Material de apoyo para la Unidad Curricular Organizacin y Sistema Editado por: Betti Hernndez Caracas, 30-05-2011

Origen de la teora de sistemas

La teora de sistemas (TS) es un rea determinada de la teora general de sistemas (TGS). Segn se desprende de la bibliografa consultada, La TGS surgi con las investigaciones de Ludwig von Bertalanffy (alemn) publicadas entre 1950 y 1968. La TGS no pretende solucionar problemas o procurar soluciones prcticas, pero s producir teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicacin en la realidad emprica. No es muy preciso marcar dentro de la historia, el momento de la aparicin de la organizacin como tal. Lo que s se puede afirmar es que la organizacin es tan antigua como la humanidad misma; est confirmado que se concibe la organizacin desde el momento que dos personas a ms deben conjugar sus esfuerzos para alcanzar un fin comn. En la Biblia, en el libro del Antiguo Testamento: EXODO (salida), se encuentra uno de los primeros relatos sobre el planeamiento de la organizacin y de los resultados logrados con ello. Cuando los israelitas abandonaron Egipto, adoptaron la forma de organizacin ms simple, en la que Moiss era dirigente de un gran nmero de personas que lo seguan y actuaba como juez; pero esto no obtuvo resultado positivo, la desorganizacin se pudo apreciar debido al centralismo de todas las funciones para satisfacer las necesidades de su pueblo. Este tipo de organizacin no prosper, porque result difcil y agotadora, Moiss y sus seguidores durante ms de una generacin avanzaron muy poco hacia la tierra prometida; pero cuando se modific la organizacin anterior los israelitas progresaron ms, en menos de un ao de lo que no haban logrado en los ltimos 39 aos. Durante la historia se han desarrollado diversas y numerosas formas intuitivas de organizacin, mediante las cuales se han construido verdaderos monumentos, tales como las Pirmides de Egipto, los Jardines Colgantes de Babilonia, los Acueductos Romanos, las Fortalezas Incas. Definiciones de Organizacin
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-Es un proceso para determinar qu es lo que debe hacerse, si ha de lograrse una finalidad dada; dividir las actividades necesarias en segmentos lo suficientemente pequeos, para que cada uno de ellos puedan ser desempeados por una sola persona; y suministrar los medios para que en la coordinacin no se interfieran unos con otros. Se considera tambin a la Organizacin, "como un medio de hacer que las personas acten juntas con una finalidad, particularmente con una finalidad de negocios". -Por otro lado se afirma que organizar es "agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la Empresa". - James D. Mooney define la organizacin como la forma que asume toda asociacin humana para lograr un propsito comn". -Otras veces se toma como el "Proceso de definir y agrupar las actividades de una empresa, estableciendo las relaciones de autoridad entre ellas en forma tal, que pueda ejecutarse eficazmente. -Es un sistema de comunicacin, un medio para la solucin de problemas y un recurso para facilitar la toma de decisiones oportunas y apropiadas. Tambin hay quienes aseguran que una organizacin es la coordinacin de diferentes actividades de participantes individuales, con el fin de efectuar transacciones planeadas con el ambiente. Esta definicin utiliza la nocin tradicional de divisin del trabajo al referirse, en primer lugar, a las diferentes actividades y a la coordinacin existente en la organizacin y en segundo lugar, a las personas como contribuyentes de las organizaciones, y no simplemente como empleadas de estas. As, se puede encontrar muchas definiciones ms, pero lo importante es que, en cualquiera de los conceptos o definiciones que se analice, se aprecia que, la idea de organizacin no puede divorciarse de la finalidad. La organizacin no es un fin en s misma, sino un medio para alcanzar ese fin. Los supuestos bsicos de la TS son: 1. Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias naturales y sociales. 2. Esa integracin parece orientarse rumbo a una teora de sistemas.

3. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los campos nofsicos del conocimiento cientfico, especialmente en ciencias sociales. 4. Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. 5. Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin cientfica. En la TS se concibe que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en trminos de sus elementos separados; su comprensin se presenta cuando se estudian globalmente. La TS se fundamenta en tres premisas bsicas: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro ms grande. 2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta concepcin es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones. El inters de la TS, es las caracterstica y parmetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administracin la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. Desde un punto de vista histrico, se verifica que: La teora de la administracin cientfica us el concepto de sistema hombre-mquina, pero se limit al nivel de trabajo fabril. La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque hombre-mquina a las relaciones entre las personas dentro de la organizacin. Provoc una profunda revisin de criterios y tcnicas gerenciales.

 La teora estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado. La teora del comportamiento trajo la teora de la decisin, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraa de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional. Despus de la segunda guerra mundial, a travs de la teora matemtica se aplic la investigacin operacional, para la resolucin de problemas grandes y complejos con muchas variables. La teora de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones tpicas de prestacin de servicios, en los que es necesario programar la cantidad ptima de servidores para una esperada afluencia de clientes. Las teoras tradicionales han visto la organizacin humana como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensin de la retroalimentacin (feedback), bsica para sobrevivir. El enfoque antiguo fue dbil, puesto que: trat con pocas de las variables significantes de la situacin total y muchas veces se ha sustentado con variables impropias. El concepto de sistema no es una tecnologa en s, pero es la resultante de ella. El anlisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente tpico. Los sistemas vivos sean individuos u organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energa/informacin con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenmenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayora de las veces de naturaleza completamente diferente.

Definicin de sistema Es un conjunto de elementos dinmicamente relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energa y materia para proveer informacin, energa y materia.

Caractersticas de los sistemas Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia. Los lmites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. Segn Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recprocamente relacionadas. De ah se deducen dos conceptos: propsito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia. Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. De aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema. Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Tipos de sistemas En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos: Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Es decir, el hardware.
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Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Viene a ser el software. En cuanto a su naturaleza, pueden ser cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinmica que dice: "una cierta cantidad llamada entropa, tiende a aumentar al mximo". Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza fsica en direccin a un estado de mximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de creciente orden y organizacin (entropa negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energa y reparan prdidas en su propia organizacin. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad. Parmetros de los sistemas El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Parmetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un sistema especfico o de un componente del sistema. Los parmetros de los sistemas son:
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 Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energa para la operacin del sistema. Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios. Procesamiento o procesador o transformador: es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entra los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza. El sistema abierto El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre l, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido. La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a saber, clulas, plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas fsicos, las mquinas, el reloj, el termstato): El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no as el sistema cerrado.
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Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre s: Ingestin: las empresas hacen o compran materiales para ser procesados. Adquieren dinero, mquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades. Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la produccin es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relacin entre las entradas y salidas. Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptndose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona tambin, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de compras, produccin, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las mquinas se vuelven obsoletas. Organizacin: de las funciones, es la que requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de produccin, compras, comercializacin, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsin, el planeamiento, la investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administracin pueda hacer ajustes.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin constituyendo un todo sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin de interdependencia con el ambiente externo. La organizacin como sistema abierto Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: que un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: en el crecimiento, en el hecho de volverse ms complejo a medida que crece, en el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia, porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades componentes, porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente heterogeneidad. Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos. Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son: 1. Comportamiento probabilstico y no-determinstico de las organizaciones: la organizacin es afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administracin no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible. 2. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Parsons indic sobre la visin global, la integracin, destacando que desde el punto de vista de organizacin, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema social, de acuerdo con el siguiente enfoque: La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
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 La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de determinado tipo de meta sistemtica. Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera una sociedad. 1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonoma. 3. Estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presentan dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que haya cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin propuesta con menor esfuerzo, mayor precisin para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso slo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso. 4. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema. Podra no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa, informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de apertura del sistema en relacin al ambiente. 5. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecnicos y aun de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales bsicas. Modelos de organizaciones Algunos autores proponen una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera considerar en la definicin de organizacin: La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.
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 La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones mltiples. La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que estn en interaccin dinmica unos con otros. Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectar a los dems. La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros sistemas. Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente hacen difcil definir las fronteras de cualquier organizacin. Modelo de Katz y Kahn Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo a travs de la aplicacin de la TS y la teora de las organizaciones. Segn su modelo, la organizacin presenta las siguientes caractersticas: Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas: 1. Importacin (entrada): la organizacin recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente. 2. Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energa disponible. La organizacin procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. 3. Exportacin (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente. 4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin-transformacin-exportacin. La importacin y exportacin son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformacin o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema. 5. Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrpico y reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropa negativa o negentropa.
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6. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energa que se transforman por el trabajo hecho. Tambin reciben informacin, proporcionando seales sobre el ambiente. La entrada de informacin ms simple es la retroalimentacin negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvos de la lnea correcta. Las partes del sistema envan informacin de cmo operan a un mecanismo central y mantiene as la direccin correcta. Si dicha retroalimentacin negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las seales de informacin para las cuales est programado. Es un sistema de seleccin de entradas a travs del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura. 7. Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energa del exterior y una exportacin continua de los productos del sistema. La tendencia ms simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio bsico es la preservacin del carcter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energa en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador. 8. Diferenciacin: la organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciacin, o sea, a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de papeles y diferenciacin interna. 9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, es bdecir, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 10. Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de accin del sistema, as como su grado de apertura.

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Las organizaciones como clase de sistemas sociales Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropa negativa, retroinformacin, homeostasis, diferenciacin y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboracin y a la diferenciacin, debido a su propia dinmica. Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relacin con la entrada de energa en el sistema, en relacin con la transformacin de energas dentro del sistema y en relacin con el producto resultante o salida de energa. Mantener dicha actividad, requiere renovacin constante de energa. Es lo conocido como negentropa. Caractersticas de primer orden Para Katz y Kahn, las caractersticas de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes: 1. Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas, no tienen limitacin de amplitud. Las organizaciones sociales estn vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fbricas y otros artefactos, aunque estos no estn interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte fsica determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuracin de eventos o acontecimientos y no la estructuracin de partes fsicas. 2. Los sistemas sociales necesitan entradas de produccin y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energa que sustentan al sistema; las entradas de produccin son las importaciones de energa, procesadas para proporcionar un resultado productivo. 3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos. 4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biolgicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.
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5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas especficas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carcter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierna el desempeo de una funcin, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideolgicas ms generalizadas. 6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones. 7. El concepto de inclusin parcial: la organizacin usa slo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes. 8. La organizacin en relacin con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relacin con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Cultura y clima organizacional Toda organizacin crea su propia cultura o clima, con sus propios tabes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretacin en el sistema informal, as como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organizacin atrae, de sus procesos de trabajo y distribucin fsica, de las modalidades de comunicacin y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo. Dinmica de sistema Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicacin de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biolgicos. As, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinmica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipacin), se usa el trmino dinmica de sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez ms aquello que bsicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropa), la organizacin social debe asegurarse de una provisin continua de materiales y hombres.
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Concepto de eficacia organizacional La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organizacin surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organizacin. La eficacia organizacional se relaciona con la extensin en que todas las formas de rendimiento para la organizacin se hacen mximas. La eficiencia busca incrementos a travs de soluciones tcnicas y econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del rendimiento para la organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios polticos (no econmicos). Organizacin como un sistema de papeles Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posicin en una organizacin. La organizacin se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organizacin es una estructura de papeles. Modelo socio tcnico de Tavistock Fue propuesto por socilogos y siclogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbn inglesas y empresas textiles hindes. Concibe la organizacin como un sistema socio tcnico estructurado sobre dos subsistemas: El subsistema tcnico: conlleva la tecnologa, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organizacin. El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de la organizacin tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real. Estos dos subsistemas presentan una ntima interrelacin, son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque socio tcnico concibe a la organizacin como una combinacin de tecnologa y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque socio tcnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de conversin, convierte en productos, servicios, etc., para exportar.

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La tarea primaria de la organizacin es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de: Importacin: adquisicin de materias primas. Conversin: transformacin de las importaciones en exportaciones. Exportacin: colocacin de los resultados de la importacin y de la conversin. El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de produccin requiere tanto una organizacin tecnolgica como una organizacin de trabajo. La tecnologa limita la especie de organizacin de trabajo posible, aunque la organizacin presenta propiedades sociales y sicolgicas propias pero independientes de la tecnologa. Las organizaciones tienen una doble funcin: tcnica (relacionada con la coordinacin del trabajo e identificacin de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen juntas). El subsistema tcnico es determinado por los requisitos tpicos de las tareas que son ejecutadas por la organizacin. La tecnologa determina el tipo de entrada humana necesaria a la organizacin. Tambin es el factor determinante de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organizacin. Los subsistemas tcnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendr repercusiones. Apreciacin crtica de la teora de sistemas De todas las teoras, la TS es la menos criticada, ya que an no ha transcurrido suficiente tiempo para su anlisis ms profundo. Sin embargo, una apreciacin crtica de la TS, lleva a los siguientes aspectos: Confrontacin entre teoras de sistema abierto y de sistema cerrado Hay varias implicaciones crticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, estn las siguientes del sistema abierto: La naturaleza dinmica del ambiente est en conflicto con la tendencia esttica de la organizacin. Est constituida para auto perpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente.

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 Un sistema organizacional rgido no podr sobrevivir si no responde adaptndose al entorno. Un sistema abierto necesita garantizar la absorcin de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por l necesitados o crearle necesidad de tales productos. El sistema necesita, de constante y depurada informacin del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentacin constante, depurada y rpida. Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones: Conduce el estudio y la prctica administrativa a una concentracin en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, nfasis en procedimientos y no en programas. La perspectiva de organizacin como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administracin tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatencin a la dependencia entre la organizacin y su ambiente. Soluciones, instrumentos y tcnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia. La perspectiva de la organizacin como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptacin continua y urgente de las respuestas de la organizacin al ambiente. En un ambiente de rpido cambio, las organizaciones desaparecern si no se adaptan al cambio. Caractersticas bsicas del anlisis sistemtico Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin basada en el anlisis sistemtico son las siguientes: Punto de vista sistemtico: la moderna teora visualiza a la organizacin como un sistema constituido por cinco partes bsicas: entrada, salida, proceso, retroalimentacin y ambiente. Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna es sobre el proceso dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin. Multidimensional y multinivelado: se considera a la organizacin desde un punto de vista micro y macroscpico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, pas); es macro cuando se analizan sus unidades internas.
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 Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a travs de ellas. Probabilstico: la teora moderna tiende a ser probabilstica. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en trminos predictivos y no con certeza. Multidisciplinaria: busca conceptos y tcnicas de muchos campos de estudio. La teora moderna presenta una sntesis integradora de partes relevantes de todos los campos. Descriptivo: buscar describir las caractersticas de las organizaciones y de la administracin. Se conforma con buscar y comprender los fenmenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y mtodos al individuo. Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podran ser generados por la retroalimentacin. Adaptativa: La organizacin debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalizacin en los resultados en lugar del nfasis sobre el proceso o las actividades de la organizacin. Carcter integrativo y abstracto de la teora de sistemas La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por tanto, de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas. Aunque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemtico es bsicamente una teora general comprensible, que cubre todos los fenmenos organizacionales. Es una teora general de las organizaciones y de la administracin, una sntesis integradora.

El efecto sinrgico de las organizaciones como sistemas abiertos Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinrgico, es decir, en el resultado de una organizacin pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la organizacin espera que los beneficios
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personales de su participacin, sean mayores que sus costos personales de participacin. Existe sinergia cuando dos o ms causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que produciran actuando individualmente. El hombre funcional La TS se basa en la teora del hombre funcional. El individuo desempea un papel dentro de la organizacin, interrelacionndose con los dems individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los dems y enva a los dems sus expectativas. Esa interaccin altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actan como transmisores de roles y organizadores.

Organometra
"Organimetra" es una palabra compuesta de dos elementos: la organizacin, del latn Organn, rgano elemento de un sistema y sistema en s mismo; y del griego "metra", que significa medida. Por lo tanto la Organimetra es la "medicin de o de los sistemas". Pero est medicin est basada en la dimensin de la organizacin, y el grado de complejidad de sta. La Organimetra es el conjunto de tcnicas para representar las organizaciones y sus relaciones La Organimetra es un medio que sirve para medir los sistemas organizacionales. Tiende a establecer la jerarqua, y/o el orden y posicin de un puesto de trabajo en una organizacin, este recurso incluye, mtodos para diseo organizacional tipos. Por tanto, la Organimetra es parte del proceso de la Organizacin. Los miembros de una organizacin necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organizacin. El proceso gerencial de la organizacin implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

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El Organigrama Se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una organizacin en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen, es por tanto la representacin de la forma en que estn dispuestas y relacionadas sus partes, en las que se muestran: a) Las principales unidades orgnicas y puestos de trabajo. b) La divisin de las funciones. c) La estructura jerrquica, que se define los diversos niveles de la organizacin. d) Las lneas de autoridad y responsabilidad. e) Los canales formales de comunicacin. f) Las actividades a desarrollar en la empresa. Objetivo Es el instrumento idneo mediante el cual se pretende plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin estructural de una organizacin. Utilidad - Brindan una imagen formal de la organizacin. - Son una fuente de consulta oficial. - Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua. - Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional. El organigrama es importante porque da a conocer en forma precisa el lugar que le corresponde a cada puesto, muestra quienes estn en un nivel superior y puestos que estn debajo de los niveles superiores, adems facilita a los nuevos empleados el contacto con la estructura masiva. Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

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Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

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Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

Figura geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.
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Criterios para la elaboracin de organigramas 1) Precisin las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud. 2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible. 3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin. 4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto. 5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de autorizacin. Diagrama de Flujo Los diagramas de flujo (o flujogramas) son aquellos que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin. Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad. La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo,

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sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. Ventajas de los Diagramas de Flujo * Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. * Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. * Muestran las inter fases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. * Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. Smbologa de los Diagramas de Flujo Los smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los smbolos ms comunes son:

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Desarrollo del Diagrama de Flujo Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo: * Identificar a los participantes de la reunin donde se desarrollar el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. * Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. * Identificar quin lo emplear y cmo. * Establecer el nivel de detalle requerido. * Determinar los lmites del proceso a describir.

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Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: * Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. * Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. * Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. * Identificar y listar los puntos de decisin. * Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. * Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido. Ejemplo: Reparacin de una PC a nivel macro

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de informacin requerida por el usuario del mismo.

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Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

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Normas ISO Debido a que en "la Organizacin Internacional de Normalizacin" habra siglas diferentes en idiomas diferentes ("IOS" en Ingls, "OIN" en francs de la Organizacin Internacional de Normalizacin), sus fundadores decidieron darle tambin un todo-nombre corto propsito. Eligieron "ISO", derivado del griego isos, que significa "igual". Cualquiera que sea el pas, cualquiera que sea el lenguaje, la forma corta del nombre de la organizacin es siempre ISO. Las normas ISO regulan para: que el desarrollo, fabricacin y suministro de productos y servicios sean ms eficientes, seguros y menos Contaminantes facilitar el comercio entre los pases y hacerla ms justa proporcionar a los gobiernos una base tcnica para la salud, la seguridad y la legislacin ambiental, y proporcionar una base de evaluacin de la conformidad. compartir los avances tecnolgicos y buenas prcticas de gestin difundir la Innovacin proteger a los consumidores y usuarios en general, de productos y servicios hacer la vida ms simple, proporcionando soluciones a problemas comunes Cmo reconocer una norma ISO En papel, una norma ISO se publica en formato A4 - que es en s misma uno de los tamaos de papel estndar ISO. Puede estar en cualquier lugar entre un documento de cuatro pginas y un largo de varios cientos de pginas. Normas ISO tambin estn disponibles como descarga electrnica y muchos estn disponibles como parte de una coleccin en CD o en el manual. Una norma ISO lleva el logotipo de la ISO y la designacin, "la norma internacional".

Formularios
Formulario es un documento impreso que transmite informacin especfica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e informacin y es parte integrante del mtodo.
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Tambin se define como una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. A la vez, puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En estos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. En resumen, es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Objetivo del formulario

Registrar en forma sistemtica y ordenada las necesidades de informacin que demandan las oficinas, para alcanzar sus fines, con eficiencia y eficacia.

Diseo de formularios
Formulario: Se denomina formulario a todo diseo final elaborado con las caractersticas del solicitante y que permita: -La consignacin de informacin -Identificacin del nombre o logotipo de la empresa. Otros nombres para formulario seran: formas o pre-impresos, Los formularios pueden enviarse a confeccionar a una imprenta o industria grfica o sencillamente pueden ser diseados por la empresa y generarse a manera de fotocopias o va impresora.

Consideraciones para la elaboracin

Todos los formularios contienen un texto estndar y espacios en blanco o campos en donde se ha de introducir la informacin. El texto y los campos estn organizados en forma de cuadrcula, con espacios en blanco para la entrada de datos. Los formularios en papel son conocidos habitualmente por su dificultad para rellenarlos, y en el caso de formularios rellenos a mano, su dificultad para descifrarlos posteriormente.

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Control de formularios En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

Manuales administrativos
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica informacin de una organizacin. Ventajas y desventajas Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de la organizacin. 4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. 5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien.
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la

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. 11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. 12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. 13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. 14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. 16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. 17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. 18. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentan los manuales se encuentran los siguientes: 1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. 3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. 4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. 6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. 7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

Clasificacin de los Manuales administrativos

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que requiere
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la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa privada, para saber con qu tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaracin del mbito que pueden abarcar dichos manuales en toda la empresa: una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa, un puesto. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se ha de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Conocer una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
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Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua de trabajo para el personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones. Por su funcin especfica: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base de los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin -fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin- es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles) Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

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Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad: Destaca los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera. Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin Manual tcnico: Contiene los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditora administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omite esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso.
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El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. General: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Especfico: Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin de personal en una organizacin. Manual especfico de auditora interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditora interna en forma particular. Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones... Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. El manual de procedimientos presenta sistemas tcnicas especficas seala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
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grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Es un procedimiento por escrito. Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fbrica.

Elaboracin de manuales administrativos

El manual de procedimientos deber contener: Cartula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable. Portada: sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la organizacin responsable de su aplicacin, el lugar y la fecha de edicin. ndice general: Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. Presentacin: Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la exposicin de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del titular. Contenido: Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se pretende lograr con la ejecucin del procedimiento. Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico administrativas que rigen la operacin de la unidad, especficamente captulo, artculo y fraccin que fundamentan el procedimiento. rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. Polticas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas que orienten la realizacin de las actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos superiores. Descripcin de las operaciones: Presentacin secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecucin. Diagrama de flujo. Representacin del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbologa definida en la seccin "Metodologa para la integracin y aplicacin del diagnstico en los procedimientos"
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Formas e instrucciones: Deber presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexarn, adems, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos. Glosario: Como parte final, se incluir un compendio alfabtico que contenga los conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. Por ltimo, es conveniente, incluir la informacin referente a la duracin aproximada y a la frecuencia del procedimiento, as como los mecanismos que se utilizan para la revisin y actualizacin del manual. Es necesario sealar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deber contener instrucciones, representacin grfica y descripcin narrativa del conjunto de instrucciones especficas para realizar una gama de operaciones.

Contenido de los manuales

Manual de organizacin: 1.- Identificacin. 2.- ndice 3.- Introduccin 3.1.- Objetivo del manual. 3.2.- mbito de aplicacin. 3.3.- Autoridad 3.4.- Como usar el manual. 4.- Directorio. 5.- Antecedentes Histricos. 6.- Base legal (en caso de organismo pblico). 7.- Organigrama. 8.- Estructura funcional. 9.- Objetivos de cada unidad orgnica. Manual de procedimientos: 1.- ndice. 2.- Introduccin 2.1.- Objetivos del manual. 2.2.- Alcance. 2.3.- Como usar el manual. 2.4.- Revisiones y Recomendaciones. 3.- Organigrama. 3.1.- Interpretacin de la estructura orgnica. -Sistemas de organizacin (lnea, funcional, etc.)
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-Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.). -Amplitud de la descentralizacin y centralizacin. -Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora. 4.- Grficas. 4.1.- Diagramas de flujo. 5.- Estructura procedimental. 5.1.- Descripcin narrativa de los procedimientos. 6.- Formas. 6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseadas). 6.3.- Instructivos de las formas empleadas.

Sistemas de informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Ejemplo: el equipo computacional con el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar, el recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Modelo Estructurado Son mtodos que indican cmo hacer ms eficiente el desarrollo de sistemas de informacin. Para ello se suelen estructurar en fases la vida de dichos sistemas con el fin de facilitar su planificacin, desarrollo y mantenimiento. Las metodologas de desarrollo de sistemas deben definir: objetivos, fases, tareas, productos y responsables, necesarios para la correcta realizacin del proceso y su seguimiento. Los principales objetivos de una metodologa de desarrollo son: 1.- Asegurar la uniformidad y calidad tanto del desarrollo como del sistema en s. 2.- Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema. 3.- Conseguir un mayor nivel de rendimiento y eficiencia del personal asignado al desarrollo. 4.- Ajustarse a los plazos y costes previstos en la planificacin. 5.- Generar de forma adecuada la documentacin asociada a los sistemas.
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6.- Facilitar el mantenimiento posterior de los sistemas.

Mtodo de anlisis estructurado

Muchos especialistas en sistemas de informacin reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El mtodo de desarrollo del anlisis estructurado tiene como finalidad superar sa dificultad por medio de 1) la divisin del sistema en componentes y 2) la construccin de un modelo del sistema. El mtodo incorpora elementos tanto de anlisis como de diseo.

El anlisis estructurado
El anlisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicacin. No se establece cmo se cumplirn los requerimientos o la forma en que implantar la aplicacin. Ms bien permite que las personas observen los elementos lgicos (lo que har el sistema) separados de los componentes fsicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento) Despus de esto se puede desarrollar un diseo fsico eficiente para la situacin donde ser utilizado.

Elementos del anlisis estructurado:

Los elementos esenciales son smbolos grficos, diagramas de flujo de datos y diccionario centralizado de datos. Descripcin grfica: una de las formas de describir un sistema es preparar un bosquejo que seale sus caractersticas, identifique la funcin para la que sirve e indique cmo ste interacta con otros elementos, entre otras cosas. Sin embargo, describir de esta manera un sistema grande es un proceso tedioso y propenso a errores ya que es fcil omitir algn detalle o dar una explicacin que quiz los dems no entiendan. En lugar de las palabras el anlisis estructurado utiliza smbolos, o conos, para crear un modelo grfico del sistema. Los modelos de este tipo muestran los detalles del sistema. Si se seleccionan los smbolos y notacin correctos entonces casi cualquier persona puede seguir la forma en que los componentes se acomodarn entre s para formar el sistema. El diagrama lgico de flujo de datos muestra las fuentes y destinos de los datos, identifica y da nombre a los procesos que se llevan a cabo, identifica y da nombre a los grupos de
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datos que relacionan una funcin con otra y seala los almacenes de datos a los que se tiene acceso. Diagrama de flujo de datos: El modelo del sistema recibe el nombre de diagrama de flujo de datos (DFD). La descripcin completa de un sistema est formada por un conjunto de diagramas de flujo de datos. Para desarrollar una descripcin del sistema por el mtodo de anlisis estructurado se sigue un proceso descendente. El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran caractersticas adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez ms detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes detalles que permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se encuentra bajo investigacin. Diccionario de datos: Todas las definiciones de los elementos en el sistema (flujo de datos, procesos y almacenes de datos) estn descritos en forma detallada en el diccionario de datos. Si algn miembro del equipo encargado del proyecto desea saber alguna definicin del nombre de un dato o el contenido particular de un flujo de datos, esta informacin debe encontrarse disponible en el diccionario de datos. El diseo estructurado: Se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software. La meta del diseo estructurado es crear programas formados por mdulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional. El diseo estructurado es una tcnica especfica para el diseo de programas y no un mtodo de diseo de comprensin. Esta tcnica conduce a la especificacin de mdulos de programa que son funcionalmente independientes. La herramienta fundamental del diseo estructurado es el diagrama estructurado, los cuales son de naturaleza grfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles fsicos. Su finalidad no es mostrar la lgica de los programas. Los diagramas estructurados describen la interaccin entre mdulos independientes junto con los datos que un mdulo pasa a otro cuando interacciona con l. Estas especificaciones funcionales para los mdulos se proporcionan a los programadores antes que d comienzo la fase de escritura de cdigo.

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Empleo del anlisis estructurado con otros mtodos de desarrollo

El anlisis estructurado se combina, con bastante frecuencia, con el mtodo ya presentado de ciclo de vida clsico de desarrollo de sistemas. Por ejemplo, los analistas pueden optar ms de flujo de datos como una forma para documentar las relaciones entre componentes durante la investigacin detallada de algn sistema existente, Asimismo, se puede definir los archivos y datos en un diccionario centralizado de datos de acuerdo con las reglas de anlisis estructurado.

Referencias bibliogrficas
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