ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: JUAN CAMILO ROJAS VASQUEZ

PRESENTADO A: ALMA HELENA RUBIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE NEIVA 2011

ACTIVIDAD UNIDAD 3
Objetivos de la Actividad Precisar el marco legal que regula la actividad archivstica en Colombia, a la luz de la Constitucin Nacional y de la Ley General de Archivos, para normalizar la gestin documental. Conocer las disposiciones legales sobre archivos que rigen para Colombia. Precisar los pasos para el recibo y despacho de documentos a la luz del Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nacin de Colombia, por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

Actividad a Desarrollar Unidad 3: Marco Legal y Recibo y Despacho de Documentos 1. Analiza y toma nota de los aspectos ms relevantes del Acuerdo 060 (30 de octubre de 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia, por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

RESPUESTA:

Considero que los aspectos ms relevantes son los siguientes: Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.

Normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la

gestin documental.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.

Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Tabla de retencin documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa

en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.

Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

El acuerdo lo puede consultar el el sitio web del Archivo General de la Nacin www.archivogeneral.gov.co/version2.

Enve los aspectos ms relevantes en no ms de 2 hojas en un archivo Word y envelo teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

PARA ENVIAR EL DOCUMENTO TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTES PASOS: Haces clic en el Botn de Examinar Busque en su disco duro y seleccione el archivo donde realizo la actividad Clic en el botn Abrir Debe enviar algn comentario al tutor para ello procede a escribirle algo en la opcin Comentarios Si es ms de un archivo a enviar, debe hacer clic en adjuntar otro archivo Para terminar deber dar clic en Enviar