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ÍNDICE
CONTENIDO
Introducción .......................................................................................................................2
Objetivos, general y específicos ..........................................................................................3
Capítulo I
factores que influyen en la disposición de oficinas .............................................................4
Capítulo II
Objetivos de la técnica disposición de oficinas ....................................................................4
Principios de la disposición de oficinas ...............................................................................5
Medio ambiente ..................................................................................................................6
Capítulo III
Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional .....................................................7
Automatización de oficinas .................................................................................................7
Capítulo IV
Oficina abierta ...................................................................................................................8
Ventajas y desventajas
Mobiliario ......................................................................................................................... 10
Capitulo V
Tendencias................................................................................................................ 11 y 12
Capítulo VI
Costos............................................................................................................................... 13
Conclusiones, Bibliografía ................................................................................................ 14
INTRODUCCION
La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa, depende en
gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local
de trabajo.
Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos
ambientales, la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios.
De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra, la distribución física es ³la
posición relativa de los departamentos, secciones o escritorios dentro del conjunto de una
fábrica, oficina o área de trabajo; de las máquinas, de los puestos de almacenamiento y del
trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección, de los medios de
suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios, todo relacionado dentro
del flujo de trabajo´.
La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis:
a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de
trabajo, muebles y equipos utilizados por una Unidad, reduciendo distancia entre
aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí.
b) General a nivel de locales, mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento
entre Unidades y los recorridos de documentación, material, clientes y público,
entre dos o más servicios.
OBJETIVOS
GENERAL
ESPECIFICOS
DISPOSICION DE OFICINAS
De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres
factores:
Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son:
a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance, pasando
por los distintos empleados con un mínimo de distancia, movimientos y tiempo.
Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el
personal, según el trabajo que realizan, la ubicación de muebles y equipos de
acuerdo a procesos, las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos
c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe
contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. La
tecnología evoluciona, cambian los procedimientos, cambia la constitución física de
los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse
a los cambios.
Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física
de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la
forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar
Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el
personal de la empresa como para el público visitante y clientes. El principio rector
es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y
no solamente a algunos sectores o personas en particular.
MEDIO AMBIENTE:
AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS:
LA OFIMÁTICA:
Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del
tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. La expresión OFIMATICA trata de
englobar los componentes fundamentales que la integran: informática,
Telecomunicaciones y técnicas de oficina.
Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad:
LA OFICINA ABIERTA
Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros
formales interoficinas y propicia los espacios abiertos.
Ventajas
Desventajas
G Pérdida de privacidad
G Aumenta interrupciones y distracciones
G Se dificulta el control del ruido
G Se pueden presentar algunos desórdenes visuales
OTRAS CONSIDERACIONES
Dadas estas condiciones, la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas
las ventajas de la oficina especialmente dividida, hecha a la medida, sin las desventajas del
espacio compartido. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la
separación física por medio de una pared, se emplean, dentro del área general, divisiones
movibles de altura parcial, tabiques o paredes de tableros.
Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas
arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Aquellas áreas que
deban ser fijas, como baños, ascensores y escaleras, se deben tratar de ubicar en el
perímetro de la construcción.
En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda
que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente.
Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física,
se deben incorporar entonces, facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el
hogar, que ya se hace común en países como Estados Unidos, donde, según investigaciones
hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas.
Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta, como los colores, la música
ambiental, los pisos, el manejo del cableado, las divisiones y el mobiliario que constituye
un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta.
MOBILIARIO
El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la
distribución del espacio. Son muy populares los módulos de trabajo, en los cuales se
integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor.
TENDENCIAS
Cambios organizacionales
Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio, y esto
se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnológicos y los
cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar
lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem), hotelling (compartir
el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming
(trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos).
Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la
nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). En las últimas décadas se han dado
importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura
física.
La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Por una parte
están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas, y que ahora se encuentran
cambiando hacia el trabajo basado en equipos, donde la meta es llegar al mercado
rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. Por
otra parte, algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca
de los clientes. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para
alojar equipos de trabajo.
Tendencias actuales
G Los espacios de oficina se hacen menores. Hasta hace poco el área promedio por
empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados, esto incluyendo los salones de
reuniones, áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. En estos
dais, sin embargo, el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar
de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por
oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados.
G La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas
individuales, cerradas) gana popularidad. Esta tendencia responde a los
requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del
costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los fabricantes
también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros
y fáciles de organizar.
G Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta,
significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. Este escenario ha dado
origen a la necesidad de espacios de encuentro, donde se puedan dar las reuniones
casuales que toman lugar regularmente en una oficina. En respuesta a esta creciente
demanda, muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión
como un valor agregado para sus inquilinos.
G Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han
aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los
refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado.
G A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de
madera, los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. El mandato hoy es
hacer más con menos.
Tendencias futuras
COSTOS
G Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada
cliente.
G El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el
diseñador:
o Una persona vinculada a la empresa.
o Una empresa externa.
G En cuanto a muebles, los costos son muy variables también, se encuentran sillas
giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de
mobiliario e implementos.
G Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot. Incluye:
Escritorio y biblioteca, archivo con seguro, armario con luz interna, escritorio en U
(puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del
1
escritorio y silla con respaldo ajustable.
CONCLUSIONES
Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la
organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los
directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeación de la
organización. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a
influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay
que darle toda la importancia que se merece.
Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los
recursos, también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día
laboral en ellas.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS