Pelan Taktikal

BI PROGRAM/PROJE TINDAKAN TEMPOH KOS KPI PELAN

L K KONTIGENSI
1 Kelas Bimbingan PK1/ SU AK 7 bulan 5000 95% Program
Berbayar UPI Mento Mentee
2 Bengkel menjawab PK1/ SU AK 3 hari 1000 Edaran Bahan
Soalan
3 Program Latih tubi SU AK 1 bulan 1000

2.3.5 Kepentingan Kepimpinan Strategik

Guru besar atau pengetua seringkali memainkan peranan sebagai

pemimpin dan pengurus. Menurut Abdul Aziz (2003) , mereka adalah pemimpin

profesional yang memainkan dua peranan yang saling bergantungan antara satu sama

lain. Peranan ini dinamakan sebagai kepimpinan dan pengurusan. Manakala Bell (dalam

Bell dan Bush 2002) menyatakan bahawa kepimpinan dan pengurusan tidak boleh

dipisahkan dan sebarang langkah untuk memisahkan peranan tersebut adalah tidak

tepat.Ini adalah kerana peranan sebagai pemimpin profesional dengan peranan

pengurusan adalah saling lengkap melengkapi antara satu sama lain.(Hussein Mahmood.

1993) Dengan itu,sebagai seorang pemimpin sekolah perlu memainkan dua peranan

penting iaitu sebagai pemimpin dan pengurus sekolah. Kedua-dua peranan ini berbeza

tetapi saling melengkapi.

 Pemimpin menyediakan dan menjelaskan wawasan, menaikkan semangat dan

mempelopori jalan. Manakala pengurus pula mengatur rencana, menyusun, melaksanan

dan mengawal tugas.

Dengan itu, kepimpinan telah memberi gambaran individu yang berkuasa dan

dinamik.. Perjuangan pemimpin yang berani dan bijaksana membawa organisasi ke

mercu kejayaan (Prof. Mohamed b. Sulaiman, 1996).

2.3.5.1 Pengurusan Strategik

Pengurusan strategic amat penting dalam sesebuah organisasi. Antaranya adalah:

 Menyumbangkan keoada prestasi dan kecemerlangan organisasi.

 Mencapai visi, misi dan objektif organisasi sepenuhnya.

 Menyelesaikan isu-isu strategik / masalah.

 Memberi tindakbalas (respon) yang sesuai kepada perubahan persekitaran.

 Membantu menangani perubahan dan masalah pelaksanaan.

 Menjadi garis panduan kepada keputusan yang diambil.

 Memberi gambaran jelas mengenai pengharapan pelanggan dan ‘stakeholder’.

 Menilai hasil perubahan secara futuristic dan proaktif.

 Menjamin kejayaan pencapaian visi, misi dan objektif jabatan.

2.3.5.2 Perancangan Strategik

 Perancangan strategik juga penting untuk memastikan organisasi ke mercu

kejayaan. Antaranya:

 Mempunyai satu kerangka proses kerja yang tersusun dan sistermatik untuk

memterjemahkan visi, misi dan styrategi kepada aktiviti-aktiviti kerja harian.

 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengurursan masa, tenaga dan

kos.

 Sebagai alat untuk memahami cabaran-cabaran dan perubahan persekitaran secara

sistermatik dan strategic.

 Menjadikan seseorang pemimpin cemerlang dengan melakukan perkara yang

betul dengan betul, untuk sasaran yang betul, pada tempatyang betul dan pada

masa yang betul serta dengan bajet yang betul.

 Membolehkan pihak pengurusan lebih pro aktif dan dapat memikirkan masa

depan sekurang-kurang 3 hingga 5 tahun ke hadapan.

 Dapat menyediakan peluang penglibatan pelbagai lapisan pekerja dalam proses

pemikiran dalam menangani perubahan.

 Dapat meningkatkan semangat kerja berpasukan dan penghayatan halatuju yang

sama.

 Dapat membuat keputusan pada hari ini untuk menentukan pencapaian pada

masa hadapan.

 Menjadikan organisasi lebih berfokus ( First thing first)

 Mengimbangkan organisasi dengan perkembangan persekitaran.

2.3.5.3 Proses Pembinaan Perancangan strategik terdiri daripada 7 Fasa Utama.( Model

Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam-Muhamad Ustaman IAB,KPM) .

7. Penilaian Prestasi & Penambahbaikan

6 Implementasi

5 Strategi

PUSINGAN

4 Isu,Matlamat,Objektif,KPI,dan Sasaran

SEMULA

3 Analisis Persekitaran

2 Halatuju Organisasi: Mandat/Dasar,Misi&Visi

1 Persediaan Pra Perancangan

Sumber asal: Bryson.J.M (2003) Strategic Planning For Public & Nonprofit Organization

S.Fra: Jossey-Bass ( Diubahsuai oleh M. Bustaman, IAB KPM)

Fasa Pertama: Persediaan Pra Perancangan

Antara perkara yang perlu diselesaikan pada tahap ini ialah:

 Mengadakan satu sesi taklimat kepada semua staf – untuk menerangkan tujuan

dan faedah pembinaan perancangan strategik.

 Menubuhkan jawatankuasa kerja- senarai tugas jawatankuasa.

 Mengenalpasti mandat dan arahan terkini daripada pihak yang berkepentingan.

Apakah maksud mandat?

Mandat ialah apa yang disuruh ( diarah) oleh pihak yang bertanggungjawab (stakeholder)

dan dilarang melakukannya.

“Mandates are written and unwriten rules that govern and guide an institution and its

stakeholders. Its may be directly tied to laws, ordinances, acts and charters” (Sevier,

2000)

 Tauliah (punca kuasa)

 Apa yang perlu dibuat bagi tujuan memenuhi tanggungjawab dan misinya.

 Garis panduan tanggungjawab umum sesebuah organisasi.

 Semua polisi tersebut akan menentukan nature, skop dan arah tujuan perancangan

institusi terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan

membuat keputusan dan tindakan.

 Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan ‘reliability’ yang tinggi.

Contoh mandat:
 1. Dasar Pendidikan Kebangsaan

2. Dasar Wawasan Negara 2001-2010

3. Surat Pekeliling Ikthisas:

 SPI 1/1985- Penubuhan JK Bimbingan Pelajaran Sekolah

 SPI 2/1985- Lencana/ Logo dan Lagu Sekolah

 SPI 4/1985- Sekolah Sebagai Institusi Masyarakat

 SPI 5/1985- Rancangan Mencantik dan Mengindahkan Sekolah dan

Kawasannya ( Lanskaping)

 SPI 7/1986- Langkah-langkah Keberkesanan Disiplin Sekolah

 Merangka program latihan peningkatan kefahaman dan kemahiran perancangan

strategik secara mendalam kepada semua staf.

 Bina pelan kerja/ aktiviti bagi pembangunan perancangan strategik ( termasuk

program ‘retreat’ jika ada.

Fasa Kedua: Menjelaskan Halatuju/ Misi/ Visi dan Nilai Sekolah

 Mengumpul maklumat tentang:

i. Latarbelakang organisasi

ii. Pencapaian organisasi yang lepas

iii. Pencapaian terbaik dalam sejarah organisasi

iv. Laporan analisis prestasi program/ projek (strategi) tahun sebelum

v. Laporan status prestasi semasa

 vi. Pencapaian terbaik setiap bidang utama organisasi lain di peringkat zon,

daerah, negeri atau kebangsaan untuk penanda aras

vii. Analisi prestasi perancangan strategik lepas

 Misi

Misi ialah proses yang mengikuti selepas mandat. Misi menjelaskan kerja yang

dipertanggungjawabkan atau yang patut dilakukan sebagaimana yang dinyatakan

dalam mandat.

Misi adalah pernyataan ringkas yang meliputi perkara-perkara berikut:

 Tujuan penubuhan (Why)

 Kepada siapa perkhidmatan diberikan (Who)

 Apakah hasil akhir (What we produce)

 Apakah nilai organisasi kepada pelanggan (How we do it)

 Mencerminkan keunikan /nilai-nilai/ prisip pegangan utama organisasi

 Ringkas dan mudah diingati

 Wawasan atau visi

Menurut Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan

tentang masa depan. Manakala Cowley & Domb (1997) menyatakan dalam
 bukunya “Beyond Strategic Vision” bahawa visi adalah gambaran pemikiran yang

jelas tentang hasrat masa depan yang diinginkan.

Burt Nanus (1994) dalam bukunya “Visionary Leadership” menyatakan kriteria

wawasan yang baik meliputi:

 Berorientasikan masa depan

 Memandu ke arah masa depan yang jelas

 Sesuai untuk organisasi, budaya dan nilai

 Satu “set” piawaian kecemerlangan dan berkualiti

 Jelas tujuan (purpose)

 Membangkitkan semangat dan menguatkan komitmen / kepercayaan

 Menggambarkan keunikan organisasi

 Cukup “ambitious” ( menpunyai cita-cita yang tinggi)

Menurut King dan Cleland (1979), sesebuah organisasi yang mempunyai misi dapat

memudahkan semua lapisan pekerja memahami matlamat utama syarikat dan melicinkan

proses membentuk objektif, strategi dan polisi.

 Nilai

Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu

organisasi (W.G Ricky & M.Pustay, 1999).

 Konsep nilai

Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau

membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku

dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan

bernilai.

Contoh nilai-nilai murni:

 Amanah

 Tanggungjawab

 Ikhlas

 Benar

 Sederhana

Misi dan Visi secara implisit

1. Piagam Pelanggan

 Satu komitmen bertulis, jabatan/ agensi kerajaan terhadap penyampaian

keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan ( termasuk stakeholder).

 Satu jaminan jabatan/ agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran dan

perkhidmatan mengikut standard kualiti yang ditetapkan.

 Standard kualiti yang dapat memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan.

  Orang luar pula akan mendapat perkhidmatan yang cepat dan memuaskan

serta pulangan dari segi nilai wang yang dikeluarkan.

Ciri-ciri Piagm Pelanggan

 Jelas

 Senang disebar

 Kebolehpecayaan

 Praktikal

 Khusus dan

 Boleh ditambahbaik

 Gunakan garis panduan PKPA untuk sediakan pernyataan

Piagam Pelanggan untuk pelanggan utama seperti murid, guru,

ibubapa. PPD/ JPN/ KPM dan komuniti.

2. Jelaskan slogan, moto, rekabentuk logo dan warna yang digunakan bagi

merealisasikan misi, visi dan nilai yang dinyatakan di atas.

Fasa Ketiga: Analisis Persekitaran Dalaman dan Luaran

Bagaimana maklumat dikumpul?

 Semakan dokumen dan rekod

 Kajian

 Soal selidik
  Temubual

 Pemerhatian

 Hasil-hasil penyelidikan

 Tinjauan Literature

Kaedah-kaedah analisis data:

 Matrik KLAP ( SWOT)

 Matrik Portfolio (BSG/ GEC)

 Analisis Senario

 Matrik NDTS (Space)

 Analisis Titik Pulangan Modal

 PEST ( Persekitaran luar)

 Hasil daripada analisis persekitaran strategik akan dijadikan sebagai asas

bagi membina matlamat strategik organisasi bagi mencapai misi dan visi

organisasi.

Fasa Keempat: Isu, Matlamat, Petunjuk Prestasi Utama (KPI), Sasaran (jangka

pendek dan jangka panjang) dan objektif

Kenalpasti Isu-isu Strategik

 Isu strategik adalah kekuatan, kelemahan, peluang atau cabaran atau masalah atau

peluang yang ada atau menpunyai potensi untuk memberi kesan ke atas prestasi

organisasi atau para stakeholder ( Servier, 2000).

Pendektatan untuk kenal pasti isu strategik:

1. ‘The direct approach’ - didapati daripada semakan mandate, misi, analisis

persekitaran (SWOT)

2. ‘The goals approach’ - misi, visi dan stakeholder

3. ‘The vision of success’- tanyakan gambaran kejayaan masa depan yang terbaik

berasaskan misi kewujudan organisasi tersebut.

Petunjuk Prestasi Utama ( Keys Performance Indicators- KPI)

KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat. Menurut F. John Reh ( 2004),

Keys Performance Indicators (KPI) are quantifiable, agrred to beforehand, that reflect the

critical success factors of an organization”(). KPI erupakan satu parameter yang boleh

diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu

organisasi ( Muhammad Yahaya, 2005). KPI juga dikenali sebagai petunjuk kejayaan

membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat

organisasi.

Fasa Kelima: Strategi dan Taktikal dan Operasi

  Menyediakan Jadual TOWS Matriks

TOWS Kekuatan (S) Kelemahan (W)

S1- W1-

S2- W2-

S3- W3-
Peluang (O) SO WO

O1- S2, S3,O1, O2 W1,W3, W4, O3, O4

O2- - -

O3-
Cabaran/ ancaman (T) ST WT

T1- S1,S2,S4,T1,T2 W2,W3, T1, T3, T4

T2- - -

T3-

 Senarai Strategi dan Plan Taktikal

Strateg Program Tanggungjawab Tempoh Kos Output KPI Pelan

i masa Sumber Kotegensi

 Menyediakan Carta Gant Aktiviti

Bil Nama Jan Feb Mac Apr Mei Ju Jul Ogo Sep Okt Nov

Program n s t
Fasa Keenam: Implementasi Strategik

Fokus:

 Kepimpinan dan Pengurusan Strategi

 Penyebaran dan ‘Internet Marketing’ Pelan Strategik

 Pengurusan Perubahan

 Pembinaan Pasukan

 Pengukuran dan Penilaian

Langkah-langkah pelaksanaan:

 Mesyuarat untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan pengurusan strategik

 Taklimat kepada semua warga sekolah

 Mempromosikan kepada ibu bapa melalui kempen atau majlis yang khusus

 Menjemput ‘stakeholder’ ke sekolah untuk menerangkan program yang

dirancangkan.

 Kunjungan ke PPD untuk memberi taklimat tentang program yang dijalankan.

Menyediakan Pelan Operasi

Nama Projek: Kelas Tambahan Petang

Langkah Proses Kerja Tanggungjawab Tempoh Status

1 Mesyuarat:
 1.1 Ucapan pengetua Pengetua

1.2 Bentang kertas kerja konsep PK pentadbiran 1 hari

1.3 Pembentukan AJK SU Kurikulum

1.4 Agihan Tugas

1.5 Merancang Jadual

1.6 Penyediaan Bahan

1.7 Hal-hal lain

2 Mengenalpasti Pencapaian TOV SU Peperiksaan 3 hari

Headcount
3 Menyediakan Jadual Kelas Penyelia Kelas 1 minggu

Tambahan dan Agihan Tugas Guru Tambahan

4 Surat-menyurat Jawatankuasa 1 hari

- Kebenaran ibu bapa Logistik

- Jadual Waktu
5 Kelas Bermula Guru-guru Feb-Sept
6 Penilaian dan Penambahbaikan AJK 1 minggu

- Pemantauan Penggal Pemantauan

Pertama AJK Pelaporan

- Penilaian Prestasi dan

Laporan

Carta Aliran
Mula
 MESYUARAT

MENYEDIAKAN TOV/HQ

MENYEDIA JADUAL

SURAT MENYURAT

PELAKSANAAN

PENILAIAN

YA

TAMAT

Fasa ketujuh :Penilaian Prestasi dan Penambahbaikan

Kajian semula dan penilaian perancangan perlu dibuat dari semasa ke semasa untuk

memastikan sasaran tercapai atau perlunya penambahbaikan bagi memastikan sasaran

dapat dicapai dalam masa yang ditentukan. Penilaian semula antara lain bertujuan:

 Mengukur dan menilai tahap pencapaian pelaksanaan program/aktiviti terdahulu

telah dilaksanakan dan impaknya kepada sasaran.

 Sekiranya ada keperluan, maka penambahbaikan dilakukan serta merta

 Membentangkan program/aktiviti yang akan dirancangkan untuk dilaksanaknpada

tahun berikutnya.

 Mengenal pasti isu dan cabaran serta permasalahan yang akan dihadapi padatahun

berikutnya.

Penilaian dibuat dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi dan Maklum balas.

Borang Penilaian Prestasi dan Maklum Balas (Keseluruhan/Tahunan)

PERINGKAT SEKOLAH/ORGANISAI PANITIA/UNI INDIVIDU

T
MISI VISI
BIDANG Sukan dan Permainan Kelab dan Badan Beruniform

Persatuan
TARIKH DISEDIAKAN

OLEH :
MATLAMAT/ KEY PERFORMANCE SASARAN INISIATIF/ PRESTASI

OBJEKTIF INDICATOR (KPI) PRESTASI TINDAKAN SEBENAR

LAG LEAD 08 09 10 0 09 10
 8

2.3.6 Punca-punca Perancangan Strategik Gagal

Walaupun perancangan strategik berjaya disediakan oleh anggota organisasi pada masa

yang ditetapkan, tetapi kadang-kadang apa yang dirancangkan tidak dapat dijalankan

menyebabkan matlamat organisasi tidak tercapai. Terdapat beberapa sebab perancangan

yang dibuat gagal untuk dilaksanakan (Haim Hilman Abdullah, UM 20.11.2004).

Antaranya;

 Pihak pengurusan atasan mengandaikan bahawa mereka boleh mendelegasikan

fungsi perancangan kepada perancang sahaja.

 Pihak pengurusan atasan hanya asyik atau leka dengan masalah semasa/rutin

hingga tiada masa untuk melakukan perancangan jangka panjang dan proses itu

menjadi sebati dalam kalangan pengurus dan stafnya.

 Gagal untuk membina visi dan misi organisasi yang sesuai dan baik sebagai asas

pembinaan pelan jangka panjang.

 Gagal membuat andaian yang sepatutnya terhadap staf yang perlu terlibat dalam

proses perancangan.

 Gagal untuk menggunakan apa-apa yang dirancangkan dalam pelan perancangan

strategik sebagai satu piawai (Standard) untuk mengukur prestasi pengurusan

organisasi.
  Gagal dalam membina iklim dalam organisasi yang sesuai dan mengalakan setiap

ahli berfikir secara kreatif serta merancang dengan sismantik.

 Pihak pengurusan menganggap bahawa perancangan strategik yang komprehensif

ini adalah sesuatu yang berasingan daripada keseluruhan proses pengurusan

dalam organisasi.

 Terlalu banyak formality dalam sisitem yang kurang fleksibel, rigid dan kompleks

yang menghalang kepada kreativiti.

 Pihak pengurusan atasan gagal untuk menyemak atau mengenal pasti jabatan atau

bahagian yang membina perancangan jangka panjang.

 Pihak pengurusn atasan menolak mekanisme perancangan formal tetapi lebih

yakin untuk membuat keputusan secara gerak hati (intuitif) yang

merupakankonflik dalam perancangan formal.

2.3.7 Faedah Perancangan Strategik untuk Warga Pendidikan

 Perancangan strategik digunakan secara meluas di sekolah untuk

meningkat kecemerlangan organisasi sekolah. Dengan adanya

perancangan strategik ini juga memberi banyak faedah kepada warga guru.

Antaranya faedah yang akan diperolehi dengan melaksanakan

perancangan strategik ialah:

 Sebagai alat untuk memahami cabaran-cabaran dan perubahan

persekitaran sistematik dan strategik. Guru berperanan untuk prihatin

terhadap persekitaran dan bertindak sesuai dengan keadaan.

 Membolehkan pemimpin sekolah atau pengetua yang cemerlang

melakukan perkara yang betul dengan betul, untuk sasaran yang betul,

pada tempat yang betul, pada masa yang betul seerta bajet yang betul.

 Menjadikan pihak pengurusan lebih proaktif dan dapat memikirkan masa

depan pencapaian akademik dan kokurikulum sekurang-kurangnya tiga

hingga lima tahun.

 Pihak pengetua boleh menyediakan peluang penglibatan pelbagia lapisan

warga pendidik dalam proses pemikiran tentang kemajuan sekolah dalam

pelbgai bidang.

 Menjadi pengurusan perubahan oraganisasi lebih tersusun.

 Sekolah dapat menyediakan satu rangka yang tersusun dan sistematik

yang boleh difahami oleh warga sekolah, memudahkan matlamat sekolah

tercapai.

 Memupuk semangat kerja berpasukan kolaboratif antara warga sekolah

dan seterusnya memudahkan kerja yang berat untuk dilakukan.

 Pengetua mempunyai satu sistematik kawalan prestasi organisasi dan

sekiranya berlaku pertukaran pengetua, matlamat sekolah yang asal masih

 boleh dicapai keranan semua perkara berkait dengan sekolah telah

tersusun.

KESIMPULAN

Pengurusan strategik penting dan menjadi penentu untuk membawa sesebuah

organisasi ke arah kecemerlangan. Pengurusan strategik menjadikan proses pengurusan

sesebuah sekolah bersifat proaktif kerana organisasi sekolah sukar untuk meramal masa

depan. Amalan pengurusan strategik di sekolah memberikan impak kepada pengurusan

sekolah terutamanya pengetua untuk mengambil inisiatif bertindak mengubah dan

menguasai situasi baru dan membuat strategik. Seterusnya amalan pengurusan strategik

menjadikan pengurus sekolah berperanan sebagai pemimpin yang mempunyai wawasan

ke hadapan dan cekap dalam pengurusan masa, mengurus tekanan dan konflik.

Untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan

sekolah, pihak pengurusan sekolah mestilah menyediakan perancangan strategik dan

memastikan anggota organisasi terutama guru bersama dengan pihak pengurusan dalam

melaksanakan wawasan sekolah. Setiap perancangan yang dibuat perlu dipantau

pelaksanaannya supaya mengikut pelan yang telah ditetapkan. Sekiranya ada masalah

dalam pelaksanaannya, maka perlunya ada pengubahsuaian proses untuk mencapai apa

yang dikehandaki.

Dengan pengalaman pengurusan strategik dalam kalangan pengurusan sekolah

yang mencapai tahap maksimum, usaha untuk menjadikan Malaysia sebuah negara maju
akan tercapai melalui peranan sistem pendidikan yang bertaraf dunia. Setiap perancangan

dan pelaksanaan perlu berteraskan wawasan untuk membawa perubahan dan anjakan

paradigma dari segi gaya pemikiran serta orientasi dan tindakan seluruh organisasi

sekolah.

Malaysia ke arah merealisasikan wawasan pembangunan negara sebagai sebuah

negara maju menjelang 2020 bergantung sepenuhnya kepada sistem pendidikan yang

bertaraf dunia. Oleh itu, amalan pengurusan strategik adalah langkah utama bagi sekolah

supaya mampu melahirkan golongan professional dalam bidang Sains dan Teknologi dan

sesuai dengan aspirasi Negara.

Akhir sekali renungan daripada Joel Baker (2002):

 Vision without action is merely dream.

 Action without vision is just passing the time.

 Vision with action can change the world

References:

Abdul Aziz Md.Noor.(2003).An Investigation into the headship training programme for

aspiring primary school headteachers. PhD Dissertation, University of Bristol.

Bryson.J.m (2003). Strategic planning for public and non profit organization :A guide to

strengthening and sustaining organinization achervemet; 3rd ed. San Fransisco

:Jossey Bass.

Haim Hilman Abdullah.(2004, 21 November). Pengurusan Strategik. Utusan Malaysia:

Selangor.

Hussein Mahmood.(1993). Kepimpinan dan keberkesanan sekolah.Kuala Lumpur:

Dewan Bahasa dan Pustaka.

Joel A. Barker. (1988).Discovering the Future: The Business of Paradigms.

Mohamed Sulaiman. (1993). Corporate strategy and structure of high performing

manufacturing firms. Malaysian Management Review.

Servier,P.(2000).Strategic Planing Guide for College and Higher Education,USA.New

York.