MDULO V CASO PRCTICO A continuacin se presenta el caso prctico de la empresa Editorial Impresos y Revistas SAC.

Que sera auditado para lo cual se procede a dar el enunciado y la solucin acompao los papeles de trabajo del caso indicando desde el inicio del estudio de este modulo se deber presentarse como casos de estudio complementadose con los mdulos que anteceden a este a efecto de complementarse con la parte teorica.

CONTENIDO TEMA I : Datos generales de la empresa tomando como referencia para el desarrollo del caso prctico de Auditoria. TEMA II : Papeles de trabajo.

AUTOEVALUACIN

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EDITORIAL IMPRESOS Y REVISTAS SAC. PROGRAMA DE AUDITORA FASE REVISIN PRELIMINAR REVISIN PRELIMINAR Hecho por: WARREN & ASOCIADOS S.C Fecha: 05 Mayo del 2006 A. Creacin de la Empresa a.1 Determine la fecha de su creacin La fecha de creacin de la Editorial Impresos y Revistas SAC. el ao de 1997. Ubicacin de la empresa La empresa Editorial Impresos y Revistas, S.A.C est ubicada en la ciudad de Lima, lugar que fue seleccionado por estar cerca del mercado ms grande del pas. La empresa cuenta con una planta y oficinas administrativas. En la decisin para determinar el lugar en que debera estar la empresa, nunca se llevo a cabo ningn estudio; el nico argumento que se tom en cuenta fue el anotado de estar cerca del mercado ms grande existente.
2.1

a.2 Identifique sus objetivos originales La empresa Editorial Impresos y Revistas SAC inicia sus operaciones en el ao 1997, dedicndose a la composicin de textos en sistema de textos digital utilizando una mquina semirrotativa Heidelberg GTOZP, capaz de imprimir dos colores simultneamente. Tambin se dedica a producir material grfico en ediciones de la ms alta calidad, se imprimen revistas acadmicas de diversas universidades as
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como libros universitarios e impresos de todo tipo tanto en papel como en cartn y otros materiales especiales. a.3 Averige si fueron cambiados los objetivos originales Si fueron cambiados en los ltimos 9 aos. Como editorial consientes de que somos una institucin en desarrollo y estamos dentro de la infraestructura y bajo Ley General de Sociedades; tenemos el desafo de elaborar productos de alta calidad. Salir a competir en el mercado comercial. Dar servicio comercial a terceros mediante una atencin personalizada. Tiene escritura de constitucin, estatutos, actas de directorio, memoria anual, tiene ley orgnica, reglamentos, resoluciones, decretos.

a.4 Solicite los instrumentos legales y administrativos siguientes: a.4.1 Escritura de constitucin, estatutos, actas de directorio, memoria anual y otros Tiene escritura de constitucin, estatutos, actas de directorio, memoria anual a.4.2 Ley orgnica, reglamentos, resoluciones, decretos y otros Tiene ley orgnica, reglamentos, resoluciones, decretos.

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2.2

a.5 Describa brevemente la evolucin de la empresa, desde su creacin hasta el presente, incluyendo los siguientes: a.5.1 Clase de negocio, productos que elabora o servicios que proporciona La Empresa Editorial Impresos y Revistas S.A se encuentra en la categora de la Mediana empresa, los servicios que proporciona son: Folletos, libros, revistas, afiches, volantes, trpticos, agendas, separatas, libros varios. etc. Y todo lo que el cliente solicite. a.5.2 Accionistas y miembros del directorio Tiene accionistas; y existe un directorio.

Gerente General
Grover Palomino

Directorio

Acionista 1 Wilfredo Arias Valenzuela

Accionistas:

Accionista 2 Tomas Filcher Cruzado

Accionista 3 Fernando Salazar Zapata

Editorial Imprenta y Revistas SAC es una Sociedad Annima Cerrada que cuenta al 31 de mayo de 2006 con 1,049 accionistas comunes y 1,596
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accionistas de inversin. Los accionistas que son titulares al 31 de diciembre de 2006 de ms de 5% del capital suscrito y pagado de la sociedad. Accionista Sr. Dionisio Romero Paoletti Sr. Luis Enrique Romero Belismelis Sr. Jos Antonio Onrubia Holder Sr. Enrique Conrado Palacios Rey Sr. Michael Woodman Gorbitz. Produccin La empresa se dedica a la elaboracin de Libros y registros utilizando tecnologa inglesa y alemnica por la que paga regalas y espordicamente, asistencia tcnica. a.5.3 Personal Asesor Tienen un personal estable de asesoramiento y cuando lo requieren lo solicitan a las facultades convenientes. La compaa cuenta con el siguiente personal a) Obreros b) Empleados 180 25

La mano de obra no requiere ser muy calificada, y generalmente se le entrena dentro de la empresa y no existen problemas para hacer contrataciones. Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales, que se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato al que se encuentren afiliados los obreros. En lo que a los empleados administrativos se refiere, las relaciones se rigen por
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contratos individuales firmados con ellos y las disposiciones de la ley de trabajo. Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las industrias del ramo. La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de relaciones industriales. a.5.4 Lugar que se ocupa en el mercado nacional, comercio o industria El lugar que ocupa la empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C es de una mediana empresa, y tiene un porcentaje significativo en el mercado. El escenario econmico de medianas empresas industriales en el Per en el rubro de imprenta de revistas, libros, publicaciones y otros, muestran que existen competidores locales, entre ellos: NAVARRETE , EDITORIAL SAN MARCOS entre otras. Para Editorial Impresos y Revistas SAC apunta a que cada trabajo sea un reto, un examen en el que intentamos sacar la mejor nota. El examinador es el cliente. Las materias: la calidad, el cumplimiento de plazos, el servicio al cliente y el respeto al medio ambiente. No es ningun juego, es trabajo serio y responsable. a.5.5 Convenios importantes celebrados Universidad Pontificia Catlica del Per Universidad Mayor de San Marcos ISIL

a.5.6 Recursos Financieros: * Posicin financiera

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Tiene una posicin financiera aceptable. Actualmente se elabora un presupuesto, que se encomienda al gerente de finanzas. Dicho presupuesto tiene las siguientes caractersticas: A. En su elaboracin solo interviene el departamento de finanzas y espordicamente se consulta a los gerentes de los departamentos. B. El presupuesto solo es por un ao. C. No est dividido por reas de responsabilidad. La principal fuente de financiamiento es la cobranza de la empresa. Fuentes de obtencin de fondos
2.3

Obtiene fondos por recursos propios generados por la misma Empresa. Principales inversiones efectuadas INVERSIONES EN CURSO Instalaciones productivas La compaa cuenta con una planta la cual se ha ampliado por rdenes de expansin debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya existentes. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado. Se adquiri la siguiente maquinas:

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HEIDELBERG: Dos maquinas Una encuadernadora de cartula con cola caliente (Hotmel) Una plegadora de pliegos de formato mximo KBA Impresora OFFSET 52 x 72cm. de dos colores.

Dichos equipos se vienen pagando en letras trimestralmente como sigue: FECHA HEIDELBERG KBA HEIDELBERG KBA HEIDELBERG HEIDELBERG HEIDELBERG 24-09-00 05-12-00 23-03-01 05-06-01 19-09-01 18-03-02 14-09-02 DM 44,537.50 50,959.68 42,756.00 48,885.84 40,974.50 39,193.00 37,411.50 DM. 304,688.02 US$ APROX. 23,440.00 29,100.00 22,504.00 27,900.00 21,570.00 20,630.00 19,690.00 $ 164,834.00

Identificacin del capital de trabajo Activo Corriente Pasivo Corriente. (de los ltimos cinco a;os) S/. 2,587,876.22 S/.694,303.70 = S/.1,893,572.52. La empresa Editorial Impresos y Revistas SAC cuenta con: Activo Corriente Pasivo Corriente ( a;o 2006) 1,700.000 - 500.000 = 1,200.000
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Identificacin de las utilidades y reservas de los ltimos cinco aos No tiene reservas. Utilidad de S/ 525,630.98 La empresa Editorial Impresos y Revistas SAC cuenta con una: Utilidad a;o 2006 = 720.000 Apreciacin de las necesidades de financiamiento Como toda empresa necesita financiamiento Monto de impuestos pagados IGV S/ 25,313.16 B. Organizacin b.1 Solicite los organigramas tanto a nivel general como a nivel de direcciones, departamentos, oficinas, etc., en caso de ausencia, prepararlos y si estn atrasados actualizarlos extraoficialmente.

b.2 Obtenga los manuales actualizados referentes a: b.2.1 Organizacin En la empresa Editorial Impresos y Revistas SAC , la organizacin de la empresa est estructurada como sigue: a) Presidente de la compaa. b) Al mismo nivel gerente de ventas, gerente de produccin, gerente de compras, gerente de finanzas y gerente de personal.

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c) Dependiendo de estos gerentes existe un Subgerente, en ocasiones llamado ayudante o asistente, y debajo de ellos el resto del personal No cuenta con manuales de organizacin estn en proyecto de elaboracin. No existe ninguna grfica de organizacin que la defina, y es muy comn que exista invasin de funciones y que los empleados y obreros, en ocasiones se encuentren confundidos en cuanto a quin es el jefe; en pocas de reajuste en que ha llegado a faltar el gerente de produccin, el gerente de ventas a intervenido en las funciones de produccin por acuerdo de la presidencia, sin que ello se haya notificado al personal de manufactura. Los conocimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras, ventas, contratacin de personal, etc.) siempre ha quedado al juicio del gerente respectivo. Esto ha originado que en ocasiones en que se ha cambiado algn gerente, este imponga un nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir creando confusin en el personal subordinado. En algunas entrevistas con supervisores de produccin, contabilidad y ventas, encontramos quejas de que en ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se les haban notificado, sin habrseles concedido tampoco la autoridad correspondiente, por ejemplo: a) A un supervisor de produccin se le llam la atencin porque tres hombres baj sus rdenes no estaban trabajando pues su mquina se haba descompuesto. El supervisor, desde dos das antes, haba pedido mantenimiento sin habrsele proporcionado. b) A un supervisor de ventas se le llam la atencin porque sus vendedores no haban cumplido la cuota asignada, sin embargo esta cuota no se les haba notificado y en su determinacin, nunca se les consult. c) Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad se le llam la atencin por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante el cual dej de surtir por este hecho. Estas facturas si haba sido aprobadas por este departamento un mes antes pero en la programacin de pagos
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no haba sido incluida porque, por rdenes del gerente de finanzas, todos los pagos mayores a $ 500.000 deberan ser aprobados exclusivamente por l.

b.2.2 Poltica administrativa Contar con un seguro de riesgo. No endeudarse con terceros.
2.4

Ante una situacin de dficit o imprevistos se tiene provisionado el 1.5% de las ventas.

Ventas Las ventas son realizadas a travs de agentes. Existen centros de Ventas (en el centro de la Ciudad) Se efecta la publicidad a travs de las Lecciones que se publican.
b.2.3 Procedimientos de operacin y controles ejercidos. Anexo 1 b.2.4 Descripcin de puestos. La empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C no cuenta con manuales de organizacin estn en proyecto de elaboracin. b.2.5 Las distintas reas como: Abastecimientos, produccin, relaciones industriales, contabilidad, crditos y cobranzas, presupuestos y otros
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No existe todos estos departamentos y para los que existen manuales.

no hay

b.2.6 Autorizaciones sobre montos de pagos; giro de cheques, aprobacin de documentos, firma de contratos y otros Todo lo realiza el Gerente General: Grover Palomino. b.2.7 Comunicacin e informes No existe un informativo de la editorial pero si existe un informativo semanal de la Los informes son recibidos de cada rea segn el periodo que se le establezca. b.2.8 Seguridad
2.5

Cuenta con el servicio de los vigilantes de la empresa Hermes SACb.2.9 Formatos y archivos Si cuenta con formatos y archivos

Sistema de informacin En la empresa Editorial Impresos y Revistas SAC existe una organizacin contable bien definida que permite la captacin de informacin requerida para procesar los estados financieros necesarios a la empresa. a) Mensualmente se procesan estados financieros, que se terminan 20 das despus al que pertenecen. b) Los estados financieros de referencia se presentan en un legajo que incluye Balance General, Estado de Resultados, Estado de costo de produccin, y relaciones de todas las cuentas; este legajo asciende a 80 hojas aproximadamente tamao carta. c) La informacin que se muestra slo tiene la informacin del mes y no se compara con nada; ni se incluye ninguna explicacin;
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solo anualmente se comparan los estados financieros con el presupuesto.

d) Este legajo es enviado es enviado nicamente al presidente de la

Compaa. b.3 Solicite los flujogramas operacionales.

La empresa Editorial Impresos y Revistas SAC no cuentan con flujogramas C. Planeamiento y control presupuestal c.1 Aprecie si los planes de la empresa se han divulgado en todos sus niveles
2.6

Si son divulgados en todos los niveles de la Editorial. c.2 Solicite los cronogramas sobre el avance y progreso de los planes En la empresa Editorial Impresos y Revistas SAC , no existen cronogramas sobre el avance y progreso de los planes.

c.3 Solicite los presupuestos a nivel de empresa

Anexo 3 D. Gerencias o Direcciones de Lnea d.1 Cercirese de las actividades que cumplen
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Autorizaciones: La empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C sede permisos para salida del personal fuera de planta por un da o dos, directamente se gestiona la gerencia del departamento. De tres da a ms se transfiere o se consulta a la Gerencia General. Pedidos nter departamentales. Los pedidos de los departamentos en general deben tener el visto bueno del Gerente General o Gerente Financiero. Control de Trabajo: Actualmente estamos implementando el control de trabajo a travs de un documento que se llama Orden de Produccin. Por la variedad de trabajos y su tratamiento en cada departamento se ha creado una hoja de control de produccin diaria, personalizada as, como un documento donde se hace el resumen semanal.

d.2 Solicite los informes que emiten Anexo 4

d.3 Solicite los informes que reciben de su personal Mensualmente entregan el informe financiero a travs del Balance y General y el estado de Ganancias y Prdidas. Existe una comunicacin fluida con la Gerencia General, para el normal funcionamiento de la planta. Cada vez que se requieren informes escritos para las memorias de medio y fin de ao. d.4 Obtenga las normas que han dictado para controlar o administrar sus oficinas o dependencias La empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C planifica sus reuniones de trabajo dos veces por mes con el Jefe de Produccin y los Jefes de los diferentes departamentos de produccin.

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Adems se llevan a cabo reuniones de coordinacin y evaluacin con el Jefe de Produccin siempre que sea necesario.

d.5 Obtengan los planes que han preparado para el presente ao y para el futuro Los proyectos de inversin son de corto, mediano y largo plazo. Corto Plazo Acondicionamiento del almacn central para que sea nuestro almacn de papeles es de $2 000. Colocar piso a la sala de maquina FOCET es de $2000. Compra de una fotocopiadora de 18 paginas por minuto marca MITA es de $ 2900. Repotenciar y compra de un nuevo RIP para la filmadora es de $5000. Compra de una computadora MAC 6 - 4 para diseo grafico es de $4000. Compra de dos computadoras PC Pentium IV una para diseo y otra para Internet es de $2500. Actualizar los programas de diseo $5000. El total de inversin a corta plazo $23400. Inversiones a Mediano Plazo Elevacin y reacondicionamiento del techo de la sala de maquinas es de $12000. Construccin de la segunda planta para reubicar el departamento de pre - prensa digital y parte de oficinas administrativas (todo a ligerado con sistema de fibra Block y columna de acero) es de $35000. Compra de un montacarga de 4 toneladas petrolero $8000. Compra de una cosedora de alambre para revista de 2 cabezales semi automticos $12000.
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Total inversin a Mediano Plazo es de $67000. Inversiones a Largo Plazo Construccin de un nuevo ambiente para maquina convertidora sala de acabados, almacn de productos terminados es de $40000. Compra de cosedora de hilo para libros semi automtica es de $15000. Compra de una maquina convertidora de papel de segunda mano, para 5 bobinas es de $30000. Compra de una impresora FOCET de formato 52 x 74 cm (medio pliego) de 4 colores es de $650000 al contado y de inicial 15% que es $97500. Compra de filmadora directo a planchas formatos 52 x 74 cm con todos los programas RIP y procesadoras es de $120 000 al contado y con una inicial de $18 000 y 6 letras semestrales con inters de 9 a 10% anual. Total inversin a Largo Plazo es de $ 200 5000 Planes de produccin Preparar materiales para comercializarlo directamente en nuestra planta, para que los alumnos puedan financiarse con la venta. Entre los productos que estn planificando estn: o Almanaques para el 2006. o Todo tipo de tarjetas y marcadores para uso en nuestras iglesias. o Produccin de libros de religin para las escuelas primarias, 2000 libros por cada grado aproximadamente. d.6 Averige en que forma cumplen sus responsabilidades en relacin a las polticas de la empresa La empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C tienen polticas bien establecidas ya que esta depende de la reunin del directorio y Gerencia General. Polticas
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Poltica de seguridad Imprenta En Editorial Imprenta y Revistas SAC estamos comprometidos a tomar las acciones de prevencin que se requieran para evitar la posible contaminacin fsica, qumica o biolgica de las telas que elaboramos y cumplimos con todos los requisitos de calidad legales aplicables, con la finalidad de ofrecer buenas telas y seguros contra robos. Poltica Social Desde su fundacin, dentro de las principales preocupaciones de la empresa, se encuentran las actividades de promocin social dirigidas a sus trabajadores y familiares directos. En este afn, cuenta con un Departamento de Asistencia Social, el que tiene como prioridad brindar continua y directa asistencia de carcter personal e individual a todos y cada uno de sus trabajadores en los diversos problemas que se les van presentando, tanto a ellos como a sus familiares directos, en el quehacer de su vida diaria. En el campo colectivo, la empresa organiza una serie de actividades en el transcurso de cada ao. Entre ellas -dentro del rea asistencial-, es de destacar la Campaa de Salud, mediante la que la totalidad de sus trabajadores pasan por un completo chequeo mdico, con el fin de efectuar despistajes oportunos de cualquier enfermedad que se pudiera estar generando, para combatirla con toda oportunidad. En esta rea hay una serie de casos en los que se ha llegado a salvar vidas. Paralelamente, se dictan una serie de charlas de diversos aspectos relacionados con la salud y mejoramiento de la calidad vida.

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De otro lado, la empresa lleva a cabo celebraciones participativas, como el agasajo que se efecta por el Da de la Madre y por el Da de la Secretaria, fechas en las que se entrega un obsequio personal a cada una de ellas. Asimismo desarrolla el Campeonato Anual de Fulbito y Voleibol en la cancha especialmente acondicionada. Y muy especialmente, Editorial Imprenta y Revistas SAC celebra ao a ao la Fiesta de Navidad, con un show dirigido a los hijos de sus trabajadores quienes reciben regalos personales, escogidos especialmente para ellos. Especial mencin merecen los Talleres de Capacitacin que se llevan a cabo durante todo el ao dirigidos a las esposas, madres e hijas de sus trabajadores, en los que se les imparte cursos de corte y confeccin, cocina y repostera y manualidades. Poltica ambiental En Editorial Imprenta y Revistas SAC estamos comprometidos a mejorar continuamente nuestras operaciones, a prevenir la contaminacin y a utilizar adecuadamente la energa, con la finalidad de minimizar los impactos ambientales de nuestras actividades, productos y servicios en beneficio de la comunidad, dentro del marco legal aplicable y los requisitos voluntarios que la empresa adopte. Poltica de mantenimiento En Editorial Imprenta y Revistas SAC estamos comprometidos a eliminar las fallas imprevistas de los equipos de produccin y a conservar en buen estado las instalaciones, para lo cual empleamos las mejores tcnicas de mantenimiento preventivo, planificamos detalladamente los trabajos, los costos, capacitamos a nuestro personal e impulsamos la mejora continua.
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Poltica de proteccin frente al narcotrfico y terrorismo En Editorial Imprenta y Revistas SAC estamos comprometidos a tomar acciones de prevencin para impedir que nuestras actividades resulten afectadas por el narcotrfico terrorismo, para lo cual capacitamos y evaluamos peridicamente a nuestro personal, controlamos los productos, materiales y la informacin que pueda ser mal utilizada.

E. Recursos Humanos e.1 Identifique a los funcionarios mas importantes de acuerdo a sus cargos Gerente General Secretaria Contabilidad Jefe de Produccin Jefe de Pre Prensa Jefe de prensa Jefe Acabados : : : : : : : C .P .C Grover Palomino Maria Ramirez. C .P. Ruben Apaza. Jorge Alemn Luis Escobedo Pedro Martnez. Julio Cruz-

e.2 Averige respecto a los controles aplicados a la asistencia del personal En c existe el control al personal mediante tarjetas de control. Los horarios de trabajo son los siguientes: Personal obrero y empleado de lunes jueves: 7:30 am. - 12:30pm 2:00 pm - 7:00pm Viernes 7:30 am - 2:00 pm.

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Personal de oficina de lunes a jueves: 7:30 am. - 12:30pm 2:30am. - 6:30pm Viernes 7:30 am. - 1:00pm. e.3 Averige si hay un plan de incentivos al personal La empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C tiene un plan de incentivos al personal que consiste en dar doble vestimenta, realizar reuniones de camaradera algunas veces se cuenta con la participacin de sus esposos, esposas e hijos. e.4 Averige si hay alguna forma de aportar sugerencias La forma de aportar sugerencias es verbalmente e.5 Averige si se trabajan horas extras Si trabajan horas extras y son pagadas de acuerdo a ley. e.6 Indague si hay contratos colectivos de trabajo En la empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C existen trabajadores contratados. Actualmente al haber hecho inversiones en maquinarias y equipos, se han visto obligados a restringir el contrato de personal en algunas reas, mientras que en otras se requiere de nuevo personal en los siguientes departamentos: a. Pre-Prensa (necesidad) -Un practicante en diseo grfico en plataforma MAC -Un practicante en diseo grafico en plataforma PC. b. Prensa (aprobado) -Un practicante de SENATI para ayudante -Un prensista tcnico con experiencia.
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e.7 Averige si hay asistencia social No existe asistencia social. e.8 Averige si el personal toma vacaciones regularmente Si seda vacaciones a los empleados segn ley. Los contratados no tienen vacaciones. Los PLJ no tienen vacaciones. e.9 Indague si han tomado fianzas al personal que maneja o controla recursos de la empresa No se han tomado fianzas de los recursos de la empresa F. Oficinas f.1 Observe como se han distribuido las oficinas de la empresa Oficina de Recepcin Departamento de gerencia Departamento de gerencia financiera Departamento de produccin: Pre prensa Almacn de materia prima Prensa acabado

f.2 Aprecie si las oficinas se han instalado de acuerdo a la secuencia de sus operaciones

Si estn instalados de acuerdo a la secuencia de sus operaciones f.3 Observe si los empleados tienen espacio suficiente para maniobrar sin dificultad
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En los departamentos de administracin no tienen espacio suficiente excepto en el departamento de produccin.

f.4 Observe como afectan al rendimiento del personal los factores ambientales como: ruido, msica fuerte, malos olores, humedad, calor, fro, agua, aire, colores, luz, etc.

No causa mayores inconvenientes en el rendimiento del personal, el ruido que produce las maquinarias. f.5 Observe si existen medidas de seguridad contra robo, incendio, etc. Si existe un seguro contra robo y incendio. f.6 Aprecie si las oficinas estn adecuadamente implementadas

La empresa Editorial Impresos y Revistas S.A.C tienen oficinas que faltan implementar, el espacio es muy reducido en algunas reas

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