Concepto de archivo

1. Colección organizada de Información destinada a un determinado fin; lugar

donde se custodian documentos Públicos y Privados, reunidos en un
determinado lugar con fines de Conservación y Ordenación Científica para
consulta y utilización.

Elementos del archivo:

Los elementos fundamentales que debe tener cualquier tipo de archivo son: recursos humanos,
materiales, financieros y técnicos.

Concepto de archivo en tramite

Es aquel cuyos documentos que resguarda son vigentes y para efectos de este período
permanecen únicamente durante el tiempo de trámite independientemente de cual sea su
valor. (Administrativo, Fiscal, Legal, Evidencial o Testimonial). (0-5)

Concepto de archivo de concentración

Es el Archivo dónde se transfiere los documentos que concluyeron con su vigencia

primaria y se encuentran debidamente registrados en un inventario para su guarda y
custodia. (6-30)

Concepto de archivo histórico

Es el Archivo donde se guardan y custodian los documentos que concluyeron con su valor
primario y obtuvieron por su relevancia e importancia el valor secundario, en esta etapa se
reciben únicamente documentos originales debidamente inventariados y registrados, cuya
función servirá para la investigación y testimonios de la propia Institución. (+31)

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

El Ciclo Vital de los documentos nos ayuda a identificar las características y evolución de
los documentos, el cual se divide en Tres Fases: Fase Activa, Semi Activa e Inactiva.

FASE ACTIVA:

La Fase Activa, es la primera edad del documento y como su nombre lo indica, se refiere
exclusivamente al período que inicia en el momento en que el documento es recibido o
generado para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestión o
conclusión de los trámites para los fines que fueron elaborados.
FASE SEMIACTIVA:
La característica esencial en esta etapa es la de que los documentos deben ser sujetos a
un Proceso de Valoración cuidadosa, que precise los períodos de tiempo durante los
cuales deberán de ser conservados y custodiados en el Archivo de Concentración,
vigilando el tiempo de vigencia para que posteriormente se pueda valorar o en su caso
eliminar y transferir al Archivo Histórico.

FASE INACTIVA:

En esta Fase los documentos son transferidos al Archivo histórico el cual su valor
será de carácter permanente, mismos que una vez organizados se podrán
consultar por las personas que requieren de algún antecedentes o algún hecho
relevante o importante que se origino en la Institución.

Clasificación de los sistemas de archivo.

Alfabetico,

nunerico

cronológico

temático

geográfico  

Sistema alfabetico, como su nombre lo indica se basa en el alfabeto, considerando que para este
tipo de clasificación no existen letras dobles (ch, ll, rr) estas se tomaran como consonantes sencillas
seguidas de otras, asi como la aplicación de ciertas reglas.
Por ejemplo:
En caso de los nombres primero son los apellidos empezando por el paterno y con una coma antes
del nombre.
En caso de títulos o grado (académico, eclesiástico o militar)se escribe la abreviatura de este
después del nombre y entre paréntesis.

Y para la clasificacion de los archivos:

Según la organización:
- Centralizado
- Descentralizado
Segun el sistema de archivo:
- Horizontal
- Vertical
- Lateral
- Otros
Segun el soporte:
- Papel
- Microfilm
- Informático
Segun su grado de utilizacion:
- Activo
- Semiactivo
- Inactivo

ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una
persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.   
Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo
nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros
Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.   
Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por
fechas,  indican año, mes y día.

ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad, 

Estado o País.

ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de

cada documento.

ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del
expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número
Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las
instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo
nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros
Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.   
Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.