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Uso de la Intranet/Extranet en Instituciones Educativas

Uso de la Intranet/Extranet en Instituciones Educativas

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Published by: Mariela Castro Kohler on Jul 04, 2011
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Uso de la intranet/extranet en las instituciones educativas
Mariela Castro Kohler  Artículo escrito para la revista pedagógica El País, del Círculo de Docentes Santillana.Lima, diciembre 2010, No.24, pp. 5-8
Introducción
El inicio de la aventura informática en las instituciones educativas tuvo como punto de partida,en la mayoría de los casos, la aplicación de las nuevas tecnologías en el área administrativa.Ante la necesidad de optimizar los procesos y agilizar la disponibilidad de informaciónoportuna, las instituciones educativas mandaron desarrollar o adquirir, según susrequerimientos, aplicaciones tales como registros de alumnos, registros de notas, registros depersonal, sistemas de pensiones, de libretas y contables entre otros.Algunos sistemas más sencillos de desarrollaban en hojas de cálculo como Microsoft Excel™o en un administrador de bases de datos como Microsoft Access™ pero para sistemas unpoco más complejos o completos, se contrataban a programadores o empresas especialistasen el desarrollo de sistemas de gestión. Esto debido a la necesidad de actualizar, relacionar ycruzar información para evitar la redundancia y la existencia de información errónea odesactualizada entre las diversas áreas del colegio.Si bien la mayoría de la información que gestiona una institución educativa es privada yconfidencial, con la aparición de las redes de comunicación e Internet, se abrió la oportunidadde poder compartir información seleccionada con el mundo exterior.Es así como las instituciones educativas empiezan a desarrollar y publicar su sitio webinstitucional como medio promocional y de comunicación para la comunidad educativa -padres, alumnos, profesores, ex-alumnos - pero también para otras instituciones ypotenciales padres de familia.Los sitios web más simples son los de contenido estático que publican mayormente los datospúblicos de la escuela como descripción, ubicación, datos de contacto, etc., acompañadas defotos u otros recursos que la hagan atractiva a la vista. Un sitio web de esta naturaleza esmayormente una herramienta informativa y de promoción.Sin embargo, y cada vez con mayor frecuencia, las páginas web se están convirtiendo enentornos dinámicos de gestión de información. Además de los contenidos estáticos, diversasescuelas optan por publicar agendas de eventos, el calendario escolar, horarios, laprogramación de tareas, anuncios o mensaje importantes entre otros.Para ello se necesita que el sitio web se integre con una base de datos centralizada y queprovea el acceso inmediato y oportuno a la información para ser leída o actualizada. Esteacceso se logra a través de interfases que permitan acceder a los registros para actualizar losdiversos campos y luego mostrarlos a través de una página en el sitio web para ser consultados.
 
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Si este acceso se da sólo a nivel local y privado, entre los usuarios directos de la institucióneducativa, llámese directivos, personal administrativo, docentes y alumnos, entonces estamoshablando de una
Intranet
. Para controlar los privilegios de acceso a las diversas páginas quecontienen información se utiliza una estructura de dominios, nombres de usuario ycontraseñas. Así por ejemplo, un alumno sólo puede ver sus propias notas o tareas, undocente sólo puede dejar tareas para sus clases, un padre de familia sólo ve la informaciónde sus hijos, un administrativo sólo accede a las páginas de trabajo autorizadas y el Director tiene acceso a todo nivel y a toda la información, pero todos comparten el acceso al áreapública.Implementar un sistema de Intranet/Extranet en una institución educativa brinda variasventajas. Entre ellas:1. Acceso a información en tiempo real, 24 horas al día.2. Mejor comunicación con todos los usuarios y la comunidad educativa.3. Facilidad para publicar y compartir información, conocimientos y documentación en unambiente controlado.4. Reducción de costos de impresión y de licencias de programas o aplicaciones(
software
).5. Interfase común y personalizable para los usuarios de modo que tengan acceso sólo alos contenidos autorizados y de su interés.
Figura 1
Acceso PúblicoAcceso SeguroDirectivos ydocentesAlumnosPadres de familiaPersonaladministrativoPúblico enGeneral
 
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Muchas instituciones educativas trasladan los sistemas informáticos que actualmente usan auna plataforma de
Intranet administrativa
cuando desean facilitar el acceso a todos losusuarios locales sin la necesidad de instalar programas en los diversos computadores quetengan en la escuela.Ya que la Intranet utiliza la tecnología de Internet, entonces se garantiza el acceso desdecualquier punto que tenga una conexión. Para tal fin, la institución educativa debe contar unservidor que almacene la base de datos y todas las páginas de la Intranet, y que tengaconexión a red y acceso a Internet permanente.Cuando este acceso se extiende a otros usuarios fuera del entorno local, de tal manera queellos también puedan realizar ciertas transacciones y compartir información en forma segura,estamos hablando entonces de una
Extranet
. Por ejemplo, el padre de familia puede realizar la matrícula en línea, pagar las pensiones, realizar reservas para algún evento, suscribirse aalguna publicación y actualizar sus datos; personas en busca de una vacante escolar olaboral pueden registrarse en el sistema para ser convocados a una entrevista; los alumnospueden enviar sus trabajos desde su casa o cualquier localidad geográfica en laque estén.otros.Además de la naturaleza administrativa de este tipo de plataforma, hoy en día, y cada vezcon mayor frecuencia, las instituciones educativas también están adoptando una plataformaeducativa en línea o
Intranet académica
.Este tipo de plataforma educativa se puede implementar simplemente como un portal deacceso controlado al repositorio de contenidos y recursos, alimentado por los docentes y dedonde los alumnos pueden consultar o descargar los archivos para su uso.Con el advenimiento de la Web 2.0, aparecen las plataformas de
e-learning 
como en
Moodle™, Dokeos™, Claroline™
entre otras
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. Además de permitir crear una estructura paraorganizar los recursos y contenidos curriculares para cada clase o materia según la líneapedagógica de la institución, también cuentan con herramientas 2.0 como foros,
chat 
,
blogs
,
wikis
, servicio de mensajería, exámenes en línea, registro de tareas y calificaciones,seguimiento del progreso, entre otros, haciendo de ellas unas plataformas integradas, muycompletas y dinámicas.
Estructura para diseñar una Intranet/Extranet
Ahora que sabemos que una Intranet/Extranet está diseñada para el uso de todos losmiembros de una institución o comunidad educativa, debemos asegurarnos que esta funcionecomo un mecanismo integrador para los usuarios, procesos e información dentro de la misma(ver 
Figura 2 
)
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Existen plataformas gratuitas, como las arriba mencionadas, para ser descargadas desde Internet y otras que cobran por suscripción por curso o anual.

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