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descargar el documento caracterizacion proceso administrativo

descargar el documento caracterizacion proceso administrativo

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11/04/2012

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Macroproceso:
Programa Gobierno en Línea.
CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.Versión:
1.0
Pág.
1
de
6
OBJETIVO:
Asegurar la prestación de los servicios administrativos, jurídicos y técnicos, requeridos para el funcionamiento del Programa Gobierno en Línea.
PROVEEDORESENTRADASACTIVIDADESSALIDASCLIENTESINTERNOSEXTERNOSINTERNOSEXTERNOS
Fondo deComunicaciones.
Proceso deDireccionamientodel ProgramaGobierno enLìnea.
Proceso deArticulación yGestión delProgramaGobierno enLìnea.
Procesos delProgramaGobierno enLínea.Administrador deRecursos.
Plan Nacional de Desarrollo2006-2010, EstadoComunitario: desarrollo paratodos.
Documento Visión ColombiaSegundo Centenario: 2019.
Estrategia de Gobierno EnLínea.
Plan de acción ProgramaGobierno en Línea, del añoen vigencia.
CONPES 3072 de 2000.
CONPES 3292 de 2004.
CONPES 3249 del 2003.
Manuales de contratación.
PGELAFFM-001Requerimiento decontratación.
Estudio de mercado.
Términos de referencia oPliego de condiciones.
Minuta de convenio.
Cronograma del proyecto.
PGELAGFM-002 Ficha deproyecto.
Respuesta a lasobservaciones de términosde referencia definitivos.
Evaluación de ofertas.
Perfiles definidos paraconsultores del ProgramaGobierno en Línea.
1.Solicitar y hacer seguimiento alos contratos de bienes yservicios, y/o convenios.
1.1.Solicitar ante la instanciacompetente el inicio de la etapapre-contractual.1.2.Realizar seguimiento en la etapapre-contractual y contractual.1.3.Consolidar documentacnrelacionada con la etapacontractual.
Solicitud decontratación, con losdocumentos requeridospor el Administrador deRecursos.
Contrato y/oconvenio, cuando serequiera.
Manuales decontratación.
Declaratoria dedesierta.
PGELAFFM-003Consolidado decontratos delPrograma Gobiernoen Línea.
Certificado dedisponibilidadpresupuestal.
Comunicación dedesignacn desupervisor e/ointerventor.
Acta de inicio delcontrato.
Cronograma delproyecto,actualizado.
Informe mensualpara pagos.
Solicitudes deprorroga,modificación,adición osuspensn delcontrato.
Certificado de reciboProcesos delPrograma Gobiernoen Línea.Administrador deRecursos.
Elaborado por:
Consultores deAdministrativa, Financiera y Jurídica.
Revisado por:
Isabel Abello Albino. DirectoraAdministrativa, Financiera y Jurídica.
Aprobado por:
María Isabel Mejía Jaramillo.Directora del Programa Gobierno en Línea.
Fecha:
10-08-2007
Fecha:
12-10-2007
Fecha:
09-11-2007
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado
 
PROVEEDORESENTRADASACTIVIDADESSALIDASCLIENTESINTERNOSEXTERNOSINTERNOSEXTERNOS
a satisfacción.
Acta de liquidacióndel contrato.No aplica.
Proveedores.
Contratistas.
Pago de aportes a seguridadsocial y parafiscales, cuandose requiera.
Cuenta de cobro.
Certificación decumplimiento de requisitospara pago a contratistasmediante la modalidad depago directo, cuandoaplique.
Entregable o informe.
Aprobación del entregable.
Solicitud de tiquetes yviáticos.
Comunicación deautorización de tiquetes ygastos.
Tiquete.
Pasabordo.
Factura.
Informe de viaje.
2.Gestionar el pago a contratistasy proveedores.
2.1.Gestionar el pago a contratistas yproveedores.2.2.Gestionar el pago de viáticospara gastos de viaje nacionales einternacionales.
Autorización dedesembolso, cuandoaplique.
PGELAFFM-005Relación histórica depagos.
Orden de pago.
Comunicación conrelación dedocumentos ydesembolsos.
Autorización de gastosde viaje, con lossoportes: tiquete,pasabordo.
Orden de desembolso.
Fondo deComunicaciones.
Proceso deDireccionamientodel ProgramaGobierno enLínea.
Administrador de recursos.
Proveedores.
Contratistas.Proceso deDireccionamientodel ProgramaGobierno en Línea.Administradoresde recursos.
Plan de acción ProgramaGobierno en Línea, del añoen vigencia.
Plan de asignación derecursos.
Información recibida de losAdministradores deRecursos: extractos depago, informes de avance ylos que se requieran.
3.Realizar seguimiento de losrecursos asignados.
3.1.Realizar seguimiento por mediode una reunión de SeguimientoContractual.3.2.Realizar seguimiento de losrecursos asignados.3.3.Consolidacn y análisis deinformación financiera.
Acta de reunión
PGELAFFM-004Cuadro de ejecuciónfinanciera.
Observaciones alinforme delAdministrador deRecursos, cuando seidentifique la necesidadde ajuste.
Proceso deDireccionamientodel ProgramaGobierno enLínea.
Proceso deInvestigación yPlaneación delProgramaGobierno enLínea.Administrador derecursos.
Macroproceso:
Programa Gobierno en Línea
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.Versión
1.0
Pág.
2
de
6
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado
 
PROVEEDORESENTRADASACTIVIDADESSALIDASCLIENTESINTERNOSEXTERNOSINTERNOSEXTERNOS
Fondo deComunicaciones.No aplica.
Inventario de bienesmuebles.
Requerimiento de bienes.
Bienes muebles asignadospara custodia.
4.Administrar y mantener losbienes muebles asignados.
4.1.Identificar y/o actualizar elinventario de los bienes mueblesasignados.4.2.Realizar la verificación física delos bienes muebles asignados.4.3.Realizar mantenimientopreventivo y correctivo de losbienes muebles asignados.4.4.Devolver los bienes mueblesasignados, cuando se requiera.4.5.Gestionar requerimientos decontratación, cuando se requiera.4.6.Dar el soporte tecnológicorequerido a la infraestructura delPrograma Gobierno en Línea.
Inventario de bienesmuebles.
Comunicacn paradevolución de bienes.
Requerimiento paramantenimientocorrectivo y preventivo.
Estudio de mercado,para el mantenimientocorrectivo y preventivo.
Términos de referencia,para el mantenimientocorrectivo y preventivo.
Fondo deComunicaciones.
Proceso deDireccionamientodel ProgramaGobierno enLínea.Administrador deRecursos.Procesos delPrograma Gobiernoen Línea.No aplica.Documentos para archivar.
5.Administrar el archivo dedocumentos del ProgramaGobierno en Línea.
5.1.Recibir la documentación de losdiferentes procesos.5.2.Archivar de acuerdo a loestablecido en las tablas deretención documental.5.3.Disponer los documentos.
Inventario documental.
PGELAFFM-007Préstamo dedocumentos.
Tablas de retencióndocumental.Ministerio deComunicaciones.No aplica.
ProcesoAdministrativo,Financiero yJurídico delProgramaGobierno enLínea.
Proceso deMonitoreo yEvaluación delProgramaGobierno enLínea.No aplica.
Procedimientos internosrelacionados con el proceso.
PGELMEMA-001 Manual decalidad.
PGELMEMA-002 Manual deindicadores de calidad.
PGELMEMA-003 Manual deriesgos.
PGELMEFM-003Reportede no conformidades,acciones correctivas ypreventivas.
6.Seguimiento y autoevaluación dela gestión del ProcesoAdministrativo, Financiero yJurídico.
6.1.Realizar seguimiento a laimplementación de losprocedimientos.6.2.Realizar seguimiento a laaplicación de las acciones decontrol asociadas a los riesgos.6.3.Analizar los indicadores degestión.6.4.Formular y ejecutar las accionescorrectivas y preventivas.
PGELMEFM-003Reporte de noconformidades,acciones correctivas ypreventivas.
Informe consolidado deinformación de laEstrategia de GobiernoEn Línea: Proyectosdel Programa Gobiernoen Línea.
Informes de avance deactividades, cuando serequiera.
ProcesoAdministrativo,Financiero yJurídico delProgramaGobierno enLínea.
Proceso deMonitoreo yEvaluación delProgramaGobierno enLínea.No aplica.
Macroproceso:
Programa Gobierno en Línea
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.Versión
1.0
Pág.
3
de
6
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado

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