Ecrits Professionnels 3

Mireille BRAHIC
MIEUX RDIGER LES CRITS PROFESSIONNELS

Courriers, messages lectroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthses
ditions dOrganisation, 2004 ISBN : 2-7081-3047-1
Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org
Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme
1 Concentrez-vous sur le contenu de la lettre avant toute mise en forme

1.1 Une lettre bien prsente mais vide de sens est inutile ; incomplte elle devient dangereuse
Sinterroger sur le contenu de la lettre
tant donn que le contenu dune lettre dpend essentiellement de lobjectif de celle-ci, sa rdaction commence par une interrogation sur cet objectif. Cest cette tape qui permet de dterminer le ton de la lettre et les informations quelle contiendra. Si cet objectif vous est inconnu, tudiez le dossier ou renseignez-vous auprs de personnes comptentes, notamment celles qui ont command ce travail de rdaction.
ditions dOrganisation
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Mieux rdiger les crits professionnels
Dduire, daprs lobjectif, les points aborder

Lobjectif, dans une situation de contentieux, par exemple, ne sera pas lchange rciproque dinsultes. Cette attitude est vaine. Lobjectif doit tre, de part et dautre, de maintenir de bonnes relations malgr le diffrend. La rclamation doit donc tre rdige comme une demande courtoise dexplication et la rponse qui lui sera faite comme un remerciement pour lintrt port au bon fonctionnement de lentreprise. Ce dernier objectif ninterdit pas une rponse ngative qui sera rdige suivant le modle du syllogisme. Cest--dire : 1. Rappel des arguments du requrant, modrs par des conditionnels et des verbes exprimant le doute (supposer, prsumer, conjecturer, prtendre, estimer). 2. Apports de contre-arguments dans un paragraphe commenant par or et contenant des verbes de certitude au prsent de lindicatif (les experts affirment, les tmoins attestent, les textes certifient, les archives tmoignent) 3. Dduction de linluctabilit du refus de donner suite dans une conclusion commenant par donc ou en consquence . De mme lobjectif de lannonce aux employs de lchec dun projet sera, en fait, un remerciement pour le travail fourni et un encouragement poursuivre leffort dans les travaux venir. Pour les lettres moins dlicates rdiger, des notions sur les diffrents points aborder peuvent tre fournies par les divers manuels de marketing, de management ou de droit commercial. Cest l, en effet, que sont rcapituls, par exemple, les lments indispensables la rdaction dune commande inattaquable, lobtention dun devis sans lacune ou lorganisation incontestable du dialogue social interne lentreprise. En outre, pour rpondre une lettre de demande dinformation en se fondant sur des textes rglementaires, afin que linformation soit complte mais sans indication superftatoire, il convient de rpartir les donnes dans un tableau deux colonnes. Dans la colonne de gauche le cas est dcoup, sous forme de mots cls en autant de lignes que de dtails rpertoris, sans souci encore de savoir sils sont importants ou inutiles. Dans la deuxime colonne, et en face de chaque dtail rpertori, il suffit de faire figurer les rponses trouves dans les textes. La grille ainsi
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tablie regroupe linformation complte qui devra tre exprime dans la lettre de rponse. Prise de notes pour rpondre une lettre Le cas Les lments de rponse
Madame Cungonde Boidefeux Adjoint administratif Service infrastructure Rgion militaire de dfense (RMD) Nord-Est crit au chef dtat-major de la RMD comment cesser fonctions
Le chef dtat-major madame Boidefeu
selon dcret 85-986 du 16.09.1985 demander disponibilit car dmission irrvocable faire la demande son ministre par voie hirarchique art. 47 art. 47 droit 3 annes renouvelables tant que conditions remplies solliciter rintgration 2 mois au moins avant date prvue pour reprise activit faire sa demande au moins 2 mois avant la date prvue pour le dbut de la disponibilit. aucun intrt puisquun article convient lobjet prcis de la demande (suivre son mari). Il est inutile de linformer sur la disponibilit pour lever son enfant.
pour suivre mari qui va travailler ltranger pendant au moins 4 ans
compter du 1/03/2001
mre d1 enfant de 3 ans
Vous pouvez excuter lexercice 4, p. 261.
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Rflchir lordre dans lequel les diffrents points seront abords1

Avant toute proccupation de forme, de disposition des renseignements administratifs ou de formulation conforme ce quon croit tre les canons du style administratif ou commercial, il faut tre certain davoir fait le tour de la question. Cest seulement aprs avoir vrifi lexhaustivit quil faut sintresser lordre dans lequel les diverses informations seront exposes dans un souci de clart, en premier lieu, puis dimpact sur le destinataire en second lieu. Rien nempche, en effet, dannoncer demble une nouvelle positive et den expliquer le pourquoi ensuite. Le destinataire ne lira sans doute pas ces explications, mais ce sera sans consquences pour lmetteur. Toutefois, sachant quil risque de faire de mme en cas dinformation ngative, faire prcder des explications incontestables vitera un coup de tlphone furibond. Gardez, quoi quil en soit, en mmoire la recette2 pass + prsent + avenir qui vous permet dtre exhaustif.
Voici seulement venu le moment de faire des phrases3

Le moment est venu de transformer les quelques mots cls figurant sur le brouillon en phrases claires, concises, prcises et efficaces, avec un souci : dintelligibilit (ma phrase doit tre comprhensible par nimporte qui), de correction de la langue (ma phrase doit respecter la grammaire franaise), de communication (ma phrase ne doit pas, malgr moi, prter des sous-entendus). Il ne faut jamais perdre de vue que certains mots, la dnotation anodine, peuvent avoir un sens culturel sous-jacent appel connotation . enveloppe , par exemple dnote : feuille de papier plie et colle en forme de poche et connote : pot-de-vin . Une connotation ngative involontairement produite peut tre prjudiciable lefficacit de la lettre.
1. Cf en premire partie le titre Suscitez lintrt de votre lecteur , p. 69. 2. Cf. premire partie, p. 20. 3. Cf troisime partie, p. 191.
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Enfin, il est temps de soccuper de la forme

Il est enfin temps de soccuper de lenvironnement du texte en choisissant une formule de courtoisie adquate ; en rdigeant un objet qui soit le rsum de la lettre qui vient dtre crite et non pas celui de la lettre laquelle il a t rpondu et en appliquant la prsentation qui convient. Cette procdure est schmatise en annexe 2.
1.2 Adoptez la prsentation en vigueur sur votre lieu de travail

La prsentation des lettres, qui certains donnent priorit sur le texte, ne doit intresser le rdacteur quen dernier lieu. Ceux qui croient que lemplacement des renseignements tels que le lieu, la date, le numro denregistrement, lobjet, les rfrences, etc. font la lettre, ignorent souvent quil existe plusieurs faons, tout aussi officielles les unes que les autres, de rpartir ces lments. En effet, le modle administratif classique tend se modifier ces dernires annes pour tenir compte, dans des chartes graphiques, des consignes NF Z 11-001 de lassociation franaise de normalisation (AFNOR) employes, avec une plus ou moins bonne volont dans le secteur priv. De plus, les usages diffrent selon les pays4. Informez-vous si vous devez crire ltranger, pour ne pas commettre dimpairs quant aux titres, formules de politesse, disposition des adresses, etc. En effet cet ouvrage na pas lambition de rpertorier les usages internationaux. Dans les divers modles de prsentation de lettres donns en annexe 2, vous pouvez retrouver, disposs de diverses faons, ces lments indispensables :
Len-tte*, ou timbre*, informe sur lmetteur

On parle d en-tte* dans le priv, de timbre* dans lAdministration.
4. Consultez par exemple : Protocole national et international de Coppieters, d. UGA, 1988.
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Len-tte* dune lettre du secteur priv se place en haut et gauche de la feuille ou stale sur toute la partie suprieure. Elle contient toutes les informations ncessaires lidentification de lmetteur5 (NAF ; SIRET), celles utiles pour le joindre (adresse6, tlphone, tlcopie, tlex, ml*) et celles, ventuellement, indispensables pour le payer (numro de compte postal ou bancaire) :
BIDOUILLARD Frres
S.A.R.L. au capital de 50 000 F SIRET N 340 460 562 000 15 CCP n 10693220000
126, rue Lonard-de-Vinci 83130 LA GARDE

Tl. 04 94 17 18 19 fax : 04 94 20 21 22
Le timbre* administratif dcline la hirarchie de lmetteur de la lettre et donne son adresse :
Ministre de lAgriculture Direction du personnel

Service du recrutement
Bureau des concours adresse tlphone Si lmetteur est haut plac dans la hirarchie, le timbre* sera rduit en :
Ministre de lducation nationale

Cabinet du ministre Le numro denregistrement
Le Premier ministre
Il se trouve sous le timbre* dans ladministration et la rubrique nos rfrences dans le secteur priv. Il indique en gnral : la personne qui est lorigine de la lettre / la personne qui a rdig la lettre / la per5. Lmetteur ne se dsigne jamais par monsieur Untel , madame Unetelle , mais par son prnom suivi de son nom. Sil porte un prnom mixte il peut faire figurer son deuxime prnom. 6. Ladresse porte en en-tte* se rdige selon les rgles de typographie classique franaise et non selon les indications de La Poste.
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sonne qui a saisi la lettre / le numro dordre chronologique de la lettre (ex : AB/CD/EF/0001). En place des initiales des personnes se trouve quelquefois, sous forme de sigle*, la hirarchie du service metteur (ex : DG/SMI/SEA/0001). La chronologie est remise zro chaque premier janvier dans les administrations et les grandes structures. Mais les petites ou moyennes entreprises prfrent la faire partir de la date de leur cration en prenant soin de faire apparatre continuellement lanne en cours (ex : AB/CD/EF/01.0001). Dautres encore nutilisent que les lments de la date. Ainsi une lettre rfrence 20010113 est une lettre du 13 janvier 2001.
La mention affaire suivie par

Elle est obligatoire dans ladministration depuis 1985 conformment aux prescriptions contenues dans la circulaire n 1995. Elle permet ladministr* de joindre directement la personne en charge de son dossier car elle lui fournit son nom et son numro de tlphone direct. Elle ne simpose pas dans le priv car le traitant signe directement, mais pourrait savrer quelquefois utile, notamment dans les grandes organisations. Affaire suivie par : Yvan Dpche Tl. : 00 00 00 00 00
Les lieu et date

Toujours prcde du lieu dexpdition, la date comprend le quantime du mois en chiffres, le nom du mois en toutes lettres et le numro de lanne en quatre chiffres. La normalisation AFNOR7 la dispose au-dessous de la suscription* alors que le secteur public8 la place, en gnral, tout en haut et droite de la feuille. Cet lment est capital car une lettre sans date ne remplit plus sa fonction de preuve. Rien ne prouve, par exemple quune dclaration de sinistre une compagnie dassurance a t effectue dans le dlais requis si la lettre ne porte pas de date.
7. Ce qui concerne lAFNOR est illustr par lannexe 2A. 8. Diverses prsentations issues du secteur public sont illustrs par les annexes 2B, C, D, E, F, G.
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La rubrique objet
Elle nest pas spcifique la lettre ; les notes, les mls* comportent une rubrique objet . Elle est destine retrouver rapidement une pice dfinie dans un dossier contenant un change de correspondance. En consquence elle est le rsum bref et prcis de la lettre et non pas la reprise indfinie du mme objet, par exemple : demande de devis, votre demande de devis n XX, demande dexplicitation de votre devis n YY, explicitation de notre devis n YY, commande de stores,
La rubrique rfrences ou vos rfrences dans le secteur priv

Elle fait apparatre le numro denregistrement de la lettre laquelle il est rpondu ainsi que les rfrences des documents auxquels il est fait allusion. Cest cette rubrique que peuvent figurer les numros de clients ou de contrats attribus par les fournisseurs.
La rubrique pices jointes (P.J.)

Elle peut figurer la suite des rfrences ou en pied de page. Elle se contente parfois de donner le nombre de pices (ex : 2 P.J.) ou numre les intituls des pices, par exemple : photocopie de votre lettre du xx/xx/xx, rglementation de yy, chque de mille huit cent quarante-cinq francs. Citer ainsi les pices jointes permet au service courrier de vrifier si elles font bien partie de lenvoi, et au destinataire de ne pas en garer une (chque par exemple) qui serait dun format infrieur aux autres documents. Il peut tre galement utile de savoir de quoi tait accompagne une lettre sortie des archives pour des raisons de contentieux.
La suscription*
Elle sinscrit, comme son nom lindique, au-dessus du corps du texte. Dans le secteur priv, il sagit uniquement de ladresse du destinataire. Selon la normalisation AFNOR, celle-ci scrit sur 6 lignes au maximum,
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partir de 4 cm du haut et entre 11 cm et 13 cm du bord droit de faon que ladresse apparaisse dans la fentre dune enveloppe DLF (feuille A4 plie en 3 dans le sens de sa hauteur). En outre, La Poste, afin dutiliser au mieux ses quipements de lecture optique nous demande : de ne pas omettre le code postal ; de ne pas marquer lespace des milles dans le code postal ; de le faire prcder, le cas chant, des initiales minralogiques du pays de la communaut europenne destinataire plutt que dinscrire ce nom en entier ; de ne plus noter la prposition par quand le lieu de destination ne possde pas de bureau expditeur ; dinscrire le nom du bureau expditeur en capitales, sans signe de ponctuation9, ni soulignement ; de ne pas marquer la ponctuation dans les lignes concernant la rue et la ville. Adresse du destinataire, apparaissant sur lenveloppe Madame Prudence JURISSE 42 avenue Henri Dsir Landru F 84800 L ISLE SUR LA SORGUE Mme adresse tout autre endroit sur nimporte quel document Madame Prudence JURISSE 42, avenue Henri-Dsir-Landru F 84800 LISLE-SUR-LA-SORGUE
Par ailleurs, la formulation de ladresse peut, dans les grandes organisations, orienter la lettre vers la personne ou vers la fonction : Suscription* pour une lettre personnelle qui ne sera ouverte que par lintress : Suscription* ambigu qui, selon les usages de lentreprise sera considre comme personnelle ou traite par le service courrier. Monsieur Yves AUMIEU Socit franaise des textiles 59210 COUDEKERQUE BRANCHE Monsieur Yves AUMIEU Directeur des ressources humaines Socit franaise des textiles 59210 COUDEKERQUE BRANCHE
9. Les accents, trmas ou cdilles ne sont pas des signes de ponctuation.
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Les deux dernires suscriptions* permettront la lettre dtre traite par le service courrier et exploite mme si le destinataire privilgi est absent.
Monsieur le Directeur de la Socit franaise des textiles lattention de Monsieur Yves AUMIEU Directeur des ressources humaines 59210 COUDEKERQUE BRANCHE Socit franaise des textiles lattention du directeur des ressources humaines 59210 COUDEKERQUE BRANCHE
Lorsquune lettre du secteur public est destine au secteur priv10, lusage voudrait que ladresse du destinataire sinscrive en bas et gauche de la page. Mais, lutilisation de plus en plus frquente des enveloppes fentre amne le rdacteur la reporter lemplacement qui est conseill par lAFNOR. Lorsquil sagit dune lettre administrative en forme administrative11, cest--dire lorsque son destinataire appartient galement au secteur public, la suscription*, qui se trouve en haut et droite de la feuille, est plus complexe. En effet, toute lettre administrative est achemine par voie hirarchique sous couvert de lautorit dont le rdacteur dpend immdiatement. Par exemple, un sous prfet ncrira au ministre que sous le couvert du prfet dont il dpend12. La mention des grade et fonction du signataire (attache*) prcde ladresse administrative du destinataire dont les noms et grade sont prciss. la suite de cette adresse la formule sous couvert de , prcdant la mention des grade et fonction de lautorit hirarchique directe du destinataire est obligatoire. LInspecteur dacadmie directeur des services dpartementaux de lducation nationale du Pas-de-Calais
10. La lettre administrative en forme personnelle est illustre par lannexe 2C. 11. La lettre administrative en forme administrative est illustre par lannexe 2B. 12. Les prfets, toutefois, correspondent directement avec le ministre comptent pour laffaire dont ils traitent.
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Madame Lambert Institutrice cole maternelle Les Oiseaux 62330 MOLIGHEM S/c de Monsieur lInspecteur dpartemental de lducation nationale de la circonscription Maternelle III Une lettre administrative mane toujours de la plus haute autorit de ltablissement mme si elle est rdige et signe par dlgation. Corrlativement une lettre sadresse toujours cette autorit mme si la personne qui est charge du dossier est connue. Cette dernire est mentionne par la formule lattention de et le service ou bureau dont elle dpend est prcis. Monsieur le Ministre de lIntrieur Direction des Affaires politiques et de ladministration du territoire lattention de Monsieur Despches Chef du Bureau XXX (adresse)
La souscription*
Comme son nom lindique aussi, se trouve au-dessous du corps de la lettre. Dans le secteur priv il sagit simplement des prnom et nom du signataire sur la premire ligne et de sa fonction sur la deuxime ligne13. Les tablissements industriels publics tendent adopter cette prsentation en remplacement de laustre grade + nom de famille : Grard MANVUSSA adjoint au directeur pour la communication LIEF MANVUSSA
Pour ce qui est des administrations, lattache* se retrouve en souscription*, condition que ce ne soit pas la mme que celle de la suscription*. Ainsi, si ladresse du destinataire est prcde de Le Directeur et que le directeur, lui-mme, signe la lettre, lattache* nest pas rpte.
13. Voir fiche utilisation des majuscules en annexe 3A.
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Toutefois, si un chef de service signe par dlgation14, les grade et fonction de ce dlgataire et la nature de sa dlgation apparaissent au-dessus de sa signature*. Celle-ci, jadis mention manuscrite et intgrale du prnom et du nom du signataire est bien trop souvent aujourdhui remplace par un graffiti incomprhensible, cest pourquoi il faut immanquablement la faire suivre de sa traduction dactylographie.
Les marges
AFNOR a normalis la dimension des marges au moins 2 cm gauche, droite et en bas. Quant aux diffrentes chartes graphiques du secteur public, elles situent la marge de gauche entre 2 et 5 cm. Surtout ne tassez pas votre texte pour quil tienne sur une page. Si votre texte est long, arez-le de manire crire au moins un paragraphe au verso en plus de la formule de politesse et pensez apposer le signe / dans la marge en bas droite au recto et en haut gauche au verso. Sans quune manire soit plus authentique que lautre, les dbuts de paragraphes soit salignent la marge (prsentation dite lamricaine, utilise, par exemple dans larme de terre15), soit prsentent un retrait de quelques centimtres (prsentation dite la franaise). Cependant la lisibilit est meilleure dans la prsentation lamricaine car elle rduit les blancs et facilite le parcours de lil.
lamricaine
la franaise
14. Les diffrents degrs de responsabilit dans les signatures* sont exposs en premire partie, p. 22. 15. La prsentation dune lettre dans larme de terre se trouve en annexe 2D.
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La formule dappel
Elle commence le corps de la lettre. Elle se rduit en gnral : Monsieur , Madame ou Mademoiselle suivis du titre quand il y a lieu (ex : Monsieur le Directeur)16 puis dune virgule. Mais jamais suivis du nom de famille. La politesse franaise nadmet aucune abrviation en suscription* et les vite dans le corps des textes. Lorsquun texte traite dune tierce personne, et si celle-ci est susceptible de lire le document (collgue, parent ou ami du destinataire), son titre est crit en entier (en minuscules17) ; si ce nest pas le cas, il est possible de labrger. Il convient alors de ne pas improviser et de se conformer aux abrviations conventionnelles18. En outre, ne croyez pas flatter une femme dge mr en lui donnant du Mademoiselle ; Madame peut parfaitement convenir toutes les personnes du sexe fminin quels que soient leurs ges ou leurs situations de famille, surtout dans le domaine professionnel. Le franais tant une langue qui ne possde pas de genre neutre, les Franais ont coutume de pallier* cette lacune par lemploi du masculin. Ainsi, Messieurs est la formule dappel qui convient lorsquon sadresse une socit sans que ce soit une personne prcise. La formule Madame, Monsieur, est du style des publicits et peut tre prise par un professionnel dans le sens : peu mimporte qui vous tes, vous rayerez la mention inutile. . Si, de plus, vous lutilisez dans une lettre de motivation, vous dmontrez votre interlocuteur que vous navez pas pris la peine de vous informer sur son entreprise et que vous avez reproduit votre lettre en srie. Certains titres ne possdent pas de fminin : ingnieur, docteur, professeur, maire, ministre, etc. de mme que certains mots ne se masculinisent pas, mme sils concernent un homme : ordonnance, sentinelle, vigie, altesse, canaille, dupe, personne, recrue, star, vedette, victime Et pour les raisons dexpression du genre neutre voques au paragraphe prcdent Madame le Directeur , Madame le Prsident 19, etc. seront
16. Voir la fiche sur lusage des majuscules en annexe 3A. 17. Voir la fiche sur les majuscules en annexe 3A. 18. Voir la fiche sur les abrviations en annexe 3B. 19. Consulter lavis de lAcadmie franaise ce sujet au http://www.academiefranaise.fr/langue/index.html (dernier chapitre).
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prfrs Madame la Directrice , Madame la Prsidente . De plus, dans beaucoup desprits, ces dernires expressions dsignent encore, de faon cavalire, la femme dun directeur ou dun prsident plutt quune femme occupant lune de ces fonctions. En outre, dans le priv, de nombreuses femmes considrent le port dun titre masculin comme une avance dans la conqute des emplois suprieurs rservs autrefois aux hommes et pensent que fminiser les titres inciterait le client les choisir ou les viter cause de leur sexe et non pas pour leur comptence* ou leur incomptence. Enfin, les conseils prodigus par les manuels de savoir-vivre sont toujours en vigueur : Cher Monsieur ne semploie pas envers un suprieur et ne sadresse qu des personnes que lon connat. Cher ami et Mon cher ami ne semploient que si lon est effectivement li avec la personne par des liens damiti ; Chre Madame , Chre Mademoiselle ne semploie quavec des amies de la mme gnration, ou plus jeunes que le signataire ; Cher Monsieur et Ami ou Chre Madame et Amie semploient lgard de personnes pour lesquelles on prouve la fois de lamiti et de la dfrence ; Cher collgue , Mon cher collgue semploient aussi bien envers des gaux quenvers des subordonns, jamais envers un suprieur. Lhistorique des rapports pistolaires pourrait donc se retracer grce au relev des formules dappel. Ainsi des confrres de mme profession librale emploieront lors dun premier contact : Monsieur, , qui pourra devenir Monsieur et Cher Confrre , puis Cher Confrre ou Mon Cher Confrre , puis encore Cher Confrre et Ami , qui se transformera vite en Cher Ami , puis Mon Cher Ami avant den venir lemploi du prnom.
La formule de traitement
Cest la formule par laquelle le destinataire est voqu au cours de la lettre. De nos jours, en dehors de cas vraiment exceptionnels comme la lettre destine une sommit ou lambassadeur dun pays tranger en France, la deuxime personne du singulier ou du pluriel, selon le degr dintimit, sont les plus courantes.
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La formule de courtoisie
Au sein de lAdministration, la formule de courtoisie, de mme que la formule dappel, sont inutiles. Mais, lorsquune administration sadresse un particulier ou une entreprise prive, une formule dappel figure en dbut et une formule de courtoisie en fin de lettre. Toutefois, les lettres officielles comportent toujours une formule dappel et une formule de courtoisie, de mme les lettres prives adresses par un agent* de ltat un haut fonctionnaire ou les lettres prives entre militaires ou fonctionnaires. Dans ce dernier cas, il est dusage dcrire les formules la main. Quoiquil en soit, le secteur priv utilise en toute occasion la formule traditionnelle de courtoisie, que chacun trouve dsute mais dont lventuelle absence est toujours critique. Voir le tableau page suivante. NB Vous pouvez vous forger une formule passe partout , ni trop guinde, ni trop cordiale, qui ne vous dvalorise pas sans choquer votre correspondant comme : Je vous prie dagrer, , lexpression de mes salutations distingues. Mais les tournures anglo-saxonnes telles que sincrement vtre ou cordialement ne sont utilisables qu la fin dun message ou dune tlcopie.
Le premier paragraphe dune lettre ne commence surtout pas par suite

Dune part parce que suite est une incorrection grammaticale qui peut tre tolre uniquement en style tlgraphique (elle fait conomiser un mot). La construction correcte est : la suite de . Dautre part, commencer ainsi ou par toute autre formule de ce type qui serait grammaticalement correcte, par exemple : Comme suite ou En rponse conduit rpondre immdiatement la demande sans la reformluler alors que cela est indispensable la fonction de preuve de la lettre20. Le premier paragraphe donc :
20. Voir en partie 1, p. 19.
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Le choix de la bonne formule est souvent une torture intellectuelle pour le rdacteur occasionnel. Cependant, le schma suivant permet de composer une varit de formules de courtoisie. En suivant les lignes du bas une expression simple et cordiale est obtenue, alors que suivre une ligne du haut donne un texte crmonieux. Par exemple : Recevez, Monsieur, lexpression de mes cordiales salutations. scrit un gal alors que Je vous prie de bien vouloir agrer, Monsieur, lassurance de mon respect le plus entier et profond scrira un haut dignitaire.
respectueux(ses) cordiales(aux) dfrente(e)s distingu(e)s sentiments
(on informe)
les meilleurs
dvou(e)s
entier(e) et profond(e)
profond(e)
entier(e)
le plus
la plus
considration
(suprieur direct)
(d'homme femme marie)
dvouement
les plus
trs
l'expression de
l'assurance de
(c'est acquis)
salutations
hommages
(dfrent)
(dfrent)
respect
sincres
haute
(grande courtoisie)
Je vous demande de
Je vous prie de bien vouloir
Je vous prie de
Daignez
Veuillez
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La formule de courtoisie
Formule d'appel,
(entre gaux)
(entre gaux)
(entre gaux)
Acceptez,
Croyez ,
Recevez,
recevoir,
accepter
croire ,
Agrez,
agrer,
rappelle lessentiel de la demande qui ncessite cette rponse Par votre lettre en date21 du (...) vous me demandez (...) Par bordereau en date du (...) jai t inform de (...) Par votre lettre, rappele en rfrence22, vous avez bien voulu me signaler (...) Par lettre cite en rfrence vous avez appel/attir23 mon attention sur (...) Par votre communication tlphonique du (...) vous mavez entretenu de (...) Le (...), par tlphone, vous mavez expos (...) Sous le timbre* de (...), par lettre en date du (...) vous avez appel mon attention sur (...) Je vous rappelle que nous ne pouvons tenir compte de demande de (...) telle que formule par votre lettre en date du (...) Le secteur priv peut se permettre, cette occasion, dexprimer des remerciements, de la satisfaction ou des regrets : Je vous remercie de me faire savoir par votre lettre en date du (...) que (...) Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez travers votre appel doffre rf. (...) du (...) Je vous remercie pour lintrt que vous portez mes travaux par votre demande de devis rf. (...) du (...) Il mest agrable dapprendre, par votre lettre en date du (...), que (...) Satisfait par votre proposition en date du (...) je vous fais parvenir un contrat stipulant (...) Jai le regret de vous faire savoir que je ne puis donner suite votre demande de (...) reue par lettre en date du (...)
21. En date du fait allusion la date inscrite sur le document auquel on rpond ; tandis que Par votre lettre du peut indiffremment dsigner la date de rception, celle porte sur le cachet de la poste ou celle porte sur le document. 22. vitez les lourds susmentionne ; ci-dessus rfrence . 23. Selon les usages administratifs, un subordonn appelle lattention de son suprieur ; celui-ci attire celle de son subordonn.
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prsente la situation qui conduit prendre contact La CNMSS a lintention de (...) Dans le cadre de (...) DCN a dcid (...) Lexamen du catalogue que vous mavez envoy me conduit vous demander de plus amples informations concernant (...) Le rsultat des travaux du groupe de recherche X me conduit mettre en place un (...) qui (...) Jai t saisi, par le service X dune question relative (...) Il ma t demand si (...) Vous avez bien voulu minformer de (...) Vous avez bien voulu me charger dtudier le dossier (...) Il ma t signal que (...) Jai t saisi dune lettre en date du (...) manant de monsieur X, tendant obtenir (...) Par lettre en date du (...) monsieur X, ministre de (...) a appel mon attention sur (...) Joccupe depuis le (...) lemploi de (...) temps complet (tablissement) informe ou ordonne Jai lhonneur de vous informer que (...) Je vous prie de bien vouloir me rendre compte de (...) Vous voudrez bien me faire parvenir (...) Jai lhonneur de vous prier de bien vouloir me faire connatre votre avis concernant cette suggestion. Ces formules sont donnes pour montrer la multitude de possibilits de commencer une lettre. Mais ne vous rfugiez pas dans lautomatisme de formules toutes faites. Il ny a rien de pire pour bloquer lcriture : la formule commence, plus rien ne vient. Habituez-vous plutt travailler la substance du message avant de construire vos phrases. Le tableau suivant fait ressortir les particularits de chaque metteur de lettres (secteur public, secteur priv). Il en rsulte que les diffrences sont protocolaires et minimes. Une lettre administrative emploiera, par exemple, exclusivement la premire personne du singulier alors quune entreprise lemploiera tout autant que la premire personne du pluriel
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Tableau synoptique des diffrents types de lettres

metteur Interne Critres Unit Exhaustivit Homognit Tenue Politesse Clart Concision Objectivit Style Plan Formule dappel Formule de courtoisie Objet Rfrences oui oui oui oui oui oui oui oui Je
1. Rappel (pass) 2. Motif (prsent) 3. Action (avenir)
Public Externe oui oui oui oui oui oui oui oui Je
Entreprise oui oui oui oui oui oui oui oui Je/nous
Priv Particulier Affaires Perso. oui oui oui oui Entire oui libert oui dexpression oui et de oui prsentation Je
non non oui Rf. des pices qui ont rendu la correspondance ncessaire oui oui oui
oui oui non non
oui oui oui
oui oui oui
Rfrence de la lettre laquelle on rpond ou numro de suivi ou de client attribu par le correspondant et intitul Vs rf. numration des pices jointes oui, mais align lobjet et intitul Ns rf. oui oui au-dessus de la signature* oui oui au-dessus de la signature*
Pices jointes Numro denregistrement Lieu et date Signature*
Nombre de pices jointes oui oui oui au-dessus de la signature*
Nom & fonction au-dessus de du signataire la signature* Formules obligatoires Prsentation
Jai lhonneur Jai lhonneur BV/VB BV/VB24 Charte Charte

AFNOR

AFNOR
24. Jai lhonneur doit figurer une fois dans toute lettre administrative. BV = bien vouloir semploie du subordonn suprieur ; VB = vouloir bien semploi de suprieur subordonn..
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selon que le signataire se sentira impliqu titre personnel ou au nom de lentreprise. Une lettre change entre services administratifs ne dpendant pas de la mme administration centrale ne comporte ni formule dappel, ni formule de courtoisie. Une lettre manant du secteur public et destine au secteur priv comporte une formule dappel et une formule de courtoisie mais les rubriques objet et rfrences ny figurent pas. Enfin, toute lettre administrative (civile ou militaire) doit comporter au moins une fois la formule jai lhonneur et veiller nemployer la locution bien vouloir que de subordonn suprieur ; vouloir bien sutilisant uniquement de suprieur subordonn. Les changes crits dinformation au sein dune entreprise se font par notes. Il en est de mme au sein dune mme administration, en dehors de la demande personnelle, qui est une lettre adresse au directeur. La note se rdige comme une lettre et se prsente25 de faon similaire si ce nest quelle ne comporte pas de suscription* et quentre le timbre* (en-tte*) et les renseignements administratifs, elle porte en titre, par exemple : Note lattention de Monsieur le chef du service social Note aux responsables de formation Note pour Monsieur le Directeur
Toute correspondance est par essence confidentielle

Toutefois, il peut savrer ncessaire de communiquer la lettre un tiers pour information. Cela ne peut se faire sans que le destinataire principal en soit averti, par consquent les destinataires pour information ou pour action sont mentionns en pied de page. Inversement, pour avertir le destinataire quil ne doit communiquer la lettre quil reoit aucun tiers, la mention confidentiel est appose sur une lettre en forme administrative ou personnel sur une lettre en forme personnelle. La protection des documents peut prendre des dimensions plus importantes : la discrtion professionnelle implique la mention diffusion restreinte ou diffusion limite . Un document portant de telles men25. Voir annexe 2G.
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tions ne peut tre communiqu qu des personnes soumises aux mmes obligations. le secret de la dfense nationale : - lemploi de la mention Trs secret dfense (TSD) relve des directives du Premier Ministre ; - lemploi des mentions Secret dfense (SD) et Confidentiel dfense (CD) est dfini par chaque ministre dans le cadre des conditions gnrales fixes par le Premier Ministre. La protection peut tre abaisse voire supprime ; cela aide larchivage. Des timbres* spciaux dtenus par les bureaux qualifis des administrations doivent tre apposs sur les documents protger.
1.3 Un palliatif votre manque dassurance dans la rdaction de lettres peut se trouver dans lexploitation de lantique traitement informatique du courrier
Les plans qui suivent sont inspirs des dbuts du traitement informatique du courrier. Des tableaux, rdigs de la sorte et appels bibles de paragraphes , bible tant pris au sens de recueil, regroupaient un choix de phrases par paragraphe. Paralllement, un bordereau de traitement du courrier permettait au commanditaire de la lettre de prescrire* les phrases quil avait slectionnes et de faire figurer les mentions variables de son choix. laide de ce bordereau rempli, lopratrice de saisie appelait les phrases par leur numro et saisissait les informations variables lendroit de la phrase o une plage vierge leur tait rserve, matrialise par des parenthses vides : () . La lettre tait ainsi faite trs rapidement. Ce procd a t remplac par des lettres types fixes auxquelles sont rajouts des lments de personnalisation par fusion avec une banque de donne. Toutefois, ces bibles peuvent encore servir un rdacteur nophyte ou permettre un technicien peu sr de son style de prendre un peu de temps pour laborer les quelques phrases qui lui permettront de construire, en toute scurit, des lettres varies sur un mme thme.
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Plan DD
Lettre de demande de devis
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame, 03 Messieurs, 1. Se prsenter / pourquoi ce choix 11 Vous mavez envoy, en dbut danne, une documentation sur vos activits. 12 Monsieur X. pour qui vous avez effectu des travaux de [] ma donn vos coordonnes. 13 La [] est un tablissement vocation [] susceptible de faire intervenir des comptences* extrieures et lentretien que nous avons eu mincite vous demander un devis. 14 Comme nous sommes convenus lors de notre entretien tlphonique du [], 2. Annoncer le projet 21 La [] envisage deffectuer [] ; vous trouverez, ci-joint, le cahier des charges relatif cette opration. 22 Jenvisage deffectuer [], je vous serais reconnaissant de menvoyer au plus vite un devis. 23 En effet, un [] devra tre en place pour le [] au plus tard. 24 je vous prie de bien vouloir madresser un devis concernant lopration dcrite ci-aprs. 3. Mentions obligatoires 31 Ce document devra indiquer : - le cot global HT et TTC, - le dtail du matriel fourni, - la part de rtribution horaire de votre personnel, - les moyens indispensables que vous ne fournissez pas, - la dure de lopration, - les dates de dbut et de fin de lopration, - le lieu de lopration. 34 4. Prcision complmentaires 41 Noubliez pas de joindre notre rfrence de suivi [] dans toutes vos correspondances. 42 Tout votre courrier concernant cette affaire devra tre adress [] lattention de [] qui est responsable du suivi. 43 Je tiens vous informer que cette mme demande a t adresse deux autres entreprises. 44 5. Formule de courtoisie 51 Je ne doute pas que vous me prsenterez votre meilleur prix et vous prie de croire, [], lexpression de mes salutations distingues. 52 Dans lattente de votre rponse, je vous prie de croire, [], ma cordiale considration. 53
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Plan COM
Lettre de commande
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame 03 Messieurs, 1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise 11 Votre offre du [] retenu toute mon attention. 12 Votre documentation et votre tarif reus le [] mont intresss. 13 Je vous confirme notre accord tlphonique du []. 2. numration des articles commands + rfrences + prix 21 Je vous prie de me faire parvenir les articles suivants : [] 22 Je vous adresse ci-joint le bon de commande n []. 23 Je vous demande de bien vouloir madresser, sur la base de vos conditions gnrales de vente, les articles suivants : [] 3. Conditions de vente 31 Les prix indiqus sont ceux de votre catalogue de [] 32 Il reste bien entendu quen considration du volume de la commande, le pourcentage de la remise sera de 10 %, calcul sur le prix de vos derniers tarifs. 33 Je me rserve dinfirmer cette commande au cas o vos tarifs auraient t revus la hausse. 4. Lemballage 41 Il serait bienvenu de marquer les colis dun numro dordre. 42 Afin dviter les dgts signals au sujet de votre dernire livraison, je vous prie de bien vouloir prendre toutes les prcautions ncessaires pour lemballage. 43 Pour viter les inconvnients dventuelles intempries, je vous recommande de vouloir bien doubler les emballages par une protection approprie. 5. Les dlais 51 Les impratifs de stockage et de conditionnement mobligent insister sur la stricte observation du dlai de livraison. 52 Je vous demande de ne procder lexpdition que sil vous est possible dassurer la livraison pour le []. 53 Votre rapidit me permettrait de satisfaire les exigences des usagers. 54 Il est impratif que mon stock soit rapprovisionn cette date. 6. Le mode de transport 61 Veuillez menvoyer les articles commands (en rgime ordinaire ; en exprs ; en acclr ; en gare de ; domicile ; par mode habituel ; notre entrept, rue ; par le premier bateau en partance). 7. Le mode de paiement 71 Pour vous couvrir du montant de votre facture nous procderons par virement votre compte chque postal n [] trente jours fin de mois de livraison. 72 Nous vous couvrirons par une traite sur (banque + n compte). 73 Vous trouverez ci-joint un chque de (en lettres) F votre ordre sur la banque X. 74 Nous vous demandons de nexcuter cet ordre qu condition de nous accorder un dlai de paiement de []. 75 Un report dchance me permettrait de faire face mes engagements. 8. Demande de confirmation 81 Je vous demande de me confirmer que la prsente commande pourra tre suivie dune livraison dans les conditions et dlais indiqus. 82 Je vous prie de bien vouloir maccuser rception de la prsente commande. 83 Jattire votre attention sur limportance de cette commande pour laquelle je vous demande de me confirmer lacceptation des conditions ci-dessus numres. 9. Formule de courtoisie 91 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues. 92 Je vous prie de recevoir [] lassurance de ma sincre considration.
Plan RCLAM
Lettre de rclamation
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame, 03 Messieurs, 04 1. Accuser rception 11 Jai bien reu votre lettre du [] traitant de []. 12 Trs surpris par le contenu de votre lettre du [], je mempresse de []. 13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier []. 14 2. Dcrire les faits avec prcision 21 Jtais en droit de prendre cong du [] au [] du fait de []. 22 Jai achet dans vos magasins le [] un [] rf. [] au prix de []. 23 3. Soumettre le motif du mcontentement 31 Or jai appris que (M. X), plus rcent employ avait obtenu le cong ma place. 32 Or la facture que je reois slve []. 33 Or lappareil que je reois ne correspond en rien celui que lon ma montr []. 34 4. Expliquer ltendue du prjudice 41 Je me trouve pnalis et ma famille va se retrouver seule [] km dici. 42 Cette somme retire de mon budget, je vais tre amen me passer de []. 43 Je comptais sur ce nouvel appareillage pour effectuer un travail pour le [] que je ne pourrai pas rendre dans les temps. 44 5. Disculpez votre correspondant 51 Croyant que javais commis une erreur, jai bien vrifi que []. 52 Cest peut-tre une erreur des services de transmission, mais cela me cause un grave prjudice. 53 6. Dites ce que vous attendez en rparation 61 Je ne doute pas que vous allez vous empresser de rparer ce malentendu. 62 Un remboursement [] serait le bienvenu. 63 Jespre que ce dont je nai pas bnfici me sera octroy la prochaine occasion. 7. Montrez de la fermet en cas de rcidive 71 Je vais tre contraint de ne plus acheter par correspondance. 72 Je nhsiterai pas faire part de mon mcontentement mes collaborateurs. 8. Formule de courtoisie 81 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues. 82 Dans cette attente, agrez, [] mes salutations distingues.
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Plan DIS
Lettre de demande dinformation ou de service
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame, 03 Messieurs, 04 1. Se prsenter 11 Je reprsente la socit []. 12 Joccupe depuis [] le poste de []. 13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper. 14 2. Cerner le problme 21 Devant me servir de [], et connaissant votre exprience pourriez-vous me dire []. 22 M. X qui a travaill chez vous du [] au [] postule dans notre entreprise un emploi de []. 23 Un poste mi-temps dans le domaine de [] est devenu vacant, et Mme X, qui a t votre employe pendant [] ans semble runir les comptences* ncessaires. 24 Vous mavez charg dun rapport intitul : [] et je voudrais vous demander quelques prcisions. 25 3. Demander votre information ou service 31 Connatriez-vous une personne susceptible de convenir ? 32 Auriez-vous lobligeance de mindiquer comment obtenir []. 33 Sauriez-vous si, sur le plan moral, cette personne est recommandable ? 34 Plusieurs possibilits dtudier la situation soffrent moi [] ou [], pourriez-vous mindiquer sous quel angle je dois examiner les choses, et quelle sera la finalit de cette tude. 35 4. Assurer de votre discrtion (si ncessaire) 41 Croyez que tout ceci restera entre nous. 42 Je vous assure de mon entire discrtion. 43 Veuillez croire que tout ceci ne sera jamais divulgu. 44 5. Offrir vos services en change (si ncessaire) 51 votre entire disposition en cas de problmes semblables. 52 Vous pouvez compter sur moi le cas chant. 53 6. Remercier 61 Je vous remercie davoir prt attention ma demande et vous prie dagrer, [] lexpression de mes salutations distingues. 62 En vous remerciant, je vous prie dagrer, [], lassurance de ma considration distingue. 63
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Plan REP/DIS
Lettre de rponse une demande dinformation ou de service
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame, 03 Messieurs, 04 1. Accuser rception de la demande 11 Jai bien reu votre requte du [] et je vous remercie pour votre confiance. 12 Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez dans votre lettre du [] ci-dessus rfrence. 13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier []. 14 2. Rponse positive 21 Je suis votre disposition pour vous donner les explications 22 Je me prsenterai dans vos bureaux le [] [] afin que nous nous entretenions de cette affaire. 23 M. X jouit dune excellente rputation et je ne doute pas que vous apprciiez ses services. 24 3. Rponse ngative 31 Je serais heureux de vous donner satisfaction, mais je suis trs pris 32 Cette priode de ftes nest pas favorable 33 M. X na pas une grande rputation defficacit, mais peut-tre est-ce d 34 4. Invoquez votre responsabilit et demandez la discrtion 41 Je dcline toute responsabilit en ce qui concerne les documents fournis. 42 Je compte sur votre entire discrtion au sujet des informations contenues dans cette lettre. 43 Jespre que vous ferez lusage le plus discret de []. 44 Sans vouloir engager notre responsabilit, nous vous conseillons []. 45 Ceci sans obligation de ma part. 46 Veuillez considrer ces informations comme strictement confidentielles. 47 5. Formule de courtoisie 51 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues. 52
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Plan RDD
Lettre de rponse une demande de documentation
01 02 03 04 05 0. Formule dappel Monsieur, Madame, Messieurs, Mademoiselle,
1. Remercier de lintrt que lon vous porte 11 Je vous remercie de votre visite notre exposition du [] [], o nous prsentions nos dernires crations. 12 Je vous remercie de votre lettre du [] par laquelle vous me demandiez des renseignements concernant []. 13 Je vous remercie de votre appel tlphonique du [] par lequel vous me demandez une documentation concernant []. 14 2. Prsenter la documentation envoye 21 Vous trouverez en annexe les chantillons de notre nouvelle gamme de []. 22 Nous vous envoyons une documentation complte sur []. 23 Nous vous adressons ci-joint notre catalogue o vous trouverez tous les renseignements dsirs. 24 3. Suggrer un contact 31 Je vous invite visiter nos halls dexposition afin dapprcier la qualit de nos []. 32 Pour vous conseiller, un de nos reprsentants vous rendra visite au jour et lheure que vous voudrez bien nous indiquer. 33 Vous pouvez consulter le catalogue de nos stages auprs de votre CR. 34 4. Formule de politesse 41 Je vous prie dagrer, [], lexpression de nos sentiments dvous. 42 Je vous prie dagrer lexpression de mes salutations distingues. 43
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Plan PDC
Lettre de premire prise de contact
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame, 03 Messieurs, 04 1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise 11 Monsieur [] ma conseill de madresser vous pour []. 12 Jai appris par [] que []. 13 Par votre annonce rf. [] parue dans le [] du [] jai appris que []. 14 15 2. Motif de la lettre 21 Je serais dispos []. 22 Jai lintention de []. 23 Ayant [], jai lintention de []. 24 3. Conclure sur les rapports futurs 31 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service. 32 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous. 33 Pourriez-vous me recommander []. 34 Auriez-vous lobligeance de me fournir []. 35 Sil nest pas trop vous demander de maccorder []. 36 Je me tiens votre entire disposition. 37 En souhaitant que cette lettre marque le dbut dune longue et fructueuse collaboration. 38 4. Formule de courtoisie 41 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues. 42 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect. 43
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Plan RAPPEL
Lettre de rappel dune lettre reste sans rponse
0. Formule dappel 01 Monsieur, 02 Madame, 03 Messieurs, 04 1. Se prsenter 11 Je reprsente []. 12 Joccupe depuis [] le poste de []. 13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper. 14 2. Rappeler courtoisement 21 Par ma lettre du [] je vous demandais 22 Dans une rcente lettre, dont je vous joins la copie, je vous priais 23 Je vous confirme ma lettre du [], par laquelle je vous priais 24 Je me permets de rappeler votre bienveillante attention ma lettre du [], par laquelle je vous demandais 25 Notre facture n [] que nous vous avons envoye le [] est reste sans rponse. 26 3. Lobjet de la lettre reste sans rponse 31 de me recommander []. 32 davoir lobligeance de me fournir []. 33 sil nest pas trop vous demander, de maccorder []. 34 Vous trouverez ci-inclus la copie de ce document. 35 4. Disculper votre correspondant 41 Peut-tre sest-elle gare en raison des rcentes grves. 42 Une perturbation quelconque aura pu retarder sa distribution. 43 5. Reprendre la conclusion de la premire lettre 51 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service. 52 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous. 53 Je me tiens votre entire disposition. 54 6. Formule de courtoisie 61 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues. 62 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect. 63
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1.4 Les cartes de visite, selon les circonstances, portent un texte plus ou moins guind
La classe
Dans de grandes circonstances officielles, dans toutes les circonstances si votre interlocuteur est quelquun dattach aux traditions, le rdacteur comme le destinataire sont traits la troisime personne du singulier : LOGO Le Colonel Guy Deguerre-Lace prie Monsieur Rogue daccepter ses flicitations loccasion de sa promotion au grade dofficier de la lgion dhonneur.
25, rue Pierre-Brossolette - 13090 AIX-EN-PROVENCE Tl. 00 00 00 00 00
Anna Corte
Directeur des ressources humaines
avec ses flicitations pour lheureuse promotion de Monsieur Rogue

9, rue Saint-Victor 75000 Paris Tl. 00 00 00 00 00 fax 00 00 00 00 00
Employ frquemment mais toujours prohib par les puristes en dehors des faire-part
Le rdacteur se traite la troisime personne du singulier et le destinataire la deuxime du pluriel : LOGO Yvan DPCHE
Directeur commercial
Le Docteur Martine Seringue vous remercie et vous prsente son tour ses meilleurs vux pour lanne 2ooo
5, rue Ambroise-Par 69000 Lyon Tl. 00 00 00 00 00
est heureux de vous faire part de sa nomination au grade dofficier de la lgion dhonneur
9, rue du Verger 75000 Paris Tl. 00 00 00 00 00
La fonction de carton de correspondance26

Employer un carton de correspondance peut viter de rdiger une lettre daccompagnement guinde lorsquon connat le destinataire. Si vous envoyez, par exemple, un document professionnel une administration (rponse un appel doffre, documentation, contrat), la lettre qui laccompagnera sera cense sadresser au plus haut suprieur de votre
26. Jamais pour des condolances.
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interlocuteur. Elle devra donc tre rdige dans les formes les plus anonymes et austre alors que vous auriez prfr vous contenter dun signe amical votre correspondant. Un carton de correspondance, lui, sera directement pris en compte par lagent* traitant le dossier et ne sera pas archiv. La carte de visite peut jouer ce rle de carton de correspondance. cette occasion, nom et fonction sont barrs ; le texte est prcd dune formule dappel et suivi dune signature*. LOGO
Madame, Je vous remercie de mavoir

Yves AUMIEU
Directeur des ressources humaines
communiqu le dossier demand. Y.Aumieu

9, rue Saint-Victor 75000 Paris Tl. 00 00 00 00 00 Fax 00 00 00 00 00
Les manires de moins en moins rigides et moins crmonieuses qui se dveloppent de nos jours tendent nous faire prfrer des textes plus personnaliss et originaux que les vieilles formules figes qui se trouvent dans les manuels de savoir-vivre. Toutefois, certaines circonstances exceptionnelles peuvent nous mettre dans lembarras comme linvitation dun personnage officiel, la remise dune rcompense ou des condolances. dfaut dinspiration, essayez toujours : pour prsenter les vux de nouvel an : remercie sincrement Monsieur X et le prie daccepter son tour tous ses vux de bonheur pour la nouvelle anne. a lhonneur de prier le Gnral X de bien vouloir agrer ses vux les plus sincres et respectueux loccasion de la nouvelle anne. prie Monsieur le Directeur daccepter ses meilleurs vux et lexpression de son respectueux souvenir. avec ses remerciements et ses souhaits bien cordiaux. sympathiques souvenirs et meilleurs vux. pour fliciter : prie Monsieur X daccepter ses respectueuses flicitations loccasion de son lvation au grade de grand officier de la lgion dhonneur.
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trs heureux dapprendre la promotion de Monsieur X, lui envoie ses plus sincres flicitations. sassocie de tout son cur la grande joie de son amie Georgette et lui adresse ses plus vives flicitations. avec leurs trs vives flicitations pour lheureuse promotion de Monsieur Dpches pour inviter : envoie son meilleur souvenir Madame X et la prie de lui faire lhonneur de dassister la crmonie de remise des rcompenses le mercredi 17 20 heures. prie Monsieur X de lui faire lhonneur dassister au cocktail qui sera donn le (...) (...) heures loccasion de son dpart la retraite. prie Monsieur X de bien vouloir honorer de sa prsence le cocktail quil offre loccasion de son dpart pour dautres fonctions. prient Monsieur et Madame X de leur faire le plaisir de passer la soire de mercredi prochain 8 heures en toute simplicit. serait heureux daccueillir Monsieur X le (...) (...) heures afin de partager le pot de lamiti donn loccasion de son accession au grade de (...) pour rpondre une invitation : prsente ses devoirs au Gnral et ses respectueux hommages Madame X et leur demande de bien vouloir agrer ses remerciements pour leur aimable invitation laquelle il aura lhonneur de se rendre. prient Monsieur et Madame X dagrer lassurance de leur respectueuse sympathie et les remercie de leur aimable invitation laquelle ils se rendront avec le plus grand plaisir. prient Monsieur et Madame X daccepter leurs vifs remerciements pour leur aimable invitation laquelle ils auront le regret de ne pouvoir se rendre tant retenus par des engagements antrieurs. remercient Madame X pour son aimable invitation et seront infiniment heureux de sy rendre. pour remercier : tiennent exprimer Monsieur et Madame X tous leurs remerciements pour cette si agrable soire passe en leur compagnie.
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trs touch par le mot de Monsieur X le remercie bien vivement de sa dlicate attention. adresse Monsieur X ses compliments les plus sympathiques et le remercie de sa bienveillante intervention. pour recommander quelquun : a lhonneur daccrditer par la prsente carte Monsieur X auprs de Monsieur Y. se rappelle au bon souvenir de Monsieur X et lui recommande chaleureusement un excellent camarade, Yves Aumieu. prsente tous ses compliments Monsieur X et se permet de recommander son bienveillant accueil Madame Anna Corte qui lui remettra cette carte. pour des condolances : prie Madame X de bien vouloir agrer, avec ses respectueux hommages27, ses biens vives et bien sincres condolances. prient Madame X de bien vouloir agrer, avec leurs respectueux souvenirs, lexpression de leur douloureuse sympathie loccasion du deuil cruel qui la frappe. prie Madame X daccepter ses souvenirs mus et ses sincres condolances. avec ses respectueuses condolances. avec ses douloureux sentiments de respectueuse sympathie. Les invitations senvoient 15 jours avant la date de la rception. Les vux de fte ou danniversaire se postent lavant veille. Les vux de bonne anne se postent les 30 & 31 dcembre ; ds le 25 sils sadressent son suprieur hirarchique ou quelquun qui on veut exprimer son respect. Les vux senvoient dinfrieur suprieur28 ; de jeune plus g ; dhomme clibataire ou veuf personnes maries ; dhomme femme, de mnage femme clibataire. Les remerciements sexpriment dans la semaine qui suit linvitation ou la rception du cadeau.
27. Seulement si vous tes un homme. 28. Lorsquon envoie ses vux son suprieur hirarchique, on les lui adresse personnellement et non pas Monsieur et Madame .
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2 Pour des messages rapides utilisez la tlcopie ou le ml*

La tlcopie nest pas un document en soi, cest un moyen de communication lectronique qui permet de transmettre rapidement un bref message informel accompagn ou non de documents qui peuvent tre des lettres, des comptes rendus, des notes, des rapports Pour prvenir les msaventures, il est utile de disposer de formulaires qui permettent de rcapituler des renseignements indispensables un bon acheminement du message. Une erreur de manipulation pourrait, par exemple, acheminer une annulation de rendez-vous vers un parfait inconnu qui, malgr sa meilleure volont ne pourra le rediriger vers le bon interlocuteur que si le numro de tlcopie du destinataire figure sur le formulaire. Ensuite pourquoi ne pas faciliter la rponse du destinataire en lui fournissant sur cette mme page tout ce qui lui servira contacter lmetteur ? Enfin, comment le destinataire saura quil a reu la totalit de ce qui lui est destin si le nombre de feuilles nest pas annonc et que la machine en a aval deux la fois ou sest bloque sur la dernire ? Les tlcopieurs pilots par ordinateur offrent la possibilit de confier une fois pour toutes les coordonnes des destinataires habituels au logiciel qui se charge de constituer cette page de garde sur simple commande de lmetteur. De mme le message lectronique ou ml* transmet une information brve et informelle accompagne ou non dun document (texte, image, son) sous forme numrique. Pour envoyer et recevoir des mls*, il suffit dune ligne tlphonique, dun micro-ordinateur quip dun modem* et dun navigateur* et dun fournisseur daccs* Internet*. Cest le fournisseur daccs* qui procure une adresse, laissant ou non lmetteur, le choix de son identifiant*. Elle se compose ainsi identifiant@nomdufournisseur.fr @ , ou arobace* sert exclusivement sparer lidentifiant* du fournisseur ; fr indique que ladresse se trouve en France.
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Exemple de page de garde de tlcopie
Logo
coordonnes de lmetteur
Tlcopie
De la part de : Georges
Machin Truc
lattention de : Monsieur Adresse : N de tlcopie : N de tlphone :
Date et heure : Nombre de pages y compris celle-ci : Objet : demande R.D.V.
Message :
Bien reu votre doc. Quand pouvons-nous nous rencontrer? Machin

Rponse :
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2.1 Rception et change de mls*

La liste des mls* se trouve dans la bote de rception du programme de gestion des mls*. Dans celle-ci, les nouveaux se distinguent, par une icne diffrente, de ceux qui ont dj t consults. Il suffit de cliquer sur licne du ml* voulu pour en prendre connaissance.
Les diffrentes colonnes renseignent sur le message. Dans Outlok express, le point dexclamation indique que le message est important :
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Le trombone signale quun fichier est annex au message. Cest travers les fichiers joints que se propage la majeure partie des virus. Il est par consquent indispensable de nouvrir ces mls* quaprs les avoir vrifis laide dun anti-virus jour.
De donne le nom ou, sil ne la pas inscrit, ladresse ml* de lmetteur :
La colonne suivante indique lobjet. Comme dans tous les autres documents professionnels, si lindication porte en objet est imprcise ou rcursive durant tout un change, elle nest daucune utilit pour un reprage rapide. La dernire colonne fournit les date et heure de rception du message :
Les adresses des destinataires les plus frquents peuvent tre mmorises dans un agenda. Cette fonction permet la diffusion dun ml* plusieurs personnes la fois et sert donc, dans le monde professionnel, diffuser notes, comptes rendus et rapports par voie lectronique, en fichier joint au ml*, alors que leur original papier est archiv.
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Le bouton composer un message permet de rdiger un nouveau ml*. Le bouton rpondre lauteur vite davoir saisir ladresse du destinataire et de reformuler les messages prcdents. Car ainsi, ladresse sinscrit automatiquement, la mention Re : (pour rponse ) apparat la ligne objet et les messages prcdents sinscrivent dans le cadre rserv au texte du message, du plus rcent au plus ancien. En effet la fentre ml* comporte deux cadres. Celui du haut est rserv ladresse du destinataire et lobjet, celui du bas au message. Le texte rdig dans cet espace, le plus brivement possible, il suffit dappuyer sur le bouton envoyer . Pour y joindre un fichier texte, image ou son, slectionner auparavant pices jointes dans le menu insrer , slectionner le fichier dans les archives, cliquez sur joindre ; il partira avec votre message.
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2.2 Pour viter toute ambigut, un code de lutilisateur : la Ntiquette* a pris forme
Sachant que la mise en page dun ml* se perd durant la transmission et que les utilisateurs de la toile sont de plus en plus nombreux et polyculturels : pas de mise en forme du texte ; pas daccents ni de majuscules dans les adresses ; ne jamais poster un article dans une confrence qui ne traite pas de son sujet ; reformuler les propos avant de rpondre ; ne pas donner suite aux chanes qui engorgent le rseau ; viter lhumour franais au second degr (il nest pas compris par tous ni partout, et prcisez lourdement vos tats dme laide du codage frimousse ou binette (smiley* lire la tte penche vers la gauche) : :-) ou :-p : je suis content (correspond au ) ; 8-) : le mme personnalis par un porteur de lunette ;-o : je ris aux clats :-| : je suis triste (correspond au ) ; :- ( : je suis mcontent (correspond au ) ; ;-) : je plaisante, je suis complice (clin dil) ; =) : je suis tonn (yeux exorbits) ; :-/ : cest pas terrible (moue) ; %( : a me rend malade (nez de travers). Mais de plus en plus de srieux professionnels emploient cet outil lectronique et ne sont pas rceptifs ces petits clins dil. Sachez donc l aussi faire preuve de discernement en ne confondant pas correspondance prive et correspondance professionnelle. Un ml* priv se rdige avec le laxisme de nimporte quel message crit priv. Un ml* professionnel sera plus rigoureux, plus dpouill, plus austre. Il nest donc pas conseill, sous prtexte quelle est transmise par Internet*, de prsenter sa candidature un directeur des ressources humaines en ces termes : Salut, Isabelle :-) moi cest Ben, tas vu mon CV ? Il est super non ? . Mieux vaut en rester au classique Vous trouverez ci-joint mon CV et ma lettre de motivation. et cette lettre de motivation sera rdige comme si elle tait destine un support papier.
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3 Rdiger un compte rendu ne prsente aucune difficult lorsque linformation a t correctement recueillie
Pour remplir ses trois missions : informer, laisser une trace et permettre lapplication des dcisions quil contient, le compte rendu doit tre la fois concis et complet. Cest--dire quil doit tre dense en information. Le secret dun bon compte rendu rside dans la qualit de la prise de notes au moment des faits consigns.
3.1 Ordonner linformation ds sa collecte

Lorsque le compte rendu est inhrent lvnement comme dans le cas dune runion, le rdacteur a tout le temps de sorganiser et de prparer une grille de prise de notes en fonction de lordre du jour. Une telle prise de notes organise conomise, en effet, ltape douloureuse au cours de laquelle le contenu de lignes irrgulires entrecoupes de graffitis et de ratures doit tre mis en ordre. Pour prendre des notes efficaces, il convient donc de renoncer lordre chronologique et au mot mot des notes linaires afin de noter rationnellement en fonction de lobjectif du compte rendu et des questions lordre du jour. Rares sont les professeurs qui enseignent noter alors que tous demandent de le faire. Sans conseils, le rflexe est de noter la plus grande quantit possible de paroles entendues. Or, le temps dcriture tant suprieur au temps de prononciation, des propos sont perdus. Paradoxalement, celui qui ce malheur arrive hsite se lancer dans la prise de notes organise de peur de perdre encore plus de propos. La runion est cependant interactive. Les ides importantes, celles donc quil faudra noter, sont dbattues longuement et lanimateur comptent fait rgulirement des synthses. Par ailleurs les membres de la runion peuvent poser des questions lanimateur et aux autres participants. De plus, il est toujours possible, par la suite, de comparer ses notes celles dun collaborateur.
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Pour une runion qui a pour objectif une valuation, un tableau en deux colonnes (positif, ngatif) peut suffire :
xxx lieu : xxx

date : ordre du jour : interview prliminaire la rfection de latelier +
Lorsque les critres de prise de notes ne sont pas identifiables dans un ordre du jour touffu, la solution peut tre la rpartition en colonnes : date : xxx lieu : xxx ordre du jour : runion mensuelle Thme Dbat Rflexions
Aprs la runion attribuer un qualificatif par thme dbattu, de manire regrouper les lments connexes
Pendant la runion, noter ce qui est dbattu
Pendant la runion, noter les rflexions personnelles en attendant de les apporter au dbat. Lorsquelles seront dbattues, la discussion sera note dans la colonne centrale
125
Lorsque lordre du jour est prcis, la grille doit ltre aussi. date : xxx lieu : xxx ordre du jour : tude de faisabilit de la proposition M. X
aspect financier
Mme Y
M. Z
aspect technique
avis de Mme Y sur laspect technique
aspect ressources humaines
avis de M. Z sur les RH
aspect commercial
aspect juridique
126
Il est toujours possible de trouver un angle dexamen du dbat :
xxx lieu : xxx

date : ordre du jour : comprhension du problme X Fait n 1 Qui Fait n 2 Fait n 3
Qui est impliqu dans le fait n 1 Quest-ce qui est impliqu dans le fait n 2 Description du comment sest pass le fait n 3
Quoi
Comment
Combien
Description des lieux o sest droul le fait n 3
Quand
Pourquoi
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Des formules mnmotechniques, inspires de la mthode danalyse et rsolution de problmes sont exploitables pour une prise de notes : 5 M (Mthodes, Machines, Matires, Milieu, Main-duvre) ; 7 S (Structure, Stratgie, Systme, Situation, Savoir, Savoir-faire, Style), SPRI29 (Situation, Problme, Rsolution, Information), GUTMA (Gravit, Urgence, Tendance saggraver, Motivation, Accessibilit) ; I.T.Ma.Mi (Individu, Technique, Matriel, Milieu) date : lieu : ordre du jour : tude en vue de modernisation de latelier K quipe n 1 Mthodes quipe n 2 quipe n 3
description des mthodes de lquipe n 1 numration des matires employes par lquipe n 2 description des machines utilises par lquipe n 3 description du milieu dans lequel travaille lquipe n 2 particularit du personnel de lquipe n 3
Matires
Machines
Milieu
Main duvre
29. Lire, de Louis Timbal-Duclos, la Mthode SPRI aux ditions RETZ.
128
Les notes peuvent sinspirer des rubriques du compte rendu synoptique : date : xxx lieu : xxx ordre du jour : prise de dcision concernant le projet VWXYZ M. X Objectifs Mme Y M. Z
Objectifs de M. X Suggestions de Mme Y Responsabilits souhaites par M. Z Dsaccord de Mme X sur Vote de M. Z dcision n 1 : dcision n 2 : dcision n 3 :
Suggestions
Responsabilits souhaites Dsaccords
Vote
Dcisions retenues
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Elles peuvent utiliser franchement la grille du compte rendu synoptique puisque celle-ci rcapitule linformation souhaite :
xxx lieu : xxx

date : ordre du jour : mise en place des solutions acceptes par la direction Action n 1 Objectif Action n 2 Action n 3
les fournitures reues ne doivent plus tre mouilles par la pluie 1. Construction dun auvent sur le quai de rception 2. Acclration du stockage 3 0 pertes de fournitures pour cause de mouillement 1. Demander 1 devis 5 artisans 2. Le responsable prsente un nouveau planning des manutentionnaires 3. Le responsable a dlgation pour traiter avec les artisans 4 Lazare Garcin
Actions
Indicateurs de rsultats
Moyens
Responsable Date dachvement
130
3.2 Plus sa forme est concise, plus la rdaction dun compte rendu demande de comptences
Le compte rendu stnographique
Il est la transcription quasi intgrale, parfois sous la dicte dun magntophone, des propos de la runion et ne demande, en cela, aucun talent particulier si ce nest la connaissance de synonymes pour les verbes exprimant lavis, laccord, le doute ou lopposition : Tableau de synonymes pour varier lexpression de : lavis accentuer ajouter conseiller laccord accder accepter acquiescer le doute douter de dplorer mettre des rserves quant regretter que sinquiter de hsiter souponner supposer stonner balancer tergiverser atermoyer diffrer biaiser temporiser lopposition contester contredire dmentir
dgager engager indiquer noter observer prciser proposer relever remarquer signaler souligner suggrer
adhrer admettre approuver appuyer concder confirmer consentir privilgier saffilier sagrger sallier souscrire*
dsapprouver dsavouer infirmer nier objecter protester rcuser rfuter rejeter rpliquer rtorquer rtracter
Comme il a t dit en premire partie, il doit tre utilis uniquement dans les cas o des protagonistes malintentionns seraient susceptibles de dformer les propos dautrui ou de revenir sur leurs propres dclarations.
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Exemple de compte rendu stnographique
Ville de Trifouillis
Trifouillis, le 7 janvier 2001
Direction des ressources humaines

Bureau de la formation et de la communication interne COMPTE RENDU DE LA RUNION DES CORRESPONDANTS COMMUNICATION DU 5 JANVIER 2001 Le 5 janvier 2001, dans la salle du Conseil municipal, sest runi le groupe des Correspondants communication comprenant : - Monsieur Francis ABALONE - Monsieur Grard BALEINE - Madame Raymonde CARPE - Monsieur Michel DORADE - Mademoiselle Rgine EGLEFIN - Monsieur Robert FILET - Monsieur Georges GRONDIN - Monsieur Serge HURE - Madame Germaine ICTUS Ltablissement du cahier des charges concernant la formation de ce groupe nouvellement constitu tait lordre du jour de la runion. Monsieur GRONDIN anime la sance. Madame CARPE assure le secrtariat. Avant de passer lordre du jour, lanimateur invite les membres du groupe de travail faire connatre leurs observations concernant le compte rendu de la runion du 19 dcembre 2000. Madame ICTUS demande que soit rajout au compte rendu de la runion prcdente p. 4 B : Lintress resterait dans ses fonctions jusqu ce quil fasse la demande expresse* de les rsigner*. Lassemble approuve. Monsieur FILET rappelle qu lissue prcisment de la runion du 19 dcembre, lassemble avait dcid lunanimit de cesser de chipoter sur des points de dtail concernant les prcdents comptes rendus, cela tant la cause principale des pertes de temps.
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Lanimateur propose daborder le sujet lordre du jour. Monsieur BALEINE fait remarquer que les contestations rgulires du prcdent compte rendu devraient donner lieu une formation sur la rdaction du compte rendu de runion. Madame CARPE prfrerait une formation la runion proprement dite car elle estime que les pratiques actuelles engendrent une grande perte de temps. Monsieur ABALONE soulve le cas de la runion prcdente qui a dur quatre heures sans tre vraiment efficace et a ncessit un rajustement du planning de chacun. Madame ICTUS est favorable une formation la runion. Monsieur GRONDIN propose denvisager une formation la gestion du temps puisque le problme semble se situer l. Monsieur HURE regrette cette segmentation du besoin et estime quune formation pourrait regrouper ces diffrents aspects. Mademoiselle EGLEFIN demande si certains des participants se sont informs sur les programmes de formations. Monsieur GRONDIN explique que les organismes de formation sont mme dadapter leurs produits aux besoins spcifiques de leurs clients. Monsieur ABALONE rappelle la mission de relais dinformation entre personnes et services qui a t lorigine de la cration du groupe et souligne limportance de laspect communication que devra revtir cette formation ainsi que lurgence de la mettre en place. Monsieur DORADE apprcie la motivation de lensemble du groupe et se montre satisfait de la possibilit de regrouper les souhaits de chacun dans une seule formation. Lordre du jour tant puis, lanimateur fait un tour de table et synthtise les conclusions du dbat : la formation devra regrouper toutes les attentes des participants et se drouler dans les trois mois qui suivent. Des devis seront demands cinq organismes de formation conformment la procdure en vigueur.
Le rdacteur
Signature
Raymonde CARPE
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Une page de garde regroupant les renseignements administratifs et logistiques pallie la lourdeur de ce type de compte rendu en retirant au moins ces informations du corps du texte.
Logo
Compte rendu de runion
p. 1/4 Rfrence : RC : CF/01.011 Date de rdaction : 7 janvier 2001
Runion du : 5 janvier 2001 Ayant eu lieu : salle du conseil Objet de la runion : tablissement du cahier des charges concernant la formation du groupe des correspondants communication Participants : - Monsieur Francis ABALONE - Monsieur Grard BALEINE - Madame Raymonde CARPE - Monsieur Michel DORADE - Mademoiselle Rgine EGLEFIN - Monsieur Robert FILET - Monsieur Georges GRONDIN - Monsieur Serge HURE - Madame Germaine ICTUS
Compte rendu transmis : - Monsieur Serge HURE - Monsieur Francis ABALONE - Madame Germaine ICTUS - Monsieur Grard BALEINE - xx (leur hirarchie) - Madame Raymonde CARPE - Monsieur Michel DORADE - Mademoiselle Rgine EGLEFIN - Monsieur Robert FILET - Monsieur Georges GRONDIN Prochaine runion : Date : le 6 fvrier 2001 Objet : choix de lorganisme de formation Lieu : salle du conseil Signature* du rdacteur : (signatures* des participants en cas de procs verbal)
Signature
Raymonde Carpe
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Le compte rendu analytique

Il classe la substance de linformation utile sans tenir compte de lordre chronologique. Chacun des thmes abords peut tre annonc par un titre plein comme dans lexemple ci-dessous. La seule lecture des titres nous donne ainsi le rsum du compte rendu. Numroter les paragraphes reviendrait leur attribuer un ordre prioritaire qui nexiste pas. Un compte rendu analytique est donc un document de grande lisibilit, ardu rdiger lorsque les notes ont t prises de faon linaire sur une multitude de pages. Il ne prsente aucune difficult de rdaction lorsque la nature de linformation attendue a t dfinie au pralable, lorsque des tableaux ont t tablis pour recueillir cette information et quelle a t, au fur et mesure, classe dans ces tableaux. Il sagit, en somme, de prvoir avec une marge dlasticit quels seront les paragraphesthmes du compte rendu analytique en sinterrogeant sur la nature de linformation que la hirarchie souhaite quon lui rapporte. Exemple de compte rendu analytique
Compte rendu de visite

lattention de Monsieur Guillaume Laffitte, directeur de la CHNOU Date de la visite : 1er avril 2000 Lieu de la visite : Entreprise CHZEU Objet de la visite : La fabrication des tracteurs UBL280 peut-elle tre reconduite ? Contacts : M. DAME (dir. entreprise CHZEU) Mme LAFAI (dir. adj.) La visite visait ces 3 objectifs : tablir les tapes du projet avec la direction de CHZEU ; saccorder sur le cahier des charges ; dsigner un pilote techniquement comptent.
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Le personnel est expriment Lentreprise compte 76 personnes justifiant de plus de 10 ans danciennet et dont lge moyen est 28 ans. Tous ont donc dj fabriqu des UBL280. De plus, monsieur GENTY, lingnieur qui a pilot la fabrication en 1990 fait toujours partie du personnel. La productivit est excellente. En effet, le personnel est spcialis et les tches sont fragmentes, mais chacun a une vue densemble de la fabrication par un contrle tournant. Les moyens en place garantissent une qualit de fabrication. Effectivement, les btiments sont rcents, les ateliers bien clairs, propres et quips dun outillage standard. En outre, lusine possde des sections de technologie avance qui permettent la fabrication sur place : des armoires lectriques pour les UBU75T, des cbles des U2, des tiroirs de contrle AL20. Un accord de principe a t conclu. En premier lieu, le cahier des charges a t labor et sign. Il est annex au prsent compte rendu. En second lieu M. GENTY a accept de reprendre la responsabilit de la fabrication. En troisime lieu, des dates ont t arrtes : 01/09/01 pour le dbut de fabrication, 28/09/01 pour la premire livraison. Il est, enfin, noter que la direction de CHZEU souhaite administrer la planification du travail ainsi que celle des achats. Cet accord de principe doit tre confirm par crit avant le 15/09/01. Le rdacteur
Signature
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Le compte rendu synoptique

Lorsque les grilles de recueil de linformation ont t judicieusement tablies, il suffit de les mettre au propre pour tablir le compte rendu synoptique. Synoptique veut dire qui donne une vue densemble et cest bien l le but et lavantage dun tel document. Il perd cet avantage lorsque chacune des informations est trop longuement expose ou lorsquelle est exprime en deux mots imprcis ou sotriques. Un compte rendu synoptique a intrt tre prsent en format paysage . Il est prcd dune page de garde rcapitulant les renseignements pratiques semblable celle donne en page 134.
Le compte rendu daccident

Lorsque le compte rendu doit tre rdig partir dun vnement pass, dont il navait pas t prvu de garder une trace, comme un compte rendu daccident par exemple, le rdacteur peut saider dune matrice telle que dcrite p. 62 afin de rassembler ses souvenirs.
Jai vu Qui ? Quoi ? Combien ? Comment ? O ? Quand ? Pourquoi ? Jai entendu Jai touch Jai senti Jai got
Le compte rendu daccident ne doit pas tre confondu avec le rapport denqute. En effet, au moment o vient de survenir laccident il convient de relater uniquement les faits et non pas les impressions, les dductions, les rumeurs, les jugements, les explications, les avis cet effet il existe le plus souvent un imprim destin recueillir ces informations. La case de ce bordereau qui pose le plus de problme est prcisment celle qui est intitule description des faits . Certains ont peur de ny avoir pas assez de place. Dautres, au contraire, sont bloqus et ne savent quy inscrire.
137
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Compte rendu de runion
Moyens 1. Gestion dun budget de 000 F. 2. Dlgation dautorit sur le service technique pour les travaux numrs et le temps qui leur est imparti. Responsable Dlai Marc 15/03/2001 Pittaluga
p. 2/4 Rfrence : MB/CF/01.001 Date de rdaction : 15 janvier 2001
Action Entretien de lentrept : 1. Faire poser une peinture anti poussire la rsine sur le sol. 2. Faire vrifier les canalisations par le service technique. 3. Faire poser un extracteur sous la toiture. 4. Achat dun appareil de nettoyage aspirant et lavant SCODA. Michal Vartanian
Amliorer la scurit dans la cour : 1. Faire refaire le goudron. 2. Crer un passage flch protg pour les personnes trangres au service. 3. Faire fermer le prau.
15/03/2001
Optimiser le rangement des stocks A et B : 1. Surlever les racks pour que la palette du bas ne soit pas pose directement sur le sol. 2. loigner les racks du mur pour former un couloir de circulation qui raccourcirait la distance entre A et B. 3. Distinguer informatiquement les palettes faible et forte rotation.
1. Gestion dun budget de 000 F. 2. Accord pour sances de travail avec le HSCT pour tablir le circuit piton le plus sr. 3. Mettre artisans en concurrence par devis pour goudronnage et fermeture prau. 1. Gestion de 00 heures supplmentaires au sein de lquipe. 2. Accord pour sances de travail avec le service informatique pour mettre en place une signalisation des palettes faible et forte circulation.
Sbastien Ferrandez
30/01/2001
Sachez donc, les uns, quil est toujours possible dagrafer une page complmentaire un imprim et les autres quil est inutile de reprendre les indications que vous avez dj donnes dautres rubriques telles que la date, lheure, le nom de la victime, son ge Pour vous sortir de ce devoir civil : 1) Examinez et notez ce que vous transmettent vos sens : quest-ce que jai vu ? quest-ce que je nai pas vu ? quest-ce que jai entendu ? quest-ce que je nai pas entendu ? quest-ce que jai ressenti au toucher ? quest-ce que je nai pas ressenti au toucher ? quelle odeur ai-je sentie ? quelle odeur nai-je pas sentie ? quel got avait le produit ? quel got navait pas le produit ? 2) Posez-vous les questions QQCCOQP (Qui ? Quoi ? Comment ? Combien ? O ? Quand ? Pourquoi ?). Il ne sagit pas de trouver des rponses tout prix, mais de rpertorier les informations connues.
4 Le rapport30 est avant tout ltude dune question

4.1 Aprs avoir recueilli puis analys linformation
Runir les propositions consiste rdiger la conclusion
Il suffit de slectionner, dans les notes prises au cours de lanalyse, ce qui apparat comme des solutions. Ces lments, dvelopps avec prcision et retranscrits en franais correct, sont votre conclusion. Rdiger la conclusion en premier permet de canaliser le contenu du corps du texte. Cest--dire que tous les lments qui ne contribuent pas aux solutions proposes sont limins des autres parties.
Le corps du texte donne les dtails qui amnent la conclusion

Les rponses obtenues au questionnement (Qui ? Quoi ? Comment ? Combien ? O ? Quand ? Pourquoi ?) lors de lanalyse de linformation dcrivent ltat actuel de la situation. Ceux de ces lments qui contri30. La procdure complte dlaboration dun rapport se trouve en annexe 1D.
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Lannexe 1B donne une procdure dlaboration dun compte rendu, lannexe 1C celle du tmoignage crit.
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Date de laccident :
COMPTE RENDU DACCIDENT
Rfrence : Date :
O8 janvier 2OO1 Heure de laccident : 9hOO Emplacement de laccident : Parc de stockage

VICTIME : Nom et prnom : DOVARGA Edouard ge : 56 ans Qualification professionnelle : Chauffeur Lsions et consquences : Rupture des vertbres
cervicales ayant entran le dcs
TMOINS (nom prnom et qualification professionnelle) :
DUPONT Jean, magasinier;

COMPTE RENDU :
LEROY Louis, cariste
Monsieur DOVARGA devait livrer un chargement de poutrelles. Il avait conduit son camion au parc de stockage. Pour charger le camion un cariste amenait les poutrelles sur les palettes et les gerbait sur le plateau du camion. Monsieur DOVARGA se tenait sur le camion pour parfaire la mise en place.. Les poutrelles taient pourvues de fers btons. Le jour de laccident la temprature tait de 2 C et monsieur DOVARGA tait vtu dun blue-jean et dun chandail. Aprs avoir rparti sur le plateau du camion le contenu de la palette , monsieur DOVARGA a perdu lquilibre en ripant sur une poutrelle. Il est tomb la renverse dune hauteur de 1,8O m sa tte heurtant le sol en premier.
Rdacteur : Visas des tmoins :
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buent la dmonstration, rdigs en bon franais et exposs dans lordre o sont exposes les solutions, constituent votre premire partie. Ce qui est positif, qui manque ou qui ne va pas dans ces faits, ainsi que les raisons pour lesquelles cela ne va pas, chacun prsent en relation troite avec ses lments de comparaison va constituer la deuxime partie du rapport. Ce corps du texte est la partie dans laquelle votre lecteur va trouver les dtails qui lui sont ncessaires comprendre si besoin est ce qui vous a fait parvenir aux propositions que vous suggrez en conclusion.
Lintroduction prsente le travail et par consquent se rdige en dernier

Le travail est quasiment termin, il reste le prsenter laide dune introduction. Celle-ci va donc exposer les lments rpertoris prcdemment de manire situer le sujet et expliciter son importance. Lintroduction a aussi pour fonction dannoncer les parties du corps du document. La construction dune introduction se mmorise grce la formule REXAN (R pour reformuler ; EX pour expliciter et AN pour annoncer ). La fonction de prsentation du document qua lintroduction conduit forcment condenser ce qui est dvelopp dans le corps du texte. Le rdacteur na donc pas considrer cela comme une fcheuse rptition pas plus quil ne doit se soucier de conserver quelque grande rvlation pour le dnouement comme le demanderait une uvre littraire. Un crit professionnel na nul besoin de rserver de suspens et chacune de ses parties doit tre complte et suffire la dmonstration qui les rend ncessaires.
4.2 Un rapport court se prsente comme une note ; un rapport volumineux prend laspect dune brochure relie
la diffrence du compte rendu, le rapport demande, outre la description dune situation, dune organisation ou dune technique, une analyse et un avis dbouchant sur une proposition31 formule au conditionnel.
31. On propose si la solution ressortit notre comptence* ; on suggre dans le cas contraire.
141
La logique de lenchanement de ces lments est souligne par la prsentation matrielle du document. Il est, par exemple, indispensable demployer la prsentation recommande par une charte graphique interne. Faire preuve doriginalit cette occasion pourrait, en effet, indisposer le lecteur habitu trouver les renseignements administratifs (dates, lieux, rfrences) des endroits bien prcis. Le rapport se rdige en style impersonnel (pas de je , pas de nous , pas de on ) sur du papier blanc, de 80 g/m2 et de format A4 (21 cm x 29,7 cm).
La premire page donne tous les renseignements administratifs

Comme le prcise le tableau de la page 36, ce nest pas la quantit de texte qui diffrencie le rapport du compte rendu. Ainsi, un rapport court peut prendre la forme dune lettre ou dun formulaire lexemple des rapports dessais techniques dont les parties prtablies anticipent toutes les tapes de lanalyse. Un rapport plus volumineux sera compos et reli comme un livre. Cette premire page sera donc appele couverture . Que le rapport soit volumineux ou non, cette page devra comporter : La date, qui est lun des lments dauthenticit du rapport. Celle-ci est systmatiquement prcde du nom du lieu de cration sous la forme : Ville, le 00 mois 0000 Elle se place normalement dans langle suprieur droit de la premire page, avant tout texte, pour tre lisible immdiatement. Il nest donc pas judicieux de la rejeter la fin du rapport, avant la signature*. Les rfrences des document sur lesquels sappuie le rapport et celle du rapport lui-mme doivent figurer sur la premire page. Les rfrences des annexes peuvent tre rcapitules part. Le titre du rapport doit tre dense et stendre du gnral au particulier sans toutefois faire allusion aux conclusions. En effet, si celles-ci se trouvent rejetes, le rapport archiv prterait confusion, laissant croire que les propositions ont t acceptes.
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Exemple Rorganisation de latelier dcoupe : le matriel, les machines et le stockage des matires premires ou Rapport du chef de poste de sondage n A/15 sur laccident survenu le 14 mai 2000 au matre sondeur Tarire Et non pas : De nouvelles machines latelier dcoupe, disposes de manire laisser une large place au stockage des matires premires ou Nouvelles mthodes de sondage afin de ne pas reproduire un accident tel que celui du 14 mai 2000 . Les nom et qualit du, ou des, rdacteurs (en franais, le prnom se place avant le nom) doivent figurer sur cette premire page. Leur place nest pas normalise. Une illustration approprie, de qualit et judicieusement mise en page peut avantageusement complter ces informations. La quatrime de couverture (dos) est de mme matire que la couverture ; elle peut ne porter aucune indication, un simple sigle* ou ladresse de lentreprise, linstitution, ltablissement metteur. Une page de garde sur papier blanc peut rpter les informations de la couverture si celle-ci est en bristol. Le sommaire occupe la page 2. Ce nest pas un lment dcoratif, il permet de se reporter rapidement au paragraphe ou sous paragraphe recherch. cet effet, il rcapitule avec prcision ces derniers, en indiquant le numro de la page o ceux-ci se trouvent. Les traitements de texte les laborent automatiquement et trs rapidement. Pour plus de logique, cest la numrotation dcimale qui prvaut : 1. ; 1.1. ; 1.1.1. ; 1.1.2. ; 1.1.3 ; 1.2. ; 1.2.1. ; 1.2.2. ; 1.3 ;
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Elle permet, par exemple, de reclasser immdiatement des feuillets pars, mme sils ne sont pas foliots.
Comme dans tout document professionnel, lintroduction doit prvenir tout suspens
Le rapport est un document qui peut resservir plus tard, dans dautres tudes, ou ailleurs, dans dautres services, comme document de rfrence. En effet si, par exemple, lordonnance* laquelle aura contribu votre rapport est remise en question, le nouveau rapporteur cherchera les raisons qui ont concouru cette organisation. Il est donc indispensable, dans lintrt mme de votre travail, dtablir ds lintroduction le fondement de vos propositions en prcisant : le sujet du rapport ; la conjoncture (qui vous la demand et pourquoi) ; la vocation de lentreprise, du service, de ltablissement concern ; ltendue de lintrt de lentreprise, service, tablissement dans ce domaine ; votre dmarche investigatrice et vos sources ; les grandes lignes de votre raisonnement et ce quoi il aboutit. Exemple la suite du manque defficacit constat dans la communication crite de la CHNOU, vous avez bien voulu me charger de rechercher et danalyser les causes de cette carence afin de vous proposer les mesures susceptibles dy mettre fin. Le statut administratif de notre tablissement implique, en effet, la circulation dun grand nombre de pices crites qui devraient tre un modle defficacit et ne le sont pas. Le prsent rapport repose donc sur lobservation attentive des postes de travail et sur laudit du personnel. La matire ainsi recueillie a t ensuite compare aux consignes de la normalisation et aux possibilits pratiques y compris celles des techniques modernes de communication. De ce minutieux travail ont merg quelques solutions intressantes suggres en conclusion.
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Le corps du rapport, illustr de tableaux, schmas, photos, dessins ou graphiques comprend deux parties
Tout dabord un constat de la conjoncture motivant le rapport (qui, quoi, comment, o, quand) est expos en dtail dans la premire partie. Celui-ci ne doit pas anticiper sur lanalyse ou sur la conclusion. En effet, lavis du rapporteur ne doit intervenir quaprs ltude de ces faits et largumentation du rdacteur. Ce constat doit tre objectif et pour cela il ne prsente que des faits, des observations, des informations, des donnes srieusement vrifies. Ces informations sont rechercher sur place, auprs du personnel, dans les archives Lorsquil sagit dun rapport relatif la rorganisation dun service, il convient de commencer par dfinir les attributions de ce service puis den dcrire le fonctionnement actuel. Lorsquil sagit de laboutissement dune enqute, il est bon quapparaissent sous forme de tableaux les rsultats chiffrs. En effet, ces tableaux font apparatre, mieux que le texte, les points critiques de lobservation. Lorsquil sagit dune enqute sociale les propos et les situations qui ont entran la dcision doivent tre rapports et dcrits minutieusement, et non pas occults sous prtexte de confidentialit. Sans cette tape, les conclusions de lenqute apparaissent subjectives aux yeux du lecteur qui est dailleurs, lui-mme, tenu au secret professionnel. Lorsquil sagit dun rapport de conseil dadministration, il est utile de donner un aperu de la situation conomique gnrale. Le descriptif sert de base lanalyse. Ainsi interdpendantes, ces deux parties forment un tout cohrent et incontestable. La simple recherche des informations utiles la rdaction du constat fait dailleurs surgir les axes de recherche prouvant ainsi la cohsion de ces parties. Pour cette raison, seuls les lments servant lanalyse sont retenus dans lnonc des faits ; les informations redondantes ou sans consquence sont donc impitoyablement limines. Ces faits sont prsents avec le mme ordre rationnel (chronologique, topographique ou thmatique) dans chacune des parties. Le plan chronologique suit lordre dans lequel les vnements se droulent. Ce nest
145
pas toujours le plan le plus judicieux car lhistorique ne fait pas forcment ressortir les dysfonctionnements. Un plan topographique (par lieux) ou thmatique (par thmes) est le plus souvent prfrable. Avec un tel plan deux combinaisons ( mmoriser laide du sigle* DAP) sont possibles : Plan topographique 1 Introduction REXAN Corps du texte DAP Dcrire Atelier 1 Atelier 2 Atelier 3 Analyser Atelier 1 Atelier 2 Atelier 3 Conclusion (Proposer) Exemple 1.1. Service contentieux X sortes dcrits (numration) sont utiliss. Ces crits obissent des rgles strictes de prsentation consignes dans linstruction n Un papier blanc X g/m2 de format A4 est employ pour lensemble de ces documents. Ces crits sont achemins obligatoirement par le circuit suivant (numration). Etc. 1.2. Service comptabilit Ensuite, une analyse objective de cette situation (pourquoi ?) qui compare les buts escompts aux buts raliss et les moyens employs aux moyens potentiels (ce qui dbouchera automatiquement sur une proposition qui sera note en conclusion). Linformation sur les moyens potentiels est rechercher au cours de visites, dans les publications techniques ou conomiques, auprs de bibliothques, de banques de donnes par la voie dInternet* par exemple. Plan topographique 2 Introduction REXAN Corps du texte DAP Atelier 1 Dcrire Analyser Atelier 2 Dcrire Analyser Atelier 3 Dcrire Analyse Conclusion (Proposer)
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Lanalyse sappuie sur une critique positive. Cest--dire quelle va comparer point par point le descriptif des critres en cherchant : Pourquoi ? Quest-ce qui va ? Quest-ce qui manque ? Quest-ce qui ne va pas ? Cest prcisment le fait de commencer par ce qui va qui donne un ton positif cette critique. Cette question permet, en effet, de considrer les 90 % de positif avant les 10 % de ngatif, vite au rapporteur de se laisser aveugler par les dfauts et de sen tenir l. Ce raisonnement ramne donc la tche dinnovation sa juste mesure et force trouver des solutions en rapport avec les causes du problme. Cest lanalyse qui constitue le fond du rapport ; cest elle qui explique, qui justifie, qui argumente. cet effet, le lien logique qui existe entre le fait constat et la proposition laquelle la conclusion aboutit ne doit jamais tre sous-entendu car affirmer nest pas prouver. Ex : Lagence de Boulogne ne donne pas les rsultats attendus : il faut durgence pourvoir au remplacement de son directeur actuel. M. et Mme Machin ont t entendus le (...) par lassistante sociale : il convient de leur retirer la garde de leur enfant. dans un rapport sur le fonctionnement dun service ou des rsultats dune enqute, le rdacteur doit reprendre dans le mme ordre les lments quil a dcrit dans la partie prcdente. dans un rapport de conseil dadministration, il sagit de commenter lobtention des rsultats globaux de lexercice (part de chacun, lments, vnement, influences) Exemple Lacheminement est trop lent (dure, besoin, comparaisons). Certains des crits utiliss font double emploi (explications, autres pratiques), dautres sont utiliss contre emploi (explications, autres pratiques) ; le personnel nest pas sensibilis leurs particularits, ni form leur rdaction (moyens pour former). La prsentation des crits ne favorise pas une Que faire la place ?
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lecture rapide selon la mthode enseigne en stage intra-entreprise depuis 3 ans. Le papier que nous utilisons est trop spongieux et favorise la diffusion de lencre ce qui donne des caractres baveux, difficiles dchiffrer, provoquant des confusions dont certaines ont eu de graves consquences (exemples) alors quil existe. Dautre part rien sur nos crits nindique au premier coup dil son secrtariat dorigine UNTEL, par exemple, pratique la distinction par couleurs.
La conclusion nonce les solutions FARE

F comme faisables ; A comme acceptables ; R comme rentables ; E comme efficaces La conclusion nonce les solutions, les propositions du rdacteur, telles quelles dcoulent du dveloppement. Sa rdaction est vidente si les deux parties prcdentes ont t logiquement exposes. Elle doit tre claire, concise, honnte et modeste. La conclusion nest pas un rsum du dveloppement. Elle se contente de runir les propositions auxquelles a t conduit le rapporteur au cours du dveloppement sans aucun souci de justification. En outre, la lecture du document est facilite par la prsence de conclusions partielles reprises en une conclusion gnrale. La redondance nest pas redouter dans ce type de rdaction. La conclusion ne doit pas dpasser ce qui a t prouv dans le dveloppement. Le rapport tant un tout, il ne conclut que sur ce qui est expos et analys. Les propositions nonces doivent tre prcises. Le destinataire du rapport na pas, par exemple, ressentir le besoin de demander des explications complmentaires. Ex. En consquence nous demandons que le personnel soit augment trs sensiblement. (imprcis) Elles doivent rpondre aux questions Qui ? Quoi ? Comment ? Combien ? O ? Quand ? travers des noms de personnes (tant quil ne sagit pas de les desservir), dentreprises, dorganismes, de lieux. En citant des moyens, des chiffres, des dates, des actions et leur dcoupage :
148
Exemple En consquence, il est suggr de rduire nos crits 7 (lesquels, description, objectif, prsentation, mode de ralisation). Les messages seront dsormais achemins par ml*. Une formation devrait, cet effet, tre offerte lensemble du personnel du service (objectif, dure, contenu, mthodes pdagogiques, organisme, dates, cot). La prsentation normalise AFNOR serait plus efficace, dautant plus quelle rendrait les lettres de la CHNOU plus accessibles nos correspondants extrieurs qui lappliquent dsormais (dtails, modles annexs). Le papier rf. () est dun cot peine plus lev que celui utilis actuellement et de bien meilleure qualit. La maison RECTO est prte le cder (prix) pour une quantit trimestrielle de () .
Le rapporteur doit tre objectif et honnte, modeste mais surtout pas servile
Le rapporteur doit tre objectif et loyal. Cest--dire quil ne doit pas biaiser son tude (en dformant ou en occultant des faits) pour lui faire servir une doctrine ou un intrt personnel ou pour dmonter lavantage dune thorie qui lui serait personnelle. Il ne doit pas, non plus, chercher plaire au destinataire du rapport en sefforant de dmontrer les conclusions quil croit tre celles attendues. Un rapport est un crit destin faire voluer une entreprise et non pas faire que ses cadres se complaisent dans lautosatisfaction.
Le rapporteur simplique en apposant sa signature*

Le rdacteur signe son rapport comme il signerait une lettre. Toutes les organisations ne jugent pas, cependant, la signature* indispensable lorsque le rapport est accompagn dune lettre denvoi. Par la suite, les diffrentes autorits hirarchiques qui lexaminent y annexent leurs avis. Ceux-ci concourront la dcision dfinitive.
La lettre daccompagnement est une brve synthse du rapport

Une synthse sert donner trs rapidement une ide complte du travail qui a t ralis. En cela elle reprend les points essentiels du travail, laissant le lecteur libre daller la recherche de dtails dans le rapport.
149
Le rdacteur peut faire apparatre, de loin en loin dans son rapport, des synthses partielles. Il se sert, cette occasion dun code de lecture (encadr, gris, italique).
Les annexes sont une slection des documents qui ont t analyss ou produits
Les annexes sont une slection des documents qui ont t analyss ou produits et ont servi de base au rapport. Ne doivent tre annexs que les documents prsentant un rel intrt pour le lecteur. Elles sont mentionnes une premire fois dans le texte, aux endroits mmes o leur consultation peut tre utile au lecteur et une seconde fois en bloc en dehors du texte sous forme de nomenclature*. Dans le cours du texte elles peuvent tre cites directement entre parenthses ou sous forme de notes de bas de page. Elles portent, chacune en guise de titre, le numro dordre qui lui a t attribu (Annexe 1, Annexe 2). Quelle que soit leur pertinence, le volume des annexes ne doit pas dpasser celui du texte, sous peine de transformer le rapport en note de synthse. Le format des diffrentes annexes gagne tre le mme que celui du rapport. Les documents dorigine peuvent, cette fin, tre mis lchelle sans que pour autant les originaux soient dtruits car ceux-ci demeurent les rfrences probantes. Un document de grand format peut, toutefois, tre pli, le plus fonctionnellement possible, en accordon. Un glossaire (ou lexique) est toujours le bienvenu notamment lorsque le rapport traite dun domaine trs spcialis. Les traitements de texte fournissent la possibilit de raliser facilement un index. Il nest certes pas indispensable, mais un lecteur entran est toujours satisfait de pouvoir naviguer dans un document volumineux grce cet instrument.
Les illustrations sintercalent leur place normale

Les illustrations : tableaux, graphiques, schmas, dessins, plans, photos tablis par le rapporteur et destins rendre le texte intelligible sintercalent leur place normale dans le dveloppement. Il en est de mme pour les citations qui ne doivent, toutefois, pas tre trop nombreuses. Seuls sont rejets en annexe les documents trop volumineux dont linclusion alourdirait le texte et nuirait sa comprhension. Labsence
150
dillustration doit toutefois tre prfre des illustrations de qualit mdiocre qui desserviraient le travail au lieu de le mettre en valeur. Les illustrations sont accompagnes : dun numro dordre, dun titre, dune lgende, dune note de renvoi une bibliographie en indiquant la provenance.
Le rapport est un tout qui doit tre matriellement reli

Un agrafage dans le coin suprieur gauche suffit aux documents trs minces. Pour les documents plus volumineux, il existe des procds par collage ou par spirale. Ce dernier est le plus utilis lheure actuelle. En somme, le rapport est constitu par trois parties DAP (Descriptif, Analyse, Propositions) qui sont interdpendantes et refltent les tapes dun raisonnement logique. Les faits consigns doivent tre dcrits en toute neutralit; leur analyse doit tre fonde sur des critres objectifs et transparents de manire que les propositions en dcoulent tout naturellement. Ces dernires doivent tre FARE cest-dire faisables, acceptables, rentables et efficaces! Un rapport court se prsente comme une lettre ; un rapport volumineux prend laspect dune brochure relie. Les documents qui ont contribu ltude lui sont annexs. Vous pouvez excuter lexercice 8, p. 263.
151
5 Il ny a pas de truc pour laborer une analyse ou une synthse, mais une mthode suivre
5.1 La mthode danalyse applique la stratgie dcrmage*
Une analyse est un crit dinformation qui doit fournir la hirarchie les lments ncessaires une prise de dcision. Il sagit donc de pratiquer une lecture en profondeur du texte. Cest--dire quil ne faut pas y voir linformation en surface, mais aussi explorer les diffrents lments qui y participent et leurs interactions afin de slectionner linformation utile. Les niveaux dobservation
Niveau 1
Droulement chronologique
P e r s o n n e s M a t r i e l M t h o d e s P r o d u i t s C o n t e x t e
Niveau 2
Niveau 3
Rapports entre les diffrents lments
Cest le droulement chronologique qui apparat en premier lieu dans un texte. Il est intressant, mais il ne suffit pas. Il faut y trouver ensuite les diffrents protagonistes (personnes, choses ou ides) et comprendre les rapports qui les gouvernent.
152
Cette mthode demande de : suivre des tapes, dployer un savoir-faire spcifique chacune de ces tapes, grer son temps : respecter un temps imparti aprs calibrage personnel, sachant que la comprhension prend 50 % du temps et la rdaction 50 %. Elle ne compense en rien le manque de vocabulaire et la faiblesse de syntaxe.
Faire Pour Mais ne pas faire
A
1. crmage32 du texte ; lattention est porte sur lenvironnement du texte : auteur, date, nature du support de publication (magazine, revue, bulletin, Journal officiel) titre, sous-titre, intertitres, encadr, notes, glossaire, chapeau, illustrations, lgendes. Lcrmage se conclut par la formulation crite dune hypothse. Pour identifier lide matresse33 . Pour reprer les paragraphes les plus denses en informations. Pour situer le texte dans son contexte vnementiel. Commencer rdiger une introduction. Dvelopper, comme une rponse une question de cours, partir de la premire ide importante qui saute aux yeux. Lire le texte partir du premier mot de la premire phrase du premier paragraphe jusquau point final. Puis recommencer partir du dbut car rien na t compris ni retenu.
C O M P R E N D R E
Pour comprendre lide matresse.
Recopier le titre ou lobjet textuellement.
32. Cf. stratgies de lecture, plus loin p. 180. 33. Lide matresse est celle qui est annonce, dveloppe et rpte de diffrentes faons.
153
Faire
2. Reprage34 des mots outils (ce sont les mots de liaison, les conjonctions de coordination).
Pour
Pour faire apparatre les rapports de cause effet entre les diffrents paragraphes et, lintrieur des paragraphes, les rapports entre les diffrentes phrases. Pour reprer les changements de champ lexical*. Ce champ est, sans hsitation, le thme du paragraphe. Pour tablir linventaire des ides de lauteur. Pour bien hirarchiser largumentation de lauteur. Pour faire ressortir les ides en se dtachant de la faon dont elles sont exprimes de manire pouvoir les formuler autrement. Pour une vision synoptique de largumentation, de la problmatique ; Pour se dtacher de lexpression de lauteur et ne sen tenir quau sens.
Mais ne pas faire

Lire passivement encore une fois.
C O M P R E N D R E
Lapprofondissement se conclut par labandon dfinitif du texte dorigine afin de ne travailler qu partir des notes. 4. Approfondissement35 du texte : dgager sa structure laide de plan sommaire, texte flch, tableau de mots cls, schma de texte, arborescence 3. Reprage des mots cls (ce sont des mots qui appartiennent un mme champ lexical*).
Lire passivement puis reprendre partir du dbut car rien na t compris.
Recopier des phrases entires. Surligner des passages entiers. Se contenter de lister les ides sans faire apparatre leur rapport de cause effet.
Laisser tomber le schma et se replonger dans le texte dorigine.
34. Cf. stratgies de lecture, plus loin p. 179. 35. Cf. stratgies de lecture, plus loin p. 181.
154
Faire
Pour
Pour faire apparatre uniquement linformation qui intresse ou lessentiel de lintention de lauteur. Pour pouvoir rdiger lintroduction qui est la prsentation de ce plan. Pour tre aussi bref et clair que possible ; Pour tre sr que le lecteur donnera le mme sens que le rdacteur aux mots employs. Pour ne pas tre pnalis un jour dexamen professionnel.
Mais ne pas faire

Se contenter de faire un rsum. Composer une mosaque de phrases toutes faites sorties du texte dorigine.
B
5. Rorganiser les informations ou les arguments de lauteur dans un plan problmatique (qui rponde une question).
R D I G E R
7. Relire Une premire fois pour le sens (dnotation). Une deuxime fois pour la connotation (le sens culturel) ; Une troisime fois pour la grammaire. 6. crire : Trouver une phrase concise pour chaque point de notre plan ; crire en bon franais : sans fautes sans clichs, sans anglicismes, sans nologismes, sans superftations Se laisser porter par linspiration. Oublier des aspects importants en ngligeant ltape A (comprendre). Se laisser influencer par un jargon : du domaine technique, de lentreprise, des mdias, de la rgion Se fier sa matrise incontestable de la langue franaise.
Vous pouvez raliser lexercice 9, p. 266.
155
Mthode dlaboration dune analyse de texte
Comprhension
Je m'intresse l'environnement du texte Je dgage, par crit, une hypothse de contenu
crmage
Approfondissement
Je repre les mots cls Je repre les mots outils
Je jette courageusement le texte initial
Je dgage la structure du texte en prenant des notes schmatiques
laboration d'un plan problmatique
Je rorganise les ides exposes dans le texte de faon rpondre une question
Rdaction
Je construis une phrase concise pour chaque point du plan
Rdaction
Un coup pour le sens concret Un coup pour le sens symbolique
Relecture
Un coup pour la grammaire
156
5.2 La mthodologie de synthse applique la stratgie de survol*36

La synthse est, en somme, la mise en forme du rsultat de lanalyse de plusieurs textes.
Faire Pour
Pour traiter linformation dans le sens demand. Pour dlimiter le contenu de la note (quelle information retenir, laquelle dlaisser). Pour envisager le plan de la note
Mais ne pas faire

Commencer rdiger une introduction. Lire minutieusement, un un les documents du dossier. Soupirer en pensant que le dossier est trop pais et que le thme est obscur.
A
1. Analyser la requte : ne pas hsiter se faire prciser les attentes dun responsable qui aura dit, laconiquement : Fais moi la synthse de a ! . Soupeser chaque mot de la requte et en dduire une consigne de travail. Dans un souci de gain de temps cette tape est souvent nglige alors quelle facilite le travail.
C O M P R E N D R E
2. Examiner la composition du dossier
Pour continuer cerner le contenu de la note; cette tape se conclut par la formulation crite (1 phrase) dune hypothse de rponse la requte. Pour reprer les pices les plus en rapport avec la requte. Pour classer les pices en fonction de leur valeur informative (loi ou article de presse) et en fonction de leur actualit. Pour dterminer un ordre de consultation.
Feuilleter le dossier en soupirant parce quil est pais et que les pices sont rbarbatives.
36. Cf. stratgies de lecture, plus loin p. 180.
157
Faire
Cette tape se conclut par la formulation crite dune hypothse de contenu, rponse la requte.
Pour
Pour se donner un objectif de lecture active. Pour lire la recherche dinformations qui confirment lhypothse et la compltent ou qui la modulent, voire linfirment et tablissent ainsi le contenu rel. Pour avoir une vision globale du dossier et ainsi mettre au mme niveau des informations qui le mritent. Pour liminer les pices et les parties de pices sans rapport avec la requte.
Mais ne pas faire

Se lancer dans une lecture intgrale sans objectif. Recopier le titre ou lobjet textuellement.
C O M P R E N D R E
4. Approfondissement38 des paragraphes retenus : en reprant les mots outils et les mots cls en tudiant la syntaxe des phrases compliques - en organisant, ds leur comprhension, dans un schma (arborescence par exemple) les ides retenues. 5. Se dbarrasser du dossier 3. crmage37 de chacune des pices
Lire minutieusement, dans lordre ou elles se prsentent, la totalit des pices du dossier.
Pour recueillir linformation qui rpond la requte. Pour viter de noter plusieurs fois la mme chose. Pour classer linformation recueillie par thmes.
Approfondir la totalit. Surligner la quasi totalit du texte. Prendre des notes linaires qui reprennent des passages entiers des textes.
Pour ne pas tre tent de chercher des lments supplmentaires : ils seront superflus.
Reprendre les textes et rdiger en les consultant.
37. Cf. stratgies de lecture, p. 180. 38. Cf. stratgies de lecture, p. 181.
158
Faire
Pour
Pour une vision synoptique de largumentation, de la problmatique. Pour se dtacher de lexpression de lauteur et ne sen tenir quau sens.
Mais ne pas faire
B
6. Rorganiser les informations ou les arguments de lauteur dans un plan problmatique (qui rponde la requte) Pour faire apparatre dans un ordre qui lexplicite uniquement linformation qui intresse le destinataire. Pour pouvoir rdiger lintroduction qui est la prsentation de ce contenu. Commencer par rdiger lintroduction. Se laisser porter par linspiration. Composer une mosaque de phrases toutes faites sorties du texte dorigine, dans lordre o elles ont t recueillies. Se laisser porter par linspiration. Oublier des aspects importants en ngligeant ltape A (comprendre). Se laisser influencer par un jargon : du domaine technique, de lentreprise, des mdias, de la rgion Se fier sa matrise incontestable de la langue franaise.
R D I G E R
8. Relire 7. crire : Trouver une phrase concise pour chaque point de notre plan ; crire en bon franais : sans fautes sans clichs, sans anglicismes, sans nologismes, sans superftations
Pour tre aussi bref et clair que possible. Pour tre sr que le lecteur donnera le mme sens que le rdacteur aux mots employs. Pour ne pas tre pnalis un jour dexamen professionnel.
Une premire fois pour le sens (dnotation). Une deuxime fois pour la connotation (le sens culturel). Une troisime fois pour la grammaire.
159
Schma de la mthode de synthse
S'interroger sur le thme de la requte

(5 min)
dduire de chaque mot une consigne de travail transformer le thme en question
classer selon la chronologie rtrospective
S'interroger sur la nature et les titres des pices du dossier (5 min)
avoir une vue d'ensemble du dossier
classer selon la valeur des pices
laborer une hypothse
crmer les pices du dossier (15 min)
rayer les parties sans rapport avec la requte
comprendre les phrases de conclusion
Approfondir les lments slectionns (65 min)
laborer une arborescence comprendre l'argumentation
Rdiger (90 min)
rdiger partir de l'arborescence
tre concis relire
160

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Mireille BRAHIC

MIEUX RDIGER LES CRITS PROFESSIONNELS

ditions dOrganisation, 2004 ISBN : 2-7081-3047-1

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Intressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

1 Concentrez-vous sur le contenu de la lettre avant toute mise en forme

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Dduire, daprs lobjectif, les points aborder

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Le chef dtat-major madame Boidefeu

pour suivre mari qui va travailler ltranger pendant au moins 4 ans

mre d1 enfant de 3 ans

Vous pouvez excuter lexercice 4, p. 261.

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Rflchir lordre dans lequel les diffrents points seront abords1

Voici seulement venu le moment de faire des phrases3

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Enfin, il est temps de soccuper de la forme

1.2 Adoptez la prsentation en vigueur sur votre lieu de travail

Len-tte*, ou timbre*, informe sur lmetteur

4. Consultez par exemple : Protocole national et international de Coppieters, d. UGA, 1988.

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126, rue Lonard-de-Vinci 83130 LA GARDE

Le timbre* administratif dcline la hirarchie de lmetteur de la lettre et donne son adresse :

Ministre de lAgriculture Direction du personnel

Ministre de lducation nationale

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La mention affaire suivie par

Les lieu et date

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La rubrique rfrences ou vos rfrences dans le secteur priv

La rubrique pices jointes (P.J.)

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9. Les accents, trmas ou cdilles ne sont pas des signes de ponctuation.

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13. Voir fiche utilisation des majuscules en annexe 3A.

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Le premier paragraphe dune lettre ne commence surtout pas par suite

20. Voir en partie 1, p. 19.

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(d'homme femme marie)

Je vous prie de bien vouloir

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