proceso permite crear un nuevo período en un directorio para la contabilidad de

la empresa.

Si quieres agregar otra contabilidad, ésta será en un directorio diferente ya que el

sistema no permitirá la creación.

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 Manual COI

Campos de este proceso

Campo Descripción
Período Selecciona el mes que quieres crear.
Ejercicio Selecciona el año a que corresponderá el mes del período.
Directorio o Indica la ruta donde se va a crear el archivo del período.
alias

Nota:
La ruta deberá ser diferente ya que el sistema no dejará crear la base de
datos para evitar incongruencias.

Problemas / Soluciones

PROBLEMAS SOLUCIONES
El directorio o alias no Indica correctamente la ruta o alias donde se guardará el
existe o no corresponde al archivo de registro del período, si el campo se encuentra en
driver especificado blanco nos mandará este mensaje.
Ya existe una base de datos Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no
válida en este período o tenga alguna base de datos
alias. No se puede continuar
con el proceso.

Crear nuevos períodos

Con esta opción tendrás la posibilidad de crear un siguiente período en base a los saldos
finales del período anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el
sistema o vas a comenzar con un nuevo período en ceros; además de poder crear un período
siempre y cuando no haya sido creado.

7) Alta en el catalogo de cuentas

1. Menú Archivos, seleccionar Catalogo de cuentas

2. Menú Edición, seleccionar Agregar. Clic en el botón . O bien

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• No. de cuenta: Indica el número de cuenta que va a dar de alta dentro del
catálogo.
• Descripción Define el nombre que le pondrás a la cuenta.

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 Manual COI

• Departamental Si dentro de Parámetros del sistema / Cuentas, activas

Manejo de departamentos dentro del alta de cuentas, se activará esta casilla,
donde definirás que la cuenta tendrá manejo departamental, por lo que se te
permite ingresar al botón de Saldo inicial de departamentos.
• Tipo de cuenta Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de
acuerdo a las propiedades de la cuenta.
• Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores
debes introducirlos a través de una póliza (recuerda que la captura manual
del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es
más recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a través de una
póliza de inicio (puedes activar o desactivar el acceso a este campo en los
parámetros del sistema).Ver: Parámetros / Captura de saldo inicial Nota:
Sólo se podrán registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parámetro
"Captura del saldo inicial" desde los Parámetros del sistema / Carpeta
Cuentas.
• Saldo final Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por
los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el
acceso para la captura.
• Presupuesto mensual COI te permite asignar un presupuesto mensual cuyo
monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el
sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la
cuenta para el periodo de trabajo.
• Presupuesto anual Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de
la cuenta en el año.
• Presupuesto acumulado El sistema acumulará el presupuesto de cada
periodo en este campo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de
ajuste
En la pestaña Atributos

Carpeta Atributos

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 Manual COI

Naturaleza acreedora o deudora

Indica la naturaleza contable que tendrá la cuenta.

Pertenece a estos rubros

Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde está dándose de alta la
subcuenta.
Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la
cuenta mayor y automáticamente si se añade una cuenta desde la cuenta mayor, esta
también visualizará el de la subcuenta.

Contrapartida
Es la cuenta que servirá como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta,
para que la póliza quede igual tanto en el cargo como en el abono.

Asociar cuenta
Podrás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar
en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarán las
cuentas asociadas.
Asociación de cuentas

Desasociar cuenta
Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y
cuando las cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.

8) Eliminar

Acceso

• Menú Archivos, Catálogo de cuentas, Seleccionar el registro a borrar/ Menú

Edición, Eliminar o Alt + Del o clic derecho/ elminar
• Sobre el catálogo, elegir el registro con el ratón y oprimir el botón

Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catálogo de cuentas.

Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario
que se cumplan algunas condiciones:

Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta deberán ser iguales a cero.
Si quieres eliminar una cuenta no deberá contener subcuentas.
La cuenta no deberá tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un
movimiento y luego modificas o eliminas la póliza, tampoco podrás dar de baja la cuenta,

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 Manual COI

por lo que es más fácil eliminarla al inicio de un nuevo mes).

Para eliminar la cuenta da clic al botón o con la opción Eliminar del menú flotante,
aparecerá el detalle de la cuenta y al darle clic al botón Aceptar se eliminará la cuenta; en
caso de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botón Cancelar o cierra la ventana de
detalle de la cuenta.

9) Modificar una cuenta

Menú Archivos, Catálogo de cuentas (colocarse en el registro a cambiar)/ Menú

Edición, Modificar o Alt + BkSp

Menú Archivos, Catálogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter

En el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir , menú flotante

(botón derecho del ratón), opción Modificar.

Este proceso te permitirá realizar modificaciones de alguna cuenta y, además,

conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo.
También podrás modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (si tienes
activada esta opción en los parámetros del sistema y si la cuenta no tiene
movimientos), el cambio se debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el
cambio se haga automáticamente en las cuentas de detalle que dependan de ésta.

10) Filtrar un rango de cuentas

Dependiendo del tamaño de la empresa puede existir un enorme catalogo de cuentas, pero
si solo queremos visualizar un rango de cuentas podemos filtrarlas

1. Menú Archivos, seleccionar Catalogo de cuentas

2. Menú Ver, seleccionar Filtrar; en, o F5
3. Llena la información correspondiente

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 Manual COI

• Nº de la cuenta Especifica el rango de cuentas a incluir en la consulta.

• Tipo de cuenta Selecciona que se desplieguen Todas las cuentas
independientemente de su tipo, únicamente las que sean Acumulativas o
sólo las de Detalle o Todas.
• Moneda Selecciona la moneda con la cual se hará el filtro. Este campo
estará activado si se trabaja con el Parámetro de multimoneda.
• Saldo final Define el saldo que tienen las cuentas que quieres seleccionar.
• Incluye Elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorará el saldo
final anotado y mostrará los registros que cumplan con el campo de
descripción), Exacto (mostrara las cuentas cuyo monto sea exactamente
igual al anotado en el campo de saldo Final), Mayor (filtrará las cuentas
cuyo saldo sea mayor al indicado), Mayor o igual (el saldo de los registros a
filtrar será exactamente igual o mayor al indicado), Menor y Menor o igual
( el saldo de los registros a localizar será exactamente igual o menor al
indicado)
4. Clic en Aceptar

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 Manual COI

11) Consultas

12) Definir parámetros de las pólizas

1. Menú Configuración, seleccionar Parámetros del sistema

2. Clic en
3. Modificar las siguientes opciones:

• Tipos de póliza: Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus

pólizas. Las tres primeras son las más comunes: de diario (Dr), de Ingresos
(Ig) y de Egresos (Eg). Al clasificar tus pólizas por tipo, podrás realizar
consultas más rápidas y delimitar el reporte de Diario general.
• Número secuencial Activado
i. Si está activado el parámetro de "Folio único", al dar de alta una
póliza no importando el tipo (Dr, Ig o Eg), automáticamente se le
asignará un número consecutivo secuencial; si está desactivado, al
momento de acceder al catálogo de pólizas, se solicitará el número
con el que se empezarán a grabar las pólizas.
ii. En la captura de las pólizas este campo no podrá modificarse.
iii. Para poder utilizar el pegado de pólizas será necesario tener activado
este parámetro, por la naturaleza de dicha configuración. Una
solución alternativa para poder trabajar sin este sería utilizar la
integración de pólizas.
Desactivado

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 Manual COI

· Puedes indicar manualmente el número de una nueva póliza; puedes

usar claves alfanuméricas.
• Folio único Este campo no estará disponible si no está habilitada la opción
"Número secuencial" Activado· Al dar de alta una nueva póliza, el
sistema asignará un número de póliza sin importar el tipo al que pertenezca,
es decir consecutivo. Desactivado · El folio o número de pólizas se controla
por tipo de póliza, por ejemplo, si la última póliza de Diario capturada es la
5 y la de Ingresos es la siguiente póliza tendría el número de acuerdo al tipo,
si es de diario tendrá el 6 y si es de ingresos él 11.
• Sin decimales Activado· El sistema no aceptará cifras con decimales en
la captura de saldos o de pólizas. Desactivado · El sistema permite la
captura de cifras con decimales, y los cálculos se presentarán con la fracción
decimal correspondiente. Puedes capturar hasta 5 decimales, pero las
cantidades se redondean a 2 decimales.
• Mes de ajuste (13) Activado Si tu mes de cierre fiscal es en Diciembre, al
momento de crear el siguiente periodo, se creará un mes de Ajt (13), en el
cual podrás hacer pólizas de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio
sin que se mezcle la información del último mes capturado. Nota: Si indicas
que el mes de cierre fiscal es el 6 (junio), con este parámetro activado el
sistema creará el mes 13 antes del mes 7 (julio).
• Auxiliares por fecha Activado· En la consulta e impresión de los
Auxiliares mensuales y anuales, las pólizas se ordenarán por fecha.
Desactivado · Las pólizas se presentarán organizadas por tipo y número de
póliza.
• Contabilizar en línea Activado· Al grabar las pólizas, se actualizan
automáticamente los saldos de las cuentas que se están utilizando, el sistema
afectará inmediatamente los saldos de las cuentas señaladas en dicha póliza.
Desactivado · Al grabar una póliza, no se afectarán los saldos de las cuentas
correspondientes. Para actualizarlos, deberás ejecutar el proceso de
Contabilización. NOTA: Para correr el proceso de Contabilización se
requiere que esté desactivado este parámetro. Ver: Contabilización
• Alta de cuentas de pólizas Te permite dar de alta cuentas a dicho catálogo
al momento de capturar una póliza (siempre y cuando las cuentas sean de
detalle)
• Cuadrar pólizas Automáticamente Con este parámetro de configuración y
la cuenta de cuadre definida, podrás cuadrar una póliza automáticamente
desde la captura de pólizas con ayuda de la tecla "F3" o el botón "Cuadrar
póliza". Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso
de que no se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema
detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta
será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará en la consulta de
pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y
posteriormente sea editada para continuar con su captura. Alta de pólizas
Botones de la ventana de la captura de pólizas Consulta de pólizas Cuenta
de cuadre. Especifica la cuenta que le servirá al sistema para cuadrar las
pólizas. Esta cuenta deberá ser de detalle.

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 Manual COI

• Mes de cierre fiscal · Escribe aquí el mes en el que se efectuará el

cierre fiscal de tu empresa, donde casi siempre es el mes de diciembre. Este
parámetro está relacionado con la operación del mes de ajuste, vista atrás. ·
Si señalaste que trabajarás con el mes de ajuste y el mes de cierre
fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicará entre
diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces el sistema
localizará el mes de ajuste entre junio y julio.
4. Clic en Aceptar

13) Folio Inicial

Al iniciar un nuevo período, el sistema mostrará esta ventana si tienes activada la opción
número secuencial, en parámetros del sistema:

Aquí tendrás que anotar en cada tipo de póliza el número de folio con el que se empezará a
trabajar en el periodo. Escribe los números de folio inicial para cada tipo de póliza con los
que comenzará a trabajar el sistema en su campo correspondiente

Nota:
Si no seleccionaste la opción de número secuencial, el sistema te propondrá un número,
pero lo podrás cambiar según tus necesidades.

14) Agregar una póliza

Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que
posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las
respectivas cuentas

1. Menú Archivos, seleccionar Pólizas

2. Si es la primera póliza del periodo define el numero
3. Clic en Aceptar

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 Manual COI

4. Clic en , o ALT + INSERT

5. Llena la siguiente información:

• Tipo Deberás elegir el tipo de póliza que se agregará; ésta puede ser de
ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr), etc.
• Número · Capturable: Si tienes inhibida la opción de folio
secuencial y/o único en tus parámetros, podrás indicar el número de póliza
que quieras.· No-Capturable: La numeración de las pólizas se dará en forma
consecutiva y automática si tienes activados los parámetros de folio
secuencial.
• Fecha Deberás capturar la fecha del movimiento que estés realizando; el
sistema te da por omisión la fecha del día en que estás trabajando y sólo
acepta fechas del mes de trabajo.
• Concepto Podrás capturar la razón o descripción de la póliza que se
efectuará. Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegará el catálogo
de conceptos de pólizas, de tal forma que puedas seleccionar el concepto o
descripción de la póliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botón
se podrán agregar conceptos de pólizas al catálogo, la cual al momento
de darse de alta quedará reflejada dentro del campo Concepto. Nota Lo
anotado o seleccionado en este campo, se desplegará en la columna
“Concepto del movimiento” con los primeros 30 caracteres anotados,
pudiendo ser modificable.
• No. de cuenta Deberás anotar el número de cuenta que va a ser afectada o
buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla.
• Departamento Deberás anotar el Número del departamento que originó el
movimiento. Este campo estará disponible cuando se Manejen
departamentos. Mediante la tecla F2 podrás desplegar los departamentos
asociados a la cuentas y para consultar todos los departamentos dados de alta
con Shift + F2.

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 Manual COI

• Concepto del movimiento Podrás capturar la razón del movimiento que

se efectuará. Por omisión se muestra la descripción proporcionada en el
campo "Concepto de la póliza".
• Tipo de cambio Se presenta el tipo de cambio de la moneda usada por
la cuenta, si en el histórico hay un tipo de cambio para la fecha en la que se
está elaborando la póliza, el sistema lo propone, de lo contrario se propone
el tipo de cambio inmediato anterior a la fecha en la que se esté registrando
la póliza, de no existir ningún tipo de cambio por omisión se propondrá el
valor 1.Ejemplo: Si se tiene capturado un tipo de cambio para el 6 y 10 de
algún mes, y la fecha de la póliza es 8, el sistema propone el tipo de cambio
del día 6.Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la
ventana de Histórico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de
cambio con el que se generará el movimiento. Este campo estará disponible
cuando se Maneje multimoneda.
• DEBE Deberás anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo
aceptará hasta nueve enteros y dos decimales. En caso de que utilices
monedas extranjeras, la calculadora podrás utilizar para hacer la conversión
en moneda nacional. Para desplegar la Calculadora dentro de este campo
presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón .
• HABER Deberás anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El
campo acepta hasta nueve enteros y dos decimales. En caso de que utilices
monedas extranjeras, anota la cantidad equivalente en pesos. Para desplegar
la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el
botón.
6. Clic en

15) Modificar una póliza

1. Menú Archivos, seleccionar Pólizas

2. Seleccionar la póliza que se desea cambiar

3. Clic en, o en el menú Edición / Modificar

4. Modificar lo que sea necesario y guarda tu poliza
5. Salir

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 Manual COI

16) Póliza modelo

Las pólizas modelo son pólizas que se graban en un archivo independiente al
Catálogo de pólizas con la extensión *.POL. De esta forma, podrás acceder
posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente
de definir al momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas
contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y
que se deben aplicar de forma repetitiva

17) Guardar una póliza modelo

1. Menú Archivos, Pólizas modelo, doble clic sobre la póliza modelo seleccionada o

con el botón Clic en , o ALT + INSERT

2. Llena la información necesaria

3. Clic en o F9
4. Indica la ruta donde deseas guardar la póliza modelo y escribe el nombre que tendrá
5. Clic en Guardar
6. Cierra la ventana de póliza si guardar

18) Modificar una póliza modelo

Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar y oprimir el botón

Menú Archivos, Pólizas modelo, doble clic sobre la póliza modelo seleccionada o con el
botón

Carga la póliza modelo con el botón .

Anota el nombre del archivo de la póliza modelo, selecciona el directorio y/o subdirectorio
donde se encuentra el archivo.
Cambia los campos que desees.

Graba la póliza modelo con el botón o con la tecla F9.

Módulo de Pólizas Modelo

El proceso que debes llevar a cabo en el módulo de pólizas modelo es el siguiente:

Selecciona la póliza que quieres modificar, desplegarás el detalle de la póliza modelo para
que realices las modificaciones que necesites.

Por último con el botón guarda la póliza.

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 Manual COI

Nota
No es posible eliminar una póliza modelo desde el sistema, sólo modificar sus datos.
Puedes salir del sistema y borrar los archivos de las pólizas modelo desde Windows o en
DOS.

19) Clasificar una póliza modelo

1. Menú Archivos, seleccionar Pólizas modelo

2. Ubica una póliza modelo
3. Haz un clic derecho sobre la póliza y selecciona Clasificar como
4. Clic en COI

También puedes contabilizar pólizas generadas por otros sistemas de la línea ASPEL

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 Manual COI

17) Contabilizar una póliza modelo

Cuando necesites que una póliza modelo ya sea considerada en tu contabilidad, debes
realizar el siguiente proceso:

1. Selecciona del Menú Archivos, la opción Pólizas modelo.

2. Clic en todas para que visualice todas las polizas
3. Selecciona la póliza a contablizar

4. Clic el botón

5. Clic en
6. Escribe la ruta y el nombre para guardarla

18) Eliminar una póliza

Este proceso permite dar de baja una póliza capturada en la contabilidad, y afectará los
movimientos y saldos de las cuentas que integraron la póliza

1. Menú Archivos, seleccionar Pólizas

2. Selecciona la póliza que necesitas dar de baja
3. Menú Edición / Eliminar, o bien ALT + SUPR
4. Clic en Si

19) Consultar un auxiliar

• Desde la ventana del Catálogo de cuentas y cuentas departamentales, parte inferior

de la ventana.

• Para imprimir posiciónate en la cuenta y da clic en

Este proceso te permite consultar y reportar los saldos y afectaciones de las subcuentas de
tu catálogo, una por una.
La consulta de auxiliares dentro del catálogo de cuentas y cuentas departamentales se
encuentra en la parte inferior del detalle de las cuentas, te mostrará la siguiente
información: Tipo de póliza donde se encuentra la cuenta, número de póliza, Fecha de
elaboración, monto del movimiento en el Debe y en el Haber, así como el total del Debe y
del Haber.

Nota
Si necesitas consultar los saldos y afectaciones de una de tus cuentas ya sea de un mes, o
hasta de un año completo, dirígete al reporte de Libro mayor

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 Manual COI

20) Generar un reporte auxiliar

• Menú Reportes, Auxiliares.

• En ocasiones es necesario analizar los movimientos de una cuenta especifica para
hacer una conciliación bancaria, depuración de una cuenta de proveedores, etc. Para
ello tenemos esta opción de reporte de auxiliares.

Esta opción te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un
período determinado.

Este reporte te emite la siguiente información:

Encabezado Detalle

• Datos de la empresa • Tipo, No. y fecha de la póliza

• Nombre del reporte • Concepto del movimiento
• Fecha del reporte • Cargos
• Folio del reporte • Abonos
• Período de trabajo.
• Saldos
• Monedas

Además, este reporte permite realizar un corte de página por cuenta, subcuenta, auxiliar o
sin corte.

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 Manual COI

• Nº de cuenta Puedes especificar el rango de las cuentas que saldrán en el

reporte. Si no especificas las cuentas, el reporte generará el de todas.
• Periodo Elige el rango del periodo de trabajo que deseas emitir en el
reporte.
• Sólo con saldo y/o movimientos Elige si quieres el reporte con todos los
movimientos de las cuentas, o sólo subcuentas con sus respectivos saldos.
• Por departamento Deberás elegir si quieres que el reporte presente
únicamente los auxiliares de un departamento en específico. Este campo no
estará disponible si en los Parámetros del sistema / Cuentas, no está
habilitada la opción “Manejo de departamentos”.
• Departamento Selecciona el departamento al que pertenezcan los auxiliares
de las cuentas que deseas emitir.
• Folio inicial Deberás anotar por cuál número de folio empezará el reporte.
• Corte de página a nivel Deberás elegir entre las siguientes opciones:
Sin corte (el reporte mostrará todos los movimientos sin saltarse de página),
Corte por mayor (mostrará la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar
un corte), Corte por subcuentas (mostrara los movimientos por separado, es
decir, primero la cuenta de mayor, después la subcuenta), corte por
auxiliares (mostrará por separado la cuenta mayor, después la subcuenta y al
final el auxiliar de la subcuenta).
• Nombre de la moneda Si Manejas multimoneda, puedes seleccionar la
moneda de las cuentas que deseas que aparezcan en el reporte. De esta
manera, sólo se mostrarán los auxiliares de las cuentas que tengan
configurada la moneda indicada; así mismo, los montos se presentarán en
esa moneda, tomando en cuenta el tipo de cambio con el que fue registrado
cada movimiento durante la captura de las pólizas. Si eliges Todas, se
presentarán los auxiliares de las cuentas que cumplan con las
especificaciones del resto de los filtros, mostrando los montos en moneda
nacional.
• Título del reporte El sistema te sugiere un título, pero podrás modificarlo
de acuerdo a tus necesidades.
2. Clic en Aceptar

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 Manual COI

21) Configurar parámetros Multimoneda

1. Menú configuración, seleccionar Parámetros del sistema

2. Clic en
3. Seleccionar las siguientes opciones:

Por omisión, el catálogo de monedas contiene los tipos de cambio que se manejarán, las
cuales serán actualizadas mediante el Histórico de tipos de cambio.

Al configurar el sistema para el manejo de multimoneda, es posible:

Indicar por cada moneda definida sus características particulares de simbología,

escritura y parámetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda
nacional, que es la moneda base.
Definir el tipo de cambio para cada moneda, el cual puede ser propuesto durante la
captura de pólizas o en su caso, seleccionar el tipo de cambio con el que se registrará
cada partida (cada registro) de una póliza.
Asignar a cada cuenta de tu catálogo una moneda, con la cual se indica al sistema que
los montos y saldos relacionados a la cuenta podrán ser expresados y consultados
considerando su tipo de cambio.
Consultar los auxiliares tanto en moneda nacional como extranjera. Esto es posible
dado que al dar de alta una póliza, los montos se capturan en moneda nacional y se
indica en cada partida el tipo de cambio de la moneda extranjera, lo cual permite hacer
la conversión para dicha consulta.
Con el parámetro multimoneda "Convertir montos en moneda extranjera en captura de
pólizas" , al capturar una póliza con cuentas en moneda extranjera, los montos que se
capturen se convertirán automáticamente a moneda base.
Mediante la opción "Histórico de tipos de cambio" ubicado en el catálogo de monedas,
podrás almacenar día con día los distintos tipos de cambio que sufre una moneda

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 Manual COI

extranjera. Este histórico también será de gran utilidad en la captura de pólizas, de tal
forma que puedas consultar y seleccionar el tipo de cambio con el que se registrará una
partida (cada registro).
Generar una póliza de ajuste cambiario en la que se concilian las diferencias
ocasionadas por la variación de los tipos de cambio.
Puedes generar pólizas en moneda extranjera.

NOTA: Para que esté activado el catálogo de monedas debe estar habilitada la opción
de multimoneda en Parámetros del sistema.

22) Agregar una moneda extranjera

Este proceso te permite agregar los tipos de moneda extranjera que usará el sistema y
puedes definir hasta 99 diferentes monedas, por omisión COI tomará la moneda nacional
como moneda base

• Menú Archivos, Monedas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins.

• Esta función te permite agregar monedas que usará el sistema.

El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:

Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar.

1. Anota la información que se solicita en los campos.

2. Graba el registro de la moneda tecleando Enter, o con el botón Aceptar.

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 Manual COI

Campos específicos de este proceso

Campo Descripción
Moneda Deberás anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta.
Símbolo Define el símbolo con el que se identificará la moneda.
Tipo de Escribe el tipo de cambio que va a manejar la moneda o mediante el ayuda
cambio del Histórico de Tipos de cambio podrás seleccionarlo.
Para desplegar el histórico de tipos de cambio ayúdate con la tecla F2 o
con el botón . Este campo será actualizado cada vez que se almacene en
el histórico, un tipo de cambio con fecha mayor al registrado en el
catálogo de monedas.

Dentro del Histórico de tipos de cambio con el botón (F3), podrás

grabar el tipo de cambio en la fecha seleccionada, una vez grabado el
valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor capturado.
Fecha Campo informativo. El sistema propone la fecha en la que se está dando
de alta la moneda, posteriormente conforme se realicen las actualizaciones
desde el Histórico de tipos de cambio, se indicará la fecha del último tipo
de cambio actualizado para la moneda.
Desplazamiento Anota el deslizamiento que diariamente presentará esta moneda con
respecto a la moneda base.
Desplazamiento Si está activada esta opción, el sistema diariamente calculará la nueva
automático paridad para esta moneda. No actualiza el tipo de cambio
proporcionado, el desplazamiento será calculado al momento que se
utilice esta moneda durante la captura de pólizas.

23) Agregar un activo fijo

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 Manual COI

1. Menú Archivos, seleccionar Activos

2. Clic en , ALT + INSERT

3. En la pestaña Generales llena la siguiente información:

• Clave del activo Deberás anotar la clave del activo fijo, ya que este dato
es importante para la identificación del mismo. Presionando la tecla F2 en
este campo, podrás ver las claves de los activos ya existentes.
• Descripción Puedes anotar la descripción genérica del activo fijo (marca,
modelo, etc.).
• Fecha de adquisición Deberás capturar la fecha en la que adquiriste el activo
fijo. Es importante porque indicará la fecha del INPC a utilizar en el cálculo
del factor de actualización.
• Monto original Anota el valor original del activo. Mediante la tecla
F2, SHIFT F2 despliega la Calculadora.
• % Vida útil remanente Puedes cambiar el porcentaje para la vida útil
del activo fijo. Si el activo es nuevo su vida útil será al 100%.
• Valor de mercado El sistema anotará de manera automática el mismo
valor que colocaste en el campo del monto original; puedes cambiarlo de
acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado.
• Localización Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo
fijo.
• Tipo de activo y descripción Anota o selecciona el tipo de activo al cual
pertenecerá el nuevo activo. Puedes ver la lista de los tipos de activo

24
 Manual COI

existentes si presionas F2. Al seleccionar el tipo de activo verás su

descripción.
• Moneda Este es un campo informativo que muestra la moneda que se
encuentra asociada al tipo de activo que seleccionaste.
• Departamento Selecciona de la lista desplegable el departamento al que
pertenecerá el activo fijo.
• Nº Serie Aquí podrás registrar el número de serie del activo fijo para
poder llevar un control de inventarios.
En la pestaña Depreciación Contable

• Fecha de inicio depreciación Deberás capturar la fecha en la que se

empezará a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el
siguiente mes al de la fecha de adquisición.
• Tasa de depreciación contable Anota el porcentaje anual de la
depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de
depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos
correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de
activo.
• Depreciación acumulada Anota el monto de depreciación acumulada al
31 de diciembre del ejercicio anterior, es decir al último cierre.
• Métodos de depreciación Selecciona el tipo de depreciación que deseas
aplicar al nuevo activo (Línea recta, Doble saldo declinante, Suma de
años dígitos).
En la pestaña Depreciación fiscal

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 Manual COI

• Métodos depreciación Campo Informativo, para la

depreciación fiscal, siempre se usará el método de línea recta.
• Fecha de inicio depreciación Deberás capturar la fecha en la
que se empezará a depreciar el activo fijo.
• Tasa de depreciación fiscal Anota el porcentaje anual de la
depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de
depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos
correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de
activo.
• Deducción inmediata Deberás indicar si al activo fijo que estás dando
de alta se le aplicará una deducción inmediata o no.
• Depreciación acumulada último cierre Anota la depreciación
acumulada al último cierre del ejercicio.
• Monto máximo deducible Anota el monto tope máximo permitido
para la depreciación del activo fijo

En la pestaña Moneda extranjera:

• Valor del activo en El sistema te proporciona el monto o

valor original del activo en relación con el tipo de moneda
correspondiente.
• Tipo de cambio actual Anota el tipo de cambio al cual
compraste el activo. El sistema te proporcionará el tipo de
cambio para el primer día del mes en que estés trabajando de la
moneda definida en el tipo de activo, si no existe un tipo de
cambio almacenado para esa fecha, se propone por omisión el
valor 1.
En la pestaña observaciones podrás poner algún comentario respecto
al activo
4. Clic en Aceptar
5. Clic en Cancelar

26
 Manual COI

6. Cuando se Cancela el proceso de Agregar activos, el sistema sugiere una póliza por
la compra de activos; si la grabas, se afectarán contablemente los saldos de las
cuentas que hayas ocupado en la póliza, si está activado el Parámetro del sistema
Contabilización en línea.
• Si deseas una póliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos
de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerirá la póliza para ese activo.
• En cambio, si deseas una póliza para registrar todos los activos recién
capturados, elige Aceptar después de cada activo y cuando termines indica
Cancelar; la póliza sugerida incluirá los montos de todos los activos.
• La póliza está desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda
del activo.

24) Depreciación contable de un activo fijo

La depreciación representa un valor histórico y en esa naturaleza estos saldos se deben

acumular de un periodo contable a otro periodo hasta que el activo se deprecie en su
totalidad, por tal motivo se deberá agregar la depreciación contable

1. Menú Archivos, seleccionar Activos

2. Selecciona un activo fijo

3. Clic en el botón , Clic en la pestaña Depreciación contable, modifica la

siguiente información:

• Fecha de inicio depreciación Deberás capturar la fecha en la que se

empezará a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el
siguiente mes al de la fecha de adquisición.
• Tasa de depreciación contable Anota el porcentaje anual de la
depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de
depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos
correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de
activo.
• Depreciación acumulada Anota el monto de depreciación acumulada al
31 de diciembre del ejercicio anterior, es decir al último cierre.

27
 Manual COI

• Métodos de depreciación Selecciona el tipo de depreciación que deseas

aplicar al nuevo activo (Línea recta, Doble saldo declinante, Suma de
años dígitos).
4. Clic en Aceptar

25) Depreciación fiscal de un activo fijo

La depreciación fiscal actualizada será necesaria para el cálculo de impuestos fiscales, por
tal motivo deberemos capturar los saldos iniciales necesarios para calcular la actualización
de la depreciación fiscal

1. Menú Archivos, seleccionar Activos

2. Selecciona un activo fijo

3. Clic en el botón , Clic en la pestaña Depreciación fiscal, modifica la siguiente

información:

• Métodos depreciación Campo Informativo, para la

depreciación fiscal, siempre se usará el método de línea recta.
• Fecha de inicio depreciación Deberás capturar la fecha en la
que se empezará a depreciar el activo fijo.
• Tasa de depreciación fiscal Anota el porcentaje anual de la
depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de
depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos
correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de
activo.
• Deducción inmediata Deberás indicar si al activo fijo que estás dando
de alta se le aplicará una deducción inmediata o no.

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 Manual COI

•Depreciación acumulada último cierre Anota la depreciación

acumulada al último cierre del ejercicio.
• Monto máximo deducible Anota el monto tope máximo permitido
para la depreciación del activo fijo
4. Clic en Aceptar

26) Consultar la tabla de INPC

El Índice Nacional de Precios al Consumidor contiene los datos de las variaciones de

precios de la canasta básica que emite cada mes le Banco de México (por lo regular los días
10 de cada mes); los cuales nos sirven para medir los efectos inflacionarios en la economía
del país

El sistema tiene cargados los Índices desde el año de 1950, hasta Febrero del 2003; para los
índices posteriores, deberás registrarlos y grabarlos a medida que sean emitidos.

Para el sistema, la tabla de INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la
contabilidad de la empresa, de tal forma que se reflejen los cambios en valor producidos
por la inflación (e incluso por la deflación) como en los siguientes casos:

1. Depreciaciones fiscales.
2. Reevaluaciones.
3. Cálculo de la depreciación con valores actualizados para el ajuste de ISR.
4. Para el cálculo del Impuesto al activo.
5. Reexpresión de saldos.

Para agregar el INPC de un mes en particular hay que seguir los siguientes pasos:

1. Menú Archivos, seleccionar Tabla de INPC

29
 Manual COI

2. Escribe el año que deseas consultar

3. Presiona la tecla Tabulador
4. Puedes escribir la información de un mes que haga falta o bien
5. Puedes realizar automáticamente la actualización del archivo de INPC
(INPC01.DB) mediante una conexión a Internet con el botón FTP, al hacerlo
aparecerá el mensaje “Archivo de INPC actualizado” si se realizo con éxito la
actualización o “No se pudo actualizar el archivo de INPC” cuando no haya una
conexión a Internet o cuando la página o servidor FTP no este disponible

6. Clic en

7. Clic en

27) Depreciación actualizada para ajuste anual

Este reporte genera la depreciación sobre el valor actualizado por el efecto de la inflación y
el factor de actualización se calcula considerando el ejercicio fiscal

Para generar la depreciación actualizada sigue estos pasos:

1. Menú Reportes, seleccionar Depreciación fiscal

2. Clic en Con valores actualizados (Factor anual)
3. Modifica la siguiente información

• Clave del activo : Indica el rango de claves, cuyos activos aparezcan en

el reporte

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 Manual COI

• Fechas de adquisición Puedes seleccionar los activos adquiridos

recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
• Periodo fiscal Este campo no es capturable, ya que el reporte elabora un
cálculo de actualización con base en el ejercicio fiscal en el que se está
trabajando.
• Periodo DepreciaciónIndica el periodo de depreciación que deseas reportar.
Por ejemplo, para conocer la depreciación del primer trimestre de 2002,
indica en el primer campo el 1 de Enero (01/01/02) y, en el segundo campo,
el mes de marzo (31/03/02).
• Tipo de activoIndica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo
que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán todos los tipos
de activos.
• Localización Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos
en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos
que hiciste en tu catálogo de activos.
• Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver
impresos todos sus activos fijos.
• Desglose por mes Al activar esta opción, para cada activo se desglosará
la depreciación mensual.
• Sólo cuadro resumen Al activar esta opción, sólo muestra el resumen con los
montos mensuales de depreciación de todos los activos considerados en tus
criterios de selección.
• Incluye vigentes Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que
están vigentes en el catálogo.
• Incluye dados de bajaAl activar esta opción, mostrará aquellos activos que
fueron dados de baja.
• Ordenar por... Te ofrece 3 criterios de ordenamiento:1.- Por tipo y
localización2.- Por localización y tipo3.- Por mes y año de adquisición
• Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo
de acuerdo a tus necesidades.
4. Clic en Aceptar

28) Calcular deducción inmediata

La ley del ISR contempla la deducción inmediata para aplicar a un activo especifico, en un
ejercicio fiscal se puede deducir hasta el 100% del monto original de la inversión en el
mismo periodo contable.

Para calcular la deducción inmediata sigue estos pasos:

1. Menú Reportes, seleccionar Depreciación fiscal

2. Clic en Deducción inmediata
3. Modifica l siguiente información:

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 Manual COI

• Clave del activo Anota o elige el rango de activos que deseas que
aparezcan en el reporte.
• Fecha de adquisición Puedes seleccionar los activos adquiridos
recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
• Periodo DepreciaciónCon este dato se indica el periodo en el que se va a
aplicar la deducción inmediata. En consecuencia sólo se incluirán en el
reporte, aquellos activos que manejen deducción inmediata y cuya fecha de
inicio de depreciación fiscal se encuentre en el rango indicado.
• Tipo de activoIndica el tipo cuyos activos se incluirán en el reporte.
• Localización Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos
en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos
que hiciste en tu catálogo de activos.
• Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver
impresos todos sus activos fijos.
• Desglose por mes Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada
activo la depreciación mensual histórica y la actualizada.
• Sólo cuadro resumen Al activar esta opción, sólo emite el resumen con los
montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en los
criterios de selección.
• Ordenar por... Te ofrece 3 criterios de ordenamiento:1.- Por tipo y
localización2.- Por localización y tipo3.- Por mes y año de adquisición
• Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás cambiarlo de
acuerdo a tus necesidades
4. Clic en aceptar

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 Manual COI

30) Respaldar información

Este proceso consiste en generar un archivo comprimido de uno o todos tus archivos que
contengan la información contable, para su almacenamiento y posible reutilización

1. Menú Utilerías, seleccionar Respaldo de archivos

2. Clic en Generación de respaldos

3. Selecciona el directorio destino donde se guardará el respaldo

4. Escribe el nombre del archivo
5. Selecciona los archivos a incluir y haz clic en Agregar o bien presiona el botón
Agregar todo
6. Clic en Respaldar y después clic en Aceptar
7. Clic en Aceptar y en

31) Reinstalar un respaldo

1. Menú Utilerías, seleccionar Respaldo de archivos

2. Clic en Reinstalación de respaldo

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 Manual COI

3. Verifica el Directorio destino

4. Selecciona el Directorio fuente donde esta el respaldo
5. Selecciona el archivo
6. Clic en Restaurar y en Aceptar
7. Clic en Aceptar y en

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 Manual COI

32) Diagnostico de archivos

El diagnostico consiste en revisar un archivo con extensión DXX (donde las x´s representan
el numero de la empresa) y si la cifra en el registro de control y los registros calculados son
iguales, el archivo esta correcto; si no es así, significa que el archivo esta dañado

Para realizar un diagnostico de archivos haz lo siguiente:

1. Menú Utilerías, seleccionar Control de archivos

2. Selecciona un archivo a revisar y haz un clic en el botón Diagnostico

• Nombre Este campo informativo te mostrará el nombre del archivo que

seleccionaste.
• Descripción Este campo informativo te mostrará qué descripción tiene el
archivo.
• Estado Este campo informativo te mostrará el estado del archivo, es decir si
existe o no; o en su caso si ya fue verificado.
• Tamaño Este campo informativo te mostrará el tamaño actual del
archivo, este dependerá de los movimientos registrados en el mismo.
• Hora Este campo informativo te mostrará la hora en que se modificó el
archivo por última vez.
• Fecha Este campo informativo te mostrará la fecha en que se modificó el
archivo por última vez.
• Cifra en registro de control Este campo informativo representa el control
interno del sistema que refleja el número de registros que se han
almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros
grabados en el archivo.

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 Manual COI

• Registros calculados Este campo informativo representa una cifra teórica; se

refiere al número de registros que deberían estar grabados en el archivo. El
total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamaño del archivo (en
bytes) entre el tamaño que ocupa un registro (también en bytes)
• Nota: Si la cifra en el registro de control y los registros calculados son
iguales, tu archivo está correcto; si no es así, significará qué tu archivo está
dañado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si
cuentas con él, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperación.
3. Clic en Aceptar
4. Clic en Aceptar y en Salir

33) Recuperar archivos dañados

Cuando el archivo esta dañado a veces se puede recuperar; una vez terminado el proceso el
sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como
recuperado y el total de registros recuperados

Para recuperar archivos hacer lo siguiente:

1. Menú Utilerías, seleccionar Control de archivos

2. Seleccionar un archivo a recuperar y hacer un clic en el botón Recupera
3. Clic en Si
4. Clic en todos los Aceptar de mensajes de error
5. Clic en cada Si para recuperar todas las cuentas
6. Clic en Aceptar
7. Verificar que el estatus del archivo sea Recuperado
8. Clic en Salir

34) Regenerar un archivo

Solamente podrá ser ejecutado sobre archivos de índice (*.XEE), que son los que se
encargan de grabar en un cierto orden la información, principalmente se usa cuando ocurre
una descarga eléctrica o alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna
operación de guardado

1. Menú Utilerías, seleccionar Control de archivos

2. Seleccionar el archivo a regenerar y un clic en el botón Regenera
3. Clic en Aceptar, otro clic en Aceptar
4. Clic en salir

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 Manual COI

35) Reporte del usuario (Administrador de reportes)

• Menú Reportes, Reporte del usuario

• Desde la Barra de Herramientas, con el botón

Desde este Administrador de reportes podrás crear y organizar tus propios reportes
personalizados con extensión QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la
información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente
podrás consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del
editor de formato tradicional.

De manera general desde este administrador podrás:

• Dar de alta tus reportes personalizados en formato QR2 y FTO.

• Modificar los reportes previamente creados con este administrador.
• Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo.
• Borrar un reporte
• Añadir un reporte creado en formato FTO
• Preparar el archivo para su envío a internet.

• Enviar el reporte vía e-mail.

El sistema por omisión incluye reportes en formato QR2 y FTO organizados por grupos.
Los grupos y los reportes incluidos, dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho
Administrador, es decir, el Administrador estará disponible desde cualquier módulo,

pero sólo podrás consultar los reportes del módulo correspondiente.

37
 Manual COI

La ventana del Administrador de reportes, mostrará los reportes pertenecientes a cada grupo
(Activos, Cuentas, Cuentas departamentales, Depreciación, Mantenimiento, Seguros, etc).
Cada grupo muestra los datos (Título del reporte y Formato) y ubicación del
reporte(Archivo y Ruta).

Nota
Para el grupo de pólizas no se podrán agregar reportes con formato qr2 y con el formato
FTO se tendrán algunas limitaciones.

Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese
momento se desplegará el filtro correspondiente para obtener información específica, la
información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el
reporte.

Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero identifiques el
grupo donde deseas incluirlo antes de dar de alta un reporte.

Botones

Botón Función
Con este botón podrás realizar lo siguiente:
Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegará el Diseñador de
reportes. Para mayor información consulta el tema Diseñador de reportes. Para
este caso debes seleccionar la opción "Nuevo".

Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema despliega la
Ventana en la cual podrás fácil y rápidamente crear un reporte en formato FTO.
Para este caso debes seleccionar la opción "Archivo FTO".

38
 Manual COI

Nota: Para ambas opciones deberás primero posicionarte sobre el grupo de

reportes donde deseas añadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo
donde sean añadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan.

Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso

se desplegará una ventana de Windows® para que proporciones la ruta y el
nombre del reporte a incluir. Los pasos para añadir un reporte son los siguientes:

• Posicionate sobre el grupo de reportes en el cual deseas añadir el reporte.

Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisión.
• Utiliza este botón, selecciona la opción Agregar e indica la ruta del reporte
a incluir.
•

Nota:
Es importante que tomes en cuenta que no podrás añadir un reporte que haya sido
creado desde otro sistema ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona
muy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado.
Con esta opción podrás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del
formato del reporte el manejo será el siguiente:

Formato QR2
El reporte se abrirá con el diseñador de reportes.
Modifica un reporte exixtente

Formato FTO
Se abrirá el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de
notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y fórmulas disponibles

desde la barra de herramientas con el botón

Para mayor información consulta el Editor de formatos

Con este botón podrás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al
administrador de reportes. Al eliminar un reporte deberás tomar en cuenta los
siguientes puntos:

• El reporte se elimina del administrador de reportes y también se elimina de

la ruta o carpeta donde se encuentre.

• Los reportes personalizados desde el diseñador de reportes o mediante la

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 Manual COI

programación de reportes (FTO), también serán eliminados por completo.

Muestra una vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se despliega el
filtro del reporte para delimitar la información a emitir en el reporte.
Nota:
Recuerda que si no especificas ningún dato en el filtro el reporte considerará todos
los datos.
Tipo de filtros por grupo de reportes

Con este botón podrás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la
impresora, se desplegará su Filtro correspondiente por si deseas especificar que
sólo cierta información se emita y posteriormente se desplegará la ventana de
Windows® para configurar ciertas opciones para la impresión del reporte.

Prepara el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podrá ser enviado en
PDF o HTML.
Nota:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.

Envía y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consultas.

Nota:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.

Despliega la lista de fórmulas y campos que podrás utilizar para armar tus reportes
fto (vía formato) a la medida de tus necesidades.

Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por correo electr nico.
Al seleccionar este botón, primero se desplegará un Filtro correspondiente
dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo se generará el archivo
pdf con la información del reporte y por último, dicho reporte se adjunta como un
archivo en la aplicación de correo predeterminado en tu computadora.
Nota:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.

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