Proceso de elaboración de presupuestos.

¿Por qué es necesaria una herramienta

sobre la elaboración del presupuesto?
La elaboración de un presupuesto resulta clave para la
administración financiera. Esta
herramienta te ayudará a planificar, desarrollar y usar
presupuestos de manera efectiva en
tu organización. Si tienes un firme entendimiento de
principios sobre elaboración de
presupuestos, entonces estarás bien situado para una
firme administración financiera. Si
utilizas esta herramienta junto con otras, como se ha
indicado, aumentarás la capacidad de
tu organización a la hora de dirigir su efectividad
financiera. Asimismo, incrementarás su
capacidad de supervivencia a lo largo del proceso de
previsión y planificación.
¿Quién debería utilizar esta herramienta?

• Esta herramienta está dirigida expresamente a

aquellas personas que han tenido poca o
• ninguna experiencia en el campo presupuestario.
Quizá no has estado nunca implicado en
• la dirección de una organización, proyecto o
departamento; o bien, nunca has participado
• en la administración financiera. Pero ahora te
enfrentas a la tarea de desarrollar un
• presupuesto, o presupuestos, y no estás muy seguro
de cómo empezar. Si te encuentras
• en esta situación, esta herramienta te será de gran
utilidad.
¿Cuándo será útil esta herramienta?
• ? Después de acabar la planificación
estratégica y de acción de tu organización
(ver las
• herramientas sobre planificación) y necesites
saber cuánto dinero te hará falta para
• hacer lo que has planificado.
• ? Cuando necesites averiguar cuánto costará
dirigir un proyecto o departamento en
• particular.
• ? Cuando quieras pedir a un donante que
apoye un aspecto específico de tu trabajo.
Elaboración de un presupuesto.

http://www.civicus.org/new/media/Elaboracion%20de%20un%20propuesto%20Part%201.pdf
SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
• A Corto Plazo

• Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el

ciclo de operaciones de un año.

• A Largo Plazo

• En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y

de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada
plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como
generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra
la inflación, difusión de los servicios de seguridad social,
fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales,
capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido
recientemente, apertura mutua de los mercados
internacionales.
Preparación de los presupuestos.
• Se ha observado que todo negocio obtiene beneficios cuando su
jefe máximo y todos sus subordinados planifican sus
actividades. Es más aun: cuando han llevado estos planes al
papel en términos de volumen de ventas, y los gastos en
términos específicos de unidad: dólares, y unidades de producto
en un intervalo de tiempo especificado.

• Tales planes deben ser planes coordinadas. Los planes de los

departamentos deben coincidir entre sí como los engranajes de
una máquina para lograr el objetivo: Esta coordinación significa
que a los distintos departamentos no se les permitirá escaparse
por la tangente, sino que sus planes deben estar íntimamente
relacionados con los objetivos generales que se desean lograr.
Preparación de los presupuestos.
• En los negocios, la meta será un cierto volumen de bienes e
ingresos a un costo dado. Éste es el presupuesto maestro, que
indica el objetivo de las ganancias para todo el negocio.
Generalmente, una vez por mes, el departamento de contaduría
presentará un informe que indique los resultados actuales del
negocio y de sus departamentos. Si los resultados actuales
están por encima, en términos de gastos o por debajo, en
términos de ingresos, se efectuará una investigación de modo
que puedan ser encarrilados para el mes siguiente.

• De lo que se ha dicho en los párrafos anteriores, se verá que un

presupuesto no es nada más que un plan escrito de los ingresos
y egresos calculados cuando los planes han sido coordinados
para el cumplimiento del presupuesto.
Para que un presupuesto tenga éxito la compañía
debe llenar estas condiciones:
• 1 Ser una organización en la cual se reflejen
claramente los deberes y responsabilidades
de sus miembros.
• 2 Tener una contabilidad adecuada que
pueda suministrar datos para los
presupuestos y su consecución a intervalos
regulares de tiempo.
• 3 Sostener un sistema de pronósticos e
investigación adecuados que puedan indicar
qué es lo probable que ocurra y lo que
deberá ocurrir.
• 4 Obtener flexibilidad en el presupuesto.
Control de los presupuestos.
• El control a los presupuestos tiene por objeto medir la eficiencia
en el cumplimiento de metas, programas y políticas en la etapa
de su ejecución.
• En la práctica, este control consiste en un análisis comparativo
de las cifras real mente ejecutadas contra las contempladas en
los diferentes presupuestos, sobre la base de los informes de
desempeño que deben ser efectuados en determinados
periodos o cuando los niveles de decisión lo consideren
necesario. Ese control generalmente se efectúa a tres (3)
niveles de acuerdo con su grado de responsabilidad; ellos son:
• 1. Nivel de gerencia
• 2. Nivel de departamento
• 3. Nivel de producto
• Algunos presupuestos pueden no cumplirse cabalmente en el
momento de su ejecución, por decisión o negligencia de la
gerencia.