Oracle Workflow

TM

Hoy en da, los procesos de negocios requieren procesar y dirigir numerosos tipos de informacin a mltiples personas con base en reglas de negocios dinmicas. Oracle Workflow procesa y enruta automticamente informacin de cualquier tipo, segn normas de negocios que pueden modificarse fcilmente, a cualquier persona dentro o fuera de su empresa. Oracle Workflow forma parte de Oracle Applications, un conjunto integrado de soluciones de negocios diseadas para facilitar el mejoramiento continuo de procesos de empresas para las que el tiempo es vital.
Toda la informacin

Con tanta informacin disponible, y de formas tan distintas, cmo se hace llegar la informacin apropiada a la gente correcta en el momento oportuno?. Oracle Workflow le permite a usted ofrecer a cada persona que participa en un proceso de negocios basado en flujos de trabajo toda la informacin que necesita para actuar correctamente. Release 10SC Attachments permite que usted recopile informacin de todos los medios- hojas de clculo, imgenes, audio y video y la asocie a informacin de flujo de trabajo en Oracle Applications. Oracle Workflow puede enrutar esta informacin de soporte a cada responsable de tomar decisiones en su flujo de trabajo.
Todas las reglas

Resulta vital que usted est en capacidad de adaptar rpidamente sus procesos de negocios a un ambiente de cambios acelerados. Oracle Workflow le permite modelar y mantener sus procesos de negocios utilizando un creador de flujos de trabajo grficos. A diferencia de los sistemas que simplemente enrutan documentos de un usuario a otro tras obtener ciertas autorizaciones, Oracle Workflow ayuda a modelar y automatizar procesos de negocios sofisticados. Usted podr definir procesos que formen circuitos o se ramifiquen a otros flujos paralelos y luego se descompongan en subflujos y ms. Con Oracle Workflow, usted percibir todo el poder de PL/SQL, el lenguaje del servidor Oracle7 que procesa automticamente informacin segn inclusive las reglas de negocios ms sofisticadas.
Todas las personas

Sus procesos de negocios comprenden no slo usuarios de Oracle Applications, sino otros dentro de su empresa e inclusive clientes, proveedores y socios de negocios que son externos a su compaa. Oracle Workflow extiende el alcance de la automatizacin de los procesos de negocios a toda la empresa e incluso ms all para incluir a los usuarios de E-mail o de la Web. Oracle Workflow permite a la gente recibir, analizar y responder a notificaciones de asuntos que requieren su atencin por medio de Oracle Applications o cualquier sistema de correo electrnico o navegador de Web.

Oracle Workflow Builder muestra el proceso de aprobacin de requisiciones

Workflow Builder

El creador de flujos de trabajo grficos de Oracle Workflow le permite crear, ver o modificar un proceso de negocios con simples operaciones de arrastrar y soltar. Con el Builder, usted podr crear y modificar objetos de flujo de trabajo reutilizables, tales como actividades, reglas, mensajes y usuarios. En cualquier momento, usted podr agregar, eliminar o cambiar actividades del flujo de trabajo o fijar nuevas relaciones prelatorias entre actividades. Usted podr fcilmente trabajar con un modelo resumido de su flujo de trabajo y expandir las actividades de ste segn sea necesario a niveles mayores de detalle. Y usted podr operar su creador de flujos de trabajo grficos desde un PC o inclusive una laptop desconectada. Oracle Workflow viene completo, con una librera de actividades y plantillas de flujos de trabajo predefinidas de Oracle Applications que usted puede adaptar a sus requerimientos particulares o incorporar a cualquiera de sus propios flujos de trabajo.
Motor de flujos de trabajo basado en reglas

El motor de flujos de trabajo del servidor Oracle 7 monitorea los estados de dichos flujos y coordina el enrutamiento de las actividades de un proceso. Al motor se le indican mediante un PL/SQL API los cambios del estado de los flujos de trabajo, tales como la finalizacin de las actividades. Basado en reglas flexibles, el motor determina cules actividades renen las condiciones para ser procesadas y luego las procesa. El motor de flujos de trabajo de Oracle soporta reglas sofisticadas , tales como looping, ramificacin, flujos paralelos y subflujos.
Capacidad total de extensin

Oracle Workflow le permite definir y referenciar sus propias actividades en sus flujos de trabajo. Sin modificar ningn cdigo de Oracle Applications, usted puede hacer ejecutar su propia actividad cada vez que Oracle Workflow detecte que estn satisfechos los requi-

sitos de su actividad. Esta capacidad poderosa le permitir a usted agregar cualquier cantidad de otras actividades de procesamiento y notificacin de negocios a cualquier flujo de trabajo.
Notificaciones electrnicas

Oracle Workflow le permite a usted notificar a los usuarios de sus flujos de trabajo que deben manejar actividades que no pueden automatizarse, tales como aprobaciones de requisiciones u rdenes de compra. Las notificaciones electrnicas pueden enrutarse a usuarios individuales o clases de usuarios (roles). Cada notificacin contiene toda la informacin de soporte que un usuario necesita para tomar una decisin y le permite escoger entre diversas respuestas adecuadas. Oracle Workflow interpreta cada respuesta y luego contina procesando actividades de flujo de trabajo hasta que se requiera otra respuesta del usuario o se complete el flujo de trabajo. Cualquier usuario identificado con un rol en particular puede actuar en relacin con una notificacin enrutada a dicho rol. Despus de que cualquiera de los miembros del rol responde a la notificacin, el proceso del flujo de trabajo prosigue a la siguiente actividad. Los usuarios de Oracle Workflow pueden revisar, analizar y responder a sus notificaciones de tres maneras. Los usuarios regulares de Oracle Applications pueden usar un formulario comn de notificaciones en Oracle Applications. Para aquellas personas que no usan regularmente Oracle Applications, o que no tienen acceso fcil, Oracle Workflow tambin enva notificaciones por cualquier sistema estndar de correo electrnico o navegador de Web.
Bandeja de entrada personal

Los usuarios regulares de Oracle Applications pueden revisar, analizar y responder a notificaciones pendientes en un formulario comn de Notificaciones, o Bandeja de entrada personal". Los usuarios pueden revisar la informacin de soporte, especificar una respuesta adecuada o enviar la notificacin a otro usuario. La informacin de soporte y las respuestas apropiadas dependen del contexto, determinado por la naturaleza de la notificacin.

Bandeja de entrada personal

Integracin de correo electrnico

Las personas que no emplean regularmente Oracle Applications, o que no poseen fcil acceso, podrn revisar notificaciones utilizando cualquier aplicacin de correo electrnico. Una notificacin de correo electrnico puede incluir un anexo HTML que abre un navegador estndar de Web desde el cual el usuario puede revisar la informacin de soporte y responder a la notificacin.

Anexo HTML a una notificacin de correo electrnico

Flujos de trabajo activados por Internet

Cualquier usuario con acceso a un navegador de la Web puede incluirse tambin en un flujo de trabajo. Los usuarios de la Web pueden lograr acceso a una pgina Web preconfigurada para ver sus notificaciones pendientes y luego navegar por otras pginas dinmicas, a fin de revisar informacin o responder a la notificacin.

Pgina Web que muestra notificaciones pendientes

Monitoreo grfico y anlisis de desempeo

Oracle Workflow ofrece herramientas grficas de monitoreo y anlisis de desempeo que pueden ayudarle a entender el comportamiento de sus flujos de trabajo. Usted podr identificar cuellos de botella y registrar las mejoras de los elementos mviles, tales como rdenes de compra, rdenes de venta y facturas, a travs de sus sistemas de transacciones. Con Oracle Workflow, usted podr disponer de toda la informacin que desee para brindar soporte al mejoramiento continuo de los procesos de negocios.

Monitoreo de flujo de trabajo

Facilidad para habilitar aplicaciones mediante flujos de trabajo

Oracle Workflow es la tecnologa que se emplea para habilitar Aplicaciones Oracle por medio de flujos de trabajo. La arquitectura flexible de Oracle Workflow le permite a usted activar fcilmente mediante un flujo de trabajo cualquier aplicacin Oracle. Por medio de una simple llamada PL/SQL, la aplicacin puede notificar a Oracle Workflow que se han ejecutado ciertas actividades predefinidas. Y Oracle Workflow puede llamar las funciones PL/SQL de cualquier aplicacin como actividades en un proceso del flujo de trabajo.
Requerimientos de hardware y software

El motor de Oracle Workflow corre en todas las plataformas de servidores que soporta Oracle Applications. El creador de flujos de trabajo grficos de Oracle Workflow requiere Windows 95 Windows NT. Por su parte, el formulario comn de notificaciones de Oracle Applications requiere una configuracin Oracle Applications SmartClient. El componente de notificaciones enviadas por correo electrnico requiere Oracle Office, UNIX Sendmail o una aplicacin de correo que cumpla con MAPI y una plataforma que soporte una de estas aplicaciones; el soporte de anexos HTLM requiere una aplicacin de correo electrnico que admina anexos. Las notificaciones y los componentes de monitoreo de la Web requieren Oracle WebServer y un navegador de la Web compatible con JavaScript, Frams y Java.

Caractersticas clave

Creador de flujos de trabajo grficos

Delegacin de actividades costosas a motores posteriores para optimizar Ingreso, edicin y visualizacin de el tiempo rpido de respuesta definiciones de procesos de negocios Independencia de los datos de Oracle Funciones grficas de arrastrar y soltar Applications Apertura de hojas de propiedades API sencillo para sealizacin de Iconos de actividades definidas por usuarios cambios en el estado de la aplicacin Disposicin de pantalla configurable API sencillo para soporte de datos de por el usuario aplicaciones Definiciones de actividades y procesos Plantillas predefinidas de procesos de flujos de trabajo reutilizables Actividades predefinidas de flujos de trabajo Soporte para subprocesos Integracin con modelo organizativo de Movilidad de definiciones de procesos HMRS o con el modelo de eleccin entre archivos de base de datos y planos Versin y fecha de entrada en vigencia Soporte nativo para usuarios y de las definiciones de procesos roles Uso de actividades preconfiguradas de Mltiples idiomas Oracle Applications
Notificaciones electrnicas

Adicin de actividades Mltiples idiomas Funciona desde PC o laptop desconectada

Motor de flujo de trabajo

Ejecucin de las definiciones de procesos en tiempo de corrida por parte del motor del servidor Incorporado al servidor Oracle7 Ejecucin de funciones PL/SQL como actividades Soporte de actividades manuales y automatizadas Procesamiento timeout Soporte de ramificaciones y condiciones de unin, a saber:
Ramificacin condicional Ramificacin de division paralela Unin Y Unin O Condiciones personalizadas de unin

Emisin de notificaciones y procesamiento de respuestas de los usuarios Notificaciones mediante bandeja de entrada de Oracle Applications, correo electrnico o la Web Link desde bandeja de entrada de Oracle Applications a formularios de Oracle Applications. Notificaciones de correo electrnico con anexos HTML Envo de notificaciones a usuarios o a roles responsables de las actividades Texto de notificacin parametrizado dependiente del contexto Formularios de notificacin de correo electrnico basado en plantillas definidas por los usuarios Envo de notificaciones Aplicacin de fechas de vencimiento Anexos de multimedia Mltiples idiomas

Looping reinicia el proceso en el loop point Activacin de los flujos de trabajo para manejo de errores en caso de error Soporte para aborto, suspensin y reanudacin de un proceso

Monitoreo grfico y anlisis de desempeo

Oracle Corporation World Headquarters 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA 94065 USA Worldwide Inquiries: 415.506.7000 Fax 415.506.7200 http://www.oracle.com To offer our customers the most complete and effective information management solutions, Oracle Corporation offers its products, along with support, education, and consulting, in more than 90 countries Features shown may not correspond exactly to the released product. Oracle is a registered trademark, and Enabling the Information Age, Oracle Applications, Oracle Office, and Oracle Workflow are trademarks of Oracle Corporation. All other company and product names mentioned are used for identification purposes only, and may be trademarks of their respective owners. Copyright Oracle Corporation 1997 All Rights Reserved

Monitor de flujos de trabajos grficos basados en la Web muestra y administra procesos y actividades Monitoreo de procesos y actividades con formularios y reportes estndares Registro de informacin en tablas histricas para los flujos de trabajos terminados Creacin de reportes personalizados en la tabla histrica

Arquitectura abierta y expandible

Uso de APIs abiertos para extraccin e importacin de datos Posibilidad de usar fuentes de datos externas distintas a Oracle, tales como sistemas heredados