Documentação – Zona das Notas

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6. ZONA DAS NOTAS

A Zona de notas contém informação especializada ou qualquer outra
informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras zonas. É
composta pelo seguinte elemento de informação:

6.1. Notas.

6.1. Notas

Objetivo
Facultar informação que não possa ser incluída em qualquer das outras zonas.

Comentários:
 As notas constituem um elemento de informação opcional. O seu
preenchimento pode ser casuístico, tendo em conta a especificidade de
cada unidade de descrição. Pode, no entanto, ser pertinente que cada
entidade detentora ou serviço de arquivo defina uma política relativa ao
tipo de notas a usar, respetivo conteúdo, exaustividade e redação.

Orientações gerais

6.1.A1. As notas, quando pertinentes, podem ser registadas em todos os níveis

de descrição.

6.1.A2. Registar informação especializada ou outra informação significativa

não incluída em nenhum dos outros elementos de informação.

6.1.A3. Registar os diferentes títulos da unidade de descrição não selecionados

para constar no elemento de informação Título.

Exemplos

Título formal: Registo dos termos das saídas de dinheiro e valores.

Portugal, Torre do Tombo, Junta do Depósito Público de Lisboa (F), Repartição da
Corte (SC), Registo de termos das saídas de dinheiro (SR)

Comentário ao exemplo:
Notas:
Elemento de informação Título: Surgem também os seguintes títulos formais -
Livros das saídas da Repartição da Corte, Livros de despesa da Repartição da Corte;
Livros das saídas da 1ª Repartição.

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Notas 201
 Orientações para a Descrição Arquivística
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6.1.A4. Transcrever o termo ou termos originais que integram o título formal,

quando a atualização da grafia resultar muito diferente do termo ou termos
originais.

Exemplos
Notas:
Elemento de informação Título: No título formal do documento pode ler-se: Carta
per que o dicto senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a gonçalo uaasquez seu
uasallo que lhe delle fez menagem ect.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Régia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc.
9 (DS)

6.1.A5. Registar informação complementar considerada pertinente relativa a

títulos atribuídos a unidades de descrição cujos títulos formais incluem
informação não comunicável.

Exemplos
Notas:
Elemento de informação Título: Optou-se por um título atribuído, já que o título
formal inclui informação não comunicável ao abrigo de Artigo 17.º do Decreto-
Lei 16/93 de 23 de janeiro.

Comentário ao exemplo:
Título atribuído: João Silva Sousa

6.1.A6. Registar informação relativa a detalhes de quaisquer tipos e

especificações de datas da unidade de descrição que não constem no elemento
de informação Datas: discrepância entre datas ou tipos de datas, datas
adicionais.

Exemplos
Notas:
Elemento de informação Datas: O documento é datado de 3 de Xabán de 1205
(Hégira)
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F), doc. 23 (DS)

Comentário ao exemplo:
Data de produção: 1791-04-10.

6.1.A7. Registar informação relativa ao tipo de calendário e proceder à

transcrição exata da data, tal como consta na unidade de descrição, caso
conste noutro calendário.

6.1.A8. Registar informação complementar da registada no elemento de

informação Dimensão e suporte.

6.1.A9. Registar informação sobre qualquer tratamento de preservação e/ou

restauro específicos efetuado sobre a unidade de descrição.

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202 Notas
 Documentação – Zona das Notas
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Exemplos
Notas:
Elemento de informação Características físicas e requisitos técnicos: A ingestão da
Base de Dados de Contraordenações do Instituto de Segurança Social no
Repositório de Objetos Digitais Autênticos (RODA) decorreu de forma faseada,
através da aplicação RODA-in, abarcando a ação de captura da representação da
BD e os processos de validação automática e semântica.
Pela captura, a dita representação foi transformada num SIP(Submission
Information Package). O processo seguinte consistiu na validação automática desse
SIP, tendo sido, para esse efeito, observadas todas as etapas previstas no manual
de procedimentos de ingestão. Como tal, o SIP em causa foi submetido às
seguintes etapas:
descompressão;
despiste de vírus;
validade sintática e estrutural para aferir da qualidade da sua formação ,
através da verificação da sua completude, integridade dos ficheiros,
metainformação descritiva e existência de representação;
verificação de permissões;
incorporação temporária;
normalização de formatos.
Na fase seguinte, o SIP foi submetido a validação semântica a fim de ser
vistoriado manualmente relativamente ao cumprimento das condições definidas
quer no documento de Política do RODA quer na descrição do próprio sistema,
tendo sido verificado:
estar previsto no Plano de Transferência previamente negociado (cf. Acordo de
custódia contratado entre a DGARQ e o produtor no domínio da preservação
digital);
incluir os elementos de metainformação declarados obrigatórios pelo RODA no
documento de política (código de referência, autor, destinatário, produtor, data
de criação, data de receção, âmbito e conteúdo) e respetivo conteúdo de acordo
com os elementos de descrição obrigatórios da norma ISAD (G);
estar corretamente normalizado com a representação no formato estipulado
Database Markup Language (DBML) e não apresentar disformidades aparentes em
relação ao formato originalmente submetido pelo produtor.
A fim de assegurar o acesso e a preservação do conteúdo da Base de Dados do
Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar, após a sua
ingestão no Repositório de Objetos Digitais Autênticos (RODA), procedeu-se à
respetiva descrição arquivística da unidade de instalação em causa, disponível a
partir de https://roda.dgarq.gov.pt/#dissemination.browse.596553.
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da
Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar
(UI)

6.1.A10. Registar informação complementar sobre a presença em exposições

da unidade de descrição.

Fontes de informação

6.1.C1. As fontes de informação para as notas são constituídas por qualquer

fonte fidedigna.

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Notas 203
 Orientações para a Descrição Arquivística
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Apresentação da informação

6.1.D1. A informação relativa às notas pode, se pertinente, ser apresentada de

forma coerente, agrupada segundo os elementos de informação a que se
reporta e explicitando quais.

Exemplos
Notas:
Elemento de informação Título: No título formal do documento pode ler-se: Carta
per que o dicto senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a gonçalo uaasquez seu
uasallo que lhe delle fez menagem ect.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Régia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc.
9 (DS)

Elemento de informação Datas: O documento é datado de “3 de Xabán de 1205”

(Hégira)
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F), doc. 23 (DS)

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204 Notas