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São Luís,
2011
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Maranhão
O Planejamento
Com esta nova realidade, os administradores das organizações serão julgados por sua
capacidade de identificar, cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o
crescimento possível e sustentável, o que implica necessariamente repensar o conceito da
corporação. Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis, se adaptando às
mudanças de ambientes externos. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de
mão-de-obra, os fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a
comunidade, a tecnologia e, principalmente, os consumidores dos serviços.
Meta é um objetivo quantificado com prazo de duração. Exemplo de meta é atingir e manter
de maneira lucrativa e ética, fatia de mercado de 40% em doze meses.
- É onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando e em que seqüência, como dito
anteriormente.
O processo de planejamento é mais importante que seu produto final se identificando com
prováveis mudanças, estabelecendo assim uma harmonia entre a organização e seu meio
ambiente. Cabe salientar que deve ser feita a diferenciação entre planejar e improvisar dentro
das organizações. Planejar é a elaboração de um esquema para agir e alcançar o objetivo
proposto. Improvisar é agir ao acaso. Com isto, podemos identificar dois tipos de organizações.
A primeira, com alta capacidade de planejar, praticamente não terá necessidade de
improvisar. A Segunda, com baixa capacidade de planejar, certamente terá grande
necessidade de improvisar; as empresas não podem trabalhar na base da improvisação.
As etapas do planejamento
- Elaboração de planos
À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados, os objetivos
acessíveis tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis, havendo uma
contínua evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados.
As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, havendo assim a
necessidade de uma hierarquia de objetivos. Os objetivos da empresa são os mais importantes
e predominam sobre todos os outros objetivos, e os objetivos de cada divisão predominam
sobre os objetivos de cada especialista. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos
específicos.
Desdobramentos dos objetivos
Existem vários conceitos e interpretações sobre o que é ser estratégico, sendo que todos estão
associados ao conceito de escolha de rumo, um caminho, que uma vez constatado onde se
está localizado, decide-se aonde se quer chegar, relacionando-se direta ou indiretamente a
noções de planejamento.
Diretrizes – São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos.
Sendo os objetivos o fim, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los.
Exemplo: Diretrizes de pessoal, diretrizes de compra, diretrizes de venda, etc.
Metas – São objetivos quantificados com prazo de duração, ou alvos que se pretende atingir a
curto prazo. Podem ser confundidas com objetivos imediatos ou com objetivos
departamentais.
Programas – São atividades necessárias para atingir cada uma das metas, sendo os mesmos
específicos.
Método – O método detalha como o trabalho deve ser realizado. Sua amplitude é mais restrita
e limitada que o procedimento. Exemplo: método de como descrever uma atividade, método
de preenchimento de relatório gerencial.
Exemplo: define locais de fumar, se permitido ou não fumar, horário de trabalho, horário de
almoço, etc.
a). Principio da Comunicação total – Os objetivos devem ser comunicados à toda empresa, e
todos os níveis hierárquicos devem conhecer e compreender os objetivos da organização e a
sua participação relativa quanto ao alcance deles. Mesmo que determinada área não faça
parte daquela ação ou daquele objetivo, deverá a mesma ter pleno conhecimento dos
objetivos estabelecidos.
b). Princípio da coerência vertical – O objetivo de um nível deve ser aquele que torne mais
provável, mais fácil e econômico a realização do objetivo organizacional imediatamente
superior.
c). Principio da coerência horizontal – deve haver harmonia e coerência entre os objetivos dos
órgãos situados no mesmo nível organizacional, para evitar conflitos ou incompatibilidades.
2. Tomada de Decisão
O planejamento é um processo que, a partir da fixação dos objetivos a serem alcançados,
determina a priori, o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê-lo e de que maneira.
Feito o diagnóstico da situação atual e determinados os objetivos a serem alcançados, o
planejamento é o caminho entre ambos, entre a situação presente e a situação objetivada. Há
várias maneiras diferentes para se fazer esse caminho; é preciso compará-las e escolher a mais
adequada. E a escolha é o resultado de um processo de tomada de decisão. Decidir é
selecionar e escolher a alternativa mais adequada ou conveniente para uma determinada
questão.
Embora todo planejamento seja um processo de tomada de decisão, toda decisão não é
necessariamente um planejamento.
a). Tomada de decisão antecipatória – refere-se à decisão sobre o que fazer, e como, antes de
a ação requerida ser executada. O Planejamento envolve um processo formal, enquanto a
tomada de decisão pode ser informal.
b). Interconexão das decisões – O Planejamento busca conjugar as decisões nos diversos níveis
e áreas da organização, bem como, com outras decisões antecedentes e subseqüentes.
c). Criação de um estado futuro desejável – O planejamento busca alcançar uma situação
futura almejada pela organização. Pode referir-se tanto a objetivos organizacionais globais
como a objetivos departamentais ou setoriais.
a). Experiência passada: É o método mais utilizado e comum para a tomada de decisões. A
experiência passada não considera rápidas e profundas mudanças na organização e no seu
ambiente, pois o que foi apropriado no passado pode ser inapropriado numa situação futura.
Se a situação presente apresenta alguma relação direta com a experiência passada, a
perspectiva histórica não pode ser ignorada.
b). Experimentação: É um método alternativo para a tomada de decisão. Por exemplo, temos
num teste de mercado, a experiência piloto, para decidir sobre o lançamento de um produto
novo.
d). Árvores de decisões: É uma extensão da matriz decisorial, tendo por finalidade projetar os
possíveis efeitos de uma decisão através de um período de tempo.
Qualquer que seja o método utilizado, o importante é a predição das conseqüências possíveis
das decisões a serem tomadas, a avaliação e a comparação dessas conseqüências para que a
melhor alternativa possa ser escolhida.
3. Elaboração de planos
Abrangência do planejamento:
a. É definido no nível institucional e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão
subordinados.
b. É projetado em longo prazo com efeitos e conseqüências estendidos por vários anos.
Prazos:
Médio prazo: Contexto de determinismo aleatório. Pode ser definido com certa validade, por
métodos estatísticos de previsão por extrapolação de tendência.
Curto prazo: Contexto de determinismo puro. Pode ser definido com bastante segurança.
Tipos de planos
Obs.: Sugerimos a utilização do cronograma ou do gráfico de Gantt. O PERT foi citado apenas a
título de apresentação. Sua metodologia é bastante complexa e não se mostra tão adequado
como os outros. Porém, independentemente da maneira escolhida para ilustrar a ordenação
das atividades no tempo, é fundamental que se avalie com bastante seriedade o tempo
necessário e ideal para desenvolver cada operação e que toda a equipe se conscientize da
importância do cumprimento dos prazos, o que, em última instância, implica a efetividade das
operações programadas e reflete o compromisso com a empresa.
Características do planejamento
· O planejamento é sempre voltado para o futuro. O planejamento é uma relação entre coisas
a fazer e o tempo disponível para tanto; Como o passado se foi e o presente está andando, é
com o futuro que o planejamento se preocupa.
· O planejamento visa selecionar entre várias alternativas um curso de ação. O curso de ação
selecionado pode ter duração variável, mas sempre sua escolha deve ser baseada tanto em
função das conseqüências futuras como em função das possibilidades de sua execução e
realização.