Az SAP rendszer rövid bemutatása

2001. április 18., szerda, 13:00

1/7.
oldal

Az alábbi tanulmány röviden ismerteti az SAP R/3 rendszert, és vázlatosan bemutatja logisztikai
moduljait.

hirdetés

1.1 Az SAP rendszerről általában

Az 1972-ben megalapított SAP AG Európa legnagyobb független szoftverháza. Ez az eredmény azért

különösen figyelemre méltó, mert a cég kezdettől fogva csak egyetlen terméket fejleszt. Ez a termék egy, a
nagyvállalatok igényeire tervezett integrált ügyviteli és termelésirányítási programcsomag, mely képes arra,
hogy változtatások nélkül, csupán a program paramétereinek megfelelő beállításával egy tetszőleges
nagyvállalat teljes gazdálkodását a számviteltől a gyártósorok irányításáig magába integrálja.

A rendszer első verziója, az SAP R/2 1979-ben jelent meg, és a hetvenes és nyolcvanas évek
számítástechnikai lehetőségeihez alkalmazkodva még csak mainframe gépeken volt használható. Ez
jelentősen behatárolta a felhasználók körét, hiszen a kicsi és közepes vállalatok számára a rendszer
alkalmazása nem lett volna kifizetődő. Azonban a kilencvenes évek elejére az új, nagykapacitású és olcsó
számítógépek megjelenésével az alkalmazás elérhetővé vált a kisebb vállalatok számára is. Ezt felismerve
látott neki az SAP AG az R/2 rendszer nyitott architektúrájú, kliens-szerver rendszerű újraprogramozásának,
és 2000 emberévnyi fejlesztési munkaidő után létrejött az SAP R/3 rendszer. Az R/3-mal 1992-ben jelent
meg a vállalat, és ez a programcsomag váratlanul nagy sikert hozott. Két év múlva 4000 vállalatból álló
ügyfélbázissal és évi 1.8 milliárd márka bevétellel az SAP AG lesz a világelső a vállalat irányítási szoftverek
eladásában. A cég bevételi forrása nem csupán a termékeinek eladása, hanem a bevezetéssel kapcsolatos
szaktanácsadás és oktatás is. Az SAP rendszer jelenlegi elterjedtségét mutatja, hogy a világ 30 országának
vállalata használja a programcsomagjait. Európában csaknem minden második nagyvállalat, az USA-ban a tíz
legnagyobb cég közül nyolc SAP felhasználó. A gyártó SAP AG pedig a világon a negyedik legnagyobb
szoftvergyártó cég, kategóriájában az első.

Az SAP AG a terméket folyamatosan fejleszti és bővíti, bevételeinek 20%-át forgatja vissza erre a célra évek
óta. 1996-ban jelentek meg az R/3 3.1-es verziójával, mely egyrészt képes átfogó és biztonságos intranetes
megoldásokat nyújtani a vállalatoknak, másrészt 130 interfész áll rendelkezésre a külső programok
integrálására a rendszerbe. Az SAP rövidítés egyébként a német "Systeme, Anwendungen und Produkte"
vagy az angol "Systems, Applications and Products" elnevezésből származtatható (Rendszerek, alkalmazások
és termékek).

Magyarországon az SAP AG a termékével 1989-ben jelent meg. Azóta a rendszer itthon is ugyanolyan
sikernek örvend mint külföldön: több mint száz vállalat vezette be idáig, többek között olyan nagyvállalatok
mint a GE Lighting Tungsram, a MOL, vagy a Hungária Biztosító. A Magyar Nemzeti Bank is ezt a rendszert
használja, így elmondható, hogy az ország főkönyve is SAP-vel készül. Egyébként a kétszáz legnagyobb hazai
cég közül nyolcvan SAP felhasználó.

Az SAP R/3 rendszer moduláris felépítésű, az egyetlen kötelező elem a programcsomag magja, mely az adatbázisokat is tartalmazza. Az
igényektől függően dönthető el, hogy a felhasználó vállalat az összes modult igénybe kívánja-e venni, vagy például csak a pénzügyi és
projekt management modult egy banknál. A rendszert felépítő egyes modulokat az igényektől függően be lehet vezetni egyszerre egy
lépésben (ez az úgynevezett. "Big Bang" módszer), vagy egymás után, lépcsőzetesen. A rendszert felépítő egyes modulok az 1. ábrán
láthatóak.
A modulokat általában a következő módon szokták csoportosítani:

• Logisztikai modulok: SD, MM, PP, de ide sorolható a QM és PM is.

• Pénzügyi-számviteli modulok: FI, CO, AM.
• Egyéb modulok: HR, IS, OC, PS.

Mégis minek köszönheti az R/3 páratlan sikerét? A rendszer néhány legfontosabb jellemzője mely erre választ adhat:

• Nemzetköziség. A világ minden jelentős országában megtalálható az SAP AG leányvállalata vagy helyi forgalmazója, mely
gondoskodik a szaktanácsadásról, fordításról, illetve a termék fejlesztéséről és adaptálásáról a helyi igényekhez és
törvényekhez. Az R/3 már több mint 30 nyelven elérhető.

• Rugalmasság. Az R/3 nem iparág-specifikus, bármely fajta vállalat tevékenységénél használható, bankoktól a kereskedelmi
vállalatokon át a termelő vállalatokig, és képes ezen cégek minden területét irányítani.

• Nyitottság. Rendkívül nagyszámú hardverrel, operációs rendszerrel és külső alkalmazással kompatíbilis, az architektúra
nemzetközi szabványokon alapul. Így az R/3 elszakad a gyártótól függő monokultúrától, és szabad utat nyit a gyártótól
független nyílt rendszerek adatfeldolgozási lehetőségeinek kialakítására.

• Fejleszthetőség. Arra az esetre, ha a felhasználónak bármilyen speciális igénye van amely nem oldható meg az SAP
moduljaival, a rendszer fejleszthető a saját negyedik generációs programnyelvével (ABAP). Ezenkívül több mint 130 interfész
áll rendelkezésre a külső alkalmazásokkal való kapcsolatokhoz.

• Modularitás. A rendszer moduláris struktúrájának köszönhetően lehetséges a teljesen rugalmas, ügyfélspecifikus és az

peremfeltételekhez alkalmazkodó bevezetés és használat.

• Integráció. Egy üzleti esemény lejátszódásakor az ezzel kapcsolatos minden információ a vállalati adatbázis minden érintett
pontjára azonnal eljut. Megszűnik az adatbázis redundancia, a többszörös munkavégzés, lehetővé válik a folyamatok
optimalizálása.

.2 A rendszer logisztikai moduljai

A logisztika fogalmát az SAP egészen széleskörű módon értelmezi: a logisztika az anyagi javak, és szolgáltatások mennyiség, érték, idő,
kapacitás, költség, stb. szerinti követése. Tehát ide tartozik a rendszer minden folyamata, amely nem csak érték mozgáshoz kapcsolódik.
Az SAP rendszer logisztikai moduljai: értékesítés és elosztás (SD), anyaggazdálkodás (MM), termelés tervezés és irányítás (PP). Ezek a
modulok alkotják az R/3-as integrált logisztikai rendszerét, mely az összes készletgazdálkodási, termelési és értékesítési feladatot
magában foglalja.

1.2.1 Az MM modul (Materials Management)

Az MM anyaggazdálkodási modul intézi a beszerzés, az anyagbevételezés, a készletgazdálkodás és a számlaellenőrzés teljes folyamatát.

Percrekész információt nyújt a készletekről és támogatja a leggazdaságosabb beszerzési forrás kiválasztását. Az SAP logisztikai oldalának
jobb megismeréséhez érdemes részletesebben is megismerkedni az MM modul sokrétű szolgáltatásaival:

• Anyagszükséglet számítás (MRP). Az egyes anyagok szükséglet számítási eljárását üzem (gyár) lebontásban lehet
meghatározni, de alternatívaként megadható egy táblázatban az anyagok egy csoportjára is. Meghatározható, hogy a
szükségletszámítás a felhasználáson vagy a tervezett igényeken alapuljon-e. Ha az MRP felhasználás bázisú, akkor a számítás
alapja az értékesítési terv vagy a már beérkezett megrendelések figyelembevételével történik oly módon, hogy a rendszer a
kapcsolódó darabjegyzékek alapján valamennyi ezzel összefüggő igényt is kiszámolja. Az MRP beszerzési igényléseket hoz
létre az anyagbeszerzés, illetve tervezett gyártási megrendeléseket a termelés tervezés számára. Ha bizonyos cikkek esetében
egy gyár igényeit egy másik gyár, vagy egy központ látja el, az MRP futás áttárolási (transzfer) megrendeléseket hoz létre,
amit a másik gyárra futtatott MRP számítás figyelembe vesz.

• Beszerzés. Az MRP a beszerzési igénylések segítségével további tevékenységeket kezdeményez a beszerzés területén is. A
beszerzési szervezetek felépíthetők úgy is, hogy több gyárért legyenek felelősek, melyek akár különböző vállalatokhoz is
tartozhatnak a vállalatcsoporton belül. Ha egy anyag esetében ütemezett szállításról történt megállapodás, akkor az MRP
határidőkkel ellátott tételes bontású beszerzési igénylést jegyez be az ütemtervbe. A beszerzési igénylések alapján a rendszer
automatikusan állít elő lehívásokat, ha keretszerződést kötöttünk, illetve létrehozza a megrendelést, ha a cikknek rögzített
szállítója van. Ha nincs, akkor egy információs rendszer segíti a szállító kiválasztását. A rendszer részletes adatokat tárol a
cikk összes korábbi szállítójáról, és statisztikai adatokkal támogatja az egyes szállítók kiértékelését. A megrendelés
pillanatában ismert szállítási költségek a beszerzési megrendelés részeként tárolódnak.

• Anyagbevételezés. Az anyagok bevételezése a beszerzési megrendelésre hivatkozva történik, a rendszer figyelemmel tudja
kísérni az összes korábbi részszállítást, ellenőrizni tudja a rendelésben engedélyezett túl- vagy alulszállítás túllépését. A
rendszer automatikusan rögzíti a bevételezést a megrendelésben, és a raktári készlet mennyiségi adatainak frissítésén túl
elvégzi a tétel főkönyvi könyvelését is. A tervezett szállítási költség a készlet érkezésekor mennyiségi alapon osztódik fel.

• Számlaellenőrzés. Az automatikus számlaellenőrzés nagyban csökkenti a manuális munkát. A rendszer a megrendelésekre

hivatkozva, automatikusan hozza létre a várt számlát, melyet mennyiségben és értékben összevet a beérkezett számlával. Az
anyagbeszerzés és a bevételezés integrációjának köszönhetően az összes szükséges információ jelen van a rendszerben, és az
alapbizonylatok teljes terjedelmükben néhány gombnyomással előhívhatóak.

• Készletnyilvántartás. A mennyiségi készletnyilvántartás valamennyi raktárra kiterjed. A rendszer támogatja az összes létező
készletmozgást szállításra, költséghelyre, gyártásra, és az áttárolásra gyárak között, illetve gyáron belül. A leltározás
megszervezhető folyamatos vagy fordulónapos alapon. Számos speciális készlet (pl. bérfeldolgozásnál, konszignációs készlet,
stb.) is nyilvántartható.

• Raktározási rendszer. A raktározási rendszer képes a különböző típusú (automatizált, blokk, véletlen elérésű, stb.) raktárak
vegyes használatának támogatására, fix raktárhelyek kezelésére, a tárolóhelyről, a tárolóhelyre és a tárolóhelyek közötti ki-,
be-, és áttárolásra. A bizonylatok és címkék (ideértve a vonalkódot is) előállíthatóak a különböző szinteken, a bevételezéstől a
kivételezésig. A raktározási rendszernek saját leltározási eljárása van, mely biztosítja, hogy minden tárolóhely egy évben
legalább egyszer leltározásra kerüljön. Megfelelő eszközök szolgálnak a különböző méretű raklapok, speciális készletek és a
veszélyes áruk kezelésére is. A raktárgazdálkodási komponenst egy olyan alrendszerként is ki lehet építeni, amely a fontosabb
funkciókat a központi adatbázist kezelő szerver üzemzavara esetén is el tud látni.

Az SAP egyik nagy előnye, hogy a logikailag összetartozó adatokat automatikusan összekapcsolja és együtt kezeli. Így egy adott adat
változását elég csak egyszer bevinnünk, és a továbbiakban már a rendszer gondoskodik arról, hogy az adatbázisokban frissítse az
adatokat, melyeket befolyásol a változtatás. Ez érvényes az anyagazdálkodás és a költséggazdálkodás integrációjára is. A 2. ábrán
látható az MM modul kapcsolata a könyveléssel, a kontrollinggal és az eszközgazdálkodással.
1.2.2 A PP modul (Product Planning)

A PP termelésirányítási modul a központi eszköz az igény és az értékesítés közötti termelés technikai-üzemgazdasági lebonyolításához. A
termelésirányítás a vállalati irányításnak olyan szerves része, amely megszervezi a termelést végző rendszert, megtervezi a
termelőfolyamat működését, és megteremti ennek a működésnek ennek a működésnek az előfeltételeit, végül pedig ellenőrzi a folyamat
terv szerinti megvalósulását és annak eredményeit.

1.2.3 Az SD modul (Sales and Distribution)

A piaci igényekre gyorsan és rugalmasan reagáló értékesítési rendszer minden vállalat üzleti sikerességének kulcsfontosságú feltétele. Az
SD modul egy megbízható, integrált értékesítési rendszer kiépítését teszi lehetővé, mely teljesen kielégíti ezeket a feltételeket.

Az SD értékesítési modul által ellátott funkciók:

• A piac optimális ellátását biztosító értékesítési szervezet nyilvántartása, felügyelése és irányítása. Ide tartoznak az értékesítési
csatornák, ágazatok, irodák, ügynökségek, üzletkötők, stb.
• Az értékesítési törzsadatok kezelése. Ide tartozik: az üzleti partnerek és a velük kötött megállapodások adatai, az eladásra
kerülő termékek adatbázisa, az értékesítési árak.
• Az értékesítési funkciók nyomon követése és ellenőrzése, mint például rendelkezésre áll-e a megfelelő áru a megfelelő
határidőre és feltételekkel, milyen lépések történtek idáig ennek érdekében, stb.
• A kiszállítandó megrendelések kezelése: az esedékes szállítmányok összeállítása, a kigyűjtés irányítása és ellenőrzése.
• Számlázás: a szállítási utasítások és a terhelési jóváírási igények feldolgozása.
• A kommunikáció vezérlése: a különböző üzleti események (számlák, megrendelések, stb.) feldolgozásával kapcsolatos
adatcsere irányítása a belső és külső partnerek között. Ez végbemehet postai úton, vagy MAIL, telefax, EDI, és egyéb
eszközök segítségével.
Az SAP R/3 rendszer bevezetése

Természetesen egy olyan szintű vállalkozásnál, mint az R/3 rendszer bevezetése egy vállalatnál, nem alkalmazható sablon, hiszen a
bevezetési projektet mindig az aktuális környezethez, előfeltételekhez, felhasználói igényekhez, stb. kell igazítani. Négy alapvető fázist
azonban mindig fel lehet fedezni a bevezetési projektek során, melyekben a párhuzamosan végzett tevékenységek további szinteket
alkotnak. Hogy mégis legyen az olvasónak valamilyen elképzelése a bevezetés mikéntjéről, a következőkben látható a négy alapvető
fázis leírása, ahol a szinteket és azok párhuzamos tevékenységeit egy teljesen általánosított SAP bevezetés tevékenységei adják, a
Dynasoft ajánlásai alapján.

1. Fázis: helyzetfelmérés, koncepcionális tervezés. Célja egyrészt a vállalati folyamatok felmérése, pontos megismerése, másrészt a
bevezetés előkészítése.

1. Szint:

 a felhasználói igények elemzése,

 a projektmunka megszervezése, a projektteam felépítése,
 a projekt során követett szabványok meghatározása.

2. Szint:
 a bevezetési projekt határidő tervének előállítása,
 a rendszer installálása,
 a projektteam tagjainak tanfolyami beosztása és oktatása,
 az SAP funkciók begyakoroltatása a projektteam tagjaival.

3. Szint:
 vállalati funkciók, folyamatok és illetékesség felmérése,
 interfészek (a külső alkalmazások és az SAP kommunikációját lehetővé tevő kapcsolatok) megtervezése,
 a rendszer-infrastruktúra megtervezése (hardver, operációs rendszer, hálózat, környezet, stb.)

4. Szint: a koncepció minőségi ellenőrzése. Az első fázis végeredménye a koncepció és a projektterv

2. Fázis: Részletes tervezés és megvalósítás. Célja az első fázisban megismert rendszer funkcióinak és folyamatainak leképezése az SAP
modulokra, funkciókra és folyamatokra.

1. Szint:

 szervezeti struktúra modell előállítása,

 az SAP alapadatok, adatbázisok meghatározása, megtervezése,
 az SAP folyamatok modelljének előállítása,
 a periodikusan ismétlődő folyamatok modelljének elkészítése,
 interfészek megvalósítása.

2. Szint:
 nyomtatványok, dokumentumok megtervezése,
 beszámolók megtervezése,
 az egyes felhasználók jogosultságainak meghatározása.

3. Szint:a prototípus minőségi ellenőrzése. A második fázis végeredménye a dokumentált prototípus.

3. Fázis: a produktív rendszer előkészítése. Célja az előző fázisban megtervezett prototípus rendszer gyakorlati megvalósítása.

1. Szint:
 a produktív üzem megtervezése,

2. Szint:
 a rendszer-infrastruktúra felállítása a produktív rendszerhez,
 a rendszeradminisztráció megszervezése,
 a reorganizáció és archiválás meghatározása,
 a felhasználók oktatása.

3. Szint:
 integrációteszt végrehajtása,
 rendszerterhelés elemzése,
 adatbázisok feltöltése a produktív rendszerben,
 adatkarbantartás, manuális bevitel.

4. Szint: a produktív rendszer minőségi ellenőrzése. A harmadik fázis végeredménye a kész produktív rendszer.

4. Fázis: a produktív rendszer beindítása. Cél a futó rendszer megfigyelése, a még szükséges kisebb javítások elvégzése.
 technikai műveletek optimalizálása,
 szervezési műveletek optimalizálása.