CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 2.

PAPELERA UTILIZADA EN EL SISTEMA DE COSTOS POR LOTE 2.1 PAPELERA EMPLEADA EN LA CUENTA DE MATERIALES DIRECTOS 2.1.1 Entrada de materiales 2.1.1.1 Requisicin de compra 2.1.1.2 Orden de compra 2.1.1.3 Informe de recepcin 2.1.2 Salida de materiales 2.2 PAPELERA EMPLEADA EN LA CUENTA DE MANO DE OBRA 2.2.1 Control del tiempo 2.2.1.1 Tarjeta de tiempo 2.2.1.2 Boleta de trabajo 2.3 PAPELERA EMPLEADA EN LA CUENTA DE CGF 7 8 8 8 9 10 10 10 11 12 13 15 16 16 16 17

2.4 USO DEL COMPUTADOR PARA EL MANEJO DE PAPELERA EN EL SISTEMA DE COSTOS POR LOTE 17 3. CONCLUSIONES 4. INQUIETUDES O RECOMENDACIONES 19 20

BIBLIOGRAFA

21

LISTA DE FIGURAS Pg. Figura 1. Ejemplo orden de produccin Figura 2. Requisicin de compra Figura 3. Orden de compra virtual e imprimible Figura 4. Ejemplo informe de recepcin Figura 5. Ejemplo Requisicin de materiales y suministros Figura 6. Esquema bsico de hoja de costos de una orden Figura 7. Comprobante de nmina Figura 8. Formato de tarjeta de control de tiempo o reloj Figura 9. Formato de la boleta de trabajo 9 10 12 12 13 14 15 16 16

Figura 10. Asiento diario para el registro de los costos generales de fabricacin 17 Figura 11. Interfaz Sistema Isis 18

GLOSARIO COSTO ESTIMADO: representa nicamente una tentativa en la anticipacin de los costos reales y estn sujetos a rectificaciones a medida que se comparan con los mismos. COSTO POR ABSORCIN: mtodo de costos en el cual todos los costos directos e indirectos de produccin, incluidos los costos generales fijos de fabricacin, se cargan a los costos del producto. INFORME DE RECEPCIN: informe emitido por el departamento de recepcin de la compaa que establece la cantidad y condicin de los artculos recibidos. PEDIDO CCLICO: mtodo de control de inventarios en el que los materiales se revisan peridicamente con pedidos situados al momento de la revisin.

RESUMEN El sistema de acumulacin de costos por rdenes de produccin, es el ms adecuado cuando se manufactura un solo producto o grupo de productos segn las especificaciones dadas por un cliente o difieren en los requerimientos de conversin, es decir, cada trabajo es hecho a la medida segn el precio de venta acordado que se relaciona de manera cercana con el costo estimado. En este sistema, los tres elementos bsicos del costo, se acumulan de acuerdo con los nmeros asignados a las rdenes de produccin. Una hoja de costos se utiliza para resumir los costos aplicables a cada orden de produccin. Para que un sistema de costos por rdenes de trabajo funcione de manera adecuada es necesario identificar fsicamente cada orden y separar sus costos relacionados. Para la implementacin de este sistema de acumulacin de costos es requerido el uso de documentacin como las requisiciones de material directo y costos de mano de obra directa que llevan el nmero de la orden especfica; los costos generales de fabricacin en su mayora se aplican a rdenes de produccin individuales con base en una tasa de aplicacin predeterminada de costos generales de fabricacin. Los programas de computador se preparan para acumular la informacin para los asientos requeridos en el libro diario.

INTRODUCCIN Al momento de entrar en funcionamiento un sistema de acumulacin de costos una de las grandes decisiones a tomar, es el tipo de formulario a emplear en toda la estructura contable de la organizacin; el diseo de estas formas es la definitiva para crear un sistema de costos eficiente o generar un caos dentro de ste, adems el hecho de que en la actualidad en el pas no se cuente con una clara normalizacin de estos procedimientos, hace ms confuso el adecuado manejo de esta papelera. En la actualidad la mayora de las organizaciones cuentan con una herramienta valiosa para el manejo de estos sistemas, como son los Software corporativos, stos generalmente se encargan del trabajo tedioso de la contabilidad de costos, sin embargo, aunque estos programas cuentan con cierta autonoma de funcionamiento, deben cumplir ciertos parmetros para que su aplicabilidad sea eficiente y rpida al momento de generar reportes que posteriormente servirn para la toma de decisiones gerenciales. Por tal motivo, este trabajo pretende presentar en trminos generales la papelera utilizada en el sistema de costos por lote, haciendo nfasis en su aplicabilidad y eficiencia en el departamento de produccin. La metodologa empleada para el presente trabajo fue la de recoleccin de fuentes bibliogrficas relevantes, extrayendo informacin puntual y haciendo un anlisis de su importancia dentro de las organizaciones.

1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Reconocer los diferentes formatos que se emplean en cada uno de los elementos del costo. 1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS - Determinar el adecuado protocolo en manejo de formatos y soportes de la contabilidad de costos. - Identificar y asignar costos a los productos empleando la documentacin requerida. - Destacar la importancia de los Software contables en el manejo de la papelera utilizada en el sistema de costos por lote.

2. PAPELERA UTILIZADA EN EL SISTEMA DE COSTOS POR LOTE El sistema de acumulacin de costos por rdenes de produccin, es el ms adecuado cuando se manufactura un solo producto o grupo de productos segn las especificaciones dadas por un cliente o difieren en los requerimientos de conversin, es decir, cada trabajo es hecho a la medida segn el precio de venta acordado que se relaciona de manera cercana con el costo estimado. Como ya se mencion en la entrega pasada los informes pueden utilizar cifras reales, estimadas o ambas y pueden prepararse para las diversas divisiones dentro de una compaa, los informes se preparan cuando la gerencia los requiera y sta puede usar cualquier unidad de medicin que considere apropiada. En este sistema, los tres elementos bsicos del costo, se acumulan de acuerdo con los nmeros asignados a las rdenes de produccin. Uno de los formatos fundamentales para este sistema es la orden de produccin, es el documento destinado a la produccin de partes especificas o de productos en cantidades determinadas indicando los requerimientos para dichos productos1, en cada una de ellas se abrir registros en la llamada hoja de costos, que resumir los tres elementos del costo de produccin referentes a las unidades fabricadas en una orden dada.
Figura 1. Ejemplo orden de produccin

Fuente: CINAP
1

Tomado de http://www.telepieza.com/wordpress/2008/11/19/introduccion-a-la-produccion-deopenbravo-conceptos-basicos-2a-parte/

2.1 PAPELERA EMPLEADA EN LA CUENTA DE MATERIALES DIRECTOS La contabilizacin de los materiales por parte de un fabricante usualmente comprende dos actividades: la compra de materiales y su uso. Cada una de estas actividades requiere cierta documentacin para que la materia prima sea adquirida y dispuesta para el proceso de produccin. Adems se debe tener un control de los inventarios durante la fabricacin de los productos porque stos son los determinantes de los costos finales de producir, por esto es fundamental disear el sistema de inventarios para que este proceso no se convierta en cada cierre de ciclo contable en un cuello de botella para el procedimiento. 2.1.1 Entrada de materiales. La mayora de empresas de manufactura cuenta con un departamento de compras encargado de hacer los pedidos de materias primas y suministros necesarios para la produccin, de la calidad de los materiales, del tiempo de recibo y del costo pactado. En sta actividad se usan tres formatos. 2.1.1.1 Requisicin de compra. Es la solicitud que se le enva al departamento de compras indicando la falta de materiales o suministros para fabricar un lote de produccin. sta es impresa segn los requerimientos de la compaa pero generalmente contienen un nmero serial, departamento que solicita, fecha, artculo y cantidad requerida, precio, fecha de entrega y firmas.
Figura 2. Requisicin de compra

Continuacin figura 2

Fuente: jornada.unam.mx

2.1.1.2 Orden de compra. Luego de que el departamento de compras aprueba la requisicin puede originar la correspondiente orden que ser emitida al proveedor de los materiales y suministros, en este documento consta el tipo de artculo, cantidades y el precio pactado, adems del serial del formulario, los trminos de pago y entrega. Cuando se le enva al proveedor, se le est autorizando para entregar los artculos y generar una factura. Todo este protocolo es con el fin de suministrar a la organizacin el debido control sobre su uso. En la figura 3 se aprecian los aspectos que debe contener esta forma. Al momento de emitir la orden de compra, el original se enva al proveedor, con el fin de situar el pedido, las copias van al archivo del departamento de contabilidad en el libro diario de compras y en los libros mayores generales y auxiliares, si se aplic a un plazo de pago, se enva tambin a cuentas por pagar al departamento de recepcin y al departamento de compras.

10

Figura 3. Orden de compra virtual e imprimible

Fuente: Sistema Isis, Quality Soft Argentina.

2.1.1.3 Informe de recepcin. Es donde se consigna las caractersticas del pedido cuando ha sido recibido por el personal de la compaa, se indica el proceso de verificacin. Es debido tener en cuenta que la copia enviada al departamento que solicit el material o suministro no debe incluir la cantidad de artculos solicitados, esto con el fin de lograr la transparencia del personal a la hora de verificar el pedio, adems indica el cumplimiento del proveedor con aspectos como el tiempo, precio y especificaciones del producto. En la figura 4, se aprecian las caractersticas que debe contener este formato.
Figura 4. Ejemplo informe de recepcin

Fuente: Servicios m y f

11

2.1.2 Salida de materiales. Desde la bodega se controla todo el inventario de materiales y suministros, cuando un departamento necesita de estos elementos le enva una requisicin de materiales y suministros a la bodega para poder ser emitidos a dicho departamento, en ste se debe indicar el serial y el nmero de la orden de produccin a la que ser cargada para a futuro determinar el costos de produccin de dicho lote. En la figura 5 k se indica las caractersticas que este documento debe contener para ser validado en el departamento de contabilidad de costos.
Figura 5. Ejemplo Requisicin de materiales y suministros

Fuente: Economa-virtual.com

Cuando se emplea un sistema de inventario perpetuo se adiciona otro formato, la tarjeta de registro del libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales. El total de los materiales de las tarjetas de registro debe ser igual al monto en la cuenta de control de inventario de materiales en el libro mayor general2. Para el consolidado de los materiales, se emplea la hoja de costos de la orden, que proporciona toda la informacin financiera sobre una orden en particular. El conjunto de todas las hojas de costos de las rdenes para todos los trabajos no terminados corresponden al mayor auxiliar del inventario de produccin en
2

POLIMENI, Ralph S. Contabilidad de costos: conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales

12

proceso. Esta forma incluye informacin bsica del cliente, descripcin del trabajo a realizar, fechas pactadas, precio pactado, la totalizacin de los costos detallados. Del mismo modo que la forma de requisiciones de materiales, en la actualidad la hoja de costos de las rdenes existen solo de manera virtual en la mayora de las empresas.
Figura 6. Esquema bsico de hoja de costos de una orden

HOJA DE COSTOS POR RDENES DE PRODUCCIN

CLIENTE: PRODUCTO: CANTIDAD: ESPECIFICACIONES: TAMAO DEL JUEGO: MATERIALES DIRECTOS FECHA No REQ $$ ORDEN DE TRABAJO No. FECHA DEL PERIODO: FECHA DE INCIO: FECHA DE ENTREGA: FECHA DE TRMINO: MANO DE OBRA DIRECTA FECHA VALOR COSTOS GENERALES DE FABRICACIN FECHA VALOR

TOTAL

TOTAL

TOTAL

Precio de venta Costos de fabricacin: Materiales directos Mano de obra directa CGF Utilidad bruta Gastos administrativos y ventas, 5% Utilidad estimada
Fuente: POLIMENI, Ralph S. Contabilidad de Costos.

$$ $$

13

2.2 PAPELERA EMPLEADA EN LA CUENTA DE MANO DE OBRA La contabilizacin de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente comprende tres actividades: control del tiempo, clculo de la nmina total y asignacin de los costos de la nmina. Estas actividades deben hacerse antes de incluir la nmina en los registros contables. En el clculo de la nmina total, se incluye la cantidad bruta ganada, la cantidad neta a pagar a los empleados despus de las deducciones. Es por esto que la nmina no es ms que un recibo de salario en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que conforman el sueldo.
Figura 7. Comprobante de nmina

Fuente: prensanet.com

En el caso de la asignacin de los costos de la nmina, tomando las tarjetas de tiempo y boletas de trabajo ms adelante explicadas, el departamento de contabilidad consolida los costos totales de la nmina. Los asientos en el libro diario para registrar la nmina y los pasivos relacionados por las cantidades retenidas se elaboran en cada periodo de la nmina. Usualmente los gastos de nmina del empleador y las distribuciones del costo de la nmina se registran en el libro diario al final del mes3.

POLIMENI, Ralph S. Contabilidad de costos: conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales

14

2.2.1 Control del tiempo. Los grandes fabricantes tienen apartada una seccin del control del tiempo en el rea de personal, los cules tabulan y controlan dos formatos que se presentarn a continuacin. 2.2.1.1 Tarjeta de tiempo. El empleado la utiliza al llegar, salir, almorzar y en las pausas durante su jornada de trabajo.
Figura 8. Formato de tarjeta de control de tiempo o reloj

Fuente: Economia-virtual.com

2.2.1.2 Boleta de trabajo. Son preparadas diariamente por los empleados que estn trabajando en determinada orden, indica el nmero de horas trabajadas, descripcin breve del trabajo y la tasa salarial del empleado para ser enviadas al departamento de nmina.
Figura 9. Formato de la boleta de trabajo

Fuente: Economia-virtual.com

15

2.3 PAPELERA EMPLEADA EN LA CUENTA DE CGF Hay un documento fuente para el clculo de los costos generales de fabricacin en un sistema de costos por rdenes de produccin: la hoja de costos generales de fabricacin por departamento, que lleva cada una de estas reas de la organizacin. La conciliacin del libro mayor de control y del libro mayor auxiliar debe realizarse a intervalos regulares.
Figura 10. Asiento diario para el registro de los costos generales de fabricacin

Control CGF C$23,889 Orden # 0201 C$19,907.5 Orden # 0202 3,981.5 Nmina por pagar C$9,000 Otras cuentas por pagar 3,090 Gastos acumulados por pagar 10,716 Depreciacin Acumulada 1,083 Sumas iguales C$23,889 C$23,889 2.4 USO DEL COMPUTADOR PARA EL MANEJO DE PAPELERA EN EL SISTEMA DE COSTOS POR LOTE Las organizaciones planean mantener un conjunto de datos contables almacenados en sus computadores para generar todos sus informes internos y estados financieros externos. Mantener ese conjunto nico de datos ayuda a garantizar que los diferentes informes presenten datos comparables. Aparte de reunir toda la informacin contable en una gran base de datos, estos Software permiten generar todos los informes requeridos por la gerencia, que sern de vital importancia para la toma de decisiones gerenciales. Los informes generados de la base de datos contable con frecuencia contienen datos comparativos, contienen cifras reales corrientes tambin revelan datos de periodos anteriores. Algunos informes comparan cifras reales con cifras estimadas o presupuestadas. Con respecto al manejo de los materiales, estos sistemas al momento de la adquisicin, realiza un dbito directamente a la cuenta de inventario de materiales, y generalmente de este modo opera en todos los movimientos contables. Estos sistemas revisan el inventario, las ventas y los datos de produccin; determinan qu cantidad almacenar, cundo volver a hacer un pedido

16

y qu cantidad pedir, genera las rdenes de compra, revisa la recepcin de artculos y los datos del inventario se generan de manera instantnea. En el manejo de los costos generales de fabricacin, el computador es una gran herramienta para separar esta cuenta en sus componentes fijos y variables. El software de anlisis de regresin puede emplearse para reducir la separacin de los costos mixtos a un proceso matemticamente exacto y simple. Un ejemplo de esto es el software de contabilidad Sistema Isis Professional Pack4, cuenta con plan de cuentas, carga de asientos contables, interfase de consultas flexible, tecnologa drill down, asientos resumen, asientos de cierre, asiento de apertura, entre otras funciones ms. Este programa contable oscila en $1800.000.
Figura 11. Interfaz Sistema Isis

Fuente: Sistema Isis, Quality Soft Argentina.

Tomado de Sistema Isis, Quality Soft Argentina S.A.

17

3. CONCLUSIONES -Aunque no todas las empresas manejan su contabilidad de costos de la misma manera por la naturaleza de las mismas, en cualquier organizacin se deben tener parmetros establecidos en el manejo de su papelera contable ya que ste es el soporte y evidencia de todas las operaciones de la empresa, y del adecuado uso de ella depende en gran medida que la empresa se direccionen en un proceso de mejoramiento o desaparezca; la claridad, integridad y universalidad son los aspectos claves para que la papelera sea una herramienta eficiente de la organizacin y cumpla su objetivo a cabalidad. -Al momento de acumular los costos de materiales, es necesario generar la requisicin de materiales, orden de compra; la acumulacin de costos de la mano de obra se fundamentan el la boleta de trabajo y tarjeta de tiempo; adems el asiento diario para el registro de los costos generales de fabricacin; en general, los costos de cada orden se acumulan en la hoja de costos de orden respectiva, de las cuales, las que no se terminan se envan al inventario de productos en proceso, las no entregadas al inventario de productos terminados y las vendidas se disponen a acumular el costo de venta.

18

4. INQUIETUDES O RECOMENDACIONES - Conoce usted algunas normas tcnicas nacionales o internacionales que regulen el sistema de documentacin de la contabilidad de costos? - Cules son los Software contables ms conocidos y/o eficientes en Colombia?

19

BIBLIOGRAFA FABOZZI, Frank J. POLIMENI, Ralph S. PETERSON, Pamela. Complete CFO Handbook: From Accounting to Accountability. Estados Unidos: Editorial Wiley, 2008, 863 p. GOMEZ BRAVO, Oscar. Contabilidad de costos: tcnica y control. Primera edicin. Medelln: Editorial Multigrficas, 1970. 628 p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS. Normas Colombianas para documentacin, presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigacin. Sexta actualizacin. Santaf de Bogot D.C. ICONTEC, 2008. 42 p. NTC 1486. Fuentes de internet: http://www.sistemaisis.com

20