No.

18 Tahun 2008/Thn 6

Maju Bersama UGM

Kantor Jaminan Mutu

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) KANTOR JAMINAN MUTU

(berdasarkan Standar ISO 9001:2000)
alam perjalanan KJM dari tahun 2001 sampai dengan 2008, KJM bersama-sama semua lembaga dan unit kerja di lingkungan UGM telah banyak menghasilkan karya-karya yang memperkuat bangunan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) UGM, antara lain: dokumen akademik, dokumen mutu, organisasi SPM-PT, pelaksanaan 3 siklus SPM-PT, 3 kali Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Program Studi dan 1 kali Audit Akademik Fakultas. Tugas KJM dinyatakan dalam SK Rektor No. 123/P/SK/Set.R/2001 dan No. 267/P/SK/HT/2008 yaitu: 1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di UGM. 2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu. 3. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu. 4. M e l a k u k a n a u d i t i n g d a n e v a l u a s i pelaksanaan penjaminan mutu. 5. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala. Tugas KJM tersebut dilaksanakan secara kerja-tim (team work) oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Koordinator Bidang Akreditasi dan Sertifikasi (B-AS), Koordinator Bidang SPM-PT dan AMAI (B-SA), Koordinator Subbidang SPM-PT dan AMAI (SB-SA), Koordinator Subbidang Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SB-SIPMA), Koordinator Subbidang Riset, Pelatihan dan Pengembangan (SB-RPP), dan Koordinator Subbidang Pelayanan dan Konsultasi Profesional (SB-PKP). Untuk itu, masing-masing jabatan di KJM tersebut juga diperinci tugas dan wewenangnya sebagai berikut. A. Ketua Kantor Jaminan Mutu memiliki tanggungjawab dan wewenang mengkoordinasikan: 1. Perencanaan dan pelaksanaan sistem manajemen mutu secara keseluruhan di KJM UGM. 2. Penyusunan dan pengajuan draft RKAT KJM UGM. 3. Pembuatan perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu KJM UGM. 4. Pemantauan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu KJM UGM. 5. Pelaksanaan audit internal dan kaji ulang pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu KJM UGM. 6. Pelaporan secara berkala pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu KJM UGM kepada Wakil Rektor Senior Bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (WRSP3M).

berhalangan dalam menjalankan tugas. 2. Menyusun draft RKAT KJM-UGM dengan menerima usulan dari koordinator bidang dan koordinator subbidang. 3. Mengkoordinasikan kegiatan internal administrasi dan kerumahtanggaan KJM-UGM. 4. Mengkoordinasikan penyusunan laporan seluruh kegiatan KJM UGM. D. Koordinator Bidang Akreditasi dan Sertifikasi (BAS) memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1.1. Memfasilitasi akreditasi dan sertifikasi bagi institusi, program studi dan unit kerja di lingkungan UGM. 1.2. Menyusun draft RKAT Bidang Akreditasi dan Sertifikasi KJM UGM serta mengkoordinasi penyusunan draft RKAT institusi, program studi dan unit kerja yang akan melaksanakan akreditasi dan sertifikasi. E. Koordinator Bidang SPM-PT dan AMAI (B-SA) memiliki tanggungjawab dan wewenang mengkoordinasikan: 1.1. Kegiatan di bawah Subbidang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi/SPM-PT dan Audit Mutu Akademik Internal/AMAI (SBSA) di lingkungan Universitas Gadjah Mada. 1.2. Kegiatan di bawah Subbidang Riset, Pelatihan dan Pengembangan (SB-RPP). 1.3. Kegiatan di bawah Subbidang Sistem Informasi Manajemen Mutu Akademik (SBSIPMA). 1.4. Kegiatan di bawah subbidang Pelayanan dan Konsultasi Profesional (SB-PKP). 1.5. Penyusunan draft RKAT Bidang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) dan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI). F. Koordinator Subbidang SPM-PT dan AMAI (SB-SA) Memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1.1. Menyusun Pedoman SPM-PT di tingkat Universitas. 1.2. Menyusun Pedoman AMAI di tingkat Universitas. 1.3. Menyusun kalender SPM-PT dan AMAI di tingkat Universitas. 1.4. Merencanakan dan melaksanakan audit fakultas. 1.5. Meningkatkan mutu AMAI. 1.6. Mengembangkan borang audit fakultas. 1.7. Merangkum laporan hasil audit fakultas. 1.8. Memantau rekomendasi perbaikan tingkat universitas. 1.9. Memantau pemenuhan PTK tingkat universitas. 1.10. Menyusun laporan kegiatan Subbidang SPMPT dan AMAI. 1.11. Menyusun draft RKAT Subbidang SPM-PT dan AMAI. G. Koordinator Subbidang Riset, Pelatihan dan Pengembangan (RPP) memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1.1. Merencanakan riset, pelatihan dan pengembangan SPM-PT. 1.2. Melaksanakan penilaian mutu riset dan pelatihan SPM-PT yang telah dilaksanakan.
(Bersambung ke hal. 2)

NEWSLETTER FOR TOTAL QUALITY CULTURE AND SYSTEM

T . Q . C . S.
1 2 2 3
4

Tupoksi KJM UGM Apakah Ideologi PM UGM? Hasil Sertifikasi ISO 9001:2000 di... Catatan Kecil tentang Pimpinan
AMAI Berbasis Evaluasi Diri

B. Wakil Ketua Kantor Jaminan Mutu memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1. Membantu tugas ketua mengkoordinasikan seluruh kegiatan. 2. Mewakili ketua ketika ketua berhalangan dalam menjalankan tugas. C. Sekretaris Ketua Kantor Jaminan Mutu memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1. Mewakili ketua dan wakil ketua ketika

Peresmian Pengisian EDPS UGM ... 4

(Sambungan dari hal. 1)

1.3. M e n i n g k a t k a n m u t u r i s e t , pelatihan dan pengembangan SPMPT secara berkelanjutan. 1.4. M e n y e m p u r n a k a n i n s t r u m e n evaluasi diri fakultas dan program studi. 1.5. Menyusun laporan kegiatan Subbidang RPP. 1.6. Mengusulkan draft RKAT Subbidang RPP. H. K o o r d i n a t o r S u b b i d a n g S i s t e m Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SB-SIPMA) memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1.1. Merancang SIPMA. 1.2. Mengelola website SIPMA. 1.3. Meningkatkan pengoperasian dan pendayagunaan SIPMA.

1.4. Meningkatkan kendali keamanan dan keandalan kinerja jaringan SIPMA. 1.5. Memutakhirkan instrumen Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) yang berada di website SIPMA. 1.6. Mengelola penerbitan newsletter: Total Quality Culture and System (TQCS). 1.7. M e n y u s u n l a p o r a n k e g i a t a n Subbidang SIPMA. 1.8. Mengusulkan draft RKAT Subbidang SIPMA. I. Koordinator Subbidang Pelayanan dan Konsultasi Profesional (SB-PKP) memiliki tanggungjawab dan wewenang: 1.1. Menyusun program konsultasi dan bantuan teknis SPM-PT dan AMAI. 1.2. Merencanakan program pelatihan

SPM-PT dan AMAI. 1.3. Merencanakan program magang bagi PT lain di dalam negeri maupun luar negeri. 1.4. Menjalin kerjasama (networking) dengan mitra kerjasama di PT lain dalam negeri maupun luar negeri. 1.5. Menyusun laporan kegiatan Subbidang PKP. 1.6. Mengusulkan draft RKAT Subbidang PKP. Tanggungjawab dan wewenang masingmasing jabatan ketua, wakil ketua, sekretaris, dan koordinator di KJM tersebut telah didokumentasikan dalam Dokumen Panduan Mutu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 KJM UGM dengan nomor QM-UGMKJM-17. (KIR)

APA IDEOLOGI PENJAMINAN MUTU UGM?

isi Kantor Jaminan Mutu (KJM) sebagai pendukung pemenuhan standar mutu tertinggi di UGM sebagai universitas riset kelas dunia bisa saja menyebabkan salahguna (misused), salah-kutip (misquoted), dan salah-paham (misunderstood) sebagaimana istilah mutu (quality) itu sendiri. Sementara makna dari kata mutu sudah memperoleh definisi baku yang pada umumnya diterima luas, yang dirumuskan sebagai the degree to which a set of inherent characteristics fulfills requirements (ISO 9001:2000). Ada pertanyaan yang belakangan muncul menyangkut ideologi apa yang menggerakkan penjaminan mutu UGM? Apakah penjaminan mutu ingin mengejar kesempurnaan (perfection) atau keunggulan (excellence), seperti yang mungkin bisa terjadi jika kita menderivasikannya dari rumusan visi UGM yang menyebut bahwa UGM ingin menjadi universitas unggul, terdepan dan diakui oleh dunia internasional? Ideologi kesempurnaan memang sangat menggiurkan. Kesempurnaan dapat menjadi stimulan dan daya dorong yang kuat untuk mencapai kemajuan. Sayangnya, kesempurnaan tidak punya bentuk dan tak pernah punya ukuran. Karena ukuran tentang apa yang sempurna terus berubah,

dan bahkan ketika ideal kesempurnaan masih sedang dibayangkan, ukuran yang baru telah lahir dan itulah yang harus terus-menerus dikejar. Hal lain yang jauh lebih serius, adalah bahwa ambisi terhadap kesempurnaan sering meminta korban, dan bahkan berbuah penindasan, terutama ketika ukuran yang sempurna dianggap absolut, dan sumberdaya atau potensi dimobilisasi dengan cara yang absolut dan sewenang-wenang pula. Demi kesempurnaan misalnya kita lebih mematok sosok pemimpin atau dosen yang sempurna, perfect dari segi intelektual dan moralnya, bukan memperkuat sistem yang dapat mencegah atau mengurangi kelemahan kinerja mereka, atau mengembangkan struktur yang dapat meningkatkan kapasitas dan semangat mereka. Jadi, apakah absah ( legitimate ) menuntut kesempurnaan? Apakah kualitas pendidikan yang baik sama artinya dengan kesempurnaan? Pe n j a m i n a n m u t u U G M t i d a k mempromosikan kesempurnaan karena alasan yang jelas: kesempurnaan bukan untuk dikejar , dan kalaupun dapat dikejar, kesempurnaan tidak selalu membawa hasil seperti yang diharapkan. Sebaliknya, penjaminan mutu UGM ingin mendorong kejujuran ( honesty ). EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri), SIPMA dan semua jenis Quality Assurance termasuk

AMAI dan penjaminan mutu eksternal seperti Akreditasi Nasional atau ISO hanya memiliki makna jika didukung oleh evaluasi diri dari perguruan tinggi secara jujur, tidak dibuat-buat. Penjaminan mutu yang menekankan dorongan internal (internally driven), seperti yang terlihat dalam banyak kasus di perguruan tinggi terkemuka yang lain di seluruh dunia, juga tidak dapat dibayangkan tanpa kejujuran (honesty). Penjaminan mutu UGM akan mendorong dan menekankan kejujuran sebagai kualitas etis untuk mengenali realitas (internal) dengan benar, dan meningkatkan pemahaman atas ukuran-ukuran tentang kualitas (eksternal) yang dapat disepakati untuk secara bersama dan terus menerus melakukan perbaikan. Penjaminan mutu UGM tidak berorientasi untuk mengejar kesempurnaan (perfection), tetapi untuk mempertahankan dan memperkuat basis kepercayaan (trust) dari masyarakat luas, demi memberikan kepuasan sepenuhnya pada para pelanggan (stakeholders). Usaha ini hanya dimungkinkan jika ada kemampuan yang baik, dan di atas semuanya, kejujuran kita semua (seluruh sivitas akademika UGM) untuk mengenali kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan tantangan yang kita hadapi dalam rangka perbaikan mutu secara terus - menerus ( continuous quality improvement). (AWE)

HASIL SERTIFIKASI ISO 9001:2000 9 UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UGM

ima fakultas (Biologi, Farmasi, MIPA, Peternakan, dan Teknologi Pertanian), dua program studi (Teknik Kimia, Teknik Sipil dan Lingkungan), serta dua Unit Pendukung Universitas (UPU) di lingkungan UGM (LPPM dan KJM) telah mengikuti sertifikasi ISO 9001:2000 oleh World Quality Assurance (WQA). Kegiatan ini telah dimulai sejak 7 Januari 2008, diawali dengan Kick Off and Awareness ISO 9001:2000 Workshop yang dibuka oleh WRSP3M di Ruang Sidang LPPM, KPTU UGM Lantai 3 Sayap Selatan. Kegiatan lalu dilanjutkan dengan persiapan dokumen, organisasi dan sistem di masing-masing unit. Sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan setelah dirasa

siap, maka dilanjutkan dengan pelatihan Auditor Internal ISO 9001:2000 dengan peserta perwakilan dari masing-masing unit peserta sertifikasi ISO 9001:2000. Dalam pelatihan ini, selain diberikan teori tentang auditor internal ISO juga dilakukan simulasi audit oleh para calon auditor menggunakan dokumen yang telah disiapkan oleh seluruh unit peserta sertifikasi ISO. Masukan yang diperoleh setelah visitasi digunakan sebagai bahan penyempurnaan dokumen, organisasi dan sistem. Setelah pada tanggal 16 Mei 2008 dinyatakan lulus, pada tanggal 29 Mei s.d. 13 Juni 2008 para auditor internal ISO melaksanakan audit internal ISO di seluruh

unit kerja peserta. Temuan dan masukan yang diperoleh kembali digunakan oleh seluruh unit kerja peserta sebagai bahan penyempurnaan dokumen, organisasi dan sistem. Selanjutnya, dilakukan audit eksternal yang dilakukan oleh pihak WQA pada tanggal 10 Juni s.d. 1 Juli 2008 dengan hasil seluruh unit kerja peserta direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000. Diharapkan unit kerja yang telah direkomendasikan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 tidak mengendur semangat kerjanya, dan dapat memotivasi unit kerja lain yang belum disertifikasi ISO untuk meningkatkan kinerjanya. (KJM)

CATATAN KECIL TENTANG PIMPINAN

erikut adalah catatan kecil yang disarikan dan diinspirasi dari: : Kiat Jitu memotivasi karyawan : Soejitno Irmin, Abdul Rochim : Seyma Media, 2004

Buku Pengarang Penerbit

improvement. Pemimpin yang bijak pasti sering menghitung-hitung kesalahannya sendiri walau tak tampak di mata orang lain dan pemimpin tersebut pasti tidak punya waktu untuk menghitung kesalahan orang lain, tidak akan mengajak atau melakukan kesalahan secara bersama-sama dengan sengaja. 4. Pemimpin sebaiknya mempunyai etos kerja yang tinggi. Staf yang melihat pemimpinnya mudah lungkrah tak semangat akan mudah terjangkiti semangat tersebut sehingga ikut-ikutan mudah lungkrah, maka hal ini perlu menjadi perhatian para pemimpin. Pemimpin tidak pantas patah arang karena program kerjanya gagal di tengah jalan. Etos kerja dan semangatnya akan melebihi kegagalan t e r s e b u t . Pe m i m p i n y a n g b a i k mempunyai semangat kerja tinggi, pantang menyerah, tidak mudah putus asa dan berani mengambil risiko. Pemimpin harus mampu bangkit dari kegagalan dan mengubah kegagalan menjadi keberhasilan. Pemimpin yang baik tidak mau menyalahkan anak buahnya meskipun anak buahnya mempunyai andil dalam kegagalan tersebut, namun sebagai pemimpin ia harus dengan gagah berani mengoper atau mengambil alih kesalahan anak buah menjadi kesalahannya sendiri. 5. Pemimpin sebaiknya mempunyai loyalitas yang tinggi Pemimpin dengan loyalitas tinggi bisanya bukan tipe kutu loncat yang pindah-pindah tempat untuk keuntungan diri, walaupun tak ada etika dan aturan yang melarang hal tersebut namun pemimpin yang baik tidak melakukannya karena memiliki kesadaran bahwa pimpinan adalah juga sebagai teladan bagi stafnya. Pemimpin yang baik tak mudah silau oleh aneka bujukan dan tawaran. Dalam hal menjaga loyalitas pemimpin dapat mangingat masa awalnya sendiri di mana dia dibesarkan dan kesadaran akan loyalitas dan ketulusan stafnya yang secara langsung juga ikut membesarkannya. 6. P e m i m p i n s e b a i k n y a mengendalikan emosinya dapat

Sangat diharapkan catatan kecil ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya dalam mengembangkan pendidikan dan meningkatkan kapasitas staf institusi pendidikan.

ukses suatu institusi adalah sukses bersama, artinya semua capaian institusi sebenarnya adalah capaian kolektif. Tentu tidak dapat dipungkiri bahwa dalam suatu tim selalu ada anggota yang bersifat sebagai motor untuk hal-hal tertentu, demikian juga anggota yang lain. Keanekaragaman talenta/bakat alam dari anggota suatu institusi sebenarnya adalah kekuatan sebuah institusi. Dalam hal ini maka berbagai bentuk penyeragaman yang dalam arti tertentu baik, namun dalam hal ini perlu dilihat secara kritis dan kontekstual. Salah satu fungsi utama seorang pimpinan adalah menggerakkan bawahan agar bisa mengeluarkan semua potensi yang dimiliki untuk tercapainya tujuan bersama (tujuan institusi). Karena setiap orang adalah unik, memiliki kemauan dan keinginan, maka menggerakan orang tidak sama dengan menggerakan mesin. Dalam hal ini harus ada kesadaran bahwa setiap orang mempunyai sifat dan perilaku yang berbeda. Dengan realita tersebut maka pimpinan perlu memahami beberapa hal yang bisa berupa kiat atau seni dalam memimpin. Beberapa kiat sederhana dalam memberikan semangat pada karyawan atau staf dapat diringkas sebagai berikut: 1. Pimpinan sebaiknya memahami sifat dan tingkah laku stafnya. 2. Pimpinan sebaiknya membuat pekerjaan lebih menarik bagi seluruh staf. 3. Pimpinan memahami bahwa teguran dan perintah sebagai alat komunikasi yang baik. 4. Pimpinan sebaiknya membuat staf semakin dewasa. 5. Pimpinan sebaiknya dapat bertindak sebagai konselor dan pelatih bagi stafnya. 6. Pimpinan sebaiknya menghindari sikap yang dapat mematikan motivasi staf. 7. Pimpinan sebaiknya bisa memberikan kritik yang membangun. 8. Pimpinan sebaiknya memberikan kiat-kiat bagaimana staf dapat memotivasi diri. 9. Pimpinan sebaiknya memberikan sikap dan perilaku teladan. 10. Pimpinan sebaiknya juga berkenan melakukan melakukan hal-hal kecil yang membuat staf merasa bangga. Butir-butir di atas dapat diuraikan dengan lebih rinci sesuai dengan jenis layanan, ukuran dan kekhasan masingmasing institusi, berikut sebagai ilustrasi diuraikan tentang butir 9 tentang sikap dan perilaku teladan. Banyak sekali sikap dan perilaku teladan namun secara umum dapat diuraikan sebagai berikut. 1. Pemimpin sebaiknya menunjukkan

sikap disiplin yang tinggi Pertama perlu diingat bahwa banyak kesuksesan dicapai karena disiplin yang tinggi. Namun demikian ini bukan harga mati, artinya tetap harus ada toleransi. Misal: bagaimana kalau mahasiswa datang terlambat karena ada kecelakaan di jalan dan dia melakukan pertolongan sehingga menyebabkan mahasiswa terlambat, apakah lalu mahasiswa tidak boleh masuk kelas? Jadi disiplin diperlukan namun dengan tidak meninggalkan kemanusiaan. Sekilas disiplin merupakan sesuatu yang enak dan mudah diucapkan namun tidak mudah diimplementasikan terlebih kalau kita belum terbiasa. Jadi disiplin lebih berkait dengan kebiasaan, seperti mandi pagi bagi yang terbiasa akan terasa badan segar namun bagi yang belum bisa jadi siksaan luar biasa untuk bangun lebih awal dari saat ayam jantan berkokok. Bekerja tepat waktu adalah keindahan, semua itu sebaiknya dimulai dari pimpinan, staf yang baik akan cepat tanggap dan beradaptasi melihat sendiri kedisiplinan pimpinan. Akhirnya kedisiplinan akan berkembang menjadi kebiasaan dan budaya dalam suatu institusi. 2. Pemimpin sebaiknya tidak membiarkan dirinya sendiri melakukan penyimpangan Pemimpin yang baik dan menghormati kepemimpinannya pasti akan mencegah dirinya sendiri untuk berbuat sesuatu yang dapat melunturkan kehormatannya. Pimpinan yang baik pasti akan bertangung jawab atas kepemimpinannya dengan tidak melakukan hal yang tidak pantas (sifatnya pasti normatif). Sebenarnyalah seseorang disebut pemimpin karena masih menjadi teladan, ketika sikap dan perbuatannya sudah tidak pantas dicontoh maka saat itu juga luntur atau hilanglah nilai-nilai kepemimpinannya. Mungkin saja ia masih memegang jabatannya namun pada hakikatnya ia bukan lagi pemimpin namun sekadar penguasa. 3. Pemimpin sebaiknya tidak mengajak staf melakukan atau berbuat yang tidak pantas Benjamin Franklin pernah berkata fool things I have done. Beliau selalu mencatat kesalahan-kesalahan yang dilakukan setiap hari. Hal itu adalah pengakuan yang tulus bahwa manusia tak lepas dari kesalahan. Catatan itu adalah bahan untuk kajian manajemen hati untuk peningkatan kualitas dengan semangat continuous quality

Pemimpin yang baik akan mampu membedakan antara kepemimpinan dan kekuasaan. Pada hakikatnya memimpin dan berkuasa adalah dua hal yang berbeda. Biasanya semakin tinggi jabatannya akan semakin besar pula kekuasaanya, di sini godaan bagi pemimpin juga akan semakin besar. Pejabat yang baik akan menggunakan jabatannya untuk memimpin, bukan untuk berkuasa. Pejabat yang pemimpin tidak mungkin menjalankan roda kepemimpinannya dengan tingkat emosi yang luar biasa. Staf juga akan merasa terpaksa menjadi anak buah pemimpin
(Bersambung ke hal. 4)

(Sambungan dari hal. 3)

yang tidak mampu mengendalikan perilakunya. Plato memberikan ungkapan indah bahwa orang yang paling merugi adalah orang yang kalah dengan emosinya sendiri dan sejarah membuktikan telah banyak pemimpin hancur gara-gara emosinya sendiri. Hal ini dapat menjadi pelajaran berharga bagi semua pemimpin agar selalu mengendalikan emosi diri. 7. Pemimpin sebaiknya bersikap adil dan bijak

Adil dan bijaksana adalah dambaan banyak orang, serta bertindak bijaksana dalam seluruh aspek yang menyangkut tugas dan wewenangnya merupakan ciriciri pemimpin yang ideal. Pemimpin sebaiknya mampu menampilkan dirinya sebagai seorang yang selalu berpikir positif dengan bersikap rasional dan objektif karena hal ini sebagai prasyarat pendukung kebijaksanaan. Pemimpin yang bijaksana tidak akan bertindak gegabah dalam memutuskan sesuatu sebelum memahami pokok persoalannya. Selanjutnya bersikap adil dan bijaksana dalam menilai prestasi staf juga merupakan komponen penting dalam

kepemimpinan. Pemimpin yang baik akan menjunjung nilai-nilai profesionalitas, hal ini sangat berkait sewaktu pemimpin akan melakukan mutasi stafnya dalam rangka penyegaran ataun peningkatan mutu institusi. Semoga keadilan dan kebijaksanaan benar-benar membumi di setiap instansi serta organisasi sehingga dapat dinikmati bersama seluruh staf. Semoga catatan kecil ini bermanfaat bagi siapa saja yang kebetulan mempunyai kesempatan mendengar atau membacanya. (GST)

Peresmian Pengisian Instrumen Evaluasi Diri Program Studi Universitas Gadjah Mada (EDPS UGM) Tahun 2008

ada tanggal 13 Juni 2008 pukul 13.00 WIB Wakil Rektor Senior bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (WRSP3M) meresmikan pengisian instrumen Evaluasi Diri Program Studi Universitas Gadjah Mada (EDPS UGM) Tahun 2008, bertempat di Ruang Multimedia KPTU UGM Lantai 3 Sayap Utara. Acara tersebut juga dihadiri oleh para Wakil Dekan bidang Akademik serta Ketua Program Studi di lingkungan UGM. Acara tersebut dibuka dengan pidato sambutan yang dibacakan oleh Dr. Kirbani Sri Brotopuspito (KJM). Selanjutnya WRSP3M menyampaikan sambutan yang antara lain berisi apresiasi terhadap KJM yang telah menyiapkan EDPS UGM dalam bentuk sistem informasi yang terintegrasi dengan website KJM. WRSP3M mengharapkan agar seluruh prodi dapat mengisikan data dengan sejujurjujurnya karena ini menyangkut peningkatan mutu serta upaya untuk meningkatkan citra UGM kepada pihak luar, di samping pengisian data ini sebagai bahan pelaksanaan Audit

Mutu Akademik Internal (AMAI) program studi yang telah dilaksanakan 4 siklus. Isian EDPS UGM juga dapat dijadikan sarana untuk mengetahui sejauh mana kesiapan prodi menghadapi akreditasi program studi oleh BAN-PT. Ke depan, KJM diminta WRSP3M juga menyiapkan SPM-PT berikut instrumen EDPS untuk sekolah pascasarjana. AMAI yang akan berlangsung diharapkan tidak hanya memfokuskan diri pada aspek manajemen mutu tetapi juga pada muatan pembelajaran. WRSP3M kemudian meresmikan kegiatan pengisian instrumen EDPS UGM dengan menyampaikan ID dan password dalam amplop kepada perwakilan undangan yang hadir yaitu Wakil Dekan bidang Akademik Fakultas Farmasi Dr. Sardjiman, M.S., Apt. Wakil Dekan bidang Akademik Fakultas Farmasi lalu memasukkan ID dan password ke dalam laptop yang tersedia di muka untuk memastikan EDPS UGM dapat dioperasikan dengan baik. Dengan menekan tombol enter maka pada tampilan terlihat EDPS UGM berhasil diakses. Selanjutnya, Wakil Dekan

bidang Akademik Fakultas Farmasi duduk kembali di tempatnya semula dan dilanjutkan dengan sesi penjelasan teknis pengisian EDPS UGM yang disampaikan oleh Leni Sophia Heliani, S.T., M.T., D.Sc. (KJM). Semua detil terkait dengan pengisian EDPS ditunjukkan dalam acara proses pengisian bersama-sama EDPS dengan mengambil contoh Program Studi Psikologi. Selesai acara pengisian bersama-sama selesai dilanjutkan dengan sesi tanya jawab bagi undangan yang masih belum jelas terhadap proses pengisian EDPS. Dengan memperhatikan kebutuhan data yang ada, tidak mustahil di tahun mendatang akan dilakukan penyempurnaan EDPS yang ada namun dengan skala perubahan yang tidak terlalu besar agar data yang telah terjaring tidak menjadi sia-sia dan tidak membuat program studi menjadi jenuh karena harus terus menerus mengisi borang/formulir yang selalu berubah-ubah format maupun bentuk pertanyaannya namun ternyata data yang diminta sama saja. (KJM) pengabdian pada masyarakat, serta sumber daya manusia. Pendeknya, instrumen evaluasi diri berfungsi sebagai alat ukur kesiapan jurusan dan program studi untuk mengikuti akreditasi BAN-PT sehingga dapat diketahui pada bagi mana yang kurang dan pada bagian mana yang cukup. Program studi pun dapat menentukan arah pengembangan dan peningkatannya lebih jelas sehingga dapat disusun tahapan kerja serta time frame yang jelas pula. Kelebihan lain dari AMAI berbasis evaluasi diri juga dialami oleh para auditor. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, para auditor bekerja lebih mudah. Paling tidak mereka tidak perlu repot-repot menyiapkan daftar pertanyaan karena pertanyaan sudah tersedia di instrumen evaluasi diri. Setelah selesai mengaudit, mereka pun juga lebih mudah membuat kesimpulan audit yang tertuang dalam bentuk grafik ataupun jari-jari yang memiliki nilai keterbacaan lebih tinggi bila dibandingkan dengan narasi. Selain itu, pengisian borang evaluasi diri dan hasil kegiatan AMAI oleh auditor dilaksanakan secara on line. Diharapkan pelaksanaan SPM-PT UGM pada tahun-tahun mendatang lebih baik kualitasnya. Oleh karena itu, internalisasi SPM-PT di UGM perlu ditingkatkan. (SJW)

AMAI BERBASIS EVALUASI DIRI

udit mutu akademik internal (AMAI) merupakan bagian integral dari kegiatan satu siklus SPM-PT UGM. Pelaksanaan AMAI tahun 2008 ini berbeda dari dua tahun sebelumnya. Bila tahun-tahun sebelumnya kegiatan AMAI difokuskan pada kelengkapan dan pelaksanaan dokumen maka tahun 2008 ini lebih difokuskan pada dokumen evaluasi diri (yang pada tahun sebelumnya dokumen ini kurang mendapat perhatian dari auditor). Dengan demikian, AMAI UGM yang berbasis evaluasi diri ini memiliki kelebihan, yaitu khususnya parameter dan arah pengembangan/peningkatannya.

NEWSLETTER FOR TOTAL QUALITY CULTURE AND SYSTEM

Penanggung Jawab: Dr. Kirbani Sri Brotopuspito Anggota Redaksi: Drs. Agus Wahyudi, M.A., M.Hum., Drs. Sajarwa, M.Hum., Dr.Ir. Johannes Pramana Gentur Sutapa, M.Sc. Penerbit: KJM-UGM, Gedung Pusat Sayap Selatan Lt. II, Bulaksumur, Yogyakarta - 55281 Contact Person: Lilik, Ishaq, Arum, Agit Telefon: (0274) 90-1989, 90-1986, 90-1921, Faksimili: (0274) 90-1989 E-mail: kjm_ugm@yahoo.com, qa@ugm.ac.id Website: http://kjm.ugm.ac.id

Kantor Jaminan Mutu UGM mengembangkan instrumen evaluasi diri yang berasal dari Fakultas Teknik UGM dan berbasis standar BAN-PT. Instrumen itu memiliki 14 parameter utama, yang meliputi: (i) Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi; (ii) Kemahasiswaan; (iii) Sumber Daya Manusia; (iv) Kurikulum; (v) Sarana Prasarana Proses Belajar-Mengajar; (vi) Pendanaan; (vii) Tata Pamong/Kelola (Sistem dan Prosedur); (viii) Pengelolaan Program (Pelaksanaan); (ix) Proses Pembelajaran; (x) Suasana Akademik; (xi) Sistem Informasi; (xii) Sistem Jaminan Mutu; (xiii) Lulusan; dan (xiv) Karya Ilmiah, Penelitian dan PPM. Ke empat belas parameter itu dijadikan sebagai alat untuk mengetahui kondisi riil program studi di UGM terhadap efektifitas proses pembelajaran, ketersedian/ kecukupan fasilitas dan sumber pembelajaran, aktivitas penelitian dan