ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es

el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de
las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La
administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto
de efectivo y el control interno de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y
además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la
empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable
del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno
adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía
para uso personal. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son
los siguientes:-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.-
Promover la contabilización adecuada de los datos.-Alentar y medir el cumplimiento de las
políticas de la empresa.- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la
empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que
ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas
las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para
presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad
separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el
banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma
diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.
La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del
capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la
larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma
colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para
cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán
finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común
denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier
compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para
pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las
cuentas de cheques.
El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario
para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los
impuestos, los dividendos, etc.
Razones de mantener el efectivo
Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:
1. Transacciones
2. Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios. 
3. Precaución 
4. Especulación 

Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes específicos,

puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos
que implican efectivo: el motivo transacción, el motivo precaución y el motivo
especulación (The General Theory of Employment, Interest, and Money, de John Maynard
Keynes, New York; Harcourt, 1936, 170 – 174).
El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el
curso normal de los negocios – pagos por compras, mano de obra y dividendos.
El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer frente a
eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del
negocio, menores cantidades por precaución se necesitaran. La posibilidad de obtener
préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la
necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para
transacciones de la organización y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en
efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi
representan dinero)
El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios
estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de interés aumenten
y que disminuyan los precios de los valores, este motivo sugiere que la organización debe
conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de interés.
Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo se puede invertir en
valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro en las tasas de interés
y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin
de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de interés. Por lo tanto este
desarrollo de materia se centrara en los motivos de transacción y precaución de la
organización, conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables
 LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
EFECTIVO
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una
administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios
están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los
flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente,
influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. 
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las
erogaciones de dinero. 
PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de
efectivo" 
Ejemplo: 
-Incrementar el volumen de ventas
-Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución).Eliminar
descuentos. 
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de
efectivo" 
Ejemplo: 
- Incrementar las ventas al contado 
Pedir anticipos a clientes 
Reducir plazos de crédito. 
TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de
dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) 
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
- Hacer bien las cosas desde la primera vez (Disminuir los costos de no Tener Calidad) 
CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de
dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. 
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a
necesitar 
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por
ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las
entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se
puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. 
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación
de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el
flujo del efectivo. 

El efectivo se refiere a moneda corriente y deposito exigible. La administración del efectivo

implica tener lo óptimo, ni exceso ni déficit, de la cantidad de efectivo disponible en el
momento correcto. El manejo adecuado del dinero requiere que la compañía sepa cuánto
dinero necesita, lo mismo que cuanto tiene y donde lo tiene en todo momento.

El objetivo de la administración del efectivo es el de invertir el exceso de efectivo para

obtener una utilidad, mientras se retiene la suficiente liquidez para satisfacer las
necesidades futuras. El administrador financiero debe planificar cuando tener exceso de
fondos disponibles para invertir y cuando necesita pedir prestado.

En los últimos años, y a efecto de evaluar las finanzas de la empresa, ha adquirido singular
importancia la capacidad generadora de efectivo que esta posee, e inclusive hay quienes
destacan este concepto por encima de las mismas utilidades. Y este punto de vista no deja
de ser razonable: las decisiones financieras se implementan es con el efectivo no con las
utilidades.

Sobra recordar que el crecimiento de la empresa que implica inversiones en propiedad

planta y equipos y capital de trabajo, debe apoyarse fundamentalmente en su flujo de
efectivo, que, de no ser suficiente obligara a la empresa a recurrir al endeudamiento y los
aportes de socios. Es así como se asocia el éxito de una empresa con su generación de
efectivo

Razón operativa. Se refiere al hecho de que la empresa, para poder llevar a cabo sus
operaciones en forma normal, debe garantizar la financiación de un volumen determinado
de efectivo que le permita atender el pago de las cuentas al momento de su vencimiento.

La determinación de este volumen de efectivo se hace estableciendo primero el

denominado ciclo de caja de la empresa.

Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se utilizan para
controlar el efectivo, establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; o sea,
expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra
la materia prima hasta que se efectúa el cobro por concepto de la venta del producto
terminado o el servicio prestado
EJEMPLO
DIAS DE INVENTARIOS 15 DIAS PERIODO DE COBRO 60 DIAS, PERIOD DE
PAGO 45 DIAS

DIAS INV 15 DIAS DE CARTERA 60

0
PERIODO DE PAGO 45 CICLO DE CAJA

CICLO DE CAJA = DI+PC.-PP= 15+60-45=30

Al analizar el ciclo de caja es conveniente tener en cuenta dos factores fundamentales:

1 - Ciclo operativo.
2 - Ciclo de pago.
1 – El ciclo operativo no es más que una medida de tiempo que transcurre entre la compra
de materias primas para producir los artículos y el cobro del efectivo como pago de la venta
realizada; está conformado por dos elementos determinantes de la liquidez:
o Ciclo de conversión de inventarios o Plazo promedio de inventarios.
o Ciclo de conversión de cuentas por cobrar o Plazo promedio de cuentas
por cobrar.

2 - El ciclo de pago tiene en cuenta las salidas de efectivos que se generan en las empresas
por conceptos de pago de compra de materias prima, mano de obra y otros, este se
encuentra determinado por:
o Ciclo de conversión de las cuentas por pagar o Plazo promedio de las
cuentas por pagar:

La combinación de ambos ciclos da como resultado el ciclo de caja:

Ciclo de caja = Ciclo operativo – Ciclo de pago
o Rotación de caja: Expresa el número de veces que rota realmente la caja de
la empresa, tiene como objetivo central maximizar la ganancia a través del efectivo
y se determina:
Existe una relación inversa entre el ciclo de caja y la rotación de caja, cuando disminuye el
ciclo la rotación aumenta, lo contrario también es válido, por tanto las empresas deben
dirigir sus estrategias para lograr disminuir el ciclo de caja, pues de esta forma garantizan
que las entradas de efectivo se produzcan más rápido; esto no indica que las entidades
deban quedarse sin saldo en caja para operaciones, ya que existen una serie de razones por
las cuales las se mantiene un saldo de efectivo mínimo en caja:
Ahora calculemos la rotación del efectivo
Rotac. Efectivo= 360/CC=360/30=12 veces

Modelos económicos matemáticos para determinar el

saldo óptimo de efectivo.
Para conocer el saldo óptimo de efectivo que se requiere se puede determinar
mediante el cálculo del efectivo mínimo para operaciones o ciclo de caja mínimo
para operaciones. Este modelo brinda el nivel mínimo de efectivo que necesitan las
empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:

FLUJO DE CAJA

INGRESOS
(-) EGRESOS
(=) FLUJO NETO
(+) SALDO INICIAL DE EFECTIVO
(=)SALDO FINAL DE EFECTIVO
(-) E,M,O.
(=) INVERTIR O FINANCIAR