LOGO

Present :

Cost Management

Nama M. Reza Budiman Agung Suryo Primasetyo Rendi nugroho M. Muizzuddin

: : : :
: :

Fauzan Fahruzzaman
Khairil Juhdi Siregar Aldhi Reza

NRP 5209100075 5209100086 5209100124 5209100145 5209100708

5209100710 : 5209100711 www.themegallery.com

Selayang Pandang
COST? MANAGEMENT? PENTING NGGAK SIH?

Selayang Pandang (Cont)

Did you know??

Proyek TI memiliki catatan yang buruk dalam memenuhi anggaran biaya yang telah ditetapkan Rata-rata cost overrun menurut Ratapenelitian CHAOS di tahun 1995 mencapai 189% dari estimasi yang ada; ada; turun sampai 145% di tahun 2001 Di tahun 1995, biaya proyek TI yang dibatalkan di US lebih dari $81 milyar

Selayang Pandang (Cont)

Definisi Cost Management

Biaya adalah sumberdaya yang dipunyai atau yang habis untuk memperoleh tujuan tertentu atau sesuatu yang memberikan peningkatan dalam tukar-menukar tukar(mis. pembelian barang) mis. barang) Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah Project cost management meliputi prosesproses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek bisa diselesai sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. disetujui.

Selayang Pandang (Cont)

Posisi Anda Saat Ini

Proses dalam Cost Management

1. Cost Estimating
pengembangan pendekatan biaya dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas-aktifitas proyek

2. Cost Budgeting mengumpulkan estimasi biaya setiap aktifitas atau sekelompok pekerjaan untuk menetapkan baseline biaya 3. Cost Control faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terciptanya cost variance dan pengendalian perubahan pada anggaran proyek

Cost Management

1. Cost Estimating
Mengestimasi biaya pada semua sumberdaya yang akan dipakai dilakukan saat estimasi biaya aktifitas (activity cost estimate), yang mencakup labor/pekerja, material, peralatan, servis, fasilitas, teknologi informasi, cadangan untuk inflasi, biaya cadangan untuk peristiwa yang tak terduga
1. Enterprise Enviromental Factors 2. Organizational Process Asset 3. Project Scope Statement 4. Work Breakdown Structure 5. WBS Dictionary 6. Project Management Plan Schedule Management Plan Staffing Management Plan Risk Register 1. Analogous Estimating 2. Determine Resource Cost Rates 3. Bottom Up Estimating 4. Parametric Estimating 5. Project management Software 6. Vendor bid analysis 7. Reserve Analysis 8. Cost of Quality 1. Activity Cost Estimates 2. Activity cost estimate supporting detail 3. Requested changes 4. Cost Management Plan (update)

Inp t

Tools / Techniques

utput

1. Cost Estimating (Data Flow)

1.1 Estimasi Biaya : In ut

1.1.1 Enter rise Enviromental Factors
Marketplace conditions (barang apa yang ada di pasar, persaingan pasar, dsb) Commercial databases (biaya tenaga kerja, standart harga material. dsb)

1.1.2 Organizational Process Asset

Kebijakan organisasi Template kerja organisasi Informasi Historis Berkas organisasi Pengetahuan tim Pembelajaran berkelanjutan

1.1.3 Project Sco e Statement

Pernyataan ruang lingkup proyek menggambarkan kebutuhan bisnis, pembenaran, persyaratan, dan batasan untuk proyek. Menyediakan informasi penting tentang persyaratan proyek yang diperlukan selama estimasi biaya

1.1 Estimasi Biaya : In ut (Cont)

1.1.4 Work Breakdown Structure
Menyediakan hubungan dari setiap komponen proyek dengan hasil yang diinginkan dalam proyek.

1.1.5 WBS Dictionary

memberikan identifikasi hasil yang dituju dan deskripsi kerja di masing-masing komponen WBS yang diperlukan untuk memproduksi setiap hasil tersebut.

1.1.6 Project Management Plan

Rencana penjadwalan aktivitas Rencana penggunaan tenaga kerja Perkiraan resiko

1.2 Estimasi Biaya : Tools & Techniques

1.2.1 Analogous Estimating
Menggunakan biaya aktual sebelumnya pada proyek sejenis sebagai dasar untuk estimasi baru atau analisis penawaran vendor

1.2.2 Determine Resource Cost Rates

Menentukan tingkat satuan biaya, seperti biaya staf per jam dan biaya bahan per halaman kubik, untuk setiap aktivitas yang dijadwalkan

1.2.3 Bottom U Estimating

Estimasi setiap item pekerjaan di tingkat terendah secara detail dan menjumlahnya sehingga diperoleh total estimasi.

1.2 Estimasi Biaya : Tools & Techniques (Cont)

1.2.4 Parametric Estimating
Memakai statistik yang menghubungkan antara data historis dan variabel lain (cost rate, line of code, etc) untuk menghitung estimasi biaya.

1.2.5 Project management Software

Menggunakan tool seperti spreadsheet yang terkomputerisasi, alat simulasi dan alat statistik, untuk membantu memperkirakan biaya dengan cepat

1.2.6 Vendor bid analysis

Melakukan estimasi biaya dengan cara menganalisa tawaran-tawaran yang diberikan oleh berbagai vendor.

1.2 Estimasi Biaya : Tools & Techniques (Cont)

1.2.7 Reserve Analysis
Mengestimasi biaya dengan mempertimbangkan hal-hal yang berpengaruh di luar kebiasaan pada umumnya (biaya cadangan).

1.2.8 Cost of Quality

Mempertimbangkan mutu dalam estimasi biaya dengan parameter kepuasan pelanggan

1.3 Cost Estimation : Out ut

1.3.1 Activity Cost Estimated
Activity cost estimate adalah sebuah penilaian kuantitas terhadap kemungkinan biaya untuk memenuhi kebutuhan sumber daya unutk menyelesaikan biaya.

1.3.2 Actifity Cost Estimates Su

orting Detail

Supporting detail dari aktifitas perencanaan biaya harus meliputi : Deskripsi jadwal kerja lingkup kegiatan proyek Dokumentasi dasar untuk memperkirakan biaya (bagaimana estimasi biaya dilakukan) Dokumentasi dari asumsi yang dibuat Dokumentasi dari asumsi yang dibuat Indikasi kisaran perkiraan biaya yang mungkin(e.g., $10,000 (-10% / +15%) untuk mengindikasikan biaya antara $9,000 and $11,500).

1.3 Cost Estimation : Out ut (Cont)

1.3.3 Requested Change

Requested change akan mem engaruhi :  Perencanaan biaya manajemen  Kebutuhan sumber daya aktifitas  Dokumentasi asumsi yang dibuat  Dokumentasi dari batasan batasan  Indikasi dari jangkauan biaya estimasi yang dibuat.

1.3 Cost Estimation : Out ut (Cont)

1.3.4 Cost Management Plan ( U dates )

Komponen biaya perencanaan manajemen dari proyek perencanaan manajemen akan dilakukan update apabila Requested change dari proses estimasi biaya disetujui.

Contoh Estimasi Biaya

#Units/Hrs WBS Item 1. Project Management Project Manager Project Team Member Contractors (10% of software development and testing) 2. Hardware 2.1 Handheld devices 2.2 Servers 3.Software 3.1 Licensed Softwar 3.2 Software development * 4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) 5. Training and Support Trainee costs Travel Costs Project Team Members 6. Reserves(20% of total estimate) Total Project Cost Estimate 100 12 1920 $500 $700 $75 $50,000 $8,400 $144,000 17% $253,540 $253,400 $1,521,400 100 $200 $20,000 $594,000 $69,600 $202,400 5% 13% 100 4 $600 $4,000 $60,000 $16,000 $614,000 40% 960 1920 $100 $75 $96,000 $144,000 $66,300 $76,000 5% $306,300 20% Cost/Unit/Hr Subtotals WBS Level1 Totals % of Total

2. Penganggaran Biaya (Budgeting)

Penganggaran biaya yang melibatkan estimasi biaya jadwal kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk membangun dasar total biaya untuk mengukur kinerja proyek. Namun, perkiraan jadwal kegiatan atau pekerjaan biaya siap sebelum permintaan anggaran rinci dan otorisasi kerja.
1. Project Scope Statement 2. Work Breakdown Structure 3. WBS Dictionary 4. Activity Cost Estimates 5. Activity Cost Estimates supporting detail 6. Project Schedule 7. Resource calendars 8. Contract 9. Cost Management Plan 1. Cost Aggregation 2. Reserve Analysis 3. Expert Judgement 4. Historical Relationship 5. Funding Limit Reconciliation 1. Cost Baseline 2. Project Funding Requirements 3. Cost Management Plan (update) 4. Requested changes

Input

Tools / Techniques

utput

2.1 Budgeting
Input
Project Scope Statement Work Breakdown Structure WBS Dictionary Activity Cost Estimates Activity Cost Estimate Supporting Detail Project Schedule Resource Calendars Contract Cost Management Plan

2.2 Budgeting : Tools & Techniques

2.2.1 Cost Agregation
Jadwal kegiatan estimasi biaya diagregasikan oleh paket-paket pekerjaan sesuai dengan WBS. Perkiraan tersebut kemudian dikumpulkan untuk tingkat komponen yang lebih tinggi dari WBS, seperti rekening kontrol, dan akhirnya untuk keseluruhan proyek

2.2.2 Reserve Analysis

Analisis cadangan menetapkan cadangan kontingensi, seperti cadangan kontingensi manajemen. Cadangan ini diperlukan sewaktu-waktu apabila terjadi perubahan anggaran akibat dari resiko yang terjadi.

2.2 Budgeting : Tools & Techniques (Cont)

2.2.3 Expert Judgement
Expert judgement diberikan berdasarkan keahlian di bidang aplikasi, bidang pengetahuan, bidang industri yang sesuai untuk kegiatan yang dilakukan harus digunakan dalam menentukan anggaran. keahlian tersebut dapat disediakan oleh setiap kelompok atau orang yang memiliki pendidikan khusus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman atau pelatihan

2.2.4 Historical Relationship

Setiap hubungan historis yang menghasilkan estimasi parameter dan estimasi analog melibatkan penggunaan karakteristik proyek untuk mengembangkan model matematika untuk memperkirakan biaya total proyek

2.2.5 Funding Limit Reconsiliation

Pengeluaran dana direkonsiliasikan sesuai dengan batas/limit yang ditetapkan pelanggan atau organisasi dalam pencairan dana proyek. Sehingga tidak terjadi variasi besar dalam pengeluaran dana.

2.3 Budgeting : Output

2.3.1 Cost Baseline
Cost baseline adalah tahapan waktu anggaran yang digunakan sebagai dasar untuk mengukur, memantau, dan mengendalikan kinerja biaya keseluruhan proyek. Hal ini dikembangkan dengan menjumlahkan estimasi biaya oleh periode dan biasanya ditampilkan dalam bentuk kurva-S.

2.3.2 Project Funding Requirement

Persyaratan pendanaan, jumlah dan periodik (misalnya, tahunan atau kuartalan), berasal dari biaya awal dan dapat dibentuk untuk melebihi, biasanya dengan margin, untuk memungkinkan baik untuk kemajuan awal atau overruns biaya. Pendanaan biasanya terjadi dalam jumlah tambahan yang tidak berkesinambungan, dan, karenanya, muncul sebagai fungsi langkah dalam kurva di bawah ini. total dana yang diperlukan adalah mereka termasuk dalam biaya dasar ditambah cadangan manajemen. Beberapa bagian dari cadangan kontingensi manajemen dapat dimasukkan secara bertahap dalam setiap langkah pendanaan atau didanai bila diperlukan, tergantung pada kebijakan organisasi.

2.3 Budgeting : Output (Cont)

Cash Flow, Cost Baseline and Funding Display

2.3 Budgeting : Output (Cont)

2.3.3 Cost Management Plan (updates)
Jika permintaan perubahan hasil dari proses Anggaran Biaya disetujui, maka rencana manajemen biaya komponen dari rencana manajemen proyek yang disetujui diupdate karena berdampak pada perubahan pengelolaan biaya.

2.3.4 Requested Change

Proses Penganggaran Biaya dapat menghasilkan perubahan yang diminta (requested change) yang mempengaruhi rencana manajemen biaya atau komponen lain dari rencana manajemen proyek. Requested Change diproses untuk diperiksa dan disposisi melalui proses Integrated Change Control..

Contoh Budgeting
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totals

WBS Item 1. Project Management Project Manager Project Team Member Contractors (10% of software development and testing) 2. Hardware 2.1 Handheld devices 2.2 Servers
30,000 8,000 30,000 8,000 60,000 16,000 8,000 12,000 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 8,000 12,000 6,027 96,000 144,000 66,300

3.Software 3.1 Licensed Softwar 3.2 Software development * 4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) 5. Training and Support Trainee costs Travel Costs Project Team Members 6. Reserves(20% of total estimate) Total Project Cost Estimate
20,000 86,027 92,027 10,000 172,027 10,000 223,027 30,000 198,027 24,000 30,000 185,027 24,000 60,000 173,027 50,000 8,400 24,000 40,000 148,427 24,000 40,000 753,027 24,000 30,000 80,027 24,000 3,540 53,567 50,000 8,400 144,000 253,540 1,521,240 60,000 60,000 6,000 10,000 80,000 8,000 10,000 127,000 12,000 127,000 15,000 90,000 15,000 50,000 13,000 594,000 69,000 20,000 594,000 69,000

3. Cost Control
Mengendalikan perubahan terhadap anggaran proyek dilakukan pada tahap Monitoring dan Evaluasi

1. Cost Baseline 2. Project Funding Requirements 3. Performance Reports 4. Work Performance Information 5. Approved Change Requests 6. Project Management Plan

1. Cost Change Control System 2. Performance Measurement Analysis 3. Forecasting 4. Project Performance Reviews 5. Project Management Software 6. Variance Management

1. Cost Estimate (Update) 2. Cost Baseline (updates) 3. Performance Measurements 4. Forecasted Completion 5. Requested Changes 6. Recommended Corrective Actions 7. Organizational process asets (updates) 8. Project management plan (updates)

Input

Tools / Techniques

utput

3.1 Cost Control : Input

Input

Cost Baseline Project Funding Requirement Performance Report Work Performance Information Approve Change Request Project Management Plan

3.2 Cost Control : Tools & Techniques

3.2.1 System Pengontrolan perubahan biaya.
Perubahan biaya proyek terdokumentasi dalam manajemen perencanaa biaya yang meliputi dokumentasi aktivitas proyek dan persetujuan untuk mengesahkan perubahan.

3.2.2 Analisa pengukuran kinerja.

Digunakan untuk mengukur besarnya nilai varian yang akan terjadi.Teknik yang digunakan adalah Earned value Technique (EVT). EVT membandingkan keseluruhan biaya proyek yang telah dialokasikan pada awalnya dengan biaya yang direncanakan atau sesuai kerja yang telah dijadwalkan dan biaya sesungguhnya yang digunakan di lapangan.

3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Cont)

EVT meliputi beberapa objek di bawah ini:
1. Planed Value (PV), biaya yang disepakati untuk menyelesaikan aktifitas yang telah dijadwalkan pada periode tertentu. 2. Earned Value (EV), biaya sesungguhnya dalam pekerjaan aktifitas yang telah dijadwalkan. 3. Actual Cost (AC), total dari biaya langsung atau tidak langsung yang timbul dalam melaksanakan pekerjaan aktifitas selama periode yang telah ditetapkan. 4. Estimate to Completion (ETC), perkiraan sisa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek 5. Estimate at Completion (EAT), total keseluruhan biaya yang dihasilkan saat proyek itu selesai.

3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Cont)

EVT (Cont):
Untuk melakukan pengukuran kinerja biasanya digunakan kombinasi antara PV, EV, dan AC. Yang digunakan sebagai ukuran adalah cost variance dan schedule variance. Cost variance : EV- AC Schedule variance : EV-PV Selanjutnya cost variance dan schedule variance dapat dikonversi posisi biaya dan aktifitas dalam proyek

3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Cont)

EVT (Cont):
Cost performance index (CPI) : EV / AC Cummulative CPI : memproyeksikan biaya proyek saat penyelesaian proyek EV / AC Schedule completion index : memprediksi tanggal penyelesaian proyek dan seringkali digunakan bersama CPI untuk meramalkan estimasi penyelesaian proyek. SPI : EV/PV

3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Cont)

EVT (Cont):
Cost performance index (CPI) : EV / AC Cummulative CPI : memproyeksikan biaya proyek saat penyelesaian proyek EV / AC Schedule completion index : memprediksi tanggal penyelesaian proyek dan seringkali digunakan bersama CPI untuk meramalkan estimasi penyelesaian proyek. SPI : EV/PV

3.2 Cost Control : Tools & Techniques

3.2.3 Forecasting(peramalan).
Digunakan untuk memprediksi kondisi aktifitas proyek selanjutnya peramalan dihasilkan dan diperbaharui bergantung pada informasi kinerja, yang meliputi kinerja proyek sebelumnya dan segala informasi yang dapat mempengaruhi proyek kedepannya. Teknik peramalan akan membantu untuk menentukan biaya dan keseluruhan aktifitas yang harus diselesaikan yang biasanya disebut EAC.Begitu pula untuk menentukan ETC yaitu memperkirakan sisa aktifitas yang harus diselesaikan.

3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Cont)

Forecasting (Cont):
Untuk menghitung ETC menggunakan data earned value kita menggunakan formula di bawah ini: ETC base on atypical variance :BAC-EV ETC base on typical variance :(BAC-EV)/CPI EAC using remaining budget :AC+BAC-EV EAC using CPIC : AC + ((BAC-EV)/CPI)

3.2 Cost Control : Tools & Techniques

3.2.4 Project Performance Reviews
1. Variance Analysis : membandingkan kinerja proyek yang sebenarnya dengan dengan yang direncanakan atau yang diharapkan Key : Cost and schedule analysis 2. Trend Analysis : memeriksa kinerja proyek apkah mengalami peningkatan atau penurunan 3. Earned value technique : membandingkan kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang sebenarnya

3.2 Cost Control : Tools & Techniques

3.2.5 Project Performance Reviews
1. Variance Analysis : membandingkan kinerja proyek yang sebenarnya dengan dengan yang direncanakan atau yang diharapkan Key : Cost and schedule analysis 2. Trend Analysis : memeriksa kinerja proyek apkah mengalami peningkatan atau penurunan 3. Earned value technique : membandingkan kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang sebenarnya

3.2 Cost Control : Tools & Techniques

3.2.6 System Pengontrolan perubahan biaya.
Seringkali digunakan untuk memonitor planned value dan actual value key : spreadsheet

3.2.7 Variance management

bagaimana memenejemen cost variance, saat awal proyek sampai mendekati akhir proyek.

3.3 Cost Control : Output

3.3.1 Cost Estimates (updates)
Berisi estimasi biaya yang sudah terupdate. Hal ini akan membutuhkan beberapa penyesuaian dalam keseluruhan rencana manajemen proyek.

iaya.

3.3.2 Cost Baseline (updates)

Perubahan ini terjadi pada saat terdapat perubahan pada project scope.

3.3.3 Performance Measurements

Hasil perhitungan CV,SV,CPI, dan SPI untuk komponen WBS yang didokumentasikan dan diinformasikan ke stakeholders

3.3.4 Forecasted Completion

Hasil perhitungan forecast yang harus disampaikan ke stakeholders

3.3 Cost Control : Output (2)

3.3.5 Requested Changes
Analisis performa proyek seringkali menghasilkan permintaan perubahaan

3.3.6 Recommended Corrective Actions

Meliputi penyesuaian schedule activity budget, contohnya tindakan untuk menyeimbangkan variansi biaya.

3.3.7 Organizational Process Assets (Updates)

Dokumentasi dari proyek ataupun kegiatan organisasi yang bisa dijadikan dokumen historis untuk dipelajari

3.3.8 Project Management Plans (Updates)

Meliputi perubahan yang terjadi pada komponen project management plan (schedule activity, work package, cost management plan, project budget documents

LOGO

Kesimpulan
Meminimalkan biaya Alur Cost Management

Cost Estimating

Cost Budgeting

Cost Control

Kesesuaian dengan Project Charter