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RECEPCIÓN
La recepción es el proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entre
lo pactado con el proveedor, orden de compra contra factura y lo que él envía (recepción
administrativa), y entre lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos y
además el aspecto del producto (recepción técnica). Al analizar la verificación de
requisitos administrativos y técnicos, encontramos:
Defecto crítico: es aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto y
atenta contra la vida del paciente.
Defecto mayor: es aquel que sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto.
Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.
La muestra tomada para el análisis tiene que ser representativa a cada lote a recepcionar,
es sobre que ella se hace la inspección de las características técnicas, antes
mencionadas. Cuando los insumos están ingresando se deben revisar además otras
características como: embalaje, sellados en buen estado y secos, envase; hermeticidad
en cierre, sin perforaciones, contenido completo, tapas; presencia de banda de seguridad;
etiqueta - impresión firme y clara; blíster, sellados, llenos, con información básica.
Es la organización la que define unos niveles aceptables de calidad (NAC) para cada uno
de los defectos, así por ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos críticos, 6.5% para
defectos mayores y 15% para defectos menores.
Se debe contar con una ficha técnica por producto, con información sobre su aspecto,
requisitos legales, tiempo de vida útil, especificaciones para su almacenamiento y la
información que la institución considere necesaria. (Ver tabla). Esta información es
brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos, lo ideal es que la entregue
por escrito y en medio magnético de acuerdo a un formato previamente definido.
Con respecto al nivel aceptable de calidad (NAC), éste se define como el número máximo
de defectuosos permitidos para aceptar un lote una vez recepcionado, de acuerdo a las
tablas militares 105 D41.
Firm
e) Muestreo.
DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS.
a) Área especial
Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y se debe
prevenir su redistribución hasta una decisión que considere que son disponibles.
c) Registro e identificación.
d) Rotación.
Los productos devueltos deben cumplir con la rotación primero en expirar, primero en
salir, requisito obligatorio en toda la cadena del medicamento.
DONACIONES DE MEDICAMENTOS Y
DE INSUMOS HOSPITALARIOS ESENCIALES
Al analizar los diferentes tipos de donaciones, se encuentra que cada uno podría
presentar sus propios problemas específicos, así:
En los casos de donaciones pequeñas, hechas por usuarios del servicio de salud y
específicamente en el caso de los medicamentos, es importante verificar siempre las
características organolépticas del producto que se está recibiendo, la información técnica
contenida en el envase y empaque y principalmente, debe investigarse las condiciones de
almacenamiento que dio el donante al producto donado. Así podrá definirse la real utilidad
del producto recibido. Igualmente, conviene almacenar estos productos de manera
diferenciada y llevar un registro de las donaciones recibidas, con fecha, descripción del
producto, cantidad, costo estimado y estado de los productos con el fin de evitar
confusiones con el inventario normal del servicio. En todo caso, es importante tener
presente lo que estipula la legislación y los organismos de vigilancia y control para este
tipo de donaciones.
importancia. Una vez definidos los valores, se inicia la calificación de las diferentes
alternativas, escogiendo como sitio de almacenamiento aquel cuyo valor o
porcentaje sea mayor.
Determinación del tamaño y volumen del área. Es difícil establecer una medida
estándar para el tamaño de un almacén, bodega o servicio farmacéutico; en todo caso el
tamaño del área donde se almacenen medicamentos e insumos hospitalarios, debe estar
acorde con el volumen de ítems, de manera que no se desperdicie espacio pero que
tampoco se acumulen productos mal almacenados por falta de espacio. Debe
considerarse también, el espacio necesario para las zonas o sub – áreas que se requieran
para el servicio farmacéutico. Algunas características puntuales del área variarán
dependiendo de las condiciones propias de la organización.
El servicio farmacéutico está distribuido en diferentes áreas, para poder desarrollar todas
las actividades necesarias para el sistema de distribución por dosis unitaria y para su
correcto funcionamiento, las cuales deben estar definidas, delimitadas y señalizadas,
además de contar con el espacio adecuado; estas áreas son las siguientes:
• Área estéril con cabina de flujo laminar horizontal para la preparación de fórmulas
magistrales estériles, mezclas intravenosas y nutrición parenteral, y cabina de flujo
laminar vertical para la preparación de citostáticos y otros preparados citotóxicos.
Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminación, para
conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los medicamentos
que puedan resultar afectados.
c) Pisos.
Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema de drenaje que
permita la fácil limpieza y sanitización.
d) Paredes.
Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de fácil limpieza y sanitización.
f) Iluminación.
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación
de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la documentación.
g) Ventilación.
Contar con un sistema de ventilación natural y/o artificial que conserve la vida útil de los
medicamentos y dispositivos médicos.
h) Rayos solares.
Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
médicos.
Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo con el piso,
se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.
l) Medidas de seguridad.
De todas formas debe definirse el método más apropiado de acuerdo con el tamaño del
área de almacenamiento, la frecuencia de demanda, volumen, forma farmacéutica y nivel
de atención. Para el ordenamiento de los medicamentos se requiere contar con recursos
físicos tales como estanterías para ordenar de acuerdo con el sistema; estibas de
plástico, madera o metal para organizar los medicamentos que conservan su embalaje
original. Esto último se aplica para otras líneas como material médico quirúrgico,
odontología etc. Una alternativa para el ordenamiento de otros insumos diferentes a los
medicamentos es por orden alfabético del nombre genérico. Con la utilización de
tecnologías como lectores inalámbricos para códigos de barras el almacenamiento de
embalajes se puede realizar por líneas pero dentro de estas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa su ubicación en el momento
de requerirlo (almacenamiento caótico), esta última es utilizada en el almacenamiento de
embalajes (grandes volúmenes).
Las uniones entre la pared y el piso no deben formar ángulos rectos sino curvas que
eviten la acumulación de polvo y otras suciedades contaminantes, personal suficiente y
sano, buen aseo en todas las áreas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales,
lavamanos apropiados, estantes limpios y libres de polvo, control y sanitización del
ambiente, insumos libres de polvos y de partículas adheridas a las cajas y envases,
fumigaciones periódicas del local con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.,
estanterías con buena calidad de gabinetes que mantengan los medicamentos protegidos
de suciedades, nevera limpia y libre de alimentos, no consumir alimentos, ni fumar en las
zonas de almacenamiento. Colocar avisos de “no fumar” y “no comer”. Se sugiere que en
la planeación del control de las condiciones higiénicas se elabore un cronograma de
limpieza y desinfección (ver tabla 28) dirigido a: mantener los estantes limpios y libres de
polvo, mantener los insumos libres de polvo y de partículas adheridas a sus empaques,
mantener el refrigerador limpio y de uso exclusivo para el almacenamiento de
medicamentos que lo requieran, limpieza de estibas por encima y por debajo, limpieza de
ventiladores, aseo, limpieza y desinfección de los servicios sanitarios. El servicio
farmacéutica debe contar con un plan de contingencia, previendo la conservación de
productos que requieren cadena de frio en situaciones de fallas eléctricas u otras.
Recepció n y almacenamiento de medicamentos 1 de junio de 2011
Además los equipos utilizados para medición de temperaturas deben ser calibrados y
contar con un plan de calibración y mantenimiento, que garantice el buen estado del
equipo y su calibración actualizada. Dicho plan debe tener identificación del equipo, zona,
fecha última calibración, rango de error permisible, próxima fecha de calibración.
La fumigación del área debe ser periódica, para un efectivo control de insectos, rastreros
y roedores, como mínimo cada seis meses, obedeciendo a un programa de control (tipo
de insecticida y raticidas a utilizar, forma y lugares de aplicación, frecuencia, empresa que
va a desarrollar el programa, etc.).
Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termómetros
calibrados en los lugares más críticos como son el refrigerador y el sitio del área de
almacenamiento donde la temperatura es más alta y llevar registros de estas
temperaturas con las cuales se pueda elaborar gráficas de control de temperatura (ver
tabla) registro de temperatura ambiental y de la cadena de frío); al observar la frecuencia
de los picos que se presentan por fuera de los límites permitidos, con el fin de tomar
Recepció n y almacenamiento de medicamentos 1 de junio de 2011
Con el fin de tener una mejor claridad en la tabla se presenta una gráfica del registro de
temperatura de un refrigerador. Recomendaciones que disminuyen la temperatura
ambiental del área de almacenamiento: fortalecer la ventilación del área con la utilización
de ventiladores, aire acondicionado, extractores; adecuación de techos aislantes ejemplo:
fibra de vidrio, pinturas especializadas que disminuyen alrededor de 4°C; dejar libre los
corredores de circulación de aire. Para más información ver documento Manejo de
Cadena de Frío.
Recursos materiales mínimos para el almacenamiento. El área debe dotarse con los
elementos y equipos mínimos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes para el almacenamiento de los
medicamentos e insumos, estibas para embalaje y para la zona de cuarentena, neveras,
gabinete de seguridad para medicamentos de control especial y productos costosos,
escritorios y sillas para la zona de administración, dispensación y recepción, tablero de
contraste para la revisión de ampolletería, nevera, extinguidores, computadora, software,
Recepció n y almacenamiento de medicamentos 1 de junio de 2011
a) Fotosensibles.
b) Termolábiles.
c) Inflamables.
BIBLIOGRAFÍA:
GODWIN, Harold. Atención del Paciente Internado. EN: Remington Farmacia. 19ª edición
tomo 2. Panamericana. 1995
Recopilado Por:
Harold Vera Marín
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