10

1 INTRODUÇÃO

Este trabalho acadêmico tem como tema principal expor a importância de

uma boa administração de materiais em uma organização, tendo como base a
utilização de uma ferramenta voltada para a gestão de estoque.
A incessante busca de um processo de melhoria contínua promove
significativamente a competitividade empresarial, aumentando o controle gerencial,
reduzindo despesas originárias de um planejamento ineficiente do controle de
estoque.
Uma boa gestão de estoque precisa ser eficaz, pois, contribui para garantir o
bom funcionamento dos demais setores da organização, tais como de pesquisa,
operações, finanças, marketing, etc.
Sabe-se que em qualquer segmento comercial, os consumidores sempre
buscam por um diferencial a mais, gostam de encontrar o que procuram e estão
atentos a inovações e facilidades tanto em produtos como também em serviços
prestados. Para que exista um controle gerencial eficaz de todas as movimentações
existentes no empreendimento, não havendo barreiras de comunicação entre as
áreas, faz-se necessário a implantação de um sistema integrado, cuja principal
finalidade é controlar a gestão de estoque, podendo prever e evitar futuros
problemas, como por exemplo, o mau armazenamento dos produtos, dificuldades
quanto à alocação, categorias diferentes, sem identificação e a falta de controle dos
produtos vendidos por metro, em saco ou valor unitário.
Com isso, essa ferramenta pode auxiliar o administrador de materiais,
dispondo também de outros indicadores, que passam desde a avaliação de
rentabilidade, custos, fluxo de caixa, balanço patrimonial, demonstrativo de
resultados, despesas, dentre outros pontos inerentes a gestão empresarial, que
possibilitam as tomadas de decisões para atingir os objetivos táticos e estratégicos
da organização.
 11

1.1 Problema

Este trabalho acadêmico estuda o depósito de materiais de construção,

Comercial Pedreira LTDA. (nome fictício), instalada na cidade de São José dos
Campos - SP e constatou que o gerenciamento de seus estoques apresentava-se
ineficaz.

1.2 Justificativa

Este Trabalho de Graduação (TG) em Administração de Empresas visa

colocar em prática o papel do administrador no sentido de desenvolver a capacidade
crítica, reflexiva e analítica da empresa com relação às ações de gerenciamento
elaboradas para facilitar os controles inerentes à gestão de estoques por parte da
organização, buscando identificar, analisar e aplicar na prática as teorias
acadêmicas.

1.3 Objetivo

Este trabalho acadêmico objetiva organizar e melhorar os procedimentos

relativos à gestão de estoque utilizando um sistema de informação.
Para atingir o objetivo geral proposto, este trabalho de graduação visa
identificar por meio de pesquisas de campo e bibliográficas um software que
satisfaçam as necessidades da empresa.
 12

1.4 Metodologia

A metodologia utilizada neste trabalho foi à pesquisa de revisão e

referências bibliográficas para fornecer o subsidio necessário para a visão teórica
sobre administração de materiais e administração de estoques.
Além das revisões e referências bibliográficas foram também realizadas
avaliações através de um plano de pesquisa com o levantamento de dados
primários da empresa em questão e com o suporte de especialistas em softwares.

1.5 Estrutura do trabalho

O trabalho está disposto da seguinte maneira:

O segundo capítulo traz definições sobre administração de materiais e suas
competências.
O terceiro capítulo aborda a importância da Gestão de Estoque numa
organização e suas variações, tendo como embasamento referências bibliográficas
do tema.
O quarto capítulo apresenta e descreve as ferramentas da gestão de estoque:
curva ABC, LEC e giro de estoque, mostrando suas definições, objetivos e
benefícios, em paralelo com as fontes de pesquisas.
O quinto capítulo aborda os tipos de softwares, bem como suas descrições e
funcionalidade..
O sexto capítulo apresenta o perfil da organização Comercial Pedreira,
mostra como a má utilização de um sistema de gestão de estoque acarreta em
problemas significativos para a empresa.
O sétimo capítulo dentro da teoria acerca da gestão de estoque traz a
recomendação da implantação de um sistema informatizado, efetuando um
levantamento dos softwares no mercado, a escolha do mais apropriado em relação
às necessidades da empresa através de avaliações de especialistas do ramo, a
análise dessa escolha e a implantação do software escolhido.
 13

Finalmente o capítulo oitavo demonstra uma conclusão com base no

levantamento teórico e prático, propondo a aplicação do plano de melhoria e suas
respectivas ações.
 14

2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A administração de materiais constitui-se de um conjunto de atividades com a

finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da
organização, no tempo correto, na quantidade necessária, na qualidade requerida e
pelo melhor preço.
Antes do tempo correto, ocasiona estoques altos, acima da necessidade da
empresa.
Após o tempo correto, ocasiona falta de material para o atendimento das
necessidades.
Além da quantidade necessária, representa imobilizações em estoque ocioso.
Sem atributos de qualidade, acarreta custos maiores e oportunidades de
lucros não realizados.
Aquém da quantidade necessária, pode levar à insuficiência de estoque.
A administração de materiais se tornou um dos alicerces principais na gestão
empresarial. Do que adianta ter um setor de vendas atuante, uma estratégia
adequada de marketing e um bom planejamento de gestão financeira, se a
organização não possui uma gestão eficiente de seus estoques? Assim, o
Administrador de materiais exerce um importante papel, pois suas decisões podem
definir o sucesso ou insucesso da mesma.

2.1 Funções da Administração de materiais

Para a consecução dos objetivos, a Administração de Materiais deve ter como

um dos principais enfoques:

a) A Administração de Recursos: que é em grande parte baseada em técnicas

que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a
utilização de pessoas, materiais e instalações ou equipamentos;
 15

b) Sistema de Controle de Informações: pois sua utilização correta leva a uma

melhoria de produtividade através da distribuição de informações, integrando
gestores, funcionários, clientes, fornecedores e setores da empresa
envolvidos com seu abastecimento.

c) Processo: que coleta, organiza e dissemina informações tecnológicas, com

uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recém-identificadas.

Utilizando bem esses recursos, informações e pessoas o Administrador de

Materiais estará apto a exercer as suas funções de forma eficaz, ou seja,
gerenciando as entradas e saídas dos materiais necessários à empresa.
 16

3 GESTÃO DE ESTOQUE

A gestão de estoque é um assunto vital e, freqüentemente, absorve parte

substancial do orçamento operacional de uma organização. Como os estoques não
agregam valores aos produtos, quanto menor o nível de estoques com que um
sistema produtivo conseguir trabalhar, mais eficiente será.
A eficiência na sua administração poderá criar a diferença com os
concorrentes, melhorando a qualidade, reduzindo os tempos, diminuindo os custos
entre outros fatores, oferecendo assim, uma vantagem competitiva para a própria
empresa. É fundamental que as empresas diminuam, ao mínimo, a quantidade de
estoques na cadeia de suprimentos, a fim de obter uma racionalização nos custos
de armazenagem e respectiva manutenção.

3.1 Estoque

O estoque pode ser definido como a quantificação de itens ou recursos

tangíveis, em movimento ou não, que se encontra em poder de organização, num
determinado tempo.
O dicionário Aurélio traz a seguinte definição para o termo estoque:

a) Quantidade de mercadorias disponível para uso ou venda: O estoque

de matérias-primas do almoxarifado; As fábricas de automóveis estão
com grandes estoques em seus pátios;

b) Quantidade ou importância acumulada: O investimento faz aumentar o

estoque de capital; O estoque da dívida externa foi reduzido à metade;

SLACK et al (1999) define estoque como a acumulação armazenada de

recursos materiais em um sistema de transformação.
 17

Já Ballou (2007) especifica como sendo, regra e meios para se manter a

quantidade de mercadorias disponível para uso ou venda, sempre que precisar,
assim como medida de fornecimento rápido.
 18

4 FERRAMENTAS DA GESTÃO DE ESTOQUE

Inicialmente as corporações dispõem de muitas ferramentas para auxiliar na

sua gestão de estoques. A curva ABC é uma métrica utilizada pelas empresas
varejistas para uma boa gestão em seus estoques.

4.1 Curva ABC

A curva ABC sugere que 10% dos itens estocados correspondem à 50% do
valor investido em estoque, outros 20% correspondem a 30% do valor e os 70%
restantes representam 20% conforme quadro nº1 abaixo.

Quadro 1: Curva ABC de estoques

Após analisar a curva ABC de estoques, o administrador de materiais deve

concentrar seus esforços primordialmente nos itens que oferecem maiores
resultados. Desta forma, os itens A merecerão um controle mais rígido, os itens B
um controle moderado e os itens C menor controle.
 19

Para Slack et al (1997) a classificação ABC se baseia na Lei de Pareto,

conhecida como regra 80/20. Essa regra indica que 80% do valor do estoque
correspondem a 20% de todos os itens inclusos no mesmo, enquanto que 20% do
valor do estoque representam os 80% dos itens restantes.

4.2 LEC (Lote Econômico de Compra)

Outra questão importante para a gestão eficiente de estoques é a quantidade

e a periodicidade das compras, ou seja, quanto deve ser comprado e com que
freqüência.
A abordagem mais comum para decidir quanto de particular item pedir,
quando o estoque precisa de reabastecimento, é chamada abordagem do lote
econômico de compra. Essencialmente, essa abordagem tenta encontrar o melhor
equilíbrio entre as vantagens e desvantagens de se manter estoque. (SLACK et al,
1997).
Para Morgado; Gonçalves (2001): ”Lote Econômico de Compra pode ser
definido como a quantidade de pedido que minimize a função do custo total”.
Já Parente (2000) recomenda que para a definição do lote econômico de
compra, sejam observadas as informações de consumo, prazo de entrega, níveis de
estoque de segurança, com base nas informações de consumo semanal, tempo de
entrega do fornecedor, estoque mínimo e máximo desejados, serão estabelecidos os
lotes econômicos de compras, de modo a otimizar o frete e diminuir o capital
investido em estoque.O lote econômico de compra (LEC) fornecerá o tamanho ótimo
do lote avaliando o tradeoff entres o custo de manter estoques e o custo de
processar o pedido (preparar, transmitir, processar, separar, embarcar, transportar e
entregar.). Para definição do lote econômico de compra, é utilizada a fórmula a
seguir (Parente, 2000), conforme figura 1:
 20

Figura 1: Fórmula do Lote Econômico de Compra

Fonte: Parente (2000)

4.3 Giro de estoque

O giro do estoque mede quantas vezes o estoque se renovou em um período

de avaliação. É a razão entre vendas e estoque médio. Quanto maior o giro, mais
eficiente é a gestão de estoques e menos capital a empresa estará investindo na
manutenção de estoques.
“A rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumo
anual e o estoque médio do produto”. (DIAS, 1995).
Parente (2000) complementa: “O giro de estoque reflete a relação entre o
volume de vendas e estoques, e indica o número de vezes que o estoque médio é
vendido durante um período de tempo”.
 21

5 TIPOS DE SISTEMAS

O sistema de controle de estoque adequado para uma empresa deve levar

em conta, no mínimo, a discriminação dos diferentes itens estocados, de modo que
se possa aplicar um grau de controle adequado à importância de cada item no
conjunto do estoque. Faz-se necessário investir em um sistema de processamento
de informações que possa lidar com seus conjuntos particulares de circunstâncias
de controle de estoque, pois descobrir fórmulas para controlar estoques sem afetar o
crescimento dos custos é um dos maiores desafios que os empresários estão
encontrando nessa época de escassez de recursos.

5.1 Sistema de Duas Gavetas

O Sistema de Duas Gavetas consiste em duas caixas de diferentes

tamanhos, onde a menor tem uma quantidade de material suficiente para atender ao
consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança, enquanto
que a caixa maior possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período.
Este sistema é bastante prático e muito utilizado pelo comércio varejista de
autopeças e por outros de pequeno porte.

5.2 Sistema de Máximos e Mínimos

O Sistema de Máximos e Mínimos ou de Quantidades Fixas apresenta uma

razoável automatização do processo de reposição. Neste sistema há necessidade
de que seja estabelecido o consumo previsto, a fixação do período de consumo para
o item desejado, o cálculo do ponto de pedido em função do tempo de reposição do
item pelo fornecedor, o cálculo dos lotes de compra e o cálculo dos estoques
mínimos e máximos.

5.3 Sistema de Revisão Contínua

Este sistema parte da premissa de analisar o nível de estoque continuamente,

ou seja, a cada retirada ou cada dia, por exemplo, sendo de maneira manual,
eletrônica, entre outras. E assim que o estoque chega ao seu nível de segurança, ou
 22

na sua quantidade mínima, é feita uma recolocação seguindo o lote econômico de

compra pré-determinado anteriormente. Sendo assim, este sistema de revisão tem o
período de tempo variável e o tamanho do lote invariável. Ou ainda o sistema de
revisão contínua, que também pode ser chamado de ponto de recolocação do
pedido, “acompanha o estoque remanescente de um item cada vez que uma retirada
é feita, a fim de determinar a necessidade de reposição” (RITZMAN, 2004, pg. 305).

5.4 Sistema de Revisão Periódica

O Sistema de Revisão Periódica atenta para a reposição do material em

ciclos de tempos iguais ou períodos de revisão, levando-se em consideração um
estoque mínimo ou de segurança, o qual deve ser dimensionado de forma que
previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de
revisão e tempo de reposição. Alguns itens poderão apresentar maior consumo do
que outros, portanto torna-se conclusiva a idéia de que a revisão deverá ser
realizada para cada item em particular. Neste sistema a quantidade pedida será a
necessidade de demanda do próximo período.

5.5 Sistemas MRP I e MRP II

O Sistema de Planilha de Requisição de Materiais (Materials Requeriments

Planning) ou MRP I e MRP II, permite que as empresas calculem quantos materiais
de determinado tipo são necessários e em que momento. É um sistema bastante
complexo que exigem inúmeros controles e cálculos de volume e tempo necessários
à execução da produção.
O MRP I era, essencialmente, voltado para o planejamento e controle da
produção e dos estoques em empresas de manufatura, entretanto, os conceitos têm
sido estendidos a outras áreas das empresas, ou seja, um plano global para o
planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa de
manufatura (manufatura, marketing, finanças e engenharia).
O MRP II, definido a partir do MRP I, é um sistema que visa a atender a
complexidade de empresas que possuem um processo produtivo e não àquelas que
se constituem para exercer a mercancia.
 23

5.6 Sistema JIT (just-in-time)

O Sistema JIT (just-in-time) é um sistema de produção de bens e serviços no

momento em que são necessários, não antes para que não se transformem em
estoque e nem depois para que seus clientes não tenham que esperar. O JIT (just-
in-time) é considerado um sistema de “puxar estoques” ao longo da produção, ou
seja, qualquer movimento de produção somente é liberado na medida da
necessidade sinalizada pelo usuário da peça ou componente em fabricação, pois os
centros de trabalho não estão autorizados a produzir e “empurrar” os lotes apenas
para manter ocupados operários e equipamentos.

5.7 Kanban

Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa

visível.
Em Administração da produção significa um cartão de sinalização que
controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser
substituído por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais
vazios demarcados.
Coloca-se um Kanban em peças ou partes específicas de uma linha de
produção, para indicar a entrega de uma determinada quantidade. Quando se
esgotarem todas as peças, o mesmo aviso é levado ao seu ponto de partida, onde
se converte num novo pedido para mais peças. Quando for recebido o cartão ou
quando não há nenhuma peça na caixa ou no local definido, então se deve
movimentar, produzir ou solicitar a produção da peça.
 24

6 IMPORTÂNCIA DE INFORMATIZAR SEU COMÉRCIO

Uma das principais dificuldades do setor varejista é o controle do seu

estoque. Mesmo uma pequena loja se for contadas todas as variedades de
produtos, pode trabalhar com um mix de mais de oito mil itens.
Com a informatização, será possível elaborar uma tabela de preços bem
detalhada e organizar melhor a disposição dos produtos na loja e no estoque de tal
forma que o vendedor terá condições de prestar um melhor atendimento no balcão.
Ou seja, saberá exatamente o que ele tem disponível no estoque e qual o seu preço.
Além disso, será possível fazer um orçamento em questão se segundos.
Outra vantagem é que o lojista poderá obter, a qualquer momento, a sua real
posição de estoque, fluxo de caixas e posição de compras, entre outros setores.
Com isso, terá informações corretas e atualizadas em mãos para tomadas de
decisão. Sabendo também quais são os itens mais vendidos, o setor de compras da
loja passará a ter uma ferramenta eficiente para negociar com os fornecedores,
entre outros benefícios.
Parente (2000) complementa que os objetivos dos programas de resposta
rápida são:

- Acelerar o giro do estoque;

- Reduzir os índices de falta de produtos;
- Melhorar a variedade e a satisfação do consumidor;
- Aumentar as vendas por meio de melhor ajuste às
necessidades dos consumidores;
- Diminuir a necessidade de “demarcações” pelo monitoramente
contínuo do que está sendo vendido e do que está permanecendo nas prateleiras;
- Diminuir custos logísticos e administrativos devido ao
processamento eletrônico de dados.

O uso da tecnologia auxilia o gerenciamento dos negócios empresariais e

diminui a necessidade de retrabalho para a integração das informações das
diferentes áreas (Filho et al., 2004).
A adoção destes programas permite o reabastecimento do estoque do
 25

varejista em um curto espaço de tempo. Diferente dos sistemas de reposição

manuais, que levavam semanas para efetuar o ciclo de reposição do pedido
(período entre a data do pedido e a chegada do material na loja), os sistemas de
reposição automática agilizam o processo e diminui a quantidade de produtos em
falta no ponto de venda.
Conforme Parente (2000), a flexibilidade dos programas de resposta rápida
permitem aos varejistas prever hoje o que venderão amanhã e ter as mercadorias
nas lojas, na hora, nas quantidades, cores, tamanhos e estilos corretos (Parente,
2000).
Baily et al. (2000) salientam que de acordo com a adoção de determinados
padrões de informação, as empresas podem ser classificadas de acordo com o
quadro nº 2 a seguir:

Quadro 2: Classificação dos estágios de desenvolvimento e capacidade

Fonte: Baily et al.(2000)

 26

7 A EMPRESA

Em 1991, dois irmãos fundaram o Depósito Silver Materiais para Construção

em Geral Ltda..
Em 1994 a empresa passou por uma crise financeira na qual tiveram que
fazer empréstimo para arcar com as dividas.
Em 1995 um dos irmãos não resistiu à crise e a sociedade foi desfeita,
levando ao fechamento do Comercial Silver.
Com isso em 1996 o irmão mais velho fundou a Comercial Pedreira Materiais
para Construção Ltda., com apenas quatro funcionários.
Seus controles eram feitos na ponta do Lápis, conseqüentemente tiveram
dificuldades em controle de estoque e cadastro de fornecedores e clientes. Devido a
essa estratégia a empresa não evoluiu muito, mesmo assim conseguiu superar as
dificuldades e crescendo por cinco anos consecutivos a uma taxa de 15% ao ano.
Em 2003, a empresa sentiu novamente a crise financeira devido à falta de
controle em seu caixa, onde passaram por algumas restrições de crédito. Após
muitas discussões e tentativas de recuperação, a solução encontrada pelo
proprietário foi uma injeção de capital próprio e o controle manual de todas as
entradas de caixa que se estende até o dia de hoje.
Sua mais recente dificuldade expressiva aconteceu em 2007 onde à empresa
teve um enorme prejuízo com seus clientes, devido à facilidade que concedia para
“vendas a fiado”, gerando um aumento considerável da inadimplência, e que
conseqüentemente reduziram os seus lucros, então chegaram ao um consenso que
teriam que diminuir a Lista de fiados. Isso aconteceu com sucesso e tiveram um
grande progresso nesta área.
Mas, mesmo com todas essas crises superadas ao longo dos anos, sua taxa
de crescimento está em alta, acreditamos que a empresa ainda possa expandir, mas
para que isso aconteça há necessidade de focar em algumas deficiências na gestão
de estoque.
 27

7.1 Dados da Empresa

• Atualmente possui um prédio situado na região norte de São José dos

Campos – SP;

• Em uma área de aproximadamente 1520m²

• Com mais de oito mil itens disponíveis em estoque;

• Mais de 500 clientes;

• Cerca de 100 Fornecedores;

• Com um faturamento médio de R$ 80.000,00 por mês;

• Contando ainda com uma fatia de mercado de 35% na região onde atua;

• Possui um quadro de seis funcionários.

 28

8 ANÁLISE DA SITUAÇÃO

Em visita realizada a empresa, foi diagnosticado que os vendedores e até o

proprietário não sabem o quanto de material existe em seu estoque, constatamos
que antes de concretizar a venda de alguns produtos o vendedor precisa ir até ao
estoque para confirmar se há produtos disponíveis. Foi visto também que já houve
alguns problemas em relação à venda de produtos que não havia no estoque,
chegando a ponto de buscar no concorrente.
Foi verificado também que ele possui um problema em relação à sobra de
alguns produtos, sendo esse um ponto a melhorar e visando trabalhar com um
estoque mais enxuto.

8.1 Gestão de Estoque Atual

O Administrador de materiais pode contar atualmente com uma diversificação

de tipos de estoques que possam atender melhor a necessidade de seu negócio. A
ferramenta mais utilizada na gestão de estoque da Comercial Pereira LTDA é
definida como estoque isolador.
Slack et al (1999) descreve que o propósito deste estoque é compensar as
incertezas inerentes a fornecimento e demanda.
Este nível de estoque existe para cobrir a possibilidade da demanda vir a ser
maior do que a esperada durante o tempo gasto na entrega dos bens.

8.1.1 Procedimentos da Gestão de Estoque Atual

 29

A administração dos materiais contidos no estoque atual da empresa é feita

manualmente, quando verificam a necessidade de conferir seu estoque reúnem
todos os funcionários e fazem o inventário, mas descobrimos que isso aconteceu
apenas cinco vezes no decorrer de sua história.
A Gestão de Estoque funciona da seguinte maneira:

Fluxograma 1: Fluxo do processo de gestão de estoque da Comercial Pedreira

 30

Início

Cliente faz o pedido

Vendedor vai até o estoque verificar se

há os itens pedidos pelo cliente

Falta NÃO
Prod Venda efetuada
uto?

SIM

Vendedor anota produto faltante

em um caderno

O responsável de compras confere

o caderno e entra em contato com
o Fornecedor

Forn
ece
dor NÃO O responsável de compras entra
Aten em contato com outro Fornecedor
de o
pedi
do?
SIM Forn
ece
SIM dor NÃO
Efetua o pedido Aten
de o
pedi
do?
Fornecedor entrega o pedido conforme
data combinada

Responsável de compras confere os

pedidos

Pedi
do
está NÃO O responsável de compras entra
de
em contato com o Fornecedor
acor
do?

SIM

Produto é estocado FIM

• Quando o vendedor verifica que alguns itens do seu estoque estão em falta,
os mesmos são anotados em um caderno.

• Esporadicamente os fornecedores visitam o depósito com a finalidade de

oferecer seus produtos, o responsável pelas compras confere no caderno os
 31

itens que estão faltando e faz o seu pedido de compra, que é entregue no
prazo determinado com o fornecedor.

• Outra forma de fazer o pedido é quando o vendedor percebe que está

faltando algum produto crítico, imediatamente o responsável de compras é
acionado e o mesmo entra em contato com o fornecedor e faz o pedido.

• Quando os itens que foram comprados são entregues pelo fornecedor, o

responsável pelas compras confere todos os itens.

• Depois de realizada a conferência dos itens, os mesmos são estocados.

Conseqüentemente esses itens que estavam escritos no caderno como “itens
faltantes”, são retirados.

• Depois de efetuada a venda, o cliente que paga no ato da compra, recebe um

comprovante e opta por retirar o material no balcão ou receber o material no
local indicado.

• Quando o cliente propõe para não pagar no ato da compra, devido a sua
flexibilidade de negociação o Depósito Comercial Pedreira avalia as restrições
do cliente em relação às vendas “a fiado”, se o mesmo for aprovado receberá
o comprovante de venda quando saldar sua dívida.

8.2 Identificação do problema

 32

Em visita ao comercial Pedreira foi feito um acompanhamento dos dados

levantados pelo responsável de compras da empresa verificou-se que o software
usado para a gestão de estoque não atende todas as necessidades da empresa,
pois seus recursos são limitados, isto impossibilita os ganhos, ocorrendo algumas
reclamações dos clientes e stress por parte dos funcionários da empresa.
Constatamos que a empresa utiliza o software para a emissão de pedidos,
banco de dados de fornecedores e clientes, e também de lista de preço dos
produtos cadastrados. O software não consegue atender o principal problema da
empresa que é a gestão de estoque, devido a sua obsolescência.
Isso aconteceu por que o proprietário não foi claro devido sua necessidade ao
programador, que vendeu um software com poucos recursos e conseqüentemente
não visou a Gestão de estoque como seu alvo e sim criou apenas um software de
consulta.
Um exemplo disso é que o vendedor, toda vez que faz uma venda precisa ir
até estoque para conferir, às vezes não tem produto no estoque o que acaba
gerando uma perda de lucro.

8.3 Diagnóstico

Por fim, constatou-se em relação à forma que a Gestão de Estoque é tratada

e o software utilizado pelo Comercial Pedreira não consegue ter um controle de seu
estoque, fazendo com que suas vendas e suas compras se tornem confusas e de
difícil acompanhamento, não só para o responsável de compras, mas para todos os
vendedores.
Essa incoerência em seu controle, juntamente com um software com recursos
limitados, acarreta em um prejuízo no seu lucro e gera falta de controle de seu
estoque, não sabendo quando, quanto, como ou o que comprar.

9 RECOMENDAÇÃO

De acordo com as teorias abordadas neste trabalho acadêmico, recomenda-

se a modificação da gestão de estoque atual que não é clara e objetiva e é incapaz
 33

de satisfazer as necessidades que a empresa possui. Assim, para possibilitar a

melhoria da tomada de decisões da empresa, sugere-se a implantação do sistema
informatizado, para que o responsável torne a sua gestão de estoque mais ágil,
rápida e segura.

Dos sistemas de controle de estoques constantes na bibliografia, verifica-se

que o Sistema de Revisão Continua é o principal controle de planejamento de
estoque que melhor se adéqua a estrutura da empresa.

Os sistemas abordados de controle de planejamento de estoque, como Duas

Gavetas, Máximos e Mínimos, Revisão Periódica, MRP I e II, Just In Time e Kanban
são direcionados ao controle de estoques da atividade industrial. Entretanto, as
características, funcionalidades e aplicabilidades do Sistema de Revisão Contínua
foram utilizadas na elaboração de uma proposta de escolha dos sistemas de
controle de estoque que serão pesquisados no mercado para escolha do software
mais indicado.

9.1 DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS DOS SOFTWARES

O principal requisito para a escolha do software, é que apresente um controle

de planejamento de estoque direcionado a um Sistema de Revisão Contínua.

De acordo com as principais ferramentas dos sistemas de revisão contínua,

as mais relevantes nas configurações dos softwares pré-selecionados são:

• Classificação ABC de todos os itens do estoque.

• Cálculo do Lec

• Cálculo Lead time

• Previsão de demanda
 34

• Cálculo Estoque de segurança

• Cálculo do giro de estoque

• Controle de movimentação de estoque

• Controle de Giro de Estoque

9.2 Levantamento dos softwares no mercado

Buscamos cinco softwares no mercado na qual atendesse a o principal

requisito, que é ser um Sistema de Revisão Contínua, alguns específicos para
depósitos de material de construção, outros para gestão de comércios em geral,
abaixo descreveremos cada um deles:

9.2.1 Criasoft

Desenvolvido especialmente para o ramo de depósitos de material de

construção, comercializado há três anos e com grande quantidade de clientes em
diferentes cidades do Brasil, A empresa desenvolvedora do software tem vários tipos
de softwares de gestão disponíveis no mercado, só no site baixaki.com.br foram
mais de 7.300 downloads, com comentários positivos dos usuários.
O sistema é bem robusto, estável, rápido e eficiente no controle de estoque,
cadastro de produtos sólidos, líquidos, variados, vendas, fluxo de caixa, funciona em
rede, possui relatórios diversos, possibilita o proprietário agilidades e segurança, na
compra de mercadorias e reposição de estoque. A venda é otimizada em uma tela
simples e fácil de usar, proporcionando ao caixa uma total facilidade na cobrança e
devolução de troco.
 35

9.2.2 Autocom Plus

Concebido em 1992 para gestão de operadores de Automação Comercial

ECF, o sistema AutocomPlus é um sistema integrado de administração que
disponibiliza também ferramentas necessárias para a gestão dos negócios,
interligando e relacionando todas as áreas da empresa e seus operadores.
Recomendado para empresas em expansão que queira integrar as
informações entre diferentes unidades.
Os dados gerados em qualquer unidade local ou remota, matriz, filiais ou
franqueados, poderão ser replicados, também permite a seleção dos dados a serem
replicados.
Estes meios geram as informações e relatórios que irão criar condições para
a tomada de decisão gerencial.

9.2.3 TOTALL BI

Criado pela Totall Sistemas Ltda., que atua há quinze anos, é uma das líderes
do mercado de automação comercial, com mais de 11.900 licenças instaladas em
aproximadamente 3.900 clientes, em plataformas DOS e Windows. O TOTALL BI é
um Sistema que utiliza os mais recentes recursos técnicos da indústria de software.
É uma ferramenta que possibilita que o usuário final (leigo em bancos de dados e
programação) possa ter acesso aos dados da sua empresa, criar suas próprias
consultas, relatórios e gráficos. Ele se encontra numa categoria de software que
abrange recursos de Business Inteligence (BI), capazes de extrair informações
inteligentes.
O Totall BI é uma ferramenta que substitui com vantagens os geradores de
relatório, pois sem nenhuma necessidade de programação os usuários criam
relatórios e/ou consultas completas e complexas (definindo filtros, ordem,
totalizadores, quebras, fonte, função ABC e vários outros recursos) que depois
 36

podem gerar automaticamente planilhas de analises multidimensionais (cubo de

decisão), gráficos e exportar para outros formatos.

9.2.4 AutoBizz

O AutoBizz é um software voltado para empresas do ramo de comércio

varejista e/ou atacadista em geral, tem à sua disposição todos os principais
controles necessários para a administração de uma empresa, aliando eficiência e
custos reduzidos.
Mais de 600 empresas em várias cidades de todo o Brasil já estão utilizando.
Pode ser usado em qualquer computador PC, não requerendo computadores de
última geração, pode ser usado em redes de computadores.

9.2.5 SIC

Atualmente o software SIC (Sistema Integrado Comercial), é utilizado por

mais de 20.000 empresas em todo o território nacional, pois foi criado em 1996 a até
hoje vem sendo aperfeiçoado. Desenvolvido para realmente facilitar a administração
das pequenas empresas, abrangendo os diversos tipos de controle. Apesar de o
sistema ser integrado, seus módulos pode ser utilizados de forma independente, um
exemplo disso é o “contas a receber”, que permite ser utilizado sem a necessidade
do cadastramento dos clientes.

9.3 Avaliação dos Softwares

 37

A avaliação foi feita com base nas características dos softwares selecionados,
nas principais ferramentas que um sistema informatizado deve ter e o que um bom
controle de estoque necessita.

Os dados foram coletados com donos de depósitos de material para

construção de São José dos Campos e representantes dos softwares escolhidos,
conferimos os dados que os representantes nos ofereceram, para garantir a sua
veracidade em comparação com as pesquisas realizadas sobre os softwares.
Outra forma de avaliação foi à análise da reputação, serviços e facilidades
oferecidas pela empresas desenvolvedoras dos softwares.

9.3.1 Análise Preliminar

Pedimos para quatro depósitos de materiais de construção para avaliar vinte

e uma características que consideramos importantes na escolha de um software,
dentre essas características os representantes de cada deposito deveriam escolher
livremente as que julgassem mais relevante na escolha de um software.

As características escolhidas pelos representantes foram marcadas com o

número 1 (um) e as que não foram escolhidas, marcadas com o número 0 (zero),
como mostrado na tabela nº 1 abaixo:

Tabela 1 - Análise preliminar das principais características de um

software.

Características do Depósito 1 Depósito 2 Depósito 3 Depósito 4

 38

programa
0 1 0 0
Preço
Forma de 0 1 1 1
Pagamento
Performance do 0 0 1 1
Programa
1 1 1 1
Suporte Técnico
Controle de 1 1 1 1
Estoque Físico e
Financeiro
Entradas de Dados 0 0 0 0
On-Line
Eficiência o 1 1 1 1
Usuário Final
1 1 1 1
Consultas em Geral
Interface Cartões 1 1 1 1
de crédito, débito,
crediário, cheque.
Nota Fiscal 1 1 0 1
Paulista
Facilidades de 0 0 0 0
Implantação
Facilidade 1 1 1 1
Operacional
0 0 0 1
Múltiplos Locais
Facilidades de 0 0 0 0
Mudança
1 1 1 1
Inventário
Segurança dos 1 1 1 1
Dados
0 1 0 1
Backup
Impressões 1 1 1 1
Diversas
 39

Comunicação com 0 0 1 1
Clientes on-line
Emissão de 1 1 1 1
Orçamento
0 1 1 0
Design

9.3.2 Análise das Características dos Softwares

As dez características mais votadas na tabela nº 1 foram novamente

avaliadas. Houve um contato com as empresas desenvolvedoras dos softwares
escolhidos e solicitado para elas preencher a tabela nº 2 abaixo, após receber as
respostas, os itens descritos pelas empresas durante as pesquisas realizadas sobre
os programas foram conferidos.
A pontuação foi feita da seguinte forma: 1- não atende, 2- atende
parcialmente e 3- atende.

Tabela 2 - Análise das principais características que um software deve

ter.

Características do Autocom
programa plus
Criasoft Totall AutoBizz SIC

Suporte Técnico 2 3 3 2 3
Controle de
Estoque Físico e 3 3 3 3 3
Financeiro
 40

Eficiência o
Usuário Final 3 3 3 3 3

Consultas em
Geral 3 3 3 3 3
Interface Cartões
de crédito, débito,
crediário, cheque, 3 3 2 3 3
etc.
Facilidade
Operacional 3 2 2 3 2

Inventário 3 3 3 2 3

Segurança dos
Dados 2 3 2 2 3

Impressões
Diversas 3 3 3 3 3

Emissão de
Orçamento 3 3 3 3 3

Total 28 29 27 27 29

9.3.3 Análise das Ferramentas

Tendo como base nas ferramentas determinadas no item 9.1, a tabela nº3
discriminada abaixo, demonstra que os softwares foram avaliados de acordo com
oito características importantes na gestão de estoque.

A pontuação foi feita da seguinte forma: 1- não atende, 2- atende

parcialmente, 3- atende. Como mostrado na tabela nº 3 a seguir:

Tabela 3 - Análise das principais Ferramentas de controle de estoque

que um software deve ter
 41

Características do Autocom
programa plus
Criasoft Totall AutoBizz SIC
Curva ABC
3 3 3 3 3

Controle de Giro
de Estoque 3 3 3 3 3

Controle de
movimentação de 3 3 3 3 3
estoque
Cálculo do giro de
estoque 2 3 1 2 3

Cálculo do LEC
1 1 1 1 1

Cálculo Estoque
de segurança 3 3 1 1 3

Previsão de
demanda 1 1 1 1 1

Cálculo Lead time

1 1 1 1 1

Total
17 18 14 15 18

9.4 Análise dos softwares

Os dados foram organizados em tabelas para melhor visualização e análise,

conseguindo os seguintes resultados:
Os softwares Autocomplus e Totall apresentaram os melhores resultados,
porém sua aplicabilidade é dedicada a empresas com mais de uma unidade,
aumentando o nível de complexidade quanto a implantação e operação dos
softwares, devido a Comercial Pedreira ser uma pequena empresa não necessitará
de todos os recursos então disponíveis.
O software Criasoft obteve uma regularidade nos resultados, mesmo ficando
na terceira colocação atende com êxito as necessidades, levando em conta o porte
 42

da empresa, e ainda possui facilidade operacional com gráficos e relatórios.

Já o software SIC (Sistema Integrado de Controle) possui uma gama de
recursos, não se limitando apenas ao controle e gestão de estoques, abrangendo
outras funções, como fluxo de caixa, recursos humanos, etc. Isso acarreta um
desvio do foco do objetivo da empresa.
Por fim o software Autobizz pode ser adaptado para vários tipos de comércio,
onde ele atende as necessidades, mas por possuir a plataforma DOS uma
tecnologia ultrapassada, tornou-se obsoleto em comparação aos demais softwares.

9.5 Implantação do Software

A implantação do sistema deve abranger todas as áreas da empresa, as três

principais são: Balcão, caixa e retaguarda, Cada área é responsável por atividades
especificas e necessita de equipamentos que podemos observar no quadro nº3
abaixo:

Quadro 3: Atividades e equipamentos das principais áreas

Área Atividades Equipamentos
- Registro dos pedidos - Microterminais ou
(pré-venda) PCs

Balcão - Consulta da posição - Impressoras não-

de estoque fiscais

- Cotações
Caixa
- Fechamento da - PDV ou caixas
venda registradoras
- Preenchimento e - Impressora de
liberação de cheques cheques
- Recebimento por - PIN PAD
cartão
 43

- Crédito/débito PIN
PAD - Impressora Fiscal
- Emissão do Cupom - Leitor de código de
Fiscal barras
- Leitura de código de
barras
- Gerenciamento de
níveis de estoque - PCs
- Administração das
vendas por crediário - Impressoras
e cheques pré- - Impressora de código
datados de barras
- Reajuste automático
de preços
Retaguarda - Controle de
comissões dos
balconistas
- Emissão de
relatórios: de vendas
do dia
e por período;
produtos mais e
menos
vendidos; curva abc,
etc.

É importante antes de iniciar o processo de informatização codificar todos os

itens oferecidos aos consumidores, o que facilitará os controles e a operação no
caixa. Para os produtos vendidos a granel, como por exemplo, areia, pedra e bloco,
recomendam-se a criação de um código de barras para cada um deles, deixando
esses códigos disponíveis numa cartela próxima ao terminal de consulta do
vendedor. Assim, ele poderá verificar o preço (por milheiro, cubagem ou sacaria) e a
quantidade disponível no estoque e calcular facilmente o valor total da compra, é
importante verificar quantos e quais dos seus fornecedores já codificam os produtos
com o uso de código de barra

9.5.1 Pós Implantação

 44

Depois de feito a compra dos equipamentos, é instalado o sistema escolhido

nos computadores e cada setor seguirão as respectivas atividades como descrito a
seguir:

9.5.1.1 Comunicação

A transmissão e a recepção de dados entre os diversos setores da empresa

serão feitas via rede de comunicação informatizada. Ou seja, todos os
computadores estão interligados em rede via cabo ou sistema de radiofreqüência,
garantindo rapidez, eficiência e segurança para o processo.

9.5.1.2 Depósito

As operações de recebimento, armazenagem e distribuição são realizadas

por meio de scanners, que registram a entrada e a saída de mercadorias na hora em
que são movimentadas. Outra forma de se obter esse controle consiste em digitar os
dados da nota fiscal. É necessário que o sistema de retaguarda esteja preparado
para controlar a entrada de produtos que serão vendidos a granel, como por
exemplo, blocos, tijolos e areia. O controle pode ser executado por meio da entrada
da quantidade em metros cúbicos ou do número de sacos de cada um desses itens.
É essencial registrar a entrada e a saída de mercadorias (do recebimento e do
estoque para a loja) no momento em que elas são movimentadas. Desse modo, os
dados enviados à administração, a mantêm informada em tempo real a respeito da
posição de estoque, podendo-se assim planejar melhor as ações de compra.

9.5.1.3 Área de Vendas

 45

É fundamental dispor de computadores e de impressoras na área de vendas,

os quais serão utilizados pelos vendedores na consulta de posição de estoque, na
pré-venda e para cotação de produtos aos clientes. Caso o consumidor decida levar
a mercadoria, o atendente registra os itens com o leitor de código de barras ou com
a digitação do nome do produto, realizando o pré-fechamento da venda e imprime
um cupom com o valor a ser pago pelo cliente. Em seguida, basta o consumidor se
dirigir a um dos caixas da loja e efetuar o pagamento.

9.5.1.4 Caixa

O cliente apresenta ao caixa o cupom que lhe foi entregue pelo vendedor no
balcão. O operador de caixa registra a venda em seu micro ou máquina registradora
e recebe o pagamento, depois que o operador efetuar o registro de saída da
mercadoria, é feita automaticamente, a atualização das bases de dados. Para
oferecer maior comodidade aos seus clientes e mais opções de pagamento, os
caixas podem trabalhar igualmente com impressoras de cheques e TEF
(Transferência Eletrônica de Fundos). Também é nesse momento que é feita a
consulta aos sistemas de proteção ao crédito e a emissão do cupom fiscal.

9.5.1.5 Administração

Todos os dados gerados pelo estoque, pela área de vendas e pelo caixa são
processados, obtendo-se assim informações precisas a respeito do nível de
 46

estoque, de itens mais vendidos e menos vendidos e do fluxo de caixa. Além disso,
também é possível saber quantos pedidos de cotações foram elaborados na área de
vendas e quantos realmente foram fechados. Com base nesses dados, o empresário
poderá analisar o desempenho do seu estabelecimento e dos seus funcionários, e
estudar medidas para reduzir custos e estoques, além de contar com informações
que vão lhe permitir conhecer os hábitos de consumo dos seus clientes.

10 CONCLUSÃO

Através deste trabalho acadêmico demonstrou-se a importância da aplicação

de um sistema informatizado de controle de estoque, através de um estudo de caso
 47

na empresa Comercial Pedreira Materiais para Construção Ltda.

Após a análise e a interpretação de várias literaturas existentes sobre o tema,
conclui-se que em decorrência da falta de um software completo, não é possível
atingir um controle eficiente de gestão de estoque, não atendendo as necessidades
da organização.
Verificou-se também que um benefício gerado pela implantação do sistema
informatizado é uma maior facilidade na tomada de decisões, visando alavancar seu
desempenho, reduzindo índices de perda de material, erros de entrega, melhorando
significativamente a agilidade do atendimento ao cliente e garantindo o aumento de
sua lucratividade.
Justifica-se a implantação da proposta de um sistema informatizado de
controle de estoque em virtude de este apresentar uma redução de custo médio
mensal relativo ao processo de gerenciamento de estoque, bem como possibilitar
aos gerenciadores a obtenção rápida e precisa de diversos relatórios contendo
informações confiáveis e imprescindíveis à tomada de decisão, além de reduzir
consideravelmente as incertezas que envolvem o processo de investimento na
reposição do estoque, verificando se os itens estão coerentes com o cotidiano da
empresa, e indicar possíveis erros ou excessos a serem corrigidos.
Tendo em vista que foram estudados os cinco softwares, visando seus pontos
fortes e fracos, vantagens e desvantagens de maneira que mais se aproximem
satisfatoriamente da realidade da empresa, conclui-se que o software Criasoft é o
mais adequado neste caso, pois é o que melhor atende os objetivos da empresa que
é organizar e melhorar os processos de gerenciamento do estoque.
Finalmente, ressalta-se a dificuldade encontrada quanto à disponibilidade de
bibliografia relativa a sistema de controle de estoques, pois com facilidade e
abundância é encontrada literatura que aborda esses conteúdos com visão
essencialmente de emprego industrial, doravante, este trabalho acadêmico surge
como estímulo à pesquisa e a adaptação de modelos de sistema de controle de
estoque para emprego na atividade comercial.
 48

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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1995.

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Produtos. Administração de Empresas Comerciais. 3.ed. São Paulo: SENAC,
2001.

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Produção. São Paulo: Atlas, 1997.
 49

RITZMAN, Larry P. et al. Administração da Produção e Operações. São Paulo.

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FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário Aurélio da Língua

Portuguesa. 3.ed. Curitiba: Positivo, 2004.

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