You are on page 1of 37

1

BAB I

PENDAHULUAN

Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan

kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya

kepada masyarakat (Keputusan Menkes RI No. 1332 / Menkes / X / 2002).

Pekerjaan kefarmasiaan adalah pembuatan, pengolahan, peracikan,

pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan perbekalan

farmasi (Undang-Undang Kesehatan No. 23 Tahun 1992).

Perbekalan farmasi yang dimaksud adalah obat, bahan obat, obat

tradisional, bahan asli Indonesia (simplisia), alat kesehatan dan kosmetika

(Permenkes, 1993).

Kegiatan Apoteker meliputi 5 fungsi utama yaitu pembeliaan, gudang,

pelayanan, penjualan dan administrasi. Kegiatan perapotekan dilakukan oleh

Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang dibantu oleh beberapa tenaga asisten dan

administrasi.

Salah satu fungsi apotek adalah pelayanan resep. Menurut keputusan

Menteri Kesehatan RI No. 1332/ Menkes/ SK/ X/ 2002, resep adalah permintaan

tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada Apoteker Pengelola Apotek

untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi penderita sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Pelayanan resep sepenuhnya menjadi

tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek dan dibantu oleh Ahli Madya

Farmasi. Selama pelayanan resep diwajibkan memberikan informasi obat yang

berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien agar

penggunaan obat dapat secara tepat, aman, rasional sehingga efek terapi yang
2

diinginkan tercapai.

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan di Apotek

Apotek merupakan lapangan pekerjaan Ahli Madya Farmasi atau lulusan

D-III farmasi. Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan agar para D-III farmasi lebih

terampil saat bekerja di apotek.

Sebelum lulusan Ahli Madya Farmasi di tempatkan harus terlebih dahulu

mengenal apotek dan segala kegiatan-kegiatan apotek, agar ketika bekerja di

apotek telah memiliki pengalaman sebagai bekal. Oleh karena itu diharapkan

untuk melaksanakan PKL dengan baik dan benar.

1.2 Konsep Dasar dan Prinsip Dasar PKL di Apotek

1.2.1 Konsep Dasar

a. Praktek kerja lapangan merupakan proses belajar-mengajar yang

memberikan pengenalan lapangan kerja farmasi bagi peserta didik

sehingga dapat melihat, menerima, menyerap teknologi kesehatan yang

ada di masyarakat.

b. Praktek kerja lapangan merupakan suatu proses belajar-mengajar pada unit

kerja secara nyata sehingga peserta didik mendapatkan pengajaran dan

gambaran serta pengalaman kerja secara langsung dan menyeluruh.

1.2.2 Prinsip Dasar

a. Ilmu farmasi adalah suatu disiplin ilmu yang membutuhkan tidak hanya

pengetahuan secara teori yang relevan tetapi juga keterampilan praktek.

b. Praktek kerja lapangan harus direncanakan, dimonitor, diawasi,

dikendalikan dan dinilai.


3

1.3 Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Adapun tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ini adalah :

a. Untuk memenuhi salah satu syarat yang diwajibkan setaip mahasiswa/i

tingkat Ahli Madya Farmsi dalam menyelesaikan studinya.

b. Memberikan kesempatan kepada para peserta didik untuk mendapatkan

pengalaman kerja nyata dan langsung secara terpadu dalam melaksanakan

kegiatan pelayanan kesehatan di apotek dengan penyaluran obat kepada

masyarakat.

c. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan yang

membentuk peserta didik sabagai bekal untuk memasuki lapangan kerja

sesuai dengan kebutuhan program pendidikan yang ditetapkan.

d. Menumbuh kembangkan sikap etis profesinalisme dan nasionalisme yang

diperlukan peserta didik untuk memasuki lapangan kerja sesuai dengan

bidangnya.

e. Membandingkan antara ilmu pengetahuan yang didapatkan di Akademi

dengan keadaan yang sebenarnya di apotek.

1.4 Manfaat Praktek Kerja Lapangan

a. Menambah ilmu pengetahuan di bidang peropotekan terutama obat, baik

dalam pelayanan terhadap resep mulai dari perkiraan pembuatan harga

hingga sampai di tangan pasien dan pelayanan informasi obat kepada

pasien.

b. Meningkatkan pengetahuan di bidang farmasi untuk memperoleh peluang

pekerjaan yang lebih besar.


4

BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Tinjauan Umum Apotek

Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian

dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat

(Keputusan Menkes RI No. 1332 / Menkes / SK / X / 2002).

Menurut Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980, tentang Tugas dan Fungsi Apotek

adalah :

1. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah

jabatan.

2. Saran farmasi untuk melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran

dan penyerahan obat atau bahan obat.

3. Sarana penyaluran perbekalan farmasi dalam menyebarkan obat-obatan yang

diperlukan masyarakat secara luas dan merata.

Berdasarkan Permenkes No. 992/ Menkes/ X/ 1993, Pengelolaan Apotek meliputi :

1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, perubahan bentuk, pencampuran,

penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat

2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi

lainnya.

3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi, yang meliputi :

- Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi, diberikan baik kepada

dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat.


- Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan suatu obat dan

perbekalan farmasi lainnya. Pelayanan informasi di atas wajib didasarkan kepada

kepentingan masyarakat.

Pengelolaan apotek sepenuhnya menjadi tanggung jawab Apoteker Pengelola

Apotek, oleh karena itu APA dan D-III farmasi harus memahami prinsip-prinsip

bisnis dalam pengelolaan apotek yang berdasarkan kepada sistem manajemen.

Manajemen yang baik sangat membantu untuk mencapai tujuan usaha perapotekan.

2.2 Manajemen Apotek

Manajemen dapat didefenisikan secara sederhana sebagai suatu usaha atau

kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. Defenisi manajemen

secara klasik adalah seni dan ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, koordinasi dan pengawasan usaha manusia dan sumber-sumber untuk

kebaikan umum dalam rangka kerja organisasi dan lingkungan ekonomi dari

perusahaan (Anief, 2001).

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen

semua usaha akan sulit dalam mencapai tujuannya.

Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen yaitu:

1. Untuk mencapai tujuan.

Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.

2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.

Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan,


sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang

berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, kreditur,

pelanggan, konsumen, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan

pemerintah.

2. Mencapai efisiensi dan efektivitas.

Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu

cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. Kekuasaan seorang manejer

tergantung pada kemampuan membuat orang lain melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen.

Fungsi-fungsi manajemen antara lain :

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan – tujuan

organisasi serta penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode,

sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.Pada saat

hendak mendirikan suatu apotek harus dimulai dengan perencanaan yang matang.

Fungsi perencanaan ini merupakan dasar dari pengorganisasian, pengarahan,

koordinasi, dan pengawasan. Tanpa perencanaan tidak akan dapat menyelenggarakan

sesuatu dengan baik. Perencanaan yang baik harus berdasarkan atas fakta, bukan atas

emosi maupun harapan yang hampa. Oleh karena itu, perencanaan yang baik harus

dilengkapi dengan menyusun jadwal waktu dan pembiayaan (Anief, 2001).

Perencanaan mendirikan suatu apotek meliputi pemilihan lokasi yang tepat,

mengadakan studi kelayakan, merencanakan dan menyusun anggaran belanja atau


budget, memperhitungkan sumber modal dan return of investment (ROI)

2. Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi pengorganisasian (organizing) meliputi :

a. Penentuan sumber daya dan kegiatan–kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi.

b. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan

dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.

c. Penugasan tanggung jawab tertentu

d. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu struktur

formal dimana pekerja ditetapkan.

3. Pelaksanaan (Actuating)

Pelaksanaan merupakan kemampuan seseorang pimpinan agar semua bagian

atau unit dapat digerakkan. Sehingga bagian unit bekerja berusaha menuju kesasaran

yang selaras dengan rencana yang telah ditentukan. Hal ini dapat tercapai dengan cara

melakukan komunikasi, memberikan motivasi dan menetapkan disiplin karyawan.

Untuk itu seorang apoteker sebagai menejer dapat mempertimbangkan dengan sebaik

mungkin rangkaian komunikasi dan gabungan antara tenaga-tenaga yang melakukan

kegiatan sehingga diketahui kelompok dan kepentingan serta motivasi selanjutnya

untuk menampung pendapat, saran dan aspirasi.

4. Pengawasan (Controling)

Fungsi pengawasan (controling) adalah kemampuan pengawasan, pengecekan


cara dan peralatan untuk menjamin semua sudah berjalan dengan memusatkan kearah

tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang kemudian koreksi atau usaha

perbaikan selanjutnya. Termasuk juga kemampuan mengukur dan mengoreksi bahwa

terhadap prestasi kegiatannya untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan sesuai

dengan rencana yang ditetapkan.

2.3 Pendirian Apotek

Pendirian apotek menyangkut studi kelayakan mendirikan apaotek dan izin

pendirian apotek.

2.3.1 Studi Kelayakan Mendirikan Apotek

Studi kelayakan adalah suatu kajian yang dikerjakan menyeluruh mengenai

suatu usaha dalam proses pengambilan keputusan yang mengandung resiko belum

jelas. Studi kelayakan untuk mendirikan apotek dilakukan untuk memperkirakan

berbagai hal yang dapat mengakibatkan kegagalan dalam membuka Apotek.

Studi kelayakan dalam membuka Apotek meliputi pengenalan, analisis lokasi,

analisis keuangan dan izin pendirian apotek.

a. Pengenalan

Dalam membuka suatu Apotek baru, kita harus terlebih dahulu mengenal

mengenai profesi APA, peran profesi APA, fungsi Apotek, usaha-usaha di Apotek,

kemampuan diri dan interaksi lingkungan.

b. Analisis Lokasi

Lingkungan lokasi pendirian Apotek harus memperhatikan antara lain :

- Ada tidaknya Apotek lain


- Letak Apotek yang akan didirikan, mudah tidaknya di jangkau oleh konsumen

dan kenyamanan pelayayan saat menunggu termasuk kursi tunggu dan tempat

parkir.

- Jumlah penduduk sekitar Apotek.

- Keadaan sosial, ekonomi dan budaya masyarakat sekitar Apotek.

- Ada tidaknya fasilitas kesehatan lain di sekitar Apotek seperti Rumah Sakit,

Klinik dan Praktek Dokter.

c. Analisis Keuangan

Analisa keuangan meliputi modal minimal, sumber modal, analisis titik impas

= BEP dan target.

- Modal Minimal

Modal minimal ialah jumlah modal yang diperlukan untuk pengadaan sarana

dan prasarana sebagai syarat diperolehnya izin apotek mampu melaksanakan

tugasnya untuk melayani masyarakat dengan baik.

Penggunaan modal minimal tersebut mencakup :

1. Pengadaan aktiva (harta tetap) yaitu aktiva atau harta relatif yang dapat

diuangkan segera dalam jangka waktu kurang dari satu tahun, yang termasuk

didalamnya / bangunan dan barang-barang inventaris.

1. Pengadaan aktiva (harta lancar) yaitu harta yang relatif muds segera diuangkan

dalam jangka waktu kurang dari setahun. Dalam hal ini adalah sediaan farmasi

dan barang dagangan lain yang diperbolehkan untuk dijual di apotek.

2. Biaya awal, yaitu pengeluaran yang dapat digolongkan sebagai biaya yang

dikeluarkan pada awal pendirian apotek. Temasuk didalamnya sewa gedung


(bagi yang sewa). Renovasi gedung untuk merubah penampilan sebagai apotek.

4. Kas yaitu uang kontan, baik ditangan atau di bank dalam bentuk rekening koran

yang sewaktu-waktu dapat digunakan, misaInya untuk pembayaran gaji dan

berbagai retribusi.

- Sumber Modal

Sumber modal ialah sumber modal sendiri dan sumber modal kredit dari Bank.

- Analisis Titik Impas = BEP ( Break Even Point )

BEP ( Break Even Point ) merupakan suatu cara untuk mengetahui titik impas

suatu usaha, dimana keadaan usaha tersebut tidak rugi dan tidak untung. Sehingga

dengan analisis titik impas dapat diketahui kelangsungan hidup suatu usaha dengan

omzet berapa yang harus dicapai, penentuan harga dengan biaya perusahaan yang ada

tidak akan menderita kerugiaan. Analisa titik impas dapat pula digunakan untuk

mengetahui berapa omzet penjualan/volume produksi untuk suatu usaha agar usaha

tersebut dapat mencapai laba tertentu atau dapat menderita kerugian tertentu.

FC (biaya tetap)
BEP = 1 - ( VC / TR)

Keterangan :
B.E.P = Break Even Point
FC = Fixed Cost / Biaya Tetap
VC = Variabel Cost / Biaya Variabel
TR = Total Revenue / Hasil Penjualan.
- Target

Setelah diterapkannya titik impas (B.E.P) kita akan mengetahui kira – kira

sampai dimana posisi kita dalam suatu usaha, ataupun sasaran (target) yang akan kita

capai.

Untuk dapat memenuhi target tersebut, maka perlu dipertimbangkan dengan

seksama faktor yang mempengaruhi perhitungan titik impas yaitu :

1. Biaya tetap yaitu jenis biaya yang selama 1 periode jumlahnya tetap dan tidak

mengalami perubahan, seperti : gaji, sewa gedung.

2. Margin (keuntungan) yaitu perbandingan antara penghasilan bersih dengan

jumlah penjualan.

Hal ini perlu dipertimbangkan dengan cermat dan bijaksana sehingga target

dengan mudah dan aman dapat dicapai tanpa mengorbankan kebijaksanaan penentuan

biaya.

2.3.2 Izin Pendirian Apotek

Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002

Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.

992/Menkes/SK/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek,

izin pendirian apotek diberikan oleh Menteri. Menteri dapat melimpahkan wewenang

pemberian izin apotek kepada kepala dinas kabupaten / kota.

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam pemberian izin apotek adalah:

1. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker apoteker yang bekerja sama dengan

pemilik sarana apotek ( PSA ) yang telah memenuhi persyaratan harus siap
dengan tempat, perlengkapan, termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya

merupakan milik sendiri atau milik pihak lain.

2. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan

komoditi lainnya diluar sediaan farmasi.

3. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya diluar sediaan

farmasi.

2.4 Pengelolaan Apotek

pengelolaan Apotek meliputi sumber daya manusia, sediaan dan perbekalan

farmasi, dan administrasi.

2.4.1 Sumber Daya Manusia

Apoteker Pengelola Apotek (APA) termasuk sumber daya manusia yang

memegang peranan penting dalam kelansungan hidup apotek. Seorang Apoteker

Pengelola Apotek (APA) harus memperhatikan beberapa hal dalam manajemen

personalia, yaitu:

1. Dari segi keuangan , gaji para karyawan merupakan biaya tetap terbesar

dibanding biaya lainnya.

2. Sikap karyawan apotek yang baik, ramah, dan cepat melayani pasien dapat

membangkitkan kesan baik terhadap apotek.

3. Utuk mencapai sasaran yang direncanakan, peran karyawan sangat penting.

Untuk meningkatkan peran karyawan dalam mencapai sasaran yang telah

ditetapkan di apotek, maka perlu dilakukan :


1. Mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi para karyawan.

2. Mendorong para karyawan untuk bekerja giat.

3. Memilih dan menempatkan mereka sesuai dengan pendidikannya.

4. Merekrut calon karyawan dan mendidiknya sebagai calon pengganti karyawan

yang sudah tua atau akan berhenti.

Asisten apoteker adalah tenaga farmasi yang sangat penting dalam

menjalankan kegiatan kefarmasian di apotek. Dimana asisten apoteker berperan

sebagai pembantu apoteker pengelola apotek dalam menjalankan tugas dan fungsinya

di apotek. Oleh karena itu, asisten apoteker diharapkan memiliki pengetahuan dan

keterampilan tentang tugas dan fungsinya di apotek.

Tugas dan fungsi asisten apoteker :

- Membantu apoteker pengelola apotek dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

- Memberikan pelayanan kefarmasian di apotek (informasi obat dan pelayanan

resep).

- Memiliki keterampilan dan semangat kerja yang tinggi.

- Bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya di apotek.

Memiliki pengetahuan yang luas di bidangnya.

2.4.2 Sediaan dan Perbekalan Farmasi

Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan farmasi lainnya dilakukan sesuai

dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku, meliputi perencanaan,

pengadaan, penyimpanan, penjualan, dan pengarsipan resep.


2.4.2.1 Perencanaan

Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004

tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, hal – hal yang perlu diperhatikan

dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi adalah berdasarkan pola

penyakit, kemampuan masyarakat, dan budaya masyarakat.

2.4.2.2 Pengadaan

Apotek memperoleh obat dan perbekalan farmasi harus bersumber dari Pabrik

Farmasi, Pedagang Besar Fermasi atau Apotek lainnya atau alat distribusi yang sah.

Surat pesanan dan perbekalan kesehatan dibidang farmasi lainnya harus

ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek dengan mencantumkan nama dan

nomor surat izin kerja ( SIK ).

2.4.2.3 Penyimpanan

Obat dan perbekalan farmasi lainnya harus disimpan sehingga tercegah dari

cemaran dan peruraian, terhindar dari pengaruh udara, kelenbaban, panas dan cahaya.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan obat antara lain :

- Obat yang mudah menguap atau terurai harus disimpan dalam wadah tertutup

rapat.

- Obat yang mudah menyerap lembab harus disimpan dalam wadah tetutup rapat

berisi kapur tohor.

- Obat yang menyerap CO2 harus disimpan dalam wadah dengan pertolongan kapur

tohor atau zat lain yang cocok.

- Penyimpanan pada suhu kamar adalah disimpan pada suhu 150 hingga 300
- Penyimpanan di tempat sejuk adalah di simpan pada suhu 50 hingga 150

- Penyimpanan di tempat dingin adalah pada suhu 00 hingga 50

- Penyimpana di tempat lewat dingin adalah pada suhu -150 hingga 00

Penyimpanan perbekalan farmasi di suatu apotek dapat dilakukan di gudang

maupun di ruang peracikan. Tujuan penyimpanan perbekalan farmasi yaitu untuk

memelihara mutu perbekalan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak

bertanggung jawab, menjaga kelangsungan persediaan dan memudahkan pencarian

dan pengawasan.

Sistem penyimpanan perbekalan farmasi di gudang dan ruang peracikan

disusun secara alfabetis, obat-obat bebas membutuhkan penataan letak secara

farmakologis dengan prinsip obat yang pertama masuk akan pertama keluar dan

sistem FIFO (First In First Out).

Penyimpanan obat norkotika mempunyai tempat yang khusus dengan

persyaratan sebagai berikut :

1. Harus dibuat seluruhnya dari bahan kayu atau bahan lain yang kuat.

2. Harus mempunyai kunci yang kuat.

3. Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan.

Bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin dan garam – garamnya,

serta persediaan narkotika.

Bagian kedua digunakan untuk menyimpan narkotika lain yang dipakai

sehari-hari misalnya codein, codipront, dan lain-lain.

4. Lemari berukuran 40 x 80 x 100 cm dan harus dibuat pada tembok atau lantai.

5. Tempat khusus tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang lain selain
norkotika.

6. Anak kunci lemari harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai yang lain

yang diberi kuasa misalnya: Asisten Apoteker (AA).

7. Leman khusus harus diletakan ditempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum.

Barang yang masuk berdasarkan faktur dan surat pengantar barang terlebih

dahulu harus dicek terlebih dahulu kualitas dan kuantitas, batas kadaluarsa, keadaan

fisik barang harus sesuai surat lamaran setelah disetujui dibubuhi tanda terima barang

dan distempel, kemudian dicetak dalam kartu barang dengan mencantumkan tanggal,

nomor faktur dan jumlah barang yang bersangkutan. Copy faktur dicatat dalam buku

penerimaan barang/buku pembelian.

Pengeluaran barang dari gudang berdasarkan permintaan dari bagian penjualan

dengan menggunakan bon permintaan barang. Dalam bon permintaan barang

dicantumkan nama obat dan jumlah yang diminta. Petugas gudang menyerahkan obat

dengan mencantumkan jumlah obat yang diberikan dan sisa persediaan di gudang.

Petugas gudang mencatat mutasi pada kartu barang (tanggal, nomor, dan permintaan

barang). Selanjutnya petugas peracikan memeriksa obat yang diterima dan

membutuhkan paraf.

2.4.2.4 Penjualan

Penjualan adalah salah satu kegiatan di apotek yang melayani konsumen

dalam pemberian sediaan farmasi dan alat-alat kesehatan. Kegiatan tersebut dapat

berupa pelayanan resep tunai, dan obat bebas. Penjualan dilakukan dengan melayani

resep tunai. Mutasi barang dicatat dalam kartu obat dengan mencantumkan tanggal,
nomor resep/nomor permintaan barang.

Pelayanan merupakan kegiatan di apotek yang bertujuan melayani konsumen

dalam hal pemberian perbekalan farmasi yang meliputi obat, bahan obat, obat

tradisional, alkes, kosmetik dan pelayanan resep (tunai) Serta pemberian informasi

yang diperlukan pasien. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan yaitu :

1. Kelengkapan obat

Kelengkapan obat merupakan hal yang sangat penting dalam melayani

konsumen karena hal tersebut sesuai dengan motto apotek "setiap resep yang masuk

ke apotek keluarnya harus membawa obat" dengan demikian setiap pasien harus

diusahakan untuk memberi obat diruang peracikan dan penjualan bebas setiap

harinya.

2. Harga obat

Harga obat jual di suatu apotek sangat mempengaruhi penjualan di apotek

tersebut. Untuk menekan harga jual bagian penjualan harus berusaha mencari

pemasok yang dapat memberikan kondisi yang baik kepada pihak apotek.

3. Lingkungan

Keadaan lingkungan sangat mendukung dalam pelayanan terhadap konsumen,

seperti : keamanan, kenyamanan, kemudahan parkir kendaraan yang dapat

memberikan ketenangan dan kesabaran bagi konsumen saat menunggu. Dalam hal ini

juga termasuk keramahan dari karyawan yang memberi informasi kepada pasien.
2.4.2.5 Pengarsipan Resep

Pengarsipan resep-resep yang telah dikerjakan meliputi :

1. Resep yang telah dikerjakan disimpan menurut urutan tanggal dan nomor

penerimaan atau pembuatan resep.

2. Resep yang mengandung Narkotika harus dipisahkan dari resep lainnya, tandai

garis merah di bawah nama obatnya.

3. Resep yang telah disimpan melebihi tiga tahun dapat dimusnakan dan cara

pemusnahannya adalah dengan cara dibakar atau dengan cara lain yang memadai.

4. Pemusnahan resep dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek bersama dengan

sekurang-kurangnya seorang petugas Apotek.

Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan

bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap empat dan ditandatangani oleh

Apoteker Pengelola Apotek dan seorang petugas apotek yang ikut memusnakan.

Berita acara pemusnahan ini harus disebutkan :

- Hari dan tanggal pemusnahan resep

- Tanggal yang terawal dan terakhir dari resep yang diimusnakan

- Jumlah bobot resep yang dimusnakan dalam satuan kilo gram (kg)

- Cara pemusnahan resep.

2.4.3 Administrasi

Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek dalam menjalankan pelayanan

kefarmasian di apotek perlu dilaksanakan kegiatan administrasi meliputi :


a. Administrasi Umum

Termasuk di dalamnya adalah pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika

dan psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Administrasi Pelayanan

Termasuk didalamnya adalah pengarsipan resep, pengarsipan catatan

pengobatan pasien, catatan hasil monitoring penggunaan obat.

Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang

dilaksanakan oleh suatu prusahaan (apotek). Administrasi yang baik dan benar sangat

diperlukan dalam pengolahan suatu apotek agar bisa didapat informasi yang dapat

dipercaya dalam rangka pengambilan keputusan oleh apoteker selaku pengelola

apotek.

Administrasi yang biasa dilakukan apotek meliputi antara lain :

1. Administrasi pembukuan yaitu yang mencatat keluar dan masuknya uang

disertai bukti pengeluaran dan pemasukan.

2. Administrasi penjualan yaitu penjualan resep, penjualan bebas, langganan dan

pembayaran secara tunai.

3. Administrasi pergudangan yaitu pencatatan penerimaan barang dari mana dan

pengeluaran barang untuk apa dan untuk siapa, masing-masing diberi kartu

stock.

4. Administrasi pemberian yaitu pencatatan pemberian harian secara tunai atau

kredit dan dicatat dari mana, nota - notanya dikumpulkan dengan terakhir.

5. Administrasi kepegawaian, dilakukan dengan mengadakan absensi karyawan

mencatat kedudukan, gaji dan pendapatan lainnya dari para karyawan.


2.5 Pelayanan di Apotek

Menurut keputusan menteri kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, pelayanan yang dilakukan di

apotek adalah : Pelayanan Resep, Promosi dan Edukasi serta Pelayanan residensial.

2.5.1 Pelayanan Resep

Pelayanan resep harus memenuhi persyaratan administrasi dan kesesuaian

farmasetik.

Persyaratan administrasi melipiti nama dokter, SIP ( Surat Izin Praktek ),

alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan / paraf dokter penulis resep,

nama pasien, alamat pasien, umur pasien, jenis kelamin, dan berat badan pasien,

nama obat, potensi, dosis, jumlah yang diminta, cara pemakaian yang jelas, dan

informasi lainnya.

Kesesuaiaan farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, cara

dan lama pemberian.pertimbangan klinis, yaitu adanya alergi, efek samping,

interaksi, kesesuaian ( dosis, durasi, dan jumlah obat ). Penyiapan obat, meliputi:

- Peracikan, perubahan bentuk.

- Pengemasan obat yang akan diserahkan.

- Pemberian etiket.

- Penyerahan obat disertai pemberian informasi.

- Konseling bila diperlukan.

- Monitoring penggunaan obat.


2.5.2 Promosi dan Edukasi

Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara

aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu memberikan informasi,

antara lain dengan penyebaran brosur, poater, penyuluhan dan lain -lain.

2.5.3 Pelayanan Residensial ( home care )

Apoteker sebagai care giver diharapakan juga dapat melakukan pelayanan

kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan

pasien dengan pengobatan penyakit kronis. Untuk aktifitas ini, apoteker harus

membuat catatan pengobatan ( medical record ).

Pelayanan lainnya yang dapat dilakukuan di apotek adalah penjualan obat

bebas, penjualan alat kesehatan, alat laboratorium, dan bahan kimia teknis, penjualan

kepada dokter atau poliklinik.

2.6 Kewajiban-Kewajiban Apotek

Kewajiban-kewajiban apotek antara lain pajak dan pelaporan penggunaan

narkotika dan psikotropika.

2.6.1 Pajak

Pajak adalah kewajiban setiap warga negara untuk menyerahkan sebagian dari

kekayaannya atau penghasilannya kepada negara menurut peraturan perundang--

undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan

masyarakat.

Pajak "berdasarkan undang-undang pajak di Indonesia" meliputi pajak


penghasilan, pajak penghasilan badan dan pajak pertambahan nilai.

a. Pajak penghasilan (PPN Pasal 21)

Pajak penghasilan adalah pajak atas gaji/upah/honorarium imbalan jasa dan

kenikmatan lainnya yang dibayar kepada orang pribadi, berhutang oleh pemberi kerja

(majikan), bendaharawan pemerintah, perusahaan dan lain-lain sehubungan dengan

pekerjaan, jabatan clan hubungan kerja lainnya yang dilakukan di indonesia.

b. Pajak Penghasilan Badan (PPH Pasal 25)

Pajak penghasilan badan pasal 25 adalah pajak yang dipungut dari perusahaan

atau labs yang diperoleh tersebut. Penentuan besar pajak ini didasarkan pada

penghasilan bersih.

c. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Dasar pengeluaran PPN adalah jumlah harga jual. Menurut Undang-

Undang PPN 1984 adalah tarif pajak secure umum adalah 10% untuk semua

barang kena pajak (BKP). PPN yang harus disektor ke kas negara oleh

perusahaan kena pajak (PKP) merupakan selisih dari pajak masuk dan keluar.

Jika pajak masuk lebih besar dari pajak keluar maka selisih

merupakan kelebihan pajak yang terhutang dalam masa berikutnya atau dapat diminta

kembali. Tetapi bila pengeluaran lebih besar disetor ke kas negara selambat-

lambatnya pada tanggal 10 setiap bulannya dan dilaporkan kekantor pelayanan pajak.

2.6.2 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

Dalam rangka upaya meningkatkan pengendalian dan pengawasan jalur resn-i


sehingga diperoleh informasi tentang pengunaan narkotika dan psikotropika secara

tepat, teratur dan berkesinambungan.

Narkotika merupakan bahan obat yang perlu mendapat pengawasan yang ketat,

maka setiap pemakaian narkotika harus dilaporkan dan dicatat dalam buku atau

register yang isinya, yaitu :

a. Persediaan narkotika pada awal dan akhir tahun

b. Penambahan narkotika

c. Pengurangan narkotika

Resep yang mengandung narkotika harus dilaporkan setiap bulan kepada Dinas

Kesehatan Kotamadya/Dati II setempat dengan tembusan kepada :

- Kepala Dinas Kesehatan tingkat Provinsi

- Kepala BPOM

- Arsip

Laporan ini harus sudah diterima selambat-lambatnya setiap tanggal 10 bulan

berikutnya oleh instansi tersebut diatas.

Resep yang mengandung Psikotropika dilaporkan setiap 3 bulan kepada Dinas

Kesehatan Kotamadya / Dati II setempat dengan tembusan kepada :

- Kepala Dinas Kesehatan tingkat Provinsi

- Kepala BPOM

- Arsip
2.7 Evaluasi Mutu dan Pelayanan

Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, indikator yang digunakan untuk

mengevaluasi mutu pelayanan adalah :

a. Tingkat kepuasan konsumen


Kepuasan konsumen terhadap pelayanan di apotek sangat menentukan kesetiaan
pasien terhadap apotek.
b. Dimensi waktu lama pelayanan.
c. Prosedur tetap.
Tujuan dilakukannya evaluasi mutu pelayanan adalah adalah untuk menjamin
mutu pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
BAB III

TINJAUAN KHUSUS APOTEK VITA JAYA

3.1 Sejarah dan Letak Apotek Vita Jaya

Apotek Vita Jaya didirikan tanggal 05 Januari 1996 yang dikelola oleh

Apoteker Pengelola Apotek ( APA ) dan dipimpin oleh Pemlik Sarana Apotek

( PSA ). Apotek Vita Jaya terletak di jalan Bunga Lau No. 26 Medan, berada di

depan Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Medan sehingga cukup

menempatkan posisi Apotek Vita Jaya dalam posisi yang strategis. Lokasi Apotek

Vita Jaya dapat dilihat pada Gambar 1.

JL. KATAMSO

JL. Simpang Pos JL. A.H.NASUTION

JL. DELI TUA

JL. M.YAMIN GINTING


ASRAMA HAJI

APOTEK VITA JAYA

JL. BUNGA LAU

R. S . HAJI ADAM MALIK


Keterangan Denah Apotek Vita Jaya

1. Pintu masuk Apotek Vita Jaya


2. Alkes
3. Sedian susu
4. Sediaan obat bebas.
5. Kasir.
6. Sedian obat bebas dan bebas terbatas.
7. Sediaan susu
8. Tempat duduk pengunjung Apotek.
9. Pintu masuk menuju ruang peracikan.
10. Sediaan madu.
11. Sediaan obat bebas dan bebas terbatas dalam bentuk sirup, tetes, lotion,
dan alat kesehatan.
12. Obat medis dalam bentuk injeksi, tablet, spray dan cream.
13. Obat medis dalam bentuk tablet, sirup, infus dan tetes mata.
14. Meja pengerjaan resep.
15. Obat-obat resep dalam bentuk tablet dan infus.
16. Lemari es.
17. Pintu menuju ruang peracikan.
18. Sediaan obat psikotropika.
19. Bahan baku untuk pengerjaan resep.
20. Jalan menuju dapur.
21. Kamar karyawan.
22. Ruang makan atau dapur Apotek.
23. Kamar mandi Apotek.
3.3 Struktur Organisasi dan Personalia

Apotek Vita Jaya merupakan suatu tempat tertentu, tempat dilakukan

perkerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan

lainnya kepada masyarakat. Apotek Vita Jaya dkelola oleh seorang Apoteker

Pengelola Apotek (APA) dan dipimpin oleh Pemilik Sarana Apotek (PSA). Dalam

kegiatan Apotek Vita Jaya dibantu oleh lima ( 5 ) karyawan yang terdiri dari :

 Dua ( 2 ) karyawan sebagai Asisten Apoteker ( AA ) merangkap juru resep

ruang racik.

 Satu ( 1 ) karyawan sebagai Asisten Apoteker ( AA ) di ruang bebas.

 Satu ( 1 ) karyawan sebagai kasir.

 Satu ( 1 ) karyawan sebagai pesuruh.

Apotek Vita Jaya beroperasi pukul 07:00 WIB sampai pukul 22:00 WIB dengan

struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar 3.


APA

PAGAR SUDIRMAN, S.Si

TATA USAHA KEUANGAN

Askep (AA )

K.R. PAGI K.R. SORE

J. RESEP P. DEPAN KASIR PESURUH J. RESEP P. DEPAN KASIR PESURUH

LOGISTIK

Gambar 3

KETERANGAN :

 APA : Apoteker Pengelola Apotek


 AA : Asisten Apoteker
 Askep : Asisten Kepala
 KR : Ketua Regu
 P. DEPAN : Penjaga Depan
 J. RESEP : Juru Resep
3.4 Pengadaan Perbekalan Farmasi

Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Vita Jaya meliputi perencanaan

pembelian, pelaksanaan pembelian dan pemantauan hasil pembelian.

3.4.1 Perencanaan Pembelian

Perencanaan pembelian dilakukan dengan menetapkan jumlah barang yang

akan dibeli dengan memperhatikan kebutuhan pembelian barang dagangan

(Perbekalan Farmasi) di Apotek Vita Jaya berdasarkan kebutuhan yang berasal

dari gudang, ruang peracikan dan penjualan bebas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menentukan pemasok atau legalitas

pemasok ialah kecepatan dan ketepatan pengiriman barang, harga/potongan yang

diberikan dan kondisi pembayaran yang ditawarkan.

3.4.2 Pelaksanaan Pembelian

Pembelian barang dilakukan langsung oleh pemilik sarana Apotek atau

asisten Apoteker berdasarkan buku pesanan barang. Buku pesanan barang

merupakan buku yang berisi daftar kebutuhan barang yang diisi setiap hari oleh

petugas. Dalam buku tersebut dicantuinkan tanggal, nama barang, serta jumlah

yang dibutuhkan.

Apotek akan mengendalikan jumlah barang yang akan dipesan sesuai

dengan kebutuhan apotek. Apotek melakukan pembelian kepada pemasok melalui

salesman yang datang pada waktu yang telah ditentukan. Pembelian yang

ditujukan kepada pemasok yang memberikan pelayanan terbaik, seperti ketepatan

dan kecepatan pengiriman barang, potongan harga yang tinggi, bonus dan waktu

pembayaran yang lama.


Khusus pembelian narkotika, pemesanan dilakukan langsung ke Pedagang

Besar Farmasi Kimia Farma Tbk dengan menggunakan surat pesanan narkotika

(formulir N-9) rangkap 4 (empat) yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola

Apotek yang dilengkapi Nama jelas, No SIK, SIA dan stempel apotek dimana

untuk I lembar surat pesanan hanya untuk 1 macam narkotika saja.

3.4.3 Pemantauan Hasil Pembelian

Pemantauan hasil pembelian dilaksanakan sebagai berikut, memberikan


faktur-faktur yang diterima dari pemasok terhadap kebenaran barang dan
kelengkapan barang yang sudah dipesan serta kebenaran -harga/potongan harga
yang disepakati.
Segera mengembalikan barang kepada pemasok bila harga/potongan harga tidak
sesuai dengan perjanjian dan meminta segera di koreksi.
Apabila ada barang yang terkirim maka merninta penjelasan dari pemasok

tersebut, bila perlu membatalkan agar bisa dipesan dari pemasok lain.

3.4.4 Penyimpanan Barang Dagangan

Penyimpanan barang dagangan dapat di lakukan di gudang, ruang

peracikan dan ruang penjualan bebas.

3.4.4.1 Gudang

Apotek Vita Jaya mempunyai gudang yang berfungsi –untuk penyimpanan

perbekalan farmasi sebelum disalurkan keruang peracikan dan ruang penjualan

bebas. Gudang yang digunakan dilengkapi dengan lampu dan mempunyai aliran

udara yang baik serta tidak lembab. Penyimpanan barang berdasarkan bentuk

sediaan alfabetis dan FIFO.

3.4.4.2 Ruang Peracikan dan Ruang Penjualan Bebas

Penyimpanan barang dagang diruang peracikan dan ruang penjualan bebas


disusun menurut bentuk sediaan, farmakologi dan alfabetis dengan berdasarkan

prinsip FIFO.

Barang dagang yang terdapat di etalase depan adalah obat - obatan yang

dijual bebas tanpa resep dokter, termasuk sediaan obat bebas, obat bebas terbatas,

sediaan kosmetika dan alat kesehatan. Pada ruang peracikan, obat yang tersedia

meliputi obat keras dengan berbagai macam bentuk sediaan dan efek farmakologi,

yang diperuntukkan sebagai obat resep dan obat medis. Untuk obat-obatan resep

ditempatkan pada kotak obat dimana pada kotak obat terdapat kartu stock untuk

mencatat obat yang masuk pada saat penerimaan barang dan yang keluar pada saat

penjualan, sehingga dapat diketahui persediaan obat. Khusus untuk obat narkotika

dan psikotropika disimpan dilemari khusus. Bahan baku obat disimpan dalam

wadah rapat dan diberi label dan etiket yang jelas.

3.5 Penjualan atau Pelayanan

Kegiatan penjualan perbekalan farmasi pada Apotek Vita Jaya berupa

pelayanan resep tunai, penjualan obat bebas dan penjualan obat medis.

3.5.1 Pelayanan Resep Tunai


Apotek Vita Jaya hanya melayani resep tunai dan tidak melayani resep

kredit, pelayanan resep tunai prosedurnya adalah sebagai berikut :

a. Asisten Apoteker menerima resep dari pasien, diperiksa apakah obatnya ada

atau tidak. Apabila obatnya ada maka resep tersebut diberi harga dan

diinformasikan kepada pasien.

b. Jika pasien setuju terhadap harga resep yang ditetapkan maka petugas

memberi nomor resep dan mempersiapkan obatnya kemudian diberi etiket.

Setiap pengambilan obat dicatat pada kartu stock. Hasil racikan diperiksa
kemudian dikemas dan diserahkan kepada petugas penyerahan resep.

c. Obat diserahkan kepada pasien serta copy resep dan kuitansi jika diperlukan.

Petugas juga memberikan informasi yang lengkap tentang resep dan

pemakaian obat agar penggunaan obat dapat secara aman dan rasional.

d. Pasien membayar obat dan resep asli disimpan untuk diarsipkan. Pelayanan

resep tunai di Apotek Vita Jaya dapat dilihat pada gambar 4.

Oleh APA atau AA


Pasien membawa - Resep diperiksa
resep - Diberi harga

Harga distujui oleh


pasien

Oleh APA atau AA


- R/ diberi nomor Resep diserahkan ke
- R/ diracik ruang racik
- Diberi etiket dan
hasil diperiksa.

Obat diserahkan

3.5.2 Oleh pasien


- R/ dibayar
3.5.3

3.5.2 Penjualan Bebas

Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut :

a. Petugas penjualan obat bebas menerima permintaan barang dari pasien dan

menginformasikan harga.

b. Jika harga sesuai maka barang diserahkan dan pasien membayarnya.

c. Petugas penjual obat bebas mencatat barang yang dijual pada buku khusus
penjualan bebas dan setiap pengambilan barang dicatat pada kartu stock.

3.5.3 Penjualan Obat Medis

Penjualan obat medis di apotek Vita Jaya dilaukan dengan cara :

a. Tenaga kesehatan seperti dokter, perawat, bidan datang ke apotek,

b. Memesan barang yang diinginkan

c. Barang disiapkan oleh petugas apotek

d. Pembayaran dilakukan dengan tunai ataupun kredit.

3.6 Perpajakan

Berdasarkan Undang-Undang No. 10 Tahun 1994 mengenai perpajakan

Apotek Vita Jaya membayar pajak setiap tahunnya kepada pemerintah.

3.7 Administrasi

Administrasi yang dilakukan di apotek Vita Jaya adalah sebagai berikut :

a. Administrasi pembukuan

Administrasi pembukuan mencatat arus uang dan arus barang yang terdiri
dari :

- Buku pembelian, mencatat semua arus uang dan arus barang dari distributor.

- Buku penjualan, mencatat seluruh penjualan tunai. Baik yang dilakukan

bagian peracikan maupun bagian penjualan bebas.

- Buku pesanan barang, mencatat semua kebutuhan barang yang diperlukan

Apotek untuk dipesan kepada distributor.

b. Administrasi pelaporan

Pada umumnya meliputi pelaporan Narkotika dan Psikotropika. Tetapi pada

Apotik Vita Jaya tidak tersedia sediaan Narkotika sehingga pelaporan yang ada

ialah pelaporan Psikotropika, yang di laporkan setiap satu bulan sekali.


BAB IV

PERMASALAHAN DAN PEMBAHASAN

Praktek kerja lapangan ( PKL ) merupakan salah satu syarat bagi

mahasiswa/i yang akan menyelesaikan studinya di Akademi Farmasi Indah

Medan. Praktek kerja lapangan ( PKL ) di lakukan di Apotek Vita Jaya yang

terletak di Jl. Bunga Lau No. 26 Medan selama empat belas (14) hari mulai

tanggal 22 Desember 2010 sampai 08 Januari 2011. Selama mengikuti praktek

kerja lapangan (PKL) di Apotek Vita Jaya ditemukan permasalahan yaitu sering

terjadi kekosongan persediaan obat.

Ketersediaan obat di Apotek Vita Jaya sering terjadi kekosongan,

Kekosongan barang di Apotek Vita Jaya disebabkan pengisian kartu stok tidak

dilakukan dengan baik. Agar mempermudah di dalam pengadaan persediaannya,

Setiap barang yang masuk dan keluar sebaiknya langsung dicatat pada kartu stok.

Tetapi Apotek Vita Jaya tidak menjalankannya sehingga ketersediaan barang tidak

terkontrol dengan baik, akibatnya sering tidak diketahui persediaan barang yang

ada di Apotek. Untuk mengatasi hal ini sebaiknya Apotek Vita Jaya mencatat

langsung setiap barang yang masuk dan keluar pada kartu stok, selain itu juga

dilakukan perencanaan pembelian yag baik sehingga persediaan barang di Apotek

cukup dan sesuai kebutuhan. Dengan demikian permintaan pembelian baik secara

langsung maupun resep dapat terlayani dengan baik.


BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari permasalahan dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa, barang

masuk dan kleluar di Apotek Vita Jaya belum dicatat dalam kartu stok.

5.2 Saran

Disarankan Apotek Vita Jaya mencatat setiap barang masuk dan keluar

dalam kartu stok.


DAFTAR PUSTAKA

Anief, Moh. 2000 .Ilmu Meracik Obat.Yogyakarta. : Gadjah Mada University

Press.

Syamsuni, H.A. 2007. Ilmu Resep. Jakarta : EGC.

Umar, M. 2005. Manajemen Apotek Praktis. Solo : CV. AR-Rahman.

You might also like