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Capítulo 1 - Introdução............................................................................................................. 8
2.1. Conceito....................................................................................................................... 14
2.2. Princípios Fundamentais do Controle Interno ............................................................. 16
2.2.1. Responsabilidade .................................................................................................. 17
2.2.2. Rotinas Internas .................................................................................................... 18
2.2.3. Acesso aos Ativos................................................................................................. 18
2.2.4. Segregação de funções ......................................................................................... 19
2.3.5. Confronto dos ativos com os registros ................................................................. 19
2.2.6. Auditoria Interna................................................................................................... 20
2.3. A Importância do Controle Interno ............................................................................. 20
2.4. Ferramentas de Controle.............................................................................................. 22
2.4.1. Manuais de Instrução............................................................................................ 22
2.4.2. Controle de Seqüência e Formulários................................................................... 23
2.5. Os Principais Controle Interno .................................................................................... 23
2.5.1. Controle interno no Contas a Receber.................................................................. 24
2.5.2. Controle interno no Contas a Pagar...................................................................... 24
2.5.3. Controle interno na Tesouraria ............................................................................. 25
2.5.4. Controle interno no Departamento Pessoal .......................................................... 26
2.6. Limitação do Controle Interno .................................................................................... 28
2.7. Testes de observância do sistema de controle interno................................................. 29
2.8. O Controle Interno e a Auditoria Externa ................................................................... 29
Bibliografia............................................................................................................................. 41
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Capítulo 1 - Introdução
qualidade e tempestividade, para que seus gestores possam tomar decisões com segurança e
garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Dessa forma as
empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade.Com o surgimento desse novo ambiente
de negócios no qual as organizações estão inseridas, apresenta grandes desafios que podem
Com essas mudanças, surge um novo ambiente de negócios, onde as empresas estão se
internos. Segundo Peleias (2003), “O novo ambiente de negócios é a realidade atual, na qual
as organizações se inserem. Este cenário apresenta os mais variados desafios às empresas, que
E complementa:
Essa dinâmica do mercado tem se tornado cada vez mais importante as empresas
terem ferramentas adequadas para a tomada de decisões, e elas necessitam ser eficientes e
eficazes, para que as organizações possam corrigir suas falhas. Surge a necessidade do uso de
ferramentas que possibilitem o gerenciamento do negócio e que seja possível fazê-lo sob a
ótica do custo x benefício que representará para a empresa, e uma ferramenta que está sendo
decisões, é o controle interno, Segundo Attie (1998), uma das ferramentas que se encaixa ao
interno e quanto maior a eficiência do sistema de controle interno, mais qualificadas e seguras
estrutura organizacional nos últimos anos, têm afetado os negócios e, por conseqüência, o
Tais fatos atingem todos os tipos de empresas, desde de pequeno porte até grande
porte, em um mercado cada vez mais competitivo, onde elas precisam manter a sua
1.2. Justificativa
maior rapidez, confiabilidade e qualidade, para que os seus gestores possam tomar
cada vez mais competitivo. Para qualquer organização é necessário responder o mais rápido
às exigências do mercado que a cada dia torna-se mais exigente e competitivo. Dessa forma as
Este estudo justifica-se pela contribuição do controle interno dentro das organizações,
que serve para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização, e como fonte de
1.3. Objetivos
Analisar sistema de controle interno utilizado por uma empresa Comercial de Peças
Automotivas.
1.4. Metodologia
empresa, no mês de Maio de 2005, em uma Distribuidora de peças para veículos automotores,
situada em Recife – PE, atuante a mais de 42 anos no mercado, com aproximadamente 20.000
clientes.
realizado em uma empresa comercial de peças automotivas com os propostos pela literatura.
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2.1. Conceito
proteção dos ativos, produzir dados confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada
significa certificar-se de que o trabalho está sendo realizado de acordo com o plano traçado, e
está de acordo com as normas estabelecidas, tendo como finalidade a identificação dos erros e
falhas para poder corrigi-los, visando ainda a otimização da aplicação dos recursos financeiros
Peleias (2003), conceitua o sistema de controle interno como sendo uma combinação
mantidos pelas organizações. Deve ser estabelecido por determinação dos proprietários,
controladores ou administradores.
entanto deve-se analisar a eficiência do controle interno para a qual devem ser observadas as
Vale salientar que para que o sistema de controle interno seja adequado, deve possuir
a) confiabilidade;
no momento da decisão.
De uma maneira geral podemos dizer que o sistema de controle interno de uma é a
ligadas às operações ou à custódia de ativos e controles físicos destes, bem como de auditoria
interna.
contábeis.
Vale ressaltar que cada empresa tem as suas características próprias, portanto o
sistema de controle interno deve ser elaborado dentro dos padrões de cada empresa,
O controle interno deve ser conduzido para estar adequado aos objetivos da
continuidade e o cumprimento de sua missão. (Schimt 2002). Esta, por sua vez é responsável
pelo estabelecimento do sistema de controle interno e verificar se esse sistema está sendo
seguido de maneira correta pelos funcionários da empresa, bem como fazer algumas
A Resolução CFC Nº 820/97 trata sobre vários aspectos do controle interno, entre ele a
responsabilidade da administração.
2.2.1. Responsabilidade
identificar e divulgar partes relacionadas e transações, com tais partes, essa responsabilidade
exige que a administração implante sistemas contábeis e de controle interno adequados, para
assegurar que as transações com partes relacionadas sejam apropriadamente identificadas nos
empresa.
As organizações através de seu manual interno devem definir as suas rotinas internas,
com isso a pessoa que realiza uma operação não pode ser a mesma envolvida na função de
A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles
físicos sobre esses. Segundo Franco (2001), o acesso aos ativos da empresa representa:
- Custódia de ativos
- A fábrica deve ser cercada e na saída todos os funcionários ou terceiros devem ser
revistados.
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Interesse, que consiste no fato de que numa estrutura de controles internos. Ela consiste em
estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis,
pois essas funções são incompatíveis no sistema de controle interno, Franco (2001).
Por exemplo, se um funcionário tivesse livre acesso aos ativos e registros contábeis,
ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixa-lo contabilmente para despesa, o que levaria a
razão geral;
seja descoberto. Esse procedimento deve ser efetuado por funcionários que têm acesso aos
ativos.
Segundo Attie (1998), não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle
interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que
foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias.
análises, avaliações dos controles, garantias, sugestões, e outras informações úteis às decisões
e operacionais;
controle interno:
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nos controles operacionais e contábeis permitindo que estes alcancem os seus objetivos em
integrada. Nesse caso, é preciso considerar que a visão proposta é a dos ciclos de transações.
• O sistema de controle interno deve ser empregado em toda a empresa de forma que
através das informações geradas para que os gestores possam tomar as decisões mais viáveis
para a empresa.
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principais são:
• Manuais de Instrução;
Segundo Peleias (2003), um manual bem elaborado deve conter instruções sobre:
• Elaboração de Demonstrações;
• Movimentação do disponível;
• Elaboração de orçamento;
• Vendas;
• Faturamento;
• Inventário físico;
característica básica a adoção de uma seqüência numérica para operações do mesmo tipo,
onde cada operação tem um número próprio indexado e o correspondente valor da transação.
Peleias (2003).
Em relação aos formulários, eles têm papel importante no fluxo normal de rotinas,
operações;
• Controle das operações pelo acesso à informação por meio dos diversos setores
vias ou canhotos;
custo x benefício.
Segundo Peleias (2003), por ser as áreas mais onde geram a entrada e saída de
Os controles internos, no contas a receber, devem, dentre outros fins, garantir que as
a) Segregação de funções;
impedir duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos sejam efetuados sem a
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a) Segregação de funções;
Os controles internos na área de tesouraria têm uma característica bem particular, pois
ação de pessoas interessadas na prática de desfalques. Por estas razões, os controles nesta área
seguintes procedimentos:
a) Segregação de funções;
da documentação comprobatória;
Para que uma empresa funcione, ela precisa manter empregados em suas operações,
um outro tipo de recurso: as pessoas. A este recurso dá-se o nome de Recursos Humanos.
• As contratações e demissões;
• Aprovações de horas-extras;
Todas essas atividades envolvem sérios riscos de erros ou fraudes por parte dos
funcionários, por isso se torna tão importante o sistema de controle interno nesta área.
significativa dos custos da maioria das empresas. Um bom controle sobre funcionários,
irregularidades.
riscos inerentes à falta de controle nesta área, conforme a metodologia adotada por uma
devidamente.
local de trabalho;
deduções salariais.
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de contas estabelecidas.
Riscos no Pagamento
Todos estes pontos devem ser analisados quando o auditor estiver realizando o seu
Para Almeida (2003), o sistema de controle interno sofre algumas limitações com
relação a:
exigir que os controles sejam eficientes em relação ao seu custo; a maioria dos controles
Devido aos pontos relatados, mesmo que a empresa possua um excelente sistema de
controle interno levantado é o que realmente está sendo utilizado, acontece com freqüência
que uma empresa tem um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de
rejeitar o trabalho.
Um dos enfoques dados ao controle interno por parte dos proprietários, dos
controladores e dos administradores está ligado a auditoria interna e externa, que segundo
Peleias (2003) “é onde se busca o fortalecimento das operações e o monitoramento dos ciclos
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O auditor externo tem como objetivo principal emitir opinião sobre as demonstrações
relacionados com as demonstrações, que são os controles contábeis, como foi mencionado
fraudes, que afetem as demonstrações contábeis e possam levar o usuário destas informações
estudado o fluxo administrativo financeiro, onde foram investigados os setores contas a pagar,
contas a receber, tesouraria, e departamento pessoal e como essas informações são geradas e
A empresa X teve a sua fundação em abril de 1963, ao longo dos seus 42 anos tem se
firmado como a melhor distribuidora de peças para veículos automotores do Brasil, foi a
em 2000. Atualmente conta com mais de 20.000 clientes, em todo o Brasil, contando com
parceiros comerciais que oferece estoque uma grande variedade de produtos de alta qualidade.
São mais de 250 fornecedores, na sua maioria certificados com ISO 9000, entre eles
Este estudo foi realizado com base em entrevistas com gerentes e funcionários em uma
empresa Comercial de Peças Automotivas, e leitura do manual interno, no qual estão descritas
No contas a pagar, existem três funcionários onde cada um fica responsável por uma
parte das atividades do setor, segundo os funcionários existe a troca de função, o que dificulta
mesmo um agendamento do mesmo, nunca se sabe que está responsável por essa função. Uma
vantagem nesse rodízio que é feito é que todos sabem a função do outro e em caso de falta já
existe uma pessoa capacitada para substituir sem que haja nenhum tipo de prejuízo para a
empresa, mas também existem as desvantagens, como esse rodízio é feito aleatoriamente,
Por falta de controle por parte dos funcionários e um software de qualidade, alguns
pagamentos deixam de ser feitos na data correta, o que acarreta em pedir prorrogação do
atraso.
feitos a fornecedores e prestadores de serviço são a prazo. Para que seja efetuado um
pagamento é necessário lançar a nota fiscal no sistema, enviar a primeira via para a
contabilidade junto com um relatório do lançamento que deve ser assinado pelo gerente e pelo
funcionário que está efetuando o lançamento, e mandar uma cópia da nota fiscal junto com a
requisição de pagamento onde é anexado o boleto de pagamento para ser pago no vencimento.
Por não possuir um software de boa qualidade, muitas vezes as faturas que já foram pagas e
De acordo com Peleias (2003) o controle do contas a pagar, deve seguir alguns
sejam efetuados sem a documentação comprobatória, evitando assim a fraude nesse setor.
Observa-se que não existe a segregação de função, onde todos os funcionários misturam suas
funções o que dificulta bastante a administração desse setor, pois em caso de erro, fica mais
O uso de um software com uma baixa qualidade, permite uma abertura a fraude, pois
que por muitas vezes acarreta não ser dada baixa em um pagamento realizado pelos clientes,
ou ser feito um lançamento errado do valor pago, o que por muitas vezes acarreta do envio
para cartório por falta de pagamento sendo que na maioria das vezes os títulos já estão
software utilizado e outros por falta de uma boa gestão pois, em alguns casos o cliente que
está bloqueado por falta de pagamento é liberado para que seja faturado para ele, só com uma
promessa de pagamento da dívida em aberto, esse desbloqueio é feito através de uma ordem
por escrito do gerente. Como existem muitas falhas no processo do contas a receber a
provisão para devedores duvidosos não tem o valor correto por falta de um controle
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Os controles internos, no contas a receber, devem, dentre outros fins, garantir que as
funcionários, só que, na prática não é obedecido, a começar pela segregação de funções, pois
como o setor só possui dois funcionários e como possui muitas coisas para fazer eles dividem
as funções entre si, e não fica determinado o que cada um ficará responsável.
A empresa não trabalha com adiantamento a clientes, todas as compras são a vista ou a
prazo, e muitas vezes por querer faturar mais, o gerente permite o desbloqueio de clientes com
débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo, e não é fixado um limite de crédito para os
interno.
prática é bem diferente, a começar que a pessoa responsável pelo caixa não tem uma sala onde
poucas pessoas tenham acesso, e nesse caso, entram clientes para efetuar pagamentos de
vendas à vista, e funcionários para resolverem algum tipo de problema. O responsável pelo
caixa fica totalmente desprovido de uma segurança maior para poder guardar o dinheiro do
fundo fixo e das vendas a vista, pois o único local que o mesmo dispõe é a gaveta da sua mesa
e mesmo assim quando ele se ausenta pra almoçar os caixas ficam por conta dos outros dois
Por não possuir um controle mais eficaz com as disponibilidades da empresa, algumas
vezes falta dinheiro no caixa de venda à vista e no fundo fixo. Os pagamentos das notas
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fiscais à vista, são depositados no dia seguinte, é uma pratica comum receber cheques de
terceiros para pagamento, o que ocasiona a não quitação da dívida por falta de fundos no
banco, já que não é feito a consulta junto ao banco do cheque que está sendo recebido. A
conciliação bancária é feita semanalmente pelo analista contábil. O acesso a conta bancária da
empresa para efetuar algumas transações é só por um funcionário que possui a senha.
Por ser uma área mais exposta a fraude, os controles nesta área requerem cuidados
especiais por parte da administração da empresa, e segundo Almeida (2003) deve englobar
• Segregação de funções;
da documentação comprobatória;
Com essa investigação constatamos que na prática muitos pontos descritos pela
literatura não ocorrem. Não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa, o que dá uma grande
margem a fraude e erro, o recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é
uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável, expondo-a ao não
recebimento da venda por falta de fundos. A conciliação bancária deveria ser feita
diariamente, o que dificultaria mais o erro e a fraude. O único ponto em que o controle interno
tem acesso para efetuar algumas movimentações na conta, o acesso total a essa conta é por
departamento pessoal solicita ao novo funcionário a documentação exigida pela empresa para
que seja feito o cadastro do funcionário no sistema da empresa, e o encaminha para o Exame
Médico Admissional.
Emprego”. A empresa entrega ao funcionário uma carta de autorização, onde deverá ser
chamado EMS, assina o contrato de trabalho, adesão ao vale transporte, assistência médica e
prorrogável por mais 45 dias. Durante esse período o funcionário passará pela avaliação do
eletrônico e integrado com o sistema EMS de folha de pagamento. Portanto, todas as faltas,
atrasos e horas extras, são registrados quando funcionário entra e sai da empresa, através de
seu crachá.
Mensalmente, são emitidos relatórios, e em caso de atrasos, faltas ou horas extras, não
não haja é descontado do funcionário. Caso as faltas sejam justificadas o funcionário deve
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Na empresa X, não são pagas as horas extras em dinheiro, elas vão para o banco de
o único funcionário que tem acesso ao arquivo da Folha, pois tem uma senha individual.
O mesmo verifica se os parâmetros do sistema estão corretos, e caso tenha alguma alteração
qual é enviada uma cópia para a Contabilidade onde o analista contábil vai conferir se todos
os lançamento foram efetuados corretamente. É emitida uma relação com os nomes dos
funcionários, os números das contas correntes e os valores a serem creditados, que é enviado
para o contas a pagar para ser lançado no sistema o pagamento e autorizar o banco a fazer os
devidos depósitos.
impressos duas vias, uma via é enviada para a Contabilidade, junto com a folha, e a outra é
Nesse setor verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são
feitos indevidamente em relação a atrasos e alguns outros que muitas vezes descontam e que
funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo,
as horas-extras não passa pela gerencia, que nunca sabe quais os funcionários que estão
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fazendo e também para poder cobrar o pagamento das mesmas ao responsável pelo
departamento. O que comprova uma grande falta de controle nesse departamento, deixando a
empresa exposta aos riscos de fraude e erro por parte dos funcionários.
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Capítulo 4 – Conclusão
operações.
importantes e eficientes, para verificação da situação das empresas e qual foi a reação das
para todos os tipos de empresas e para os profissionais que nela trabalham, uma forma de
contribuir com o sucesso de qualquer empresa é a melhoria do sistema de controle interno que
deve ser acompanhado e revisado periodicamente, para avaliar sua eficiência como sistema de
contatamos que a mesma possui um sistema de controle interno ineficaz, o que a deixa
informar um valor que não condiz com a realidade, influenciando no processo de tomada de
decisão e de gestão.
Em todos os setores contatamos que a empresa não possui um software, o que a deixa
No contas a pagar constatamos que não existe a segregação de função, o que dificulta
bastante a administração desse setor, pois em caso de erro ou fraude, fica mais difícil
No contas a receber, podemos observar que a própria gerência passa por cima do
controle interno, o mesmo permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja
Na tesouraria, não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa, o que dá uma grande
margem à fraude e erro. O recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos
é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável, expondo-a ao não
recebimento da venda por falta de fundos. A conciliação bancária deveria ser feita
pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do
mesmo, as horas-extras não passa pela gerencia para que sejam autorizadas.
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Bibliografia
ATTIE, Willian. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1998.
FRANCO, Hilário, MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 4ª ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2001.
GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de Pesquisa Social. 5ª ed. São Paulo: Ed. Atlas,
1999.
NEGRA, Carlos Alberto Serra, NEGRA, Elizabete Marinho Serra. Manual de Trabalhos
Monográficos de Graduação, Especialização, Mestrado e Doutorado. São Paulo: Ed.
Atlas, 2003.
PELEIAS, Ivan Ricardo. Falando sobre controle interno. Boletim Temática Contábil e
Balanços – IOB, São Paulo, Boletins Nº 37/2003.
PELEIAS, Ivan Ricardo. Falando sobre controle interno. Boletim Temática Contábil e
Balanços – IOB, São Paulo, Boletins Nº 50/2003.
SCHMIDT, Paulo. Controladoria: Agregando valor para a Empresa. Porto Alegre: Ed.
Bookman, 2002.