INSTITUTO TECNOLGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CALKINI EN EL ESTADO DE CAMPECHE

Funcin administrativa 1 Prof.: Lic. Mara Eugenia Lpez Ponce

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Alumno: Miguel ngel Coll Canche

2 semestre

GRUPO: B

12/JUNIO/2011

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NDICE
MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: _____________________________________________________________ 3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES: _____________________________________________ 4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: ________________ 5
Ventajas: ____________________________________________________________________ 5 Desventajas: __________________________________________________________________ 6

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: __________________________ 7

POR SU CONTENIDO: ___________________________________________________________ 7
POR SU FUNCIN ESPECFICA: ________________________________________________ 8

OTRA CLASIFICACIN ___________________________________________________________ 9

General:__________________________________________________________________________ 9 Especfico: _______________________________________________________________________ 10

CRITERIOS METODOLGICOS PARA EL DIAGNSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS _______________________________________________________ 12

REQUISITOS _________________________________________________________________ 12

CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: ______________________________________ 13 BIBLIOGRAFA. __________________________________________________________ 14

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MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTOS:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de Comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Otros Conceptos: "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce. "El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo". Graham Kellog. "Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R. "Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin administrativa. Antecedentes. El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los aos de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

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OBJETIVOS DE LOS MANUALES:

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin de las polticas, decisiones yestrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especializacindel manual, podemos mencionar los siguientes objetivos: Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Facilitar el reclutamiento de personal (manual de organizacin). Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin (manual de procedimientos). Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos). Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de polticas). Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Facilitar la descentralizacin, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones (manual de polticas). Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, losprocedimientos, las funciones, las normas, etc. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs deltiempo. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, elseguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

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Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitarun manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manualy conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de lasoperaciones. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales,cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

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CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y

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organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.

POR SU FUNCINESPECFICA:

Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de esteapartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y prontasolucin.La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingenieraindustrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones defabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definirel alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectansus actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinasde informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas,procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco dereferencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financierasen todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin debienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad.Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en estaactividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica deldepartamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal,manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera. Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito deprocedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes quepuede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito ycobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicarlas actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Losmanuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y

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seleccin,administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacionaldeterminada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativaresponsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado enesa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referenciay ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, losprocesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados queun manual de procedimientos.El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy pococonocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento"explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitirsu seal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccin ycomenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambinutiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin paracomprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario.

OTRA CLASIFICACIN
Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a lasnecesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; puedenelaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

General:Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a

los siguientesmanuales: Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacinorganizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal ydefiniendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin,contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en unorganismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud dela direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneasde gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo acondiciones generales.

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Especfico:
Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de un rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento yseleccin personal en una organizacin. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refierea la auditoria interna en forma particular. Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", perode una rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto acuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones,etc. Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar losprocedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar lasoportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos acaja, pago a proveedores, etc. Manual de polticas o de organizacin, o de un manual de personal: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestosy la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua,los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos dela empresa. Generalmente contienen grficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas delmite de autoridad, etctera. C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organizacin se usan donde sedesea una descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organizacin, los cuales seacompaan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos manuales en atencin ala funcin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con losdems". Un manual de polticas pone por escrito las polticas de una empresa. Una poltica esuna gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales hande realizarse las actividades. Conocer las polticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual sebasan todas las acciones. Poltica no es otra cosa que una actitud de la direccin.Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la lnea deorganizacin si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. Las polticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin. Laspolticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personaldirectivo puede

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obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general,segn convenga a las condiciones locales. Kellog hace notar que los manuales de poltica muchas veces incluyen una declaracinde objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una poltica; por ejemplo: Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede habermanuales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc., o unosobre polticas generales. El manual de procedimientos presenta sistemas tcnicas especficas seala elprocedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o decualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden clasificarseen manuales de procedimiento de oficina y de fbrica.

Tambin puede referirse en: 1.A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina di contabilidad. 2.A prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de operacin detodo un departamento. 3.A prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manualesprocedimiento comerciales, de produccin, financieras, etctera.Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que seala laspolticas y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con ilustraciones abase de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que seemplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o coninstrucciones para su llenado. De poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempola organizacin y las normas bsicas no son, cuando menos, medianamente firmes ycomprensibles.

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CRITERIOS METODOLGICOS PARA EL DIAGNSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Con el propsito de estandarizar y unificar los criterios bsicos para el anlisis de losprocedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organizacin.Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentacin que se genereen esta materia as como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnstico del procedimiento. A travs del establecimiento de estos requerimientos mnimos de informacin, se estaren posibilidades de emitir juicios y dictmenes que orienten a las unidadesadministrativas en lo referente a la instrumentacin y aplicacin de las medidas demejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.

REQUISITOS
Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema Que tenga una diagramacin clara y que su redaccin sea sencillo que exista orden, esttica y claridad en su elaboracin. Que su uso sea racional y que se actu con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rgido en su aplicacin) Que estn siempre actualizadas Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su uso eficiente de los manuales (es importante la instruccin en el manejo e interpretacin de los manuales)

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CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES:

Manual de organizacin: 1.- Identificacin. 2.- ndice 3.- Introduccin 3.1.- Objetivo del manual. 3.2.- mbito de aplicacin. 3.3.- Autoridad 3.4.- Como usar el manual. 4.- Directorio. 5.- Antecedentes Histricos. 6.- Base legal (en caso de organismo pblico). 7.- Organigrama. 8.- Estructura funcional. 9.- Objetivos de cada unidad orgnica. Manual de procedimientos: 1.- ndice. 2.- Introduccin 2.1.- Objetivos del manual. 2.2.- Alcance. 2.3.- Como usar el manual. 2.4.- Revisiones y Recomendaciones. 3.- Organigrama. 3.1.- Interpretacin de la estructura orgnica. -Sistemas de organizacin (lnea, funcional, etc.) -Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.). -Amplitud de la descentralizacin y centralizacin. -Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora. 4.- Grficas. 4.1.- Diagramas de flujo. 5.- Estructura procedimental. 5.1.- Descripcin narrativa de los procedimientos. 6.- Formas. 6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseadas). 6.3.-Instructivosde las formas

empleadas.

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BIBLIOGRAFA.

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministr ativos/

http://WWW.MONOGRAFIAS.COM/MANULES ADMINISTRATIVOY BURORACIA http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/jamador@multivisionhn.net

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