Google Apps Edisi Pendidikan ditinjau dari Database Management System (DBMS)

Google Apps berjalan diatas multitenant, lingkungan yang terdistribusi. Daripada memisahkan masing-masing data pelanggan dalam 1 (satu) atau lebih mesin, data dari Google Apps dari semua pelanggan Google di-distribusikan diantara shared infrastucture yang dimiliki Google dan berlokasi di data center yang sangat banyak. Google Apps menggunakan distributed file system yang didesain untuk meletakkan data yang sangat besar dalam banyak komputer. Data yang telah terstruktur kemudian ditaruh ke dalam database terdistribusi yang sangat besar yang dibangun diatas sistem file. Data kemudian di-potong dan direplikasi pada sistem yang banyak. Data yang telah dipotong diberi nama file acak dan tidak ditaruh dalam keadaan clear text sehingga tidak bisa dibaca oleh manusia(Sanjay Ghemawat, 2003). Layer pada Google Apps mengharuskan bahwa permintaan yang datang dari komponen yang lain haruslah diautentifikasi dan di-otorisasi. Autentifikasi service to service dilakukan berdasarkan protokol keamanan yang bergantung pada sistem Google. Diantarnya adalah kebijakan ACL (Access Control List)

Data yang telah dihapus Setelah user atau Google Apps administrator menghapus pesan, account, user atau domain dan mengkonfirmasi penghapusan tsb (misal mengosongkan tempat sampah), maka data tersebut akan hilang dan tidak akan bisa diakses lagi oleh user tersebut. Link data ke Server Replikasi Google akan dihilangkan, lalu data yg telah dihapus tersebut akan ditimpa oleh data pelanggan yang lain.

Pembuangan Media Ketika telah diberhentikan dari sistem Google, disk yang memuat data pelanggan akan melalui fase penghancuran data sebelum meninggalkan lokasi Google. Langkah pertama yang dilakukan yaitu : 1. Data akan dihapus scr logical oleh personel yang berwenang. Penghapusan terdiri dari full write dengan 0x00 kemudian diikuti dengan full read dari disk untuk menjamin bahwa disk telah kosong 2. Lalu personel yang berwenang lainnya akan mengecek apakah disk telah benar-benar kosong. 3. Lalu, disk yang telah dihapus akan menuju inventory dan disapkan untuk reuse dan redeployment.

Google Apps Edisi Pendidikan ditinjau dari Network Infrastructure

Google Apps (Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Groups, dll) mempunyai karakteristik lingkungan komputasi yang reliable dan alokasi resource yang dinamis. Hal ini memungkinkankan pelanggan untuk mengakses data mereka secara virtual kapan saja dan dimana saja melalui perangkat berbasis internet. Lingkungan komputasi ini biasa disebut cloud memungkinkan CPU, RAM dan Sumber daya penyimpanan digunakan secara bersamasama oleh banyak pelanggan tapi juga tetap aman. Google menyediakan layanan cloud yang handal kaitannya dengan pengalamannya dengan bisnis awalnya (search engine). Pengendalian keamanan yang meng-isolasi data selama diproses di cloud telah dikembangkan dari awal. Keamanan merupakan faktor kunci dari elemen cloud computing seperti penugasan server, data storage dan pemrosesan.

Google Apps Edisi Pendidikan Ditinjau dari Aspek Security

A technology platform schools can trust Google Apps didesain untuk mengamankan data dan menghormati privasi dari tiap data yang ada didalamnya. No advertising to students, faculty, or staff Tidak ada iklan / google adsense di dalam aplikasi Google Apps untuk Pendidikan Better protection for your schools domain. Google sangat concern terhadap faktor keamanan, keandalan dan privacy user, oleh karena itu kebijakan keamanan mereka dapat disimpulkan sbb : Privacy Policy : 1. 2. 3. 4. Konten yang diunggah oleh user adalah milik user dan bukan milik google. Google tidak mengakses konten anda kecuali ada perbaikan atas permintaan user. Google tidak men-share content dan informasi pribadi dari user. Google kadang men-scan content dengan tujuan untuk keamanan.

Sumber daya keamanan Google : 1. SDM : Google diperkuat oleh tim keamaan yang handal yang akan menerapkan kebijakan keamanan Google untuk seluruh layanan-nya 2. Proses : Dalam setiap tahapan pengembangan aplikasi, software ini selalu dites dan diujicoba terlebih dahulu dan juga ada audit external untuk meningkatkan keamanan. 3. Teknologi : Server yang dibangun google telah dilengkapi dengan software yang telah teruji. Data didalamnya juga direplikasi di multiple datacenter untuk menjamin redundancy dan availability.

Security FAQs Ada beberapa pertanyaan penting yang sering dilontarkan kaitannya dengan keamanan data/informasi yang diletakkan di aplikasi awan seperti Google Apps dibawah ini.(google.com,
2010)

1. Siapa yang memiliki data yang telah diletakkan organisasi di Google Apps? Google tidak memiliki data organisasi tersebut, jadi data tersebut tetap milik anda. Google tidak akan men-share data anda tersebut seperti dijelaskan dalam privacy policy. Google akan menyimpan data selama dibutuhkan oleh user. 2. Dimana data organisasi akan disimpan ? Data anda akan disimpan di dalam Googles nework of data centers. Google mempunyai sejumlah data center di seluruh dunia dimana lokasinya dirahasiakan untuk alasan keamana. Cluster komputasi Google dirancang untuk ketahanan dan redundansi yang amat tinggi, menghilangkan potensi kegagalan sedikitpun dan meminimalkan kegagalan perangkat dan resiko lingkungan. Akses masuk ke data center sangat terbatas untuk persone Google yang telah diotorisasi. 3. Apakah data organisasi saya aman dari pelanggan yang lain ? Padahal aplikasi dan datanya ada di server yang sama ? Data anda aman dari pelanggan lain. Pihak yang tidak berhak tidak dapat mengakses data anda. Kompetitor anda tidak dapat mengakses data anda, begitu juga sebaliknya. Semua user accounts diproteksi via virtual lock and keys. Google telah mendapatkan sertifikasi audit SAS 70 Type II . Ini artinya auditor independen telah memeriksa pengendalian proteksi data di Google Apps (termasuk logical security, privacy, data center security,dll) dan menyediakan jaminana yang masuk akal bahwa pengendalian ini telah beroperasi dengan efektif.

4. Apa Artinya Sertifikasi Audit SAS70 Type II ? Auditor Independen telah memberikan sertifikasi kepada Google Apps bahwa aplikasi ini telah lulus uji dalam hal keamanan Adapun aspek yang dinilai dalam sertifikasi ini adalah sbb : Logical Security : menjamin bahwa logical access ke Google Apps hanya dapat dilakukan oleh orang yang berhak. Privacy : menjamin bahwa Google telah mengeimplementasikan kebijakan dan prosedur mengenai privacy dari pelannggan. Data Center Physical Security : menjamin bahwa data center yang mencakup google apps data dan personell telah dilindungi dengan baik. Manajemen Insiden dan Availability : menjamin adanya backup/redundant dan tiap insiden dicatat, direspon dan direkam Change Manajemen : menjamin bahwa pengembangan Google Apps telah melalui testing dan code reviewer independen sebelum di-launch. Organisasi dan Administrasi : menjamin bahwa manajemen telah menyediakan infrastruktur dan mekanisme untuk melacak dan mengkomunikasikan inisiatif dalam perusahaan.

Kesimpulan
Dari uraian dan deskripsi yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat kita tarik beberapa kesimpulan sbb : 1. Implementasi Google Apps sebagai aplikasi pendukung untuk memperkuat bisnis proses organisasi dapat dipertimbangkan sebagai alternatif pengembangan sistem sendiri. 2. Kelebihan Google Apps dibandingkan pengembangan sistem sendiri yaitu : a. Tidak ada Capex ( No Investment on hardware,software, IT Personel,etc). b. Opex lebih kecil. c. Based on usage (pay as you go). d. Fast deploy. 3. Isu Utama saat ini mengenai software as a Service khusunya Google Apps adalah : a. Response time : kendala bandwidth di Indonesia masih mahal b. Throughput : s.d.a c. Availability : Google Apps menjamin uptime s/d 99,9 % d. Reliability : s.d.a e. Security : masih menjadi isu aktual bagi dunia bisnis, tetapi untuk segmen pendidikan tampaknya hal ini sudah tidak menajdi isu utama lagi (apalagi dengan hadirnya Postini yang meng-handle masalah spam, filtering email,dll).

4. Walaupun investasi untuk hardware / infrastruktur bisa sangat turun drastis (dengan catatan b/w internet bisa murah), hal lain yang perlu diperhatikan adalah masalah implementasi dan training SDM supaya dapat memperoleh manfaat yang optimal dari Google Apps.