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GUIA DE PRÁTICAS INOVADORAS -
EQUABENCH- BENCHMARKING EUROPEAN EXCELLENCE
GESTÃO POR PROCESSOS E FACTOS
Os Guias contêm:
Os Benefícios
1. Uma visão geral das etapas que as organizações de ensino e formação profissional
devem seguir na aplicação das práticas inovadoras. Eficácia e eficiência maximizadas na concretização dos objectivos da organização e
seus produtos e serviços.
2. Um apêndice composto por estudos de caso, apresentados pelas organizações de Tomada de decisões eficaz e realista.
ensino e formação profissional que contribuíram para os Guias de Práticas Gestão de risco eficaz.
Inovadoras. Aumento da confiança das partes interessadas.
Pode ser efectuado o download gratuito dos guias através do sítio da Internet das entidades
parceiras ou acedendo ainda aos seguintes endereços:
http://equabench.epr.eu
www.adam-europe.eu/adam/homepage
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necessárias e as áreas prioritárias de acção. Algumas organizações podem optar por escolher
um programa radical de melhoria: outras podem optar por uma abordagem gradual e faseada.
inovação continuas
Missão Qualquer que seja a escala da melhoria proposta, é essencial que haja uma visão clara no
arranque do processo de modo a alcançar o sucesso.
Objectivos Por exemplo, a EPR reconheceu a necessidade de uma abordagem mais eficaz da gestão do
conhecimento no sector da reabilitação profissional derivado do crescimento da economia
baseada no conhecimento, do aumento da concorrência no sector social e da necessidade de
Indicadores de Feedback das se transferir boas práticas entre os seus membros. Neste contexto, a EPR desenvolveu uma
visão clara do que pretendia realizar, procurando respostas para as seguintes perguntas:
desenvolvimento partes interessadas
Como podem os membros da EPR permanecer ligados entre si?
Como pode o vasto repositório de know-how dos membros ser partilhado em rede?
Resultados Como pode a EPR contribuir?
Aparentemente, os valores parecem não estar claramente ligados aos interesses da Gestão
por Processos e Factos das organizações de ensino e formação profissional. Contudo, se se
considerar que os valores são o veículo de informação primordial sobre o modo como a
organização presta os serviços, as ligações tornam-se evidentes. Para que possam abordar
de forma eficaz o Conceito Fundamental da Excelência da EFQM, as organizações têm de
estar atentas aos valores que tenham a ver com profissionalismo, governação sólida,
necessidades das partes interessadas, risco bem gerido e informação fidedigna como parte da
cultura e ética da sua organização.
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Missão Em termos conceptuais, o objectivo foi o de conceber uma plataforma única na qual todas as
interacções entre o CRPG e seus clientes estivessem agregados, que fosse adequada para o
trabalho colaborativo, fácil de utilizar, incorporasse funcionalidades de gestão e fosse uma
Uma vez esclarecida a visão e os resultados que pretendam alcançar, as organizações têm de
interface para os clientes.
escolher a abordagem a utilizar. Em relação à Gestão por Processos e Factos, o Conceito
Fundamental determina que as organizações de excelência disponham de um sistema de
gestão eficaz baseado em e concebido para satisfazer as necessidades e expectativas das
partes interessadas. Objectivos
O Conceito não descreve um sistema ou uma metodologia em particular; simplesmente A percepção clara da visão, dos valores e da missão permite que organização defina e
sublinha que o sistema tem de ser eficaz, eficiente e estar focado nas partes interessadas. A comunique a orientação para a Gestão por Processos e Factos. Contudo, é importante
organização de ensino e formação profissional pode, então escolher a abordagem que melhor planear, desenvolver e implementar as abordagens das acções práticas e tarefas. A melhor
se adeqúe às necessidades e cultura da organização e respectivas partes interessadas. forma de o fazer é através dos objectivos.
Por exemplo, tanto o URI como a Cedar utilizam o sistema de gestão da qualidade ISO Os termos “objectivos” e “metas” são muitas vezes utilizados reciprocamente pelas
9001:2008 para suportar a gestão por processos. Ambas as organizações adaptaram os seus organizações. Muitas definições procuram descrever as subtilezas entre cada termo mas, para
sistemas para melhor se adequarem às necessidades da respectiva organização e partes os líderes das organizações de ensino e formação profissional, as questões semânticas são
interessadas. O sistema do URI dispõe de um conjunto de procedimentos abrangentes que indiscutivelmente menos importantes do que garantir que a organização ou projecto em curso
descrevem, em detalhe, cada processo de formação e avaliação, incluindo: os objectivos do disponham de condições claras para serem implementados.
processo, as responsabilidades, as actividades envolvidas e a informação relevante. O
sistema reflecte a infra-estrutura tecnológica sólida do URI, uma vez que toda a informação Os objectivos devem fornecer um resumo das tarefas que têm de ser completadas para se
está disponível aos colaboradores através da Intranet e os procedimentos utilizam realizar a Missão ou abordagem acordadas. Em termos teóricos, os objectivos devem ser
hiperligações que remetem para os documentos relevantes. SMART: acrónimo, em inglês, para Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e
Limitados no Tempo.
O sistema da Cedar está estruturado de acordo com o processo universal de prestação de
serviços, que descreve as 6 etapas que o cliente da Cedar tem de percorrer. Isto permite à O Conceito Fundamental da Excelência da EFQM estabelece ligações evidentes entre os
organização incluir facilmente os diversos serviços no sistema. Para reforçar a eficiência, o objectivos e os processos. O Conceito refere que a implementação sistemática das políticas,
sistema também reconhece que as semelhanças entre os diferentes tipos de serviços e os estratégias, objectivos e planos de uma organização deve ser feita através de um conjunto
procedimentos genéricos, políticas, etc., aplicáveis a todas as partes da organização, são claro e integrado de processos. Além disso, o Conceito estipula que estes processos devem
essenciais ao sistema. Em alternativa, a Pluryn utiliza um ciclo de planeamento e controlo ser implementados, geridos e melhorados diariamente e de forma eficaz. Estes conceitos têm
para planear e gerir os processos nas respectivas organizações de ensino e formação duas implicações para as organizações interessadas em gerir os seus processos eficazmente.
profissional. Primeiro, têm de garantir que os processos concebidos, desenvolvidos e implementados
efectivamente fornecem os objectivos da organização ou da unidade a que dizem respeito.
Estes sistemas abordam a Gestão por Processos e Factos de forma holística. Outras Segundo, têm de existir objectivos para controlar a gestão dos processos e quaisquer
abordagens mais orientadas para aspectos específicos do Conceito Fundamental, tais como iniciativas de melhoria ligadas à gestão por Processos e Factos.
gestão do conhecimento e gestão do risco, encontram-se descritas noutros estudos de caso
incluídos no apêndice. Por exemplo, em 2005, o CRPG reconheceu a necessidade de se Como exemplos do referido:
desenvolver e implementar um sistema de gestão de informação de clientes que fornecesse
uma solução técnica para a integração de todos os processos de negócio do CRPG e, ao O ciclo de planeamento e controlo da Pluryn consiste em duas medidas principais:
mesmo tempo, apoiasse a orientação para o cliente. Embora o CRPG já trabalhasse há avaliar e planear. Avaliar permite que a organização identifique quaisquer questões
muitos anos com um sistema que garantia a gestão eficaz e eficiente da informação de ou problemas que surjam à medida que se procura alcançar os objectivos; Planear
clientes, alguns factores levaram a que a organização desenvolvesse uma ferramenta mais permite que a organização efectue as correcções e os ajustes necessários para
potente: progredir.
A Josefsheim Bigge procurou melhorar a utilização da Intranet para que a gestão do
O número crescente de clientes e maior diversidade de serviços prestados. conhecimento fosse mais eficaz. Foram definidos dois objectivos claros para orientar
este projecto de melhoria:
A estrutura matricial utilizada pelo CRPG para organizar o trabalho.
Ligar os domínios de trabalho e estabelecer uma identidade corporativa.
A necessidade de um controlo mais eficaz dos processos. Aproveitar a Intranet para a gestão do conhecimento, i.e., tornar a informação
O número crescente de pedidos de informação disponível e exacta e relatórios. disponível a todos, em qualquer momento.
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O Conceito Fundamental da Excelência da EFQM sobre Gestão por Processos e Factos Indicador de
salienta que nas organizações de excelência: desempenho
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O Conceito Fundamental da Excelência aplicável à Gestão por Processos e Factos refere que De qualquer maneira, os resultados que uma organização de excelência deve procurar obter
um dos benefícios resultante é a gestão eficaz do risco. Os indicadores do desempenho em relação à Gestão por Processos e Factos é definida pelo Conceito Fundamental da
requerem uma revisão regular e, de facto, actuam como um sistema atempado de aviso de seguinte forma: ‘A organização é gerida de forma muito profissional, cumprindo e excedendo
risco nas organizações. Outra abordagem interessante da gestão do risco é utilizada pelo todos os requisitos externos da organização. As medidas de prevenção apropriadas são
Centro Studi. Esta organização de ensino e formação profissional utiliza a abordagem da identificadas e implementadas, existindo um elevado grau de confiança pelas partes
estrutura lógica para identificar e gerir os riscos no planeamento de uma proposta de projecto. interessadas’.
O Centro Studi melhorou ainda mais a sua abordagem da gestão do risco desenvolvendo um
processo de cinco medidas para a gestão de riscos e pressupostos. No caso das organizações de ensino e formação profissional, a Gestão por Processos e
Factos eficaz tem um impacto directo positivo nos clientes. Ao gerir os processos eficazmente
Feedback das Partes Interessadas e utilizar os factos para consubstanciar as acções, as organizações de ensino e formação
profissional ficam habilitadas a efectuar alterações no serviço para melhor satisfazerem as
O feedback das partes interessadas constitui uma fonte de informação valiosa para uma necessidades dos clientes. Além disso, a análise dos resultados qualitativos e quantitativos do
organização interessada em monitorizar a eficácia dos seus processos, serviços e desempenho do serviço permite que as organizações disseminem o sucesso e impacto dos
actividades. No contexto da gestão por processos e factos em organizações de ensino e programas junto dos actuais e potenciais financiadores.
formação profissional, surgem duas partes interessadas principais: os colaboradores e os
formandos. Os colaboradores aplicam os processos para prestar um serviço aos formandos e, Por exemplo:
assim, ambos os grupos têm experiência em primeira mão da eficácia do processo.
A classificação melhorada da Cedar em relação aos processos face ao Modelo de
Cada estudo de caso em anexo reflecte a importância atribuída pelas entidades parceiras da Excelência da EFQM (pontuação em 2003 = 41-50 e pontuação em 2007 = 81-90)
EQUABENCH ao feedback destas fontes relativamente à Gestão por Processos e Factos. Por mostra aos potenciais financiadores que a abordagem foi melhorada e é sólida.
exemplo: O inquérito da NLN sobre a eficácia do seu processo de plano de acção individual
revela uma satisfação geral em relação ao processo e, em particular, à sua eficácia
em satisfazer as necessidades do cliente.
O estudo de caso do URI apresenta o input dos colaboradores e de um cliente em
dois processos: o processo de orientação vocacional e o processo de reabilitação
profissional e emprego, e também identifica a necessidade de um envolvimento maior
das partes interessadas para melhorar a sua abordagem.
Aprendizagem, melhoria e inovação contínuas
As chefias da Cedar trabalharam em conjunto com os colaboradores na concepção
No caso da Gestão por Processos e factos, as organizações devem utilizar os seus resultados
dos processos de modo a delinear políticas e procedimentos genéricos e específicos.
para identificar as áreas que necessitem melhorias, envolvendo-se proactivamente com as
Esta organização de ensino e formação profissional também salienta a importância
partes interessadas para planear ou rever as abordagens.
do envolvimento das partes interessadas na concepção dos Balanced Scorecards,
referindo que o valor do scorecard está intrinsecamente ligado ao envolvimento da
A análise dos resultados permite às organizações de ensino e formação profissional
equipa.
examinarem os ensinamentos resultantes dos serviços e fornece sugestões de melhoria para
A Pluryn, a NLN e o CRPG recolheram um conjunto de feedback das partes futuras prestações de serviço, tanto a nível interno como externo. Por exemplo:
interessadas nas suas abordagens.
A experiência em Balanced Scorecards adquirida pela Cedar deu origem a
actividades de benchmarking à abordagem, tanto internas como externas.
A utilização da Internet e Intranet pela EPR e Josefsheim mostrou ser um excelente
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O estudo de caso que se segue ilustra a forma como a norma ISO 9001:2000 suporta a
prestação de um processo de tratamento eficaz e eficiente. O estudo de caso envolve uma
cozinheira de 32 anos que sofria de asma e de uma série de problemas emocionais. A cliente
já tivera más experiências profissionais, com a perda do emprego em resultado de uma
capacidade de trabalho reduzida. À data da consulta, a cliente estava desempregada há 10
anos, e já se tinha candidatado a 352 empregos. Foram utilizados 2 Processos
Organizacionais envolvendo 3 fases:
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Diz o que fazes – As chefias de topo da Cedar trabalharam em conjunto com os podendo identificar facilmente a forma como contribuem para os objectivos organizacionais.
colaboradores para elaborar políticas e procedimentos genéricos e específicos.
Faz o que dizes – O Sistema de Gestão da Qualidade foi monitorizado durante 4 meses, A experiência da Cedar com os Balanced Scorecards permitiu que a organização definisse
através de verificações internas de conformidade. uma série de recomendações para as organizações que se estão a iniciar na utilização dos
Mostra o que fizeste – Aplicação de uma auditoria interna e primeira série de auditorias mesmos.
conduzidas antes da aprovação e da certificação ISO pelo British Standards Institute. Os Scorecards não são produzidos em série: cada organização tem de conceber o
Melhora o que fizeste – O Sistema de Gestão da Qualidade ISO apresentou e continua a seu próprio scorecard.
apresentar uma grande quantidade de informação que suporta e desencadeia melhorias A organização não deve elaborar um scorecard a menos que tenha uma estratégia
contínuas. clara.
O valor do scorecard está directamente correlacionado com o comprometimento da
O sucesso da actual abordagem da gestão do processo da Cedar é visível na melhoria da equipa.
avaliação da EFQM. Em 2003, a classificação da organização em relação aos processos foi As organizações têm de medir as coisas importantes, não apenas o que é fácil de
de 41-50, enquanto que em 2007, numa altura em que o sistema melhorado já se encontrava medir.
em vigor há 2 anos, o resultado aumentou para 81-90. Mantenha o scorecard conciso e evite que a sua estrutura seja complexa.
O scorecard representa um processo contínuo, não é um acontecimento isolado.
Principais ensinamentos retidos pela Cedar: manter os sistemas simples, utilizar know-how A organização deve dar mais importância ao objectivo do que ao modelo.
existente (interno e externo) e estar preparado para a mudança. Existem, também, inúmeros
benefícios decorrentes de uma gestão de processos sólida, por exemplo, propósitos claros,
continuidade do serviço, protecção da propriedade intelectual e minimizar a possibilidade da
organização depender de uma pessoa indispensável. 3. Gestão por Processos e Factos: O Ciclo de
Planeamento e Controlo - Pluryn
Gestão por Factos
O Balanced Scorecard consiste numa sistema estratégico de medição e gestão que permite O ciclo de planeamento e controlo da Pluryn consiste em 2 medidas principais: Avaliar e
conciliar as tradicionais medidas financeiras com outras medidas não financeiras mais Planear. Ambas as medidas estão intrinsecamente ligadas ao desenvolvimento dos objectivos
avançadas. No caso da Cedar, os Scorecards são uma importante ferramenta para: planear o
da organização. A medida ‘Avaliar’ permite que a organização identifique quaisquer questões
negócio, comunicar, medir e gerir. Os Scorecards são utilizados para formular a estratégia a ou problemas que surjam à medida que se procura alcançar os objectivos; a medida ’Planear’
longo prazo da Cedar, convertendo-a em objectivos e acções a curto prazo. permite que a organização efectue as correcções e os ajustes necessários para progredir. No
final deste capítulos apresentamos um calendário do ciclo de planeamento e controlo.
A Cedar utiliza os 4 quadrantes do Scorecard:
Financeiro – O que satisfaz as expectativas das partes interessadas? O que é o
sucesso?
1. Avaliar
Cliente – O que satisfaz as necessidades do cliente? Em Maio de cada ano, a Pluryn realiza uma conferência para avaliar as actividades do ano
Processo Interno – Em que é que a organização tem de sobressair para ir ao anterior e planear o ano seguinte. O input para a conferência consiste em:
encontro das expectativas financeiras e do cliente? Missão e visão.
Aprendizagem e Crescimento Organizacional – O que é necessário para dinamizar as Avaliação dos planos do ano anterior.
melhorias necessárias nos processos financeiros, do cliente e internos? Relatório da gestão, contendo:
Resultados das auditorias (interna e externa, controlos administrativos
A abordagem da cascata e agregação é a chave do sucesso da Cedar na sua aplicação dos organizacionais/internos).
Balanced Scorecards. O Scorecard organizacional flui em cascata para os scorecards Resultados dos inquéritos ao cliente.
aplicáveis a cada serviço e departamento; estes, por seu lado, fluem em cascata para os Resultados dos inquéritos aos colaboradores e das entrevistas anuais.
planos individuais dos colaboradores, que também obedecem ao formato do scorecard. De Segurança:
igual modo, a informação e os resultados alcançados pelos colaboradores, a título individual, (Quase) incidentes e (Quase) acidentes.
são agregados de modo a contribuírem para o serviço e, em última instância, para os Medidas legais.
objectivos organizacionais. Por exemplo, a meta da Cedar para a frequência de clientes no Prevenção de assédio.
programa é dividida por cada área de serviço, e cada serviço atribui uma previsão de Análise de risco e pontos críticos de controlo.
ocupação às equipas de colaboradores e indivíduos. A aplicação deste sistema em cascata e Reclamações de clientes e colaboradores.
de agregação garante que os colaboradores tenham uma noção clara dos propósitos, Avaliação dos planos individuais.
Planos anuais e Balanced Scorecard.
Resultados das acções preventivas e correctivas.
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A Pluryn adverte que, ao contrário de um sistema TomTom, é impossível uma organização Uma das pedras basilares da nova estratégia da EPR é a ênfase nos pontos fortes dos
calcular todos os percursos possíveis em alguns segundos, e tornar a calcular automatica- membros e não nas actividades da rede em si. A EPR reconhece o manancial de
mente se algo não correr bem. Pelo contrário, uma organização requer colaboradores conhecimento detido pelos membros e que, na maioria dos casos, é mais vantajoso transferir
competentes e motivados para utilizarem os sistemas de rastreio eficazmente, de modo a uma boa prática entre centros do que desenvolver, em conjunto, uma nova prática ‘europeia’.
implementarem alterações que possibilitem uma melhoria continua e um trabalho de O principal obstáculo à partilha e transferência de boas práticas entre os membros da EPR
qualidade. tem sido a clara falta de um mecanismo que registe e releve o know-how e o conhecimento
detido pelas organizações.
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Uma vez que a inovação constitui o elemento dinamizador que suporta a própria existência da Como pesquisar a informação?
EPR como rede de aprendizagem mútua, os membros têm de ser encorajados e apoiados As organizações e os tópicos são apresentados por ordem alfabética em menus de selecção
para implementarem novas formas de pensar e trabalhar de modo a tornarem-se mais tal como se segue:
competitivos e a melhorarem sempre a prestação de serviços às pessoas com deficiências e Organizações - Os centros EPR bem como os respectivos secretariados.
incapacidades. É fundamental que a inovação seja sempre promovida, realçada e Tópicos - Estão disponíveis mais de 60 tópicos diferentes.
recompensada.
Pesquisa por texto completo - Permite aos utilizadores encontrar todas as entradas
Neste contexto, a EPR procurou respostas para as seguintes perguntas: relacionadas com as palavras introduzidas na pesquisa.
Como podem os membros da EPR permanecer ligados entre si?
Como pode o vasto repositório de know-how dos membros ser partilhado em rede? Vantagens do KMC
Como pode a EPR contribuir? Os procedimentos para se introduzir e pesquisar a informação são fáceis de
compreender e de rápida execução.
O KMC foi desenvolvido em 2004 como ferramenta para facilitar a circulação de conhecimento A interface é fácil de utilizar.
e a transferência de know-how entre os membros da EPR. Os membros podem aceder a esta O sistema foi desenvolvido tecnicamente para que a base de dados possa ser
base de dados online para obter conhecimentos práticos sobre metodologias de reabilitação e utilizada apenas pelos técnicos da EPR e não está disponível ao público em geral.
ferramentas gratuitas. O KMC é uma ferramenta interactiva que oferece várias oportunidades O procedimento de validação executado pelos administradores do KMC baseia-se na
de se aprender com os outros. De facto, cada centro envolvido pode não só aceder à garantia de qualidade do KMC.
informação da base de dados como também contactar os especialistas dos centros EPR
referidos. O KMC pode também fornecer assistência às organizações que procurem parceiros
para iniciar um negócio ou projecto em conjunto. Por fim, é uma ferramenta essencial para
apoiar os técnicos nas suas actividades diárias.
5. Gestão de Informação de Clientes - CRPG
Utilizando o KMC, os técnicos dos membros EPR têm acesso a: Em 2005, o CRPG reconheceu a necessidade de se desenvolver e implementar um sistema
Uma secção com informação sobre serviços e metodologias, incluindo informação de gestão de informação de clientes que permitisse a integração de todos os processos de
sobre as metodologias e serviços específicos utilizados pelos membros. negócio do CRPG e, ao mesmo tempo, suportasse a orientação para o cliente. Assim, a
Uma secção com documentos e ferramentas (publicações, relatórios, análises, organização desenvolveu e implementou o sistema SIGIC – Sistema Integrado de Gestão
estudos, etc.); documentos elaborados pelos centros ou outras ferramentas por eles de Informação de Clientes.
desenvolvidas.
Um glossário de termos (60 tópicos predefinidos sobre gestão e reabilitação). Embora o CRPG já trabalhasse há muitos anos com um sistema que garantia a gestão eficaz
Uma secção sobre CV, que permite aos técnicos dos diferentes centros promover o e eficiente da informação dos clientes, alguns factores levaram a que a organização
seu know-how e se envolverem em actividades internacionais, colocando os seus desenvolvesse uma ferramenta mais potente:
CVs online. O número crescente de clientes e maior diversidade de serviços prestados.
A estrutura matricial utilizada pelo CRPG para organizar o trabalho.
Como funciona o KMC? A necessidade de um controlo mais eficaz dos processos.
O número crescente de pedidos de informação disponível e exacta, e relatórios.
O KMC consiste numa base de dados electrónica administrada a nível central pelo
secretariado da EPR, e está disponível a qualquer colaborador dos membros dos centros ou Em termos conceptuais, o objectivo foi o de conceber uma plataforma na qual todas as
entidades parceiras através da Internet. Estes colaboradores são responsáveis pela interacções entre o CRPG e os seus clientes estivessem agregadas, que fosse adequada
construção dos conteúdos da base de dados. Para colocar informação no KMC, utiliza-se um para o trabalho colaborativo, fácil de utilizar, que incorporasse funcionalidades de gestão e
template predefinido que corresponda ao tipo de informação a ser introduzida. que fosse uma interface para os clientes.
A EPR introduziu procedimentos que garantem a qualidade e segurança do sistema. Por O sistema permitiria não só uma visão abrangente de todos os produtos e intervenções
exemplo, o coordenador central de cada membro da EPR actua na qualidade de administrador efectuadas junto de cada cliente mas também:
e fica responsável por verificar a informação introduzida nos templates. Os administradores o registo, tratamento e análise de informação detalhada sobre os clientes (contactos,
certificam-se de que a informação é relevante, coerente e actualizada. a necessidade de acções de acompanhamento para alguns produtos/intervenções
fornecidos, hábitos do cliente, etc.).
Além disso, as funcionalidades e metodologias do KMC são revistas e discutidas uma vez por a integração da informação sobre o cliente a partir de vários sistemas que até então
ano por todos os coordenadores da EPR e são constantemente melhoradas. tinham funcionado em separado (nomeadamente o Sistema de Planeamento de
Recursos Empresariais - ERP – Enterprise Resource Planning).
a produção de informação “em tempo real” para os clientes deste tipo de informação.
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a segmentação e diferenciação do portefólio de produtos, permitindo a sua adaptação 6. Revisão de um Processo Chave - NLN
às necessidades e expectativas específicas dos clientes.
O sistema foi desenvolvido em 2006, em parceria com a Deloitte ®, e entrou em funcionamento Introdução
em Janeiro de 2007. De um ponto de vista tecnológico, o sistema consiste em 6 módulos de O processo Plano de Acção Individual (IAP) da NLN é fundamental para identificar e ir ao
trabalho principais: encontro das necessidades individuais do cliente. O IAP consiste numa abordagem da equipa
Entidades (incluindo os actuais clientes). multidisciplinar junto do cliente no centro. O cliente pode escolher um técnico provedor para
Contactos. participar no processo. O IAP permite aos clientes identificar, planear e alcançar os seus
Ocorrências. objectivos de um modo holístico. Sendo um processo chave, o sistema IAP é continuamente
Colocação / oportunidades de emprego. monitorizado e revisto.
Oportunidades comerciais.
Op
Extracção de informação / relatórios (incluindo informação do tipo “tableau de bord”). Identificação das necessidades
As necessidades são analisadas e abordadas de acordo com os seguintes tópicos:
O sistema baseia-se na seguinte estrutura de prestação de serviços: 1. Ambiente
2. Educação
Produtos Intervenções Actividades 3. Cognitivo
4. Médico
Os serviços prestados aos clientes individuais consistem em “produtos”, por exemplo, 5. Psicossocial
Formação Profissional, aos quais estão associadas “intervenções”, exemplo, Terapia da Fala 6. Psicomotor
que, por seu lado, são prestadas através de “actividades” e “eventos” específicos. As 7. Profissional
necessidades específicas dos clientes são abordadas numa série de processos de negócio
diferentes, de acordo com os inputs e outputs específicos associados à satisfação dos O Processo IAP
requisitos de cada cliente.
Após uma primeira
O sistema dispõe de uma base de dados com informação sobre o cliente permitindo aos avaliação, é definido um
técnicos do CRPG trabalharem com o cliente, com, por exemplo, dados pessoais, experiência IAP para cada cliente,
profissional, intervenções feitas e produtos utilizados. A base de dados está protegida por um que estabelece uma
sistema de protecção de dados e os níveis de acesso são controlados. série de acções segundo
sete tópicos para tratar
O sistema fornece informação útil para: as necessidades
os técnicos que trabalhem directamente com os clientes (registo, informação técnica, identificadas. O plano
planeamento de actividades, etc.); atribui responsabilidades
gestores de unidades/competências (Informação geral sobre os clientes ou e calendariza todas as
segmentos específicos de clientes, actividades das equipas, alocação de recursos, acções de modo a
etc.); garantir a transparência
chefias de topo (desempenho e resultados). e responsabilização. Os
Salientam-se os seguintes benefícios resultantes da implementação do sistema: planos são revistos três
é uma ferramenta útil para a abordagem da “gestão de caso” na prestação de vezes por ano e novos
serviços. planos são acordados.
desmaterialização de circuitos de informação entre técnicos e entre técnicos e Todos os objectivos
clientes. seguem a directriz
a normalização de processos e procedimentos, aumentando o fluxo de informação SMART (acrónimo, em inglês, para Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas, Limitados
pelos diferentes departamentos e unidades. no Tempo). Um processo de revisão mensal regista o progresso entre reuniões IAP.
planeamento e alocação de recursos mais eficazes.
maior responsabilidade dos técnicos. A equipa multidisciplinar é formada por formadores, professor do ensino especial, psicólogo
informação disponível atempadamente. de reabilitação e técnico de reabilitação, que ajudam os clientes a alcançar os seus objectivos
menor necessidade de contactos presenciais (reuniões). pessoais e de formação. Os clientes podem nomear um provedor que pode ser um
aumento do trabalho colaborativo. colaborador, normalmente o técnico de reabilitação.
promoção de conhecimentos informáticos entre os técnicos.
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Pré-condições
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Entidades Parceiras
Centro de Reabilitação Profissional de Gaia www.crpg.pt
Centro Studi Opera Don Calabria www.centrodoncalabria.it
European Platform for Rehabilitation www.epr.eu
Josefsheim gGmbH www.josefsheim-bigge.de
National Learning Network www.rehab.ie
Pluryn Arbeid www.pluryn.nl
Muitas vezes, é possível atenuar a probabilidade de um risco ocorrer ou de um pressuposto The Cedar Foundation www.cedar-foundation.org
não ocorrer, através de uma estratégias específica. A matriz abaixo pode ser utilizada para University Rehabilitation Institute www.ir-rs.si
facilitar este processo. Republic of Slovenia