SEMANA 7

ACTIVIDAD 1: NORMAS CONSTITUCIONALES Y SUS IMPLICACIONES EN

LOS ARCHIVOS

NOMBRE: EDY YAMILET BRAVO GUERRERO

CEDULA: 36758573

FECHA: 26 DE ABRIL DE 2011

NORMAS CONSTITUCIONALES Y SUS IMPLICACIONES EN LOS

ARCHIVOS

¿Se cumplen estos derechos a cabalidad?, ¿Qué limitantes encuentras?

El derecho de petición y el habeas data son normas que hacen prevalecer

derechos fundamentales de los ciudadanos, el uno hace referencia a la facultad
de presentar solicitudes ante funcionarios o entidades de carácter público,
frente a la necesidad de información, presentar una queja, o solicitar un
concepto sobre determinado tema del cual se considere este violando un
derecho fundamental, el habeas data hace referencia al derecho que tienen los
ciudadanos de acceder al registro de datos del cual haga parte. Estos derechos
se cumplen a cabalidad, debido a que su no cumplimiento por parte de las
entidades públicas conlleva una serie de sanciones perjudiciales para ellos y
beneficiosos para los ciudadanos quienes hacen ejercicio de dichas acciones.
Estas normas complementan la función del Archivo General de la Nación, ya
que su fin no solo radica en la compilación y custodia sino también en la
organización de documentos lo cual facilita la adquisición de información de las
personas que la requieran frente a diferentes temas de los cuales involucren
temas de su relevancia.

Entre los limitantes que se puede encontrar en cuanto al tema archivístico

tiene que ver con el desconocimiento que tienen los ciudadanos de los
derechos en cuanto a información se refiere, pues no se dimensiona la riqueza
patrimonial que tenemos en los archivos de la nación, por lo que resulta a
veces complicado establecer un riguroso cumplimiento de estas normas ya que
son acciones que se ejercen con interés de parte.

¿Qué debe hacer el archivista para dar cumplimiento a los mandatos

constitucionales, sin violentar otros derechos contemplados en la misma
constitución?
Primordialmente obtener conocimiento del manejo de la reglamentación
archivística, tener en cuenta todo tipo de normas que esta actividad abarca,
temas como autenticación, copia a documentos de archivo, sellos, orden claro
de cada archivo, de esta manera evitar errores graves que se constituirían en
sanciones de tipo tan graves como las de tipo penal. Es necesario que
complementariamente se tenga un conocimiento general de la normatividad
penal sobre todo en lo relacionado a documentos públicos
tener claro el tipo de falsedades en documentos públicos y también que son un
medio de prueba ante la ley; tener un buen uso de su organización para cada
área empresarial es fundamental su conservación y cuidado que se refleja al
momento de que soliciten un documento, saber la ubicación, clasificación y
confidencialidad.

¿Cuál es el papel del Archivista frente a los mandatos Constitucionales?

Es necesario estar actualizado en el Archivo General de la Nación para que la

ciudadanía se entere que tiene derecho a la información, a la consulta de
documentos públicos o privados, también deben de conocer que esta
legislación archivística está constituida por leyes, decretos, disposiciones en
códigos, y acuerdos.

¿Qué servicios ofrecidos por el archivo se beben normalizar según las

Normas Constitucionales?

En la actualidad se manejan procesos e información en sistemas modernos de

documentación, pero no quiere decir que el documento físico desaparezca,
puesto que este es un soporte fundamental dentro de pruebas a procesos que
se desarrollen dentro de las empresas o instituciones.

La Archivística se desarrolla dentro de un área documentaria, donde queda

soportado planeaciones y proyectos. Estos documentos son importantes
saberlos manejar ya que son parte del conocimiento que tendrán a la mano
para que las instituciones puedan funcionar, sirven para tomar decisiones y
planificar el futuro, como evidencia, para propósitos de impuestos de apoyo en
procedimientos legales, para cumplir con requisitos legales de base histórica.

Es importante garantizar un buen manejo, conservación, localización,

producción y uso eficaz de la información que es vital para las instituciones.

¿Con qué normas se relacionan estos Derechos Constitucionales y

cuáles son sus efectos en los servicios de archivo?

LEY 47 DE 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico

LEY 163 DE 1959. Sobre protección de patrimonio cultural.

LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos

Bancos de la República.

Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación

del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

(Artículos 31 a 33)

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de

medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes.

Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente

indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes
Cámara de Comercio.

Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación

histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva.

Las leyes y decretos enumerados anteriormente tienen una estrecha relación

con los derechos constitucionales tratados esta semana, ya que los
documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,
económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

La Ley 594 de 2000 estableció en el título IV, las normas relativas a la

“ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, el artículo 14 establece los principios
relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
públicos, consagrando en el parágrafo 1: “La administración pública podrá
contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.

El reto está en lograr que la legislación actual sobre archivos se actualice,

amplié y en algunos aspectos se modifique para que oriente a todas las
instituciones, empresas y al mercado en general sobre las directrices que se
publicaran sobre el uso de tecnologías de información y comunicación en el
campo de la administración de archivos y la gestión documental, de tal manera
que contribuyan de manera efectiva a la modernización del Estado Colombiano
como al de las empresas.

Cada empresa o institución tiene un modelo diferente, producto de sus propios

procesos y la manera como gestiona su negocio, por lo tanto el éxito de una
implantación en este tema radicará en establecer los criterios adecuados a
partir de lo que indique el modelo de gestión documental y administración de
archivos que se diseñe.