Mendesain dan Memprogram Aplikasi Akuntansi (General Ledger) dengan FoxBASE

(Bagian 1)
Pendahuluan. Akuntansi dapat dianggap sebagai 'bahasa' bagi sebuah perusahaan. Dengan akuntansi berbagai pihak yang bekepentingan terhadap sebuah perusahaan tertentu, guna menilai posisi keuangan dan kemampuan perusahaan tersebut, akan menggunakan laporanlaporan keuangan yang dihasilkan oleh aplikasi akuntansi tersebut sebagai sarananya. Dalam peristilahan aplikasi komputer, akuntansi (umum) tersebut lazim dikenal sebagai aplikasi GL atau General Ledger. Aplikasi akuntansi, atau GL, tersebut merupakan aplikasi utama yang biasanya menempati prioritas utama dalam penyelenggaraan administrasi sebuah perusahaan, selain aplikasi-aplikasi lain, seperti aplikasi persediaan (stok), penggajian (payroll), aktiva ettap (fixed assets), serta aplikasi akuntansi biaya (cost accounting) yang terdapat dalam perusahaan industri. Sebagai sebuah aplikasi utama, maka aplikasi Akuntansi merupakan aplikasi yang paling banyak dibutuhkan oleh perusahaan, dalam rangka membantu perusahaan tersebut mengelola proses pengolahan data keuangan perusahaan yang bersangkutan. Saat ini, aplikasi akuntansi tersebut selain yang dibuat secara khusus (taylor made) untuk sebuah perusahaan tertentu, sudah cukup banyak program aplikasi tersebut yang dikemas secara paket (package program). Secara umum, aplikasi akuntansi, atau GL, tersebut akan terdiri dari urutan proses sebagai berikut: 1. Pembentukan tata perkiraan (chart of accounts), yang memuat informasi nomorperkiraan, kelompok perkiraan, nama perkiraan, serta saldo-awal perkiraan yang bersangkutan. 2. Pemasukan data-data mutasi keuangan, yang dikenal dengan masukan Journal Voucher. Pada umumnya, setiap entries jurnal tersebut harus balance antara mutasi debet dan kreditnya. Biasanya pula, pemaskannya dilakukan secara 'double entries', atau masukan secara berpasangan antara mutasi debet dan kredit. 3. Pemasukan data masukan jurnal mutasi keuangan tersebut akan di-posting secara otomatis, sehingga laporan-laporan keuangan sudah bisa segera dihasilkan, sebaik pemasukan data tersebut usai dilakukan.

4. Laporan-laporan keuangan yang dihasilkan biasanya terdiri dari laporan-laporan Neraca (balance sheet), Laba/Rugi (income statements), Neraca Percobaan (trial balance) dan Buku Besar (ledger). Penyelenggaraan pengolahan akuntansi secara manual. Pada penyelenggaraan pengolahan data akuntansi secara manual, maka sejumlah aktivitas dan persiapan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Tiap-tiap pos akan memiliki nomor-perkiraan, yang diatur berdasarkan kebutuhan perusahaan tersebut. Dengan demikian selalu terdapat perbedaan mengenai tatacara pembentukan daftar pos perkiraan tersebut antara perusahaan tertentu dengan yang lain. Namun demikian, pengelompokan pokok yang selalu memiliki kesamaan adalah, bahwa akan terdiri kelompok-kelompok perkiraan: Aktiva Passiva Laba/Rugi. Pos-pos perkiraan Aktiva dan Passiva akan menjadi komponen utama dari laporan Neraca, yang akan membandingkan antara posisi Aktiva dan Passivanya. Pos-pos Aktiva akan terdiri dari Aktiva Lancar, Aktiva Tetap, dan Aktiva Lain-lain. Pos-pos Passiva terdiri dari dua kelompok besar, yaitu pos Hutang dan Modal. Pos Hutang akan terdiri dari pos-pos Hutang jangka Pendek, Hutang jangka panjang, dan hutang lain-lain. Sementara pos Modal akan terdiri dari pos Modal dan Laba/Rugi tahun lalu dan tahun berjalan. Pos Laba/Rugi akan terdiri pos-pos Pendapatan dan Biaya. Pembandingan antara dua kelompok pos ini akan menghasilkan informasi tentang Laba atau Rugi. Jika laporan Neraca merupakan laporan tentang posisi keuangan perusahaan pada suatu tanggal tertentu, maka laporan Laba/Rugi mencerminkan kemampuan perusahaan tersebut dalam mencapai tujuan usahanya, selama suatu periode tertentu yang berakhir sampai dengan suatu tanggal tertentu. Tiap-tiap pos perkiraan memiliki identitasnya sendiri, yang disebut dengan istilah Nomor Perkiraan atau Account No. daftar perkiraan itu sendiri disebut Chart-of-Accounts. Identitas berupa nomor-perkirana tersebut adalah untuk mempermudah penulisan transaksinya, yang akan menyatakan pada pos-pos manakah suatu transaksi tersebut dicatat dan dibebankan. Selain nomor-perkiraan, maka tiap pos juga memiliki nama-perkiraannya. Penggunaan nama perkiraan sangat membantu dalam pemrosesan akuntansi secara manual, mengingat petugas akan lebih mudah mengingatnya. Nomor perkiraan akan membantu dalam menyusun sistematika susunan pos-pos perkiraan akuntansi perusahaan yang bersangkutan.

Masing-masing pos perkiraan tersebut akan memiliki kartu buku besarnya sendiri-sendiri, yang akan mencatat saldo-awal, mutasi-mutasi, serta saldo akhir pos-pos yang bersangkutan. 2. Setiap transaksi keuangan perusahaan akan dicatat didalam buku harian kas, guna mempertanggungjawabkan aliran keluar dan masuknya keuangan perusahaan tersebut. Masing-masing transaksi tersebut harus disertai dengan bukti-bukti transaksi, serta dibuatkan lembar-lembar Jurnal Vouchernya, sehingga jelas sekali pada pos manakah transaksi tersebut di-debet atau di-kreditkan. Itulah sebabnya, pada setiap lembar Jurnal Voucher tersebut harus tertera nomor-perkiraan sebagai penanggungjawab atas transaksi keuangan tadi. Biasanya akan dilakukan pembedaan dalam hal jenis transaksinya. Ada transaksi pengeluaran uang, penerimaan, serta transaksi pemindahbukuan, di mana yang terakhir ini sama sekali tidak terjadi gerakan perpindahan secara fisik daripada uang. Yang terjadi hanyalah perpindahan pertanggungjawaban dari pos perkiraan yang satu ke pos perkiraan yang lain. Transaksi pemindahbukuan tersebut lazim dikenal dengan sebutan Jurnal Memorial, atau Memo saja. 3. Tiap penyebutan suatu nomor perkiraan pada sebuah transaksi keuangan harus dilakukan pencatatannya pada masing-masing kartu buku besar perkiraan. Sebuah transaksi keuangan setidaknya akan melibatkan sebuah pos untuk mencatat mutasi debet, dan sebuah lagi untuk mutasi kredit. Bisa terjadi lebih dari itu, misalnya akan melibatkan beberapa pos sekaligus, untuk mutasi-mutasi debet maupun kreditnya. Nilai-nilai mutasi debet harus sama besarnya dengan mutasi-mutasi kredit, yang dikenal dengan sebutan 'balance'. Petugas akan mengambil kartu-kartu ledger dari masing-masing pos perkiraan tersebut guna dipakai untuk mencatat mutasi-mutasi tadi, dan mencatat pada kolom-kolom debet atau kredit, sesuai dengan jenis transaksinya. Setiap kali usai mencatat transaksi tadi selalu akan dihitung pula saldonya, yang dimaksudkan agar tak harus menghitung secara kumulatif di akhir periode. 4. Pada akhir periode, petugas akan mengambil seluruh kartu buku besar perkiraan tadi, dan mengambil data-data saldonya, untuk disiapkan pada lembar kerja (worksheet). Dari lembar kerja tersebut akan dipisahkan antara pos-pos untuk keperluan laporan Neraca dan untuk laporan Laba/Rugi. Pemisahan tersebut digunakan untuk proses pembuatan laporan keuangan tadi. Biasanya, yang dibuat terlebih dahulu adalah laporan Neraca Percobaan, yang akan menghitung segenap saldo debet serta segenap saldo kredit dari seluruh perkiraan. Yang hendak dilihat dari laporan ini adalah apakah antara saldo debet dan saldo kredit tersebut sudah seimbang, atau 'balance'. Jika tidak balance, maka sudah dapat dipastikan telah terjadi kesalahan dalam pemasukan dan pencatatan data-data transaksi keuangannya pada buku besar (ledger) sebelumnya. Untuk itu harus dilakukan pemeriksaan kembali, apakah 'posting' sudah dilakukan secara benar atau tidak. Tentu saja, harus dilakukan

pemeriksaan mulai dari buku catatan awal, penulisan kembali di jurnal voucher, serta bukti-bukti transaksinya. Jika sudah balance, maka proses pembuatan laporan selanjutnya sudah bisa dilakukan. Meski demikian, belum menjamin apakah laporan keuangan yang dihasilkan nanti sudah benar. Sebab, kadang-kadang telah terjadi kesalahan penempatan atas nomor perkiraan yang akan menjadi penanggungjawab sebuah transaksi. Laporan berikutnya yang akan dibuat adalah laporan Laba/Rugi. Di sini perkiraanperkiraan pendapatan akan dibandingkan dengan perkiraan-perkiraan Biaya, untuk memperoleh selisihnya. Jika pos Pendapatan lebih besar dibanding perkiraan Biaya, maka dilaporkan bahwa perusahaan memperoleh laba. namun jika sebaliknya, disebut rugi. Hasilnya tadi, Laba atau Rugi, disebut sebagai pos perkiraan Laba/Rugi tahun berjalan. Pos ini akan digabungkan dengan pos-pos Neraca, untuk menghasilkan laporan Neraca. Pos laba/Rugi tahun berjalan (dan tahun lalu) akan ditempatkan pada pos perkiraan Modal di sisi Passiva, bersama-sama dengan pos-pos Hutang. Jumlah saldo seluruh pos Aktiva harus seimbang dengan pos Passiva yang terdiri dari Hutang dan Modal (yang sudah dilengkapi dengan pos Laba/Rugi tahun berjalan). Jika sudah seimbang, maka laporan Neraca tersebut sudah dianggap benar. Tetapi jika tidak, maka sudah dapat dipastikan bahwa ada kesalahan dalam pengolahan datanya. Maka pencarian atas kesalahan tersebut harus dilakukan, karena laporan keuangan jelas tak boleh salah, bukan? Catatan. Rubrik ini akan menjadi sajian berseri, di mana akan disajikan bagaimana proses perancangan aplikasi akuntansi ini dilakukan, dengan sedikit banyak mencoba belajar mengenai dasar-dasar akuntansi sebagai dasar dari perancangan aplikasi tersebut. Selanjutnya, akan diuraikan pula mengenai pembuatan program atas aplikasi ini. Bahasa yang dipilih adalah FoxBASE+. Diharapkan, sampai dengan akhir artikel di rubrik ini telah membuat para peminat artikel ini bisa membuat program akuntansi yang sederhana, namun sudah baku. Penyempurnaan dan pengembangan lebih lanjut akan tergantung kepada lingkup aplikasi akuntansi yang akan diterapkan, serta kemampuan memahami dasar-dasar program akuntansi ini. Yang jelas, artikel akuntansi ini pasti ada gunanya disimak. (edi purwono)