OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Introduccin a OpenOffice.org CALC

Gua Terico-Prctica.

Elaborada por: Profesor Danalbert Morillo Pasante de la UPEL-IPB Tutor: Prof. Anaida Escalona

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Introduccin. En la actualidad los sistemas educativos de todo el mundo se enfrentan al desafo de utilizar las tecnologas de la informacin y la comunicacin para proveer a sus alumnos con las herramientas y conocimientos necesarios que se requieren, entre ellos destacan las hojas de clculo. En esta gua, se pretende ofrecer al alumno las nociones bsicas referentes al manejo y ejecucin de las aplicaciones de la hoja de clculo Calc, perteneciente a la suite OpenOffice.org. Adentrndose en la utilizacin de Calc, el estudiante podr reconocer las distintas partes que conforman el rea de trabajo y las aplicaciones del software. Asimismo comprender cmo utilizar las opciones con el fin de rellenar los rangos de celda de forma sencilla. Hoja de Clculo Definicin. Una Hoja de Clculo es un Software que funciona como herramienta para manipular y analizar nmeros y frmulas en filas y columnas. Esta permite organizar datos numricos y alfanumricos de forma que se puedan manipular en conjuntos clasificados por sus divisiones (filas y columnas) y mediante ellos se aplican frmulas y operaciones diversas. Esta herramienta permite tambin, transformar los datos a grficos o hacer una presentacin vistosa de los resultados de las operaciones. Uso Debido a la versatilidad de las hojas de clculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeas bases de datos, informes, grficos estadsticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones ms frecuentes se basan en clculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el nmero de la fila, por ejemplo =B1*C1. Origen. En 1961 se vislumbr el concepto de una hoja de clculo electrnica en el artculo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de clculo. Bricklin cont la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de clculos en una pizarra. Cuando el profesor encontr un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podra replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de clculo para ver los resultados de las frmulas que intervenan en el proceso. Su idea se convirti en VisiCalc, la primera hoja de clculo, y la "aplicacin fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser slo un hobby para entusiastas del computador y pasara a convertirse en una herramienta til de trabajo en los negocios y en las empresas. Importancia. 1. Son utilizadas en la ciencia, la ingeniera y la educacin para resolver problemas numricos de todo tipo. 2. Son muy tiles a la hora de hacer clculos con muchas cantidades y muy grandes. 3. Facilitan el trabajo con frmulas muy complicadas. 4. Permiten representar, de manera grfica, los datos y valores numricos y/o alfanumricos. 5. Los problemas que se presentan en el diseo, el modelado y la simulacin tambin son resueltos con hojas de clculo, aunque estas sean ms especializadas.
2

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

OpenOffice.org CALC. Calc es parte de la suite ofimtica OpenOffice.org., y como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a travs de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y est disponible bajo licencia LGPL. Calc es una hoja de clculo similar a Microsoft Excel, con un rango de caractersticas ms o menos equivalente. Su tamao es mucho menor y proporciona un nmero de caractersticas no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automticamente define series para representar grficamente basado en la disposicin de los datos del usuario. Calc tambin es capaz de exportar hojas de clculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinmicas que Lotus 123 en sus versiones anteriores a la 9.8 no haca. Dado que, desde el punto de vista de la programacin de macros, Calc no es compatible con el modelo de objetos de Excel (aunque s con prcticamente todo su repertorio de funciones BASIC), no es tan vulnerable a los virus de macros (o macrovirus) como el producto de Microsoft. Adems, dado que su difusin es bastante menor, no hay tanto inters por parte de los creadores de software malicioso (malware) de atacarlo especficamente. El formato predeterminado de Calc, es el formato Open Document Format (ODF), aunque se puede modificar su configuracin para que su formato por defecto sea el de Microsoft Excel. Calc tambin apoya una amplia gama de otros formatos, tanto para abrir y guardar archivos. Acceder a OpenOffice Calc. Para ejecutar OpenOffice Calc, basta con acceder al men de las aplicaciones de OpenOffice ubicado en el men Oficina (hacer clic en el men principal en la barra de tareas, como muestra la Figura 1). Tambin puede acceder a travs del icono que se encuentra en el escritorio, como muestra la Figura 2.

Figura 1. Iniciar Planilla de Clculo de OpenOffice (Calc), desde el men.

Figura 2. Iniciar Planilla de Clculo de OpenOffice (Calc), desde el escritorio.

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Entorno de Trabajo de OpenOffice.org Calc.

Imagen 3. Entorno de trabajo de OpenOffice.org Calc

Al abrir por primera vez Calc, podr comprobar que la ventana inicial es similar a otras aplicaciones de hoja de clculo, como por ejemplo, Microsoft Excel. Dicha pantalla est compuesta por los elementos que a continuacin se describen brevemente:

Barra de Ttulo: Tienen la funcin de controlar la ventana de Calc. En el ttulo de la ventana de OpenOffice Calc aparece el nombre del documento actual, en el caso de la imagen 1, aparece: "Sin ttulo 1" porque el documento no ha sido guardado. Barra de Mens: en ella estn disponibles todos los comandos de la hoja de clculo Calc. Estos mens dan acceso a diferentes cuadros de dilogos, como: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, herramientas, Datos, Ventana, Ayuda. Barras de Desplazamiento: Permiten al usuario desplazarse por el rea de trabajo de forma horizontal o vertical. rea de Trabajo: Representa una cuadrcula formada por filas y columnas, cada una de ellas identificadas por un nombre nico. La unin de dichas filas y columnas forman las celdas. o Filas: Son todas las lneas horizontales del rea de trabajo, las cuales estn identificadas por un nico nmero.

OpenOfice.org CALC. o

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Columnas: Son todas las lneas verticales del rea de trabajo, las cuales estn identificadas por una nica letra o combinacin de letras. Ejemplo: las primeras 20 columnas estn representadas con las letras de la A a la Z, luego comienzan las combinaciones AA, AB, ACAZ, luego BA, BB, BCBZ y as sucesivamente. o Cedas: Es el recuadro presentado por la interaccin de una fila con una columna. En este lugar se introduce la informacin numrica de un solo dato, y es la forma en que se van acomodando los mismos. Cada celda se identifica por la letra de la columna seguida del nmero de la fila. Por ejemplo: la primera celda del rea de trabajo es la A1.

Barras de Herramientas: Tambin llamadas barras de botones, permiten realizar de una forma rpida y por medio del ratn algunas de las opciones de uso ms frecuente de Calc. Estos botones sirven para agilizar la realizacin de estas tareas mediante un simple clic con el ratn. El nmero de barras de herramientas visibles es variable, las barras de herramientas tambin se pueden personalizar. (agregar botones, cambiarlos de posicin, eliminar botones que nosotros no utilizamos...) Las barras de botones que se recomienda inicialmente tener debajo de la de mens desplegables son la Funciones o Estndar, la de Formato y la de Frmula. o Barra de Funciones: En esta barra podr encontrar botones como Nuevo, Abrir, Guardar, Exportar como PDF, Ortografa, Cortar, Copiar, Pegar, etc o Barra de Formato: En esta barra se encuentran las opciones: Estilo, Fuente, Tamao, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alineacin, etc o Barra de Frmulas: En esta barra podr teclear las diferentes frmulas y funciones, como por ejemplo: Suma, Promedio, Mn, Max, Si, etc, adems encontrar los botones: Asistente de funciones, Suma y Funcin. o Barra de Herramientas Especiales: Normalmente est situada en el margen izquierdo de la pantalla, cuenta con opciones tales como: Insertar, Insertar Celda, Insertar Objetos, Autofiltro, etc o Barra de Estado: Se sita en la parte inferior de la ventana de la hoja de clculo, en ella se indica el nmero de la hoja en la que se encuentra, as como otra informacin adicional que podra resultarle de utilidad.

Manejo de una Hoja de Clc. Abrir Hojas de Clc. Para abrir una hoja de clculo existente en el espacio de trabajo del usuario (Documentos), debe ir al men Archivo/Abrir, o bien desde el botn Abrir archivo de la barra de herramientas o utilizar la combinacin de teclas CTRL + O. Con esto se abre el cuadro de dilogo Abrir (ver Figura 4), desde donde debe seleccionar el archivo y luego presionar el botn Abrir.

Figura 4. Cuadro de Dilogo Abrir.

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Si se quiere crear una nueva hoja de clculo, se debe acceder a la opcin Nuevo del men Archivo y seleccionar Hoja de clculo (ver Figura 5).

Figura 5. Crear nueva Hoja de Clculo.

Cuando se tiene ms de una hoja de clculo abierta, se puede acceder a ellas a travs de la barra de tareas, donde se encuentran visibles. Para pasar de una hoja de clculo a otra slo debe hacer clic sobre la ventana minimizada en dicha barra, o a travs del men Ventana y pulsar sobre el nombre del archivo que quiere visualizar. Guardar hojas de Clculo. Para guardar una hoja de clculo a la que se le ha realizado modificaciones, debe pulsar Guardar en la barra de herramientas o desde el men Archivo. Para utilizar un nombre o ubicacin diferente, debe seleccionar la opcin Guardar como (ver Figura 6).

Figura 6. Guardar la planilla con el Cuadro de Dilogo Guardar como.

Tambin tiene la posibilidad de guardar la hoja de clculo en un formato distinto, para esto, debe seleccionar el formato requerido en la lista Tipo de archivo del cuadro de dialogo Guardar como (ver Figura 7). Por defecto todas las hojas de clculo creadas con OpenOffice Calc se
6

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

guardan en el formato propio de OpenOffice.org Calc es Open Document Format Hoja de clculo y tiene la extensin ".ods".

Figura 7. Guardar la planilla con un formato distinto al original.

Si tiene ms de un documento abierto aparecer en el men Archivo la opcin Guardar todo, que permitir guardar todas las hojas de clculo abiertas de una sola vez. Tambin puede cerrar todos los archivos de una vez, incluida la aplicacin Calc, y salir completamente. Para ello debe dirigirse a la opcin Terminar del men Archivo. Salir de OpenOffice Calc En esta seccin veremos las distintas formas de salir de OpenOffice.org Calc. Comenzaremos utilizando la manera ms segura y estandarizada para salir de Calc y es a travs de la barra de men, pulsando clic en la opcin Archivo del men y luego pulsamos clic en la subopcin Terminar, una vez completada la secuencia de comandos antes mencionada tendremos la aplicacin terminada por completo, si no tuviramos guardada la planilla en uso se nos presentar el cuadro de dialogo de la Figura 8, en donde podremos elegir el futuro de nuestra planilla, podremos guardarla, rechazarla o bien cancelar la accin de terminar la aplicacin.

Figura 8. Cuadro de Dilogo Cerrar.

Tambin podremos salir de Calc pulsando clic en el botn de cerrar ubicado en la esquina superior derecha de la ventana principal de Calc, aqu suceder lo mismo que en el caso anterior, si llegramos a tener la planilla sin guardar se preguntar por el destino de la misma. Por ltimo veremos la manera de salir de Calc a travs de una combinacin de teclas, la combinacin es: Alt+F4. La combinacin anterior es vlida para todas las aplicaciones de OpenOffice.org.

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Ejercicio 1. Coloque el nombre a las partes sealadas en el Entorno de Trabajo de OpenOffice.org Calc.

OpenOfice.org CALC.

Tema 1: Conceptos Bsicos.

Profesor: Danalbert Morillo

Ejercicio 2. En el computador. a) Abra una hoja de clculo (CALC). b) Copie la tabla 1. c) Guarde la hoja de clculo en el escritorio con el nombre suNombre+suApellido+Seccin. d) Guarde la hoja de clculo en el escritorio con el nombre suNombre+suApellido+Seccin en formato de Excel, haciendo uso del comando Guardar como. e) Una vez guardado el ejercicio, llame al profesor para que evale la actividad. f) Cierre la aplicacin Calc (Nota: no cierre la aplicacin hasta no estar seguro de haber realizado todos los pasos).