Uso de la intranet/extranet en las instituciones educativas

Mariela Castro Kohler Artculo escrito para la revista pedaggica El Pas, del Crculo de Docentes Santillana. Lima, diciembre 2010, No.24, pp. 5-8
Introduccin El inicio de la aventura informtica en las instituciones educativas tuvo como punto de partida, en la mayora de los casos, la aplicacin de las nuevas tecnologas en el rea administrativa. Ante la necesidad de optimizar los procesos y agilizar la disponibilidad de informacin oportuna, las instituciones educativas mandaron desarrollar o adquirir, segn sus requerimientos, aplicaciones tales como registros de alumnos, registros de notas, registros de personal, sistemas de pensiones, de libretas y contables entre otros. Algunos sistemas ms sencillos de desarrollaban en hojas de clculo como Microsoft Excel o en un administrador de bases de datos como Microsoft Access pero para sistemas un poco ms complejos o completos, se contrataban a programadores o empresas especialistas en el desarrollo de sistemas de gestin. Esto debido a la necesidad de actualizar, relacionar y cruzar informacin para evitar la redundancia y la existencia de informacin errnea o desactualizada entre las diversas reas del colegio.

Si bien la mayora de la informacin que gestiona una institucin educativa es privada y confidencial, con la aparicin de las redes de comunicacin e Internet, se abri la oportunidad de poder compartir informacin seleccionada con el mundo exterior. Es as como las instituciones educativas empiezan a desarrollar y publicar su sitio web institucional como medio promocional y de comunicacin para la comunidad educativa padres, alumnos, profesores, ex-alumnos - pero tambin para otras instituciones y potenciales padres de familia.

Los sitios web ms simples son los de contenido esttico que publican mayormente los datos pblicos de la escuela como descripcin, ubicacin, datos de contacto, etc., acompaadas de fotos u otros recursos que la hagan atractiva a la vista. Un sitio web de esta naturaleza es mayormente una herramienta informativa y de promocin.

Sin embargo, y cada vez con mayor frecuencia, las pginas web se estn convirtiendo en entornos dinmicos de gestin de informacin. Adems de los contenidos estticos, diversas escuelas optan por publicar agendas de eventos, el calendario escolar, horarios, la programacin de tareas, anuncios o mensaje importantes entre otros. Para ello se necesita que el sitio web se integre con una base de datos centralizada y que provea el acceso inmediato y oportuno a la informacin para ser leda o actualizada. Este acceso se logra a travs de interfases que permitan acceder a los registros para actualizar los diversos campos y luego mostrarlos a travs de una pgina en el sitio web para ser consultados.

Si este acceso se da slo a nivel local y privado, entre los usuarios directos de la institucin educativa, llmese directivos, personal administrativo, docentes y alumnos, entonces estamos hablando de una Intranet. Para controlar los privilegios de acceso a las diversas pginas que contienen informacin se utiliza una estructura de dominios, nombres de usuario y contraseas. As por ejemplo, un alumno slo puede ver sus propias notas o tareas, un docente slo puede dejar tareas para sus clases, un padre de familia slo ve la informacin de sus hijos, un administrativo slo accede a las pginas de trabajo autorizadas y el Director tiene acceso a todo nivel y a toda la informacin, pero todos comparten el acceso al rea pblica.

Implementar un sistema de Intranet/Extranet en una institucin educativa brinda varias ventajas. Entre ellas: 1. Acceso a informacin en tiempo real, 24 horas al da. 2. Mejor comunicacin con todos los usuarios y la comunidad educativa. 3. Facilidad para publicar y compartir informacin, conocimientos y documentacin en un ambiente controlado. 4. Reduccin de costos de impresin y de licencias de programas o aplicaciones (software). 5. Interfase comn y personalizable para los usuarios de modo que tengan acceso slo a los contenidos autorizados y de su inters.

Personal administrativo Directivos y docentes Alumnos Pblico en General

Acceso Seguro

Acceso Pblico

Padres de familia

Figura 1

Muchas instituciones educativas trasladan los sistemas informticos que actualmente usan a una plataforma de Intranet administrativa cuando desean facilitar el acceso a todos los usuarios locales sin la necesidad de instalar programas en los diversos computadores que tengan en la escuela. Ya que la Intranet utiliza la tecnologa de Internet, entonces se garantiza el acceso desde cualquier punto que tenga una conexin. Para tal fin, la institucin educativa debe contar un servidor que almacene la base de datos y todas las pginas de la Intranet, y que tenga conexin a red y acceso a Internet permanente.

Cuando este acceso se extiende a otros usuarios fuera del entorno local, de tal manera que ellos tambin puedan realizar ciertas transacciones y compartir informacin en forma segura, estamos hablando entonces de una Extranet. Por ejemplo, el padre de familia puede realizar la matrcula en lnea, pagar las pensiones, realizar reservas para algn evento, suscribirse a alguna publicacin y actualizar sus datos; personas en busca de una vacante escolar o laboral pueden registrarse en el sistema para ser convocados a una entrevista; los alumnos pueden enviar sus trabajos desde su casa o cualquier localidad geogrfica en laque estn. otros.

Adems de la naturaleza administrativa de este tipo de plataforma, hoy en da, y cada vez con mayor frecuencia, las instituciones educativas tambin estn adoptando una plataforma educativa en lnea o Intranet acadmica. Este tipo de plataforma educativa se puede implementar simplemente como un portal de acceso controlado al repositorio de contenidos y recursos, alimentado por los docentes y de donde los alumnos pueden consultar o descargar los archivos para su uso.

Con el advenimiento de la Web 2.0, aparecen las plataformas de e-learning como en Moodle, Dokeos, Claroline entre otras1. Adems de permitir crear una estructura para organizar los recursos y contenidos curriculares para cada clase o materia segn la lnea pedaggica de la institucin, tambin cuentan con herramientas 2.0 como foros, chat, blogs, wikis, servicio de mensajera, exmenes en lnea, registro de tareas y calificaciones, seguimiento del progreso, entre otros, haciendo de ellas unas plataformas integradas, muy completas y dinmicas.

Estructura para disear una Intranet/Extranet Ahora que sabemos que una Intranet/Extranet est diseada para el uso de todos los miembros de una institucin o comunidad educativa, debemos asegurarnos que esta funcione como un mecanismo integrador para los usuarios, procesos e informacin dentro de la misma (ver Figura 2)

Existen plataformas gratuitas, como las arriba mencionadas, para ser descargadas desde Internet y otras que cobran por suscripcin por curso o anual.

Informacin Informacin Personal Listas de clases Asistencia Deudores, etc.

Usuarios Administrativos Docentes Estudiantes Padres de Familia

Base de Datos centralizada

Procesos Matrcula Registros Ingreso de Notas Horarios, etc.

Figura 2

Antes de disear e implementar una Intranet/Extranet se deben responder las siguientes preguntas: 1. Cul ser el valor agregado de este sistema para su institucin? 2. Cmo se disear para cumplir con las metas y objetivos de la institucin? 3. Cunto cambiarn los procesos actuales? Cul ser su impacto? 4. Cmo se organizar la institucin ante su implementacin? Qu cambios traer a nivel organizativo/estructural? 5. Cmo ser utilizada por la comunidad acadmica para obtener los beneficios esperados? 6. Qu capacitacin se necesitar para los usuarios? 7. Cmo se medir el xito del sistema? 8. Se podr utilizar la tecnologa existente? Qu inversin se requerir? 9. Cmo se administrar el contenido? Qu funciones centralizadas se necesitarn? 10. Cmo se integrar con las aplicaciones existentes? 11. Cmo se proteger la informacin? 12. Cul ser el impacto del uso sobre los sistemas de red existentes? (velocidad de acceso, ancho de banda) 13. Qu requerimientos operativos adicionales son necesarios? Qu soporte se dar? 14. Cunto costar desarrollarla?

Disear un sistema de Intranet/Extranet plantea varios retos a tomar en cuenta: 1. Integrar datos de diversas fuentes, acadmicas y administrativas. Para ello hay que hacer un anlisis y levantamiento de datos, procesos y flujos de trabajo para disear la base de datos de manera eficiente. 2. Disear los formularios de ingreso de datos y de presentacin de informacin para que sean claros, intuitivos y contengan la informacin necesaria para los procesos y flujo de trabajo. La informacin que arroje el sistema debe ser til para que sirva en la toma de decisiones oportuna. 3. Proveer acceso controlada de datos a los miembros de la comunidad acadmica a travs de dominios bien definidos, cdigos de usuario y contraseas y niveles de acceso a las distintas reas del sistema. 4. Presentar informacin en un formato apropiado para cada miembro de la comunidad acadmica de tal manera que sea significativa para el usuario. La informacin que utiliza un directivo no se presenta de la misma manera que a un estudiante o padre de familia. 5. Garantizar el desempeo, la disponibilidad, el servicio y la seguridad (PASS2) contando con un equipo de soporte de sistemas y de desarrollo que pueda resolver problemas, efectuar modificaciones o agregar opciones oportunamente.

Se debe entender que la implementacin de una Intranet/Extranet no es un proceso revolucionario sino evolutivo. No va a suceder sin una planificacin adecuada y se puede volver muy catico sin una adecuada estructura. Tampoco va a cumplir su objetivo si slo cierta informacin est disponible, si esta no est actualizada o est incorrecta. El sistema pierde credibilidad y se pierde motivacin para su uso. Tambin hay que estandarizar la presentacin del el contenido, haciendo que las pginas internas sean fciles de usar y de entender, con un sistema de navegacin claro e intuitivo. La informacin es inservible si no se puede encontrar. Ya que la Intranet es un entorno dinmico, debe estar preparado para cambios. El diseo debe ser modular y flexible, de lo contrario impedir un crecimiento ordenado y coherente.

Cmo funciona todo? Es importante mantener clara la distincin entre la Intranet administrativa y la Intranet acadmica. En la primera, es el rea administrativa quien alimenta de informacin o datos al sistema, algunos de los cuales pueden ser compartidos por la Intranet acadmica. En el segundo caso son los mismos docentes quienes alimentan el sistema de recursos, materiales e informacin del rendimiento o progreso de los alumnos en clase. Los alumnos tambin participan pudiendo agregar contribuciones al sistema a travs de foros, blogs, wikis, enviando trabajos, respondiendo a las pruebas en-lnea, encuestas, etc.

PASS: siglas en ingls de Performance, Availability, Service and Security

La Intranet administrativa se concentra en el flujo de trabajo, de datos y de documentos mientras que la Intranet acadmica se concentra en el proceso de enseanza-aprendizaje, las actividades y cualquier otra herramienta o recurso educativo. Sin embargo, no estn aisladas una de la otra ya que invariablemente habrn puntos de confluencia donde ser necesario compartir la informacin generada por las mismas.

Personal docente: - Define estructuras curriculares - Define contenidos y recursos de los cursos - Agrega tareas y retroalimenta - Ingresa notas y comentarios para las libretas

Personal administrativo: - Ingresa, modifica y actualiza datos personales, administrativos, contables, etc. - Genera reportes - Toma decisiones

Personal de soporte: - Controla la red, los servidores y acceso a Internet - Controla la seguridad (usuarios, contraseas, firewall) - Desarrolla, configura, modifica y mantiene actualizado el sistema

Figura 3

Conclusin La mejor estrategia para adoptar una Intranet/Extranet es empezar por un buen diseo modular que contemple todos los requerimientos de la institucin educativa, tanto administrativos como educativos. Existen muchas opciones que pueden incorporar en una Intranet como por ejemplo el control de libros de la biblioteca, rol de tareas y exmenes, horarios de clase y actividades, calendario escolar y de eventos, reporte de progreso diario, agenda, slabos, pginas de clase, material y recursos acadmicos, rol de clases, asistencia, actividades interactivas y ejercicios en lnea, ingreso de notas, elaboracin de libretas y actas, en fin, un sinnmero de opciones de acuerdo a la realidad de cada institucin educativa.

Establecidas las opciones de desarrollo, se puede disear la base de datos integrada para soportar los requerimientos de almacenamiento de datos y generacin de informacin. Luego se debe priorizar los mdulos a desarrollar de acuerdo a un plan estratgico y escalable, teniendo en mente siempre los objetivos del sistema. Hay que tener cuidado de no ir agregando mdulos al azar o porque apareci el requerimiento en medio del camino sin incorporarlo al diseo inicial ya que sin darse cuenta el sistema puede ir creciendo de manera desordenada, y ello puede tener repercusiones en la eficiencia operativa de la misma. Para terminar, ningn sistema ser exitoso si los usuarios no son capacitados de manera que hagan un uso efectivo y eficiente de la herramienta, para que le encuentren la utilidad y no genere la sensacin de malestar, de que es innecesario, que genera ms trabajo o es ms difcil el lograr obtener la informacin deseada.

Vocabulario
o Access: es un programa sistema de gestin de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeas organizaciones. o Base de datos: es un conjunto de datos relacionados que son almacenados en archivos para su posterior uso. o Blog (bitcora): sitio web que es actualizado peridicamente y que recopila cronolgicamente textos o artculos de uno o varios autores, apareciendo primero el ms reciente, y donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente. o Chat: charla o comunicacin escrita, conocida tambin como mensajera instantnea, que se da a travs de Internet entre dos o ms personas, ya sea de manera pblica o privada. o Contrasea: palabra clave que permite el acceso a un sistema que de otra manera sera inaccesible. Las contraseas deben ser seguras y mantenidas secretas para garantizar la confidencialidad de la informacin a la que se accede. o Dominio: el mbito en el cual un usuario puede desarrollar actividades dentro de un sistema. Por ejemplo, los usuarios que pertenecen al dominio de alumnos slo pueden acceder a opciones e informacin habilitadas para ellos. o E-learning: modalidad de aprendizaje virtual a travs de Internet, donde se realiza un aprendizaje autnomo y adems permite interactuar con los docentes y otros alumnos que estn en lnea. o En-lnea: estar en lnea significa estar conectado a un sistema, una red o, en este caso en particular, a la Internet. o Excel: es un programa que forma parte de la suite de Microsoft Office y que consiste en una hoja de clculo que es utilizada para realizar frmulas matemticas, clculos aritmticos, grficos y para aplicar funciones con el fin de modelar datos. o Extranet: es una Intranet ampliada para compartir informacin por Internet, de manera controlada, con usuarios que se encuentran fuera de la institucin u organizacin.

o Firewall (pared cortafuegos): dispositivo o conjunto de dispositivos de un sistema o una red que acta como filtro, permitiendo transacciones y comunicaciones autorizadas mientras al mismo tiempo bloquea accesos no autorizados. o Foro: Ambiente virtual en donde se discuten asuntos de inters. Las discusiones o aportes usualmente son revisados por un moderador, que en el mbito escolar, es el docente. o Internet: Red informtica mundial, descentralizada, formada por la conexin directa entre computadores u ordenadores mediante un protocolo especial de comunicacin (TCP/IP) que permite acceder y compartir informacin. o Intranet: red de computadores privados dentro de una institucin que utiliza la tecnologa de Internet para compartir informacin, documentacin y procesos. o Privilegios (o derechos de acceso): derechos y niveles de acceso que tiene un usuario para la utilizacin y manipulacin de los diversos recursos de un sistema. o Usuario: persona que tiene derecho a usar un sistema dentro del mbito del dominio asignado. o Web 2.0: nombre usado para identificar la segunda generacin de Internet que est asociada a la interaccin social y la colaboracin que se logra a partir del uso de diferentes aplicaciones web las redes sociales, canales de videos, wikis, blogs, foros, etc. Los usuarios son contribuyentes activos de los contenidos de las pginas web en vez de ser receptores pasivos de pginas estticas. o Wiki: sitio web cuyas pginas pueden ser editadas por los mltiples usuarios que lo comparten generando as un espacio de trabajo colaborativo. Los aportes pueden ser moderados por el docente.