KOMPONEN 1 (Perintah Am) Tugasan 1 SOALAN 1B A seorang Pegawai Pendidikan yang bertugas di sebuah Pejabat Pelajaran Daerah.

Beliau telah disiasat oleh Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) dan didapati ada prima facie hasil laporan yang dibuat oleh Ketua Jabatan. Pegawai tersebut telah dikenakan penahanan kerja dan penggantungan kerja oleh Pihak Berkuasa Tatatertib. Bincangkan maksud penahanan kerja dan penggantungan kerja pegawai A mengikut Perintah Am Bab D PENDAHULUAN Melalui Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (kelakuan dan tatatertib) 1993 Perkara 4 (1) ada menyatakan bahawa seseorang pegawai hendaklah setiap masa dan setiap ketika memberikan taat setia yang tidak berbelah bagi kepada Yang di-Pertuan Agong, Negara dan Kerajaan. Berdasarkan perkara yang dinyatakan tersebut jelaslah bahawa jika terdapat mana-mana pegawai yang melanggar peraturan dan tidak memberikan taat setia terhadap Yang di-Pertuan Agong, Negara dan Kerajaan malah pada pekerjaannya juga layak dikenakan hukuman. Sebagai contoh terdapat kes di mana seorang Pegawai Pendidikan yang bertugas di sebuah Pejabat Pelajaran Daerah telah disiasat oleh Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) dan didapati ada prima facie hasil laporan yang dibuat oleh Ketua Jabatan dan pegawai berkenaan telah dikenakan hukuman berbentuk penahanan kerja dan penggantungan kerja oleh Pihak Berkuasa Tatatertib. Hukuman yang dijatuhkan iaitu penahanan kerja dan penggantungan kerja adalah setimpal dengan kesalahan yang dilakukan oleh pegawai terbabit kerana semasa

kesalahan dilakukan didapati ada prima facie. Oleh itu, bentuk penahanan dan penggantungan kerja akan dapat dilihat dengan jelas melalui huraian dibawah. PENAHANAN KERJA Mengikut Perintah Am bab D, penahanan kerja ialah satu perintah yang dibuat oleh Pihak Berkuasa Tatatertib berkenaan untuk menghalang seseorang pegawai daripada menjalankan tugas. Pihak Berkuasa Tatatertib mempunyai kuasa untuk menjatuhkan hukuman buang kerja atau turun pangkat menahan pegawai daripada menjalankan tugasnya jika secara munasabahnya seseorang itu disyaki melakukan kesalahan jenayah atau kesalahan tatatertib yang serius. Penahanan kerja juga boleh diambil dibawah Peraturan 44 yang menyebut seseorang pegawai boleh ditahan kerja jika prosiding jenayah telah dimulakan (kes disebut di mahkamah) atau prosiding tatatertib (wujud prima facie) dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat telah dimulakan. Dari segi tarikh penahanan kerja, A boleh ditahan kerja berkuatkuasa dari tarikh yang ditentukan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib yang berkenaan. Ketika proses penahanan kerja A hanya boleh menerima tidak kurang daripada emolumennya yang Pihak Berkuasa Tatatertib fikirkan patut kecuali jika dan sehingga dia digantung atau dibuang kerja. Pihak Berkuasa Tatatertib boleh memanggil semula A yang ditahan kerja untuk bertugas semula sedangkan prosiding tatatertib dengan tujuan membuang kerja atau menurunkan pangkat masih berjalan, peruntukan berikut hendaklah mempunyai kuatkuasa seperti perintah penahanan kerja itu terhenti dari tarikh A menjalankan tugasnya semula. Dari segi emolumen pula, ia hendaklah dibayar penuh mulai tarikh dia menjalankan semula tugas dan baki emolumennya yang tidak dibayar semasa penahanannya tidak boleh dibayar selagi prosiding kesalahan tatatertibnya belum selesai. Jika A telah dibebaskan daripada kesalahan tatatertib, maka baki emolumen yang tidak dibayar semasa penahanannya hendaklah dibayar.

PENGGANTUNGAN KERJA Selain penahanan kerja, Perintah Am bab D turut mendefinisikan pengantungan kerja. Penggantungan kerja didefinisikan sebagai satu perintah yang dibuat oleh pihak berkuasa tatatertib berkenaan untuk menghalang menjalankan tugas apabila pegawai itu jenayah atau dikenakan perintah tahanan atau sekatan. Pihak Berkuasa Tatatertib mempunyai kuasa untuk menjatuhkan hukuman buang kerja atau turun pangkat hendaklah terlebih dahulu menggantung pegawai daripada menjalankan tugasnya jika pegawai itu disabitkan oleh mana-mana mahkamah jenayah atau suatu perintah tahanan atau sekatan yang dinyatakan telah dibuat atau dikenakan ke atas pegawai itu. Tarikh penggantungan kerja bermula dari tarikh sabitan atau tarikh kuatkuasa perintah tahanan atau sekatan itu, mengikut mana-mana yang berkenaan. Pegawai yang digantung kerja tidak boleh menerima apa-apa bahagian emolumennya yang tidak dibayar semasa penahanan kerjanya. Dia juga tidak dibenarkan menerima apaapa emolument dari tarikh penggantungan kerjanya. Apabila sesuatu keputusan penggantungan kerja telah dibuat maka perlu dimaklumkan secara bertulis kepada pegawai yang berkenaan. Bagi kes penahanan dan penggantungan kerja, mengikut sekatan di bawah peraturan 48, pegawai yang di tahan atau digantung kerja tidak boleh meninggalkan Malaysia tanpa kebenaran bertulis daripada pengerusi Pihak Berkuasa Tatatertib berkenaan. Jika pegawai tersebut berkhidmat di luar Malaysia, dia hendaklah dipanggil balik dengan kadar yang segera. Jika pegawai tersebut telah meninggalkan Malaysia tanpa kebenaran maka emolumennya akan dihentikan serta-merta. PENUTUP Kesimpulannya, mana-mana pegawai yang tidak memberikan taat setia dan tidak amanah dalam menjalankan tugasnya tidk akan terlepas daripada sebarang tindakan yang dilakukan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib. Oleh itu, semua pegawai perkhidmatan awam seseorang pegawai daripada disabitkan oleh mahkamah atas kesalahan

telah dibekalkan dengan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi agar semua penyelewengan tugas seperti ini tidak terus berlaku.

KOMPONEN III (Arahan Perkhidmatan dan Arahan Keselamatan) Tugasan 3 Soalan 3B Arahan tujuan sistem fail diwujudkan di sekolah adalah untuk menyimpan rekod dan dokumen rasmi kerajaan dengan selamat. Masalah yang sering timbul dari pelaksanaan sistem fail di sekolah adalah i. ii. iii. Sukar untuk mengesan dan mencari fail tertentu apabila diperlukan Penyimpanan rekod yang tidak teratur Kakitangan baru mengambil masa yang agak lama untuk memahami dan menguasai sistem fail tersebut. Berdasarkan masalah-masalah di atas, cadangkan langkah-langkah yang boleh diambil oleh pihak pengurusan untuk memantapkan sistem fail di sekolah.

PENDAHULUAN Sistem fail ialah satu proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara rekod- rekod, dokumen dan surat-menyurat. Tujuan sistem fail diadakan adalah untuk melicinkan urusan dan pentadbiran sesebuah organisasi terutamanya sekolah. Selain daripada itu, tujuan sistem fail ini diwujudkan adalah untuk memastikan semua dokumen yang disimpan selamat dan dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki. Walaupun sistem fail ini sudah lama diwujudkan, namun masih terdapat kekangan yang dihadapi disebabkan oleh pelbagai masalah antaranya ialah penyimpanan rekod yang tidak teratur. Di samping itu juga, masalah yang sering timbul ialah kesukaran mendapatkan fail atau mengambil tempoh masa yang lama untuk mendapatkannya.

Disebabkan kekangan-kekangan yang berlaku telah mendatangkan kesukaran pada kakitangan baru dalam memahami dan menguasai sistem fail tersebut. Hal ini terjadi disebabkan oleh kelemahan-kelemahan dalam mengklasifikasi, menyusun, menyimpan, dan menyelenggara sesuatu fail itu yang menjadikan ia tidak seragam dan kurang memuaskan. Oleh itu, hal ini boleh diatasi dengan mengambil kira empat perkara berikut iaitu pengelasan dan pendaftaran, penyelenggaraan, pengedaran, pemeliharaan dan keselamatan fail. LANGKAH-LANGKAH SEKOLAH 1.Pengelasan dan pendaftaran fail Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian apabila membuka fail-fail baru ialah memberi nombor rujukan fail. Sebagai contoh KDA 1032/02/03/02. Mengikut prosedur, kod organisasi diletakkan dihadapan seperti contoh di atas KDA 1032 yang merupakan kod pendaftaran SMA Nadzhah. Selepas kod organisasi, ia dituruti pula oleh kod perkara utama iaitu 02 yang mewakili perkara berkaitan dengan gerak kerja ko-kurikulum. Ini diikuti pula kod pecahan kepala atau sub subjek 03 yang merujuk kepada kelab dan persatuan. Manakala 02 yang terdapat di akhir nombor rujukan iaitu merupakan kod pecahan kecil yang terdapat di bawah sub subjek iaitu merujuk kepada fail Kelab Bahasa Melayu. Tiap-tiap organisasi itu mempunyai cara berlainan dalam mengelaskan fail mereka mengikut keperluan dan kehendak tersendiri. Secara umumnya, terdapat empat sistem pengelasan fail yang utama iaitu sistem abjad, sistem nombor, sistem perkara dan sistem tempat atau kawasan. Bagi sistem abjad, setiap fail yang dibuka diberi abjad-abjad tertentu yang mengikut huruf awal nama atau tajuk fail seperti huruf K untuk kewangan. Menurut sistem nombor pula, fail-fail yang dibuka diberikan nombor-nombor yang mewakili perkara-perkara tertentu dan ia disusun mengikut nombor tanpa mengikut UNTUK MEMANTAPKAN SISTEM FAIL DI

susunanperkara. Fail-fail yang dibuka mengikut perkara yang ditetapkan ialah menggunakan sistem perkara. Perkara-perkara yang dicatatkan bergantung kepada urusan yang dijalankan oleh sesebuah organisasi. Sebagai contoh, untuk merujuk perkara yang berkaitan dengan pesanan dan pembelian maka fail yang perlu dicari ialah fail yang merujuk kepada perkara kewangan dan akaun. Bagi sistem tempat dan kawasan biasanya fail-fail dikelaskan mengikut tempat dan kawasan. Setiap fail yang dibuka dan akan dibuka haruslah diberi tajuk-tajuk yang bersesuaian, ringkas dan dapat membayangkan isi kandungannya. 2. Penyelenggaraan Fail Tiga perkara yang perlu dipastikan dalam penyelenggaraan fail iaitu sampul kecil, kertas minit dan penutupan fail. Sampul kecil ialah satu fail sementara yang dibuka kerana fail asal tidak ditemui. Sampul kecil biasanya mengandungi satu tajuk sahaja. Apabila sudah digunakan sampul kecil ini hendaklah ditutup dan dimasukkan dalam fail besar. Kertas minit pula merupakan satu senarai surat yang masuk keluar dengan memberi nombor rujukan yang biasanya diletakkan dihadapan di dalam fail. Warna dakwat merah digunakan untuk surat yang masuk manakala untuk surat keluar digunakan dakwat berwarna biru atau hitam. Sesuatu fail yang mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal hendaklah ditutup dan dicatatkan dengan jilid I. Fail baru yang dibuka dijilidkan dengan jilid II disamping menggunakan nombor rujukan yang sama. Bagi nombor siri surat dimulakan dengan nombor baru. 3.Pengedaran fail Langkah ketiga untuk memantapkan sistem fail di sekolah adalah pergerakan fail. Setiap pergerakan fail hendaklah direkodkan dan melalui bahagian pendaftaran fail atau

pembantu tadbir yang mengendalikan fail. Ia dilakukan bertujuan untuk mengelakkan fail tersebut hilang dan mudah didapati apabila diperlukan. Biasanya ia mengandungi maklumat tarikh, nama pemohon atau penerima fail dan butir pengedaran. Biasanya sistem doket yang merupakan borang am89 dan 89A digunakan untuk tujuan pendaftaran pengedaran yang melibatkan jabatan-jabatan kerajaan yang berhubung dengan orang ramai. Bagi sistem pengedaran fail di sekolah ada dua sistem yang cukup sesuai diamalkan di pejabat sekolah iaitu sistem kad, sistem buku dan sistem komputer. Bagi penggunaan sistem kad, terdapat tiga perkara penting yang dicatatkan iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh fail itu dibuka. Sistem ini merupakan sistem yang paling sesuai digunakan, mudah dilaksanakan dan mudah disimpan. Sistem buku juga mudah digunakan dengan menyediakan satu buku yang mengandungi senarai fail di halaman depan buku dan beberapa ruang digaris yang mengandungi bilangan, nombor fail, tajuk, nama pegawai, tarikh pinjaman, tarikh dikembalikan dan tandatangan.

4. Pemeliharaan dan keselamatan fail. Fail-fail perlu dipelihara supaya kandungan di dalamnya tidak hilang, cicir, kebocoron maklumat atau koyak. Sekiranya koyak hendaklah diperbaiki. Selain itu, failfail hendaklah dipastikan selamat daripada hujan, banjir dan ancaman serangga. Untuk itu, pihak pengurusan perlu mengambil kira alat-alat yang sesuai untuk penyimpanan fail yang mana ia tidak mudah rosak, tidak mudah terbakar dan baik buatannya. Biasanya, fail-fail disimpan dalam kabinet yang diperbuat daripada logam. Jenis-jenis fail yang sesuai digunakan untuk cabinet tersebut ialah jenis fail berlipat nipis dan ditebukkan lubang ditepi sebelah kiri dan digunakan bersama tali fail. Dengan berbuat demikian akan menjimatkan kos dan penggunaan ruangnya juga adalah minimum. Sekiranya ia disimpan di rak-rak terbuka seperti rak-rak buku, kebiasaannya fail berkulit keras digunakan bagi memudahkan pencarian yang mana nombor rujukan

ditulis ditulang belakang fail. Pihak pengurusan perlulah memelihara keselamatan kandungan fail. Fail-fail hendaklah dipastikan peringkat keselamatannya. Fail-fail keselamatan hendaklah diasingkan daripada fail-fail terbuka. Untuk itu ia perlu disimpan dibilik sulit, terkawal, selamat dan berkunci. Hanya pegawai yang diberi kuasa dan kebenaran sahaja dibenarkan untuk melihat fail-fail ini.. PENUTUP Kesimpulannya, sesebuah sistem fail yang berkesan adalah ianya mudah dilihat dan didapati apabila diperlukan. Di samping itu juga, ia hanya menggunakan ruang yang minimum di samping hanya memerlukan kos yang rendah untuk penggendaliannya. Ia juga hendaklah mudah difahami dan senang dikendalikan oleh kakitangan terutamanya kakitangan baru. Jelaslah di sini bahawa dengan mengamalkan keempat-empat langkah ini iaitu pengelasan dan pendaftaran fail, penyelenggaraan fail, pengedaran fail dan pemeliharaan fail dapat mengatasi masalah-masalah yang telah dikaji.