Aplicacin del Principio de Orden Original Identificacin de Unidades y Tipos Documentales Actividad de Aprendizaje

NOMBRE: FECHA: ACTIVIDAD: TEMA:

EDITH CARMENZA PIPICANO DE MUOZ 22 de junio de 2011 Identificacin de Unidades y Tipos Documentales Principio de Orden Original

Consulta 10 funciones de las Divisiones Administrativas de la entidad donde laboras y completa el cuadro, segn el ejemplo:

Entidad Productora

Funcin

Unidad Documental

Unidad Documental Simple Compleja

Tipos Documentales

Tipo Documental Com n Especfico

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Tesorera

Efectuar los pagos a los Orden de pago proveedores, de acuerdo con las polticas financieras adoptadas por la Junta Directiva de la Entidad.

Solicitud de compra Cotizaciones

X X X

Certificado de disponibilidad presupuestal Registro de disponibilidad presupuestal Factura de Compra Orden de compra Entrada almacn X X x

Secretara General

Informe de controlar la operacin operacin del ptima del sistema de distribucin de acueducto sistema de distribucin de acueducto Registrar la matrcula de SIMAT los estudiantes de la institucin en el sistema de matrcula.

Informe de operacin

Registro matrcula

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Coordinacin Acadmica Coordinacin Agropecuarias

Controlar la disciplina y comportamiento de los estudiantes en la institucin. Registrar la produccin y venta de los proyectos agropecuarios. Registrar el prstamo de herramientas

Formato de X amonestacione s disciplinarias Libro cuentas X

Amonestaciones disciplinarias Registro cuentas produccin y venta Registro prstamo herramientas Recibos de pago Registro beneficiarios Registro de asistencia Diseo de proyecto

Almacn Pagadura Restaurante Escolar

Recaudar los pagos por concepto de servicios complementarios. Registrar los estudiantes Libro control de beneficiarios del servicio participantes de restaurante escolar. del servicio Registrar la asistencia de Formato los estudiantes a clase control asistencia Disear proyecto acorde con los lineamientos institucionales y la normatividad vigente. Registrar el prstamo de libros a los estudiantes. Documento proyecto

Libro registro de prstamo de libros Recibos de pago

X X X

X X X

Direccin de Grado Coordinacin de Proyectos Obligatorios

Biblioteca

Libro registro de prstamo de herramientas

Registro de prstamo de libros

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Celadura

Controlar el ingreso y salida de personal de la institucin y visitantes.

Libro control de personal que ingresa y sale de la institucin

Registro de ingreso y salida de personal e la institucin

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.