Nombre: Robinson Arango Hurtado

Fecha: 20 de Abril de 2011

Actividad: Ensayo Administración Documental

Tema: Importancia de la Administración Documental

La decisión de utilizar una solución de gestión documental se toma a menudo tras

una crisis o una situación tensa causada por la gestión de la información, En
Colombia se tomo esa decisión con la Ley 594 de 2000, en donde el gobierno
Nacional estaba preocupado, por el manejo que se le estaba dando a los
documentos, en especial los que se encontraban en el archivo, si se le podía
llamar archivo, ya que eran unos cuartos oscuros, con manotadas de documentos
amarrados con una cabuya y tirados a lado y lado, no se sabía si era un archivo o
un depósito de basura; ante esta situación se dispuso el establecimiento de una
organización más estructurada, de una trazabilidad o una mejor usabilidad y
protección de estos documentos.

Las crisis pueden tener diferentes manifestaciones: la imposibilidad de crear un

dossier completo de un cliente en un plazo razonable, de encontrar la última
versión de un documento electrónico en el que se han invertido días de trabajo...
Aunque pueda resultar insidiosa en nuestra era digital, la crisis más frecuente es,
posiblemente, la «pérdida por disolución». Disolución de información importante
en un conjunto demasiado grande. Hay una pérdida de conocimiento o de
memoria a nivel corporativo.

Y las tensiones vienen causadas por dificultades crónicas en el uso de

documentos o por el tiempo perdido. El tiempo perdido en búsquedas suele ser el
factor más nombrado. La reutilización de documentos existentes también es
problemática cuando se intercambian muchos documentos en la empresa y la
eficacia del trabajo puede verse mermada por la falta de organización, de
trazabilidad o simplemente de visibilidad en la organización documental. En este
caso nos encontramos con una pérdida de productividad.

Con este tipo de aplicaciones puede resultar difícil calcular la repercusión que se
tiene sobre la inversión. Depende de la evaluación de criterios cuyo análisis más
detallado se basa en la comparación entre el antes y el después, son criterios que
suelen ser difíciles de determinar en cifras. No obstante, es un método esencial
para demostrar el posible interés de un proyecto y, a menudo, encontramos
estándares de sentido común o contextuales altamente satisfactorios.
La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier
organización, tanto en el sector público como en el privado, en las
administraciones y en el ámbito empresarial.
Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas
iniciativas –la mayoría de ellas de carácter tecnológico– para mejorar la gestión de
la información en las organizaciones.
La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se
han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado
menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada).
Sin embargo, la mayor parte de la información que gestionamos se encuentra
registrada en documentos.
Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental en unas
prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su
utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir
problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los
asuntos de los diferentes clientes que manejan las Instituciones y facilitar el
desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme
durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o
conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de
los procesos en el seno de las organizaciones.

Finalmente se está logrando el objetivo del Gobierno Nacional, ya que me he

tomado la molestia de visitar los archivos de diferentes instituciones y se puede
observar el empleo de la administración documental, ya que todo está bien
organizado, En cajas y carpetas las cuales protegen los documentos por
muchísimo tiempo.

3. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve
descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la administración
documental.

Me desempeño como secretario de una Estación, las funciones mías son:

. Archivar y organizar la documentación que llegue a la oficina.

. Elaborar documentación diaria de la dependencia.

.Atender llamadas telefónicas que entran y salen de la oficina.

.Registro y archivo de actividades.

La institución donde trabajo elaboro una guía de gestión documental la cual
establece los parámetros documentales.
Primero estableció la jerarquía documental, la cual Establece los niveles de
importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema de Gestión
Integral.
Segundo estableció una Metodología general: Para la elaboración de documentos
con las siguientes normas: Membrete, dimensiones, fecha, márgenes, remitente
Criterios de codificación al proceso y tipo documental.
Responsabilidad en la estructura documental:
La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboración,
revisión, aprobación y difusión de los tipos documentales del Sistema de Gestión
Integral.
En fin la administración documental de esta institución es muy organizada ya que
se encuentra certificada por el Icontec, bajo la ISO9001.