SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SKK 3408

Bambang Sudaryatno

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

PENDAHULUAN

Deskripsi Materi Konsep dan pengertian SIM, teori organisasi manajemen, pendekatan sistem, pemecahan masalah bisnis dengan sistem informasi, teknologi informasi (komputer dan komunikasi), sistem informasi untuk mengambil keputusan, evaluasi sitem informasi, siklus hidup sistem, implikasi etis dari teknologi informasi, peranan CBIS sebagai alat Bantu pengambilan keputusan. Prasyarat Mata kuliah Manajemen Umum, Pengenalan Pengolahan Data Elektronika (PPDE) Petunjuk pemakaian modul 1. Pahami mata deskripsi materi 2. Pahami kompetensi dasar dengan indikatornya 3. Bacalah bab demi bab dengan cermat dan teliti Standar kompetensi Mampu memahami konsep dan pengertian SIM termasuk siklus hidup sistem serta inplementasinya terhadap dunia nyata. Kompetensi dasar 1. Menjelaskan bentuk sistem 2. Menjelaskan karakteristik sistem 3. Menjelaskan sistem vs sub sistem 4. Menjelaskan macam-macam sistem 5. Menjelaskan pengertian data 6. Menjelaskan pengertian informasi 7. Menjelaskan kualitas dan nilai informasi 8. Menjelasan siklus informasi 9. Menjelaskan karakteristik manajemen 10. Menjelaskan fungsi manajemen dalam organisasi 11. Menjelaskan prinsip-prinsip Sistem Informasi (SI) 12. Menjelaskan komponen SI 13. Menjelaskan peranan SI bagi manajemen 14. Menjelaskan penerapan informasi dalam SI 15. Menjelaskan penerapan sistem dalam SI 16. Menjelaskan fungsi SIM 17. Menjelaskan manajer dan SIM 18. Menjelaskan model SI berbasis komputer (CBIS) 19. Menjelaskan perkembangan SI berbasis komputer 20. Menjelaskan pengelolaan SI berbasis komputer. 21. Menjelaskan efek CBIS oleh pemakai akhir End User Computing (EUC) 22. Menjelaskan pelaku pengambil keputusan berdasar tingkatannya . 23. Menjelaskan jenis-jenis keputusan. 24. Menjelaskan hubungan antara keputusan dengan sistem. 25. Menjelaskan Peranan SIM dalam pengambilan keputusan. 26. Menjelaskan seluruh komponen SIM 2

27. Menjelaskan identifikasi dan evaluasi struktur SIM 28. Menjelaskan fungsi SIM dalam organisasi. 29. Menjelaskan tingkat keberhasilan SIM. 30. Menjelaskan model pengambilan keputusan 31. Menjelaskan pengambilan keputusan manajemen. 32. Mampu menjelaskan komponen-komponen Teknologi Informasi (TI) 33. Menjelaskan perkembangan TI. 34. Menjelaskan fungsi TI dalam kemajuan usaha. 35. Menjelaskan tentang manfaat Artificial Intelligence. 36. Menjelaskan jenis software 37. Menjelaskan fungsi dan perkembangan software. 38. Menjelaskan flowchard sistem dan fungsinya. 39. Menjelaskan perancangan dengan flowchard sistem. 40. Menjelaskan pengorganisasian data dengan baik. 41. Menjelaskan cara melakukan perancangan data pengolahan data. 42. Menjelaskan pertumbuhan tentang SI internasional. 43. Menjelaskan pengorganisasian SI internasional.

BAB I Sistem, Informasi dan lingkungannya.

Kompetensi dasar : 1. Menjelaskan bentuk sistem 2. Menjelaskan karakteristik sistem 3. Menjelaskan sistem vs subsistem 4. Menjelaskan macam-macam sistem A. Pengertian Sistem Sistem terbagi menjadi dua pendekatan, yaitu dilihat dari pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen/komponennya. Sistem dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Berdasarkan pada elemen/komponennya sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan teretentu (Jogiyanto, 2001). Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa : Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Ciri utama dari sebuah sistem adalah berorentasi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu dapat disebut menciptakan nilai dengan mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu. Tiap sistem sebenarnya mempunyai tujuan ganda, namun salah satu biasanya dijadikan prioritas utama sehingga perlu untuk menentukan urutan prioritas. Pentingnya menentukan prioritas, salain banyaknya tujuan kadang-kadang tujuan-tujuan tersebut dapat saling bertentangan. Contoh sistem : Sistem fisik Sistem peredaran dara Sistem transportasi Sistem sekolah Sistem Komputer Sound Sistem Uraian Jantung dan urat-urat yang menggerakkan darah keseluruh tubuh Petugas, mesin dan organisasi yang menjalankan transportasi barang Bangunan, pendidik, petugas administrasi, bukubuku dan sebagainya. Perangkat keras, perangkat lunak, perangkat akal yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer. Peralatan yang berfungsi bersama untuk menalankan pengolahan suara. 4

B. Karakteristik Sistem Sesuatu baru dapat disebut sistem, jika memunyai sifat atau karakteristik tertentu, yaitu : 1. Mempunyai elemen-elemen (elements) 2. Mempunyai batas (boundary) 3. Mempunyai lingkukunganluar (envirounments) 4. Mempunyai penghubung (interface) 5. Mempunyai masukkan (input) 6. Mempunyai keuaran (output) 7. Mempunyai pengolah (process) 8. Mempunyai sasaran (obyectives) atau tujuan (goal). 1. Elemen Sistem (elements) Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen. Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi, contoh : pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard 2. Batas Sistem (boundary). Batas sistem merupakan daerah yang mebatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungnnya lainnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan sistem, lingkungan yang membatasi sistem berupa : - Personel - Peraturan-peraturan - Peralatan - Biaya-biaya, dsb 3. Lingkungan Luar (envirounments) Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem. Contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar 4. Penghubung Sistem (intervace) Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung. Contoh : kabel pada sistem komputer. 5. Masukkan Sistem (input) Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi. Contoh : energi listrik, sistem software pada sistem komputer. Signal input Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh : data pada sistem komputer. 5

6. Keluaran Sistem (out put) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah meliputi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh: pada sistem computer, informasi keluaran yang berguna ; panas tak berguna. Output, bagian sistem yang berfungsi mengeluarkan informasi (tujuan akhir sistem) berupa - formulir - laporan - tampilan grafik, dsb - umpan balik, dapat berupa perbaikan, dsb 7. Pengolah Sistem (process) Perubah masukkan menjadi keluaran. Transformasi (Proses), bagian sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima. - pengurutan - penggabungan - pencarian - klasifikasi, dsb Contoh : pada sistem komputer merubah data menjadi informasi. 8. Sasaran atau Tujuan sistem (obyektive/goal) Sistem bisnis yang tepat tujuan (goal), sistem akuntansi atau subsistem yang lebih kecil maka istilah sasaran (obyektive) lebih tepat. Tujuan sistem, dapat berupa : - Tujuan ekonomi - Tujuan manusiawi - Tujuan sosial, dsb C. Sistem vs Subsistem Subsistem Adalah sistem di dalam sistem. Contoh: mesin adalah subsistem dari sistem mobil. Supersistem Adalah jika suatu sistem bagian dari sistem yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contoh: Jurusan SI sistem, tetapi ia bagian dari sistem Amikom, dan Amikom bagian dari sistem pendidikan tinggi dan seterusnya. D. Pengertian data Data adalah himpunan simbol atau fakta mentah yang tidak mempunyai arti dan nilai apapun secara tersendiri. Contoh : nama mahasiswa, kumpulan angka, dsb. Pembagian berdasarkan sumber data. Data Internal adalah data yang bersumber dari hasil observasi yang dilakukan oleh yang bersangkutan.

Data Eksternal adalah data yang diperoleh dari observasi orang lain, meliputi 1. Data eksternal primer adalah data yang diperoleh dari orang lain yang melakukan observasi senderi. 2. Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh dari orang lain yang dikutip dari ucapan atau penelitian orang lain. Contoh data : 75, 65, 72, 76, 84, 82, 45, 60 (tidak mempunyai arti dan nilainya) Apabila ditambahkan penjelasan sebagai berikut: Angka-angka tersebut berat badan dari beberapa orang yang berada lift Galeria Mall. Data tersebut sudah mempunyai arti tapi belum mempunyai nilai, dalam arti kata mempengaruhi perilaku atau pengambilan keputusan. Berikutnya kita olah data tersebut untuk menjawab sebuah pertanyaan, Berapa berat keseluruhan orang yang berada di lift ? Sekarang kita dapat mengolah data asli tersebut dengan menggunakan penjelasan dari pertanyaan di atas, untuk menghasilkan data baru yang mempunyai arti dan nilai yaitu informasi. Sekarang dapat diambil keputusan, semisal kapasitas maksimal lift 500 kg, maka salah satu diantara mereka harus ada yang turun agar lift bisa naik, karena berat keseluruhan adalah 559 kg. DATA Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang. Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain. Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh audio. Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas. 7 data

E. Pengertian database. Merupakan kumpulan terpadu dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral. Database secara sendirian tidak mengandung arti dan nilai apapun. Contoh : presensi mahasiswa, data karyawan, buku telepon dan sebagainya. F. Pengertian Informasi Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadin (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Disimpulkan bahwa : Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan. Kualitas Informasi, Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas informasi dari tiga pilar utama yakni; akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. Namun selain tiga hal diatas ada juga yang menambahkan dua elemen lagi yaitu kelengkapan dan kejelasan informasi. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi tersebut harus jelas mencerminkan maksudnya karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut

dengan siklus informasi (information cycle).1 Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
Proses (Model )

Input (Data) Dasar Data Data (ditangkap)

Output (Information)

Penerima

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Siklus Informasi

BAB II Manajemen dan lingkungannya

A. Pengelolaan sumber daya oleh manajer Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya2 : 1. 2. 3. 4. 5. Manusia Material Mesin (termasuk fasilitas dan energi) Uang Informasi (termasuk data)

Empat jenis sumber daya yang pertama merupakan sumber daya fisik karena memiliki wujud, sedangkan informasi adalah sumber daya konseptual. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Manajer memastikan bahwa data mentah akan diproses secara optimal agar diperoleh informasi yang berguna. Manajer memastikan orang yang layak dalam organisasi menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan saat yang tepat agar dapat dimanfaatkan, kemudian manajer mengganti informasi yang tidak berguna dan menggantikannya dengan informasi yang baru dan akurat.

John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice, (Edisi keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986) hal. 3.

Aktiviatas memperoleh informasi, menggunakan dan mengganti pada saat yang tepat disebut sebagai manajemen informasi. B. Manajemen Informasi Pada saat sekarang para manajer memberikan perhatian lebih besar pada manajemen informasi karena dua faktor, yaitu : 1. Kegiatan bisnis yang semakin komplek . 2. Kemampuan komputer yang semakin baik. Kompleksitas kegiatan bisnis yang yang meningkat. Pengaruh Ekonomi Internasional Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang pada setiap Negara. Persaingan Dunia Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri, tetapi pada skala dunia. Dampak persaingan dapat dilihat pada import barang dari luar negri. Kompleksitas teknologi yang meningkat Sebagai contoh bar code scanners di pasar swalayan, pembayaran menggunakan kartu kredit di super market dan sebagainya. Batas waktu yang singkat Hampir semua tahap operasi bisnis pada saat sekarang dillaksanakan secara lebih cepat disbanding sebelumnya.

Kendala-kendala sosial Kegiatan bisnis akan mempertimbangkan faktor ekonomis, keuntungan dan biaya sosial, sebagai contoh perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru dan tindakan-tindakan serupa harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan. Kemampuan Komputer yang semakin baik Dalam ukuran dan kecepatan komputer semakin meningkat, termasuk menghubungkan komputer dengan jaringan global. Pada saat sekarang komputer adalah peralatan wajib yang harus dipunyai oleh setiap kantor.

10

BAB III KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

A. PENDAHULUAN Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam 11

bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. B. PENGERTIAN Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

C. KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

12

Gambar . Kerangka Kerja Sistem Informasi Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini. Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif. Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasiyaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet. Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis. Tantangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis. D. JENIS JENIS SISTEM INFORMASI Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.

13

Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasai

Sistem Pendukung Manajemen

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pengendalian Proses

Sistem Kerja Sama Perusahaan

Sistem Informasi Manajemen

Decision Support Sistem

Executive Information Sistem

Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi Sistem Pendukung Operasi Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan. Sistem Pendukung Manajemen Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informasi eksekutif. Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai 14

tingkat manajemen dan fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.

FUNGSI SISTEM INFORMASI Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan. E. KOMPONEN SISTEM INFORMASI Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah : Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan. Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian. Tabel . Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya Sumber Daya Manusia Para pakar sistem analis, pembuat software, operator sistem. Pemakai akhir orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi. Sumber Daya Hardware Mesin komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai 15

optikal. Media floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas. Sumber Daya Software Program program sistem informasi, program spreadsheets, program word processing, program penggajian. Prosedur prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji. Sumber Daya Data Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan. Sumber Daya Jaringan Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan. Produk Informasi Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas. AKTIVITAS SISTEM INFORMASI Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi. Input Sumber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan. Pemrosesan Data Menjadi Informasi Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitasaktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan. Output Produk Informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia. Penyimpanan Sumber Daya Data Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian

16

Pengendalian Kinerja Sistem Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir. Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis Aktivitas Sistem Informasi Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis. Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya. Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan. Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan produk. Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

BAB IV Sistem Informasi Manajemen dan Lingkungannya

PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini. 1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain. 2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan. 17

3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai Sistem Informasi. KONSEP SISTEM Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini. Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja. Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisis akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak. Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil. Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih. Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisis, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya. KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugastugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.

Manusia (People)

18

Struktur Organisasi

Teknologi

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda. Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan hubungan-hubungan yang ada di otak manusia. Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data. Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Tugas / Prosedur

RANGSANGAN/ Penerima STIMULUS (Recertors) Memori Jangka Pendek Lingkungan TINDAKAN Memori Jangka Panjang

Processor Yang Mempengaruhi Memori Luar

19

Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia Cara Kerja EDI Pembuatan Keputusan Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi. Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan. Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan. Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan. Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih. Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepet waktu dan efisien. Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi. Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lainlain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem informasi tersebut. 20

Intelligence

Follow-Up Umpan Balik

Desain

Implementasi

Pilihan

Persuasi

Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan

BAB V Konsep Informasi Berbasis Komputer

21

Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Area tersebut merupkan sistem informasi berbasis computer (computer based information system), atau CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.

Sistem Informasi Akuntansi Masala h Keputusan Informasi Sistem Informasi Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer (CBIS) Sistem Pendukung Keputusan Sistem Otomatisasi Kantor Sistem pakar
Gambar Model yang Menunjukan Cara Penggunaan Subsistem CBIS Dalam Pemecahan Masalah

Pemecaha n Masalah

Tugas SIA Mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi diluar lingkungan perusahaan. Karakteristik SIA Melaksanakan tugas yang diperlukan 22

Berpegang pada prosedur yg relatif standar Menangani data yang rinci Terutama berfokus historis Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal Tugas SIM Menyediakan informasi pemecahan masalah bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. (sekelompok Manajer) Tugas DSS Menyediakan informasi bagi Manajer untuk memecahkan masalah yang spesifik. (satu orang manajer) Tujuan DSS Membantu manajer membuat keputusan untuk memacahkan masalah semi terstruktur Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer Aplikasi OA Pengolahan kata (word processing) Surat elektronik (electronic mail) Voice mail Kalender elektronik Konferensi audio Konferensi video Konferensi computer Faksimil DLL Sistem Pakar (expert system) Sistem pakar terdiri dari 4 bagian utama yaitu : user interface, knowledge base, inference engine, development engine. User interface bisa berupa input/output multimedia, misal bisa menggunakan kamera. Knowledge base menggunakan aturan-aturan untuk mengekpresikan logika masalah yang pemecahannya dibantu oleh sistem pakar. Inference engine menggunakan penalaran yang serupa manusia dalam mengolah isi dari knowledge base. Development engine terdiri dari bahasa pemrograman.

23

Peran CBIS di Dalam Organisasi

Sistem Informasi Peran

ES

Kompetisi

OA

Kolaborasi

SIA SIM, DSS,

Komunikasi

Effektifitas

Efisiensi
7. Pengiriman dana secara elektronik Lima peran utama Sistem Teknologi Informasi di dalam organisasi : 1. Peran Efisiensi 2. Peran Efektifitas 3. Peran Komunikasi 4. Peran Kolaborasi 5. Peran Kompetisi

8. Konfirmasi pembayaran 2. Memberi spesifikasi produk

Aplikasi Sistem Informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif 3. Mengirim oder pembelian Penjualan 1. American Airlines Menggunakan Sistem Sabre untuk pemesanan tiket pesawat secara online 4. Mengirim 2. American Hospital Supply order penjualan Jaringan EDI (electronic data inter change) yang menghubungkan perusahaan dengan RS langsung kekomputer. 24

1. Meminta spesifikasi produk

Aplikasi Pembelian

Sistem Informasi Perusahaan B

3. McKesson Drug Perusahaan Obat pemasok obat pada apotik, pemesanan melalui jaringan komputer 5. Faktur tagihan Aplikasi Aplikasi Utang Piutang Dagang Dagang Sistem Informasi Perusahaan A 6. Otorisasi pembayaran Bank Perusahaan B

Bank Perusahaan A

Jaringan EDI (electronic data inter change)

Sistem Informasi antar Organisasi Pertukaran Data Elektronik atau electronic data interchange (EDI) yaitu suatu penggunaan sistem komputer yang standar di beberapa organisasi terpisah untuk dapat mengirimkan data secara elektronik lewat dokumen-dokumen bisnis. Elecronic Commerce (E-Commerce) Dari definisi yang luas ini, e-commerce dapat diklasifikaskan kedalam dua aplikasi : 1. Aplikasi electronic commerce antara organisasi-organisasi bisnis. Sistem aplikasi e-commerce yang melibatkan organisasiorganisasi bisnis ini sering disebut dengan sistem 25

interorganisasi (interorganizational system atau IOS) atau B2B (business to business). Memungkinkan suatu perusahaan untuk lebih efisien dan efektif melakukan kegiatan bisnis dengan supplier, dengan langgananlangganan atau dengan dealer-dealer dan distributordistributornya. Contoh sukses dari aplikasi ini : SABRE yaitu sistem reservasi tiket yang dimiliki oleh American Airline dan electronic data interchange (EDI). 2. Aplikasi electronic commerce antara organisasi bisnis dengan pelanggan akhir. Aplikasi e-commerce yang paling banyak dibicarakan sekarang ini adalah aplikasi e-commerce yang menggunakan jasa internet melalui jaringan World Wide Web (WWW). Aplikasi ini disebut juga dengan istilah B2C (business to customers). Menggunakan internet, maka memungkinkan suatu perusahaan untuk mejangkau sampai ke pelanggan-pelanggan akhirnya di manapun, siapapun dan kapanpun. Konsep ini konsisten dengan konsep reach and range oleh Keen (1991) yaitu mengusulkan perusahaan-perusahaan yang menggunakan TI supaya mendapatkan keunggulan stratejik untuk menarik jangkauan dari TI sampai ke pelangganpelanggan akhir. Martin mengutarakan keuntungan e-commerce lewat internet dibandingkan dng lewat EDI adl : 1. Distribusi yang lebih murah dari dokumen dan produk digital. 2. Kemampuan memberikan layanan dukungan kepada pelanggan. 3. Kanal pemasaran yang baru. 4. Mempunyai kemampuan untuk menarik pelanggan baru. 5. Menyediakan satu titik lokasi kontak untuk bermacam-macam produk dan jasa. 6. Dapat digunakan sebagai media riset pasar. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hambatan yang ditemui : Keamanan Keamanan akses. Keamanan transmisi. Beban trafik yang terlalu overload. Kesulitan sensor. Kesulitan mengukur kinerja dari situs, apakah keberhasilannya akan diukur dari jumlah orang yang mengunjungi atau diukur dengan cara lain.

Struktur SIM Definisi Sistem Informasi Manajemen

26

 Adalah sistem manusia/mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi Elemen fisik SIM 1. Perangkat keras (hardware) 2. Perangkat Lunak (software) a. Perangkat lunak sistem umum (system software) b. Perangkat Lunak terapan umum ( application software) 3. Data base 4. Prosedur (pedoman program/user guide) 5. Petugas pengoperasian (Analis sistem, programmer, operator).

KEYBOA RD

REGISTER CONTROL UNIT

HARD COPY DEV. . Impact Printer . Non Impact Printer . Pen Plotter . Inkjet Plotter . Computer Output to Microfilm (COM)

Perang kat INPUT

POINTIN G DEVICE

Perangkat PROCESS
ALU

SCANNER

Perangka t OUTPUT
SOFT COPY DEV. . Visual Display Unit . Flat Panel Display . Electro

CENSOR

VOICE RECOGNIZ ER

RAM

PRIMARY MEMORY

ROM

luminescent Display
. Speaker

SECONDARY MEMORY

SA SD

DA SD

27

Perangkat keras 1. Komponen alat masukan (input device/input unit/input equipment) alat yang digunakan untuk menerima masukan yang dapat berupa masukan data ataupun masukan program. digolongkan ke dalam beberapa golongan, yaitu keyboard, pointing device, scanner, censor dan voice recognizer. 2. Komponen alat pemroses (processing device) alat di mana instruksi-instruksi program dieksekusi untuk memproses data yang dimasukkan lewat alat masukan yang hasilnya nanti akan ditampilkan di alat output. Terdiri dari : o Central processor atau CPU (Central Processing Unit) dan o Main memory. 3. Komponen alat keluaran (output device) dapat berbentuk hard copy device dan soft copy device 4. Komponen alat simpanan luar (storage) External memory (simpanan luar, karena terletak di luar alat prosesnya) Mass storage (simpanan masal, karena kapasitasnya umumnya lebih besar dari main memory) Secondary storage (simpanan kedua, simpanan pertama adalah main memory) Auxiliary storage (simpanan tambahan, simpanan utama adalah main memory) Permanent storage (simpanan tetap, karena nonvolatile) Backing storage (simpanan pendukung) Computer data bank (bank data komputer). Central Processing Unit (CPU) Tempat pemrosesan instruksi-instruksi program Pada komputer mikro, processor ini disebut dengan microprocessor. CPU terdiri dari: Unit kendali (control unit) Unit arithmatika dan logika (arithmetic and logic unit) tugas utama: melakukan semua perhitungan arithmatika atau matematika yang terjadi sesuai dengan instruksi program Di samping dua bagian diatas, CPU mempunyai beberapa simpanan yang berukuran kecil yang disebut dengan register. Control Unit Mengartikan instruksi-instruksi dari program komputer Membawa data dari alat input ke main memory 28

Mengambil data dari main memory untuk diolah Bila ada instruksi untuk perhitungan arithmatika atau perbandingan logika, control unit mengirim instruksi tsb ke arithmetic and logic unit. Hasil dari pengolahan data ini dibawa oleh control unit ke main memory untuk disimpan. Tugas dari control unit adalah : 1. Mengatur dan mengendalikan alat-alat input dan output. 2. Mengambil instruksi-instruksi dari main memory. 3. Mengambil data dari main memory jika diperlukan oleh proses. 4. Mengirim instruksi ke arithmetic and logic unit bila ada perhitungan arithmatika atau perbandingan logika serta mengawasi kerja dari arithmetic and logic unit. 5. Menyimpan hasil proses ke main memory.

Register Merupakan simpanan kecil yang mempunyai kecepatan tinggi, lebih cepat sekitar 5 sampai 10 kali dibandingkan dengan kecepatan perekaman atau pengambilan data di main memory. Register digunakan untuk menyimpan instruksi dan data yang sedang diproses oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di main memory. Main Memory (Memori Utama) Main memory atau main storage atau internal memory atau internal storage atau primary storage atau temporary storage atau immediate access storage. Main Memory terdiri dari : - Random access memory (RAM) digunakan untuk menyimpan program dan data yang akan diproses oleh CPU - Read only memory (ROM) Hanya dapat dibaca saja dan tidak dapat diisi. Isi ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya, berupa: - Bootstrap program diperlukan untuk mengambil pertama kali sistem operasi dari diskette atau dari hard disk. Proses ini disebut dengan booting. - BIOS (Basic Input Ouput Systems) Merupakan perangkat lunak untuk mengoperasikan alat-alat input/output di sistem komputer. Instruksi-instruksi yang tersimpan di ROM ini disebut juga dengan microinstructions atau microcode atau disebut juga dengan firmware, karena hardware dan software dijadikan satu oleh pabrik pembuatnya Dalam kasus yang lain, memungkinkan untuk mengubah isi dari ROM, yaitu dengan cara memprogram kembali instruksi-instruksi yang ada di dalam ROM tersebut. ROM yang dapat diprogram kembali adalah: PROM (Programmable Read Only Memory) EPROM (Erasable Programmable Read Only Memory) atau RPROM (Reprogrammable Read Only Memory) EEPROM (Electrically Erasable Pro-grammable Read Only Memory) Hard Copy Device 29

 Merupakan alat keluaran yang digunakan untuk mencetak tulisan (kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain) serta imej berupa grafik atau gambar pada media hard (keras) seperti misalnya kertas atau film. Alat output hard copy device yang umum dipergunakan adalah printer yang digolongkan ke dalam dua kategori impact printer dan nonimpact printer. Alat output hard copy device yang lain adalah plotter dan computer output to microfilm Soft Copy Device Merupakan alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan (kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain), image (grafik atau gambar) dan suara (voice) pada media soft (lunak) yang berupa sinyal elektronik Simpanan Luar (Storage) Sequential-access storage device (SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut. Simpanan luar yang termasuk dalam SASD adalah punched card, paper tape dan magnetic tape. Direct-access storage device (DASD) atau alat simpanan pengaksesan langsung. Simpanan luar yang termasuk dalam DASD di antaranya adalah magnetic disk, tape strip cartridge dan optical disk. Perangkat Lunak 1. Perangkat lunak sistem (system software). a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system) b. Perangkat lunak bahasa (language software) c. Perangkat lunak paket (Package software) d. Perangkat lunak sistem bantuan (utility) 2. Perangkat lunak aplikasi (application software). a. program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. b. Perangkat lunak aplikasi (application software) merupakan program yang ditujukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam aplikasi yang tertentu yang sudah dibuat oleh pabrik pembuat perangkat lunak aplikasi. c. Perangkat lunak aplikasi dapat berupa perangkat lunak aplikasi tujuan umum (general purpose application software) dan perangkat lunak aplikasi tujuan khusus (special purpose application software). Operating System (OS) Merupakan program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan operasi dari sistem komputer. Istilah lain dari OS adalah monitor, executive, supervisor, controller atau master control program. Fungsi-fungsi Sistem Operasi: 1. Fungsi Alokasi Sumber Daya. 2. Fungsi Penjadualan Sumber-sumber Daya. 3. Fungsi Pengawasan terhadap Aktivitas Sistem Komputer.

30

Sistem operasi dapat menangani banyak pekerjaan sekaligus untuk sebuah komputer maupun banyak komputer dalam bentuk jaringan dengan banyak pekerjaan sekaligus.

1. Multitasking memungkinkan beberapa program sekaligus untuk diproses pada saat bersamaan di sebuah komputer dengan pemakai tunggal. 2. Multiprogramming memungkinkan beberapa program menggunakan sumber-sumber daya komputer pada saat waktu yang bersamaan bergantian. 3. Time sharing memungkinkan beberapa pemakai komputer menggunakan CPU bersamaan dan CPU akan memberikan waktunya bergantian kepada setiap pemakai untuk memproses programnya. 4. Multiprocessing memungkinkan beberapa CPU bekerja bersama-sama secara paralel dalam satu sistem komputer. Komponen Basis Data Basis data (data base) : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Yang berhubungan dengan basis data : - database - storage - DBMS (Data Base Management Systems) contoh : RDBMS (Relational Data Base Management System), dBASE, Fox Base, Microsoft Access, Oracle, dll Relational Data Base Management System (RDBMS) Menggambarkan suatu file basis data seperti suatu tabel, yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukkan record dari data.

31

Hubungan Antara Perangkat Keras Dengan Perangkat Lunak

Perangkat Lunak Aplikasi Perangkat Lunak Bahasa Sistem Operasi BIOS

Perangkat Keras
Para Spesialis Informasi Istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambatkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi: 1. Analis sistem (system analist) 2. pengelola databased (databased administrator) 3. spesialis jaringan (network specialist) 4. Programer

32

5. Operator.

Pengelola Database

Pemakai

Analis Sistem

Programer

Operator

Komputer

Spesialis Jaringan

Gambar Rantai Komunikasi Tradisional Gambar rantai komonukasi tradisional menggambarkan bagaimana para spesialis ini dan pemakai bekerja sama mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah menggambarkan arus komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer, atau suatu individu atau organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Kecenderungan menuju End-User Computing Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer seperti yang digambarkan dalam gambar dia atas, itu adalah pendekatan tradisional.. Namun, pada akhir tahun 1970-an muncul kecenderungan meningkatkan minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri (end-user computing). End-user sinonim dengan pemakai; ia menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai. Apa yang Mendorong End-User Computing? Pada tahun 1980 an End-user computing berkembang karena empat pengaruh. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer. 33

Dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat perguruan tinggi sangat terasa pada penguasaan komputer . Berbagai tingkatan manajemen, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik. Antrian Jasa Informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani, sehingga unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaanyang menunggu untuk diolah komputer. Perangkat keras yang murah. Pada periodeitu, pasar dibanjiri oleh komputer mikro yang relatif murah. Para pemakai dapat memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada toko komputer. kecil. Perangkat lunak jadi. Perusahaan-perusahaan perangkat lunak (software), memproduksi perangkat lunak yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar maupun menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Perangkat lunak jadi ini menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer. Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.

34

BAB VI Bentuk Pengambilan Keputusan dalam Manajemen

Peran Manajer Sistem Informasi Peran Dulu Peran Sekarang

80% pengetahuan teknikal 80% pengetahuan Berorientasi padabisnis teknologi Berorientasi pada Penekanan pada efisiensi manusia Penekanan pada kompetisi Peran manajer Sistem Informasi 1. Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah. 2. Menciptakan hubungan yang efektip dengan manajemen lini. 3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem-sistem baru. 4. Membangun dan mengelola infrastruktur. 5. Meningkatkan keahlian organisasi STI. 6. Mengelola kerjasama dengan pemasok. 7. Membangun kinerja yang tinggi 8. Mendisain ulang dan mengelola organisasi STI. Tipe Kegiatan manajemen Kegiaan manajemen dapat dikategorikan sebagai berikut : 35

1. Perencanaan Stratejik (strategic planning level ) 2. Pengendalian Manajemen ( management control level ) 3. Pengendalian Operasional ( operational control level )

Perencanaan strategi

Pengendalian manajemen Pengendalian operasi

manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah

Perencanaan Stratejik (strategic planning level )

Adalah proses penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Meliputi : 1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi. Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksi pada perubahan lingkungan luar sehingga sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan. 2. Penetapan tujuan. Tujuan adalah apa yang ingin dicapai sesuai dengan visi manajemen, biasanya bersifat jangka panjang. 3. Penentuan Strategi. Adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mencapai tujuan

Pengendalian Manajemen ( management control level )

Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level) bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik agar perencanaan strategi dapat dilakukan dengan benar.

Pengendalian Operasional ( operational control level )

36

Adalah penerapan program dengan pedoman yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen yang difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

Pengaruh pd sumber inf.

Tingkat Perencanaan strtegis (Strategic Planning Level)
Tingkat pengendalian Manajemen

Ekstern (25%) (75%)

(Management Control Level)

(50%)
Tingkat pengendalian operasional

(50%) Intern (75%)

(Operational Control Level)

(25%)

Pengaruh pada bentuk Inf.

Tingkat Perencanaan strtegis (Strategic Planning Level)

Tingkat pengendalian Manajemen

Ringkas (25%) (75%) (50%) (25%) (50%) Rinci (75%)

37

(Management Control Level)

Tingkat pengendalian operasional

(Operational Control Level)

Tipe Kegiatan Manajemen

1. Perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi 2. Analisis alternatif dan alokasi sumber-sumber daya 3. Perumusan kebijaksanaan 4. Kaji ulang menyeluruh dan evaluasi 5. Penyelesaian masalahmasalah kritis 6. Kegiatan-kegiatan rapat dan kepemimpinan. 1. Pengawasan angsung 2. Kaji ulang terperinci dan operasi 3. Pengawasan operasi 4. Penanganan masalah-masalah personil

Perencanaan strategi

manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah

Pengendalian manajemen

Pengendalian operasi

Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Tipe Keputusan manajemen : Keputusan terprogram (programmed decision) atau keputusan terstruktur (structured decision). Keputusan setengah terprogram (semi-programmed decision) atau keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision). Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision) atau keputusan tidak terstruktur (unstructured decision).

38

Karakteristik Keputusan Manajemen Manajemen

Tingkatan

1. Tidak berulang-ulang 2. Tidak terprogram 3. Tidak terstruktur 4. Tidak mudah diprediksi 5 . Informasi tidak mudah tersedia .

Perencanaan strategi

manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah

Pengendalian manajemen 1. Pengawasan langsung 2. Terprogram 3. Terstruktur 4. Mudah diprediksi 5. Informasi umumnya mudah tersedia

Pengendalian operasi

Tipe Keputusan Manajemen Tipe Informasi

Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi: 1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information) berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan: "Am I doing well or badly?" . berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personilpersonilnya. 2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatankesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan: "What problem should I look into?" . membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpanganpenyimpangan yang terjadi. 3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information) merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahn yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan: "Of the several ways of doing the job, which is the best?" . biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

39

Perencanaan strategi

Pengendalian manajemen Pengendalian operasi

manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah

Informasi pemecahan masalah Informasi pengarahan perhatian Informasi pengumpulan data

Karakteristik Informasi

Perencanaan strategi

manajemen tingkat atas

Informasi pemecahan masalah

1. Tersaring, padat 2. Luas 3. Tidak rutin 4. Tidak terskedul 5. Masa depan, prediksi 6. On-line 7. Eksternal

Pengendalan manajemen

manajemen tingkat menengah

Informasi pengarahan perhatian

Pengendalian operasi

manajemen tingkat bawah

Informasi pengumpulan data

1. Terinci, tidak padat 2. Terfokus 3. Rutin 4. Terskedul, periodik 5. Historis 6. Off-line 7. Internal

40