Analizar el trabajo realizado para preparar el futuro.

Fin de ao y el curso fiscal (en la mayora de las empresas) acaba. Es el momento de organizar la agenda para el prximo ao. Es necesario un anlisis de las ventas y de los recursos utilizados de este ao y las del ao anterior para estimar el trabajo que deberemos afrontar o deseamos realizar en este ao entrante. Como va ser un ao de crisis, este trabajo administrativo, sera, si cabe, aun mas importante y necesario, no pudindose dejar de lado o dejar a la intuicin y el savoir faire. De cada cliente, necesitamos saber una serie de datos mnimos sobre el coste de la relacin comercial, las ventas, los margenes etc. Como mnimo del ao presente y el anterior, si este trabajo nos acostumbramos a hacerlo, llegara el da que tendremos un histrico mas que fiable. Los datos que necesitamos, ademas de los de contacto, son: Numero de visitas, recursos invertidos, numero de incidencias y su coste, ventas, pedido medio y margen bruto. Con estos datos, podemos hacer estimaciones de a que clientes nos interesa priorizar y a cuales no. Numero de visitas. Poca explicacin tiene este dato, es el numero de visitas que le hacemos al cliente, es un dato muy importante, una visita a un cliente tiene un coste, un valor econmico que no solemos cuantificar por que entendemos que es nuestro trabajo, pero tiene un coste. Es difcil valorarlo por que varia tremendamente segn el tipo de comercial, salario, zona, tipo de desplazamiento, etc. Pero puedo asegurar que una visita a un cliente tiene un coste que puede estar entre un mnimo (muy mnimo) de 20 hasta un mximo muy superior de varios cientos de euros. El coste de la visita que le hacemos a un cliente lo podemos estimar con esta formula: Coste de visita= (salario bruto + gastos)/numero de visitas anuales. Recursos invertidos. Una venta, tiene costes, siempre, pueden ser costes contemplados como portes o embalajes o pueden ser costes que van a una cuenta de gastos y quedan diluidos, invitaciones, visitas especiales, sistemas de facturacin no contemplados, formas de pago especiales, regalos etc. Esta valoracin es mas esotrica, pero como conocemos a nuestro cliente, siempre podemos poner una cifra que nos sirva para cuantificar estos recursos. Numero de incidencias y su coste. Hay clientes que tienen incidencias y clientes que no las tienen. Interesante es un inciso a titulo de reflexin.. si tenemos clientes con y sin incidencias por que asumimos que las incidencias son un problema de nuestra empresa y no del cliente?. Las incidencias tienen coste, portes, tiempo invertido, es posible que nuestra empresa tenga cuantificados estos costes, pero no es habitual, por lo que, como en el caso de los recursos invertido, deberemos cuantificarlos en base a nuestra experiencia. Ventas. Facturacin, sin mas, cuanto le hemos vendido a lo largo del ao, volumen de venta bruto sin mas consideraciones.

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Pedido medio. Las ventas son importantes, pero cuantos albaranes le hacemos al cliente?, ojo que he dicho albaranes y no facturas, no es lo mismo un cliente que nos hace un pedido de 1 unidad diaria que uno que nos hace un pedido semanal de 5 unidades y esto, a su vez, no es lo mismo que un pedido mensual de 22 unidades. Margen bruto. El margen bruto es la diferencia entre los ingresos por ventas y el precio de coste de los productos vendidos. Quizs no tengamos este dato, pero si conocemos el descuento efectuado, podemos usar este ultimo dato, mas descuento implica menor margen bruto. Conclusin. Todos estos datos, nos llevan a analizar, que clientes nos interesan mas y que clientes nos interesan menos. Es una cuestin de sistematizar un sistema de control y seguimiento. Podemos llevarnos sorpresas interesantes. El cliente ideal seria el visitamos una vez al ao, nos hace un solo pedido programado con volumen de ventas para todo el ao, no provoca incidencias, nos deja margen y no nos come recursos. El cliente que ojala tuviera la competencia, hay que visitarlo 40 o 50 veces al ao, nos hace pedidos constantemente, provoca incidencias constantemente, con devoluciones, abonos, cambios, etc. Nos aprieta en precios, las ventas finales no son demasiado importantes y ademas nos consume recursos, nos exige el regalo de navidad etc. Entre uno y otro cliente ideal, se situaran en nuestra tabla todos nuestro clientes, nos servir para priorizar nuestro trabajo el prximo ao, un ao que, por sus caractersticas deberemos priorizar los mejores clientes y dedicar nuestros esfuerzos y recursos a aumentar nuestra cartera de clientes en bsqueda de futuros clientes excelentes y deberemos dejar de lado aquellas ventas que supongan costes elevados.

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