EL PLAN DE IMPLANTACIN DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA.

0.CMO LEER Y CMO PARTICIPAR EN EL DOCUMENTO.

El presente documento tiene los siguientes objetivos: Que los interesados y afectados en el asunto de la implantacin electrnica puedan leer un documento actualizado sobre el tema. En la medida en que este documento es, como todo, mejorable y siempre necesita de actualizacin, se quiere generar un debate sobre su contenido mediante su presentacin o difusin en sitios web especializados y habilitar la participacin y la 2. 1. colaboracin en su elaboracin. 3. Facilitar a todas aquellas entidades que no disponen de los recursos necesarios para ello, un documento-gua para la planificar la implantacin de la administracin electrnica. Dados los tiempos que corren, el contenido se va a poder leer de distintas formas: 1. en el formato tradicional, un libro, en el ejemplar n 12 de EL CONSULTOR DE LOS AYUNTAMIENTOS y 2. en un formato ms cmodo y con muchas ms ventajas, el electrnico. A su vez, en el formato electrnico est: a. en su versin esttica en formato PDF descargable desde la pgina de EL CONSULTOR DE LOS AYUNTAMIENTOS y b. esta versin que estas viendo, versin hecha en googledocs y que est viva, es decir, se puede actualizar en cualquier momento, incluso mientras la ests leyendo. Desde aqu tambin lo puedes descargar en varios tipos de formatos e imprimir, si prefieres leer en papel. Una cosa, (PARA VER Y LEER BIEN ESTA LTIMA VERSIN,

UTILIZA GOOGLECHROME, EL NAVEGADOR DE GOOGLE).

PARA SABER CMO LEER EL DOCUMENTO Y CMO PARTICIPAR EN SU ACTUALIZACIN Y MEJORA PINCHA AQU.

1.NDICE.
0.CMO LEER Y CMO PARTICIPAR EN EL DOCUMENTO. 1.NDICE. 2.RESUMEN. 3. COMO EST EL ASUNTO DE LA IMPLANTACIN ELECTRNICA. 3.1. Y ha sido lo presupuestario una limitacin?. 3.2. El proceso de adaptacin tambin se ha regulado jurdicamente. 3.3. Se han facilitado soluciones tecnolgicas (software). 3.4. Y se ha dado cobertura a todo el proceso. 3.5. Y en el 2011, cmo est la implantacin de la administracin electrnica?. 4. EVALUAR LO QUE SE HA HECHO. 4.1. Evaluar lo tecnolgico. 4.2. Evaluar lo no-tecnolgico. 5. PLANIFICAR QU HACER. 5.1. Quin debe aprobar el Plan. 5.2. Qu debe explicitarse en el Plan. 5.3. Qu se puede hacer. 5.3.1. Antes de nada, informarse, preguntar y copiar. 5.3.2. Invertir la tendencia, las personas antes que la tecnologa. 5.3.2.1. Qu trabajo hay que hacer. 5.3.2.2. Quin tiene que hacer este trabajo. 5.3.2.3. Y cmo se consigue hacer ese trabajo. 5.3.2.3.1. Un buen liderazgo. 5.3.2.3.2. Una buena comunicacin. 5.3.2.3.3. Formacin constante. 5.3.2.3.4. Participacin del personal. 5.3.2.3.5. Reconocimiento del trabajo. 5.3.3. Aunque se seguir invirtiendo en tecnologa. 5.3.3.1. Tienen que ser legales. 5.3.3.2. Conseguir una solucin ya hecha o hacerla dentro de la administracin?. 5.3.3.3. Si se compra en el mercado, hay que contratar bien. 5.3.3.4. El gestor de expedientes o workflow. 5.3.3.5. Herramientas web 2.0. 5.4. Cmo habra que hacerlo. 6. APROBAR EL PLAN POR EL RGANO PLENARIO DE LA ORGANIZACIN. 7. PUBLICAR Y COMUNICAR LA PLANIFICACIN PROYECTADA. 8. Y QU PASA, SI NO SE ELABORA, APRUEBA Y PUBLICA EL PLAN.

2.RESUMEN.

Por mandato de la Ley de Economa Sostenible, el prximo da 6 de Septiembre de 2011 las Comunidades Autnomas y las Entidades Locales debern tener aprobado y publicado un plan de implantacin de administracin electrnica, un documento donde se explicite qu se va a hacer, qu se espera conseguir y cundo los ciudadanos van a poder relacionarse electrnicamente con la Administracin Pblica. Es el momento de evitar errores pasados, aprovechar las oportunidades presentes e invertir en las personas de la organizacin y en realizacin de los trabajos internos necesarios que aseguren el xito de su implantacin. 3. CMO EST EL ASUNTO DE LA IMPLANTACIN ELECTRNICA. Recientemente en un grupo profesional de debates sobre la administracin electrnica 1, se inici uno por Iaki Ortz2 con la siguiente cuestin: La Administracin electrnica es un experimento fallido?. Merece la pena seguir invirtiendo en TICs en las Administraciones Pblicas o las tecnologas son un lugar idneo para recortar presupuestos?. El debate est siendo rico e intenso y aunque hay variedad de opiniones, parece que est claro que la previsin de implantar la administracin electrnica no est siguiendo el ritmo planificado en 2007. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos fij3 el lmite para la adaptacin para el 31 de Diciembre de 2009. Para las Comunidades Autnomas y las Entidades Locales, se dejaba una puerta abierta para el incumplimiento del plazo, que sus disponibilidades presupuestarias no permitieran la adaptacin, debiendo esto interpretarse en el sentido de que lo presupuestario era una limitacin, no una exencin de la obligacin de prestar el servicio.4 3.1. Y ha sido lo presupuestario una limitacin?. Los recursos econmicos siempre son necesarios en cualquier proceso de mejora y no se puede negar que con la finalidad de impulsar y financiar las iniciativas de implantacin de la administracin electrnica se han ido sucediendo los programas
1El 2 3 4

debate se inici en el grupo del PIPEJGV en linkedin. Estas siglas corresponden al Plan de Innovacin Pblica del Gobierno Vasco (ver vdeo presentacin del Plan). Linkedin es una red social de carcter profesional. Es el Director de Innovacin y Administracin Electrnica del Gobierno de Vasco. Segn la D.F.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Gua prctica de la Ley 11/2007 editada por la Comisin de Modernizacin y Calidad de la Federacin Espaola de Municipios y Provincias (pg. 10).

y planes: Plan Info XXI, Plan eEurope 2000, Plan eEurope 2002, Plan eEurope 2005, "Ciudades Digitales"; "Ciudades Singulares"; "Ayuntamientos Digitales"; Plan de Accin sobre la Administracin Electrnica i2010; y hasta el 2 plan E indirectamente tambin destin dinero para financiar actuaciones que tuvieran como objetivo dar cumplimiento al mandato de la Ley 11/2007, de 22 de junio.5 3.2. El proceso de adaptacin tambin se ha regulado jurdicamente. Junto con el dinero destinado al proceso, en diferentes normas y dependiendo del mbito, se ha ido regulando jurdicamente el proceso de adaptacin, entre muchas otras: La Ley 59/2003, de 19 de Diciembre, de firma electrnica, para transponer la Directiva 1999/93/CE, dio cobertura legal al elemento fundamental que habilita la administracin electrnica, la firma digital; La Ley 7/2007, de 12 de Abril del Estatuto Bsico del Empleado Pblico introdujo reformas en la regulacin del personal de las Administracin pblicas con la finalidad de que este recurso, el ms importante de todos los recursos de una organizacin, se adecuara a los nuevos aires que traa la modernizacin administrativa. La Ley 11/2007, de 22 de junio de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos regul la utilizacin legal de la tecnologa en las tareas administrativas, reconoci a los ciudadanos su derecho a relacionarse electrnicamente con la Administracin Pblica y puso fecha determinada (el 31 de Diciembre de 2009) para el ejercicio de este derecho. Norma que ya ha sido debidamente desarrollada.6 La Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico, sirvi como banco de pruebas e indicador de cmo iba a desarrollarse todo este proceso de cambio, ya que mucho de lo previsto en la Ley 11/2007 con carcter general para el 1 de enero de 2010 ya estaba en vigor en el mbito de la contratacin desde el 1 de Mayo de 2008. 3.3. Se han facilitado soluciones tecnolgicas (software). Adems de los recursos econmicos y de la regulacin legal del proceso, la Administracin del Estado ha facilitado soluciones tecnolgicas (software), como
5Segn

el art. 2 Real Decreto-ley 13/2009, se podan financiar: 1. Obras destinadas a la modernizacin de la Administracin municipal mediante el establecimiento de procesos de gestin documental, digitalizacin y acceso a redes de comunicacin de alta velocidad, fijas y mviles, con especial consideracin para aquellos procesos de modernizacin tecnolgica. 2. Suministros de equipos y sistemas de telecomunicaciones o para el tratamiento de la informacin, sus dispositivos y programas. 3. Servicios de implantacin y desarrollo de sistemas y programas informticos.
6Normas

de desarrollo de la Ley 11/2007: 1. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. 2. Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica. 3. Esquema Nacional de Interoperabilidad.

la plataforma de contratacin del Estado en el mbito de la contratacin pblica, o las soluciones tecnolgicas creadas, diseadas y distribuidas gratuitamente en el mbito local a travs del Plan Avanza.7 3.4. Y se ha dado cobertura a todo el proceso. A los recursos econmicos, a las reformas legislativas y a las soluciones tecnolgicas, se han sumado mltiples iniciativas transversales, pblicas y privadas, formales e informales, para informar, formar, dirigir, impulsar y ordenar todo este proceso de cambio, entre otras muchas: El Ministerio de Economa y Hacienda public el libro electrnico "La Administracin Electrnica y el servicio a los ciudadanos". La comunidad autnoma de Castilla y Len cre el Observatorio Regional de la Sociedad de la Informacin (ORSI) y la Red de Municipios Digitales. sta ltima public manuales sobre el asunto, como la Gua de adaptacin de las EELL a la Ley 11/2007, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos o La identidad digital. Una visin prctica desde la normativa y su aplicacin a los elementos de la administracin electrnica. La Federacin Espaola de Municipios tambin ha hecho un esfuerzo y, entre otras actuaciones, public la Gua prctica sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio que fue actualizada cuando se desarroll la Ley 11/2007 con el ttulo Incidencia del desarrollo reglamentario en la adaptacin de las Administraciones Locales a la Ley. El Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) basadas en fuentes abiertas (CENATIC) ha realizado un potente estudio sobre la Ley 11/2007, tanto desde el punto de vista jurdico como desde el tecnolgico. A estas iniciativas pblicas e institucionales hay que aadir otras privadas o informales como la de Alberto Lpez Talln cuando elabor y public en su blog (www.microlopez.org), el Manual prctico de supervivencia en la Administracin Electrnica, manual del que ya se dispone de una 2 edicin. Yo mismo, refundiendo y reutilizando recursos, he confeccionado ms de 25 presentaciones power-point sobre los aspectos ms relevantes de la administracin electrnica y los he integrado en un documento googledocs pblico en la web, Gua 2.0 de la Ley 11/2007, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. Aprovechando el primer plan E, se dot y se oblig a todos los secretarios municipales a utilizar la firma electrnica. Mltiples jornadas, seminarios, eventos,...
7Entre

otras soluciones: 1. Localweb (para generar y gestionar sedes electrnicas); 2. SIGEM (el motor de la administracin electrnica); 3. Padrn (para la gestin de habitantes); 4. Catastro y Localgis (Sistema de Informacin Territorial).

3.5. Y en el 2011, cmo est la implantacin de la administracin electrnica?. Volviendo al debate La Administracin electrnica es un experimento fallido?...,, se puede concluir que, aunque para unos la botella est medio llena y para otros est medio vaca, an falta mucho camino por andar. Quiz el reto de implantar la administracin electrnica sea un gran reto que precisa adems de regulacin jurdica, dinero, tecnologa, impulso y apoyo, bastante ms trabajo y mucho ms tiempo que el planeado. Una de las primeras en avisar del poco xito de los procesos de implantacin de la Administracin electrnica fue la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmicos (la OCDE) en el informe "The hidden threat to e-government (March 2001). En San Feliu de Llobregat, un pequeo ayuntamiento con un excelente nivel de implantacin de administracin electrnica, se deca que: parece ser que hay problema con el plazo para su implantacin (29 MESES). Nosotros no creemos que sea posible, pensamos que debemos trabajar tanto en el front-office como en el back-office y tambin con la interoperabilidad. Esto no va a ser posible antes de cmo mnimo 5 aos."8 En similares trminos se manifestaba el informe de la Fundacin Tlefnica sobre las TICs en la Administracin Local del Futuro (2008). Afirmndose en el informe anual sobre el desarrollo de la Sociedad de la Informacin eEspaa 2009 que podemos concluir que va a ser muy complicado alcanzar los objetivos previstos. Estos presagios se han hecho realidad, y por ello, la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economa Sostenible9 ha establecido lo siguiente: Uno. Las Comunidades Autnomas y las Entidades integradas en la Administracin Local en las que no puedan ser ejercidos a partir del 31 de diciembre de 2009 los derechos reconocidos en el artculo 6 de la presente Ley, en relacin con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia, debern aprobar y hacer pblicos los programas y calendarios de trabajo precisos para ello, atendiendo a las respectivas previsiones presupuestarias, con mencin particularizada de las fases en las que los diversos derechos sern exigibles por los ciudadanos. Los anteriores programas podrn referirse a una pluralidad de municipios cuando se deban ejecutar en aplicacin de los supuestos de colaboracin previstos en el apartado anterior. Dos. Los programas mencionados en el apartado anterior debern ser objeto de
8

Conclusiones de la Jornada celebrada el 13 de noviembre de 2008 sobre la Ley 11/2007. Conclusin 3 - "Aspectos relativos a la Ley".
9En

su D.A. 7 ha adicionado un nuevo apartado 5 a la D.F. 3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.

aprobacin y publicacin en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de la presente. En conclusin, las Comunidades Autnomas y las Entidades Locales, exceptuando los pequeos Ayuntamientos, para el 6 de Septiembre de 2011, debern: Haber evaluado lo que han hecho para implantar la administracin electrnica; Haber pensado qu habra que hacer para implantar de una forma exitosa la administracin electrnica y cmo hacerlo; Haber aprobado el plan de implantacin de la administracin electrnica y Haberlo publicado.10 4. EVALUAR LO QUE SE HA HECHO. Lo primero que cualquier organizacin debera hacer es evaluar lo que ha hecho. Hay que hacer, con sinceridad, un ejercicio de autoreflexin y de auditora interna y evaluar qu se ha hecho, en qu se ha invertido y qu se ha conseguido. Para facilitar la autoevaluacin11 y partiendo de la tendencia que se ha seguido en el proceso de implantacin de la administracin electrnica hasta la fecha se puede distinguir: Lo tecnolgico, por un lado. Lo no-tecnolgico, por otro. 4.1. Evaluar lo tecnolgico. Lo ms sencillo es empezar por evaluar los recursos tecnolgicos de que se disponen, ya que, la tendencia de la organizaciones en el proceso de adaptacin a la administracin electrnica ha sido, por su comodidad, la adquisicin de soluciones tecnolgicas. Hay que evaluar si de dispone y en su caso, si se estn utilizando, los elementos legalmente establecidos como habilitantes de la administracin electrnica.12

10

Sobre el cumplimiento de lo previsto para el 6 de Septiembre de 2011, Jaime Domnguez Macaya-Laurnaga opina: Soy consciente de la grandsima dificultada que tiene el cumplimiento de esos compromisos de la D.F. 3 que hemos visto, pero lo que me parece muy, muy poco razonable es fijarse de antemano objetivos que sabes positivamente que no vas a cumplir....La verdad es que no pude menos que sonrer irnicamente cuando lo le, entiendo la buena voluntad de la medida. En "Claves para una contratacin pblica electrnica eficaz" editado por LA LEY - EL CONSULTOR DE LOS AYUNTAMIENTOS (2011), pg. 218.
11Para

saber ms sobre una herramienta de autoevaluacin ver el Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF) . Ejemplos prcticos se pueden consultar en Aplicacin de la autoevaluacin con el modelo CAF en Organizaciones Pblicas elaborada por Miguel Angel Alemany Haro, Roco Montaes Fernndez, Jos Mara Meneses Castillo y Guillermo Yez Snchez y publicada por la Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y Polticas Pblicas (FIIAPP) (ao 2006).
12La

sede electrnica, el registro electrnico, los sistemas seguros de comunicaciones electrnicas, los certificados electrnicos (de sede y de empleado pblico), las firmas electrnicas,....

Y sobre estos recursos habra que plantearse, entre otras, las siguientes cuestiones: tenemos ya todas las soluciones tecnolgicas que habilitan la gestin electrnica legal de las tareas administrativas?, las estamos utilizando?, no? por qu?, son utilizables?, es decir, esas soluciones tecnolgicas son legales?, qu falla?... 13 4.2. Evaluar lo no-tecnolgico. Esta parte es ms complicada, ya que, hay que evaluar actuaciones para muchos desconocidas y, adems, dfcilmente objetivizables y medibles. La Federacin Espaola de Municipios y Provincias sealaba14, junto con los aspectos tecnolgicos, las lneas bsicas de actuacin necesarias para la adaptacin: los canales de comunicacin; los procedimientos administrativos; la estructura organizativa; y la normativa (ordenanza reguladora de la sede electrnica, del registro electrnico, de las comunicaciones electrnicas, del tabln de anuncios...). En similares trminos y de una forma ms detallada y programada por prioridades y visualmente plasmada en un mapa mental se manifest la Red de Municipios Digitales de Castilla y Len.15 Sobre todo esto: se ha hecho algo?, el qu?, qu se ha conseguido?, qu falta?, en su caso, por qu no se ha hecho?. 5. PLANIFICAR QU HACER. Una vez realizada la autoevaluacin, hecho el diagnstico, habra que buscar soluciones a los problemas detectados y planificar cmo se implantaran esas soluciones, en funcin de los recursos disponibles. 5.1. Quin debe aprobar el Plan. Todas las comunidades autnomas, diputaciones provinciales y ayuntamientos, con excepcin de los pequeos, es decir, aquellos ayuntamientos cuya estructura es mnima. En estos casos, son las Diputaciones Provinciales las que deberan planificar y cooperar en su adaptacin a la administracin electrnica. 5.2. Qu debe explicitarse en el Plan.
13

Reciente se ha publicado la ORDEN FOM/475/2011, por la que se efecta convocatoria para la concesin de la certificacin en la aplicacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin para Entidades Locales de Castilla y Len, es decir, en Castilla y len la Red de Municipios Digitales puede evaluar y certificar cmo est la implantacin de la administracin electrnica.
14

Gua prctica sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio.

15Gua

de adaptacin de las Entidades Locales a la Ley 11/2007, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Empezamos por lo que est ms claro, el resultado que se debe alcanzar y explicitar en el plan de implantacin de administracin electrnica. El 6 de Septiembre de 2011 se debera poder comunicar16: Qu va a estar disponible electrnicamente: en principio, la totalidad de los procedimientos y actuaciones de la competencia de la organizacin. Cundo lo estarn: habr que atender a las respectivas previsiones presupuestarias. Cmo se va a hacer: hay que programar las fases y plazos en las que los diversos derechos sern exigibles por los ciudadanos. 5.3. Qu se puede hacer. La pregunta del milln que no tiene respuesta o que tiene muchas, una para cada organizacin. Hay que partir del hecho de que no hay una receta nica para todas las organizaciones, ya que, cada administracin pblica es autnoma, ejerce su potestad de autoorganizacin y tiene su propia forma de procesar o de gestionar su trabajo. Por otro lado, cada organizacin estar en una determinada situacin o punto de partida17 (el diagnstico de los problemas hecho en la autoevaluacin) que es lo que debe determinar qu hacer. Adems, cada organizacin dispondr de unos recursos, no slo humanos (los ms importantes), si no tambin econmicos18 y tecnolgicos (propios y externos) con los que deber planificar la solucin de los problemas detectados.

16Segn 17El

la D.F. 3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, en la nueva redaccin dada por la Ley de Economa Sostenible. diagnstico podra ser el siguiente: La mayor parte de los ayuntamientos ni siquiera han pasado de la mera tramitacin en papel, y su informatizacin se limita en el mejor de los casos a la informatizacin de las aplicaciones del sistema central de gestin municipal (Poblacin, Gestin Tributaria, Contabilidad, RRHH...), con soluciones departamentales no integradas, y al uso de tratamientos de texto para la mera generacin de los documentos administrativos. Aunque se haya logrado un gran avance en el tratamiento electrnico de los expedientes administrativos, tanto en cuanto a las herramientas de productividad que han incorporado como por la posibilidad que abren a su consulta online, en general no se han incorporado herramientas de firma electrnica, y los documentos generados deben imprimirse en papel, firmarse, sellarse, numerarse y foliarse para su plena validez administrativa. Conviven documentos electrnicos sin plena validez jurdica con sus copias validadas en papel. A este inconveniente debemos aadir que las dems aplicaciones del sistema central de gestin municipal (Poblacin, Gestin Tributaria, Contabilidad, RRHH...) generan cada vez ms documentos electrnicos que, a su vez, deben imprimirse para su posterior firma. Por otra parte, han surgido en algunos ayuntamientos registros de entrada que permiten la presentacin de documentacin en formato electrnico. Normalmente supone un mero de registro de la documentacin, desvinculada de la posterior tramitacin, que limita la gestin de los documentos presentados a la propia aplicacin de registro. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 38).
18No

podemos pensar que la implantacin de la tramitacin electrnica puede llevarse a cabo sin recursos extraordinarios. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 40).

En este punto, se puede recurrir a la norma ISO/IEC 38500:2008 elaborada para proporcionar un marco de principios para que la direccin de las organizaciones los utilicen al evaluar, dirigir y monitorizar el uso de las tecnologas de la informacin (TI's). 5.3.1. Antes de nada, informarse, preguntar y copiar. Una vez hecho el diagnstico, una vez identificados los problemas y antes de definir las soluciones, hay que buscar informacin, cambiar los hbitos y preguntar a otros y, por ltimo, reutilizar y copiar lo que se ha hecho. A travs de Internet podemos encontrar informacin actual sobre los errores que se estn detectando en los procesos de implantacin de la administracin electrnica.19 Adems de evitar estos errores, hay que incluir nuevos hbitos en la gestin, como el de preguntar a otros. Como no se cansa de decir y repetir Alberto Ortiz de Zarate20 en el blog administracinenred: No hay que reinventar la rueda. Est inventada. En consecuencia, en la planificacin de la implantacin de la administracin electrnica, seguro que hay alguien (otra organizacin de similar tamao, recursos y situacin de partida) que ya ha pasado por esto. Hay que buscar informacin y

19Segn

Jos Ignacio Familiar Echevarra, dentro del debate La Administracin electrnica es un experimento fallido?..., en (PIPEJGV en linkedin): Slo cabe aprender de los errores y reconducir el proceso. Da vergenza enumerar algunas de las principales lecciones aprendidas. Son de perogrullo. Absolutamente previsibles: 1. Ha faltado la visin del cliente. No se ha partido de las necesidades y expectativas de la ciudadana, las empresas y la sociedad en su conjunto. 2. El servicio es una cuestin integral independiente del canal y de la tecnologa de soporte. Si las personas que hay detrs no funcionan, la tecnologa no sirve. 3. Se han emprendido costosos proyectos sin una adecuada reflexin sobre su impacto en trminos de objetivos institucionales y necesidades sociales. 4. Se ha buscado crear grandes y "perfectas" infraestructuras de soporte (tcnicas, procedimentales, normativas, ) sin tener la experiencia y el conocimiento para ello. 5. A causa de ello se ha penalizado y frustrado a los ms emprendedores, a aquellos que se prestaban a experimentar en entornos restringidos. 6. Ha faltado audacia para consolidar los avances con normativas que obliguen al uso de herramientas y servicios digitales. Sobre todo, en la propia administracin. Ahora lo importante es no volver a tropezar en la misma piedra.
20Director

de Atencin a la Ciudadana del Gobierno Vasco.

preguntar21, hasta encontrar algo interesante, un buen trabajo, una buena prctica.22 Encontrada una buena prctica que se adapte a la situacin de la organizacin hay que reutilizar las lecciones aprendidas, hay que copiarla.23 5.3.2. Invertir la tendencia, las personas antes que la tecnologa. Uno de los grandes errores que se han cometido es pensar que comprando soluciones tecnolgicas se solucionaba el problema de la implantacin de la administracin electrnica. En cualquier foro especializado, casi todos los comentarios coinciden en que la soluciones tecnolgicas son slo un medio o recurso no son una finalidad y, en cualquier caso, son una de las piezas ms fciles de encajar en el rompecabezas que es la administracin electrnica.24 Ahora es el momento de invertir en las personas de la organizacin, su recurso ms preciado.25 5.3.2.1. Qu trabajo hay que hacer. La administracin electrnica es mucho ms que tecnologa, en definitiva, significa que los actuales hbitos de trabajo, nuestros expedientes, con su secuencia legal de documentos administrativos, con sus firmas y sus sellos, deben ser gestionados electrnicamente. Ms adelante veremos que hay una solucin tecnolgica clave, estratgica y troncal de cualquier proyecto de administracin electrnica, pues bien, en este segundo plazo que legalmente se concede para implantar la administracin electrnica habra
21Un

ejemplo reciente. Iaki Ortz en (PIPEJGV en linkedin) de una forma cmoda y rpida pregunta: Conocis experiencias interesantes de tramitacin telemtica interna en las administraciones pblicas? Alguna idea que podamos aprovechar?.
22Una

buena prctica es un "rendimiento, mtodo o enfoque ptimo que permite obtener logros excepcionales". Buena o mejor prctica es un trmino relativo que indica prcticas de gestin interesantes o innovadoras, identificadas por medio del benchmarking (Marco Comn de Autoevaluacin). En "roman paladino", si el benchmarking nos permite copiar a otros, la buena prctica nos dice a quin copiar. Hay que buscar buenas prcticas y lo bueno es que ya hay muchas identificadas, unos ejemplos: 1. A nivel regional, las buenas prcticas dentro de la Administracin en Castilla y Len. 2. A nivel estatal, el Banco de prcticas de Gestin de los Gobiernos Locales del Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP). 3. A nivel europeo, el eGovernment benchmark report More EU citizens benefitting from online public services o the good practices of the European Institute of Public Administration (EIPA).
23Por

ejemplo, si la estrategia fuese iniciar el cambio a travs de la contratacin pblica electrnica se debera preguntar y copiar lo que hizo y est haciendo el Gobierno Vasco, ya que, obtuvo el reconocimiento como buena prctica a nivel Europeo en 2007, es decir, la Unin Europea identific lo hecho en contratacin administrativa electrnica como una buena prctica.
24La 25

mayor dificultad en la implantacin de la administracin electrnica no es el diseo de las aplicaciones de soporte (lo tecnolgico). Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 39). Iaki Ortz lo seala como uno de los factores de xito del Plan de Innovacin Pblica.

que realizar el trabajo necesario26 para poner en funcionamiento esas herramientas tecnolgicas. Para poner en marchas esas soluciones tecnolgicas claves, estratgicas y troncales, cada CCAA, Diputacin y Ayuntamiento debera gestionar sus procesos de trabajo, es decir, debera identificar, disear, gestionar y mejorar sus procesos de trabajo de forma continua27. Si no se hace este trabajo, no se podr poner en funcionamiento el elemento clave, troncal y estratgico de la administracin electrnica, y sin aquel trabajo y esta herramienta el fracaso de la implantacin est garantizado, en otras palabras, la solucin tecnolgica troncal, clave y estratgica del proyecto de implantacin de administracin electrnica (los gestores de expedientes) es incompatible con los hbitos de trabajo administrativos.28 Una consecuencia directa es que habra que replantearse el destino de los fondos destinados a la la implantacin de la administracin electrnica. De invertir en compra de tecnologa, a invertir en el trabajo del personal de la organizacin en la implantacin de la tecnologa.29 5.3.2.2. Quin tiene que hacer este trabajo. Por desconocimiento, por comodidad o por inercia muchas organizaciones pblicas o no han hecho ni hacen nada de este trabajo o bien, si hay recursos econmicos, lo estn contratando. Lo primero que habra que descartar es contratar este trabajo con empresas consultoras y ello por los siguientes motivos: 1. Cada organizacin tiene su autonoma y organiza y reorganiza, tantas veces como
26Es

necesario, por lo tanto, que los Ayuntamientos realicen una simplificacin y racionalizacin de los procedimientos no slo para su posterior integracin en la Administracin Electrnica, sino tambin para una gestin ms eficiente de la actuacin administrativa y mejora de la calidad de los Servicios Pblicos ofrecidos a los ciudadanos Guia prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 24).
27

Esto es algo que establece cualquier modelo de gestin total de la calidad, bien sea el modelo ISO, el modelo EFQM, o la adaptacin de ste a la Administracin Pblica, el Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF) que se est promoviendo a nivel Europeo, como herramienta de mejora de la gestin pblica. En concreto, sobre la gestin de procesos ver criterio 5 del modelo CAF. Para saber ms sobre cmo gestionar procesos ver la Gua sobre la gestin de procesos editada por la Junta de Castilla y Len (2004) o el Plan de automacin de procesos elaborado por la FEMP. Para consultar una aplicacin prctica de la gestin de los procesos de contratacin administrativa ver la Aplicacin del anlisis y simplificacin de procesos en una organizacin pblica elaborado por Jos Antonio Galiano Ibarra, Emilio Fernndez Agero y Guillermo Yez Snchez y publicado por la Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y Polticas Pblicas (FIIAPP) (ao 2006).
28El

problema es organizativo: el tiempo necesario y los recursos a aportar para afrontar el anlisis y definicin de los procedimientos, la normalizacin de la documentacin emitida, la formacin del personal y el seguimiento y apoyo a los usuarios en la implantacin. Guia prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 39).
29...,

lo ms costoso es el inventario, anlisis y descripcin de los procesos, las labores de mejora y, en su caso, de reingeniera, la normalizacin de y confeccin de las plantillas de los documentos electrnicos, con todo el trabajo de campo, de gabinete y de implementacin que supone. Guia prctica FEMP sobre la Ley 11/ 2007, de 22 de Junio (pg. 40).

sea necesario y en funcin de sus recursos, sus propios procesos de trabajo.

2. Los procesos de trabajo de una administracin pblica estn sujetos al

procedimiento legalmente establecido, procedimientos que estn sujetos a una constante actualizacin, debiendo la administracin competente mantener siempre el control sobre sus procesos sin dependencia externa. 3. Los procesos ofrecidos por las consultoras se suelen basar en procesos diseados para otras organizaciones siendo bastante remoto que un modelo de proceso de trabajo diseado para una organizacin se ajuste a otra. La organizacin y la gestin de los procesos de trabajo no se puede contratar30, en todo caso, habra que contratar cmo aprender la organizacin y la gestin de los procesos de trabajo. Descartada la empresa como destinataria de estos trabajos, debera ser el personal de la organizacin31 con suficiente aptitud quin, de una forma organizada32, se dedicara a realizar de forma continua este gran volumen de trabajo. 33 5.3.2.3. Y cmo se consigue hacer ese trabajo. Como ya se ha dicho la rueda la inventaron redonda y cuando lo hicieron tambin inventaron el eje y los radios; ms tarde, y por comodidad, se acoplaron cojinetes, una cmara de aire y una cubierta (para protegerla). Casi todo est inventado y los elementos que una organizacin debera gestionar en el proceso de adaptacin a la administracin electrnica, los factores de xito del proceso34, tambin lo estn: 5.3.2.3.1. Un buen liderazgo. Personas de la organizacin, tanto a nivel poltico cmo tcnico, deben asumir

30Encargarlas

a equipos de consultores externos puede darnos una gran potencia de actuacin a corto plazo sin comprometer recursos a futuro, pero puede quitarnos gran parte del control sobre la implantacin y sobre todo nos crea una dependencia a futuro en un entorno que va a exigir intervenciones continuas por su naturaleza cambiante. Guia prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 40).
31Otro

ejemplo ms actual est en este artculo publicado por Iaki Ortz dentro del blog del Plan de Innovacin Pblica del Gobierno Vasco que narra cmo el personal de la organizacin est implantando la tramitacin electrnica de las ayudas, (ver artculo ntegro "El despliegue masivo de la Administracin electrnica .
32Es

imposible que estas tareas puedan realizarse sin unos equipos dedicados expresamente a ellas. Pretender que pueden llevarse a cabo por trabajadores municipales simultanendolas con sus tareas habituales es un error, no por habitual menos cierto. Lo ideal sera crear ex novo, pero a ser posible con trabajadores con experiencia y profundo conocimiento de la organizacin, un equipo de trabajo dedicado exclusivamente a la implantacin y mantenimiento del sistema de tramitacin, dimensionado ms para el mantenimiento futuro que para el arranque del sistema, y paralelamente y bajo su control un apoyo de consultora externa durante la fase inicial. Guia prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 40).
33En

un ayuntamiento pueden identificarse cientos de los posibles procedimientos reglados diferentes. Algunos quizs no se tramiten nunca, (un cambio en el escudo municipal) o raramente (una modificacin de los lmites del trmino). Como en todo problema el 20% de las causas origina el 80% de las consecuencias (Pareto). Identificando los procedimientos reglados que ms expedientes generan, podemos afirmar que en unos 130 procedimientos se concentra aproximadamente entre un 80 y un 85% de la produccin administrativa. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 39).
34

Iaki Ortz presenta los factores de xito del Plan de Innovacin (ver vdeo).

la responsabilidad del liderazgo35 de la implantacin de la administracin electrnica y asumirlo con compromiso y dedicacin, comunicando qu hay que hacer e impulsando y reconociendo los trabajos realizados. 5.3.2.3.2. Una buena comunicacin. Una vez definido qu hay que hacer, hay que comunicarlo a quien lo tiene que hacer y gestionar la comunicacin36 que debe ser permanente, vertical y horizontal y que debera utilizar, por su adecuacin, para esta labor los medios electrnicos a su alcance.37 5.3.2.3.3. Formacin constante. Adems de comunicar al personal de la organizacin qu se debera hacer, habr que formarle38, porque lo ms probable es que carezca de los conocimientos y habilidades necesarias para realizar los trabajos que la implantacin de la administracin electrnica precisa39. 5.3.2.3.4. Participacin del personal. La premisa es que el trabajo que hay que hacer se debe hacer por el personal de la organizacin y para ello son factores de xito, la comunicacin y la formacin. Adems, en la medida en las tareas que hay que hacer son continuas, se deberan reconocer como propias de determinados puestos de trabajo40. Otro factor de xito de la implantacin es conseguir la participacin activa del personal41. Lo que no est claro es cmo conseguir que el desanimado y aptico personal pblico participe y se implique en estos trabajos necesarios de mejora, parecer ser que se precisara:
35

Tradicionalmente, el trmino lder se ha asociado con aquellas personas que tienen alguna responsabilidad dentro de la organizacin. El liderazgo sera la manera en que los lderes desarrollan y facilitan la consecucin de la misin y visin de la organizacin, desarrollan los valores necesarios para alcanzar el xito a largo plazo e implantan todo ello en la organizacin mediante las acciones y los comportamientos adecuados, estando implicados personalmente en asegurar que el sistema de gestin de la organizacin se desarrolla, implanta y revisa, centrndose en el cambio y la innovacin, (definicin del Marco Comn de Autoevaluacin, modelo CAF).
36Segn 37Es

el criterio 3.3 a) Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF) para gestionar bien los recursos humanos hay que promover una cultura de comunicacin y dilogo abiertos y de trabajo en equipo. lo que establece el criterio 5.2 del Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF), debiendo pensarse ya y dentro de la estrategia de comunicacin del Plan, en innovar e impulsar espacios de conocimiento compartido como: Twitter, Facebook, Linkedin, y Youtube...
38Segn

el criterio 3.2 b) Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF) para gestionar bien los recursos humanos hay que . desarrollar un plan general de formacin consensuado basado en las necesidades actuales y futuras de la organizacin y de las personas...
39La

formacin en estas herramientas ser ya algo permanente en nuestras organizaciones, y el asumirla con recursos propios, los mismos equipos implantadores, puede significar importantes ahorros respecto a su realizacin por consultores externos. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 40).
40En

la correspondiente relacin de puestos de trabajo.

41Algo

que tambin est generando otro interesante debate, tambin iniciado por Iaki Ortz en (PIPEJGV en linkedin): Os parece posible involucrar a los trabajadores pblicos en el proceso de cambio organizativo? Cmo se podra conseguir esa involucracin y qu tipo de actuaciones la facilitaran?.

 Dar al personal de la organizacin la oportunidad de participar y, luego, responsabilizarles42 en el proceso. Reconocer el rendimiento y la productividad. 5.3.2.3.5. Reconocimiento del trabajo. Hay un trabajo que hacer, un trabajo ingente43 y constante, para organizar, gestionar y mejorar los desorganizados procesos de trabajo, sin este trabajo el back-office seguir anclado en el siglo XIX, en el papel, y el fracaso del proceso de implantacin estar garantizado. Otro de los aspectos clave en la gestin de los recursos humanos es gestionar con justicia y transparencia el reconocimiento y la remuneracin44 por los trabajos realizados, debiendo utilizarse los sistemas previstos en la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Bsico del Empleado Pblico que estimulen la productividad y aumenten la motivacin. 5.3.3. Aunque se seguir invirtiendo en tecnologa. En el caso de que sea necesario seguir invirtiendo, es necesario plantearse lo siguiente: Las soluciones tecnolgicas tienen que ser legales. Opciones, por este orden: 1. Se utilizan las que la Administracin del Estado facilita gratuitamente. 2. Se compran a proveedores privados. 3. Se hacen dentro de la Administracin?. En el caso de que se compren, hay que afinar bien su contratacin. Hay una aplicacin clave, troncal y estratgica, el workflow o gestor de expedientes. Hay que recurrir a la tecnologa 2.0. 5.3.3.1. Tienen que ser legales. Ya se cree y disee dentro de la organizacin, ya se compre en el mercado, la
42Para

gestionar bien los recursos humanos hay que involucrar a los empleados por medio del dilogo y la responsabilizacin (empowerment), segn establece el Criterio 3.3 del Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF). El gobierno Vasco est utilizando las comunidades de prcticas y los equipos de innovacin como semilleros de innovacin pblica.
43Describir,

analizar e implementar en la herramienta de gestin este nmero de procedimientos requiere un esfuerzo ingente. Como ejemplo: en el caso del Ayuntamiento de Legans, en el sistema de gestin actual se han definido de forma exhaustiva (contemplando todas las posibilidades de ocurrencia en cada expediente) ms de 130 procedimientos diferentes. Para preparar los documentos de cruce con los datos se han tenido que preparar 1.800 plantillas distintas. En la posterior implantacin, la formacin del personal, unas 500 personas, es una tarea que tambin ha consumido una cantidad importante de tiempo y recursos. Estos trabajos se realizaron casi en su mayor parte a lo largo de cuatro aos, teniendo un equipo dedicado. Los primeros 30 procedimientos se comenzaron a tramitar a los 9 meses de la compra de la herramienta. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 39).
44Segn

el criterio 3.1 del Marco Comn de Autoevaluacin (modelo CAF) es otro de los aspectos que hay cuidar para gestionar bien los recursos humanos de la organizacin.

solucin tecnolgica en cuestin debera cumplir con lo previsto en la Ley 11/2007 que es la que ...regula los aspectos bsicos de la utilizacin de las tecnologas de la informacin en la actividad administrativa, . con la finalidad de garantizar ... la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurdica (segn establece su art.1.1). Es decir, que las soluciones tecnolgicas que se utilicen para la gestin electrnica o cumplen lo previsto en la Ley 11/2007 o no sern vlidas para la gestin electrnica de las tareas administrativas y no servirn para nada.45 5.3.3.2. Conseguir una solucin ya hecha o hacerla dentro de la administracin?. En el caso de que se necesitarn ms soluciones tecnolgicas que habiliten la administracin electrnica, las dos opciones lgicas y por este orden que se plantean son: 1. Utilizar las que gratuitamente se ofrecen46 o 2. Contratarla en el mercado. Hay una tercera opcin que es crear y desarrollar internamente la solucin correspondiente. Siempre hay excepciones, pero la regla general debera ser que la Administracin Pblica no se embarque en estos proyectos, ya que, traduzco y resumo lo que inform la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmicos (OCDE)47: 1. La Administracin se debe centrar en su negocio, que es prestar servicios pblico, y no disear aplicaciones informticas, que es otro negocio y de otros. 2. Lo que ofrece el sector privado es ms innovador y es ms rentable. Enlazando con este asunto y con la eficiente utilizacin de los fondos pblicos, hay que tener presente que optar por la creacin y diseo de soluciones propias exige
45Si

hubiera que destacar algn aspecto tcnico de la Administracin Electrnica sobre los dems, ste sera sin duda la seguridad, ya que el problema clave del empleo de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (de las TICs) y de la automatizacin de las actividades administrativas mediante las TICs es que que la Administracin tiene que llevar al terreno de las TICs las garantas jurdicas a las que tiene derecho el ciudadano y las empresas."... "Si se compara la Administracin Electrnica con la problemtica general de las TICs en el sector privado, la diferencia caracterstica es la necesidad de mantener en todo momento las mismas garantas de seguridad jurdica de las actuaciones administrativas en papel en el plano de la tecnologa. Por tanto, no es extrao que el marco legal de la administracin electrnica concentre su mayor peso en las problemticas en torno a la seguridad jurdica". (Alberto Lpez Talln en el "Manual prctico (1 edicin) de supervivencia en la Administracin Electrnica" pg. 17).
46

Por ejemplo, las que se ofrecen en el mbito local a travs del Plan Avanza.

47Most

governments choose to procure large IT systems from private sector providers. The reasons are many and differ among countries and organisations,but include: 1. competition between providers brings down the price of building systems; 2. private sector providers are more innovative and have more qualified staff; 3. the public sector should not produce what can be purchased from the private sector; 4. the public sector should concentrate on its core business (which does not include building large IT systems). The Hidden Threat to E-Government: Avoiding large government IT failures. OECD Public Manegement Policy Brief (2001), pg 5.

sumar a los recursos necesarios (personas, tiempo y dinero) para idear y crear la solucin, los recursos necesarios para su mantenimiento y actualizacin (ms personas, ms tiempo y ms dinero).48 5.3.3.3. Si se compra en el mercado, hay que contratar bien. En el caso de que se acuda al mercado, hay que definir bien la necesidad que se trata de satisfacer con el contrato y cmo se quiere satisfacer (software de fuentes abiertas?49), seleccionar bien a los licitadores y regular en los pliegos, no slo el proceso de seleccin de la mejor oferta, si no regular la ejecucin del contrato y todo lo relativo a los servicios de correccin de errores, actualizaciones, mejoras, nuevas versiones, instalacin y formacin, propiedad intelectual, proteccin de datos, acceso a fuentes... Contratos estos muy complejos, para los que el sector pblico no suele disponer ni de suficiente conocimiento, ni suficiente talento (traducido y resumido)50, y que suponen el inicio de matrimonios de muy complicada resolucin. An teniendo claros estas premisas y sabiendo gestionar, no slo el proceso de contratacin, sino la relacin con el proveedor, la implantacin o cambio de soluciones tecnolgicas es un foco de problemas y de resistencias que debern ser gestionadas.51 5.3.3.4. El gestor de expedientes o workflow. Una aplicacin clave en cualquier proceso de implantacin electrnica es el

48

Los departamentos de informtica que haban optado por el desarrollo propio, o crecan desmesuradamente o se paralizaban debido al efecto estela provocado por el mantenimiento de las aplicaciones desarrolladas. Al mismo tiempo, aparecan en el mercado proveedores y aplicaciones especializadas. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/ 2007, de 22 de Junio (pg. 37).
49

En el origen de la definicin de la necesidad de un contrato, es obligada la cuestin sobre la utilizacin del software de fuentes abiertas y para ello est, como recurso, el estudio del (CENATIC) sobre la Ley 11/2007 que incluye una comparativa tcnica y legal de diferentes soluciones hechas en el mercado con software de fuentes abiertas. 50Notwithstanding the many good arguments for letting the private sector provide complex IT systems, outsourcing does give rise to a number of issues that must be addressed. Most significant is the lack of IT skills in the public sector. It takes talent and knowledge to procure an IT system and to manage the relationship with the provider. Often, public sector organisations do not possess these skills and this creates an asymmetric relationship from start to finish. Skills either have to be built up internally or brought in from third-party providers. Furthermore, each party is often sceptical about the capability and/or honesty of the other, and the cultures of the two sectors are often very different. A first solution to the problems is for the public sector to acquire the right skills, but others include refining contracts, establishing incentives for the provider to deliver on project specifications, and clarifying systems and business change requirements up front so as to adapt expectations. Currently, many countries focus exclusively on penalties for non-performance in contracts with the private sector. Some practitioners suggest supplementing this approach with positive incentives in the form of economic rewards for delivery on functionality, timeliness and budget. The Hidden Threat to E-Government: Avoiding large government IT failures. OECD Public Manegement Policy Brief (2001), pg 5.
51

Ver debate iniciado en Iaki Bartolom Martn en PIPEJGV (en linkedin): Cmo vencer las resistencias al cambio de los usuarios para aplicaciones informticas?.

gestor de expediente o workflow, es ms, es la aplicacin troncal52 y estratgica53 del proceso de implantacin de administracin electrnica y una aplicacin necesaria54 para cumplir con lo previsto en la Ley 11/2007. El gestor de expedientes o workflow es una solucin tecnolgica con solera55, especialmente diseada para gestionar los procesos documentales de trabajo, es decir, la secuencia de actividades que se realizan para alcanzar un resultado y que se pueden definir, que se pueden predecir (se sabe cmo empiezan y cundo y cmo acaban) y se repiten muchas veces. Una vez identificado, definido, diseado e implantado el proceso documental de trabajo en un gestor de expediente o workflow se consigue, siempre que sea bueno56, que la gestin de sus trmites y documentos sea rpida, fcil, simple, cmoda y segura. Es el gestor de expedientes el que nos va a ayudar a superar nuestra habitual "tcnica burocrtica formalista, supuestamente garantista"57 y alcanzar una tcnica de gestin eficaz, eficiente y econmica, y por supuesto, mucho ms legal que la

52Para

cualquier sistema de informacin que pretenda informatizar la contratacin administrativa, la aplicacin de gestin de expedientes constituye la aplicacin troncal del sistema, Jaime Domngez-Macaya Laurnaga en "Contratacin del Sector Pblico Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos - La Ley (pg. 2324).
53La

firma electrnica es el elemento clave que habilita la gestin electrnica de las tareas administrativas. Implantar la firma electrnica en una organizacin slo es viable dentro de una estrategia, y sta puede ser la implantacin de un gestor de expedientes. Slo es una decisin factible si la tomamos inmersa en una estrategia de introducir la firma electrnica de una manera generalizada en nuestra organizacin . Jaime Domngez-Macaya Laurnaga en "Contratacin del Sector Pblico Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos - La Ley (pg. 2118).
54Con

la Administracin Electrnica, las Entidades Locales podrn ofrecer servicios administrativos a los ciudadanos por medios electrnicos. Estos servicios se traducen en procedimientos administrativos que normalmente no estn adaptados a la Administracin Electrnica. Para la correcta gestin electrnica de los mismos es necesaria una herramienta de gestin de expedientes que los automatice y permita a los ciudadanos la iniciacin, consulta y resolucin telemtica de los mismos. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 24).
55A

finales de la dcada de los 90, la introduccin masiva de ordenadores personales con tratamientos de textos sencillos y completos, la aparicin de la arquitectura cliente-servidor, la tendencia a la integracin de las distintas aplicaciones y la posibilidad de utilizar herramientas de workflow, permitieron la posibilidad de afrontar con xito la informatizacin de los distintos procedimientos administrativos. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 38). Como relata Thomas Friedman en La Tierra es plana, (pgs 80 y ss.) a mediados de los noventa aparecieron las aplicaciones informticas para el flujo del trabajo el workflow software... ello supuso que el que todos los departamentos de tu empresa fuesen impecablemente interoperativos y que el trabajo pudiese circular de unos a otros supuso un empuje fenomenal para la productividad (pg. 83), ..., y las plataformas de flujo de trabajo nos estn permitiendo hacer en el secor de las industrias de servicios lo que Henry Ford hizo con el las manufacturas (pg. 89).
56Un

sistema de ieContratacin ha de automatizar las tareas ms repetitivas que se producen en los expedientes administrativos de contratacin, pudindose centrar, con ello, las tareas que aporten verdadero valor aadido o que requieran un mayor anlisis jurdico. Para cumplir este objetivo hay que manejar un buen gestor de expedientes de contratacin. Jaime Domngez-Macaya Laurnaga en "Contratacin del Sector Pblico Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos - La Ley (pg. 2356).
57

Como dice el apartado V del prembulo de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.

actual58. No disponer de un gestor de expedientes, tiene sus consecuencias: 1. Va a ser muy complicado cumplir con la obligacin de facilitar por medios electrnicos informacin sobre el estado de tramitacin de los procedimientos en los que sean interesados59. 2. Ms trabajo para el personal de las Administraciones Pblicas y con pocos resultados prcticos.60 5.3.3.5. Herramientas web 2.0. En esta segunda oportunidad que se concede para la implantacin de la administracin electrnica, se deberan de evitar ciertos errores y se deberan aprovechar las oportunidades actuales. Si en una organizacin no hay liderazgo ni poltico ni tcnico, no hay nada que hacer, pero si lo hay, se puede empezar a mover todo el engranaje de la implantacin de la administracin electrnica: evaluacin, anlisis, planificacin, comunicacin, formacin, participacin, ...y para todas estas actividades se puede/debe recurrir a herramientas web 2.0 porque: Son herramientas con unas potencialidades tremendas.61 Son herramientas que ayudan a gestionar los factores de xito del plan de implantacin: Los lideres polticos y tcnicos deben ejercer su liderazgo y mantener un cauce de comunicacin constante con el personal, cauce bidireccional, que permita transmitir informacin y recibir feed-back. Un blog puede ser una

58...

la utilizacin de un gestor de expedientes permite un mayor control y capacidad de seguimiento del marco regulatorio de los procedimientos de compra pblica, incrementndose la capacidad del cumplimiento de las normativas actuales y futuras en el mbito de la contratacin pblica. Jaime Domngez-Macaya Laurnaga en "Contratacin del Sector Pblico Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos - La Ley (pg. 2313).
59El 60

ciudadano tiene derecho a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los procedimientos en los que sean interesados, segn el art. 6.2 d) de la Ley 11/2007..

...Lo anteriormente expuesto obligara a mantener, en el caso de una tramitacin no electrnica, una aplicacin en la que se reflejara al menos la fase de tramitacin en que se encontrara el expediente y el rgano o unidad responsable, y que necesariamente habra de mantenerse de forma paralela e independiente de la tramitacin no electrnica. Esto, que desde el punto de vista de la implantacin de nuevas tecnologas resultara irrelevante, organizativamente supone aadir a la carga de trabajo propia de la tramitacin la del mantenimiento del registro de los cambios de fase. La experiencia nos ensea que las aplicaciones de mero seguimiento del estado de los expedientes, al no aadir valor al trabajo del tramitador, acaban retrasndose en su mantenimiento. Por otra parte, la informacin que se da al ciudadano es tan genrica que poco puede aportarle. Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 34).
61

En Open government. 10 ideas para hacer tu Ayuntamiento abierto, libro electrnico editado por la Red de Municipios Digitales de Castilla y Len se presentan 10 ideas para utilizar las herramientas web 2.0 en una administracin pblica.

herramienta muy til.62 El trabajo que hay que hacer requiere la colaboracin de distintas personas (equipos de trabajo), tanto de la propia organizacin como con consultoras externas. Googledocs es una herramienta 2.0 que permite el trabajo colaborativo y su posterior comunicacin y difusin. Un aspecto fundamental que hay que cuidar mucho es la constante comunicacin63 y estas herramientas (blogs, wikis, redes, youtube...) son unos altavoces potentsimos que permiten y amplifican la comunicacin.64 Otro aspecto que hay que gestionar con calidad es el conocimiento65 y la mejor herramienta 2.0 es una wiki, una herramienta que permite generar, actualizar y compartir informacin entre muchos usuarios. Estas herramientas tambin tienen unas potencialidades tremendas para la formacin, desde las presentaciones power-point electrnicas (googledocs, slideshare, scribd...), hasta los vdeos de youtube, pasando por las comunidades de prcticas. Quiz uno de los aspectos bsicos y de los que dependa el xito del plan de implantacin sea la involucracin del personal interno en los trabajos. Todas estas herramientas permiten la participacin, en la medida, en que en todas ellas se habilita la posibilidad de participar (los comentarios) .66 La forma ms evolucionada, en la medida en que integra todas las formas virtuales de participar, son las redes sociales, que cuando especficamente se utilizan con la finalidad de generar conocimiento e innovar se conocen como comunidades de prcticas.67

62As

lo estn haciendo Alberto Ortiz de Zarate, Director de Atencin a la Ciudadana, e Iaki Ortz, Director de Innovacin y Administracin Electrnica, ambos del Gobierno Vasco desde donde coeditan el blog administracinenred y ahora publican en el blog del Plan de Innovacin Pblica (PIP).
63 64

Iaki Ortz lo seala como uno de los factores de xito del Plan de Innovacin Pblica.

Un ejemplo de cmo se pueden utilizar las herramientas 2.0 en la comunicacin, sobre todo a efectos externos, es el Ayuntamiento de Getafe. Ver vdeo de Guillermo Rodrguez Maroto y acceso a presentacin.
65Ver

el criterio 4.4 del Marco Comn de Evaluacin (CAF),

66Dentro

del Plan de Innovacin Pblica (PIP) uno de los factores de xito identificados es la comunicacin y en los aspectos innovadores del plan est la utilizacin de un blog como herramienta de comunicacin, youtube o las comunidades de prcticas, herramientas que adems de permitir una amplia y constante comunicacin permiten y potencian la participacin.
67El

Gobierno Vasco est iniciando un proyecto dentro de Plan de Innovacin Pblica, para utilizar comunidades de prctica, ver: Qu posibles mejoras traern las comunidades de prctica y los equipos de innovacin al Gobierno Vasco?.

 Las herramientas 2.0 son muy baratas.68 5.4. Cmo habra que hacerlo. Una vez que se ha evaluado la situacin real, que se ha obtenido buena informacin de qu hacer y qu evitar, hay que disear una estrategia69 a largo plazo70 y planificar la accin71 a corto con unos objetivos72 (SMART)73, todo ello en funcin de los recursos disponibles. 6. APROBAR EL PLAN POR EL RGANO PLENARIO DE LA ORGANIZACIN. Una vez diagnosticada la situacin inicial, analizadas las posibles soluciones a los problemas existentes y definidos los objetivos a conseguir, hay que aprobar el plan74, y quin lo aprueba?. Hay que tener presente que el problema que se trata de resolver es muy complejo, y que slo se resolver en el largo plazo, en cualquier caso, el plazo para su resolucin exceder, con mucho, de una legislatura. La estrategia y la planificacin marcada deber ser respetada por los sucesivos equipos de gobierno y ello precisa de un acuerdo en el rgano plenario de la Administracin respectiva.

68Los

costes orientativos de estas herramientas son: 0,00: blogger, googledocs, youtube, twitter, lindkedin, wikispaces, picasa, flickr, slideshare, scribd...; 6,95 al ao un dominio: www.___________.com.; 199.95$ al ao una plataforma para crear una comunidad de prcticas.
69

Y por donde se empieza?, quiz habra que empezar por la contratacin pblica electrnica. Como seala Jaime Domnguez-Macaya Laurnaga en el libro "Claves para una contratacin pblica electrnica eficaz" publicado por la editorial LA LEY - EL CONSULTOR DE LOS AYUNTAMIENTOS, en el Plan de accin sobre la administracin electrnica i2010 se configuraba la licitacin electrnica como el "buque insignia en la implantacin de la administracin electrnica" (pg. 184); y en la Estrategia Europa 2020. Una Agenda digital para Europa se establece que: "Europa NECESITA la implantacin de la contratacin pblica electrnica integral..." (pg. 187).
70Plan

a largo plazo de acciones priorizadas para alcanzar una meta esencial o global o para cumplir una misin, (definicin del Marco Comn de Evaluacin (CAF),
71Documento

que recoge el plan de tareas, la asignacin de responsabilidades, los objetivos en la implantacin de los proyectos (metas/resultados) y los recursos necesarios (tiempo, presupuesto), (definicin del Marco Comn de Evaluacin (CAF),
72

Iaki Ortz lo seala como uno de los factores de xito del Plan de Innovacin Pblica.

73Los

objetivos para implantar la administracin electrnica deberan contener una declaracin explcita del tipo de productos, de los niveles de actividad o estndares de productividad y se refieren generalmente a las preguntas qu? y cunto? que suponen la resolucin del problema o la mejora de la situacin analizada. Siempre que sea posible, los objetivos deben ser cuantificables; pueden tambin ser cualitativos, por ejemplo, cuando responden a objetivos de tipo normativo. Para la elaboracin de objetivos, a veces se emplean las siglas SMART, que en ingls significa elegante y que traduce las caractersticas de los objetivos (e)Specficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporales. Salvador Parrado en Gua elaboracin Planes de Mejora (pg. 18.).
74

Ver presentacin power-point del proceso completo de elaboracin y ver vdeo aprobacin aprobacin del Plan de Innovacin del Gobierno Vasco (Acuerdo de Gobierno de 31 de Mayo de 2011).

7. PUBLICAR Y COMUNICAR LA PLANIFICACIN PROYECTADA. Y dnde se publica?, en el Boletn Oficial correspondiente?, es esto una norma con rango legal que debe publicarse en el medio oficial de publicacin para que sea obligatoria?. Quiz no est de ms darle esa solemnidad al documento que pretende iniciar y formalizar un cambio organizativo a largo plazo, aunque hay que entender publicar como comunicarlo a todos los destinatarios: A los ciudadanos hay que comunicarles en que procedimientos se podrn relacionar electrnicamente y desde cuando lo podrn hacer. Al personal de la organizacin hay que comunicarle, de una forma constante, todo el proceso. 8. Y QU PASA, SI NO SE ELABORA, APRUEBA Y PUBLICA EL PLAN. Por un lado, la organizacin que no cumpla lo previsto quedar en evidencia, porque la administracin electrnica obliga a las Administraciones Pblicas a tener permanente abierta una gran ventana (la sede electrnica), y desde esa ventana se puede ver quin est cumpliendo la Ley 11/2007 y quin no, quin tiene su casa organizada y quin no. Si bien los ciudadanos no podrn reclamar que la tramitacin de un servicio sea electrnica, si que van poder exigir que la relacin con la Administracin sea electrnica, y lo van a poder demandar75 en sede judicial76. Lo ms grave, ser que todos, polticos, funcionarios y ciudadanos saldremos perdiendo, porque seguiremos sin disfrutar de todas las ventajas que la gestin electrnica de las tareas administrativa ofrece (la rapidez, la comodidad, la precisin, la eficiencia, el ahorro y la rentabilidad, la economa, la satisfaccin, la eficacia, el cumplimiento de la legalidad,.....).

75"Es

muy probable que el no cumplimiento de este deber por parte de las administraciones pueda dar lugar a demandas ciudadanas." . Gua prctica FEMP sobre la Ley 11/2007, de 22 de Junio (pg. 34).
76Jaime

Domngez-Macaya Laurnaga en "Contratacin del Sector Pblico Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos - La Ley (pg. 2158).