1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi yang semakin canggih dan membawa pengaruh besar

ke dalam bidang – bidang kehidupan manusia seperti halnya dalam bidang usaha,

banyak perusahaan baik milik negara maupun swasta yang berusaha untuk

meningkatkan mutu dan layanan dalam bidang usahanya. Salah satu

perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkan sistem dan alat informasi

yang dapat mengolah data untuk menghasilkan informasi. Usaha – usaha yang

ingin maju harus mampu mengikuti kemajuan era informasi dengan menggunakan

alat pengolah data yaitu komputer.

Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data maka semua bidang

dalam satu perusahaan atau instansi dapat dikomputerisasikan , dalam hal ini

bidang-bidang yang dianggap penting dan utama yang dapat mendukung

keberhasilan dari suatu perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Perusahaan

membutuhkan data dan informasi yang akurat untuk dapat berkompetensi dengan
 2

perusahaan lain dan perusahaan harus memiliki pengetahuan yang cukup secara

internal dan eksternal.

Kenisah Ministry Jakarta merupakan sebuah bentuk instansi gereja yang

bergerak dalam bidang sosial, pelayanan/ministry. Sistem informasi penggajian

karyawan tetap di Kenisah Ministry Jakarta adalah semi terkomputerisasi. Bagian

kasir tidak mempunyai data gaji karyawan tetap karena yang memegang data gaji

karyawan tetap hanya koordinator keuangan. Koordinator keuangan bertanggung

jawab untuk mentransfer gaji karyawan tetap setiap bulan ke rekening masing –

masing. Apabila bagian koordinator keuangan melakukan tugas luar maka setiap

karyawan akan menunggu sampai kembali dan mentransfer gaji karyawan

tersebut. Bila tanggal gaji setiap bulan bertepatan dengan hari libur kerja dan hari

libur nasional maka karyawan tidak mengetahui kapan kepastian untuk menerima

gaji. Bagian kasir hanya sebagai perantara informasi dari bagian koordinator

keuangan kepada karyawan. Bagian kasir akan memberikan laporan data lembur

karyawan tidak tetap kepada koordinator keuangan. Koordinator keuangan akan

memberikan petty cash lembur kepada bagian kasir untuk diberikan kepada

karyawan tidak tetap.

1.2 Tujuan dan Manfaat

 3

Tujuan dan manfaat dari kerja praktek ini dapat diuraikan sebagai berikut :

1.2.1 Tujuan

Tujuan dari dilaksanakannya Kerja Praktek adalah :

1. Melakukan riset langsung untuk menganalisa, memahami dan melihat secara

langsung sistem informasi yang berjalan dalam suatu perusahaan atau lembaga

ditempat di mana penulis melakukan kerja praktek. Sehingga

pertanggungjawaban isi dari penulisan laporan kerja praktek ini dapat penulis

pertanggung jawabkan kebenarannya.

2. Menyimpulkan kekurangan – kekurangan sistem yang berjalan dalam

perusahaan yang bersangkutan sehingga kekurangan atau kelemahan sistem

tersebut masih bisa diperbaiki, disempurnakan atau disesuaikan dengan

perkembangan dan kompetensi global dengan lebih baik.

3. Berusaha memperbaiki atau memberi solusi terhadap kekurangan –

kekurangan dari sistem yang ada dimana penulis melakukan kerja praktek.

1.2.2 Manfaat

Manfaat dari penulisan Laporan kerja Praktek ini antara lain :

1. Kenisah Ministry Jakarta mengetahui kekurangan dari Sistem Informasi

Penggajian yang sedang berjalan saat ini.

2. Menambah wawasan dari penulis yang melakukan kerja praktek.

 4

3. Kesalahan dalam penghitungan petty cash lembur karyawan dapat

diminimalis.

4. Sistem Informasi Penggajian di Kenisah Ministry Jakarta dirancang

5. menjadi sistem yang terkomputerisasi.

1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dibuat untuk mengidentifikasi semua masalah – masalah

yang ada dalam suatu sistem. Identifikasi masalah pada Sistem Informasi

Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Waktu pembayaran gaji tidak konsisten setiap bulan.

2. Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan petty cash lembur

karyawan.

3. Sistem Informasi Penggajian masih semi komputerisasi.

4. Tidak ada sistem absensi yang baku.

1.4 Batasan Masalah

 5

Mengingat luasnya permasalahan komputerisasi serta keterbatasan waktu yang

tersedia, maka dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini penulis perlu

membatasi masalah penulisan dengan membahas masalah Sistem Informasi

Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta yang meliputi proses transfer gaji

karyawan tetap dan pembayaran petty cash lembur selama satu bulan. Proses

penggajian ini terdiri dari beberapa proses yaitu proses pendataan (pendataan gaji

pokok, pendataan karyawan, pendataan no rekening), proses gaji dan lembur dan

proses pembuatan laporan. Diharapkan dengan adanya batasan tersebut dapat

menjelaskan sistem penggajian secara keseluruhan.

1.4 Metode Penelitian

Dalam metode penelitian ini, di jelaskan bagaimana penulis mendapatkan

data dan informasi yang dibutuhkan oleh penulis.

Tahap – tahapnya yaitu :

a. Observasi

Kegiatan observasi ini dilakukan dengan cara, penulis datang langsung ke

Kenisah Ministry Jakarta yang terletak di Jl. Jend. Sudirman Kav 44 Center Park

BRI 2 lantai 9, untuk melihat dan memperoleh data dan informasi, baik sistem

yang berjalan maupun kebutuhan dalam perusahaan. Penulis diberi kesempatan

selama satu bulan dalam melakukan riset di gereja tersebut.

 6

b. Wawancara

Penulis langsung melakukan wawancara kepada pegawai Kenisah Ministry

yang bersangkutan untuk memperoleh informasi secara langsung bagaimana

sistem dalam perusahaannya berjalan, apa yang menjadi kendala / tantangan yang

sering di hadapi dan mengetahui kebutuhan perusahaan sebagai bahan dalam

menyusun laporan ini.

c. Kepustakaan

Untuk memperlengkapi data dan informasi serta tata cara dalam

pembuatan laporan ini, penulis menggunakan buku yang mendukung penyusunan

sistem informasi penggajian di Kenisah Ministry sebagai referensi yang berkaitan

dengan penggajian / pembuatan aplikasi sistem informasi penggajian karyawan.

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan sistem informasi penggajian karyawan tetap di Kenisah Ministry

Jakarta disusun dalam beberapa bab, yang masing – masing terdiri dari sub bab

dengan uraian sebagai berikut :

BAB I :PENDAHULUAN
 7

Dalam bab ini diuraikan secara ringkas mengenai latar belakang

laporan kerja praktek, tujuan dan manfaat, batasan masalah,

metode penelitian dan sistematika penelitian.

BAB II :ORGANISASI

Bab ini menguraikan sejarah dari Kenisah Ministry Jakarta,

struktur organisasi yang menjelaskan tentang gambar bagan

struktur organisasi dan keterangan tugas dan wewenang. Dalam

bab ini ada penjelasan unit kegiatan di Kenisah Ministry Jakarta.

BAB III :SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

Dalam bab ini diuraikan sistem informasi yang berjalan dari

proses penggajian karyawan di Kenisah Ministry Jakarta, seperti

Proses penggajian yang menjelaskan proses dalam sistem yang

berjalan dari sistem informasi penggajian, Dekomposisi fungsi

yang menggambarkan hirarki fungsi yang ada pada sistem

penggajian di gereja tersebut, DAD (Diagram Aliran Data)

memodelkan proses yang terjadi pada sistem yang berjalan dan

ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan diagram

hubungan antar entitas yang menghubungkan antar objek atau

simpanan data yang ada dalam sistem yang dianalisa.

BAB IV :ANALISA SISTEM

 8

Dalam bab ini menjelaskan bagaimana analisa sistem informasi

penggajian di Kenisah Ministry Jakarta, baik Analisa Masukan,

yang menjelaskan tiap data masukan yang dibutuhkan dari sistem

yang berjalan, Analisa Proses, menjelaskan spesifikasi proses

yang menjelaskan hal – hal yang ada pada proses DAD, Analisa

Keluaran, menjelaskan tiap keluaran dari system yang berjalan,

Analisa Data, menjelaskan semua data yang disimpan pada DAD

dan hubungannya yang terlihat pada ERD, LRS dan Identifikasi

kebutuhan, merupakan rangkuman hasil analisa dari sistem

informasi penggajian yang lama di Kenisah Ministry Jakarta.

BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN

Menguraikan kesimpulan dan saran dari hasil analisa sistem

informasi Penggajian di Kenisah Ministry Jakarta.

BAB II
 9

ORGANISASI

2.1 Sejarah Instansi Kerja Praktek

Kenisah Ministry Jakarta merupakan sebuah gereja atau instansi yang

bergerak dalam bidang pelayanan dan sosial. Bergerak dari satu komunitas ke

komunitas lain atau sering di sebut “Komunitas Sel” sehingga menjadi satu gereja

yang memiliki variasi. Salah satu nama komunitas yang berkembang saat ini

adalah “Frontline”.

Gereja ini banyak melakukan kegiatan – kegiatan sosial dalam sejarah

keberadaannya di kota Jakarta. Gereja ini telah berdiri sejak tahun 1997 dengan

nama GBI Kenisah Jakarta yang ber-alamat di Mall Ambasador Jakarta Lt. 1-2,

namun seiring berjalannya waktu gereja ini berkembang pesat dari sisi kuantitas

sehingga berpindah tempat ke Jl. Jend. Sudirman Kav 44 Center Park BRI 2 lantai

9 sampai sekarang dengan nama Kenisah Ministry Jakarta.

Kenisah Ministry mempunyai office atau sekretariat yang terdiri dari

kurang lebih 14 orang pengurus atau yang disebut Board dan kurang lebih 15

karyawan tetap dan 10 karyawan tidak tetap. Saat ini kenisah ministry sangat

berkembang pesat dalam pelayanan sampai ke luar kota seperti Manado, Jogja,

Bali dan Papua bahkan keluar negeri seperti , singapura dan Afrika.

Untuk beberapa tahun terakhir gereja ini aktif mangadakan acara-acara dengan

menghadirkan pembicara dari luar negeri. Salah satu contoh aksi sosial yang
 10

dilakukan adalah pemberian bantuan kepada korban kebakaran pemilik kios – kios

di pasar Impres Senen dan aksi Cinta Indonesia.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi perusahaan merupakan gambaran dari susunan

jabatan-jabatan yang ada pada Kenisah Ministry Jakarta yang terdiri dari

Pimpinan (Gembala senior), Wakil Gembala Senior, Finance Controller,

Sekretaris Umum, Koordinator Keuangan, Staff Admin, Staff Dokumentasi dan

Arsip data, Staff SDM, Staff Teknologi Informasi, Kasir, Koordinator Penggalang

Dana dan Tim Penggalang dana. Dalam hal ini semua jabatan memiliki tugas dan

tanggung jawab masing – masing yang sudah di tentukan berdasarkan rapat

pengurus kenisah ministry Jakarta.

2.2.1 Gambar Bagan Struktur Organisasi

Penggambaran ini di maksudkan untuk mempermudah dalam koordinasi

tugas dan fungsional perusahaan. Gambaran bagan struktur organisasi pada

Kenisah Ministry Jakarta digambarkan sebagai berikut :

 11

Pimpinan (Gembala
Senior )

Wakil Gembala
Senior

Sekretaris Finance
Umum Controller

Koordinator
Staff Admin
Keuangan

Staff Dokumentasi
Kasir
& Arsip Data

Koordinator
Staff SDM
Penggalang Dana

Tim Penggelang
Staff IT
Dana

Gambar 2.1: Struktur Organisasi Kenisah Ministry Jakarta

2.2.2 Keterangan Tugas dan Wewenang

Keterangan tugas dan wewanang ini menjelaskan tugas dan tanggung

jawab dari semua karyawan yang ada di Kenisah Ministry Jakarta sesuai jabatan

masing – masing. Penjelasan masing - masing tugas dan tanggung jawab dari

masing – masing jabatan dijelaskan sebagai berikut :

 12

1.Pimpinan

Adalah orang yang paling berpengaruh dan membawa konstribusi dalam sebuah

perusahaan/instansi. Dalam bagian ini akan di bahas wewenang dari pimpinan

Kenisah Ministry.

Wewenang :

a. Mengambil keputusan dalam menyelesaikan masalah yang ada.

b. Mengawasi semua kegiatan dalam gereja.

c. Memimpin rapat board/pengurus.

d. Mengangkat karyawan baru ( sesuai dengan standard yang ditentukan).

e. Menjadi speaker / pengkhotbah di setiap ibadah Raya.

Tugas dan tanggung jawab

a. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di kenisah ministry.

b. Bertanggung jawab kepada Badan Pengurus Harian dan Badan Pengurus

Daerah (BPD & BPH) tentang pelaksanaan kegiatan dan kemajuan gereja.

c. Bertanggung jawab untuk pembinaan jemaat secara spiritual dan pertumbuhan

secara kuantitas.

2.Wakil Gembala Senior

Orang yang bertugas untuk membantu kerja pimpinan dalam menjalankan

suatu organisasi. Wakil Gembala Senior di Kenisah Ministry Jakarta memiliki

tugas dan wewenang sebagai berikut :

 13

Wewenang :

a. Menggantikan posisi pimpinan / gembala senior dalam menjalankan semua

program – program gereja selama pimpinan berada di luar kantor ( luar kota,

luar negeri).

b. Mewakili gembala dalam mengikuti rapat ke Badan Pengurus Harian dan

Badan Pengurus Daerah.

c. Menggantikan pimpinan ketika mendadak berhalangan untuk menjalankan

tugas (sakit dsb)

Tugas Dan Tanggung Jawab :

a. Bertanggung jawab kepada pimpinan / Gembala senior sehubungan dengan

kegiatan gereja.

b. Bertanggung jawab dalam membantu pimpinan membina Jemaat gereja.

3. Finance Controller

Bagian/orang yang harus melakukan kontrol dan pengawasan untuk setiap

transaksi keuangan dalam suatu organisasi disebut Finance Controller. Finance

Controller di Kenisah Ministry memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :

Wewenang :

a. Melakukan pengawasan / kontrol terhadap setiap arus keluar masuknya

keuangan gereja.
 14

b. Melakukan audit keuangan setiap tahun.

c. Mengawasi cara kerja bagian keuangan, dan Kasir

Tugas Dan Tanggung jawab :

Bertanggung jawab untuk melaporkan keuangan gereja kepada pimpinan dan

semua pengurus / board.

4.Koordinator Keuangan

Wewenang :

a. Mengkoordinir semua transaksi keuangan.

b. Mengevaluasi laporan keuangan secara berkala

c. Menentukan anggaran pembelian barang.

d. Mengawasi cara kerja kasir

e. Menandatangani cek /pemegang cek keuangan.

Tugas Dan Tanggung jawab :

Bertanggung jawab memberi laporan keuangan kepada Finance Controller.

5.Kasir

Orang yang menjalankan transaksi keuangan dalam satu organisasi/perusahaan

disebut kasir. Tugas dan wewenang kasir di Kenisah Ministry yaitu :

Wewenang :
 15

a. Melakukan semua transaksi keuangan, kecuali transfer gaji karyawan tetap.

b. Membantu Koordinator keuangan dan Finance Controller dalam menjalankan

sistem keuangan yang bersih dan jujur.

c. Menjadi perantara antara karyawan dan Koordinator keuangan .

d. Memberikan petty cash lembur kepada karyawan tidak tetap.

Tugas Dan tanggung jawab :

a. Membuat laporan keuangan setiap minggu/ secara berkala.

b. Mengajukan anggaran pengeluaran setiap minggu.

c. Bertanggung jawab kepada Koordinator keuangan dan Finance Controller.

d. Membuat Laporan Mingguan, Bulanan, Buku bank dan Tahunan.

e. Menerima data lemburan dan menghitung petty cash lembur karyawan tidak

tetap.

6.Sekretaris Umum

Orang yang mengawasi semua pekerjaan dari karyawan dan mengontrol kondisi

di sekretariat / kantor gereja.

Wewenang :

a. Mengawasi semua kegiatan yang ada.

b. Mengawasi cara kerja setiap karyawan.

c. Memimpin rapat karyawan.

 16

d. Menyelesaikan semua masalah yang timbul dalam sekretariat /kantor gereja

dan diantara karyawan.

Tugas Dan Tanggung jawab

a. Bertanggung jawab memberi laporan kepada pimpinan mengenai kondisi

sekretariat/ kantor gereja secara berkala.

b. Menjadi perantara antara karyawan dengan pengurus / board dan pimpinan.

7. Staff Admin Sekretaris

Tugas dan Wewenang :

a. Mengatur administrasi kantor.

b. Mengatur schedule pimpinan.

c. Mendampingi pimpinan atau wakil gembala senior dan sekretaris umum

apabila ada tugas luar.

d. Bertanggung jawab kepada sekretaris umum.

e. Mengawasi arus kekuar masuknya surat.

8. Staff Dokumentasi dan Arsip Data

Tugas dan Wewenang :

a. Bertanggung jawab kepada sekretaris umum.

b. Membuat dokumentasi dari semua kegiatan yang ada.

c. Mengawasi pertumbuhan jemaat dari sisi kuantitas.

 17

d. Update Database data jemaat

e. Mengarsip data, surat, laporan – laporan

f. Membantu pimpinan dalam membuat buku

9. Staff SDM (Sumber Daya Manusia)

Tugas dan Tanggungg jawab Staff SDM :

a. Bertanggung jawab kepada Pimpinan dan sekretaris umum.

b. Mengajukan jenis kegiatan yang akan di lakukan.

c. Melakukan interview bagi karyawan baru

d. Mengawasi semua cara kerja karyawan secara keseluruhan.

10. Staff Teknologi Informasi

Tugas dan Wewenang :

a. Membuat Website gereja

b. Update dan kontrol Website

c. Mengawasi hal – hal yang berhubungan dengan IT

d. Menjadi petugas multimedia di setiap kegiatan yang ada.

11. Koordinator Penggalang Dana

Tugas dan wewenang :

a. Bertanggung jawab kepada koordinator keuangan.

 18

b. Menentukan jenis kegiatan penggalangan dana yang mendukung suatu acara

yang akan berlangsung.

c. Memberi laporan keuangan dari hasil penggalangan dana.

12.Tim Penggalang Dana

Tugas dan wewenang :

a. Melakukan penggalangan dana langsung ke lokasi yang ditentukan.

b. Bertanggung jawab kepada koordinator penggalang dana.

c. Membuat laporan hasil dari dana yang sudah berhasil dikumpul.

2.2 Penjelasan Unit Kegiatan Tempat Riset

Analisa untuk sistem informasi yang berjalan pada sistem penggajian pada

Kenisah Ministry Jakarta dilakukan pada bagian keuangan (koordinator keuangan

dan kasir). Koordinator keuangan bertanggung jawab untuk melakukan transfer

gaji karyawan tetap melalui bank. Untuk karyawan tidak tetap seperti bagian

musik, soundman, dan office boy gaji diterima dari perhitungan lembur atau petty

cash lembur melalui kasir. Kasir menerima petty cash lembur dari koordinator

keuangan untuk melakukan pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap.

Pada Kenisah Ministry Jakarta untuk karyawan tetap gaji diperoleh dari gaji

pokok yang jumlahnya sama untuk setiap bulan kecuali adanya kenaikan gaji.
 19

Pembuatan cek gaji berdasarkan jumlah gaji karyawan tetap ditambah jumlah

petty cash lembur karyawan tidak tetap.

BAB III

SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

3.1 Analisa Proses Bisnis

Proses penggajian yang ada dalam Kenisah Ministry, dimulai ketika

finance controller menandatangani cek gaji untuk diberikan kepada koordinator

keuangan melakukan transfer gaji karyawan tetap. Bagian kasir menghitung form

uang lembur karyawan untuk selanjutnya melaporkan kepada koordinator

 20

keuangan. Kemudian cek gaji akan dibuat sesuai jumlah gaji pokok karyawan

tetap dan petty cash lembur karyawan tidk tetap.

Sistematis Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta diuraikan sebagai berikut :

1. Pendataan

Proses pendataan dilakukan pada karyawan pada saat ditetapkan sebagai

karyawan di kenisah. Pendataan karyawan meliputi pendatan data – data

pribadi seperti nama lengkap, alamat, no telepon dsb. Kemudian akan

dilakukan rapat penentuan gaji pokok berdasarkan keputusan rapat board.

Selanjutnya dilakukan pendataan no.rekening karyawan untuk digunakan

dalam transfer gaji setiap bulannya.

2. Gaji dan Lembur

Setelah dilakukan pendataan maka akan dilakukan penerimaan lembur,

Verifikasi dan hitung lembur kemudian pembuatan petty cash lembur,

pembuatan cek gaji, transfer gaji KT dan pembayaran petty cash lembur

KTT.

3. Laporan

Setelah melakukan transfer gaji karyawan tetap dan melakukan

pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap, maka akan dibuat

laporan transfer gaji karyawan tetap dan laporan pembayaran petty cash

lembur karyawan tidak tetap yang akhirnya disusun sebagai laporan gaji

karyawan sebagai pertanggungjawaban keuangan kepada Finance

Controller.
 21

3.2 Dekomposisi Fungsi

Dekomposisi fungsi pada sistem yang berjalan pada Kenisah Ministry Jakarta

terbagi dalam tiga proses yaitu : Pendataan, Gaji dan lembur, dan laporan. Dapat

dilihat dibawah ini:Gambar 3.1 : Dekomposisi Fungsi

3.3 Diagram Alir Data (DAD)

Sistem yang berjalan pada Kenisah Ministry akan digambarkan dalam

Konteks Diagram, Diagram Overview dan Diagram Rinci.

3.3.1Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan gambaran umum pada sistem yang

berjalan. Dimana board memberikan data gaji pokok karyawan kepada

Koordinator keuangan. Karyawan memberikan data karyawan, data no

 22

rekening dan form uang lembur karyawan. Kemudian Finance Controller

menandatangani cek gaji sebelum melakukan transfer gaji. Cek gaji dan daftar

karyawan tetap diberikan kepada koordinator keuangan. Form uang lembur

karyawan diberikan kepada bagian kasir untuk di realisasikan.

Transfer gaji karyawan tetap dan pembayaran petty cash lembur

karyawan tidak tetap dilakukan oleh koordinator keuangan dan kasir. Dari data

karyawan,data gaji pokok, dan data petty cash akan menghasilakan laporan

gaji karyawan yang akan diberikan kepada Finance Controller.

Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan dapat

dilihat pada Gambar berikut :

- TTD_Cek_Gaji
- Daftar_Gaji_KT
Board Bank

- Daftar_Gaji_Pokok_KT
- Transfer_Gaji_KT
- Pembayaran_Petty_Cash_Lembur_KTT
0.
Sistem Informasi
Penggajian pada - Slip_Transfer_Gaji_KT
Kenisah Ministry
Jakarta
- Cek_Gaji
- Daftar_Karyawan
- Lap_Transfer_Gaji_KT
- Lap_Pembayaran_Petty_Cash_Lembur_KTT
- Lap_Gaji_Karyawan

Karyawan Finance Controller

- Data_Karyawan - TTD_Cek_Gaji
- Daftar_No.Rek_KT
- Form_Uang_Lembur_Karyawan
 23

Gambar 3.2 : Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah

Ministry Jakarta.

3.3.2 Diagram Overview Level (0)

Diagram Overview merupakan diagram yang menggambarkan proses

sistem yang berjalan yang terdiri dari tiga proses yaitu : Proses pendataan, hitung

gaji dan lembur dan laporan. Dalam proses pendataan, karyawan memberikan data

karyawan dan no rekening kepada koordinator keuangan dan board mmberikan

data gaji pokok karyawan tetap yang akan diproses dan disimpan ke dalam file

karyawan, file gaji pokok, dan file no rekening.

Pada proses hitung gaji dan lembur, karyawan memberikan form uang

lembur karyawan kepada bagian kasir untuk di dihitung dan disimpan dalam file

lembur, hasil perhitungan lembur disimpan dalam file petty cash. Finance

Contoller akan menandatangani cek gaji dalam proses pembuatan cek gaji. Dari

file karyawan, file gaji pokok, file no rekening, file lembur dan file petty cash

maka proses gaji akan direalisasikan melalui transfer gaji karyawan tetap dan
 24

pembayaran petty cash lembur karyawan. Proses gaji akan disimpan dalam file

gaji.

Terakhir pada proses laporan diamana data karyawan, data gaji pokok dan

petty cash akan dijadikan laporan gaji karyawan yang akan diberikan kepada

Finance Controller.

Diagram Overview Sistem Informasi Penggajian yang Sedang berjalan dapat

dilihat pada gambar berikut :

 25

Board Karyaw an

- Data_Karyawan
- Daftar_Gaji_Pokok_KT 1.0 - Daftar_No.Rek_KT
Pendataan

Karyawan Rekening KT Gaji Pokok

- Cek_Gaji
- Daftar_Karyawan -
2.0 F orm _Uang_Lembur_Karyawan
- TTD_Cek_Gaji
Gaji dan Lem bur

- Transfer_Gaji_KT
- Daftar_Gaji_KT
- Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT
- TTD_Cek_Gaji

Bank
- Slip_Transfer_Gaji_KT
Gaji

Lembur

3.0
F inance Controller
Laporan

- Lap_Transfer_Gaji_KT
- Lap_Pem bayaran_Pettycash_Lem bur_KTT
- Lap_Gaji_Karyawan

Gambar 3.3 : Diagram Overview Level 0 Sistem Informasi Penggajian pada

Kenisah Ministry Jakarta.

3.3.3 Diagram Rinci 1.1

Diagram Rinci dibawah ini menggambarkan proses pendataan karyawan

penghitungan gaji dan lembur yang telah dibuat dan diproses sebagai rincian gaji
 26

karyawan yang kemudian menghasilkan laporan gaji karyawan yang akan

diberikan ke Finance Controller.

Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan

dapat dilihat pada Gambar berikut:

Karyawan

1.1
Pendataan
Karyawan
- Data_Karyawan

Karyawan
Board

1.2
Pendataan Gaji - Daftar_Gaji_Pokok_KT
Pokok

Gaji Pokok Rekening KT

1.3
Pendataan
- Daftar_No.Rek_KT Rekening

Gambar 3.4 : Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah

Ministry Jakarta.

3.3.4 Diagram Rinci 2.1

Diagram Rinci Proses 2 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan

dapat dilihat pada Gambar berikut:

 27

Karyawan

2.1
- Form_Uang_Lembur_Karyawan Penerimaan Lembur
Lembur

2.2
Verifikasi dan
Hitung
Lembur

2.3
Pembuatan
Petty Cash

Finance Controller Petty Cash

- Cek_Gaji
- Daftar_Karyawan
2.4
- TTD_Cek_Gaji Pembuatan
Cek Gaji
Karyawan
- Daftar_Gaji_KT
- TTD_Cek_Gaji

Gaji Pokok
Rekening KT

Bank
Gaji

- Slip_Transfer_Gaji_KT 2.5
Transfer Gaji

- Transfer_Gaji_KT

2.6
- Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT Pembayaran
Petty Cash
Lembur

Gambar 3.5 : Diagram Rinci 2.1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah

Ministry Jakarta.

3.3.5 Diagram Rinci 3.1

Diagram Rinci Proses 3 Sistem Informasi Penggajian yang Sedang Berjalan

dapat dilihat pada Gambar berikut:

 28

Gaji Pokok

Finance Controller

3.1
- Lap_Transfer_Gaji_KT Lap_Transfer_Gaji_KT
Karyawan

Gaji

Petty Cash

3.2
Lap_Pembayaran_Petty
- Lap_Pembayaran_Pettycash_Lembur_KTT
_Cash_Lembur

3.3
Lap_Gaji_Karyawan

- Lap_Gaji_Karyawan

Gambar 3.6 : Diagram Rinci 3.1 Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah

Ministry Jakarta.

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram ini menggambarkan hubungan antar entitas yang menghubungkan

antar objek atau simpanan data yang ada dalam Sistem Informasi Penggajian
 29

pada Kenisah Ministry Jakarta. ERD tersebut dapat digmabarkan sebagai

berikut :
 30

n m _ k a r y ab wa na kn _* r* e k

n o _ re k * cabang

a ta s _ n a m a
R e k e n in g K T

n m _ k a ry a w a n * t g l_ la h ir ja m _ d a t a n g
buka
n m _ k a ry a w a n n m _ k a r y a w a n * j *a m _ p u l a n g *
g a j i _ p o k o k * t h n _ m a s ua kl a m a t je n is _ k e la m in
s ta tu s t e lp tg l
1
1
G a ji P o k o k p u n y a 1 K a ry a w a n is i Lem bur
1 M
M M
n m _ k a r y a w a n * n* o _ c e k _ g a j ai * m _ p u l a n g * j*l h _ p e t t y _ c a s h * *

t e r im a h it u n g
n o _ c e k _ g a j it* g l j l h _ g a j i
tg l
t t d _ c e k _ g a ji N N

G a ji m e n g e l u a r k a Pn e t t y c a s h j l h _ p e t t y _ c a s h *
1 M ttd _ K T T

t t d _ k a s ir

Gambar 3.7 : ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Informasi Penggajian

pada Kenisah Ministry Jakarta.

 31

3.5 LRS (Logical Record Structure)

Gambar LRS pada Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry

Jakarta adalh sebagai berikut :

Rekening K T

- no_rek *
- nm_karyawan**
- bank_rek
- cabang
- atas_nama

K ary awan Lembur

G aji P okok
- nm_karyawan* - jam_pulang*
- gaji_pokok *
- jenis_k elamin - nm_kary awan**
- nm_kary awan
- alamat - jam_datan
- thn_masuk
- telp - tgl
- status
- tgl_lahir
P etty c ash lembur

- jam pulang **
- jlh_petty_c ash **

G aji karyawan P etty Cash

- nm_penerima** - jlh_petty_cash *
- no_c ek_gaji - ttd_K TT
- ttd_k asir

G aji

- no_cek_gaji
- ttd_cek_gaji
- jlh_cek_gaji
- tgl

Gambar 3.8 : LRS ( Logical Record Sturucture ) Sistem Informasi Penggajian

pada Kenisah Ministry Jakarta.

 32

BAB IV

ANALISA SISTEM

4.1 Analisa Keluaran

Analisa keluaran menjelaskan tiap keluaran dari sistem yang berjalan. Tiap

keluaran dari Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta dirinci

sebagai berikut :

1. Nama Keluaran : Tanda tangan cek gaji

Fungsi : Sebagai bukti sah atau tidak nya cek gaji

dikeluarkan ke bank.

Media : Kertas

Distribusi : Bank

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Dua tanda tangan dalam satu cek gaji.

Format : Lampiran A-1

Keterangan : Tidak perlu ada tambahan.

Hasil Analisa : Tanda tangan sudah cukup baik karena ada dua

buah tanda tangan yang dapat menghindari hal – hal

yang tidak baik.

 33

2. Nama Keluaran : Daftar gaji karyawan tetap

Fungsi : Sebagai daftar jumlah gaji dari karyawan tetap.

Media : Kertas

Distribusi : Bank

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : 23 data gaji karyawan

Format : Lampiran A-2

Keterangan : Sudah cukup baik.

Hasil Analisa : Daftar gaji karyawan tetap sudah cukup baik, karena

data yang dibutuhkan oleh bank sudah lengkap dan

jelas.

3. Nama Keluaran : Cek gaji

Fungsi : Untuk diberikan kepada Finance Controller untuk

ditandatangani.

Media : Kertas

Distribusi : Finance Controller

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Satu cek gaji untuk pembayaran gaji setiap bulan.

Format : Lampiran A-3

 34

Keterangan : Cek gaji sudah cukup baik.

Hasil Analisa : Proses pengeluaran cek gaji sudah cukup baik

karena diberikan pada saat pembayaran gaji saja.

4. Nama Keluaran : Daftar karyawan

Fungsi : Sebagai sumber data dan informasi dari karyawan.

Media : Kertas

Distribusi : Finance Controller

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada penerimaan karyawan.

Volume : 23 data karyawan tetap

Format : Lampiran A-4

Keterangan : Perlu ditambahkan id_karyawan dan status KT atau

KTT

Hasil Analisa : Daftar karyawan kurang lengkap karena tidak ada

id_karyawan dan status pekerjaan karyawan

termasuk dalam karyawan tetap atau karyawan tidak

tetap. Solusinya perlu dirancang database karyawan

sebagai sistem yang baku.

5. Nama Keluaran : Transfer gaji karyawan tetap

Fungsi : Untuk pembayaran gaji karyawan tetap

Media : Kertas
 35

Distribusi : Karyawan

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Satu kali transfer gaji untuk 15 karyawan tetap

Format : Lampiran A-5

Keterangan : Proses transfer gaji karyawan tetap sudah baik.

Hasil Analisa : Proses transfer gaji sudah baik karena dilakukan

langsung pada saat pencairan cek gaji.

6. Nama Keluaran : Pembayaran petty cash lembur karyawan tidak tetap

Fungsi : Proses pembayaran gaji dari karyawan tidak tetap

Media : Kertas

Distribusi : Karyawan

Rangkap : Satu Lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : 15 pembayaran petty cash lembur setiap bulan

Format : Lampiran A-6

Keterangan : Perlu dirancang sistem yang terkomputerisasi.

Hasil Analisa : Proses pembayaran petty cash lembur KTT kurang

baik karena masih manual dan ditulis tangan.

Solusinya karyawan dan kasir sama – sama

menghitung petty cash lembur untuk kemudian

dapat disesuaikan.
 36

7. Nama Keluaran : Laporan transfer gaji KT

Fungsi : Sebagai laporan pertanggungjawaban telah

melakukan transfer gaji karyawan tetap.

Media : Kertas

Distribusi : Finance Controller

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Satu laporan setiap bulan

Format : Lampiran A-7

Keterangan : Perlu ditambahkan no.rekening karyawan, cabang

bank tujuan, nama penerima sesuai no.rekening.

Hasil Analisa : Laporan transfer gaji masih kurang baik karena

laporan kurang lengkap seperti no.rekening

karyawan, cabang bank dan atas nama penerima,

sehingga jika ada kesalahan transfer maka sulit

untuk mengetahuinya. Solusinya membuat form

laporan yang lebih lengkap dengan menambah item

yang diperlukan.

8. Nama Keluaran : Laporan pembayaran petty cash lembur KTT

Fungsi : Sebagai laporan pertanggungjawaban telah

melakukan transfer gaji karyawan tidak tetap.

 37

Media : Kertas

Distribusi : Finance Controller

Rangkap : Dua Lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Satu laporan setiap bulan

Format : Lampiran A-8

Keterangan : Perlu ditambahkan tanggal pembayaran, penerima

diwakilkan atau langsung.

Hasil Analisa : Laporan pembayaran petty cash lembur KTT belum

cukup baik karena tidak dibuat tanggal pembayaran

dan apakah si penerima langsung atau diwakilkan.

Solusinya adalah petty cash hanya dapat diberikan

langsung kepada karyawan tidak dapat diwakilkan.

9. Nama keluaran : Laporan gaji karyawan

Fungsi : Sebagai laporan pertanggungjawaban telah

melakukan pembayaran gaji karyawan

Media : Kertas

Distribusi : Finance Controller

Rangkap : 12 lembar

Frekuensi : Satu kali setahun/setiap pergantian tahun

Volume : Satu laporan gaji karyawan

Format : Lampiran A-9

 38

Keterangan : Perlu ditambahkan tanda tangan pembuat laporan

dan tanggal dibuatnya laporan.

Hasil analisa : Laporan gaji karyawan sudah belum baik, karena

tidak terdapat tanda tangan dari pembuat laporan,

yang nantinya akan sangat dibutuhkan ketika ada

hal – hal yang ingin ditanyakan sehubungan dengan

laporan tersebut. Dan kita tidak mengetahui tanggal

pembuatan laporan apakah awal tahun atau

pertengahan tahun. Solusinya adalah

memberitahukan kepada koordinator keuangan

untuk mnandatangani laporan yang telah dibuat.

4.2 Analisa Masukan

Analisa masukan menjelaskan tiap masukan yang dibutuhkan dari sistem yang

berjalan. Tiap masukan yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Penggajian pada

Kenisah Ministry Jakarta dirinci sebagai berikut:

1. Nama Masukan : Daftar gaji pokok karyawan tetap

2. Sumber : Board
 39

Fungsi : Menyediakan daftar gaji pokok dari Karyawan

Tetap

Media : Kertas

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan baru

Volume : 15 data gaji pokok karyawan tetap

Format : Lampiran B-1

Keterangan : Perlu ditambahkan pendidikan terakhir dan jabatan.

Hasil Analisa : Data gaji pokok karyawan kurang lengkap karena

tidak terdapat pertimbangan – pertimbangan dalam

penentuan gaji pokok seperti pendidikan terakhir

dan jabatan. Solusinya adalah melakukan pendataan

ulang kepada semua karyawan.

3. Nama Masukan : Data karyawan

Sumber : Karyawan

Fungsi : Memberikan informasi lengkap tentang karyawan.

Media : Kertas

Rangkap : Setiap ada penerimaan karyawan baru

Volume : 23 data karyawan

Format : Lampiran B-2

Keterangan : Perlu dilengkapi data alamat dan tanggal lahir yang

jelas atau dibuat format yang baku.

 40

Hasil analisa : Data karyawan kurang baik, karena tidak ada format

baku data karyawan, sehingga beberapa karyawan

tidak mengisi dengan lengkap informasi yang

diminta. Misalnya alamat, tanggal lahir dll.

4. Nama masukan : Daftar no.rekening karyawan tetap

Sumber : Karyawan

Fungsi : Sebagai alamat rekening transfer gaji

Media : Kertas

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : 15 no rekening karyawan tetap.

Format : Lampiran B-3

Keterangan : Tidak perlu ada tambahan

Hasil analisa : Data no rekening sudah cukup baik karena sudah

lengkap.

5. Nama masukan : Form uang lembur karyawan

Sumber : Karyawan

Fungsi : Sebagai form pengisian jam lembur dan menghitung

lembur.

Media : Kertas

Rangkap : Satu lembar

 41

Frekuensi : Satu minggu sekali

Volume : dua sampai tiga form uang lembur karyawan setiap

bulan untuk satu karyawan tidak tetap.

Format : Lampiran B-4

Keterangan : Perlu dirancang sistem yang terkomputerisasi.

Hasil analisa : Form uang lembur karyawan kurang baik kareana

masih ditulis tangan dan perhitungan manual

sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat

tinggi.

6. Nama masukan : Tanda tangan cek

Sumber : Finance controller

Fungsi : Sebagai bukti sah atau tidak nya cek gaji

dikeluarkan ke bank.

Media : Kertas

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Dua tanda tangan dalam satu cek

Format : Lampiran B-5

Keterangan : Tidak perlu ada tambahan.

Hasil analisa : Tanda tangan sudah cukup baik karena ada dua

buah tanda tangan yang dapat menghindari hal – hal

yang tidak baik.

 42

7. Nama masukan : Transfer gaji KT

Sumber : Bank

Fungsi : Untuk pembayaran gaji karyawan tetap

Media : Kertas

Rangkap : Satu lembar

Frekuensi : Satu bulan sekali

Volume : Satu kali transfer gaji untuk 15 karyawan tetap

Format : Lampiran B-6

Keterangan : Proses transfer gaji karyawan tetap sudah baik.

Hasil Analisa : Proses transfer gaji sudah baik karena dilakukan

langsung oleh bank pada saat pencairan cek gaji.

4.3 Analisa Proses

Analisa proses menjelaskan spesifikasi proses pada sistem. Analisa proses untuk

Sistem Informasi Penggajian pada Kenisah Ministry sebagai berikut :

1. Nomor : 1.0

Nama : Pendataan

Masukan : Daftar gaji pokok karyawan tetap, data karyawan

dan daftar no.rekening KT.

Keluaran : -
 43

Uraian : Proses pendataan ini meliputi pendataan karyawan,

pendataan gaji pokok, dan pendataan no.rekening

karyawan tetap.

2. Nomor : 2.0

Nama : Gaji dan Lembur

Masukan : Form uang lembur karyawan , TTD cek gaji, dan

transfer gaji KT

Keluaran : TTD cek gaji, cek gaji, daftar karyawan, transfer

gaji KT dan pembayaran petty cash lembur KTT

Uraian : Proses ini dimulai dari proses penerimaan lembur,

penghitungan dan verifikasi lembur KTT, pembuatn

petty cash, pembuatan cek gaji, transfer gaji KT

sampai pembayaran petty cash lembur KTT

3. Nomor : 3.0

Nama : Laporan

Masukan : -

Keluaran : Lap transfer gaji KT, Lap pembayaran petty cash

lembur KTT dan Lap gaji Karyawan.

Uraian : Proses ini merupakan proses pembuatan laporan

pertanggungjawaban transfer gaji KT maupun

 44

pembayaran petty cash lembur KTT yang dibuat

setiap pergantian tahun dan diberikan kepada

Finance Controller.

4.4 Analisa Data

Proses analisa data menjelaskan tentang simpanan data pada DAD dan hubungn

diantaranya yang tercermin dalam ERD.

1.Nama data store : Karyawan

Diskripsi : Data store yang digunakan untuk menyimpan

data karyawan.

Media : File

Kaitan dengan data masukan : Sebagai data dan informasi tentang karyawan

tetap dan karyawan tidak tetap.

Kaitan dengan data keluaran : Untuk menyimpan data karyawan ketika akan

menentukan gaji pokok, transfer gaji dan petty

cash lembur.

Diskripsi data : nm_karyawan, jenis_kelamin, tgl_lahir, alamat,

 45

telp, status, jabatan.

2.Nama data store : Rekening KT

Diskripsi : Data store yang digunakan untuk menyimpan

data no.rekening karyawan tetap.

Media : Kertas

Kaitan dengan data masukan : Untuk mengetahui data no.rekening dari semua

karyawan tetap.

Kaitan dengan data keluaran : Untuk menyimpan memberi no rekening

transfer gaji karyawan tetap.

Diskripsi data : nm_karyawan, bank,cabang, no_rek, atas_nama

3.Nama data store : Gaji Pokok

Diskripsi : Data store Gaji pokok digunakan untuk

menyimpan data gaji pokok karyawan tetap.

Media : Kertas

Kaitan dengan data masukan : Untuk mengetahui jumlah gaji pokok karyawan

tetap.

Kaitan dengan keluaran : Untuk menyimpan gaji pokok karyawan tetap.

Diskripsi data : nm_karyawan, thn_masuk, gaji_pokok

4.Nama data store : Lembur

 46

Diskripsi : Data store lembur digunakan untuk

menyimpan data lembur karyawan tidak tetap.

Data store Media : Kertas

Kaitan dengan data masukan : Sebagai data lembur karyawan yang akan

dihitung.

Kaitan dengan data keluaran : Menyimpan data lembur untuk digunakan

dalam pembuatan petty cash lembur.

Diskripsi data : tgl, jam_datang, jam_pulang, lembur,

uang_lembur, uang_harian, keterangan

5.Nama data store : Petty cash

Diskripsi : Data store petty cash digunakan untuk

menyimpan data petty cash lembur.

Data store Media : Kertas

Kaitan dengan data masukan : Untuk melakukan perhitungan petty cash

lembur karyawan tidak tetap.

Kaitan dengan data keluaran : Untuk memberikan hasil perhitungan petty cash

lembur KTT yang akan dibayar.

Diskripsi data : tgl, nm_karyawan, pettycash_lembur, ttd_kasir,

ttd KTT.

6.Nama data store : Gaji

 47

Diskripsi : Data store lembur digunakan untuk

menyimpan data gaji karyawan tetap dan tidak

tetap.

Data store Media : Kertas

Kaitan dengan data masukan : Untuk membaca data gaji karyawan dengan

data – data yang berhubungan dengan

pembayaran gaji.

Kaitan dengan keluaran : Menyediakan informasi pembayaran gaji, baik

transfer gaji maupun pembayaran petty cash

lembur.

Diskripsi : ttd_cek_gaji, tgl, jlh_gaji

4.5 Identifikasi Kebutuhan

Kebutuhan : Kebutuhan pada Sistem Informasi Penggajian pada

Kenisah Ministry Jakarta adalah sebuah database

karyawan, sistem penggajian dan absensi karyawan yang

terkomputerisasi, dan sebuah aplikasi untuk menghitung

petty cash lembur.

Masalah : Masalah yang dihadapi dalam Sistem Informasi

Penggajian pada Kenisah Ministry Jakarta adalah sistem

 48

penggajian dan penghitungan petty cash yang masih

manual dan ditulis tangan sehingga kemungkinan

terjadinya kesalahan sangat tinggi.

Peluang : Merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru

untuk pembayaran gaji karyawan dan penghitungan petty

cash lembur karyawan tidak tetap.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan oleh penulis melalui kerja

praktek dan pengambilan data dan informasi pada sistem penggajian karyawan

pada Kenisah Ministry Jakarta, penulis memberi kesimpulan bahwa dengan

adanya kerja praktek ini maka semua kekurangan dari sitem yang lama akan

diminimalisasi.
 49

2. Saran

Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis untuk proses penggajian pada

Kenisah Ministry Jakarta melalui kerja praktek selama satu bulan, penulis

menyarankan untuk merancang sebuah database karyawan dan aplikasi baru

untuk proses penggajian karyawan dan penghitungan petty cash lembur KTT.