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Manual de Usuario
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HISTORIAL DE REVISIONES
Autor(es):
YC : Yajaira Canal
LA : Liz Alvarez
Revisores:
HZ : Hugo Zumaeta
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Contenido
1. Introducción.......................................................................................................................... 4
2. Ingreso al Sistema ............................................................................................................... 6
3. Datos de la Institución Educativa ..................................................................................... 11
4. Año Académico.................................................................................................................. 21
5. Fases .................................................................................................................................. 24
6. Períodos de Evaluación .................................................................................................... 26
7. Registro de Ambientes ...................................................................................................... 28
8. Grados y Secciones .......................................................................................................... 29
9. Fechas Especiales IE ........................................................................................................ 41
10. Padrón Nacional del Personal ........................................................................................... 43
11. Registro Personal de la IE ............................................................................................ 51
12. Registro Asistencia Personal IE ................................................................................... 59
13. Administrar Roles .......................................................................................................... 61
a) ............................................................................................................................................. 62
14. Mantenimiento de usuarios.............................................................................................. 63
15. Asignación Accesos a Familiar........................................................................................... 64
16. Registro de Estudiantes ................................................................................................ 69
17. Matrícula de Estudiantes............................................................................................... 83
18. Nómina de Matrícula ................................................................................................... 101
19. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 106
20. Resoluciones IE ........................................................................................................... 118
21. Estudiantes por sección .............................................................................................. 123
22. Padrón de Apoderados ............................................................................................... 127
23. Cambio de Sección por Estudiante ............................................................................ 128
24. Traslado de Estudiantes ............................................................................................. 131
25. Retiro de Estudiantes .................................................................................................. 133
26. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 136
27. Registro de Notas Genérico ....................................................................................... 139
28. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 146
29. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 148
30. Procesar Notas ............................................................................................................ 151
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31. Proceso Disgregado de Notas.................................................................................... 159
32. Impresión de Boletas de Información ........................................................................ 163
33. Acta Consolidada de Evaluación................................................................................ 167
34. Recuperación Subsanación ........................................................................................ 168
35. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................... 168
36. Reporte Recuperación y Subsanación ...................................................................... 169
1. Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA
De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y
que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los
recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas
(DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).
Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea
ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera
independiente y centralizada.
Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para
su acceso al sistema.
e) Configuración
Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de
todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del
equipo de administración central del MINEDU.
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f) Administrar Personal
Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución
educativa.
g) Administrar IE
Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su
proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a
las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.
h) Administrar Red
Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el
registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.
i) Seguridad
Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la
asignación de roles y la administración de privilegios.
j) Ayuda
Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del
Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas
ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las
operaciones del sistema.
La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la
siguiente ventana.
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2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,
después ingresar a la opción de “Intranet”
Ingrese a la
opción Intranet
Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos
con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.
Ingrese al
SIAGIE 2.0
Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema
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En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por parte
del usuario, mediante la siguiente ventana.
Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrará el Sistema será la
el asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos
básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa.
Si el todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada,
entonces esta ventana no se visualizará.
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Por defecto
aparecen las
instituciones
educativas a las
que el usuario
está asociado
Seleccione los
turnos de la IE
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todas las instituciones educativas a nivel nacional.
Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo
pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.
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En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.
Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización de
IIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.
En el gráfico siguiente puede ver el tipo de aplicación de los roles de usuario d acuerdo al tipo de usuario
del sistema:
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CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL
Datos de la IE
extraídos del
padrón de
ESCALE.
Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se
realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un
botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está
previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las
IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.
La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la
información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar
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En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.
Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”
Buscar personal en
Sistema Único de
Planillas
Búsqueda de personal
en la base del sistema
Tamaño
del escudo
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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:
Anexo Anexo
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Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día
día
Datos de Registro
1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana
que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:
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3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente
ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas
como la duración de la hora libre
Seleccione el turno
Ingrese el horario
del turno
Ingrese la duración
de la hora
académica y de la
hora libre
4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede
agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.
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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de
hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué
hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el
sistema irá mostrando las mismas.
Si el usuario ha establecido la
duración de las horas, tanto
académica como libre, entonces el
sistema colocará la hora que
corresponde.
Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente
ventana:
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Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden
superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías
5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la
semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.
6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al
sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5
cm.
Ruta de la
imagen
Muestra la ventana
de dialogo
Carga imagen
al sistema
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Elija una imagen del
ordenador o PC
Pulse el botón
Abrir para copiar la
ruta de la imagen
b) MODIFICAR PARÁMETROS.-
Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros
y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un
comportamiento especial del sistema en la IE.
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Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en
este parámetro:
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1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña
correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten
configurar los programas en la IE.
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año
académico en la IE.
Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber
seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:
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El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.
4. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período
de inicio y fin de vigencia.
Registrar Año
Académico
Enlace
modificar Año
Académico Eliminar el
registro
a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son:
b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).
d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean
ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se
muestra a continuación:
Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de
combinación entre especialidades y módulos:
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e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma
importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del
mismo. Los estados posibles de un año académico son:
Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de
activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.
Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El
proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará
el siguiente mensaje:
Hacer clic en
año inactivo
Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año
académico:
Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico
indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por
grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al
cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al
siguiente.
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Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la
página desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un
año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono
de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año
académico.
Hacer clic en
año abierto
5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse
dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).
El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.
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Registrar Fase
Enlace
Modificar
Elimina el
Fase Permite cambiar registro
el estado de la
fase.
a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Listado de fases
ESTADO
Activo
Inactivo
Al marcar la casilla se
establece la
asistencia a la fase
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la
columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo
del aspa).
d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo
a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se
realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá
realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.
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Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación
Enlace de modificar
deshabilitado.
6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período
Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año
Académico.
a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
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Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación
Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación
Estado Estado de la etapa de evaluación
Enlace Modifica
Período
Evaluación
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa
inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).
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7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la
institución educativa.
Registro de
Ambiente
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los
datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
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Enlace
Modifica
Ambiente
Eliminar
el registro
b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo
de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar
(símbolo del aspa).
8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución
Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:
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El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a
llevar en un año académico determinado.
a. A GREG AR G R AD O POR A Ñ O .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar
las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para
agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas
como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
“Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a
un determinado grado.
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Configuración de
Especialidad a un área
de grado de la IE.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego
seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.
Finalmente pulse
Agregar Seleccione los talleres
que va agregar
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde
sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
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Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.
Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se
deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de
una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.
Seleccione el módulo
Al presionar el botón de especialidad y
Agregar, se muestra pulse el botón Grabar.
esta ventana.
2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones
asociadas a un grado de la IE.
3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado
seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área
genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.
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Contenido
Silábico
Números de
criterios de
evaluación
Agrega
Criterio de
Evaluación
Elimina el
registro
5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón
Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al
elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.
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7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar
y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
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Opción para
modificar la sección
Horarios de
Estudiantes
Sección
de Sección
b. A GREG AR S ECCIONES .
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe
pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los
datos pulse el botón Grabar
Listado de
Personal
Listado de
Aulas
Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble
click en el registro del aula.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución
Educativa, pulse doble click en el registro del personal.
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Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse
doble clic en el registro del aula.
Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas,
seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del
aula.
Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana
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Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde
muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que
recuperaran una determinada área
4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.
Listado de Áreas
Genéricas
Listado de
Docentes
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Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada
posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del
sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una
asignación de este tipo.
Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos
muestra la siguiente ventana
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Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir
agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la
siguiente ventana:
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año
académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar
el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.
5) Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar
las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o
desbloquear el registro de notas.
Pulse la opción y le
mostrara la siguiente
ventana
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En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se
desea controlar.
Elige el periodo de
evaluación
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y
viceversa.
Si el candado se
encuentra cerrado no
podrá realizar
modificaciones de notas
en el área
Si el candado se
encuentra abierto podrá
realizar modificaciones
de notas en el área
9. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables
dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de
recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en
fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.
Agregar fecha
especial
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Enlace
Modificar
fecha Eliminar
especial el registro
b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).
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Por defecto aparecen
marcadas todas las
fechas especiales
generales.
43
Eliminar
registro
Búsqueda
por filtros
Modificar
datos del
personal
Registrar
nuevo
personal
Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos,
nombre y código modular.
Seleccione el
criterio de
búsqueda
1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
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Calendario para
elegir la fecha
Listado de Ubigeo
¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no
indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e
Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se
tiene el siguiente resultado:
Seleccione los
años académicos
y luego pulse el
botón agregar
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Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se
mostrará la siguiente ventana de confirmación.
2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda:
búsqueda específica y búsqueda por filtros.
Pulse busca
personal
Pulsar el botón
Buscar el cual nos
mostrara la siguiente
pantalla
Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:
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2. El botón Buscar nos
mostrara todos los registros
1. Ingrese todo el apellido o
que coinciden con la palabra
nombre (parte de cualquiera de
que ha ingresado
ellos) que el usuario requiere
ubicar. Por ejemplo, el sistema
mostrará, todos los registros que
contengan la palabra rojas como
parte del nombre, apellido patero o
materno.
Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos
del personal que hemos estado buscando
3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda
Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y
luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.
Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la
modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que
pertenezca a la IE que creó el personal.
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Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de
nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad
que puede tener el personal de la IE.
El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el
registro.
Agrega un nuevo
documento Editar
Eliminar
Agrega documento
También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.
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Listado de Ubigeo
4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros
para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.
50
Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir
registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al
siguiente:
51
Código interno del
sistema.
Estado Activo o
No Activo
Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.
Esta opción también permite la signación de áreas curriculares que están bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.
a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar
fácilmente a un personal IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede
hacerse por Apellidos y Nombres así como por código modular.
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b) Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el
botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
agregación de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar
Criterios de Búsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la
IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de
búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En
general”, respectivamente.
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Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una búsqueda
especializada como sigue:
El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente
pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado
el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que
pulsar Aceptar.
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Cambio a estado
Activo
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato le
mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitirá que se
elimine el registro.
Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.
Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de
áreas asociadas al personal.
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Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el un
personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área):
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Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal
tiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones.
Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por
el docente.
e) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción
de Grados y Secciones.
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de clase.
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Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:
Pulse seleccionar
para ingresar la
asistencia
Listado de
registro de
asistencia
por mes
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Pulsar con el
mouse en la
casilla para
cambiar el
estado
Leyenda:
Descripción de los
estados
El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre
cada una de las celdas.
60
Por ejemplo: Se
incluye sábado como
día laborable.
Como puede notar, el día sábado se activa para poder registra la asistencia.
61
Al pulsar la opción de usuarios
abrirá la ventana donde se
encuentra la lista de usuarios de
un determinado Rol
62
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de
mantenimiento.
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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema
mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el
año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un
recuadro los usuarios que serían incluidos.
Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El
sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es
que existiera.
Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.
Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña
ingresada en el campo anterior.
Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que
el formato del correo sea válido.
Cambiar password 1era vez SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una
ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga
solo un usuario (login) en la institución educativa.
64
Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:
Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después
pulse el botón “Buscar”
65
Ingrese la información
requerida y pulse buscar
Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos
del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE
correspondiente.
Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:
66
Después de pulsar modificar se va
habilitar para que pueda
seleccionar
Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó
correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del
familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.
Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace
correspondiente.
67
En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al
estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.
Seleccionar al estudiante
y pulse grabar
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la
información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.
68
CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS
Búsqueda
por filtros
Búsqueda
específica
Impresión de
la Ficha de
Matricula.
a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación
descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Calendario para
selección de fecha
Listado de Ubigeo:
Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y
nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se
bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara
69
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un
estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere la
existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema
muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.
70
El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que
el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un caso de
homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado
como”.
Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con
los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la
información como nueva.
Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la
información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le
saldrá la siguiente ventana.
En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se
pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.
b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros
para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón
Modificar para realizar los cambios.
Nuevas pestañas
Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón
correspondiente y aparece la siguiente ventana.
71
Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante.
Enseguida pulse “Abrir”.
Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de
progreso:
FICHA PRINCIPAL: Contiene la información principal del estudiante tales como: Código de
Estudiantes, Sexo, Apellidos y Nombres, país de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil,
lugar de nacimiento y foto del estudiante.
72
A continuación se va a detallar las demás fichas:
FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar
los campos para que podamos ingresar la información correspondiente
Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información
solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar el
cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente
73
Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral
Registro de
Situación
Laboral
Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información
solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar
el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente
74
Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios
En esta pestaña se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el
registro.
Ingrese el número
de documento
Seleccione el tipo
de documento
75
Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante
FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del
peso y talla del estudiante.
Calendario
76
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
77
Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir
Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido
Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante
78
Centro de Trabajo Centro de labores del familiar
Teléfono Número telefónico del familiar
Celular Número de teléfono móvil del familiar
Email Correo electrónico del familiar.
Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar
Vive Estado de existencia del familiar
c. Generar Ficha de Matrícula.- Se pulsa el botón “Imprimir Ficha de Matrícula”, ubicado en la parte
superior derecha del formulario Principal. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha
Única de Matrícula.
Generación de la ficha
única de matrícula
79
d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para
ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.
f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el
sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace
ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la
ficha de registro de personal para su mantenimiento.
g. Matricula de estudiantes.- Se accede al pulsar el botón Matricular. Permite registrar una nueva
matricula o ratificar una matrícula del estudiante consultado.
Botón para
matricular al
estudiante.
80
En caso el estudiante no tenga algún familiar registrado, el sistema le mostrará este mensaje.
81
82
17. Matrícula de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente
año académico.
Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde
se podrá registrar la matricula de los estudiantes
83
Búsqueda por
datos
específicos
a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan
los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.
Enlace Registrar
el apoderado
84
cada IE.
Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea
posteriormente en este acápite la búsqueda y creación
de estudiantes para ser matriculados.
Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta
fecha se usa también al momento de asociar
resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser
diferente a la del sistema. El sistema internamente
guarda la fecha en la que se crea un registro de
matrícula.
Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.
Condición de Matricula
Situación matrícula
85
diferente a la de la matrícula.
Su casa El estudiante no proviene de
ninguna IE.
Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre
que la IE de procedencia del estudiante matriculado
sea “Otra IE”.
Condicion Laboral
Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado el
estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo.
Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar
una de las dos opciones
“En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume
que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.
“Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será
más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.
86
Registrar
Estudiante
Búsqueda Búsqueda en el
dentro de la IE
archivo general
de estudiantes
En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el
registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente
ventana
Pulse sobre el
registro
En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la
opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:
87
Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar
Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que queda
se parece a la siguiente:
Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está
matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente
mensaje:
88
Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del
apoderado:
89
Domicilio Dirección de vivienda del familiar
Centro de Trabajo Centro de labores del familiar
Teléfono Número telefónico del familiar
Celular Número de teléfono móvil del familiar
Email Correo electrónico del familiar.
Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar
Vive Estado de existencia del familiar
Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la
información.
Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ello
la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro
de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.
b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar,
ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”
Búsquedas específicas
90
de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de
estudiante.
Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios
necesarios y abrirá la siguiente ventana.
Permite ver la
fotografía del
estudiante.
Requisitos de Matricula
Registrar Apoderado
REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del
apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse el
botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos del
estudiante.
91
Apellido Paterno Apellido paterno del familiar
Apellido Materno Apellido materno del familiar
Nombres Nombres del familiar
País Nacimiento País de nacimiento del familiar
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.
Estado Civil Estado civil del familiar.
Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que
aparece en la parte inferior de la ventana.
92
Pulse el
enlace para
modificar el
familiar
Ingrese a la
opción de “Otros
Datos”
Áreas exoneraradas
Áreas a Cargo
Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la
información
93
Pulse Modificar
Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se
puede exonerar.
94
Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de
“ID”
Pulse el
enlace para
modificar
REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una
matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia
dentro del nivel académico, no existe un grado previo).
En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el
estudiante tiene de matrículas anteriores.
95
Los datos que se ingresan en esta ventana son:
c. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. La
eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y
no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón
Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.
96
Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula
ha sido eliminada:
d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante
son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba
“En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de
modificación como se muestra en la siguientes ventanas.
Estado
Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los
datos.
97
Estado paso a
definitiva
Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado
“DEFINITIVA”.
98
Puede visualizar la ficha de
la matricula pulsando en el
icono
En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguiente
ventana.
99
e. Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsa
esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones
100
Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente
imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso.
Seleccione
la sección
Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos que
elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula, R.D
institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla
101
Estos datos se pueden actualizar
en el registro de la sección
Pulse el botón
Generar Nómina
Después, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de
Matricula. La imagen de la cara anterior es como sigue:
102
Remisión del formato de la nómina de matrícula.
Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02,
tal como lo muestra este diagrama:
103
Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en
el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Remitir nómina formato PDF.
Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación
similar a la siguiente:
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de
matrícula y dicho archivo es capturado y almacenado en la base de datos del sistema. Note también que
no es posible volver a generar el formato de la sección en curso ya que queda bloqueada la caja de
check.
104
Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por
ejemplo:
En este sector
aparecen los
formatos oficiales
correspondientes a la
sección.
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en paquetes de envío para remitirlos a la UGEL u
otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos en paquetes de envío se debe pulsar el
botón Establecer paquetes de envío, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
Es posible también
Note que es posible ingresar un
armar un paquete con documento de
formatos de referencia que puede
secciones de ser el número de
diferentes grados. oficio de la IE con la
que se envían los
formatos.
Aunque no es lo recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la
IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un
paquete de envío.
Este es el número de
paquete
Finalmente, es posible también imprimir el formato de paquete, con el fin de obtener un listado rápido de
los formatos que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los
105
formatos oficiales a la UGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de
esta manera:
Los procesos que se llevan a cabo para completar satisfactoriamente esta opción están diagramados en
el siguiente esquema:
106
El proceso completo para la emisión rápida de la nómina de matrícula es el siguiente:
1. El usuario, al ingresar a la opción puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin de
realizar allí el registro de los estudiantes: Es una sección por cada archivo.
2. Se realiza el registro de los estudiantes.
3. Se sube (upload) el archivo. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes.
4. Posiblemente el usuario desee modificar la información de los estudiantes directamente sobre la
aplicación, ya no sobre el archivo Excel.
5. En ambos casos, el sistema debe validar la información ingresada.
6. Si hay inconsistencias, el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas.
7. La información de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada, si el usuario
desea realizar una nueva carga completa, deberá borrar los datos cargados y volver a ingresar los
datos por Excel (o directamente, ver actividad 4)
8. Si no existen inconsistencias, se transfiere la información y se elimina automáticamente los datos
cargados.
9. Finalmente se puede imprimir la nómina de la sección.
Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año
académico en curso y posteriormente ingresar a esta opción, tras lo cual se muestra la siguiente
pantalla:
107
a) Se selecciona el grado y la sección
Se activan los botones de la página y se muestra el panel que permite visualizar y registrar los
estudiantes de la sección.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que
no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la
información allí contenida actualizará los datos correctamente.
108
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 7 Identifica que se trata de un Nomina_
archivo de nómina
Del 8 al 16 Es el código modular, el 06352840_
anexo de la institución
educativa y un separador
Del 17 al 18 Es el nivel educativo de la IE B0
Del 19 al 22 Es el año académico 2011
Del 23 al 24 Es el código de grado 10 (es primer grado de
secundaria)
Del 25 al 26 Es el código de la sección 04 (que le corresponde a la
sección 4° D de esta IE)
Del 27 al 35 Es un separador y un _84327
número de control
Del 36 al 39 Es la extensión del archivo .xls
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de
la ruta
Se puede indicar
cualquier otra ruta y el
usuario puede optar
por crear subdirectorios
por grados, por
ejemplo.
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como
también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes.
109
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un
mensaje similar al siguiente:
110
Aquí, algunos alcances sobre esta hoja de cálculo:
La columna Sexo estará precargada con el sexo asociado a la institución educativo, de tal manera
que , por ejemplo, si la IE es de solo mujeres, esta columna contendrá la letra M (Mujeres). Si la IE
es mixta, se mostrará por defecto H (hombres)
Se cuenta con validaciones que guían al usuario en el registro, por ejemplo, en el caso de la
segunda lengua:
d) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la
IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase,
solo deberá respetar la codificación que aparece en las listas de la primera página..
La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir más
estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas:
51, 52, 53, etc.
e) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información
al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.
111
f) Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.
g) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo
Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha
leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario
h) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el
usuario pueda observar los datos que serán actualizados.
112
Para eliminar
registros
Para modificar
registros
Para agregar
registros
i) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para
modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente
para modificar los datos que se requiere para la nómina.
113
Para grabar los
datos registrados.
NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI, entonces como código de estudiante debe quedar en
blanco ya que el sistema considerará como código de estudiante el DNI. Si el estudiante tiene
código de estudiante de 14 dígitos y DNI ambos deben ir.
j) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga
nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es
necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos, tras lo cual
se muestra el mensaje siguiente:
k) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la
información registrada por el usuario.
En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres,
apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado en el sistema. Si todo
hace indicar que se trata del mismo estudiante, el sistema solicita la confirmación por parte del
114
usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se
muestra a continuación:
En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que es
un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el
registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma persona. El
sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la
hoja de cálculo es el válido.
En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que
ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.
115
Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Para
ello se puede
En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una
columna correspondiente en la hoja de cálculo.
El archivo Excel de
carga contenía DNI
para estos estudiantes
Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el
nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha
convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:
116
n) Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información,
tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:
Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra
transferencia.
117
20. Resoluciones IE
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en
proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo
en el sistema.
Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.
Inicialmente la lista está vacía.
Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución.
118
Los datos que se registran en esta ventana son:
119
Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.
Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar
con la información contenida en el sistema.
En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas
asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:
Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de
fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.
120
En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial,
podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o
estudiantes.
121
Si selecciona el filtro por secciones
Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución,
apareciendo de la siguiente manera:
Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de
registrado.
122
Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son
confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic
sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.
La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de
eliminación.
Enlace que
Secciones del grado
permite
modificar los
datos del
estudiante
matriculado
Diseño Curricular
Nacional vigente
a. Orden Automático
123
Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara
automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente
ventana.
b. Orden Manual
Se podrá cambiar el
orden de la lista,
cambiando el orden de
los números
124
Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón
“Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado,
como se muestra en la siguiente ventana.
En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante
presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del
estudiante matriculado
125
Pulse este enlace para modificar
los datos del estudiante
matriculado
126
podrá eliminar toda la información del estudiante, pues
se activa el botón de eliminación
Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de
todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección
127
23. Cambio de Sección por Estudiante
Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del
año académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante
desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente.
Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va
realizar el cambio de sección.
e. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección pulse el botón Agregar y luego ingresar
los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.
128
Los datos que se muestran / registran son:
Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.
Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe
pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
129
Puede refrescar la pagina para poder ver el estado del proceso.
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.
130
Descripción del Reporte:
131
Los datos que se solicitan son:
El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:
En este campo se
ingresa el nombre de
la IE.
132
Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:
Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la
Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le
corresponden, tal como se muestra a continuación:
Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año
académido.
Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”
133
Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.
Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que
desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro
Pulse el enlace
para modificar
la información
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia
impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal
como se muestra a continuación:
134
Note que el sistema
reconoce al estudiante
como retirado (ver el color
rojo de la leyenda).
135
CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por
meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.
Enlace
Registro de
Asistencia
Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como límite
hasta la fecha actual.
b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como
Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes
que no asistieron a clases.
c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa,
así como una descripción por cada uno de los estados.
136
Pulsar con el
mouse en la
casilla para
cambiar el
estado Fechas
especiales
marcadas
Si pone el cursor
aparecerá el
significado de
cada letra
Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron
grabados con éxito
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al
estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.
Descripción Símbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza Justificada U
Asistió símbolo de punto
espacio en
No se registro blanco
137
a. Imprimir asistencia
Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará la
siguiente ventana:
b. Eliminar asistencia
La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les
estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”
En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente
ventana de confirmación y pulse “Aceptar”
138
Pulse el icono para borrar la asistencia
del estudiante
En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana
de confirmación y pulse “Aceptar”
Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado
de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema.
139
El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se
encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se
mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados,
como por ejemplo:
Grado
Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.
140
Datos generales
En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y
en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color
anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro
de las notas.
Naranja: Retirado
Amarillo: Trasladado
Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y
Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
141
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es
decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara
como “09”.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán
de color rojo.
Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validar
antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:
142
Note que al grabar, se
calculan las notas finales.
Cuando se tratan de notas
literales, la nota final se
corresponde con la nota del
último criterio de evaluación.
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e
indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar
registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:
143
Note que ambos botones se
bloquean. El usuario no podrá
modificar las notas a menos
que sea liberado por un
usuario de tipo administrador
que tenga los suficientes
privilegios.
Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se
generará un archivo que permita hacer la carga de notas.
Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero
tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar
las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16
Registro de Notas por Docente”
144
Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:
145
En este sector el usuario
debe ingresar las
calificaciones de los
estudiantes al finalizar el
periodo.
En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá
la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir.
Busque el archivo de
excel
Pulse “Abrir”
Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga
146
Informe de
Carga
Pulse
“Cargar
Notas”
Pi
Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información
de las notas que se han registrado.
Informe de
Inconsistencias
Ingrese las
notas
directamente
En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo
acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le
mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.
Relación de inconsistencias
147
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar
o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso
mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.
148
Opción para
registrar las
apreciaciones
149
Ingrese las
apreciaciones del
estudiante
150
Apreciaciones del
Docente
Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el
servidor va realizando el cálculo correspondiente.
Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede
actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de
procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de
notas.
FASE REGULAR
Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la
siguiente pantalla:
151
Porcentaje de avance
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico
a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año
académico.
b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles
son:
En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas finales
y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación
c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final
de cada estudiante en el periodo seleccionado.
Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se
muestra en la ventana siguiente
Informe de
Datos de la fecha,
Proceso de
hora y usuario que
Cálculo de Notas
ejecuto el proceso
Enlace Informe
de Proceso
Cálculo de
Notas.
d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar
antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa
para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la
152
situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de
promoción y repitencia que han sido definidas previamente.
El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de
promoción y repitencia se definen centralizadamente.
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promoción y
repitencia
Con este
botón es
posible
consultar el
estado de
cada proceso.
153
e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso
consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la
libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier
momento por el familiar o docente.
154
Pulse el icono de
impresora y abrirá la
siguiente ventana
f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente
a un periodo determinado.
Pulse mostrar
reporte y le mostrara
la siguiente ventana
155
Áreas y criterios de
evaluación.
Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de esta forma no se
podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
156
Proceso de generación de pre-matrícula.
Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados
y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año
académico.
Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Los estados se
encuentran
como Evaluados.
Cuando el estado se
encuentra en evaluado
Recién se activan el botón
Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de
lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:
157
Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los
estudiantes.
Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no
será completado y se mostrará el siguiente mensaje:
FASE DE RECUPERACION
Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso
de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.
Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del proceso.
158
31. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un
estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se
esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje
correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la
sección y generar las libretas de calificaciones.
Sector de selección de
Sector de
estudiantes para
selección.
procesar
Sector de
procesamiento
Lista de los
procesos que
fueron ejecutados
anteriormente
Muestra el estado
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
en que se
encuentra el
159 registro
Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Fase
El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio
solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico
en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como
se muestra en la siguiente ventana.
Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de
procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar
tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.
160
Pulse esta opción
% de
para actualizar el %
Avance
de avance
Selección los
grados
Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la
siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.
Seleccione las
secciones
Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de
realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas.
161
Sector de búsqueda
de estudiantes
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Presione la
tecla DEL
para eliminar
el estudiante
de la lista.
Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje
Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.
162
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.
163
Este proceso debe ser
completado para que
se pueda tener
acceso a seleccionar
el periodo.
En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente
ventana:
164
Puede seleccionar la sección de un
grado o varias secciones de diferentes
grados y luego pulse “Generar archivo
de impresión”
Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual
aparece el registro del estudiante que estamos buscando
165
Pulse sobre el registro y
este se pasara a la parte
izquierda como se
muestra en la siguiente
ventana
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
166
33. Acta Consolidada de Evaluación
Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.
Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se
muestra el acta correspondiente.
167
34. Recuperación Subsanación
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación
para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección
En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:
168
En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo.
169
Seleccione año
académico y haga click
en Mostrar reporte
Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la
siguiente ventana:
170