DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Título del Cargo: Asistente de Ventas.

Reporta a: Gerencia General
Unidad Organizativa: RS
Localización: Cabudare, Edo. Lara.

Fecha: 16/05/2011

PROPÓSITO GENERAL
Brindar apoyo administrativo al área de ventas.

DIMENSIONES

ORGANIGRAMA

DIRECCION GENERAL

SUPERVISOR SUPERVISOR
SUPERVISOR DE
ALMACEN COBRANZAS
VENTAS

ALMACENISTA 1 ASISTENTE
ASISTENTE DE
ADMINISTRATIVO
VENTAS
ALMACENISTA 2

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ADMINISTRACION Y
CONTABILIDAD
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Reportes Directos

Reportes Indirectos

FINALIDADES
1. Recibir pedidos, pasar a cobranzas para chequear estatus de cliente y proceder con el
 proceso de facturación
2. Recibir y ordenar y manejar toda la información de los productos vendidos por la empresa
3. Registrar y hacer seguimiento con los respectivos vendedores y clientes de los pedidos en
back orders
4. Manejar fallas, informando a la dirección general, supervisor de ventas y fuerza de ventas
del nivel de inventario de los productos y posible llegado de las mismas.
5. Enviar los listados de mercancía recién llegada a los vendedores
6. Manejar las promociones del mes en coordinación con el personal de almacén y la
dirección general para el impulso de los productos con baja rotación,
7. Manejar la oferta del mes para incrementar las ventas por zonas de acuerdo a la demanda
de cada una de las zonas.
8. Informar a los vendedores cuando sea necesario todo lo relacionado con despachos y
hacer seguimiento de los mismos
9. Manejar situaciones especiales relacionadas con el despacho de la mercancía
10. Recibir reportes de devoluciones con su respectiva mercancía para hacerle entrega al
personal de almacén, hacer seguimiento a vendedores para la efectiva entrega de los
informes de devoluciones por parte de los vendedores.
11. Realizar estadísticas de venta, tales como: tiempo de despacho, efectividad de despacho
con respecto a los pedidos, hojas de ruta y planificaciones semanales para la posterior
elaboración de los reportes de visitas incluyendo su efectividad.
12. Realizar pedidos a diario para entregar a despacho
13. Chequear condiciones del cliente (contribuyente especial o no)
14. Recepción de los pedidos chequeados por despacho
15. Elaboración de las facturas y posterior archivado de las mismas
16. Elaboración de notas de crédito y envió a sus respectivos vendedores
17. Elaboración de guías de despacho y valijas de vendedores

NATURALEZA Y ALCANCE

I. Entorno

El cargo se desenvuelve en un ambiente de oficina dentro de la estructura de la empresa en

buenas condiciones de trabajo, en un entorno abierto mezclado con los departamentos de
cobranzas y facturación el cual brinda unas condiciones de trabajo cómodas y seguras, con areas
a mejorar.
 II. Conocimientos, Habilidades y Experiencia

Responsable, organizada, ordenado, pro-activa, discreto, honrado, metódico, ético e

integró.

III. Relaciones Internas / Externas

Internamente se relaciona con:

• Supervisor de Ventas: Asiste en lo relacionado al proceso ventas, manejo estadístico

emisión de facturas y archivo de las mismas.

• Dirección General: Asiste en lo relacionado al manejo de reportes estadísticos, demanda

de nuevos productos,

• Despacho: Entregar pedido, recibe pedidos chequeados, elaboración de facturas para su

posterior envió, emisión de etiquetas para despacho.

• Cobranzas: Chequea estatus de cliente para su facturación

Externamente se relaciona con:

• Transportista: Despachos, Recibir, Facturas y presupuestos,

• Vendedores
• Clientes.

IV. Autonomía y Autoridad

Autonomía media en la toma de decisiones.

V. Otros Roles

VI. Comentarios Adicionales

VII. Aprobaciones

Nombre Fecha
Autor de la Descripción Gabriel Tovar 16/05/2011
Revisor de la Descripción
Aprobador de la Descripción