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ADMINISTRAO DE EMPRESAS
Graduao
ADMINISTRAO DE EMPRESAS
UNIDADE 7
TEORIA DE SISTEMAS
Nesta unidade estudaremos a Teoria de Sistemas. Ela constitui-se em um marco na Teoria Geral da Administrao por ter incorporado e adaptado ao seu campo particular de estudo uma teoria geral que, do mesmo modo foi adotada e adaptada na maioria dos campos das cincias, tendo o termo sistema encontrado uma aplicao popular e genrica para tudo que nos relaciona. Nosso interesse est no estudo dessa teoria no mbito da Teoria Geral da Administrao.
OBJETIVOS DA UNIDADE:
Conhecer as origens da Teoria de Sistemas e a influncia do bilogo alemo Ludwig Von Bertalanffy, as organizaes como sistemas abertos e a representao de uma organizao como sistema;
Compreender as caractersticas dos sistemas abertos, os conceitos importantes da teoria de sistemas; o foco no ambiente, a organizao como um sistema aberto, a considerao da natureza funcional do homem - o homem funcional que desempenha papis, e o conflito de papis, termos e expresses mais recentes sobre sistemas.
PLANO DA UNIDADE:
Origem da Teoria dos Sistemas. O que um sistema? Classificao dos sistemas. Caractersticas das organizaes como abordadas por Katz e Kahn (1970). Sistemas Abertos
Conceitos importantes surgidos com a Teoria dos Sistemas. Principais crticas ou comentrios sobre a Teoria de Sistemas.
Bons estudos!
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integrao de forma multidisciplinar. Muitas vezes, em cada ramo se buscava para determinadas situaes que j haviam sido Portanto, desenvolvidas em outras cincias sem uniformidade terica. uma concepo terica comum de abordagem,
Bertalanffy percebeu os benefcios de cada ramo se beneficiar do que seria mas que pudesse possibilitar sentido e diferenciao aos objetos diferentes de cada ramo de conhecimento. Em outras palavras, no importa se a rea do conhecimento biologia, fsica, qumica ou cincias sociais, de um modo geral, deve haver entre elas interligao e no isolamentos, abordagens isoladas. A cincia uma coisa s. Imagine uma rvore. Ou melhor, imagine vrias rvores... uma floresta. Isso mesmo, uma floresta! A Cincia como uma floresta, possui vrios ramos de conhecimento denominados tambm de cincias, em conformidade com os seus respectivos objetos, como se fossem a variada flora e fauna existente na natureza, que apesar de serem diferentes, todas as partes esto relacionadas com conceitos e princpios da floresta, ou seja, o todo, que o conceito de sistema. Hoje possvel utilizarmos vrios conceitos na administrao. Eles fazem sentidos especficos em vrios ramos de conhecimentos - nas cincias fsicas, sociais etc, devido uniformidade defendida por Ludwig Von Bertalanffy, na qual cada uma delas menciona um tipo de conceito que entendido no sentido geral por todos os ramos do conhecimento. As partes, sejam do que for, a exemplo do corpo humano, no podem ser consideradas apenas na sua individualidade, mas fundamentalmente na sua ligao e funcionamento integrado com os outros rgos, sendo esta a essncia do conceito de sistemas no mbito da administrao, que estudaremos a seguir.
A denominao de sistema
Vejamos como a idia de sistema est institucionalizada na sociedade em que vivemos.
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ADMINISTRAO DE EMPRESAS Em nosso cotidiano, ouvimos e falamos expresses do tipo: Sistema financeiro, Sistema econmico, Sistema social, Sistema eleitoral, Sistema da qualidade, Sistema digestivo, Sistema de processamento de dados, Sistema de remunerao, Sistema educacional, Sistema de avaliao... Se tudo sistema, existe um maior que junta todos os sistemas menores que ns mencionamos, extrapolando a idia de pas, indo para mundo, onde adotamos o termo globalizao numa tentativa de denominar um sistema comercial e de relacionamento que, mediante a tecnologia de informao, est transformando o mundo num Sistema global de relacionamento fsico e virtual, geogrficas ou fsicas. Se existe sempre um todo maior ou um sistema maior, como denominaramos os sistemas menores que citamos acima? Chamaramos porm o que de Subsistemas. Mas nada nos impede de, no nosso mundo particular, denominarmos o objeto de nossa preocupao de sistema, no podemos esquecer que esse pedao de nossa ocupao sempre vai estar ligado a uma srie de outras partes e fundamentalmente a um sistema maior. Nada se encontra de forma isolada no mundo e nas organizaes. reduzindo e at eliminando fronteiras
O QUE UM SISTEMA?
Um conjunto de partes inter-relacionadas que forma um todo para uma determinada finalidade. No basta que as partes existam, elas precisam ser inter-relacionadas.
O ser humano um sistema? Bem, ele tem uma srie de rgos que interagem dinamicamente entre si para alguma finalidade. tm, mas pode ser entendido de forma semelhante. Um ser humano nasce, cresce, envelhece e um dia morre! Essa condio de morte, nos sistemas biolgicos, denominada de entropia. Um automvel ou uma empresa podem ser percebidos da mesma forma que os sistemas biolgicos. Pense comigo! Imagine um automvel novo que voc acabou de comprar lindo, 0 km, da sua cor preferida... Passados alguns anos, voc continua com aquele mesmo carrinho, porm ele j no como antes, ficou velho. Voc, ento decide vend-lo para o ferro velho. Da mesma forma que no sistema biolgico, aqui tambm ocorreu a entropia. Se o automvel fosse enviado para uma boa reforma e depois lhe fosse entregue na condio de quase novo, no teramos mais a manifestao da entropia, mas sim da entropia negativa, que o contrrio, ou seja, a reverso da entropia. um sistema biolgico que tem algumas caractersticas que os sistemas mecnicos no
Sistema aberto
Katz e Kahn (1970) abordaram a organizao como se fosse um sistema que importa energia (input), transforma e exporta energia (output). O resultado da transformao para o ambiente de onde havia importado energias, no qual ao trmino da transformao e exportao da energia resultado da transformao - faz com que o sistema tenha que voltar a repetir todo o ciclo. As organizaes sociais so consideradas sistemas abertos porque o
input (entrada) de energias e a converso dos outputs (sadas) em novos inputs de consistem em transaes entre a organizao e seu ambiente externo.
Grfico: representao simples de sistema ciberntico Katz Daniel e Kahn L. Robert. A Psicologia Social das Organizaes. So Paulo: Atlas, 1970.
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ADMINISTRAO DE EMPRESAS Representao de uma organizao industrial Vejamos uma figura bastante utilizada para representar o conceito sistema aberto: de
Katz Daniel e Kahn L. Robert. A Psicologia Social das Organizaes. So Paulo: Atlas, 1970.
CARACTERSTICAS DAS ORGANIZAES COMO ABORDADAS POR KATZ E KAHN (1970) EXEMPLIFICANDO
inseridas para poder realizar o seu propsito.
SISTEMAS ABERTOS
Exemplos: Pessoas, materiais, mquinas, equipamentos, tecnologia, informaes etc. 2- A transformao - Combinao e modificao das energias ou recursos
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que haviam sido adquiridos (importados) do ambiente no sentido transformlos em bens ou servios a fim de disponibiliz-los para os clientes ou usurios. Exemplos: Fabricao de bebidas, de motos, conserto de automveis, corte de cabelos, consultas mdicas, operaes cirrgicas.
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3- O output - Exportao de energias ou recursos transformados sob forma de bens e servios para os clientes ou usurios das organizaes. Exemplo: Venda ou doao de bens e servios. 4-Ciclos de eventos - Condio de a organizao ter que repetir continuamente o mesmo ciclo de sua atividade para produo de bens ou
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para a prestao de servios. Exemplos: Input de energias ou recursos, transformao de energias ou recursos e output dos bens ou servios resultantes da recursos. transformao de
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5-Entropia negativa - Capacidade que os sistemas abertos tm de reverter ou de retardar a entropia (desorganizao e morte) do sistema. Exemplos: Reorganizao de uma empresa ou o desenvolvimento e alterao dos bens e servios oferecidos etc.
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relao a bens, servios e atendimentos oferecidos aos clientes (feedback positivo) quanto em relao a reclamaes e crticas (feedback negativo), possibilitando condies para a aperfeioar cada vez mais. 7-Homeostase dinmica - a busca permanente pelo equilbrio ou estado firme no sistema ou na organizao para que no se desorganizem e morram, a exemplo dos sistemas biolgicos. As organizaes e os sistemas so sempre modificados para evitar a entropia, esto sempre procurando o equilbrio num estado dinmico ou de movimento. Da a denominao de homeostase dinmica (equilbrio em situao de movimento).
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Exemplo: Para sobreviver, uma empresa necessita implantar um sistema de informaes, tendo para isso a necessidade de treinar muitos de seus funcionrios em relao as suas novas tarefas. A empresa tenta obter o equilbrio ou estado firme sempre num estgio diferente de crescimento ou de operao. Devemos lembrar que estado firme de um sistema no significa sistema parado ou imvel. 8-Diferenciao - Para conseguir atender ao ambiente em constante mudana, representado por clientes com seus desejos e expectativas, a legislao existente, a concorrncia etc., as organizaes so
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departamentalizadas com rgos, funes, atividades e tarefas especializadas, diferenciando-se a cada instante do que foi anteriormente. Exemplo: Criao de um rgo denominado de SAC (Servio de Atendimento ao Cliente) para ouvir, analisar e atender s reivindicaes dos clientes dentro do possvel. 9- Eqifinalidade - a caracterstica pela qual as organizaes podem obter
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administrativos, tcnicos
e operacionais diferentes e em condies iniciais diferentes. Exemplo: Um supermercado de pequeno porte chega aos mesmos resultados de faturamento que um de mdio porte, mediante procedimentos administrativos e operacionais diferentes. Tal supermercado procurou cada vez mais ouvir e atender aos desejos e s expectativas dos clientes, oferecendo-lhes produtos cada vez melhores e mais baratos. Os sistemas abertos so ainda caracterizados pelo princpio da eqifinalidade, o qual foi sugerido por Von Bertalanffy, em 1940. De acordo com esse princpio, um sistema pode alcanar, por uma variedade de caminhos, o mesmo estado final, partindo de diferentes condies iniciais. medida que os sistemas abertos se deslocam em direo a mecanismos regulatrios, para controlar suas operaes, a quantidade de eqifinalidade pode ser reduzida. Katz e Kahn (1970, 41)1
produzida face aos custos e s despesas incorridas pela organizao para obt-los num dado perodo de tempo. Portanto, envolvendo os fatores tcnicos e monetrios empregados na transformao de bens ou na prestao de servios.
Negentropia (negentropy)
a condio pela qual a organizao, como sistema aberto, tem que importar (input) mais recursos de todas as formas, expressos em valor
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Eficcia organizacional
Em termos da Teoria de Sistemas, se considera eficcia organizacional o resultado do que se produziu face maior nfase nos fatores no-econmicos e polticos, em relao aos benefcios do fazer a coisa certa (resultado) e no necessariamente fazer corretamente o que estava previsto (resultado). Abrange fundamentalmente a considerao dos fatores no-econmicos e polticos. Entretanto, a eficcia organizacional pode ser obtida por ambos os fatores ( no-econmicos e polticos e tambm com os fatores econmicos e tcnicos).
Fronteiras
So os limites ou a diviso do mbito da atuao da organizao com outras organizaes com as quais necessita se relacionar no ambiente, lembrando que ambiente tudo que est localizado fora da organizao. Portanto, para realizar a sua misso junto aos clientes, a empresa ter que se relacionar com a comunidade, a sociedade, os fornecedores, o governo, mediante as condies exigidas para o funcionamento da organizao, incluindo as que visam proteo ecolgica e aos tributos que ter de pagar conforme a legislao vigente. administrativos e operacionais. Esses relacionamentos exigem tempo e dedicao da administrao, que ter que definir tarefas e procedimentos
operacional; faam avaliaes e promoes justas; conduzam a organizao com eficincia e eficcia face aos objetivos que foram estabelecidos, bem como, comportamentos sociais compatveis com os seus respectivos cargos. Os subordinados tm papis sociais a cumprir em relao ao que a organizao necessita que cumpram.
ADMINISTRAO DE EMPRESAS Quando se considera a organizao como um sistema de papis que as pessoas que ocupam os cargos respondero com procedimentos, desempenhos de umas em relaes as outras, de modo que possam atingir com eficcia e eficincia a finalidade da empresa. medida que a sociedade vai evoluindo tecnologicamente, a estrutura organizacional receber, em sua estrutura, especialistas diferenciados com papis diferentes dos conhecidos at ento pela organizao. Da a denominao homem funcional aquele que vive em constante conflito de papis nas organizaes, inclusive dos que traz do ambiente externo, o de marido, filho, pai, amigo etc.
Ateno
Sistema de papis na organizao, segundo a abordagem das organizaes como sistema aberto. Significa papis sociais e no trabalhar relacionamento com muito papel. Embora as pessoas possam
com muitos papis, uma situao no pode ser confundida com outra.
apenas para o interior da organizao, sem considerar o ambiente e as influncias que estes normalmente exercem sobre a organizao. Naturalmente, no podemos deixar de considerar cada teoria em seu contexto histrico, envolvendo as condies econmicas, polticas e sociais de cada poca. Mas o ambiente tem mudado com maior velocidade e com isso nos permitindo maior visibilidade das condies com que a administrao deve ser considerada nas organizaes.
A Teoria de Sistemas forneceu uma srie de contribuies para efeito de anlise e administrao das organizaes. e funcionamento cclico de 1- entradas. 2- processamento. 3- sada. 4-retroao (feedback) em relao ao ambiente, repetindo todo o ciclo. A organizao, da mesma forma que os sistemas, no tem um carter esttico e sim dinmico, em movimento contnuo que certamente tender a ser no repetitivo ou permanente. Os ambientes, de modo geral, so hipercomplexos, nos quais muitos dos acontecimentos ocorrem de forma imprevisvel (probabilstica - ambiente de incerteza) e no de forma previsvel (determinstica - ambiente de certeza), tendo que adotar uma viso multidisciplinar, considerando alm da administrao, a Tecnologia da Informao, a Engenharia, a Sociologia, a Psicologia, a Economia etc., para efeito de anlise e tomada de decises. Considerando a Teoria de Sistemas, percebemos que a organizao pode ser analisada tanto sob o ponto de vista de uma unidade participante de um Da ciberntica foi incorporada administrao a concepo da organizao como um sistema pela existncia condies denominadas de:
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ADMINISTRAO DE EMPRESAS todo maior (ambiente formado pela comunidade, pela sociedade com todas as organizaes e influncias) quanto de forma isolada, como se fosse nica e formada apenas por estrutura, com rgos, funes, atividades e tarefas, de forma interligada e bastando a si mesma. A organizao deve procurar melhorar no s o desempenho das partes como o funcionamento do todo. Entretanto, a melhoria do todo nas organizaes no ocorre pela maximizao da melhoria de cada parte, pois algumas delas vo funcionar de modo mais sacrificado para que ocorra a melhoria da organizao como um todo. A essa condio d-se o nome de efeito sinrgico. Voc sabe o que isso significa? No? Pois efeito sinrgico um sistema que tem um resultado maior do que a soma das contribuies das unidades menores. Ele tem um efeito multiplicador. Na maioria das vezes, uma unidade se sacrifica mais do que outra para que o resultado final do sistema possa ser maximizado.
EXEMPLIFICANDO
Exemplos: Uma determinada empresa de projetos, para vencer uma concorrncia, requereu grande esforo de alguns de seus especialistas. Estes definiram estratgias, desenvolveram o projeto, participaram de reunies, negociaram e, por fim venceram a concorrncia e realizaram a venda. Nesse projeto, os especialistas trabalharam sob carga intensa de trabalho, perderam noites de sono para em seguida a empresa iniciar a produo do que foi vendido. Muitas reas da organizao exerceram suas atividades em ritmo normal, outras mais requeridas naquele momento pelos especialistas exerceram um esforo maior do que as demais, para que, no final, o sistema da empresa apresentasse um resultado surpreendente, que no foi obtido pela simples soma das partes. O efeito sinrgico tem efeito multiplicador e no de soma. Na atualidade, as organizaes tm sido administradas como um sistema adaptativo (eficcia e eficincia) em relao ao ambiente e cada vez mais como um sistema pr-ativo, no qual a organizao procura construir o futuro e no esper-lo para em seguida procurar a adaptao. Idias trazidas pela Teoria de Sistemas
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LEITURA COMPLEMENTAR:
Aprofunde seus conhecimentos lendo o captulo 13 do livro Andrade, Rui Otvio & Amboni, Nrio, Teoria Geral da Administrao, M. books: So Paulo, 2006.
HORA DE SE AVALIAR!
No esquea de realizar as atividades desta unidade de estudo, presentes no caderno de exerccio! Elas iro ajudlo a fixar o contedo, alm de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as respostas no caderno e depois as envie atravs do nosso ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco! Agora que voc concluiu a stima unidade, que tratou da Teoria de Sistemas, j dispe de conhecimentos sobre uma das mais atuantes teorias do estgio atual da Administrao. Estudaremos na prxima unidade a Teoria Neoclssica, que vai ter como foco os fins e os resultados a serem atingidos pela organizao, mediante a prtica das funes administrativas: planejamento, organizao, direo e controle.
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