CONTROL DE EFECTIVOLa generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría desus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujoadecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir parasostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y engeneral, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra oentrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamásquede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demás y que nunca se tengan castigoso se paguen comisiones por falta de pago.Esta área debe controlar o influir en todas las formas de el dinero de la empresa, ya sea en lascuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, además debe procurar lamayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar laposibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por reducción delmargen de utilidad. Y para esto último debe ser participante activo en la definición de políticasde precios.Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:1. Depositos en bancos2. Depositos en caja3. Facturas por cobrar4. Gastos por efectuar o pago a proveedores5. Pagos de nominaLas funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales lassiguientes:1. Verificacion de depósitos en banco2. Autorizacion de los pagos a realizar3. Negociacion de pagos pendientes4. Inversion de excedentes5. Concilia cobrado contra depósitos
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. Concilia pagos contra montos de cheques7. Concilia cuentas de bancosLos propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.2. Promover la contabilización adecuada de los datos.3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.DEFINICIONEl efectivo constituye el activo más líquido de la empresa. Este se define como: Dinero alcontado al que se pueden reducir todos los activos líquidos. Sirve como una reserva de fondos,que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para cubrircualquier desembolso inesperado.Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio depago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo derestricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:1. Efectivo en caja:1.1. Monedas y billetes emitidos por el Banco de Mexico. Monedas y billetes de otrasdivisas.1.2. Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.1.3. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.1.4. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientesbancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, etc.2. Efectivo en bancos:2.1. Cuentas bancarias de depósitos corrientes en bancos nacionales.2.2. Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esospaíses no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio queimpidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deberá serpreviamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.
2.3. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún bancopero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios. Esobvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo delbanco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero paraotros fines,mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos.Partidas que no forman parte del efectivoExisten algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, nocumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligacionespor parte de la empresa. Como son:1. Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo oconteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones dedinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.2. Cheques Post-fechados: se trata de cheques recibidos por concepto de pago por partede alguno de nuestros clientes o empleados para pago de algún adeudo con la empresa, peroestos por no disponer con los fondos suficientes en sus cuentas bancarias emiten el chequecon una fecha posterior a cuando lo entregan para que se a cobrado en dicha fecha cuandohaya los fondos suficientes. Estas partidas deben segregarse del efectivo y ser presentadasdentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.3. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros yrecibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sidodepositados en un banco.SISTEMA DE CAJA CHICAPara poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a la empresa o negocio,es necesario contabilizar todos los gastos menores de día a día que se pagan en efectivo, así como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Losdesembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos parapoder contabilizarlos y controlarlos.Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja ChicaAunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminandolas transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son másconvenientes pagar en efectivo o que se prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir
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