Documento

que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa o de dos o mas de ellas. Incluye:

Puestos o unidades intervienen. Responsabilidades. Participacin.

administrativas

que

 Permite

conocer el funcionamiento interno:

Descripcin de tareas. Ubicacin. Requerimientos. Puestos responsables de su ejecucin. La induccin del puesto Adiestramiento y capacitacin del personal.

Auxilia

 Describe

de forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis y revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo personal. Para establecer un sistema de informacin. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

 Determina

en forma mas sencillas las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicando: que y como se debe hacer. Ayuda a la coordinacin de actividades y evita duplicidades.

 Construye

una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Identificacin.
Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin (de corresponder a una unidad particular debe anotarse el nombre de la misma). Lugar y fecha de elaboracin. Funciones:

Descripcin bsica del cargo. Objetivo estratgico del cargo. Funciones bsicas del cargo. Personas relacionadas en el cargo. Perfil del cargo.

Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Clave de la forma:

Las siglas de la organizacin. Las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma. Nmero de la forma. (Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal SACSACVGCRM-001)

ndice. Introduccin. Objetivos.

 rea

de aplicacin y/o alcance. Responsables. Polticas o normas de operacin. Conceptos. Procedimiento. Formulario de impresos. Diagramas de flujo. Glosario de trminos.

Diseo del proyecto.

Se requiere de precisin. Todos los datos se tiene que asentar con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la su interpretacin. Responsables:

Es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin.

Delimitacin del universo de estudio.

Estudio preliminar: es para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en el se puede definir la estrategia global para: y Levantamiento de informacin. y Identificacin de fuentes. y Actividades por realizar. y Magnitud y alcances. y Instrumentos requeridos. Prev las acciones y estima los recursos necesarios para efectuar el estudio.

 Referencia

de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Siendo las ms representativas las siguientes:

Instituciones:

Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.

Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo. Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organizacin que se estudia. General. Delas reas de estudio.

Archivos de la organizacin:

Directivos y empleados:

Personal de nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad. Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos.

reas de trabajo:

Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales del funcionamiento, medios y personal. Son receptores de los productos y/o servicios que genera la organizacin. Recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.

Clientes y/o usuarios.

Mecanismos de informacin.

 Quien

y quienes son los clientes objetivos del procedimiento o formato. Debido a que las normas, procedimientos y los mismos formatos deben ser acordes a los clientes que los utilizaran. Determinar la informacin que en realidad sea relevante para la empresa.

Certeza sobre la informacin.

 Seleccionar

adecuadamente las fuentes generadoras de la informacin y centrar el proceso en la bsqueda de la calidad de la informacin. El diseo del formato debe tener en cuenta no solo a la fuente adecuada de la informacin, sino tambin, el tipo de cliente al que va dirigido.

Recabando los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe prepara el documento de partida para concretar, el cual debe quedar integrado por: Propuesta tcnica:

Antecedentes. Naturaleza. Justificacin. Objetivos. Acciones. Resultados. Alcance. Recursos. Costos. Estrategia. Informacin complementaria.

Programa del trabajo:

Identificacin: nombre del manual. Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. rea(s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

 Presentacin

del proyecto a las autoridades competentes:

Participantes. Para depurar el contenido, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa:

reas que intervendrn directamente en su aplicacin. reas afectadas por la implantacin del proyecto. reas responsables del manejo de los recursos econmicos.

Responsable de su autorizacin. Es el titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.

Captacin

de la informacin.

Capacitacin del personal. (manejo de medios de investigacin, levantamiento de informacin, procesos) Levantamiento de la informacin. Para la recabar informacin en forma gil y ordenada se propone:

Investigacin documental: permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. Consulta a sistemas de informacin: Acceso a sistemas computacionales. Encuestas: realizacin de entrevistas personales, tambin se pueden utilizar cuestionarios. Observacin directa: puede ser utilizado por tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el trabajo.

Integracin de la informacin.

Como clasificar la informacin.

Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la divisin de trabajo. Crear bases de datos o programas especficos. Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto. Objetivo. Estructura orgnica nomas y polticas administrativas. Funciones. Procedimientos. Instrumentos jurdicos-administrativos. Equipo. Condiciones de trabajo. Ambiente laboral.

reas para agrupar informacin.

 Anlisis

de la informacin.

Enfoque tradicional:
Conocer. Describir. Descomponer. Examinar crticamente. Ordenar cada elemento. Definir las relaciones. Identificar y explicar sus comportamiento.

Enfoque eficaz:

Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con qu se hace? Cundo se hace?

 Preparacin

del proyecto del manual.

Validacin. La informacin de cada rea o unidad administrativa deber verificar que la informacin este completa y comprensible. Estructuracin. La forma en que se encuentra organizado el documento.

 Formulacin

de recomendaciones.

Tipos de recomendaciones:
Mantenimiento. Eliminacin. Adicin. Combinacin. Fusin. Modificacin. Simplificacin. Intercambio.

Elaboracin del informe.

Introduccin. Parte principal. Conclusiones y recomendaciones. Apndices o anexos.

Presentacin

del manual para su aprobacin.

Nivel directivo. A otros niveles jerarquicos.

 Reproduccin

del manual. Implantacin del manual.

Mtodos de implantacin.

Instantneo. Proyecto piloto. Implantacin en paralelo. Implantacin parcial.

Revisin

y actualizacin.