PENGELUARAN MODAL: Pembelian, Penjualan, dan Pembuangan Aset

Warsidi, S.E., M.Si., Ak Universitas Jenderal Soedirman

Pendahuluan
Pengeluaran modal (capital expenditures) harus konsisten dengan rencana jangka panjang perusahaan. Pengeluaran modal dilakukan untuk menghasilkan laba yang lebih tinggi, baik dengan cara meningkatkan pendapatan ataupun menghemat kos. Sebagai contoh, pembelian peralatan dan mesin yang kinerjanya lebih efisien akan mengakibatkan rendahnya pengeluaran untuk pemeliharaan. Dengan kata lain, pengeluaran modal harus menghasilkan return yang memadai, sehingga return investasi yang diinginkan (desired return on investment) harus ditetapkan sebelum pengeluarannya benar-benar dilaksanakan. Pengeluaran modal di antaranya mencakup penggantian mesin-mesin untuk menghemat kos, perluasan kapasitas produksi untuk meningkatkan volume, pemasaran produk baru, peningkatan kualitas produk atau jasa, dan kegiatan produksi yang dilaksanakan berdasarkan kontrak. Pengeluaran modal harus memperhitungkan fasilitas yang ada saat ini dan yang dibutuhkan serta komitmen dengan pihak lain. Anggaran pengeluaran modal mengungkapkan berapa investasi dalam aset jangka panjang (capital assets) yang diperlukan untuk mencapai tujuan suatu divisi atau departemen, sehingga divisi atau departemen itu dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Anggaran pengeluaran modal mengelompokkan aset-aset jangka panjang menurut kategori utama, berapa dana yang dibutuhkan, kapan dana dibutuhkan, di mana lokasi asetnya, dan

alasan serta penjelasan yang relevan. Waktu, sifat dasar (nature), dan kelayakan pengeluaran modal berdampak jangka panjang terhadap pusat pertanggungjawaban tempat pengeluaran modal itu terjadi. Pengeluaran modal dilakukan karena alasanalasan pertumbuhan, peningkatan penjualan, peningkatan produksi, perubahan metode produksi, perubahan gaya (style), pemotongan kos, peningkatan efisiensi dan efektivitas, peningkatan produktivitas, peningkatan kualitas produk, pembukaan bisnis baru, penggantian normal fasilitas, pemeliharaan preventif, dan reaksi untuk mengimbangi tindakan pesaing. Anggaran pengeluaran modal tergantung pada faktor-faktor seperti potensi masa depan, return on investment, penjualan, profitabilitas, produktivitas dan efisiensi, penggunaan kapasitas, periode pengembalian modal (payback)perlu berapa tahun untuk mendapatkan kembali investasi awal, penentuan waktu pengeluaran modal perlu dilakukan, risiko, keusangan teknologi, diversifikasi, kepedulian terhadap keamanan (safety concerns), posisi keuangan yang mencakup arus kas, manfaat pajak, dan insentif-insentif lainnya yang diberikan oleh pemerintah, pangsa pasar, pengembangan produk baru, keharusan/kebutuhan untuk melakukan reparasi dan pemeliharaan, masalah khusus yang dihadapi perusahaan, adanya opsi penggantian, sifat dasar (nature) industri, kondisi ekonomi, faktor-faktor politik, dan peraturan perundangundangan yang berlaku (misalnya, ketentuan

Warsidi www.warsidi.com

mengenai polusi, pembatasan penggunaan aset). Terdapat ketidakpastian terkait manfaat dari pengeluaran modal karena besarnya pengeluaran kas dan lamanya jangka waktu manfaat tersebut. Jika karena sebab-sebab tertentu pengeluaran modal gagal, rugi yang sangat besar mungkin saja diderita oleh perusahaan. Seorang manajer harus menyusun anggaran pengeluaran modal yang diperlukan di unit yang menjadi tanggung jawabnya setelah berkonsultasi dengan insinyur dan staf teknis. Aset jangka panjang tidak dapat dibeli sebelum dimasukkan dalam anggaran modal. Aset jangka panjang (capital assets) mencakup peralatan, perabotan (furniture), mesin-mesin, fasilitas penyimpanan, fasilitas distribusi, dan komputer. Manajer hanya menyetujui anggaran pengeluaran modal setelah kajian terinci dan adanya justifikasi yang cukup layak, dan setelah itu, pemantauan dan pengendalian secara kontinu sebaiknya dilakukan. Manajer harus menyusun daftar prioritas projek-projek pengeluaran modal berdasarkan pada laba atau kepentingan strategiknya. Perencanaan harus mempertimbangkan kekhususan karakteristik dan sifat dasar industri dan perusahaan. Duplikasi pengeluaran modal akan mengakibatkan inefisiensi dan pemborosan. Kontrol dilakukan dengan membandingkan pengeluaran yang dianggarkan dengan pengeluaran yang sesungguhnya. Tren rasio biaya asuransi terhadap nilai bawaan (nilai buku) aset jangka panjang, dan nilai yang diasuransikan terhadap kos pengganti, akan memberikan indikasi mengenai kelayakan proteksi asuransi atas aset yang bersangkutan. Penentuan waktu (timing) pengeluaran modal tergantung pada alternatif-alternatif, waktu start-up, dan dana yang tersedia. Manajer harus mengidentifikasi pengeluaran modal yang

kurang penting, dapat ditunda, atau yang benarbenar mendesak. Pengeluaran-pengeluaran modal tertentu mengakibatkan berkurangnya laba, misalnya pengeluaran-pengeluaran yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, yang meningkatkan kualitas riset dan pengembangan, dan yang dimaksudkan untuk meningkatkan semangat kerja (morale) karyawan. Sebagian pengeluaran modal disyaratkan oleh pemerintah, misalnya untuk keamanan kerja karyawan dan untuk mematuhi ketentuan kelayakan bangunan.

Proses penganggaran modal

Untuk maksud penganggaran, penganggaran modal dikelompokkan menjadi pengeluaran normal dan pengeluaran khusus. Pengeluaran normal bersifat rutin, tidak terlalu mahal, dan dilakukan untuk memelihara operasi saat ini. Tiap-tiap projek pengeluaran normal umumnya tidak melibatkan pengeluaran kas dalam jumlah besar. Pengeluaran modal normal harus sesuai dengan kebutuhan suatu divisi atau departemen. Contohnya adalah penggantian suku cadang mesin. Pengeluaran modal khusus bersifat tidak rutin, mahal, dan dilakukan untuk maksud tertentu yang bersifat specifik, misalnya pembelian mesin baru untuk membeli mesin baru yang akan digunakan untuk mendukung pekerjaan khusus. Projek-projek pengeluaran modal yang melibatkan jumlah besar umumnya direncanakan dan diusulkan oleh manajer operasi dan harus disetujui oleh manajemen pada level lebih tinggi. Manajer pengusul harus menganggarkan dan mengemas pengeluaran modal dengan tepat. Pengeluaran modal harus diklasifikasi menurut kategori, kelas, keperluan, konsekuensi, dan feasibilitasnya. Pengeluaran modal mungkin ada yang memang benar-benar dibutuhkan atau bersifat opsional. Untuk pengeluaran modal yang bersifat minor, manajer divisi dan departemen bisa diberi

Warsidi www.warsidi.com

wewenang untuk mengambil keputusan sendiri tanpa persetujuan dari atasan. Empat tahap proses penganggaran pengeluaran modal meliputi: 1. 2. 3. 4. Persetujuan projek Persetujuan estimasi Autorisasi projek Tindak lanjut

Kapan produk yang akan dihasilkan harus dipasarkan Kapan item dikirim oleh vendor saat kebutuhan timbul

Anggaran modal umumnya mencakup tiga hingga lima tahun dalam segmen tahunan pengeluaran modal yang direncanakan.

Proposal pengeluaran modal mencakup uraian mengenai pengeluaran modal yang diusulkan, tanggal mulai, tanggal penyelesaian, informasi sumber, serta keunggulan dan kelemahan proposal. Pengeluaran modal minor tidak memerlukan perencanaan terinci. Contohnya adalah pembelian mesin yang harganya murah (misalnya, printer) dan renovasi minor. Pengeluaran-pengeluaran minor tersebut bisa digabungkan bersama-sama apropriasinya secara umum. Kebijakan pengeluaran modal mempertimbangkan hal-hal berikut: Tingka return yang diinginkan Dampak kosnya Umur aset yang saat ini ada Ekspektasi kapasitas item yang akan dibeli Umur manfaat item yang akan dibeli Potensi pertumbuhan Ketersediaan karyawan Kompetisi Tahap siklus bisnisnya Tingkat eksposur terhadap kewajiban hukum Regulasi dan perundang-undangan yang berlaku

Autorisasi anggaran modal

Jika pengeluaran modal melebihi limit autorisasi, persetujuan khusus oleh manajemen puncak diperlukan. Projek yang tidak sesuai dengan ekspektasi atau tidak lagi sesuai/tepat dengan kondisi saat ini mungkin saja dibatalkan. Suatu projek lebih baik dibatalkan jika analisis kos-manfaat mengindikasikan bahwa projek itu tidak layak lagi untuk dilanjutkan. Jika suatu projek merupakan kelanjutan dari projek-projek lainnya, autorisasi bisa dilakukan secara terpisah untuk tiap-tiap projek untuk memungkinkan evaluasi terhadap projek secara individual. Gambar 1 menyajikan contoh formulir skedul permintaan anggaran modal. Persetujuan pengeluaran modal harus dituangkan dalam formulir autorisasi pengeluaran modal. Alasan dan maksud pengeluaran disebutkan. Gambar 2 dan Gambar 3 menyajikan contoh formulir autorisasi. Jumlah yang diautorisasi dibandingkan secara periodik dengan kos yang sesungguhnya terjadi. Di samping itu, komitmen-komitmen harus dicatat dan dipantau karena akhirnya total jumlah yang diapropriasi bisa saja lebih tinggi. Estimasi kos penyelesaian juga harus ditetapkan serta kemungkinan kurang atau lebihnya.

Formulir anggaran modal

Formulir permintaan pengeluaran modal harus diisi dan disetujui. Catatan komitmen memuat order pembelian yang diterbitkan. Formulir apropriasi pengeluaran modal berisi informasi mengenai manfaat yang akan diperoleh dari projek yang diusulkan dan penghematan kos yang diharapkan. Autorisasi

Manajer harus menetapkan urutan prioritas pengeluaran modal, mana yang benar-benar diperlukan dan mana yang tidak. Titik-titik waktu berikut perlu mendapatkan perhatian: Kapan SDM yang dibutuhkan tersedia

Warsidi www.warsidi.com

menyebutkan tipe dan lingkup projek. Gambar 4 menyajikan contoh formulir permintaan anggaran modal tahunan. Gambar 5 menyajikan contoh formulir permintaan anggaran pendahuluan. Formulir permintaan apropriasi diisi oleh manajer unit pertanggungjawaban secara rinci, dengan memberikan justifikasi untuk mendukung pengeluaran modal yang diusulkan. Manajer tersebut harus menilai secara cermat projek pengeluaran modal yang diusulkannya. Formulir proposal pengeluaran modal memuat nama projek, target projek, uraian

projek, usulan anggaran, analisis dan evaluasi, dokumentasi dan kalkulasi pendukung, justifikasi, dan estimasi waktu. Gambar 6, Gambar 7, dan Gambar 8 menyajikan contoh formulir permintaan apropriasi. Formulir anggaran pengeluaran modal meringkas projek-projek pengeluaran modal selama satu periode menurut pusat pertanggungjawaban. Gambar 9 menyajikan contoh formulir anggaran pengeluaran modal.

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 1 Formulir skedul permintaan anggaran modal

Gambar 2 Formulir autorisasi pengeluaran modal

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 3 Formulir autorisasi pengeluaran modal

Gambar 4 Formulir permintaan anggaran modal tahunan

Gambar 5 Formulir permintaan anggaran pendahuluan

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 6 Formulir permintaan apropriasi

Gambar 7 Informasi permintaan anggaran pendahuluan

Gambar 8 Formulir permintaan pengeluaran modal

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 9 Formulir anggaran modal

Anggaran modal
Anggaran modal berisi saldo awal, penambahan, penghapusan, depresiasi, konstruksi dalam proses, dan saldo akhir. Format anggaran mencakup kategori, kelas, nama projek, nomor projek, umur projek, kos modal, dan return investasi (return on investment). Anggaran modal juga harus menyediakan ruang untuk komentar-komentar dan penjelasan.

Reparasi yang bersifat luar biasa umumnya dicakup dalam anggaran pengeluaran modal, sedangkan reparasi rutin dicakup dalam anggaran biaya. Anggaran produksi juga bisa mencakup kebutuhan tambahan pengeluaran modal. Gambar 10, Gambar 11, Gambar 12, Gambar 13, Gambar 14, Gambar 15, dan Gambar 16 menyajikan contoh anggaran modal.

Gambar 10 Anggaran pengeluaran modal

Gambar 11 Anggaran pengeluaran modal

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 12 Anggaran pengeluaran modal pendahuluan

Gambar 13 Anggaran pengeluaran modal

Gambar 14 Anggaran pengeluaran modal

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 15 Anggaran aset jangka panjang

Gambar 16 Anggaran aset jangka panjang

Laporan pengeluaran modal

Laporan pengeluaran modal memuat informasi mengenai jumlah yang diautorisasi, kos sesungguhnya, dana yang terikat, sisa dana yang belum terikat (unencumbered balance), estimasi kos penyelesaian, dan kelebihan atau kekurangan kos. Gambar 17 menyajikan contoh laporan pengeluaran modal dalam proses. Gambar 18

dan Gambar 19 menyajikan laporan yang membandingkan pengeluaran yang dianggarkan dengan pengeluaran sesungguhnya. Exhibit 13.20 menyajikan laporan status pengeluaran modal. Laporan status pengeluaran modal disusun secara periodik oleh manajer untuk mengikuti kemajuan suatu projek sehingga analisis dan pengendalian bisa difasilitasi.

10

Warsidi www.warsidi.com

Laporan kemajuan disusun untuk mengetahui apakah semua berjalan sesuai rencana dan tindakan korektif apa yang diperlukan. Evaluasi pengeluaran modal secara terinci tidak mungkin dilakukan pada saat peristiwa yang tiba-tiba, tidak diperkirakan sebelumnya, atau perkembangan penting

terjadi. Contohnya adalah kemacetan mesin yang mengakibatkan penundaan produksi. Laporan kemajuan pengeluaran modal memantau kemajuan tiap-tiap projek dan memberikan indikasi terjadinya kelebihan atau kekurangan dari yang direncanakan. Exhibits 13.21 sampai dengan 13.26 menyajikan contoh laporan kemajuan pengeluaran modal.

Gambar 17 Laporan pengeluaran modal dalam proses

Gambar 18 Laporan perbandingan pengeluaran modal dianggarkan dan sesungguhnya

Gambar 19 Laporan kinerja pengeluaran modal

11

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 20 Laporan status pengeluaran modal

Gambar 21 Laporan kemajuan pengeluaran modal

12

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 22 Laporan kemajuan pengeluaran modal

Gambar 23 Laporan kemajuan pengeluaran modal

13

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 24 Laporan kemajuan pengeluaran modal

Gambar 25 Laporan status apropriasi pengeluaran modal

14

Warsidi www.warsidi.com

Gambar 26 Laporan status pengeluaran modal yang telah diapropriasi

Revisi anggaran
Anggaran modal direvisi jika ditemukan adanya kesalahan atau perubahan kondisi. Revisi diperlukan sebagai akibat dari perubahan estimasi kos, perkembangan perekonomian yang tidak diperkirakan sebelumnya, perubahan desain, perkembangan teknologi, tindakan pesaing, perubahan tujuan/target divisi atau departemen, dan kerugian akibat bencana.

Projek khusus
Pengeluaran modal yang bersifat khusus bersifat tidak rutin dan melibatkan pengeluaran yang cukup besar untuk projek-projek khusus. Contohnya adalah pembelian mesin-mesin baru untuk memenuhi permintaan kustomer. Projek yang bersifat opsional misalnya penggantian peralatan, ekspansi kapital, modifikasi teknik produksi, dan pembukaan bisnis baru. Pengeluaran modal harus konsisten dengan return investasi yang diingingkan (desired return on investment) oleh manajer.

Evaluasi selisih antara pengeluaran modal yang dianggarkan dengan yang sesungguhnya harus dilakukan dalam rangka menemukan faktorfaktor penyebabnya. Pertanyaan-pertanyaan yang harus ditemukan jawabannya oleh manajer misalnya adalah: Apakah peralatan khusus dan mesinmesin baru diperlukan? Jika kapasitas diperluas, apakah dampaknya terhadap ruang penyimpanan?

Pengendalian atas pengeluaran modal

Manajer mengendalikan tiap-tiap projek dari awal sampai akhir. Pengeluaran modal harus didokumentasikan menurut kontraktor/pemasoknya. Kuotasi harga kontraktor ditinjau ulang kelayakannya. Perbandingan dengan pesaing dilakukan. Kontraktor mungkin saja diganti jika mengakibatkan penghematan kos, timbul masalah kualitas, atau tanggal pengiriman tidak terpenuhi.

Analisis projek pengeluaran modal

Manajer membandingkan laba yang diharapkan dengan laba sesungguhnya untuk masing-masing projek pengeluaran modal.

Conclusion
Anggaran pengeluaran modal memuat daftar aset-aset kapital yang akan dibeli, dijual,

15

Warsidi www.warsidi.com

atau dibuang. Pengeluaran modal dilakukan untuk mengganti mesin-mesin yang usang, melakukan ekspansi, atau memperbaiki operasi. Manajer mengevaluasi alternatif-alternatif pengeluaran modal yang diusulkan. Penghentian penggunaan aset kapital tanpa disiapkan

penggantinya bisa jadi berdampak negatif dalam jangka panjang.

Referensi:
Shim, J.K. & J.G. Siegel (2005). Budgeting Basics and Beyond, 2rd Ed, John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey.

16

Warsidi www.warsidi.com