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Recepción y almacenamiento de medicamentos

Recepción y almacenamiento de medicamentos

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Recepción y almacenamiento de medicamentos 1 de junio de 2011
 
RECEPCIÓN
La recepción es el proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entrelo pactado con el proveedor, orden de compra contra factura y lo que él envía (recepciónadministrativa), y entre lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos yademás el aspecto del producto (recepción técnica). Al analizar la verificación derequisitos administrativos y técnicos, encontramos:
Verificación o Recepción administrativa.
Permiten constatar si el insumo cumple o nocon las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor;igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si está acorde con lofacturado. Debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra. Entre laespecificación a revisar está: nombre genérico del producto, concentración, formafarmacéutica, precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) fechas yformas de entrega y cantidades. Es importante anotar que la persona que realice elconteo de los productos no debe saber qué cantidad se recibe (a ciegas), con el fin deevitar el sesgo que se produce al conocer desde antes dicha información.
Verificación o Recepción técnica.
Permite constatar el grado de acercamiento de lascaracterísticas técnicas del producto a las que están establecidas como referencia por lalegislación y por la organización. Estas especificaciones se refieren a: fecha devencimiento, número de lote de fabricación, registro sanitario, características físicas yorganolépticas del producto como tal, características relacionadas con la etiqueta,empaque, envase, embalaje y forma farmacéutica, condiciones de almacenamiento,nombre del fabricante y otros requisitos de información acordes a la legislación de cadapaís. Para llevar a cabo esta verificación técnica, es necesario definir primero elsignificado de algunos términos:
 
Inspección.
Proceso a través del cual se supervisa para corroborar, si el productocumple con los requisitos de calidad. Dependiendo de la etapa del proceso sedenomina: inspección de entrada o de recepción, donde se detectan aquellosmateriales que van a ingresar a la producción y no cumplen las especificaciones,se evita así posteriores inconvenientes, como retrasos en los planes de produccióno la elaboración de productos de baja calidad. Inspección del proceso, permitetomar decisiones para continuar o detener un proceso, o si se acepta o rechaza unproducto. Inspección final, que se lleva a cabo para evitar el envío de un productodefectuoso, como una actividad de garantía de calidad.
 
M
edición.
Determinación de una característica expresada en un valor numérico.
Control de ³pasa´, ³no pasa´.
Evalúa si una característica está por debajo o por encima de un
 
límite fijado.
Inspección visual.
Examina características deuniformidad o cambios en el
 
color, acabado, presencia de partículas extrañas, etc.
 
M
uestreo.
Es un método idóneo
 
para investigar características en diferentespoblaciones que por su tamaño se hace
 
prácticamente imposible analizar uno auno sus elementos. A través de él se llega a
 
conclusiones generalizadas de todoun lote aplicando las leyes de la probabilidad en una
 
muestra tomada al azar.
 
M
uestra.
³
Es un conjunto de unidades escogidas, cuyas
 
observaciones sonrepresentativas y pueden inferirse a toda la población´.
 
Recepción y almacenamiento de medicamentos 1 de junio de 2011
 
 
D
efecto o no conformidad.
C
ualquier desviación del producto a lasespecificaciones previamente
 
establecidas (legales, internas, del cliente y deacuerdo al aspecto del producto).
y
Defecto
 
crítico: es aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto yatenta contra la vida del paciente.
y
Defecto mayor: es aquel que sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del producto.
y
Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.
 
El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreoal azar sobre el lote de recepción, utilizando para ello una norma vigente en el país. (En
C
olombia I
CONT
E
C
1097) (tablas militares 105 D).El muestreo lo realizarían funcionarios debidamente capacitados, teniendo en cuenta quela institución debe contar con procedimientos escritos y aprobados y políticas definidas.Se debe brindar acceso a la legislación o normas vigentes, capacitando además en sumanejo.La muestra tomada para el análisis tiene que ser representativa a cada lote a recepcionar,es sobre que ella se hace la inspección de las características técnicas, antesmencionadas.
C
uando los insumos están ingresando se deben revisar además otrascaracterísticas como: embalaje, sellados en buen estado y secos, envase; hermeticidaden cierre, sin perforaciones, contenido completo, tapas; presencia de banda de seguridad;etiqueta - impresión firme y clara; blíster, sellados, llenos, con información básica.Es la organización la que define unos niveles aceptables de calidad (
N
 A
C
) para cada unode los defectos, así por ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos críticos, 6.5% paradefectos mayores y 15% para defectos menores.Se debe contar con una ficha técnica por producto, con información sobre su aspecto,requisitos legales, tiempo de vida útil, especificaciones para su almacenamiento y lainformación que la institución considere necesaria. (Ver tabla). Esta información esbrindada por el proveedor al momento de cotizar los productos, lo ideal es que la entreguepor escrito y en medio magnético de acuerdo a un formato previamente definido.
C
ada institución contará con la clasificación de defectos administrativos y técnicos por escrito y de fácil acceso para los funcionarios que están realizando la actividad derecepción; un ejemplo es parte de la clasificación y determinación de defectos en elmaterial de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica de losmedicamentos que encontramos en la siguiente tabla:
 
Recepción y almacenamiento de medicamentos 1 de junio de 2011
 
D
EFECTOS EN EL
MA
TERI
A
L
D
E
A
CON
D
ICION
AM
IENTO
 

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