Produktiviti dalam perkhidmatan awam dikaitkan dengan kecekapan, keberkesanan

dan kualiti sesuatu produk yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi. Bagaimanakah
produktiviti dalam perkhidmatan awam dapat ditingkatkan ?

Kehidupan masa kini lebih ´menghargai´ sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat.
Pada zaman yang serba canggih ini, ianya seolah-olah telah memendekkan masa setiap
individu dalam segala perkara dan urusan, sehinggakan segenap golongan manusia,
mengharap dan mengkehendaki sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat dapat dilaksana atau
diperoleh.

Dalam era pembangunan yang dipelopori sejak negara mencapai kemerdekaan, fungsi
pentadbiran awam telah mengalami perubahan yang dinamik di mana keseluruhan jentera
kerajaan digembleng dan dijuruskan kepada usaha-usaha meningkatkan taraf hidup rakyat di
samping menjamin keamanan, kesejahteraan dan keselamatan awam.

Semua jabatan/pejabat kerajaan hendaklah sentiasa mempertingkatkan produktiviti di

semua peringkat. Ini adalah kerana dengan mewujudkan jabatan atau pejabat yang produktif,
perkhidmatan awam akan dapat mempertingkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang
ramai. Selain itu, melalui peningkatan produktiviti jabatan/pejabat juga akan dapat
mengoptimumkan penggunaan sumber serta menjimatkan kos operasi. Produktiviti tidak akan
terjadi dengan sendirinya, ianya hendaklah diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang
dirancang dengan teliti. Oleh itu, jabatan/pejabat kerajaan adalah diminta merancang dan
mengambil tindakan-tindakan yang konkrit. Usaha ini hendaklah dianggap sebagai satu
amalan harian yang dilakukan di sepanjang masa. Panduan yang disediakan ini hendaklah
dijadikan asas bagi merangka tindakan-tindakan sedemikian.

Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat kerajaan hendaklah

mewujudkan sistem pengukuran produktiviti yang sesuai dengan output yang dikeluarkan.
Melalui pengukuran ini, pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap produktiviti
jabatan/pejabatnya pada sesuatu masa, sama ada semakin meningkat atau sebaliknya.
Keupayaan perkhidmatan awam memberikan perkhidmatan yang bermutu dan berwibawa
perlulah dipertingkatkan seiring dengan perkembangan-perkembangan yang pesat berlaku di
dalam atau di luar negeri. Pendekatan ini memerlukan perubahan-perubahan yang boleh

1
meningkatkan produktiviti dan keberkesanan perkhidmatan awam dalam menghadapi
cabaran-cabaran pembangunan negara. Maklumat yang diperolehi ini adalah menjadi asas
penting bagi merangka tindakan-tindakan susulan yang selanjutnya.

Produktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat
dihasilkan oleh satu unit input. Output ialah keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh
sesebuah organisasi. Sebagai contohnya, output  yang dikeluarkan oleh Jabatan Tanah Dan
Galian ialah pengeluaran surat hakmilik, kelulusan ubah jenis kegunaan tanah, kutipan cukai
tanah, lesen pendudukan sementara dan sebagainya. Begitu juga dengan Jabatan Imigresen
Malaysia iaitu salah satu outputnya ialah pasport antarabangsa yang dikeluarkan, manakala
Jabatan Pendaftaran Negara outputnya merupakan Sijil Kelahiran, Kad Pengenalan, Sijil
Kerakyatan dan sebagainya. Input pula ialah sumber-sumber yang digunakan untuk
menghasilkan output. Sumber - sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan,
peralatan kerja, jentera dan sebagainya. Dengan perkataan lain, produktiviti ialah konsep
yang menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi
dengan input yang digunakannya.
Produktiviti bukan hanya bermaksud prestasi serta penggunaan sumber secara
ekonomikal, malah ia merupakan kombinasi tentang kedua-duanya. Produktiviti yang tinggi
bererti penggunaan sumber bahan dengan cekap dan berkesan. Produktiviti diukur melalui
nisbah yang merangkumi jangka ubah pengambilan pekerja, bilangan pekerja yang diambil
dan bilangan jam bekerja atau keluaran, misalnya jumlah unit yang dikeluarkan, produk yang
dijual, tugasan yang disiapkan, keuntungan yang diperolehi termasuk nilai tambah dan
piawaian yang dicapai termasuk piawaian masa yang diambil.
Perhubungan ini lazimnya ditunjukkan dalam bentuk formula:
Output atau ringkasnya O
-------- --
Input I
Sebagai contoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan 100 output dalam
masa 20 jam maka produktiviti yang dicapai ialah 5. Iaitu 5 jam bagi menghasilkan seunit
output. Sesebuah jabatan/pejabat boleh melihat tahap produktivitinya pada berbagai peringkat
seperti peringkat organisasi, bahagian, unit atau peringkat pekerja secara individu. Tahap
produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk: kos seunit output; masa bagi menghasilkan
seunit output; ataupun jumlah gunatenaga (manhour) bagi menghasilkan seunit output.
Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan kualiti.

2
 Perkaitan di antara produktiviti dan kecekapan boleh dilihat dari segi penggunaan
input. Apabila sesebuah jabatan/pejabat dikatakan produktif, bermakna ianya telah dapat
menggunakan segala input yang diperuntukkan kepadanya dengan cara yang paling optimum
dan cekap. Perkaitan di antara produktiviti dan keberkesanan pula boleh dilihat apabila kita
membandingkan di antara kuantiti output yang sebenarnya dihasilkan dengan kuantiti yang
menjadi matlamat sesebuah jabatan/pejabat. Sekiranya kuantiti output yang dihasilkan itu
menyamai matlamat yang dikehendaki maka barulah jabatan/pejabat dikatakan berkesan
kerana telah berjaya mencapai matlamatnya. Untuk mencapai tahap keberkesanan tersebut,
jabatan/pejabat perlu produktif. Dalam konteks inilah, produktiviti dan keberkesanan
dikatakan dua konsep yang saling kait-mengait.
Perkaitan di antara produktiviti dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila output
sesebuah jabatan/pejabat itu dihubungkan dengan pihak pelanggan yang menjadi sasarannya.
Matlamat sesebuah jabatan/pejabat bukan sahaja setakat mengeluarkan output pada kuantiti
yang tepat, tetapi juga memastikan output tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan.
Untuk membolehkannya mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, sesebuah
jabatan/pejabat perlu menekankan aspek produktiviti. Manakala untuk memastikan outputnya
dapat memenuhi kehendak pelanggan pula, penekanan perlu diberikan dalam aspek kualiti.
Ini bermakna jabatan/pejabat perlu memastikan output tersebut dapat mempamerkan ciri-ciri
yang dihargai oleh pelanggan.
Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu termasuklah perkhidmatan yang cepat, boleh
dipercayai, tiada kesilapan, bersopan santun dan mengutamakan keselamatan. Oleh itu,
kualiti dan produktiviti adalah dua aspek yang saling lengkap- melengkapi dan perlu diberi
perhatian oleh setiap jabatan/ pejabat apabila menghasilkan keluaran atau perkhidmatan.
Sesebuah jabatan/pejabat kerajaan mengeluarkan pelbagai output bagi mencapai
objektifnya. Untuk mengeluarkan output ini, ianya perlu mendapatkan input-input asas
seperti bahan-bahan mentah, modal, peralatan dan tenaga manusia dan seterusnya memproses
input tersebut mengikut kaedah-kaedah yang tertentu. Proses ini dinamakan proses
transformasi. Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mempertingkatkan produktivitinya adalah
bergantung kepada sejauh mana ia dapat menyempurnakan proses transformasi ini dengan
cekap. Semakin cekap proses ini dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input-input
asas seperti tenaga manusia, modal dan sebagainya dapat digunakan secara optimum.

3
 Hubung kait diantara konsep-konsep input-transformasi-output ini dapat ditunjuk
dalam Rajah 1.

Rajah 1 : Hubungkait Di Antara Input – Transformasi – Output

Sepertimana yang ditunjukkan dalam Rajah 1, pihak jabatan/pejabat perlu menambah

input-input pengurusan bagi melengkapkan proses transformasi. Input-input pengurusan ini
adalah seperti sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi, gaya pengurusan dan
sebagainya. Dengan mengolah dan menggabungkan input-input asas dan input-input
pengurusan ini maka pihak jabatan/pejabat boleh menghasilkan output yang dikehendakinya.
Untuk mempertingkatkan produktiviti, pihak pengurusan hendaklah mengambil langkah-
langkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti.
Sebanyak lapan faktor telah dikenalpasti sebagai faktor-faktor yang kritikal. Faktor-
faktor tersebut ditunjukkan di dalam Rajah 2 dan penerangan tentang tindakan- tindakan yang
perlu diambil oleh pihak pengurusan ditunjukkan di dalam Jadual 1. Faktor-faktor yang
dimaksudkan itu ialah terdiri daripada:
a. Tenaga manusia
b. Sistem dan prosedur
c. Struktur organisasi
d. Gaya pengurusan

4
e. Persekitaran kerja
f. Teknologi
g. Bahan-bahan
h. Kelengkapan modal.

Rajah 2: Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Produktiviti

(a) Tenaga Manusia

Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mencapai matlamat prestasinya sangat
bergantung kepada faktor tenaga manusia. Ini adalah kerana kakitangan memainkan pelbagai
peranan penting dalam proses pengeluaran seperti menjadi buruh, pengurus kakitangan
teknikal dan sebagainya. Kakitangan juga bertanggungjawab menggerakkan berbagai proses
penting dalam organisasi seperti: perancangan; kawalan kualiti; membuat keputusan-
keputusan strategik atau operasional; kawalan belanjawan; dan sebagainya.
Oleh itu, untuk menjadi produktif jabatan/pejabat kerajaan hendaklah membangunkan
sumber tenaga manusia dalam organisasinya. Tindakan-tindakan yang boleh diambil
termasuklah:
i. Menyediakan latihan kepada kakitangan dalam bidang-bidang yang berkaitan dengan
kerja mereka. Melalui latihan ini kakitangan boleh meningkatkan kepakaran dan
kemahiran yang mana akan membantu mereka melaksanakan tugas-tugas dengan
berkesan. Pihak pengurusan juga hendaklah sentiasa menggalakkan kakitangan

5
 mengamalkan konsep "Kemajuan Diri" supaya mereka boleh berusaha sendiri
memperbaiki prestasi kerja.
ii. Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif. Di antara nilai-nilai yang perlu
diutamakan ialah kejujuran, integriti, akauntabiliti, bertanggungjawab,berdisiplin,
semangat bekerja secara berpasukan, keikhlasan dan amanah. Penerapan nilai-nilai ini
di kalangan kakitangan akan mendorong mereka untuk bekerja dengan lebih tekun.
iii. Memotivasikan kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada mereka yang
telah menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-masing. Pengiktirafan boleh
diberi dalam berbagai bentuk seperti Anugerah Khidmat Cemerlang, anugerah pingat
kebesaran, pemberian hadiah, pujian lisan dan lain-lain.
iv. Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasi dan
dalam proses penyelesaian masalah-masalah produktiviti. Bagi tujuan ini, sesebuah
jabatan/pejabat itu boleh menubuhkan Kumpulan-kumpulan Meningkat Mutu Kerja
atau Pasukan-pasukan Kerja di berbagai peringkat. Pihak pengurusan juga boleh
memperkenalkan sistem cadangan bagi menggalakkan kakitangan mengemukakan
cadangan-cadangan yang boleh meningkatkan produktiviti organisasi.
v. Menggalakkan komunikasi yang berkesan di antara pihak pengurusan dengan
kakitangan melalui pengamalan dasar komunikasi terbuka.
vi. Menetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk kakitangan.
Walau bagaimanapun, standard-standard prestasi ini hendaklah realistik dan boleh
dicapai.
vii. Selain itu, langkah-langkah memperkayakan kerja, pusingan kerja dan perluasan
tanggungjawab hendaklah dilakukan bagi menjadikan kerja-kerja tersebut lebih
mencabar untuk pergi sejauh mana yang boleh. Oleh yang demikian, kakitangan
hendaklah ditempatkan mengikut kesesuaian pengetahuan dan kemahiran masing-
masing.

(b) Sistem Dan Prosedur Kerja

Tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat adalah dipengaruhi oleh sistem dan
prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan/pejabat berkenaan. Sistem dan prosedur kerja
yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses kerja dapat berjalan dengan licin
dan cekap. Sebagai contoh, sistem fail yang baik akan mempercepatkan proses membuat
keputusan kerana maklumat-maklumat yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila

6
diperlukan. Keputusan yang cepat akan melicinkan kerja dan ini seterusnya membawa kepada
peningkatan produktiviti.
Sistem dan prosedur adalah mekanisma pentadbiran yang diwujudkan oleh
jabatan/pejabat bagi menyelaras proses-proses, aktiviti-aktiviti dan tindakan yang terlibat
dalam menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja yang dijalankan
adalah proses yang melibatkan berbagai lapisan kakitangan, bahagian dan unit. Mereka perlu
berkomunikasi, bekerjasama, bertukar-tukar maklumat dan bergantung antara satu sama lain
bagi menyiapkan sesuatu kerja. Selain daripada itu, sistem dan prosedur kerja juga
menggariskan tatacara tentang bagaimana sesuatu kerja itu mesti dilakukan, peringkat-
peringkat tindakan yang perlu disempurnakan, standard-standard yang perlu dipatuhi dan
sebagainya. Hasilnya, sistem dan prosedur kerja secara langsung menentukan prestasi kerja
setiap kakitangan.
Untuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat kerajaan perlu memastikan
sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh kakitangan mereka, sentiasa berkeadaan
cekap. Sistem tersebut hendaklah mampu menyokong pencapaian prestasi kerja yang
cemerlang dan bukannya menjadi penghalang kepada kelicinan proses kerja. Oleh itu,
sesebuah jabatan/ pejabat hendaklah merancang dan mengambil tindakan- tindakan yang
konkrit bagi mencapai matlamat ini. Di antara tindakan- tindakan yang penting ialah:
i. Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja yang diamalkan sekarang bagi mengatasi
kelemahan-kelemahan yang ada. Mana-mana aspek yang dianggap lapuk hendaklah
dikemaskini supaya bersesuaian dengan keperluan semasa.
ii. Mempermudahkan sistem dan prosedur yang ada bagi mengelakkan halangan-
halangan birokrasi dalam kerja-kerja yang dijalankan.
iii. Mengkaji peraturan-peraturan atau undang-undang yang ada sekarang dengan tujuan
untuk memansuhkan peruntukan yang tidak lagi sesuai dengan matlamat
jabatan/pejabat.
Misalnya, Jabatan Pengangkutan Jalan Raya (JPJ) adalah merupakan jabatan yang paling
sibuk dengan bilangan pelanggan yang semakin ramai setiap hari. Sebelum ini penggunaan
sistem secara  manual banyak memberi masalah kepada pengguna apatah lagi jika ianya
melibatkan pertukaran maklumat-maklumat dari negeri lain seperti pertukaran hakmilik
kenderaan dan sebagainya. Begitu juga dengan pembaharuan cukai jalan dan insuran dan
sebagainya banyak menimbulkan masalah. Setiap satu urusan berkaitan dengan JPJ
mengambil masa yang begitu lama. Memandangkan masa yang diambil begitu lama maka
banyak berlaku penyelewengan dan unsur-unsur rasuah dalam pentadbiran JPJ, penggunaan

7
komputer dan teknologi maklumat yang diperkenalkan di JPJ sejak awal tahun 1980 dan telah
dipertingkatkan dari masa kesemasa  telah memberi kesan yang amat ketara terhadap
perkhidmatan yang telah diberikan kepada pelanggannya. Melalui sistem Pendaftaran
Pemandu dan Kenderaan, Sistem Perkhidmatan Pelesenan dan Saman yang dilancarkan pada
tahun 1997, ianya telah dapat meningkatkan kecekapan dan produktiviti dari segi
mendapatkan maklumat yang cepat dan tepat.
Sistem ini telah menyediakan perkhidmatan melalui pelbagai saluran penyampaian (multi
delivery channel) secara elektronik kepada orang awam. Perkhidmatan telah disampaikan
melalui pelbagai saluran seperti kiosk, ‘interactive voice response’, telefon dan perkhidmatan
internet melalui web TV dan komputer peribadi. Hasil daripada itu JPJ telah dapat
mengelakkan pendaftaran baru bagi kenderaan yang dicuri, mengesan dokumen impot palsu
serta lain-lain dokumen dengan cepat. Ini telah dapat meningkatkan penyelewengan dan
meningkatkan hasil Kerajaan Persekutuan.
Lebih banyak kaunter telah dibuka dengan jumlah kakitangan yang sama. Ini telah
mengurangkan masa menunggu kepada orang awam. Pembayaran cukai jalan dan insuran
juga telah menjadi lebih mudah dan kurang kerenah dimana semua pembayaran insuran
dibuat secara on-line sahaja dan pemilik kenderaan hanya perlu membawa geran hakmilik
kenderaan sahaja ke JPJ.

(c) Struktur Organisasi

Sesebuah jabatan/pejabat dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan objektif,
matlamat dan keadaan persekitarannya. Struktur inilah yang menentukan ciri-ciri penting
jabatan/pejabat tersebut seperti: corak pengagihan tugas mengikut fungsi, bahagian dan unit;
pengagihan kuasa dan wibawa; akauntabiliti dan tanggungjawab; peruntukan sumber; dan
corak perhubungan dalam organisasi. Dengan yang demikian, struktur organisasi adalah salah
satu faktor penting yang boleh mempengaruhi dan mengawal perjalanan aktiviti-aktiviti
jabatan/pejabat dan ini seterusnya memberi kesan kepada tahap produktiviti jabatan/pejabat
berkenaan.
Untuk menjadi produktif, jabatan/pejabat kerajaan perlu mewujudkan satu struktur
yang mantap di mana struktur seperti ini akan memastikan kerja-kerja dapat dijalankan
dengan licin serta membolehkan sumber-sumber yang ada dalam organisasi dapat
digembleng secara optimum.

8
 Pihak pengurusan boleh mengambil pelbagai tindakan untuk mewujudkan struktur
yang sedemikian. Di antaranya ialah:
i. Menentukan penyelarasan fungsi-fungsi bahagian dan unit di dalam jabatan/pejabat
supaya sentiasa saling melengkapi antara satu sama lain.
ii. Mewujudkan struktur yang fleksibel dan dinamik bagi memudahkan jabatan/pejabat
membuat penyesuaian dengan perubahan-perubahan persekitaran. Struktur itu juga
mestilah memudahkan pengaliran maklumat dan sumber secara bebas di antara
bahagian-bahagian dan unit dalam jabatan/pejabat.
iii. Menentukan corak perjawatan bahagian-bahagian dan unit agar berpadanan dengan
tanggungjawab yang diberikan. Bidang tugas setiap peringkat jawatan pula hendaklah
ditetapkan dengan jelas bagi mengukuhkan unsur akauntabiliti dan tanggungjawab di
kalangan kakitangan.
iv. Memastikan bidang kuasa bahagian-bahagian dan unit didefinisikan dengan jelas bagi
mengelakkan percanggahan dan pertindihan fungsi.

(d) Gaya Pengurusan

Untuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan perlu menerajui sendiri usaha-usaha
peningkatan produktiviti. Peranan dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi
jabatan/pejabat adalah besar kerana ia bertanggungjawab terhadap proses-proses utama dalam
organisasi. Ini termasuklah, proses membuat keputusan; perancangan; belanjawan; penentuan
keutamaan kerja; pengagihan sumber; dan penilaian prestasi. Oleh itu, pihak pengurusan
perlu menunjukkan komitmen terhadap produktiviti dengan mengamalkan corak pengurusan
yang berorientasikan output.
Tanggungjawab terpenting pihak pengurusan ialah memastikan seluruh kakitangan
dan sistem dalam jabatan/pejabat dapat digerakkan ke arah peningkatan produktiviti. Diantara
tindakan yang perlu dilakukan oleh pihak pengurusan ialah:
i. Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat yang jelas dan menyebarkannya
kepada seluruh kakitangan. Ini akan memotivasi kakitangan kerana mereka boleh
mengaitkan sumbangan kerja-kerja mereka dengan pencapaian matlamat jabatan.
ii. Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan kemudiannya
mengukur pencapaian sebenar. Langkah ini akan membolehkan jabatan/pejabat
mengetahui tahap produktivitinya pada sesuatu masa dan menggunakan maklumat
tersebut untuk mengambil tindakan susulan.

9
iii. Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti untuk diamalkan oleh setiap
lapisan kakitangan. Budaya ini hendaklah berteraskan nilai-nilai kerja yang baik
seperti dedikasi, integriti, akauntabiliti, berdisiplin dan sebagainya.
Contohnya gaya pengurusan yang baik melalui ‘Sistem E-Syariah’ telah membawa yang
mana telah membawa perubahan yang besar kearah peningkatan produktiviti jabatan Syariah.
Dengan sistem ini ia akan memperkemaskan pengurusan kes disamping dapat
menyeragamkan proses pengendalian pendaftaran Peguam  Syarie. Urusan harian pejabat
dapat dipertingkatkan melalui penggunaan Sistem Automasi Pejabat  manakala Sistem
Pengurusan Perpustakaan Jabatan Syariah Malaysia dan Jabatan Syariah Negeri
bagi memudahkan proses memesan buku-buku dan bahan-bahan perpustakaan untuk rujukan
para Hakim dan Pendaftar Mahkamah Syariah.
Melalui ‘Portal E-Syariah’ ianya menjadi gerbang maklumat yang menyediakan
kemudahan kepada orang ramai dan anggota Mahkamah Syariah untuk mendapatkan
maklumat mengenai peraturan dan prosedur mahkamah, peraturan terkini serta membuat
pertanyaan mengenai status kes. Pengiraan Faraid juga dibuat secara elektronik dan
automatik.  Sebelum ini setiap Mahkamah Syariah tidak mempunyai rangkaian perhubungan
antara satu sama, jika ada hanyalah setakat penggunaan telefon dan surat-menyurat rasmi.
Dengan itu kadang-kadang berlaku pertindihan kes-kes antara negeri-negeri dan keputusan-
keputusan kes yang berbeza-beza.

(e) Persekitaran Kerja

Persekitaran kerja sesebuah jabatan/pejabat mempunyai kesan langsung ke atas
produktiviti jabatan/pejabat berkenaan. Sebagai contoh, sekiranya sesebuah jabatan/pejabat
mempunyai susun atur yang baik, proses-proses kerja akan dapat berjalan dengan lancar.
Aktiviti-aktiviti seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi di antara bahagian-
bahagian dan di antara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. Oleh itu, masa untuk
menyiapkan sesuatu kerja akan dapat dijimatkan dan ini adalah petunjuk kepada peningkatan
produktiviti. Selain itu, susun atur pejabat yang baik juga akan mengoptimakan penggunaan
ruang dan ini akan menjimatkan kos operasi. Penjimatan kos ini juga menyumbang kepada
peningkatan produktiviti.
Oleh itu, untuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat perlu
mempertingkatkan kualiti persekitaran kerjanya supaya bersesuaian dengan tugas-tugas yang
dijalankan. Tindakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah:
i. Mengadakan susun atur pejabat yang sesuai dengan operasi kerja.

10
 ii. Melengkapkan pejabat dengan kemudahan-kemudahan asas seperti penghawa dingin,
perabot yang baik dan alat perhubungan.
iii. Menjaga kebersihan dan perhiasan pejabat.
iv. Menyediakan kemudahan untuk kakitangan seperti bilik rehat, riadah dan
sebagainya.

(f) Teknologi
Salah satu faktor utama yang mempengaruhi produktiviti sektor awam/jabatan ialah
penggunaan teknologi moden dalam pentadbiran. Penggunaan teknologi moden dalam proses
kerja adalah satu langkah yang penting bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukan
sahaja merujuk kepada mesin-mesin atau peralatan elektronik seperti komputer, mesin taip
elektrik atau mesin faksimili tetapi juga merangkumi pengetahuan dan kaedah-kaedah bekerja
yang saintifik. Melalui penggunaan teknologi, sesetengah proses kerja dapat di automasi atau
dimekanisasikan. Dengan cara ini, kerja-kerja dapat dijalankan dengan cepat dan murah di
samping meningkatkan kualitinya. Selain daripada itu, sesetengah kerja yang dahulunya
dijalankan oleh manusia secara manual, telah dipindahkan kepada mesin untuk
melaksanakannya. Contohnya percetakan bil, penyediaan bil, resit kutipan hasil,  surat notis
standard, pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam dan sebagainya, ini akan dapat
membantu mengatasi masalah kecacatan output yang disebabkan oleh kecuaian atau
kelemahan manusia.
Sebagai strategi meningkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat hendaklah mengkaji
kesesuaian untuk menggunakan automasi atau mekanisasi proses-proses kerja yang mereka
jalankan. Program mekanisasi boleh ditumpukan kepada kerja-kerja yang bercorak
pemprosesan dan rutin seperti penyediaan bil, resit kutipan hasil, penyediaan surat notis atau
pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam. Kerja-kerja seperti ini sesuai dilakukan oleh
mesin kerana tidak melibatkan keputusan- keputusan pengurusan yang penting. Program
automasi pula khususnya yang berasaskan komputer bolehlah ditumpukan kepada
pengendalian atau pengurusan ‘teknologi maklumat’.
Teknologi Maklumat  merupakan teknologi yang diperlukan untuk pemprosesan data.
Ini merupakan satu istilah yang amat luas berkenaan segala aspek dalam pengurusan,
perancangan, kawalan kewangan, penyelenggaraan inventori dan p-pemprosesan  maklumat.
Secara tepat penggunaan komputer digital dan perisian sistem komputer dapat mengubah,
menyimpan, melindungi, memproses, memindah, melihat dan mendapatkan maklumat tanpa
mengira tempat dan waktu. Sebab itulah, IT ini amat berkaitan juga dengan komunikasi.

11
Oleh itu selalunya Teknologi Maklumat (Information Technology) disebut juga Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (Information and Communication Techology). Dalam  hal ini,
maka teknologi komputer amat berkait rapat dengan teknologi maklumat dan komunikasi
(ICT). Kedua-duanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan antara satu sama lain.
Penggunaan IT dalam sektor awam tertumpu kepada usaha meningkatkan produktiviti
dan kecekapan serta memperbaiki mutu perkhidmatan awam. Kerajaan telah menumpukan
secara giat berkenaan penggunaan IT dalam pentadbiran dalam Rancangan Malaysia ke 6.
Lebih RM1.6 billion telah diperuntukkan dalam bidang IT untuk maksud mempercepatkan
hasrat dan matlamat  meningkatkan produktiviti. Kerajaan telah mengambil pendirian dan
langkah yang tepat apabila memberi perhatian kepada teknologi maklumat dengan
mengujudkan Koridor Raya MultiMedia (MSC) dikawasan pembangunan Putrajaya.
Dengan perubahan yang begitu agresif dalam teknologi maklumat, Malaysia tidak
boleh ketinggalan dalam mengikuti arus perkembangan tersebut. Penyediaan infrastruktur
asas IT yang canggih dan terkehadapan membolehkan Malaysia boleh menerima
perkembangan tersebut tanpa masalah

(g) Bahan-bahan
Produktiviti juga boleh ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-bahan
yang digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini adalah seperti bahan binaan, kertas, alat tulis,
bahan kimia dan lain-lain yang digunakan untuk menghasilkan output. Pembaziran lazimnya
berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. Bahan-
bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output yang akan
dihasilkan. Sebab itulah, untuk meningkatkan produktiviti jabatan/pejabat perlu memastikan
bahan-bahan yang digunakannya berkualiti tinggi. Di antara cara-cara yang boleh digunakan
untuk mengelakkan pembaziran bahan-bahan adalah seperti berikut:
i. Menjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahaja diperolehi
daripada pembekal dan sebelum ianya diproses untuk mengeluarkan output.
ii. Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal dan memastikan hanya pembekal-
pembekal yang diiktiraf sahaja dibenarkan membekal bahan-bahan yang diperlukan
oleh jabatan/ pejabat.
iii. Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang
berlebihan. Stok yang berlebihan juga adalah satu pembaziran yang membebankan
jabatan/pejabat dari segi kewangan.

12
(h) Kelengkapan Modal
Kelengkapan modal seperti jentera, loji, kenderaan pengangkutan dan sebagainya
adalah input penting dalam proses pengeluaran output. Kelengkapan ini perlu di selenggara
dengan sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Langkah ini boleh
mengelakkan masa yang mungkin terbuang jika berlaku kerosakan. Di antara cara-cara bagi
meningkatkan tahap boleh guna kelengkapan modal adalah seperti berikut:
i. Menyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkan
kemungkinan kerosakan.
ii. Menentukan kelengkapan berada dalam persekitaran operasi yang baik. Misalnya jika
kelengkapan itu ialah alat komputer kerangka utama, ianya hendaklah diletakkan
dalam bilik berhawa dingin supaya tidak mudah rosak.
iii. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan
optimum.
Setiap orang inginkan produktiviti walaubagaimanapun
peningkatan   produktviti tidak akan terjadi dengan sendirinya tetapi perlu diwujud melalui
usaha-usaha yang dirancang dengan teliti dan berterusan. Untuk menjadikan produktiviti
suatu realiti di dalam perkhidmatan awam, setiap jabatan haruslah bijaksana dan
berkebolehan memperkemaskan pengurusan faktor-faktor. Ini termasuklah penggunaan
teknologi tenaga manusia, bahan-bahan, sistem dan prosedur, gaya pengurusan persekitaran
tempat bekerja dan sebagainya.
Langkah-langkah yang telah diambil sebagaimana yang telah diterangkan di atas adalah
merupakan sebahagian dari tindakan kerajaan untuk memperbaiki perkhidmatannya.
Walaupun usaha-usaha perkhidmatan produktiviti di agensi-agensi perkhidmatan awam serta
hasil pencapaian begitu memberangsangkan namun kita tidak  seharusnya cepat berpuashati
dengan pencapaian yang diraih. Jika kita mudah berpuashati dengan pencapaian masa kini
dan merasakan kecemerlangan produktiviti jabatan serta organisasi tidak perlu
dipertingkatkan lagi, ia akan menyebabkan apa juga kejayaan yang dinikmati itu tidak akan
kekal kerana orang lain akan mengatasi kita.
Oleh itu untuk terus berjaya dan memastikan keunggulan kita mestilah bergerak dengan
lebih pantas, jabatan/pejabat kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti
sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap produktiviti bersifat relatif. Sesuatu
tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masa
ini. Oleh itu sesebuah jabatan atau organisasi perlulah berusaha memperbaiki prestasinya

13
pada sepanjang masa terutama penambahbaikan kepada sistem-sistem maklumat yang sedia
itu.

Peningkatan produktiviti di sektor awam bukanlah suatu perkara yang mudah

memandangkan saiz perkhidmatan awam yang amat besar serta fungsi-fungsinya yang luas
dan pelbagai. Peningkatan produktiviti sektor awam jangka panjang tidak akan tercapai hanya
sekadar peningkatan kemajuan dalam teknologi maklumat. Ianya juga perlu pendekatan yang
lebih menyeluruh sepertimana yang telah diterangkan dimana ianya juga disertai selari
dengan kemajuan dalam sistem organisasi, struktur organisasi, kemahiran, gaya pengurusan,
sumber manusia, kemahiran yang ada serta nilai dan budaya kerja. Oleh itu, sesebuah
jabatan/pejabat hendaklah sentiasa memperbaiki prestasinya pada sepanjang masa.

Usaha-usaha ke arah ini hendaklah diterapkan menjadi sebahagian daripada amalan

pengurusan seharian. Walaupun perubahan-perubahan dan pembaikan secara menyeluruh
adalah sukar kerana saiz perkhidmatan awam yang besar, fungsi yang luas dan peraturan-
peraturan yang menyeluruh, ia tidak seharusnya dijadikan alasan untuk tidak mencuba atau
menjalankan perubahan-perubahan tersebut. Oleh itu, bagi memastikan kita terus unggul dan
sentiasa berada di hadapan dari segi  produktiviti, usaha-usaha penambahbaikan dan
penetapan standard yang lebih tinggi perlulah dilakukan. 

14