APLIKASI PERPUSTAKAAN DENGAN MENGGUNAKAN

MICROSOFT ACCESS

I. DATABASE
Langkah – langkah pembuatan Database :
Aktifkan Microsoft Access
Click menu File, pilih New, pilih Blank Database pada kotak Task Pane
Lalu pilih folder tempat anda menyimpan database anda
Ketik nama databasenya yaitu Perpustakaan

II. TABEL
Langkah – langkah pembuatan Table
Double klik pada Create Table in Design View
Buatlah masing – masing nama field, data type dan fieldsize
Buat primary key, dengan cara klik kanan pada field yang akan dijadikan primary
key, klik primary key atau klik pada icon primary key
Simpan tabel tersebut
Isi datanya

Langkah – Langkah pembuatan ComboBox :

Klik pada field yang akan dijadikan comboBox
Klik pada tab Lookup, pilih ComboBox pada Display Control
Pillih Table/Query pada RowSourceType
Pilih tabel sumber data pada RowSource

Latihan :
Tabel Pengarang
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Id_Pengarang Text 4 Primary key
Pengarang Text 25
Tgl_lahir Date/Time Medium
Date
JK Text 1
Kota Text 20
Photo OleObject

Isi Datanya seperti berikut ini :

1
Untuk mengisi field foto :
Klik Menu Insert, Object
Pilih Create new untuk membuat file gambar baru
Pilih create from file, browse untuk memilih gambar yang sudah ada pada
komputer kita, pilih filenya
Klik OK

Tabel Penerbit
Field Name Data Field Size Keterangan
Type
Id_Penerbit Text 4 Primary key
Penerbit Text 25
Alamat Text 30
Telp Text 15 Buat Input Mask nya
Kota Text 20

Isikan datanya sebagai berikut :

Tabel Buku
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Id_Buku Text 4 Primary key
Judul Text 50
Id_Pengarang Text 4 Buat ComboBox dari Pengarang
Id_Penerbit Text 4 Buat ComboBox dari Penerbit
Jumlah Number Byte

Isi Datanya :

2
Tabel Anggota
Field Name Data Field Size Keterangan
Type
Id_Anggota Text 7 Primary key
Nama_anggota Text 25
Alamat Text 25
Telp Text 15

Isi Datanya :

Tabel Pinjam
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Id_Pinjam Text 9 Primary key
Tgl_pinjam Date/Time Format : Medium Date
Id_Anggota Text 7 Buat ComboBox dari Anggota
Id_Buku1 Text 4 Buat ComboBox dari Buku
Id_Buku2 Text 4 Buat ComboBox dari Buku

Isi Datanya :

3
Tabel Kembali
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Id_Kembali Text 9 Primary key
Tgl_kembali Date/Time Format : Medium Date
Id_pinjam Text 9 Buat ComboBox dari Pinjam
Bayar Currency

Isi Datanya kecuali field Bayar (karena akan kita input nanti di form)

III. RELATIONSHIP

Langkah – langkah pembuatan Relationship

Klik Menu Tools, Relationship

Masukan semua tabel yang kita punya dengan klik pada nama table lalu klik Add

Klik Close pada Kotak Show Table

Drag Field yang merupakan primary key pada sebuah table ke yang bukan
primary key ditabel lain (field nya harus sama)

Klik Enforce Referential Integrity, Cascade delete Related Fields, Cascade Update
Related Fields, Klik Ok

Latihan :

4
Buatlah Relationship dari tabel – tabel yang ada pada database perpustakaan sebagai
berikut :

IV. QUERY
Langkah – langkah pembuatan Query
Double klik Query in Design View
Klik pada table yang akan dijadikan sumber data querynya, klik Add, Klik Close
Double Klik pada field yang akan ditampilkan di query
Untuk field yang tidak ada pada tabel (merupakan field ekspresi) klik icon Build,
lalu ketik rumusnya
Untuk menjalankan query klik icon bergambar ! atau klik View, Datasheet view
Simpan Query tersebut

Latihan :
Buat query Pinjam dari tabel Pinjam dan tabel Anggota, simpan dengan nama
QPINJAM

5
Tuliskan rumus ekspresi tglhrskembali pada build code sebagai berikut :
Tglhrskembali:tgl_pinjam+7

Buat Query dengan nama Qkembali dengan ketentuan sebagai berikut :

Field Name Tabel Sumber
Id_kembali Kembali
Id_pinjam Kembali
Tgl_pinjam Pinjam
Tglhrskembali Expression
Tgl_kembali Kembali
Telat Expression
Denda Expression
Keterangan Expression
Bayar Kembali

Ketentuan :
Tglhrskembali adalah tujuh hari setelah tanggal pinjam
Pada Builder : tglhrskembali:tgl_pinjam+7
Telat didapat dari tgl_kembali – tglhrskembali
Pada Builder : telat:tgl_kembali-tglhrskembali
Denda ditentukan jika tgl_kembali melebihi tglhrskembali maka denda Rp 500
perhari
Pada Builder : Denda : iif(tgl_kembali>tglhrskembali,telat*500,0)
Keterangan, jika kena denda diberi keterangan anda kena denda, selain itu Anda
tidak kena Denda
Pada Builder : Keterangan : iif(tgl_kembali>tglhrskembali,”Anda kena denda”,
”Anda tidak kena denda”)

V. FORM

6
Langkah – langkah pembuatan form :
Double Klik icon New pada Object Form
Pilih Design View, Pilih table/query dikotak Choose table or query, klik OK
Drag Field – field yang dibutuhkan ke bagian Detail dari form
Atur tampilan form
Simpan form tersebut

Langkah – Langkah pembuatan Command Button :

1. Buka form dalam Design View dan pastikan tombol Control Wizard button
pada toolbox ditekan.
2. Klik tombol perintah icon pada toolbox dan tarik tombol ke form. Command
Button Wizard akan muncul.
3. Pada jendela dialog pertama, kategori aksi akan muncul dalam daftar sebelah
kiri sedangkan yang kanan masing-masing kategori aksi. Pilih action untuk
tombol perintah dan klik Next >.

4. Pilih tampilan command berupa nama atau gambar, klik Next

7
 5. Lalu beri nama command button nya (jangan gunakan spasi), klik Finish

Latihan :
Buatlah form sebagai berikut dengan
menggunakan wizard dari tabel
pengarang, lengkapi dengan
command button dan messagebox nya (Simpan dengan nama FRMPENGARANG)

Langkah – langkah
pembuatan message box:
Klik icon Design pada
form, atau klik menu
view, design view
Klik kanan pada command button yang akan dibuat messagebox
Klik Build Event, code builder, OK

Berikut ini adalah listing – listing messagebox yang ada pada form :

Private Sub CMDFIRST_Click()

On Error GoTo Err_CMDFIRST_Click

DoCmd.GoToRecord , , acFirst
MsgBox "Sudah diawal record", vbOKOnly, "Informasi"
Exit_CMDFIRST_Click:
Exit Sub

Err_CMDFIRST_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_CMDFIRST_Click

End Sub

8
Private Sub CMDPREV_Click()
On Error GoTo Err_CMDPREV_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_CMDPREV_Click:
Exit Sub

Err_CMDPREV_Click:

'MsgBox Err.Description - kode ini tidak diproses -

MsgBox "Sudah diawal record", 64, "Informasi"
Resume Exit_CMDPREV_Click

End Sub

Private Sub CMDNEXT_Click()

On Error GoTo Err_CMDNEXT_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_CMDNEXT_Click:
Exit Sub

Err_CMDNEXT_Click:

'MsgBox Err.Description
MsgBox "Sudah diakhir record", 64, "Informasi"
Resume Exit_CMDNEXT_Click

End Sub
Private Sub CMDLAST_Click()
On Error GoTo Err_CMDLAST_Click

DoCmd.GoToRecord , , acLast
MsgBox "Sudah diakhir record", 64, "Informasi"

Exit_CMDLAST_Click:
Exit Sub

Err_CMDLAST_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_CMDLAST_Click

End Sub

9
Jika kita klik command ADD maka kursor akan berada di Id_pengarang :
Private Sub CMDADD_Click()
On Error GoTo Err_CMDADD_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
ID_PENGARANG.SetFocus

Exit_CMDADD_Click:
Exit Sub

Err_CMDADD_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_CMDADD_Click

End Sub

Jika kita ingin ada messagebox ketika diklik commmand Delete.

Private Sub Form_BeforeDelConfirm(Cancel As Integer, Response As Integer)

On Error Resume Next
Response = acDataErrContinue
If MsgBox("Yakin akan dihapus?", 16 + 4, "Hapus") = vbNo Then
Cancel = True
Else
Cancel = False
End If
End Sub

Jika kita isi id_pengarang tetapi id_pengarang itu sudah pernah ada dalam tabel
pengarang, sehingga muncul messagebox maka listingnya adalah :

Private Sub ID_PENGARANG_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

On Error GoTo cari
Dim cekid_pengarang As String
cekid_pengarang = DLookup("[id_pengarang]", "[Pengarang]", "[id_pengarang]='" &
ID_PENGARANG & "'")
If Not IsNull(cekid_pengarang) Then
MsgBox "Id Pengarang " + ID_PENGARANG + " Sudah Ada", 64, "Informasi"
DoCmd.CancelEvent
End If
cari:
Exit Sub
End Sub

Private Sub CMDCLOSE_Click()

On Error GoTo Err_CMDCLOSE_Click
pesan = MsgBox("Yakin mau menutup Form?", vbOKCancel, "Konfirmasi")

10
If pesan = vbOK Then
DoCmd.Close
Else
Exit Sub
End If

Exit_CMDCLOSE_Click:
Exit Sub

Err_CMDCLOSE_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_CMDCLOSE_Click

End Sub

Buat juga Form dari tabel Penerbit dan Buku, simpan dengan nama FRMPENERBIT
dan FRMBUKU.

Langkah – langkah pembuatan subform :

Buat form utamanya, bisa dengan menggunakan wizard atau desing view
Klik icon SubForm/SubReport yang ada pada toolbox
Ikuti langkah wizardnya
 Pilih Use Existing Tables an Queries jika data yang diambil dari table
atau query
 Pilih Use Existing Forms jika datanya diambil dari Form
 KLIK NEXT
 Pilih Nama Tabel/Query, masukkan field yang akan ditampilkan ke
kotak selected field (jika pilihan anda sebelumnya adalah Use Existing
Tables an Queries)
 KLIK NEXT
 Klik Define my own untuk menghubungkan field yang ada pada form
dengan field yang ada pada subform
 KLIK NEXT
 Ketik Nama Subform (jangan menggunakan spasi)
 KLIK FINISH
Latihan :

Buatlah sebuah Form dari Qpinjam dan tambahkan subform dari tabel Buku. Seperti
dibawah ini (simpan dengan nama FRMPINJAM)

11
Pada form Peminjaman buku diatas terdapat option pilihan untuk keanggotaan, jika
dipilih Anggota maka id_anggota dan nama_anggota aktif dan dapat dipilih
sedangkan Nama Peminjam tidak aktif, jika diklik NonAnggota maka id_anggota dan
nama_anggota tidak aktif dan Nama Peminjam dapat diisi.

Cara membuat option keanggotaan

Bisa dengan menggunakan object OptionGroup, ikuti langkah wizard berikut :

1. Ketikan Nama Option pada Label Names,

2. Klik Next,

3. Pilih default choice ada/tidak,

4. klik Next,

5. Klik Next,

6. Pilih save values for later use jika kita tidak ingin simpan data nya kedalam
suatu field,

7. pilih store the values in this field dan nama fieldnya jika kita ingin
menyimpan dalam sebuah field.klik next,

8. pilih tampilan optionnya,

12
 9. klik next,

10. ketik nama framenya,

11. klik Finish

Atau dengan menggunakan object Option Button. Jangan lupa untuk merubah
properties namenya

Lalu ketikkan kode program berikut : (jika anda membuat dengan menggunakan
option group maka eventnya adalah gotfocus bukan click)

Private Sub optA_Click()

optN.Value = 0

ID_Anggota.Enabled = True

Nama_anggota.Enabled = True

txtnama.Enabled = False

ID_Anggota.SetFocus

End Sub

Private Sub optN_Click()

optA.Value = 0

ID_Anggota.Value = "-"

ID_Anggota.Enabled = False

Nama_anggota.Enabled = False

txtnama.Enabled = True

txtnama.Value = ""

txtnama.SetFocus

13
End Sub

Latihan :

Buatlah Sebuah Form dari Tabel Kembali dan buat subform dari Tabel Pinjam
dengan nama SubPinjam dan subform dari Qkembali dengan nama SubKembali
(Simpan dengan nama FRMKEMBALI)

Rumus pada Subform

Klik design dari SubKembali, lebarkan bagian footernya, tambahkan sebuah textbox
baru yaitu Denda, beri nama txtdenda, dan pada control source (unbound) ketikan
=Sum([denda])
Buat textbox baru di form, letakkan dibawah subkembali, labelnya beri caption
Denda, pada textboxnya beri nama txtbyrdenda. Dan pada control source (unbound)
ketikan =SubKembali.form!txtdenda
Buat textbox baru di form, letakkan dibawah subkembali, labelnya beri caption
kembali, pada textboxnya beri nama txtkembali. Dan pada control source (unbound)
ketikan =[bayar]-[txtbyrdenda]

14
VI. REPORT
Langkah – langkah pembuatan Report :

Menggunakan Wizard

Membuat report menggunakan Access' wizard dengan mengikuti langkah berikut :

1. Klik ganda "Create report by using wizard" option pada Reports Database
Window.
2. Pilih sumber informasi untuk report dengan memilih tabel atau query dari
Tables/Queries menu tombol kebawah. Lalu, pilih field yang akan
ditampilkan dalam report dengan memindahkannya dari menu Available
Fields ke jendela Selected Fields gunakan tombol panah kanan > untuk
memindahkan satu field sekali atau tombol panah ganda >> untuk
memindahkan semua field sekali. Klik tombol Next > untuk pindah ke layar
berikutnya.
3. Pilih fields dari daftar arsip yang harus digolongkan dengan mengklik tombol
panah kanan. > untuk memasukkan field ke diagram. Gunakan tombol
Priority untuk mengubah perintah dari penggolongan field jika lebih dari satu
field dipilih. Klik Next > untuk melanjutkan.
4. Jika arsip harus disortir, mengidentifkasi sortiran harus disini. Pilih field
pertama arsip harus disortir dan klik tombol sortir A-Z untuk memilih dari
menaik atau menurun. Klik Next > untuk melanjutkan
5. Pilih layout dan orientasi halaman untuk report dan klik Next >.
6. Pilih warna dan graphic style untuk report dan klik Next >.
7. Pada layar terakhir, beri nama report dan pilih untuk membukanya pada Print
Preview atau Design View mode. Klik Finish untuk membuat report

Dengan menggunakan Design View

Klik Icon New pada object Report

Pilih Design view, pilih nama tabel atau query yang akan dibuat report, klik OK
Drag nama field yang akan ditampilkan ke bagian detail
Atur tampilan report
Simpan report tersebut

Latihan :

Buatlah report Pinjam dengan menggunakan wizard dari query pinjam lalu perindah
report dengan memberikan garis pada report menggunakan object rectangle dan line
yang ada di toolbox

15
Buatlah report denda dengan menggunakan design view dari QKembali masukan
fieldnya (id_kembali, telat, denda dan bayar) lalu tambahkan subreport dari tabel
pinjam design seperti berikut :

16
Tambahkan textbox No Kwitansi, tulis rumus untuk memberikan no urut kwitansi
dikotak unbound yaitu =1

Tambahkan textbox Tanggal, tulis rumus untuk memberikan tanggal kwitansi dikotak
unbound yaitu =DATE()

Tambahkan textbox Bayar, tulis rumus untuk mencari kembali dikotak unbound yaitu
=[Bayar]-[Denda]

VII. MACRO
Merupakan sekumpulan instruksi Access yang digunakan sebagai shortcut. Bisa juga
digunakan untuk pembuatan menu

Pembuatan Menu Tabel

1.) Pilih Object Macro klik New
2.) Klik Menu View Macro Names
3.) Buat rancangan macro sbb:

Macro Names Action Action Argument

&Pengarang Open Table Table Name : Pengarang
View : DataSheet
Data Mode : Edit
Penerbi&t Open Table Table Name : Penerbit
View : DataSheet
Data Mode : Edit
&Buku Open Table Table Name : Buku
View : DataSheet
Data Mode : Edit
&Anggota Open Table Table Name : Anggota
View : DataSheet
Data Mode : Edit
P&injam Open Table Table Name : Pinjam
View : DataSheet
Data Mode : Edit
&Kembali Open Table Table Name : Kembali
View : DataSheet
Data Mode : Edit

Simpan dengan nama : Tabel

Pembuatan Menu Form

1.) Pilih Object Macro klik New

17
2.) Klik Menu View Macro Names
3.) Buat rancangan macro sbb:

Macro Names Action Action Argument

Form Pengarang Open Form Form Name : FRMPENGARANG
View : Form
Window Mode : Normal
Form Penerbit Open Form Form Name : FRMPENERBIT
View : Form
Window Mode : Normal
Form Buku Open Form Form Name : FRMBUKU
View : Form
Window Mode : Normal
Form Anggota Open Form Form Name : FRMANGGOTA
View : Form
Window Mode : Normal
Form Pinjam Open Form Form Name : FRMPINJAM
View : Form
Window Mode : Normal
Form Kembali Open Form Form Name : FRMKEMBALI
View : Form
Window Mode : Normal

Simpan dengan nama : Form

Pembuatan Menu Report

1.) Pilih Object Macro klik New
2.) Klik Menu View Macro Names
3.) Buat rancangan macro sbb:

Macro Names Action Action Argument

Report Pinjam Open Report Report Name : RPTPINJAM
View : Print Preview
Window Mode : Normal
Report Kembali Open Report Report Name : RPTDENDA
View : Print Preview
Window Mode : Normal

Simpan dengan nama : Report

Pembuatan Menu Utama

4.) Pilih Object Macro klik New
5.) Klik Menu View Macro Names
6.) Buat rancangan macro sbb:

18
Macro Names Action Action Argument
&Tabel AddMenu Menu Name : &Tabel
Menu Macro Name : Tabel
&Form Add Menu Menu Name : &Form
Menu Macro Name : Form
&Report Add Menu Menu Name : &Report
Menu Macro Name : Report
&Keterangan MsgBox Message : “Aplikasi Perpustakaan”
Beep : Yes
Type : Information
Title : Info
&Exit Close Save :prompt

Cara menjalankan Macro :

Klik Menu Tools – Macro – Create Menu From Macro

VIII. SWITCHBOARD
Merupakan suatu fasilitas yang dapat digunakan untuk Menu Navigasi.

Pembuatan Switchboard
Klik Menu Tools pilih DataBase Utilitiies pilih Switchboard Manager
Yes
Tampil Jendela Switchboard

Klik Edit ubah Main Switchboard (Default) : MENU UTAMA Klik Close

19
Tambahkan Switchboard baru :
Klik New isi Tabel Ok Klik New isi Form Ok

Klik New isi laporanOk 

Tampilan Menu Switchboard

Kemudian :
Pada Switchboard Pages pilih MENU UTAMA klik Edit klik New

20
Kemudian
Pada switchboard page klik/sorot tableedit
Setelah itu klik New buat item Mahasiswa,matakuliah,nilai,kembali yang
terhubung dengan macro yang telah di buat.

Contoh pembuatan isi menu untuk table:

21
Contoh pembuatan isi menu untuk form :

22
Contoh pembuatan untuk isi menu untuk laporan/report :

23
Cara Menjalankan Switchboard : Double klik pada Switchboard yang ada pada objek
Form.

Untuk menghapus Switchboard, Hapus Switchboard yang ada pada Form dan
Switchboard Items yang ada pada objek Table

24