AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Assistente administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa

de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas
atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional
coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade,
organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de
correspondência.

Instrutora: Elaine Cristina

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Conceitos Básicos

Nosso primeiro encontro da aula de

Capacitação será bordado conhecimentos
básicos: teoria da administração, habilidades
do administrador e processo de administração.

ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS

Houve diversos questionamentos acerca dos pontos de vista sobre a administração:
Ciências ou arte?
Atualmente, podemos afirmar que cada administração apresenta seu estilo,
cada qual com as suas virtudes e sua forma ideal de gestão.
Para o sucesso das mais variadas formas de administração, é preciso fazer
uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado.
A administração, também chamada gerenciamento ou gestão
empresas, supõe a existência de uma instituição a ser administrada ou
gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se relacionem num
determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo
comum que é a empresa. Empresa, aqui significa o empreendimento, os
esforços humanos organizados, feitos em comum, com um fim
específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas
ou privadas, com ou sem fins lucrativos.
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
 Técnica- Utiliza conhecimetnos, métodos e técnicas necessarias para a
realização de tarefas especificas;
 Humana – Capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analizando as
suas atitudes e motivações;
 Conceitual – Analisa a complexidade da Empresa, ajustando o
comportamento das pessoas com as técnicas implementadas.
PODC
Funções do Administrador
PLANEJAR – Traçar o plano de ação, visualizando um esttado futuro.
ORGANIZAR – Processo de ordenar o fluxo de pessoas e matériais, abtendo o
máximo de resultado com um mínimo de recurso.
DIRIGIR – Delegar ás pessoas responsabilidade na execução do plano de ação.

Instrutora: Elaine Cristina

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CONTROLAR – Acompanhar tudoo que na Empresa analizando se está dentro do

Planejamento.
EMPRESA
Entidade que reunie os fatores de produção com a finalidade de desvolver uma
atividade econômica

TERRA TRABALHO CAPITAL EMPRESA

A

As empresas possuem três objetivos;

 A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço;
 O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço;
 A remuneração do material humano.
Os administradores buscam o alcance dos três objetivos, de maneira eficiente
e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos:
 Eficiência – fazer certa coisa;
 Eficácia – fazer a coisa certa.
As empresas sofrem os principais desavios/problemas;
 Falta de Comunicação;
 Fatlta de Coordenação, entre os depatarmentos;
 Falta de redefinição de Áreas e responsabilidades;
 Excesso de Burocracia;
 Falta de iniciativa e criatividade;
 Falta de liderança.
COMUNICAÇÃO
A comunicação dentro da Empresa é fundamental para o andamento do
processo. Falhas na Comunicação podem gerar problemas, além de atritos
pessoais.
A regra do processo de comunicação é simples, podendo ser aplicadas
por todos.
Emissor Receptor

CANAL DE INFORMAÇÃO

Instrutora: Elaine Cristina

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Retorno – Feed Back

O processo bem aplicado pode gerar bons resultados para a empresa. O
Feedback, representa a volta de mensagens enviada pelo emissor. Este
retorno pode ser tanto positivo quanto negativo, o importante é conhecermos
esta diferença.
Podemos nós comunicar de diversas formas, o importante é saber
expressar seus sentimentos e vontades, dentre elas destaca-se:
 Verbal- a fala;
 Escrita – a escrita;
 Não-verbal – são gestos, sinais, códigos e símbolos.
A linguagem pode ser :
 Culta;
 Coloquial;
 Popular ou Regional;
 Vulgar.
ATIVIDADES
1-Defina com suas palavras o que é Administração?
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2- Quais são as habilidades admirativas?
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3-Cite os principais problemas que as empresas enfrentam e sua opinião para
soluciona-los.
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Instrutora: Elaine Cristina

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4- Faça um texto onde se possa identificar:
 Emissor;  Canal de  Retorno
 Receptor; informação;

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Instrutora: Elaine Cristina

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2º CLIENTE
É fundamental o conhecimento do tipo de cliente que
frequenta a empresa, por isso nesta aula, você terá
noções de tipos de clientes e ações e podem ajudar a
melhor definir o produto.

CONHECENDO O CLIENTE
Ainda são raras as empresas que se preocupam em conhecer as
necessidades de seus clientes, saber qual o grau de satisfação, apurar
opiniões, sugestões e críticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes é
preciso, primeiramente, sabermos quem são os nossos clientes, a faixa etária e
classe social, entre outras informações importantes.

CLIENTES: QUEM SÃO ELES?

 Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serviços da empresa;

 Cliente Intermediário: é que intermedeia a venda dos produtos;
 Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores.

O QUE AFASTA UM CLIENTE?

 Falta de atenção;
 Falta de Flexibilidade;
 Dificuldades de acesso ás informações;
 Morosidade;
 Erros;
 Indiferença;
 Descortesia.

PARA QUE OS PROBLEMAS DOS CLIENTES POSSAM SER

SOLUCIONADOS É PRECISO:

Instrutora: Elaine Cristina

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 Escutar, anotar e levar o caso á gerencia;

 Registar as informações recebidas;
 Acompanhar os casos pendentes;
 Posicionar diariamente a gerencia sobre as atividades realizadas.
QUAL O PIOR CLIENTE?

O PREÇO DA INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES

CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIÇOS
VENDAS

MARKETING

Marketing é o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa,

de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto.

ATRAVÉS DO MARKETTING CONSEGUIMOS:

 Conhecer as tendências e preferencias dos clientes;
 Comprar pelo melhor preço e vender por um preço competitivo;
 Manter a imagem do produto ou serviço em alto nível.

PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING

 Pesquisa de Mercado – refere- se a pesquisar o cliente, saber qual a

sua necessidade, que tipo de produto ou serviços tem carência no mercado
atual.
 Merchandising – exposição do produto ou serviço, de acordo com a
necessidade do mercado.
 Propaganda – é a comunicação em massa, cujo objetivo é difundir
informações, criar atitudes e induzir a ações benéficas. A mídia é uma
importante ferramenta para a propaganda, pois veicula, pois informações sobre
a empresa ou produto.

Instrutora: Elaine Cristina

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ATIVIDADES
1-Quais são os tipos de clientes?
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2- O que afasta um cliente da empresa?
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3- Quais são as principais ferramentas do Marketing?
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4 - Com a ajuda do educador, faça a simulação da venda de um produto,

seguindo os passos para uma boa venda.

MERCADO DE TRABALHO

PERFIL PROFISSIONAL
Atuais exigências do mercado de trabalho

Muito mais que habilidades técnica, o mercado de trabalho atual exigindo

pessoas com habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento
de cada um. Isso significa que, além do trabalhador saber como desempenhar
bem uma profissão, utilizar corretamente os meios e ferramentas de seu
trabalho, ele deve possuir algumas habilidades que determinam sua conduta
social. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar em equipe, cooperar
com o próximo, ter ideias criativas no desempenho das atividades e soluções
de problemas, saber resolver conflitos em seu ambiente de trabalho, motivar
sua equipe e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender
mais e mais sobre seu trabalho e sobreo mundo em geral.

Analise estes dois exemplos:

Instrutora: Elaine Cristina

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EMPRESA A: A empresa A é composta por pessoas com ótimas habilidades

técnicas, todas interessadas em um objetivo único e motivadas para alcançar
tal objetivo. Os trabalhadores desta empresa respeitam uns aos outros e há
bastante cooperação entre eles. As idéias são compartilhadas e estudadas em
grupo com a participação de todos. Tanto os sucessos quanto às derrotas são
divididas.

EMPRESA B: Esta empresa é composta por pessoas com as mesmas

habilidades técnicas que as da empresa A, porém os trabalhadores desta
empresa pensam apenas em seu próprio desenvolvimento, escondem as
novas idéias para seu próprio mérito, não ajudam uns aos outros na resolução
de problemas ou na aquisição de novos conhecimentos.
Pare e pense: Qual destas empresas terá mais sucesso no futuro? Em qual
delas você gostaria mais de trabalhar? Por que?
Repare que os funcionários das duas empresas possuem as mesmas
competências técnicas, porém são as habilidades de personalidade e
comportamento que farão a empresa A se destacar no mercado de trabalho.
Tais habilidades comportamentais geram satisfação tanto para o trabalhador
em seu ambiente de trabalho. quanto para a empresa. A redução do estresse
no trabalho, a união da equipe e a formação de laços afetivos se traduzem em
maior produtividade para a empresa, refletindo em aumento de salários,
benefícios e gratificações.

Por fim, qual é o perfil do profissional do futuro? Quais as qualidades que

gerentes, empresários e patrões estão dando maior atenção atualmente?

• Aprender a aprender: ter curiosidade e vontade de aprender nova técnicas e

competências, saber pesquisar sozinho sobre um assunto, demonstrar
interesse no autodesenvolvimento.
• Comunicação e colaboração: saber ouvir e comunicar-se com os
colegas de trabalho, saber trabalhar efetivamente em grupo, colaborar com os
membros da equipe, solucionar conflitos e compartilhar as melhores práticas
em seu ambiente de trabalho.

Instrutora: Elaine Cristina

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• Raciocínio criativo e resolução de problemas: saber definir e reconhecer

problemas, implementar soluções, gerar novas idéias, agir, controlar e avaliar
os resultados.
• Desenvolvimento de liderança: ser capaz de dar autonomia aos colegas de
trabalho, visualizar energizar e capacitar um grupo ou equipe para atingir as
iniciativas empresariais

DICAS PARA UM CURRÍCULO COMPETITIVO

Elaborando o Currículo

Qual o significado da palavra currículo?

Segundo o dicionário Aurélio, a palavra currículo vem do latim"Curriculum
Vitae", que quer dizer "Carreira da Vida".

Para que serve o currículo?

O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional, sua
formação escolar, as principais atividades e funções exercidas, cursos e
estágios, além de dados pessoais como endereço, telefone e data de
nascimento.
Quem busca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo
eficiente, portanto, você deve ter todo o cuidado ao prepará-Io, pois um
currículo mal elaborado pode desqualificar um candidato. Já o currículo bem
feito facilita o ingresso no mercado de trabalho.

Instrutora: Elaine Cristina

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Objetividade
O currículo não deve ser longo, portanto, não ultrapasse duas páginas. Só faça
uma terceira página se sua experiência for realmente longa. Caso contrário, o
profissional responsável pela seleção de pessoal na empresa poderá
considerá-Io pouco prático e pode perder o interesse em lê-Io.
Dados como RG, CPF e Carteira de Trabalho não devem ser colocados.
Posteriormente, se forem necessários, a empresa solicitará.

Cursos

Não é preciso relacionar todos os cursos realizados.

Lembre-se que o selecionador tem muitos currículos para
analisar. Relacione somente os mais importantes
(iniciando pelo mais recente) e que sejam afins ao cargo
que você está pleiteando.

Experiência

Inicie pela experiência mais recente (último emprego). Se você tem uma lista
extensa de empregos anteriores selecione somente os 05 últimos. Especifique
a empresa, o cargo exercido, o tempo de trabalho e, resumidamente, as
atividades desenvolvidas.

Primeiro Emprego

Se você ainda não tem experiência profissional, ressalte em seu currículo a sua
formação escolar e cursos realizados. Mencione também suas habilidades
mais relevantes.

Fotografia

Não anexe fotografia, a não ser que seja solicitado. Neste caso, utilize uma
fotografia recente e de boa qualidade.

Instrutora: Elaine Cristina

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MODELO DE RESENTAÇÃO
• DADOS PESSOAIS
Nome
Idade
Endereço
Telefone
e-mail
•OBJETIVO- Área que pretende atuar
•ESCOLARIDADE- indicar o curso, instituição e período.
•CURSOS- indicar cursos diversos como: línguas, informática. Não esquecer de
indicar a carga horária do curso
•EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL - locais, tempo de trabalho, cargo exercido, e as
principais atividades desenvolvidas;
•O currículo não deverá conter capa.
•Todos os dados informados no seu currículo devem ser precisos e verdadeiros.

Ao procurar emprego você tem algumas opções como:

•verificar anúncios em jornais;

•verificar sites de recrutamento na internet;
•contatar agências ou consultorias de recrutamento;
•contatar bolsas de empregos em sindicatos;
• procurar bolsas de empregos em órgãos e Secretarias do Trabalho.

O seu currículo poderá ser enviado via internet, por e-mail (correio eletrônico),
pelo correio convencional, ou entregue pessoalmente. É importante fazer uma
revisão antes da entrega ou remessa do currículo.

Envio via Internet

Instrutora: Elaine Cristina

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Atualmente a internet é um meio de seleção de pessoal cada vez mais

utilizado. Para utilização da internet você deverá disponibilizar seu currículo
em uma home page (página da internet).

Pessoalmente
Oriente-se na recepção ou portaria da empresa sobre como proceder para a
entrega do currículo.
Caso você seja encaminhado a algum setor da empresa, lembre-se que
neste momento você já está sendo avaliado, portanto, atente-se para a boa
educação e imagem que irá transmitir.

2 Apresentação e Postura na Entrevista de Seleção.

O que é a entrevista de seleção?

A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. Na entrevista o
selecionador busca obter fatos relacionados ao histórico profissional e
confirmar as informações citadas no currículo.
A entrevista também permite ao selecionador de pessoal avaliar a aparência,
postura, e a qualidade da fluência verbal do candidato. E possibilita ao
candidato expor suas qualificações pessoais e profissionais.
• Confirme data, horário, endereço e nome do entrevistador;
•Chegue no mínimo 10 minutos antes do horário marcado;
•Use roupas sóbrias e discretas. Exclua jeans, bermudas, roupas curtas e com
Decotes;
•Não use tênis. Os sapatos deverão estar limpos e engraxados;
•Mãos e cabelos devem estar bem cuidados;
•Não exagere na maquiagem e no perfume;
•Não fume ou mastigue chiclete durante a entrevista;
•Quando for marcada a entrevista procure conhecer mais sobre a empresa.
Desta forma você estará demonstrando interesse no cargo;
•Seja ético, não comentando fatos negativos de outra empresa ou pessoas;
•Se a entrevista for coletiva, aguarde a sua vez de falar;

Instrutora: Elaine Cristina

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•Fale com clareza e naturalidade. Tenha cuidado com a gramática, evite gírias
e vícios de linguagem;
•Caso você não tenha experiência profissional, fale das suas habilidades,
dedicação, disposição e comprometimento com o trabalho.
•Evite assuntos polêmicos como política, futebol, e religião. Seja objetivo, mas
evite respostas como "sim" e "não". Desenvolva um raciocínio completo, sem
se estender demais;
•Lembre-se de desligar o celular;
•Não minta em relação ao seu currículo, pois suas informações serão
verificadas.

No momento da entrevista, aposte na sinceridade, afinal é aí que

começam suas chances de aprovação .

INSTRUMENTOS

Uso de Instrumentos de Atendimento e ferramentas de trabalho

No ambiente de trabalho é importante que o profissional desenvolva uma
conduta que tenha como objetivo a correta realização de suas ações.

• Atendimento Telefônico
A comunicação telefônica e essencial para uma empresa, independente do seu
ramo de atividades, uma vez que grande parte do relacionamento com os
clientes, fornecedores, outras empresas e o publico em geral é feita por
telefone.
Falar ao telefone pode parecer muito fácil, mas se engana quem pensa assim.
O tom de voz, a clareza e a atenção são, entre outros, alguns cuidados a
observar nas comunicações telefônicas. Estes hábitos só se adquirem com a
prática e bons métodos.

Instrutora: Elaine Cristina

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A sua responsabilidade como profissional ao fazer ligações ou receber

chamadas telefônicas e muito maior do que se pensa, pois neste momento
você está passando uma imagem sua e da empresa em que trabalha.

Dicas
• Atenda ao telefone prontamente, não deixando que o telefone toque mas de
três vezes.
• Não atenda ao telefone apenas com “Alo”, sempre mencione o nome da
empresa e o seu nome.
• Diga sempre, “Por favor”, “um momento” e “obrigado (a)”.
• Tenha sempre papel e caneta para anotação, registrando o nome de
quem telefonou, numero, hora e data.
• Expresse suas idéias com clareza, demonstrando rapidez e
segurança nas informações.

Palavras e Expressões que não devem ser usadas

1. Gírias (Ta legal, falou, oi cara, tudo encima, valeu, pode crê, só ne);

2. Expressões repetitivas (ne, ta, Ok);

3. Expressões condicionais(poderia, gostaria, faria, se o senhor quisesse);

4. Tratamentos íntimos (querido(a), meu amor, benzinho);
5. Exageros(Nunca tivemos uma única reclamação);
6. Palavras Negativas(Problemas, dificuldades, nunca, prejuízos, impossível);
7. Expressões que indiquem tempo(um momentinho, só um minuto, um
minutinho,rapinho);
Lembre-se é a partir de sua postura ao telefone que o publico vai formar a
imagem da empresa.
Não se esqueça de seus clientes internos, que são os –profissionais-divisões-
departamentos, que utilizam os serviços de outros profissionais dentro da própria
empresa.

“Simular na sala de aula um atendimento telefônico, com duas cenas;

atendimento correto e atendimento incorreto”.

Instrutora: Elaine Cristina

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E-mail – endereço eletrônico

É um sistema de transmissão de informação, que permite a comunicação entre

pessoas, independente de onde se encontram. É considerado um modo
econômico e rápido de enviar e receber informações, ultrapassando meios
mais convencionais.

FAX

Equipamento utilizado pelas empresas e organização em geral, o

Fax também conhecido como Fác-similie, tem como principal
finalidade, transmitir cópias. Este equipamento pode ser instalados
diretamente na linha telefônica ou através do computador.

5º EMPRESAS

Toda empresa deve ser constituída

devidamente para que seja
reconhecida e possa emitir Notas
Fiscais, pedir empréstimo bancários,
entre outros.

LEGALIZAÇÃO E LOCALIZAÇÃO DAS EMPRESAS

CONTITUIÇÃO DE FORMA JURIDICA

Empresa Individual: Formada por uma única pessoa e o objetivo é mercantil

(unipessoal); pelo novo código civil passou a denominar “Empresário”.

Sociedade empresarial (Sociedade Limitada): formada por dois ou mais

sócios (havendo limitações, ata, e até Conselhos), objetivo poderá ser
mercantil ou civil, seus sócios podem ser pessoas físicas ou jurídicas, residente
ou não no Brasil.

Sociedade civil de Profissão ou Sociedade Simples (S/S): Constitui

exclusivamente por pessoas físicas domiciliadas no país; objetivo: prestação de
serviços relativos ao exercício de profissão legalmente regulamentada,
registrada no Registro Civil das Pessoas Jurídicas.

Instrutora: Elaine Cristina

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DADOS CADASTRAIS

Razão Social: Nome da empresa.

Denominação: Recebe o nome das atividades da empresa.

A empresa para de considerar habilitada é necessário estar registrada em:

 Junta Comercial;
 Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;
 Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
 Receita Federal;
 Nº de Inscrição Estadual (I.E);
 Prefeitura Municipal.

EMPRESAS PÚBLICAS, PRIVADAS E MISTAS

Públicas: A empresa é oriunda de órgãos governamentais.

Privada: Provinda de uma firma individual ou sociedade, onde o capital é de

origem particular.

Mista: È a junção de Empresas Pública e Privada.

CONDIÇÕES DE TRABALHO

Para obter qualidade e produtividade, precisamos de um ambiente de trabalho

agradável e favorável. Seguem abaixo algumas medidas que podem tornar
ainda mais produtivo e agradável o ambiente de trabalho:

 Ventilação  Decoração;
 Iluminação;  Som;
 Limpeza;

APLICAÇÃO DO CONCEITO 5S

Instrutora: Elaine Cristina

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Seiri: senso de utilização, que corresponde a eliminar o que é desnecessário,

separando-o do que de facto é necessário. Este S focaliza-se na eliminação
dos itens desnecessários. Uma das metodologias mais utilizadas é a colocação
de etiquetas vermelhas nos itens que não são necessários para a conclusão
das tarefas. Com a colocação das etiquetas vermelhas, pretende-se identificar
de forma rápida, fácil e de grande visibilidade, os itens ou bens que, à partida,
não terão utilidade num determinado local e que podem ser deslocados para
outras zonas.

Seiton: senso de organização, que significa colocar em ordem, guardando de

forma ordenada tudo que é necessário. Depois de uma primeira arrumação dos
locais de trabalho, com a retirada de tudo o que é dispensável para a
realização das tarefas, procede-se à criação de uma nova forma de
organização dos postos de trabalho. O que se pretende nesta fase, é repensar
toda a forma de trabalho, sempre com o objectivo de aumentar a produtividade
do trabalho, eliminando perdas de tempo e de eficácia, o que é conseguido
mediante a realização de tarefas como: (i) Identificar a melhor localização para
os itens considerados como necessários, para que possam facilmente ser
utilizados e arrumados; (ii) Organizar a forma de manter esses itens nos locais
definidos; (iii) Conseguir fazer de uma forma visual fácil, que todos se
apercebam quando algum item não está no local; (iv) Definir limites para
stocks; (v) Definir e implementar indicadores para monitorizar a situação;

Seiso: senso de limpeza que significa eliminação dos desperdícios. Nesta

fase, os locais ou postos de trabalho já se encontram devidamente
organizados, tendo apenas o que é necessário e nas quantidades necessárias.
O passo a seguir consiste em efectuar uma limpeza a fundo, bem como criar
metodologias de controlo para que as condições de limpeza e arrumação se
mantenham. Para além das tarefas normais de limpeza, deve-se também
procurar analisar se os equipamentos se encontram em condições de uso,
nomeadamente em termos de manutenções, calibrações, aferições, etc.

Seiketsu: senso de higiene que significa asseio, padronização. Nesta fase

deverão ser definidas regras e metodologias para sistematizar a manutenção
do trabalho inicial, de forma a que não se corra o risco de voltar à situação
inicial. Para isso será necessário definir por escrito os aspectos a controlar de

Instrutora: Elaine Cristina

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forma a que se possam atingir os objectivos traçados, sejam eles, definição de

níveis de stocks mínimos, periodicidade limpeza dos postos de trabalho, datas
para a identificação dos destino a dar aos itens desnecessários, etc.

Shitsuke: senso de ordem mantida que significa disciplina, com o cumprimento

rigoroso de tudo que foi estabelecido. A última fase dos 5 S’s, consiste na
execução de um trabalho contínuo de forma a que os esforços e recursos com
a metodologia dos 5 S’s seja mantida, cada vez
com mais e melhores resultados. Nesta última fase, as principais preocupações
são: (i) Assegurar a manutenção da aderência dos colaboradores à
metodologia dos 5 S’s através de comunicação, formação e autodisciplina e (ii)
assegurar que os 5 S’s se tornem o hábito de todos os colaboradores. Para
isso será necessário definir um sistema de medição e monitorização das novas
regras e práticas implementadas.

SEIRI - Utilização
SEITON - Arrumação, Ordenação
SEISO - Limpeza
SEIKETSU - Padronização
SHITSUKE - Disciplina

ATIVIDADES

1-Explique o que é Empresa Privada, Pública e Mista.

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2- Em uma empresa que você trabalha faça uma avaliação em relação as

condições de trabalho.

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3- Faça uma redação ressaltado a importância da aplicação dos 5s.

DOCUMENTOS

Documentos diversos

PROTOCOLO
CONCEITO DE PROTOCOLO:
O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne
imprevistos desagradáveis.
Pode ocorrer ainda que, em virtude de ter a carta demorado a chegar ao
destinatário, haja um grande período de tempo entre a resposta e a emissão da
correspondência.
Data de entrada, anotada na carta, justificará o atraso na resposta este controle
a que nos referimos denomina-se protocolo e apresenta também a vantagem
de controlar a movimentação do papel dentro da própria organização,
possibilitando a sua localização rápida.
O protocolo é de tamanha importância que, nas grandes organizações, existe
uma seção denominada Seção de Protocolo, onde todos os documentos
destinados à empresa são entregues.

FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO
Ao se receber uma documentação deve-se primeiro conferi-la, para verificar se
não faltam anexos mencionados, se o número está correto, se, realmente, ela
deve ser entregue naquele Departamento.
Após a verificação, providencia-se um recibo, para ser entregue ao remetente.

Instrutora: Elaine Cristina

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Os dados contidos neste recibo variam de lugar para lugar. Entretanto, sempre
se colocam a data, o nome de quem recebeu e o numero do protocolo.
Algumas organizações acrescentam o assunto tratado na documentação.

Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo:

SECÃO DE ARQUIVO
Protocolo nº__________
Data:___/___/____
Assinatura____________
TINTAS RUBI
Protocolo
Assunto: Pedido de catálogo
Nome: Empresa Dois Irmãos
N 007
Data: 03/04/78
Recebido por:

Anota-se, no documento, a data de entrada, o número seqüencial e o nome da

seção. Normalmente, confecciona-se um carimbo com estes dados e ele é
utilizado para facilitar a anotação.
Existem também cadernos de protocolo, que circulam de uma seção para
outra. Neles, registra-se a data de entrega do documento, o assunto de que
trata e nome quem recebeu. Substituem o recibo de protocolo, cuja
desvantagem é ser feito em folha solta, podendo-se perder facilmente.

CARGA
É o nome que se dá ao registro cumulativo das entradas e saídas do
documento de cada seção. Este registro é feito na própria pasta ou envelope
onde se coloca o documento.
Quando o funcionário recebe o documento, risca a anotação relativa à seção
onde ele se encontrava.

ARQUIVO

Instrutora: Elaine Cristina

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Além de ser um móvel de escritório onde são guardados documentos, é

também conjunto de documentos recebidos ou produzidos oficialmente por
uma pessoa física ou jurídica no decorrer de suas atividades e conservadas por
essa pessoa ou assessores, para consultas futuras.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

Deve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e

mais freqüentemente procurado pela empresa.

Podem ser classificados como:

a) em ordem alfabética, feito sempre dentre de uma rigorosa seqüência
alfabética, ou seja, considerando letra por letra;
b) em ordem geográfica, prevalecendo a ordenação dos documentos dentre de
uma divisão geográfica, seja por países, estados, cidades, municípios, bairros,
etc...
c) em ordem numérica, dispondo os documentos em seqüência numérica;
d) em ordem cronológica, é a arrumação dos documentos em ordem de data
de emissão ou de chegada;
e) em ordem de assunto, consiste em grupar os documentos de acordo com o
assunto neles tratados.

Toda empresa dispõe de um certo numero d documentos que devem,

com vantagem, ser arquivados por assunto; os que se referem à direção geral
dos negócios, suas relações etc.
Existem vários tipos de cheques:
a) portador__________ qualquer pessoa que o apresentar ao caixa de banco
poderá retirar o dinheiro. Daí a preocupação em não perder este tipo de
cheque;
b)nominal___________ é o que consta o nome da pessoa que deve recebê-lo.
O banco pagará a essa pessoa, mediante identificação (porém, se essa pessoa
assinar no verso, isto é, endossá-lo, outro pessoa poderá recebê-lo, desde que
identificada a assinatura do endossante);

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c) cruzado_____________ este cheque é carimbado ou riscado com dois

traços transversais.
d) visado____________ é aquele que recebe um visto do banco. Este visto
garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro suficiente para pagá-lo. Um
cheque visado é como dinheiro;
e) especial_________ é um cheque que o banco gerente o pagamento até um
certo limite. A pessoa que emite um cheque especial tem um cartão de
identificação que determina o limite garantido pelo banco.

COPIA DE CHEQUE

Esta ferramenta é de suma importância

para a organização e controle de cheques
emitidos. Garante a comprovação de
pagamentos e organizações da área
financeira.

NOTA PROMISSÓRIA

Quando você faz uma compra a prazo, ou vai a um banco fazer um

empréstimo, assina uma Nota Promissória, prometendo pagar a dívida ou
empréstimo determinada data. Portanto, Nota Promissória é uma promessa de
pagamento, que é aceita, isto é assinada pelo devedor .

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RECIBO COMERCIAL

O Recibo é muito
importante em um acordo
comercial, pois é a sua
única prova que a
transação financeira foi
concretizada e ambas as
partes estão de acordo
com o que está escrito no
mesmo.

NOTA FISCAL

OPERAÇÕES MERCANTIS

NOTAS FISCAIS

Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada uma para uma finalidade. A
sua utilização depende do tipo da empresa que a emitirá, e qual operação está
sendo realizada.

 Nota Fiscal de Venda a consumidor: está Nota Fiscal é emitida nos

casos de venda a consumidor, tributadas pelo ICMS –Imposto sobre
Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços- quando o cliente retira
a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial.

Instrutora: Elaine Cristina

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 Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos

de serviços, sendo fundamental a descrição do serviço prestado (este modelo
de nota pode variar de acordo com o município).

 Nota Fiscal – Fatura: Comprova a

origem da mercadoria, é necessário a citação
da natureza da operação, a descrição do
produto, quantidade , valores, impostos.
Emitimos este documento, nos casos de saída
ou entrada de mercadorias.

Instrutora: Elaine Cristina

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Fixando conceitos e tirando duvidas.

 A NOTA FISCAL é um documento fiscal e que tem por fim o registro de uma
transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por
uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa. Nas situações em que a nota
fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também
destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação
fiscal. Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais
amplos como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens,
ou prestação de serviços sem benefício financeiro á empresa emissora. Uma nota
fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo na
devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.

 O CUPOM FISCAL é o documento fiscal emitido, qualquer que seja o

valor da operação, pelo equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, nas
vendas à vista, à pessoa natural, ou jurídica não-contribuinte do imposto em
que a mercadoria for retirada, ou consumida no próprio estabelecimento pelo
comprador.

 Fatura (português brasileiro) ou factura (português europeu)- é um

documento comercial que representa a venda para clientes domiciliados em
território nacional. No Brasil usa-se também como documento fiscal, quando
inclui elementos da legislação fiscal, principalmente as do IPI-ICMS-ISSQN.
Nesse caso o formulário denomina-se "nota fiscal/fatura".
Em geral, a fatura só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas
à prazo ou contra-apresentação). crédito..............................................................

 A DUPLICATA MERCANTIL OU SIMPLESMENTE DUPLICATA - é

uma espécie de título de crédito que constitui o instrumento de prova do
contrato de compra e venda. Humberto Piragibe Magalhães e Christóvão
Piragibe Tostes Malta (Dicionário Jurídico, 1º:371), a definem como o título de
crédito constituído por um saque vinculado a um crédito decorrente de contrato

Instrutora: Elaine Cristina

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de compra e venda mercantil ou de prestação de serviços igualado aos títulos

cambiários por determinação legal. É título casual, formal, circulável por meio
de endosso e negociável. Geralmente é título de crédito assinado pelo
comprador em que há promessa de pagamento da quantia correspondente à
fatura de mercadorias vendidas a prazo. A duplicata tem origem em uma só
fatura, porém de uma só fatura podem ser extraídas diversas duplicatas.
A duplicata deve ser apresentada ao devedor dentro de 30 dias de sua
emissão, e ele deverá devolvê-la dentro de 10 dias, com a sua assinatura de
aceite ou declaração escrita esclarecendo por que não a aceita. A duplicata
paga, para segurança do devedor, deve ser retirada de circulação, com
quitação no próprio título, para que ele não possa ser cobrado por algum
endossário de má-fé.
A duplicata de prestação de serviços é título emitido por profissionais ou por
empresas, para cobrança de serviços prestados. É obrigatória nas vendas
mercantis a prazo e pode ser protestada por falta de pagamento, quando
vencida.
 Carnê é uma ordem de pagamento impressa, identificada e com
orientação de desconto ou acréscimo em decorrência da efetuação de
quitação.

Instrutora: Elaine Cristina

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ORÇAMENTOS DE VENDAS

Quando é solicitado pelo cliente um orçamento para a sua empresa, o mesmo

deve conter informações necessárias para a efetivação da venda. Informações
não citadas podem gerar problemas futuros e o descontentamento por parte do
cliente.

ORDEM DE COMPRA

As compras são de vital importância para o bom funcionamento e andamento

da empresa, mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucros.

Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra:

1º - Necessidade da empresa;
2º Disponibilidade de Vendas para a compra;
3º Condições atuais de mercado.

PRINCÍPIOS PARA A COMPRA FICAZ

 Os métodos de compra devem adapta-se ás necessidades da empresa;

 Deve-se analisar a qualidade dos produtos;
 A decisão de compra deve ser com o pleno conhecimento das
tendências de mercado, preços e condições de pagamento;
 Deve-se acompanhar a constante evolução do mercado, em relação a
tecnologia e beneficio.

ATIVIDADES
1- Cinte alguns tipos de N.F existentes. ____________________________

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2- Elabore um orçamento de venda.

3- Discorra sobre os benefícios da boa compra .______________________

Instrutora: Elaine Cristina

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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO COM ÊNFASE EM RH

TRABALHO EM EQUIPE

PAGINA 49

ASSISTENTE DE DEPARTAMENTO PESSOAL

Instrutora: Elaine Cristina