Adrian MITEA tefan SUDITU

Adrian BNCU Dumitru TNASE

AUDITUL PUBLIC INTERN DE LA FUNCIA DE CONTROL LA FUNCIA DE CONSILIERE N CADRUL ASISTENEI MANAGERIALE

Ministerul Administraiei i Internelor 2005

1

MITEA, ADRIAN Auditul public intern de la funcia de control la funcia de consiliere n cadrul asistenei manageriale / Adrian Mitea, Adrian Bncu, tefan Suditu, Dumitru Tnase. Bucureti: Editura Ministerului Administraiei i Internelor, 2005-07-28 ISBN 973-8307-90.2 I. Mitea, Adrian II. Bncu, Adrian III. Suditu, tefan IV. Tnase, Dumitru 330.101.542

Redactare: Elena CIOPONEA Tehnoredactare: Dumitru VNU Coperta: Carmen TUDORACHE Lavinia DIMA Tiparul: Tipografia Ministerului Administraiei i Internelor
2

SUMAR
CUVNT NAINTE..5 INTRODUCERE ............................................................................................................. 9 CAPITOLUL 1 Unele consideraiuni privind noiunea de audit public intern.............................. 13 1.1. Audit intern sau audit public intern........................................................ 13 1.2. De la controlul financiar intern la auditul intern n Romnia ................. 19 1.3. Managementul schimbrii n auditul public intern. Schimbarea organizaional de la teorie la practic ........................................................ 24 CAPITOLUL 2 Strategia de dezvoltare a auditului public intern de la declaraii de intenie la aplicarea practic ........................................................................................... 35 2.1. Acceptarea aquisului comunitar .................................................................. 36 2.2. Prezentare general.................................................................................... 37 2.2.2. Auditul public intern .................................................................................. 41 CAPITOLUL 3. Elemente de studiu comparat al activitii de audit intern pe plan internaional ........................................................................................................ 47 3.1 Organizarea i reglementarea auditului intern pe plan internaional........... 47 3.2 Evoluia funciei audit intern de la control la consiliere n cadrul asistenei manageriale ....................................................................................... 51 CAOITOLUL 4. Practica auditului intern n Ministerul Administraiei i Internelor....................... 57 4.1. Direcia audit intern: sau auditul intern descentralizat ntr-o organizaie piramidal.................................................................................. 57 4.2. Echipa de audit intern form de lucru adecvat n condiiile concrete ale activitii de audit public intern desfurate ntr-o instituie public.......................................................................................................... 72 4.2.1. Cteva considerente despre managementul grupurilor i munca n echip .................................................................................... 72 4.2.2. Echipa de audit intern n Direcia Audit Intern din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor.................................................. 75 CAPITOLUL 5. Metode i instrumente utilizate n derularea misiunii de audit public intern ....... 80 5.1. Derularea misiunii de audit public intern ..................................................... 80 5.2. Pregtirea misiu nii de audit public intern ................................................. 81 5.3. Intervenia la faa locului (munca de teren) ................................................. 90 5.4. Raportul de audit public intern..................................................................... 96 5.5. Urmrirea recomandrilor ........................................................................... 98 5.6. Supervizarea misiunii de audit public intern................................................ 99 CAPITOLUL 6. Studiu de caz privind derularea unei misiuni de audit public intern ................. 101 Sintez.............................................................................................................. 267 Bibliografie........................................................................................................ 275

CUVNT NAINTE
Introducerea auditului public intern reprezint, fr ndoial, un pas decisiv n evoluia organizaiilor, n special a celor publice, o etap important n introducerea i dezvoltarea managementului performant n instituiile publice, indiferent de obiectul lor de activitate. Organizaiile private, construite pe interesul bine conturat al unui grup de investitori, dispun de suficiente i eficace mijloace de evaluare i asigurare a performanei organizaionale, precum i de intervenie n cazul derapajelor de la obiective. Majoritatea instituiilor publice sunt nc structuri birocratice cu un nivel redus, uneori pn la absen, al feed-back-ului organizaional. n acest context, sunt create condiiile iniiale favorabile ca astfel de organizaii s evolueze n sensul n care existena lor s devin un scop n sine, n ciuda misiunii nobile declarate, de a sluji interesul public. Introducerea auditului marcheaz i schimbarea modalitii de evaluare a organizaiei publice din perspectiva performanei. Iniial, criteriul de apreciere a organizaiilor publice era reprezentat de msura n care acestea deservesc publicul, pe cnd organizaiile private urmresc profitul. Bineneles, cauza deservirii publicului, dincolo de ambiguitile n identificarea beneficiarului i a calitii prestaiei, era n sine mult prea nalt pentru a justifica n principiu orice cheltuieli i a nu mai lsa loc analizelor reale i obiective privind eficiena. Anii 80 aveau s aduc o schimbare semnificativ privind evaluarea performanei managementului organizaiei, n special prin promovarea conceptului de asigurare a calitii, de natur a aduce cu adevrat n prim plan ceteanul, ca beneficiar al serviciilor oferite de instituiile publice, o dat cu responsabilizarea conductorilor acestora pentru resursele ncredinate i modul lor de utilizare. De la nceput, constituirea auditului s-a dorit s reprezinte o contribuie la completarea paletei de mijloace prin care conductorul poate beneficia de o opinie obiectiv i competent privind nivelul de performan
5

atins i riscurile n ndeplinirea obiectivelor asumate, prin utilizarea adecvat i eficient a resurselor puse la dispoziie. Dei declar scopuri generoase, auditul public intern nu a generat un entuziasm deosebit printre manageri. Am putea spune chiar dimpotriv. Aadar, deschiztorii de drum au trebuit s plteasc preul inevitabil al introducerii noului. Nu n puine cazuri, unele de notorietate, auditorul a fost confruntat cu perspectiva sancionrii dup ce a prezentat raportul de audit care releva, inevitabil, i unele aspecte incomode pentru manager. n acest sens, un conductor al unei instituii publice povestea cu satisfacie cum a tranat de la nceput relaia sa cu auditorul intern, explicndu-i acestuia c n organizaia pe care o conduce sunt dou categorii de auditori: auditori care au un loc de munc i auditori care nu-l mai au. Iat cum, n mod practic, curajul, tria i consecvena n opinii devin, cel puin n aceast perioad de nceput, valene definitorii n exercitarea atribuiilor de auditor. Dat fiind faptul c, dup datele de care dispunem, fia postului auditorilor conine prea puine referiri la asemenea caliti, acestea nu vor fi relevante n procesul de selecie; ca urmare, din pcate, trebuie s ne ateptm ca n structurile de audit s existe mai puini auditori veritabili, dect numrul de posturi ncadrate. Totodat, este posibil ca, n urma confruntrii cu propriile limite, unii manageri s ncerce s se apere, fie aducnd n discuie competena auditului, pe motiv c, pentru a putea s evalueze deciziile unui conductor, auditorii ar trebui s fie mai competeni dect acesta, fie depreciind valoarea auditului, prin comparare cu defunctul CFI, care stabilea i cauzele i responsabilitile, nu numai riscurile. De obicei, auditul public intern este constituit dintr-o structur distinct, ncadrat cu profesioniti specializai n auditarea principalelor aspecte ce in de activitatea instituiei publice. Prin urmare, este de ateptat ca rezultatul cumulat al eforturilor membrilor echipei de audit s nu poat fi egalat de strdaniile individuale ale unui conductor, orict de multilateral pregtit i de bine intenionat ar fi acesta. Cele mai frecvente reacii de protecie ale ierarhiei au fost cele prin care se urmrea ca auditorul s intre sub controlul total al conducerii, fiind n felul acesta limitat n investigaiile sale i, mai ales, n afirmarea obiectivitii n actul de evaluare. O asemenea evoluie trebuie descurajat prin toate mijloacele, deoarece are potenialul de a anula n totalitate valenele acestei noi instituii a auditului public.
6

Aadar, auditul public intern nu-i propune s-l nlocuiasc pe conductor i, mai ales, rspunderea acestuia n implementarea unui sistem eficace de control intern. Evideniind riscurile cu care se confrunt organizaia, auditul permite abordarea unui management modern, previzional, fundamentat tiinific, n total opoziie cu managementul reactiv-intuitiv care, nc, din pcate, mai este rspndit, ndeosebi n instituiile publice. O cerin central este ca auditul s contribuie cu adevrat la crearea contextului favorabil obinerii performanei i s nu devin o nou cale de a consolida i extinde birocraia. Auditul nu trebuie s fie perceput i promovat ca pe o modalitate mai sofisticat de ntrire a controlului, n sensul n care acesta a devenit o adevrat obsesie a conductorilor moderni. Mihaela Vlsceanu n lucrarea sa Organizaiile i cultura organizrii (Editura Trei, 2002) sublinia riscurile induse de manifestarea obsesiei controlului: dac exist o for ce confer substan structurilor birocratice, explicnd totodat i atracia aproape instinctiv pentru ele, atunci aceasta este cea a controlului (pag. 26). Auditul nu trebuie s determine ca rspuns creterea cantitii de hrtii acceptate ca explicaie pentru absena rezultatelor. Totodat, auditul nu este calea de evitare a rspunderii, n ansamblu, i n organizarea controlului intern, n special. n acest sens, riscul cel mai mare pentru auditul public intern rmne denaturarea semnificaiei acestuia, pe fondul inexistenei unei experiene anterioare, mai ales al explicaiei facile pentru apariia sa, ca o cerin extern, din partea Uniunii Europene, fr a fi expresia unei nevoi interne manifeste, deci un fel de form fr fond. Din pcate, un pas n aceast direcie l-a fcut chiar legislaia naional care a accentuat latura financiar-contabil a activitii auditorului, n dauna celei de evaluare a performanei manageriale. Fr ndoial, abordat corect i cu profesionalism, beneficiind de un cadru legal adecvat i de susinerea factorului politic i a managementului de top, auditul public intern va avea o contribuie important la creterea eficacitii i eficienei actului managerial n instituiile publice. Strdania autorilor acestei lucrri nu poate fi dect salutar n acest context complex, n care implementarea auditului public intern se gsete nc ntr-o faz iniial, caracterizat de nelegerea i acceptarea limitate a misiunii acestuia, de adecvarea insuficient a soluiilor promovate la realitile instituiilor publice din Romnia, n mod cert i din vina cazuisticii relativ reduse acumulat pn n prezent.
7

Experiena practic deosebit a autorilor, ca i efortul lor de a construi un fundament teoretic pentru aceast activitate, strdanie fr de care nu se poate spera la o adevrat profesionalizare i dezvoltare a auditului public intern, la care se adaug indiscutabil deschiderea ctre nou, sunt tot attea elemente care garanteaz utilitatea lucrrii i-i confer, totodat, consistena i valoarea unui demers tiinific, ce merit a fi continuat i adncit. Prof. univ. dr. Constantin ROMANOSCHI

INTRODUCERE

Integrarea Romniei n Uniunea European, absorbirea acquis - ului comunitar pn n anul 2007, depinde n mare msur de funcionarea i performanele instituiilor publice. n prezent, Romniei i se reproeaz o accentuat birocraie i un ridicat nivel al corupiei n sistemul instituiilor de stat. n acest context un rol important revine auditului intern ca parte a procesului de reform instituional ce vizeaz dezvoltarea i perfecionarea activitii desfurate de instituiile publice, dar i a serviciilor prestate de acestea ctre ceteni, ca necesiti obiective i eseniale pentru asigurarea convergenei cu rile avansate economic din Europa i din lume. Astfel, auditul intern are o deosebit importan n creterea performanei n cadrul instituiilor publice, limitarea risipei de resurse i posibilitilor de fraud i corupie, detectarea din timp a anomaliilor i deficienelor. Auditul intern prin formele sale legiferate de manifestare, respectiv auditul de sistem, auditul de performan (management) i auditul de regularitate apare ca o activitate calificat, capabil s exprime un verdict privind modul de funcionare a instituiilor publice, privind modul n care acestea i ndeplinesc obiectivele i sarcinile, i pe aceast baz evalueaz rezultatele, i nu n ultimul rnd privind conformitatea cu prevederile legale a aciunilor desfurate de acestea. Clasa politic, aflat la conducerea societii, nu i poate realiza integral i cu rezultate corespunztoare programul su de guvernare, atta timp ct n instituiile publice care alctuiesc ealonul destinat s-l transpun n oper se practic, de exemplu, un management defectuos, se risipesc resurse etc. Consecinele funcionrii lipsite de economicitate, eficacitate i eficien a instituiilor publice, ale nerespectrii conformitii cu prevederile legale i implicit ale unui management defectuos se resimt la nivelul ntregii societi i se concretizeaz n: utilizarea eronat a resurselor disponibile, cu ample efecte negative privind realizarea obiectivelor; 9

derularea n deriv, fr repere i performane notabile, a proceselor interne care alctuiesc domeniul specific de activitate; amplificarea insatisfaciilor/tensiunilor n plan uman i social ca urmare a deciziilor subiective, voluntariste i insuficient fundamentate; compromiterea procesului de atingere a obiectivelor predeterminate i a programului de guvernare. Prin prestaia sa nalt specializat, auditul poate constitui, ndeosebi n cadrul instituiilor publice, prghia esenial menit s asigure profesionalizarea managementului i eradicarea diletantismului. Contribuabilii, mass-media, structurile guvernamentale i ale societii civile, investitorii strini devin din ce n ce mai interesai n a cunoate detalii privind modul cum deciziile manageriale determin rezultatele obinute de ctre instituiile publice, i chiar n a avea asigurri/garanii referitoare la calitatea procesului/sistemului de conducere, de cheltuire a banului public din cadrul entitii publice. La fel ca i medicina, auditul intern se dezvolt ca o disciplin preponderent estimativ care i propune, ca demers fundamental, organizarea i derularea unui examen funcional asupra obiectului supus cercetrii (proces, sistem, activitate etc.). Scopul su primordial const n formularea unei opinii calificate (temeinic argumentat din punct de vedere pragmatic i tiinific) privind starea de fapt i calitatea/capacitatea entitii auditate, la un moment dat, care s confere o asigurare (atestare, certificare i/sau validare), prin prisma unor exigene predeterminate, n ce privete nivelul performanei atins i creterea/dezvoltarea sa n viitor. n situaia n care auditorul nu reuete s ofere, pe lng opinia sa calificat, i o asigurare rezonabil privind capacitatea i/sau nivelul de performan inerent entitii auditate, auditarea poate fi considerat, n fapt, doar o verificare ca oricare alta. Exist reprezentri potrivit crora auditul intern s-ar justifica numai prin aceea c soluioneaz, ntr-o oarecare msur, deficitul de ncredere pe care-l manifest ealonul superior (cel care face numirea/revocarea n/din funcie, alocarea de fonduri etc) fa de managerul/ responsabilul subordonat. Exist, de asemenea, concepia referitoare la auditarea managementului care evideniaz, ndeosebi, rolul motivaional al acesteia, rezultat din faptul c, n acest caz, cercetarea sistematic de audit ar determina o continu disciplinare i profesionalizare a responsabililor numii. n ce ne privete, fr a minimaliza importana i valoarea unor astfel de teorii, considerm c principala justificare, menire i responsabilitate a auditului const n aceea c se angajeaz s confere conductorului 10

entitii publice, de la cel mai nalt nivel, un grad de asigurare rezonabil privind activitatea managerului nvestit de el cu autoritate formal. Pe baza rezultatului activitii de auditare asupra modului cum responsabilul auditat i-a ndeplinit ndatoririle i ndeosebi, pe baza asigurrii la care fceam referire anterior, conductorul instituiei publice care a dispus efectuarea auditrii i ntemeiaz viitoarele sale decizii i i elaboreaz o strategie. Avnd n vedere cele expuse pe scurt, referitor la rolul i locul pe carel ocup activitatea de audit intern la nivelul ntregului sector public, reiese cu att mai mult n eviden importana unei bune organizri i mai ales exercitri a activitii de audit intern n cadrul unei instituii cu responsabiliti deosebite n cadrul reformei administraiei publice, aflat n centrul ateniei organismelor europene, care prin calitatea activitii desfurate poate influena n mod hotrtor aderarea Romniei la Uniunea European.

11

CAPITOLUL 1
UNELE CONSIDERAII PRIVIND NOIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

1.1. Audit intern sau audit public intern?

,,Semn al timpurilor, funcie recent circumscris n contabilitatea societilor comerciale i regiilor autonome, auditul nu nceteaz s ptrund n domenii din ce n ce mai largi finane, calitate, sector public, asociativ etc. Marin Toma, Preedintele CECCAR, Norme de audit financiar i certificare a bilanului contabil, nr. 1/1995. Prima norm din lucrarea sus amintit definete auditul, n general, ca reprezentnd examinarea profesional a unei informaii n vederea exprimrii unei opinii responsabile i independente, prin raportarea la un criteriu (standard) de calitate obiectivul su reprezentnd mbuntirea informaiei. Pentru a-i deslui mai bine sensurile, considerm necesar s amintim originile cuvntului AUDIT i anume: AUDIRE = n limba latin = a asculta; AUDIT = n limba englez = verificare, revizie contabil, bilan; AUDITION = idem = audiie, ascultare, verificare; AUDITOR = idem = controlor financiar. Cuvntul AUDIT, n nelesul prezentei lucrri, a fost popularizat pe continentul european ncepnd cu deceniul al VI-lea al secolului XX de catre cabinetele anglo-saxone de expertiz contabil. n Romnia, dup 1990, cuvntul AUDIT i-a fcut intrarea din dorina de a conexa reglementrile romneti ale economiei de pia cu reglementrile similare pe plan internaional. A aprut astfel: Auditul calitii, exercitat de experi n domeniul asigurrii calitii, formai de Centrul Naional de Management pentru Asigurarea Calitii, Auditul tehnic, Auditul financiar etc. Primele referiri la auditul intern le regsim tot n lucrarea amintit, mai exact la capitolul IV Aprecierea controlului (auditului) intern. Astfel, norma nr. 40 definete auditul intern ca fiind planul de organizare i ansamblul tuturor msurilor adoptate n ntreprindere pentru: a proteja valorile active; 13

 a promova eficacitatea exploatrii; a asigura respectarea dispoziiilor administraiei; a asigura fidelitatea i exactitatea informaiei contabile. Potrivit acelorai norme, auditul intern cuprinde : controlul administativ intern; verificarea intern a operaiilor; autocontrolul salariailor; controlul contabil intern. n opinia noastr autorii acestor norme s-au aflat ntr-o total eroare nc din titlul acestui capitol, confundnd auditul intern cu controlul intern. nsi alternana termenilor pe parcursul ntregului capitol denot faptul c noiunile nu sunt foarte clare. n fapt, coninutul acestor norme trateaz numai sistemul de control intern i nu auditul intern ca funcie universal. Aceeai confuzie o regsim i la ali autori, cum ar fi Dumitru Scutaru n lucrarea Auditul financiar contabil Editura economic 1997, care afirm c, n demersurile sale, auditorul financiar (extern) face o analiz a auditului intern pentru a tii n ce msur se poate sprijinii pe acesta, dar n realitate, analizeaz sistemul de control intern. La nceputul ultimului deceniu al secolului XX, n cadrul Conferinei Confederaiei Europene a Institutelor de Audit Intern (Aprilie 1992-RFAI nr.112), Joseph J. Morris, Preedintele Institutului Auditorilor Interni din Marea Britanie, face o afirmaie remarcabil: Este clar pentru cei care lucreaz n cadrul Auditului Intern c acesta are un rol vital de jucat, ajutnd conducerea s ia n mn hurile controlului intern. Nici nu se putea da o definiie mai plastic raporturilor dintre controlul intern i auditul intern! Aa cum afirma Xavier DE PHILY, fostul preedinte al Institutului de Audit Intern, Director de Audit Intern al Grupului PSA PEUGEOT CITROEN n Cuvntul nainte la lucrarea Teoria i practica auditului intern a profesorului francez Jaques RENARD auditul intern face schimbarea mai puin riscant dar o i favorizeazValoarea auditorului este capacitatea de aface s progreseze Controlul intern al organismului pe care l servete. n fond, controlul intern este materia cu care lucreaz auditorul intern i care se regsete n toate funciile organizaiei. Pe parcursul ultimelor decenii auditorii interni au mers mereu n aceast direcie, construind piatr cu piatr un edificiu ale crui form, componente i finalitate sunt acum mult mai vizibile, chiar dac este parial 14

neterminat. n ciuda evoluiei spre o implicare mai mare n asistena managerial, funcia de audit intern mai prezint n continuare contradicii. Organizat la nivel internaional, stpnit din ce n ce mai bine de specialitii al cror numr crete n permanen i al cror cmp de investigare se lrgete continuu, aceast funcie sufer, totui, de un dublu handicap: un exces de mediatizare a cuvntului audit, termen magic folosit n scopuri diverse. Cuvnt la mod care d valoare celui care l folosete, are un aer savant i ne d impresia c suntem naintea progresului i a tehnicii. Instalatorul nu mai vine pentru a repara robinetele, el face auditul instalaiei! Pentru a se nelege i a se face nelei, a trebuit ca cei care lucreaz n acest domeniu s spun clar c acest cuvnt poate avea mai multe sensuri i n acest scop a fost nevoie ca acetia s l clarifice. Vorbim deci despre audit intern, audit extern, audit operaional sau audit social etc. Dac s-ar organiza interviuri pe strad pe acest subiect ar iei n eviden o ignoran cras cu privire la aceast meserie, la obiectivele acesteia, la profilul celor care o exerseaz. Al doilea handicap este de aceeai natur i ine de faptul c Auditul intern nu se numete ntotdeauna Audit intern. Se mai folosesc i alte denumiri n funcie de obiceiuri, culturi, importana istoriei: inspecie general, control general, verificare intern, control intern pot defini acelai concept (J. Renard Teoria i practica auditului intern Bucuresti, 2002). Nici pe plan intern problematica legat de auditul intern nu este foarte clar. Aa cum artam la nceputul acestui capitol, n contextul auditului financiar extern, noiunea de audit intern a aprut n diferite prezentri, fr ca vreuna dintre acestea s se apropie de ceea ce standardele internaionale n domeniu doresc s consacre n prezent. n rndurile care urmeaz, autorii pledeaz pentru un audit intern unitar, comun att domeniului public ct i celui privat. Primul act normativ care a introdus noiunea de audit intern n Romnia a fost Ordonana Guvernului nr. 119 din 31 august 1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv. Aa cum se poate remarca chiar din titlu, expresia audit intern a fost lipsit iniial de cuvntul public acesta fiind introdus ulterior prin Ordonana Guvernului nr. 72 din 30 august 2001. Presupunem c legiuitorul a inut s procedeze la aceast particularizare pentru a nltura o eventual confuzie ce putea s apar dup data de 21 septembrie 2000, dat la care a fost emis Ordinul ministrului Finanelor nr.1267 pentru aprobarea Normelor minimale de audit intern (Cadrul General) n baza Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 75 din 01.06.1999 prvind activitatea de audit financiar i a Hotrrii Comitetului Provizoriu al Camerei Auditorilor din Romnia, norme obligatorii ncepnd cu data de 15

01.01.2001 pentru o serie de entiti supuse auditului financiar, respectiv: companii i societi naionale, regii autonome, societi comerciale, bnci, societi de asigurare i reasigurare, societi de valori mobiliare i alte societi care opereaz pe piaa de capital. Astfel, n prezent, potrivit actelor normative de reglementare, n Romnia exist dou forme de audit intern ce se doresc a fi distincte, respectiv una pentru sectorul public, iar cealalt pentru restul sectoarelor din economie. n opinia nostr, crearea a dou forme diferite de audit intern este eronat i generatoare de confuzii. n susinerea acestei afirmaii ne bazm pe urmtoarele argumente: Auditul intern este o activitate recunoscut i reglementat pe plan internaional, organismul cu cea mai mare autoritate n domeniu fiind Institutul Auditorilor Interni (The Institute of Internal Auditors I.I.A.). Institutul Auditorilor Interni, pe lng atribuiile n domeniul pregtirii profesionale a auditorilor interni, cercetrii, publicrii de lucrri de specialitate, organizrii de examinri profesionale (examenul pentru obinerea calitii de auditor intern calificat The Certified Internal Auditor), colocvii, i conferine, are un rol deosebit de important n a definii pentru toi membrii si standarde (Standars for Professional Practice of Internal Auditing- S.P.P.I.A.) ale profesiei de audit intern recunoscute pe plan internaional. Dac analizm S.P.P.I.A. pe ultimii 10 ani, perioad n care acestea au fost revizuite de dou ori i anume n 1995 i 1999, ca urmare a necesitii punerii de acord a standardelor cu evoluia funciei de audit intern pe plan internaional, observm c sunt aplicabile tuturor persoanelor juridice indiferent de forma de organizare. Nu se face distincie ntre zona public i zona privat, nu exist standarde pentru administraie public i standarde pentru sectorul industrial, bancar, de asigurri etc ci mai mult, n cuprinsul standardelor se precizeaz n mod expres: Standardele au fost concepute pentru a servi ntregii profesii i in oricare tip de organizaie n care i desfoar activitatea auditorii interni (SPPIA-1995 ) i Activitatea de audit intern se desfoar n medii culturale i legale diverse; n interiorul unor organizaii cu obiective, dimensiuni i structuri diferite; Aceste diferene pot afecta practica auditului intern, dar acordul cu Standardele pentru Practica Auditului Intern este esenial dac se dorete mplinirea rolului auditorilor interni (SPPIA-1999). Auditul intern este o funcie universal (J. Renard Teoria i practica auditului intern, Editat de Ministerul Finanelor Publice, Bucureti, 2002) caracteristic generat n primul rnd, de faptul c se aplic tuturor organizaiilor indiferent de sectorul n care activeaz. Aceast caracteristic este accentuat de fenomenul de armonizare i compatibilizare ntre 16

sectorul public i sectorul privat n ceea ce privete mecanismele i principiile de conducere, de urmrire i raportare a ndeplinirii obiectivelor entitilor din aceste sectoare. Evident c, ntr-o prim etap, entitile cu scop lucrativ sunt primele vizate indiferent de forma i profilul acestora (comercial, industrial, de servicii). n concluzie, auditul intern privete toate activitile din cadrul economiei, indiferent de forma n care se exprim, n aceast tendin nscriindu-se i administraia public, cu att mai mult cu ct adopt elemente de eviden i raportare din sectorul privat, care i permit pai decisivi spre eficacitate, spre o atingere n condiii de eficien a obiectivelor stabilite. n acest sens, un exemplu ilustrativ l reprezint cretera armonizrii ntre contabilitatea sectorului privat i contabilitatea sectorului public, fapt ce se produce ca urmare a restructurrii pe care o va suferi contabilitatea sectorului public prin suplimentarea contabilitii de fluxuri de lichiditi cu contabilitatea de obligaii, aceasta prelund astfel elemente ale contabilitii sectorului privat. Acest proces de reorganizare a contabilitii publice, ncepnd cu anul 2003 pe principiul constatrii drepturilor i obligaiilor deriv din documentele de poziie ale Romniei la capitolul 11 Uniunea Economic i Monetar, respectiv capitolul 29 Prevederi financiare si bugetare i vizeaz, n principal, realizarea unei contabiliti publice moderne, care s ofere informaii cuprinztoare asupra administrrii patrimoniului, execuiei bugetare, a creanelor i datoriilor din sectorul public (guvernamental) i care s permit n final notificarea la Uniunea European a datoriei publice i a deficitului bugetar. Definiia dat auditului intern n cele dou acte normative care reglementeaz aceast activitate pe plan intern aste identic din punct de vedere conceptual cu definiia dat auditului intern de ctre Institutul Auditorilor Interni. Pentru exemplificare vom reda cele trei definiii mai jos: Auditul public intern activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice perfecionnd activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a procesului de administrare conform art. 2 lit. a) din Legea nr. 672 din 19 decembrie 2002 privind auditul public intern; Audit intern reprezint activitatea de examinare obiectiv a ansamblului activitilor entitii n scopul furnizrii unei evaluri independente a managementului riscului, controlului i proceselor de conducere conform alin. 1 din Normele minimale de audit intern aprobate prin Ordinul ministrului finanelor nr. 1267 din 21.09.2000. 17

Audit intern activitate independent, obiectiv, de asigurare i consiliere, destinat a aduga valoare i a mbuntii operaiunile unei organizaii. Ea ajut organizaia s-i ndeplineasc obiectivele prin utilizarea unei abordri sistematice i disciplinate de evaluare i cretere a eficacitii proceselor de administrare a riscurilor, control i conducere (definiie aprobat de Comitetul Director al Institutului Auditorilor Interni n iunie 1999). Toate aceste definiii exprim, de exemplu, faptul c evaluarea i mbuntirea managementului riscului este un prim aspect ce trebuie avut n vedere de auditul intern. Credem c este unanim acceptat faptul c orice organizaie, entitate, indiferent de forma juridica de organizare, de natura acesteia, de sectorul (public, bancar, industrial etc.) n care funcioneaz se confrunt cu riscuri n atingerea obiectivelor pentru care a fost nfiinat. Referitor la aceste riscuri, auditului intern i implicit auditorilor interni le revin atribuiuni deosebit de importante. Pe scurt, rolul auditorilor interni pivitor la evaluarea riscurilor este acela de a stabilii domeniile auditabile, operaiunile/activitile aferente fiecrui domeniu auditabil, de a identifica riscurile asociate acestor operaiuni/activiti, de a stabili criterii de analiz a acestor riscuri, de a ierarhiza riscurile etc. Aceast evaluare a riscurilor trebuie s identifice n principal sursa lor, iar n final auditul intern s ofere soluii i recomandri pentru terminarea, tratarea, transferul sau tolerarea la un nivel acceptabil pentru organizaie a riscurilor cu care aceasta se confrunt. Acordnd atenie managementului riscurilor, auditorul intern nu se limiteaz doar la a oferii soluii la problemele curente ale organizaiei, ci le anticipeaz, are o atitudine pro activ i joac un rol important n protejarea acesteia. Este evident c, referitor la evaluarea i mbuntirea managementului riscului, sarcina auditorilor interni, pe care am descris-o pe scurt n paragraful anterior, este aceeai indiferent de faptul c acetia i desfoar activitatea n sectorul public sau privat, industrial sau bancar etc. Abordarea controlului este remarcabil de similar n sectorul public i n cel privat, similitudine generat de caracteristicile eseniale comune ale sistemului de control din cele dou sectoare care, pe lng identificarea riscurilor i dezvoltarea unui sistem de control intern i a unor proceduri de contracarare a riscurilor percepute, cuprinde ca trstur comun nfiinarea unei proceduri de audit intern menit s ofere sigurana c sistemele de control intern anihileaz riscurile percepute i identific riscurile neacoperite sau parial neacoperite de ctre sistemele i procedurile existente. 18

Prin urmare, ambele sisteme de control presupun instituirea unei proceduri de audit intern care nu este tratat n mod distinct, funcie de sectorul public sau privat n care este organizat. Unificarea cadrului legal referitor la auditul intern ar avea mai multe efecte pozitive asupra activitii de audit intern, i anume: Acordul cu standardele internaionale pentru audit intern i practica european (la nivelul Cmisiei Europene exist un serviciu de audit intern i nu de audit public intern) cerin esenial pentru ndeplinirea rolului auditorilor interni. Acest fapt are o deosebit importan pentru dezvoltarea auditului intern n ara noastr din perspectiva integrrii n Uniunea European unde exist un mediu multi-jurisdicional care favorizeaz reglementrile legale bazate pe respectarea strict a unor standarde. Crearea unui cadru comun de formare i pregtire profesional continu a auditorilor interni care s conduc la mbuntirea competenei profesionale a acestora. Generalizarea experienei pozitive n domeniul auditului intern i pe aceast baz, crearea posibilitii pentru auditorii interni de a gsi cele mai bune soluii n orice circumstane s-ar gsi n practic. nscrierea n tendina care se manifest pe plan european de reform a reglementrilor legale n scopul creterii coerenei legislative, pentru eliminarea disfuncionalitilor, suprapunerilor de competen i confuziilor.

1.2. De la controlul financiar intern la auditul intern n Romnia

Pentru a nelege mai bine care sunt progresele nregistrate n activitatea de Control financiar, n sensul larg al acestuia, considerm util o scurt privire retrospectiv asupra evoluiei sale. ntr-o lucrare a profesorului universitar doctor Mircea BOULESCU (Curtea de Conturi a Romniei. Tradiie i actualitate. Bucureti. 1993) se face o trecere n revist a tuturor formelor pe care le-a mbrcat controlul financiar pe teritoriul rii noastre. Avnd n vedere caracterul didactic al lucrrii de fa, vom ncerca s extragem cteva repere mai importante pentru a da cursivitate prezentelor demersuri. nc de la nceputul lucrrii autorul subliniaz, cu just temei, faptul c sistemul finanelor publice i cel de control financiar a fost i este n strns 19

dependen de concepiile politice, economice i financiare i de modul de organizare ale rii. De la nfiinarea Principatelor pn la Regulamentele organice (18311832) se constat o total lips de sistem financiar i, n special, de norme cu privire la controlul financiar. Domnitorii din ambele Principate cumulau toate puterile, erau domni absolui. n aceast calitate dispuneau de veniturile provenite din nenumrate impozite, servicii i proprieti, n majoritate percepute de la rnime, ca de bunuri proprii, necontestate. Puterea domnitorilor i concepia asupra dreptului de impunere este evideniat de Dimitie Cantemir n lucrarea Descriptio Moldaviae n care precizeaz c domnitorii afar de Dumnezeu i sabia lor nu cunoteau pe nimeni altul n ara lor. Rzboiul, pacea, moartea i averea tuturor locuitorilor depindeau de voina lor i despre toate acestea decideau dup buna plcere. n Evul Mediu instituia care administra tezaurul rii, precum i locul unde se afla acesta se numea vistierie. Veniturile erau, ns, mparite ntre vistierie i cmara sau caseta privat a domnitorului. Ulterior a fost desfiinat cmara i a rmas o singur cas, din care se plteau tributul i alte cheltuieli obligatorii ale rii, iar restul rmnea n folosul personal al domnitorului. n aceast perioad, noiunea de buget nu era cunoscut i, n consecin, nici controlul prevederilor bugetare. Totui, n aceste condiii, exista un control special al banilor domneti (de care dispunea domnitorul) ce se exercita n numele i pentru interesul domnului; ca nu cumva cei nsrcinai cu perceperea veniturilor s comit jafuri i abuzuri care s-l pgubeasc. Ca autoritate consultativ financiar n aceast epoc exist un sfat pe lng vistierie compus din apte boieri, iar n privina aa-zisului control al ntrebuinrilor veniturilor, autoritatea divanului. Dei n aceast epoc nu existau bugete, se ntocmeau, totui, situaii din veniturile ncasate i cheltuielile efectuate, fcute de funcionarii domnului, pe care acesta le prezenta Sfatului boierilor i Divanului. Mai trziu ntlnim ceea ce se numea smi sau smile visteriei, un fel de conturi de gestiune, pentru c ele se refereau la veniturile i cheltuielile deja efectuate. ncepnd cu Nicolae Vod Mavrocordat, la nceputul secolului al XVIII-lea domnitorii rilor romneti obinuiau ca anual, sau la intervale mai scurte de timp, s prezinte boierilor socoteli de venituri i cheltuieli, smile visteriei. n concluzie, n perioada de la nfiinarea Principatelor pn la Regulamentele organice a lipsit separaia puterilor. Ca urmare a existenei atotputerniciei domnitorului i a unor organe numai cu caracter pur consultativ, nu a fost posibil stabilirea unui sistem financiar i, n consecin, a unor reguli de control privind ntrebuinarea veniturilor percepute de la populaia rii. 20

Prin Regulamentele organice (din 1831 n Muntenia i din 1832 n Moldova), care reprezint primele constituii ale Principatelor romneti, se nfiineaz o Adunare obteasc ordinar, format din reprezentani ai boierimii, cu putere legiuitoare, se reglementeaz puterile n stat i raporturile dintre ele, se d o organizare administrativ i financiar Principatelor, se separ veniturile rii de lista civil (leafa) ce se fixeaz domnitorului. n perioada de la Regulamentele organice pn n anul 1864, cnd se nfiineaz nalta Curte de Conturi, se introduce un sistem financiar simplu, acordndu-se Adunrii Obteti drepturi bugetare, anume de a ncuviina perceperea drilor i facerea cheltuielior. Apare noiunea de buget, denumit cu termenii budjea sau nchipuirea anului viitor (Art. 117 din Regulamentul organic al Moldovei). n vederea controlului financiar erau stabilite norme. Mai nti, regulamentele stabilesc cheltuielile statornice ale Principatelor i veniturile rnduite a le prentmpina i care nu puteau fi ntrebuinate pentru alte scopuri. Se introduce contabilitatea casei visteriei, adic a inerii socotelilor cu bun ornduial. Practic, prin Regulamentele organice se inaugureaz un sistem simplu de nregistrare a operaiilor financiare de ncasri i pli, servind punerii n ordine a finanelor publice, precum i un control exercitat de organe administrative aa zisul control obtesc n Muntenia i de Sfatul Administrativ n Moldova, care avea misiunea de a cerceta amnunit, operaiile fcute de slujbaii rii i de a pregti controlul suprem al Adunrii obteti care constata neregulile i abuzurile i le denuna Domnitorului spre a pedepsi pe cei ce se dovedeau vinovai. Controlul obtesc al socotelilor care pregtea controlul suprem al puterii legiuitoare, al Adunrii Obteti, a fost transformat n Ministerul Controlului. Acest minister exercita controlul asupra conturilor de gestiune, ns acest control nu nfia n ansamblu ntreaga gestiune public a unui exerciiu, ci se exercita disparat. Un pas mai departe n organizarea finanelor romneti s-a fcut prin Convenia de la Paris din 7 august 1858, care prevede introducerea principiilor bugetare. Articolul 15, alineatul II din aceast convenie formuleaz responsabilitatea minitrilor pentru risipirea banilor publici i pentru violarea legilor. n urma Unirii Principatelor se ntocmete, pentru prima dat, un regulament de contabilitate public, prin care se inaugureaz un sistem regulat de contabilitate, ca mijloc de a controla cu eficacitate administrarea banilor publici. Asupra operaiilor bugetare se exercita un control administrativ mai amnunit i unul superior al organului legiuitor. Legea pentru organizarea Ministerului Finanelor din 30 mai 1862 prevede nfiinarea, sub ordinele ministrului finanelor, a Inspeciei generale 21

de finane, compus dintr-un inspector general, opt inspectori i un secretar. Acest corp de inspectori financiari avea ca atribuii s controleze, inopinat, contabilitatea tuturor agenilor dependeni de Ministerul Finanelor i s semnaleze ministrului neregulile rezultate din neaplicarea sau greita aplicare a legilor, regulamentelor i instruciunilor n vigoare. n anul 1864 se adopt prima Lege asupra contabilitii generale a statului prin care, controlul administrativ, este atribuit n cea mai mare parte Ministerului Finanelor. n acelai an se desfiineaz Ministerul de Control i se nfiineaz i pune n aplicare un control jurisdicional al execuiei bugetului, atribuit unui organ specializat de jurisdicie, organ nou creat, independent, numit nalta Curte de Conturi. Controlul financiar prventiv i cel de gestiune au fost introduse n sistemul de control financiar al Romniei prin Constituia din 1923. Potrivit prevederilor art.115 al acestei Constituii controlul preventiv i cel de gestiune al tuturor veniturilor i cheltuielilor statului se exercit de Curtea de Conturi, care supune, n fiecare an, Adunrii deputailor raportul general rezumnd conturile de gestiune ale bugetului trecut, semnalnd totodat neregulile svrite de minitrii n aplicarea bugetului. La 1 decembrie 1948 a fost nfiinat controlul financiar intern al ministerelor i unitilor subordonate, ca organ specializat de control n subordinea conductorului direciei sau serviciului de contabilitate. n cazuri excepionale, i numai cu avizul Ministerului Finanelor, el putea fi subordonat direct conductorului unitii. Controlului financiar intern i-au fost atribuite, n principal, obiective viznd: respectarea normelor legale de folosire a mijloacelor alocate de la buget i a celor proprii, a planurilor i devizelor privind executarea lucrrilor i plata salariilor; respectarea disciplinei financiare i bugetare; existena, integritatea, conservarea i utilizarea valorilor materiale i bneti; corecta organizare i conducere a evidenei contabile etc. n evoluia sa, controlul financiar intern a cunoscut o serie de transformri organizatorice, de orientare i de metod. n anul 1957, controlul financiar intern a fost organizat pe principiul specializrii i n scar, ncepnd cu ministerele i terminnd cu subuniti fr contabilitate proprie. n aceast form de organizare, controlul financiar intern a trecut din subordinea organelor de contabilitate n subordinea direct a conductorilor de uniti. Caracteristic acestei perioade este faptul c activitatea de control financiar intern a fost orientat spre controlul gestionar, precum i spre controlul operaiilor de decontare i de cas ale unitilor subordonate. Pentru a ntrii controlul gestionar, a fost reglementat asigurarea controlului tuturor unitilor i gestiunilor cel puin odat pe an. 22

Un mare neajuns al acestei forme de organizare a constat n subordonarea aparatului de control financiar intern exclusiv conductorilor unitilor din care fcea parte, aspect care nu-i permitea s-i manifeste, pe deplin, independena i obiectivitatea necesar n dezvluirea lipsurilor existente i n stabilirea rspunderilor n sarcina celor vinovai de abateri. Practica activitii de control demonstreaz c eficiena i obiectivitatea acesteia este condiionat de independena i neinfluienarea organului de control. ncepnd cu anul 1970, controlul financiar intern a funcionat ca organ cu dubl subordonare: conducerii unitii i Ministerului Finanelor. Dubla subordonare avea ca efect cretera iniiativei, autoritii, exigenei i independenei controlului financiar intern. Fa de Ministerul Finanelor, subordonarea controlului financiar intern se concretiza n alicarea obligatorie, de ctre acesta, a msurilor dispuse de minister n legtur cu: stabilirea principalelor obiective ale activitii de control financiar; coordonarea activitii de control financiar, elaborarea normelor metodologice cu privire la organizarea, coordonarea i exercitarea controlului financiar, ntocmirea actelor de control, luarea msurilor pentru prevenirea i nlturarea abaterilor de la dispoziiile legale i tragerea la rspundere a celor vinovai, precum i raportarea controlului; instruirea aparatului de control financiar; obligaia efului compartimentului de control financiar intern de a sesiza, n scris, Ministerului Finanelor cazurile cnd nu se luau msuri legale pentru stabilirea rspunderii materiale i recuperarea pagubelor; ntocmirea informrilor ctre Ministerul Finanelor asupra constatrilor controlului financiar intern. Subordonarea controlului financiar intern fa de Ministerul Finanelor se mai concretizeaz i prin faptul c numirea, schimbarea din funcie i desfacerea contractului de munc al efilor compartimentelor de control financiar intern se fceau de ctre conducerea unitii cu acordul Ministerului Finanelor. n organizarea i funcionarea controlului financiar intern era antrenat, pe prim plan, rspunderea conducerii unitii, apoi cea a conductorului ierarhic superior i a Ministerului Finanelor. Controlul financiar intern era organizat i funciona dup principiul subordonrii din treapt n treapt. Sub aceast form, controlul financiar intern (gestionar de fond) a funcionat pn la organizarea unitilor economice de stat ca regii autonome i societi comerciale, ncepnd cu anul 1991. 23

1.3. Managementul schimbrii n auditul public intern Schimbarea organizaional de la teorie la practic
Organizaiile mari se caracterizeaz printr-o rezisten remarcabil la schimbare, tradus prin inerie n adaptarea la condiiile de mediu Prof. univ. dr. Constantin Romanoschi, Management (monografie), Editura Academiei Naionale de Informaii, Bucureti 2001. Organizaiile sunt n permanen confruntate cu mbuntirea propriilor performane ntr-un mediu care s le aduc toate garaniile succesului, mbuntire mai uor de realizat prin descentralizarea lurii de decizii pentru a asigura pertinena i implementarea rapid a acestora. n aceste condiii, managerul organizaiei, i va pune n mod normal ntrebri privind bunul control asupra funcionrii organizaiei exercitat de el nsui i de colaboratorii si. Funcia de audit intern ofer, din acest punct de vedere, sigurana rezonabil c operaiunile desfurate, deciziile luate sunt sub control i c, n acest fel, contribuie la realizarea obiectivelor ntreprinderii. Auditul intern permite conducerii s aib mai mult curaj, mergnd pe teren pentru a se asigura c strategia acesteia se pune n practic n mod corect sau c se dovedete eficace. Ajutorul su este cu att mai apreciabil cu ct acioneaz ntr-un mod imparial, fr compromisuri sau fr a umbla dup putere. Aciunea auditului intern, prin consilierea pe care o acord conducerii, contribuie la estomparea liniilor ierarhic tradiionale, analiznd combinrile dintre ordine i dezordine, atunci cnd, de exemplu, un colaborator raporteaz mai multor persoane, n funcie de subiectul abordat, i primete informaii din afara nivelelor ierarhice. Riscul de a ajunge la dezordine este n acest caz real dar auditorul trebuie s-l poat evita punnd n eviden faptele indiscutabile i clarificnd lucrurile care de departe par ncurcate. Astfel, auditul intern face schimbarea mai puin riscant dar o i favorizeaz. Plusvaloarea auditorului intern nu este rspunsul su, acesta fiind doar un mijloc de comunicare, nici chiar recomandrile lui. Valoarea lui este capacitatea de a face s progreseze controlul intern al organizaiei pe care o servete. Auditorul intern este deci creator de valoare prin intermediul economiilor pe care le genereaz, al oportunitilor pe care le creeaz i al pierderilor evitate ca urmare a activitii sale. Este evident ca, ntr-o lume n care minciuna pare a fi pinea cea de toate zilele, conducerea organizaiei s aib din ce n ce mai mare nevoie de auditul intern, iar auditorii trebuie s rspund acestei nevoi cu un profesionalism adevrat i o etic ireproabil. 24

Importana actual a auditului intern este relevat i de existena Institutului Internaional de Audit Intern (The Institut of Internal Audit: I.I.A.) care reunete toate institutele naionale i reprezint astzi mai mult de 70.000 de membrii din 250 de ri. n Romnia, care n ultimii 4 ani i-a armonizat legislaia n domeniu potrivit cerinelor Uniunii Europene, auditul intern s-a organizat att la nivelul societilor comerciale, ct i la nivelul entitilor economice bugetare ca audit public intern. i n instituia public analizat, auditul intern a mers n aceast direcie a consilierii conducerii, alctuind cu migal i pricepere un ansamblu ce const din norme, proceduri, cart i reguli de conduit profesional, ansamblu ale crui form, componente i finalitate sunt mult mai vizibile, chiar dac mai este mult pn va fi terminat. nainte ns de a vorbi de apariia auditului intern n Romnia, att ca noiune ct i ca activitate, se cuvine s facem o prezentare succint a ultimului deceniu al mileniului doi. Revoluia din Decembrie 1989 a adus Romnia din punct de vedere economic ntr-o situaie nemaintlnit de la finele celui de-al doilea Rzboi Mondial, cnd preluarea puterii politice i economice de ctre comuniti a impus reforme economice dure (ntre care pot fi amintite naionalizarea mijloacelor de producie sau colectivizarea ranilor), fr o pregtire prealabil i politizate excesiv, conform principiilor comuniste utopice de egalitate ntre toi oamenii muncii i de promovare a clasei muncitoare ca singura viabil n societatea comunist i, ulterior, socialist. Trecerea brusc n 1990 la o economie capitalist de pia, descentralizat, fr o minim pregtire i fr a exista organismele specializate care s asigure reformarea economiei a condus la o situaie dezastroas n unele domenii economice (agricultur, industria forestier etc.). Aceasta, ndeosebi datorit desfiinrii sau ignorrii sistemului de control financiar intern, respectiv controlului financiar de gestiune nfiinat dup 1991. Dac n unitile publice bugetare acest control a funcionat eficient, la agenii economici fie a fost ignorat, fie organele de control au fost intimidate i supuse la presiuni din partea unor manageri crora l-i se subordonau, astfel nct acestea s nu-i poat exercita atribuiunile conferite prin lege. n primii ani ai deceniului analizat, n instituia public n discuie, a funcionat un Serviciu Independent de Control Financiar de Gestiune, la nivelul ordonatorului principal de credite, cu competene n controlul unitilor aparatului central i teritorial aflate n directa finanare a ordonatorului principal. Totodat, la nivelul ordonatorilor secundari de credite funciona cte o Secie de Control Financiar de Gestiune, cu competene de control asupra unitilor subordonate (ordonatori teriari). Aceste secii de control financiar de gestiune erau subordonate profesional i metodologic Serviciului Independent Control 25

Financiar de Gestiune. Aceast form de control s-a dovedit a fi destul de puin eficient la nivelul seciilor innd cont de independena limitat pe care o aveau controlorii fa de conductorii unitilor verificate. Pentru a acorda un grad sporit de independena organelor de control financiar de gestiune, conducerea instituiiei publice a fost de acord cu propunerea Direciei Control Financiar (provenit prin transformarea n anul 1995 a Serviciului Independent Control Financiar de Gestiune) ca seciile de la nivelul ordonatorilor secundari s fie incorporate, sub toate aspectele, n cadrul Direciei Control Financiar de Gestiune, nfiinndu-se totodat 8 sectoare teritoriale pentru a controla unitile din provincie. n aceast form de organizare i funcionare, controlul financiar de gestiune i-a sporit eficiena, mrturie stnd rezultatele remarcabile obinute pe linia prevenirii, descoperirii i recuperrii unor pagube importante, a semnalrii diferitelor slbiciuni ale sistemelor de control intern din unitile verificate i dispunerii de msuri viabile de remediere a acestora. Acesta era contextul organizatoric i funcional n care se desfura activitatea de control financiar de gestiune n momentul n care negocierile Romniei cu Uniunea European pe Capitolul 28 Control Financiar impun elaborarea unui nou act normativ care introduce noiuni cu caracter de noutate pentru sectorul public. Este vorba de Ordonana Guvernului nr. 119 din 31 august 1999 privind auditul intern i controlul financiar de gestiune. Apariia acestui act normativ a produs o adevrat revoluie n cultura organizaional a instituiilor publice Pentru prima oar n Romnia s-a introdus oficial noiunea de audit intern la aceste instituii, iar prin abrogarea art. 2 din Legea nr. 30/1991 au fost desfiinate toate structurile de control financiar de gestiune care funcionau n acestea. Cu toate c ordonana, prin metodologia de lucru impus a creat multe obstacole n implementarea acestei noi activiti, ceea ce a impus ca noile metodologii de lucru s fie aplicate la aproape 9 luni de la apariie, unul din marile merite ale acestui act normativ a fost acela c a definit o serie de termeni care vor fi utilizai n noua activitate, printre care i aceia de control intern i audit intern. Controlul intern, reprezint ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; Auditul public intern este activitatea funcional independent i obiectiv, care s asigurare i consiliere conducerii entitii economice pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, ajutnd-o totodat s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care 26

evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Prin definirea clar a celor doi termeni s-au eliminat inconsistenele terminologice care au existat din 1990 i pn la data apariiei ordonanei. Mai mult, n Normele metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern emise de Ministerul Finanelor Publice se precizeaz c nu trebuie fcut nici o confuzie ntre controlul intern, ca ansamblu de msuri la dispoziia conductorului instituiei publice, menit s asigure buna funcionare a instituiei publice, i auditul intern care, fiind un control de tip endogen, este un control tip evaluare i, mai ales, este un control final, ultimul din seria controalelor efectuate de structurile proprii ale instituiei n cauz. Cu toate aceste precizri i delimitri ale celor dou noiuni, amintitele Norme au indus o confuzie n momentul n care, la capitolul organizarea structurilor de audit intern precizau c fostele structuri de control financiar de gestiune vor fi absorbite de cele de audit intern care vor prelua, alturi de atribuiunile de audit intern, toate atribuiile fostelor structuri de control financiar de gestiune. Participarea activ a direciei noastre la discuiile iniiate de Ministerul Finanelor Publice nainte de elaborarea Normelor Generale, ne ndreptete s afirmm c aceast precizare nu a fost deloc ntmpltoare. Dac se are n vedere contextul n care a aprut acest act normativ, vom observa c, n acel moment, nu existau profesioniti n domeniu pe piaa forei de munc. Mai mult, cu privire la structurile de control financiar de gestiune desfiinate prin acelai act normativ care nfiina auditul intern, trebuia luat o decizie menit s precizeze ce se ntmpl cu personalul ncadrat n aceste structuri i cine va prelua atribuiile acestora. Cu alte cuvinte prin actul normativ s-a desfiinat controlul financiar de gestiune ca structur de control intern foarte important la acea vreme, fr a pune ns nimic n loc. Aceste preocupri au fcut obiectul a numeroase consultri ntre conducerile structurilor de control financiar de gestiune din instituiile publice centrale, pe de o parte, i reprezentanii Ministerului Finanelor Publice, pe de alt parte, rezultatul fiind concretizat n forma publicat oficial, care a avut meritul de a oferi o soluie viabil la acel moment pentru delicata situaie aprut. Impedimentele menionate, ct i faptul c Ordonana Guvernului nr.119/1999 reglementa att auditul intern ct i controlul financiar preventiv care se exercit de o alt structur (compartimentul financiar-contabil) a determinat pe specialitii Uniunii Europene s solicite prii romne (Ministerul Finanelor Publice) s elaboreze o lege special numai pentru auditul intern, astfel c n decembrie 2002 este promulgat Legea nr. 672/19.12.2002 privind auditul public intern care nuaneaz toate aspectele legate de funcia de audit 27

intern, preciznd clar i procedurile pe care trebuie s le urmeze n exercitarea atribuiilor sale. Literatura de specialitate definete schimbarea ca orice modificare, transformare, prefacere n forma i/sau coninutul unei activiti, aciune, sistem etc. La nivelul organizaiei schimbarea este definit ca orice proces impus unei organizaii i care solicit rspuns din partea acesteia. In fapt, schimbarea este un stimul pentru organizaie, ceea ce implic o aciune. Schimbarea este legat ontologic de aciune. Rolul managerului este de a direciona corect schimbarea, de a gsi costurile cele mai mici i avantajele cele mai mari i nicidecum s o ignore sau s o mpiedice. El este cel care i contientizeaz subordonaii despre necesitatea schimbrii i caut metodele cele mai eficiente de implementare a schimbrii, fiind obligat s gseasc modalitile de echilibrare a costurilor estimate n raport cu rezultatele scontate. Schimbrile majore petrecute n Direcia Audit Intern ca urmare att a modificrilor legislative n domeniul auditului intern, despre care am amintit, ct i a comasrii ministerelor din care a rezultat actuala instituie public analizat, au pus la ncercare pe toi cei angrenai n aducerea la ndeplinirea noilor obiective. Ambele schimbri au avut surse externe, fiind impuse prin acte normative, deci de factorii politici, trecnd dincolo de voina organizaiei sau a indivizilor din cadrul acesteia. Direcia Audit Intern a acceptat aceste presiuni i face eforturi deosebite pentru a se adapta n funcie de influenele lor. Prevederile actelor normative care au generat schimbrile analizate prezint obiectivele ce trebuie atinse de audit i normele metodologice de funcionare i organizare a auditului intern, fr a rspunde ns la unele ntrebri legitime, cum ar fi: cum s treci de la control financiar de gestiune la auditul intern? cum s schimbi, peste noapte, controlorii financiari n auditori interni? cum s procedezi pentru a muta centrul de greutate al funciei audit intern de la control la consilierea managerial? cum s armonizezi activitatea de audit intern n ministerul nou creat prin comasarea a dou sisteme care nu au foarte multe n comun din punct de vedere al obiectivelor ce le au de atins unul n domeniul ordinii i siguranei publice, altul n domeniul administraiei publice? innd cont de faptul c schimbrile la nivel macro (n sistemul de control al Romniei), au aprut n urma unor presiuni externe (impuse de U.E.), la nivelul organizaiei noastre (Direcia Audit Intern) aceste schimbri au fost analizate ca un proces n care primul pas l constituie diagnosticarea 28

nevoii de schimbare, printr-o colectare sistematic de informaii relevante pentru elaborarea schimbrii care s rspund la ntrebri cum ar fi: ce schimbri sunt necesare n compartimentul din subordinea mea, pentru a asigura funcionarea impus de factorii externi? Pornind de la faptul c Direcia Audit Intern este o organizaie implicat ntr-un proces de interaciune nentrerupt cu mediul su, beneficiarii serviciilor, colaboratorii, managerii entitilor verificate, etc., am perceput patru componente aflate ntr-o interaciune care poate da un rspuns vis-vis de nevoia de schimbare: SARCINILE, care formeaz componenta primar a sistemului organizaional i cuprind activitile care trebuiesc ndeplinite, caracteristicile acestora, cantitatea i calitatea serviciilor sau produselor oferite organizaiei. Direcia Audit Intern are de realizat urmtoarele sarcini (obiective): asigurarea obiectiv i consilierea n scopul mbuntirii sistemelor i activitilor instituiei; sprijinirea ndeplinirii obiectivelor instituiei printr-o abordare sistematic i metodic prin care se evalueaz i se mbuntesc eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii. Activitile desfurate de ctre auditorii interni se numesc audituri sau misiuni de audit (public) intern. n demersurile lor auditorii pot desfura misiuni de audit intern pe baza planului de audit public intern i audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, necuprinse n plan. Produsele auditorilor interni sunt rapoartele de audit public intern care reflect cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile, fiind nsoite de documente justificative. Serviciile oferite beneficiarilor rezult din realizarea obiectivelor auditului public intern, iar calitatea acestora rezid din acurateea constatrilor i recomandrilor din raportul de audit. Raportul de audit public intern, nsoit de o sintez cuprinznd constatrile cu caracter negativ i recomandrile auditorilor interni precum i calendarul de implementare a acestor recomandri, este transmis ministrului administraiei i internelor pentru analiz i avizare. STRUCTURILE I SISTEMELE ORGANIZAIONALE, care cuprind: responsabilitile i liniile de subordonare, sistemele informaionale, mecanismele de monitorizare i control, fiele posturilor, 29

sistemele formale de retribuire i premiere, structurile edinelor, procedurile de funcionare etc. n Ministerul Administraiei i Internelor obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional necesar desfurrii activitii de audit public intern revine ministrului administraiei i internelor, n calitatea sa de ordonator principal de credite. n cadrul acestei instituii publice auditul intern se exercit de ctre Direcia Audit Intern, aflat din punct de vedere administrativ n subordinea direct i nemijlocit a conductorului instituiei i se execut la toate unitile din structura acesteia. Sub aspect metodologic i de specialitate Direcia Audit Intern se subordoneaz Unitii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern din cadrul Ministerului Finanelor Publice. eful Direciei Audit Intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea misiunilor de audit intern. n cadrul Direciei Audit Intern funcioneaz dou servicii de audit intern la nivelul aparatului central i opt sectoare de audit intern la nivel teritorial. efii de serviciu i de sectoare se subordoneaz direct efului direciei. Pentru realizarea n mod unitar, corect i coerent a activitii de audit public intern, la nivelul direciei funcioneaz un compartiment de planificare, metodologie, evaluare intern, pregtire profesional i urmrirea recomandrilor. Acest compartiment ndeplinete i rolul de monitorizare i control (audit al auditului), fiind un util instrument al managerului organizaiei. Pentru tot personalul ncadrat n Direcia Audit Intern exist fie ale posturilor n care sunt prevzute cerinele posturilor, atribuiile pe care le au ocupanii acestor posturi, drepturile i obligaiile acestora ce decurg, pe de-o parte din calitatea de funcionari publici sau ofieri (funcionari publici cu statut special) i pe de alt parte din calitatea de auditori interni (Legea 672/2002 privind auditul public intern, Carta auditului public intern, Codul privind conduita etic a auditorului intern). Principiile de organizare i funcionare ale Direciei Audit Intern sunt consemnate n Regulamantul de organizare i funcionare (ROF), care a fost supus aprobrii ministrului Administraiei i Internelor mpreun cu fia postului efului direciei, care face parte integrant din ROF. Din punct de vedere profesional, activitatea se desfoar conform Ghidului procedural din Normele metodologice proprii privind exercitarea auditului public intern. Datorit importanei care i se acord acestei activiti, auditorii interni au un nivel de salarizare corespunztor ierarhiei acestei funcii n sistemul de salarizare din minister. Totodat, acetia beneficiaz de un spor pentru complexitatea muncii de 25%, aplicat la salariul de baz brut lunar. 30

Conductorul organizaiei are la ndemn diverse prghii oferite de sistemul formal de retribuire i premiere, cum ar fi: ncadrarea personalului pe funcii n urma evalurii performanelor profesionale; acordarea salariului de merit; avansarea n gradul profesional urmtor; acordarea primelor trimestriale i a premiului anual. CULTURA ORGANIZAIONAL se refer la valorile, ritualurile, sursele de putere, normele i loialitile din organizaie, precum i la sistemul neformal de recompensare sau penalizare. OAMENII cu diferitele lor aptitudini, cunotine, experiene, personaliti, valori, atitudini i comportamente. ntr-o perioad de schimbri rapide, tentativa de a armoniza oamenii i nevoile lor personale cu cerinele noilor acte normative constituie o surs de stres pentru manager. Analiznd structura personalului Direciei Audit Intern observm c aceasta este foarte eterogen din toate punctele de vedere (pregtire profesional, experien, vrst, sex). Astfel, din punct de vedere al pregtirii profesionale, n organizaie se regsesc absolveni ai instituiilor civile i militare de nvmnt superior (cu profil economic, juridic i tehnic). Pe categorii de vrst, situaia se prezint la fel de neomogen, regsind n cadrul direciei de la proaspt absolveni de facultate pn la persoane aflate la finalul carierei. Strns legat de acest aspect este i experiena n munca de control financiar i de audit intern. Astfel, ntreaga activitate are n centrul su un nucleu, format din cadre cu experien n domeniu de peste 10 ani (aproximativ 10% din actualele efective), care a asigurat continuitatea activitii direciei n toat aceast perioad de frmntri i schimbri generate de modificrile legislative. Interesant de urmrit este i modul cum a evoluat structura pe sexe a personalului direciei. Dac n anul 1999, n direcie activau persoane de sex feminin n proporie de 3%, n anul 2004 ponderea acestora atinge aproximativ 25%. Acest fenomen poate fi explicat att prin faptul c trecerea de la controlul financiar de gestiune la auditul public intern a mutat centrul de greutate al activitii din teren la sediul auditorului, ct i prin aceea c munca de control, n general, nu mai este privit ca un apanaj al brbailor. Odat analizate cele patru componente n interaciune din interiorul organizaiei (sarcinile, structurile i sistemele organizaionale, cultura organizaiei i oamenii), trebuie aruncat o privire i asupra elementelor de diagnosticare care sunt dou: viziunea colectiv (definirea unor perspective de viitor mai bune pentru organizaie) suplinit n cazul auditului intern de obiectivele trasate de noile acte normative care reglementeaz activitatea de 31

audit public intern, i conducerea (care ndrum organizaia ctre schimbrile menite s-i nfptuiasc elurile viziunii colective) asigurat de eful direciei, efii serviciilor centrale i efii sectoarelor teritoriale de audit. Totodat, pentru atingerea noilor obiective, conducerea este sprijinit n mod real de colectivul compartimentului Planificare, metodologie, evaluare intern, pregtire profesional i urmrirea recomandrilor. n domeniul culturii organizaionale, implementarea unei schimbri provoac modificri ale bazelor i surselor de putere. Oamenii adopt poziii (atitudini) negative sau pozitive, n funcie de percepia pe care o capt asupra felului n care vor fi afectate puterea deinut i modul de lucru, prin introducerea respectivei schimbri. Ei se tem n general de necunoscut, au anumite tipare, bine ncetenite, care-i ajut s fac fa diferitelor situaii curente i, de regul, se deprind greu cu altele noi. Schimbrile impuse de apariia noilor acte normative care au promovat o nou abordare a activitii de audit public intern, att din punct de vedere conceptual i metodologic ct i din punct de vedere organizatoric, au avut efecte la toate nivelurile, pornind de la individ i ajungnd la organizaia n ansamblul ei. n aciunea sa de implementare a schimbrilor, managerul direciei a purtat discuii n primul rnd cu cei care au primit schimbarea cu entuziasm, acetia fiind cei cu nivelul cultural, att general, ct i n ce privete organizaia, cel mai ridicat. Strategia managerial a fost aceea de a folosi aceast categorie de oameni ca pe o mas de manevr care s induc i celorlalte categorii, celor confuzi sau celor sceptici n legtur cu avantajele schimbrii, ncrederea n valorile promovate de noile acte normative. Acest grup restrns de auditori interni, numit optimiti, a fost i este principala for favorabil schimbrii, alturi n permanen de managerul (eful) direciei. Cel mai greu de lmurit n legtur cu necesitatea i oportunitatea schimbrii a fost ns o alt categorie de auditori, cea a celor ambivaleni care consider schimbarea i bun i rea. Bun, pentru c noua legislaie l degreveaz pe auditor de rspunderea pe care o avea cnd efectua cercetarea administrativ, stabilea vinovia i responsabilitatea unor persoane, precum i sancionarea acestora. Rea, tocmai din cauz c i ia auditorului din mn aceast prghie a stabilirii rspunderii i a sanciunii, care-i conferea o aur de justiiar. Trebuie recunoscut faptul c, i n prezent, se mai duce munc de lmurire cu aceast ultim categorie de oameni, n special la sectoarele teritoriale de audit intern, care a acceptat totui schimbarea ca pe o impunere din afara sistemului, dar nc nu este convins pe deplin de necesitatea ei. 32

Fr a intra n amnunte i n ncrengtura de relaii care au loc ntre indivizii ce compun auditul intern, tiut fiind faptul c munca de audit este o munc n echip, concluzia managerului n legtur cu opoziia care s-a manifestat, i se mai manifest nc, fa de schimbrile impuse este c aceasta se datoreaz nelegerii eronate, toleranei sczute fa de schimbare, temerii de stresul asociat schimbrii i experienelor negative legate de schimbrile trecute, care se manifest la unii auditori, n general la cei cu o cultur sau pregtire profesional mai sczut. n eliminarea opoziiei oamenilor fa de schimbrile impuse, managementul direciei s-a orientat asupra ctorva abordri, i anume: Instruirea i comunicarea, vorbindu-le oamenilor despre schimbare i oferindu-le posibilitatea de a pune ntrebri i de a-i exprima motivele de ngrijorare, deschiznd totodat diferite canale de comunicare prin prezentarea, pe nelesul tuturor a normelor i obiectivelor de audit intern coninute n literatura de specialitate. Au fost efectuate n acest sens convocri de lucru cu tot personalul direciei, inclusiv auditorii din prefecturi i oficiile teritoriale de cadastru. O parte din auditori au participat la instructajele iniiate de Ministerul Finanelor Publice la coala de Finane. Participarea i implicarea real a managerului n discuiile cu toi cei afectai de schimbare, primind sugestii din partea acestora. Un astfel de program este n curs de desfurare, fiind de durat. Facilitarea i sprijinul acordat de manager tuturor subordonailor care manifest opoziie fa de schimbare. Faptul c li s-a facilitat acestora accesul la informaii prin punerea la dispoziie a literaturii de specialitate (norme profesionale, carta auditorilor, lucrri traduse ale diverilor specialiti strini (n domeniu), pe care apoi le-am comentat n consftuiri de lucru, a contribuit n mare msur la acceptarea ideii de schimbare. Continund analiza procesului pentru care s-a fcut diagnosticarea se poate afirma c, potrivit acestui mod de abordare a schimbrii, presiunile favorabile schimbrii trebuie create de sus n jos. La nivelul instituiei analizate acest tip de abordare este dominant n toate domeniile, nu numai n cel al auditului intern. Dac la acest aspect adugm i pe acela c schimbarea a fost impus, aa cum aminteam, de factorii politici (modificri legislative), nici nu mai pot fi luate n discuie alte moduri de abordare. Abordarea de sus n jos, n cazul auditului intern, reprezint singura cale de a introduce schimbarea, de a o dirija, de a furniza credibilitate i autoritate procesului respectiv. Cu alte cuvinte, cu ct conducerea direciei propovduiete mai mult schimbarea, n mod 33

fundamentat i argumentat, cu att mai mult nltura opoziia subordonailor fa de aceasta. Chiar dac procesul de implementare este dureros, datorit faptului c schimbarea trebuie introdus rapid, modelul de sus n jos este singura abordare realist. Pentru a nu genera resentimente i a nu-i face pe oameni s simt c li se impun soluii peste convingerile lor, presiunile de sus n jos trebuie tratate cu mult tact, delicatee i deschidere i comunicate tuturor celor implicai.

34

CAPITOLUL 2

STRATEGIA DE DEZVOLTARE A AUDITULUI PUBLIC INTERN DE LA DECLARAII DE INTENIE LA APLICAREA PRACTIC

Niciodat nu vor fi respectate legile ntr-un stat unde nu exist frica de pedeaps. SOFOCLE

Primul act normativ care a introdus noiunea de audit intern n ara noastr a fost Ordonana Guvernului Romniei nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv. Acesta a reglementat rolul, sfera, modul de organizare i funcionare a auditului public intern i a controlului financiar preventiv din fiecare instituie public. La nceputul anului 2001, n cadrul procesului de negociere n vederea aderrii la Uniunea European, autoritile romne au demarat pregtirea documentului de poziie, pentru Capitolul 28 Control financiar. La ntocmirea acestui document s-a inut seama de coninutul Policy Paper i de direciile de dezvoltare cuprinse n acesta i anume dezvoltarea funciei de coordonare metodologic funcional a activitii de audit intern din sectorul public de ctre Ministerul Finanelor (prin structurile acestuia) i deconcentrarea funciei de control financiar la nivelul ordonatorilor secundari de credite. n vederea prelurii principiilor generale care reglementeaz activitatea de audit la nivelul Comisiei Europene ct i n statele membre, prin Programul Naional de Aderare la Uniunea European s-au stabilit, ca prioriti pe termen scurt, mai multe msuri cu caracter legislativ, printre acestea fiind incluse i modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, lundu-se ca model Regulamentul financiar din decembrie 1977, aplicabil pentru bugetul general al Comisiei Europene, cu amendamentele intervenite n 1988, 1993 etc. Acest 35

fapt s-a petrecut prin adoptarea O.G. nr. 72/30 august 2001 pentru modificarea i completarea O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv. Pe scurt, acesta a fost cadrul legal pe baza cruia se desfura activitatea de audit public intern la data n care Guvernul Romniei adopt: DOCUMENTUL DE POZIIE REVIZUIT II AL ROMNIEI CAPITOLUL 28 CONTROLUL FINANCIAR Din acest document rezult destul de clar c Romnia s-a angajat n mod responsabil s adopte o serie de msuri ferme care s ne permit accesul n marea familie european. Pentru ca demersul ntreprins n realizarea acestui studiu s fie ct mai obiectiv, vom reda n continuare fragmente din documentul amintit mai sus, cu meniunea c , acolo unde inteniile declarate la data adoptrii au devenit ntre timp realitate, vom face precizrile necesare (cu caractere aldine). 2.1. ACCEPTAREA ACQUIS-ULUI COMUNITAR Romnia accept i va aplica n ntregime, pn la data aderrii, acquis-ul comunitar privind Capitolul 28 Controlul Financiar, n vigoare la data de 31 decembrie 2000. Pn la data aderrii, Romnia va continua armonizarea legislaiei naionale cu acquis-ul comunitar i dezvoltarea infrastructurii instituionale necesare implementrii acestuia, n conformitate cu angajamentele asumate prin Acordul European. Romnia i-a asumat unilateral data de 1 ianuarie 2007 ca ipotez de lucru pentru ncheierea pregtirilor de aderare la Uniunea European. Romnia este pregtit s examineze, n continuare, dezvoltarea acquis-ului n domeniul controlului financiar, intrat n vigoare dup 31.12.2000 i s informeze sistematic Conferina pentru Aderare sau Consiliul de Asociere cu privire la legislaia i msurile de implementare adoptate pentru aplicarea noului acquis sau, dac va fi cazul, cu privire la dificultile care ar putea aprea n transpunerea noului acquis. Romnia va face trimitere, cu privire la acest capitol, la informaiile furnizate n cursul procesului de examinare analitic i este de acord cu continuarea transmiterii acestora ctre Statele Membre ale Uniunii Europene. Romnia nu solicit perioade de tranziie sau derogri pentru acest capitol. 36

2. 2. PREZENTARE GENERAL Dezvoltarea i modernizarea sistemului de control financiar public n Romnia, n concordan cu standardele europene i internaionale, n scopul asigurrii unor sisteme sntoase de gestiune a fondurilor publice i de administrare a patrimoniului public, inclusiv a fondurilor comunitare se vor realiza prin: o actualizarea legislaiei-cadru existente n domeniul controlului financiar, n conformitate cu cerinele acquis-ului comunitar i cu standardele europene i internaionale n domeniu; o asigurarea unei funcionri efective a bazei legislative; o ntrirea sistemului de control financiar public, astfel nct s asigure n mod eficient prevenirea iregularitilor i recuperarea pierderilor cauzate de nereguli sau neglijen; o dezvoltarea i ntrirea capacitii instituionale; o formarea profesional a controlorilor financiari i a auditorilor publici. Cadrul legal Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare; Pe baza Strategiei dezvoltrii controlului financiar public intern a fost elaborat proiectul Legii auditului public intern, care va fi aprobat de ctre Guvern pn la sfritul lunii iunie 2002. Legea va fi adoptat de parlament pn la sfritul anului 2002 (termen de intrare n vigoare: 1 ianuarie 2003). n prezent, au loc consultri ntre autoritile romne i serviciile specializate ale Comisiei Europene referitoare la ultima versiune a proiectului de lege privind auditul public intern. Toate aceste deziderate s-au concretizat n Legea nr. 672/ 19.12.2002 privind auditul public intern.

Sistemul de control financiar

Sistemul de control financiar public intern, conform Strategiei dezvoltrii controlului financiar public intern n scopul prezentrii evoluiei acestui domeniu de activitate i innd cont de necesitatea armonizrii cu standardele Uniunii Europene, Ministerul 37

Finanelor Publice a elaborat Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern, adoptat de Guvernul Romniei n luna octombrie 2001. Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern urmrete realizarea urmtoarelor obiective strategice:

A. O baz juridic coerent i exhaustiv, care s cuprind:

Principiile i funciile rspunderii manageriale; drepturile i rspunderile conductorului de a stabili i menine sistemele de management i control financiar. Dac, pentru o bun perioad de timp, acest domeniu a rmas neacoperit, la sfritul trimestrului I al anului 2005 s-a reuit demararea acestei ultime etape a unei vaste i importante Strategii. Astfel, la nivelul Ministerului Finanelor Publice s-a constituit Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control, ale crei atribuii sunt direcionate, n principal, ctre formularea de propuneri pentru perfecionarea cadrului normativ, procedural i organizaional cu privire la managementul/controlul financiar; monitorizarea i ndrumarea metodologic a structurilor responsabile n domeniul controlului intern de la ordonatorii principali de credite; urmrirea aplicrii prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat. n urma recomandrilor Comisiei Europene, Ministerul Finanelor Publice a elaborat un proiect al Standardelor de control intern pentru instituiile publice din Romnia, care, dup ce va trece de etapa analizrii, definitivrii i aprobrii de ctre cei n drept, va devenii pentru manageri o baz de referin, n vederea organizrii propriilor sisteme de management i control financiar. O parte important a perfecionrii cadrului normativ, procedural i organizaional cu privire la sistemele de management financiar i control, pe care Romnia trebuie s-l realizeze pn la integrarea n Uniunea European o reprezint activitatea de introducere a procedurilor scrise pentru principalele activiti (care implic derularea unor fonduri publice semnificative sau afecteaz patrimoniul). Principiile i funciile auditului descentralizat care, alturi de auditul financiar clasic, va desfura audit de sistem i de performan, bazat pe analiza de risc, conform standardelor internaionale recunoscute. Auditorul va deveni consultant pentru conductor, evalund sistemele financiare de management i control i oferind soluii pentru mbuntirea acestor sisteme. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern la art. 12 prevede urmtoarele tipuri de audit: auditul de sistem, auditul performanei i auditul de 38

regularitate, iar art. 3 (1) stabilete pentru auditul public intern urmtoarele obiective: a) asigurarea obiectiv i consilierea, destinate s mbunteasc sistemele i activitile entitii publice; b) sprijinirea ndeplinirii obiectivelor entitii publice printr-o abordare sistematic i metodic, prin care se evalueaz i se mbuntete eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii. Rolul i funciile Unitii Centrale de Armonizare n domeniul Auditului Public Intern (structur n cadrul Ministerului Finanelor Publice), care va fi responsabil pentru: o Armonizarea activitilor de audit intern descentralizat; o Elaborarea normelor metodologice generale, a procedurilor i ghidurilor practice; o Efectuarea de misiuni de audit intern de natur multisectorial.

B. Proceduri i sisteme adecvate de control i audit intern

Definirea pistei de audit intern pentru ansamblul operaiilor financiare ale entitilor publice. Acest obiectiv s-a realizat doar la nivelul ageniilor guvernamentale care deruleaz fonduri externe, de exemplu Agenia SAPARD. Norme i proceduri pentru controlul preventiv angajamentelor, licitaiilor, contractrilor, plilor recuperrii sumelor pltite necuvenit. al i

Astfel, n data de 24 decembrie 2002, prin Ordinul ministrului Finanelor Publice nr. 1.792, au fost aprobate Normele metodologice generale privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale. La data de 16 aprilie 2003, prin Ordinul ministrului Finanelor Publice nr. 522, au fost aprobate Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Norme i proceduri de control ale veniturilor statului (inclusiv resursele proprii reprezentnd contribuia viitoare a Romniei la bugetul Uniunii Europene). 39

C. Independena funcional a auditului public intern, cu competene i acoperire corespunztoare. Auditul intern trebuie s fie independent din punct de vedere funcional n toate activitile sale profesionale.
n acest sens, pe de o parte art. 2 lit. a) din Legea nr. 672/2002, definete auditul public intern ca fiind o activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice, iar pe de alt parte art. 10 alin. 1 stabilete c structura de audit public intern se constituie n subordinea direct a conducerii entitii publice i, prin atribuiile sale, nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern i n desfurarea activitilor supuse auditului public intern. De asemenea, n cadrul art. 19(1) se precizeaz faptul c, auditorii interni trebuie s i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu profesionalism i integritate, fiind creat astfel cadrul legal necesar desfurrii n condiii de independen i obiectivitate a misiunilor de audit public intern. D. Stabilirea unui sistem corespunztor pentru prevenirea

iregularitilor i lupta mpotriva fraudei. Acesta va trebui s permit identificarea i raportarea rapid, precum i recuperarea sumelor pierdute.
O.M.F.P nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, n capitolele referitoare la competena i contiina profesional a auditorilor interni, precum i la regulile de conduit face referiri la faptul c auditorii interni trebuie s posede cunotine, ndemnare i alte competene necesare pentru a-i exercita responsabilitile individuale, n sensul de a identifica elementele de iregularitate i fraud, nefiind n sarcina lor investigarea acestora. E. Pentru creterea eficienei controlului i auditului intern, se va continua perfecionarea pregtirii profesionale a controlorilor i auditorilor, n concordan cu standardele europene, n cadrul unui sistem de pregtire profesional continu i gradual, pe nivele de competen i domenii de specializare n cadrul colii de Finane Publice, avnd la baz strategii proprii de formare a auditorilor interni i controlorilor financiari. n acest sens a fost ncheiat contractul de twinning nr. RO 0006.06.01/2003 cu Belgian Bankers Academy i Deloitte&Touche pentru pregtirea auditorilor interni din sectorul public, a crui derulare a avut loc n anul 2003. 40

Pentru anul 2005 Uniunea European a alocat fonduri, printr-un program PHARE, pentru Dezvoltarea Auditului de Performan i a Auditului de Sistem n Romnia. Acest program este implementat de firma NUMERICA n cadrul colii de Finane Publice, i are ca scop pregtirea unui numr de peste 400 de auditori interni din cadrul instituiilor publice pe mai multe niveluri de complexitate diferite. Astfel, sunt organizate cursuri de baz i cursuri pentru avansai n problematica general a auditului intern, trecndu-se, apoi, la tematica specific auditului de performan i sistem, etap n care se desfoar i misiuni de audit intern n comun cu experi n domeniu ai Uniunii Europene. Totodat, acest program i-a propus s pregteasc un numr semnificativ de auditori interni care, la rndul lor, s devin formatori, reuinduse un interesant fenomen de multiplicare a cunotinelor i experienei n acest domeniu cu caracter de relativ noutate n ara noastr.

2.2.2 Auditul public intern

1. Noua Lege privind auditul public intern (Legea nr. 672/19.12.2002) Cadrul normativ de baz va fi reprezentat de noua lege privind auditul intern. Proiectul Legii auditului intern va reglementa auditul public intern la instituiile publice, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice i administrarea patrimoniului public. Acesta cuprinde: Redefinirea funciei de audit public intern n conformitate cu definiia din Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern i Glosarul Comisiei Europene. n consecin s-a procedat la definirea auditul public intern ca fiind o activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Responsabilitile n organizarea structurilor de audit public intern. Au fost stabilite responsabiliti n legtur cu organizarea compartimentului de audit public intern n sarcina conductorului instituiei publice sau, n cazul altor entiti publice, organului de conducere colectiv, care are obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional, necesar desfurrii activitii de audit public intern. De asemenea au fost avute n vedere i instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice, auditul public intern la acestea limitndu-se la auditul de regularitate i se 41

efectueaz de ctre compartimentele de audit public intern, din cadrul Ministerului Finanelor Publice. Atribuiile Unitii Centrale de Armonizare a Auditului Public Intern n vederea realizrii de ctre Ministerul Finanelor Publice a Funciei de coordonare a auditului public intern (art. 8). mbuntirea procesului de audit, referitor la planificare, desfurare, raportare i monitorizare, n concordan cu standardele de audit (Art. 11). Tipurile de audit (Art. 12). Prevederi privind drepturile i obligaiile auditorilor precum i statutul acestora n vederea asigurrii independenei funcionale a auditului intern (Art. 18, 19 i 20 ). 2. Structura sistemului de audit public intern A. Unitatea Central de Armonizare a Auditului Public Intern (UCAAPI) va reprezenta o unitate distinct n cadrul Ministerului Finanelor Publice, cu independen funcional [art.7. (1) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern]. Comitetul pentru Audit Public Intern, avnd rol consultativ, va reuni specialiti n domeniu, inclusiv din sectorul privat, mediul academic i universitar (art. 5 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern). Totodat, U.C.A.A.P.I va fi autoritatea care va reglementa activitile de audit public intern la nivel naional, prin: 1. elaborarea i adoptarea actelor normative de baz; 2. elaborarea normelor metodologice generale de audit, inclusiv de evaluare a acestei activiti, n contextul standardelor internaionale; 3. avizarea normelor metodologice specifice sectoarelor de activitate; 4. executarea misiunilor de audit public intern de interes naional, cu implicaii multisectoriale; 5. evaluarea activitii de audit public intern descentralizat; 6. elaborarea rapoartelor privind activitatea de audit public intern la nivel naional, pe baza rapoartelor de la entitile publice, pe care le prezint spre dezbatere Guvernului; 7. elaborarea codului deontologic; 8. coordonarea sistemului de recrutare i pregtire profesional continu a auditorilor. 42

Toate aceste atribuii ale UCAAPI se regsesc n art. 8) din Legea nr. 672/2002. B. Directorul general al UCAAPI, care va avea calitatea de funcionar public, este numit de ctre ministrul Finanelor Publice. n calitatea sa de responsabil la nivel guvernamental pentru exercitarea funciei de audit, nu poate face parte din nici un partid politic i nu poate desfura activiti publice cu caracter politic. Aspecte preluate prin art. 7(2) din Legea nr. 672/2002 C. Comitetul pentru Audit Public Intern, ca organism de competen profesional, are ca principale atribuii: 1. Avizarea cadrului normativ elaborat de UCAAPI; 2. Avizarea raportului anual privind activitatea de audit public intern i naintarea acestuia ctre Guvern: 3. Dezbaterea i avizarea rapoartelor de audit public intern de interes naional, cu implicaii multisectoriale, n vederea transmiterii acestora la Guvern; 4. Analizarea pertinenei recomandrilor n cazul divergenelor de opinii ntre conductorii instituiei publice i auditorii interni, informnd Guvernul asupra situaiilor nendeplinirii recomandrilor formulate de auditorii interni. Aceste atribuii ale C.A.P.I. sunt cuprinse n art. 6 din Legea nr. 672/2002. D. n instituiile publice vor fi ntrite structurile proprii de audit public intern, structuri subordonate direct conductorului acesteia [Art. 10. (1) din Legea nr. 672/2002]. n competena acestora este cuprins completarea cadrului metodologic i procedural cu elemente specifice, elaborarea planului de audit i exercitarea efectiv a muncii de audit, urmrind inclusiv dispunerea msurilor de recuperare a prejudiciilor, n cazul depistrii iregularitilor. Datorit negocierilor succesive ce au avut loc n perioada cuprins ntre data elaborrii prezentei Strategii i promulgarea Legii nr. 672/2002, aceste competene au fost cuprinse n textul legii sub urmtoarea form: n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii compartimentul de audit public intern raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate. 43

E. Pentru instituile publice mici, care deruleaz un buget anual de pn la 100.000 EURO i care nu sunt n subordinea altor entiti publice, auditul public intern se asigur de structurile Ministerului Finanelor Publice [Art. 9 b) din Legea nr. 672/2002]; F. Fiecare organism de implementare i pli pentru fonduri europene va avea propria structur de audit intern care va executa misiuni efective de audit asupra utilizrii fondurilor comunitare i a cofinanrii naionale. n cazul fondurilor de preaderare PHARE i ISPA, serviciile de audit intern ale ministerelor implicate pot s efectueze misiuni de audit. Prin crearea acestui cadru instituional va fi realizat una dintre direciile strategice specifice n dezvoltarea viitoare a auditului public intern, respectiv generalizarea structurilor de audit public intern.

3. Alte direcii strategice specifice n dezvoltarea viitoare a auditului public intern: ntrirea independenei organizatorice i funcionale a activitii de audit public intern, care va fi realizat prin: a) Structuri proprii de audit public intern: unitile de audit intern raporteaz celui mai nalt nivel de conducere al entitii publice;

eful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. auditorul nu exercit funcii de execuie sau de decizie n structura auditat;

Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern al entitilor publice. numirea/destituirea auditorilor se va face de conductorul entitii publice cu acordul instituiei publice ierarhic

44

superioare, acordul Ministerului Finanelor Publice fiind necesar numai n cazul ordonatorilor principali de credite; Numirea sau revocarea auditorilor interni se face de ctre conductorul entitii publice, respectiv de ctre organul colectiv de conducere, cu avizul conductorului compartimentului de audit public intern. evaluarea activitii auditate de alte entiti publice aparine Ministerului Finanelor Publice;

A fost creat U.C.A.A.P.I. n cadrul M.F.P. care printre atribuiile sale principale o are i pe aceea prin care verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern de ctre compartimentele de audit public intern i poate iniia msurile corective necesare, n cooperare cu conductorul entitii publice n cauz. raportarea la Ministerul Finanelor Publice a situaiilor de neluare n considerare, n mod sistematic, de ctre conductorii instituiilor publice, a recomandrilor formulate de auditorii interni;

Compartimentul de audit public intern informeaz U.C.A.A.P.I. despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora. stabilirea unui sistem de stimulare material, legat de performana activitii;

Auditorii interni au un nivel de salarizare corespunztor ierarhiei acestei funcii n cadrul sistemului de salarizare a funcionarilor publici; totodat auditorii interni beneficiaz de un spor pentru complexitatea muncii de 25%, aplicat la salariul de baz brut lunar. b) mbuntirea normelor metodologice, manuale, ghiduri de procedur n vederea atingerii nivelului standardelor internaionale. Mijlocul principal de realizare a acestei direcii l va constitui Convenia de twinning pentru anii 2002 2003 (RO 2000 IB/FI/03 RO 0006.06.01). 45

c) Perfecionarea pregtirii profesionale a auditorilor se va realiza prin activiti specifice, cuprinse n convenia de twinning pentru anii 2002 2003, ct i prin programe de nvmnt n cadrul colii de finane publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice.

46

CAPITOLUL

ELEMENTE DE STUDIU COMPARAT AL ACTIVITII DE AUDIT INTERN PE PLAN INTERNAIONAL

Tehnic recent, Auditul Intern trebuie probabil s atepte s-i dovedeasc meritele n toate domeniile pentru a fi cunocut nainte de a fi recunoscut. Jacques Renard, Teoria i practica auditului intern, 2003

3.1. Organizarea i reglementarea auditului intern pe plan internaional

Auditul intern este considerat n lume o profesie care a prins contur de-a lungul anilor, cutnd s rspund mereu necesitilor n continu schimbare pe care le au organizaiile. Auditul intern, axat la nceputurile sale pe probleme contabile, a devenit astzi un instrument puternic de depistare a principalelor riscuri ale organizaiilor. Ca funcie, auditul intern are o apariie relativ recent, situat, dup unii autori, n perioada crizei economice din 1929 din Statele Unite ale Americii. ntreprinderile erau atunci afectate de recesiunea economic i economiile de orice natur erau la ordinea zilei. Toate conturile au fost minuios analizate n vederea unei reduceri a taxelor. Dar marile ntreprinderi americane foloseau deja serviciile Cabinetelor de Audit Extern, organisme independente care aveau misiunea de a certifica conturile, bilanurile i situaiile financiare. Ca pretutindeni, se cuta o metod de reducere a cheltuielilor i s-a realizat c pentru a duce la bun sfrit activitatea de certificare, auditorii externi trebuiau s efectueze numeroase activiti pregtitoare: inventare de orice natur, analize de conturi, sondaje diverse i variate etc. Atunci s-a sugerat n mod normal ca anumite activiti pregtitoare s fie preluate de personalul ntreprinderii. Cabinetele de Audit Extern i-au dat acordul cu condiia unei anumite supervizri. 47

Astfel au aprut aceti auditori deoarece efectuau activiti de audit, n sensul n care era neles la acea dat, dar interni deoarece fceau parte din ntreprinderi. Ei participau la activitile curente ale auditorilor externi, dar fr a ntocmi sintezele i concluziile. ntr-un fel subcontractani ai Auditorilor Externi, ei au permis realizarea obiectivului fixat iniial: reducerea taxelor ntreprinderilor. Astfel s-a nscut cuvntul, nu funcia. Odat ce a trecut criza, ei au fost folosii n continuare deoarece dobndiser cunotinele necesare i utilizau metodele i instrumentele aplicate domeniului contabil; puin cte puin, ei au lrgit domeniul de aplicare i i-au modificat n mic msur obiectivele. Dar Funcia de Audit Intern va mai pstra mult timp nc acest patrimoniu ereditar n memoria colectiv. Cu att mai mult cu ct este vorba de o istorie recent. n raport cu principalele funcii tradiionale ale ntrprinderii: Funcia de producie, Funcia comercial, Funcia contabilcare au existat dintotdeauna, se poate observa faptul c funcia de audit intern este nc la primii si pai (Jacques RENARD Teoria i practica auditului intern Bucureti. 2002). Foarte aproape, pn acum civa ani, de funcia contabil i financiar, auditul intern este n prezent subordonat conductorilor organizaiilor. Este, de asemenea, o profesie bine organizat, cu influen crescnd. Regsit n peste 80 de institute naionale, care fac parte din Institute of Internal Auditors (IIA) al crui sediu se afl la Orlando, n Statele Unite ale Americii, profesia reunete peste 77.000 de membri repartizai n peste 120 de ri. Funcia de Audit Intern a aprut n Frana de-abia n anii 60, puternic marcat de originile sale de control contabil. Reunind aproximativ 2000 de membri, I.F.A.C.I. (Institutul Francez al Auditului i Controlului Intern) este unul din institutele naionale cele mai puternice i cele mai dinamice. Fondat n 1965 cu statut de asociaie, I.F.A.C.I. grupeaz auditori provenind din peste 650 de organisme publice i private, n Frana i n rile francofone. Beneficiind de o organizare naional i regional, I.F.A.C.I. desfoar aciuni ce vizeaz cinci obiective principale:

1. S fie un loc de reflecie privind funcia de audit intern i evoluia acestuia

Acesta este scopul activitii Cercetare care se nscrie perfect n deviza IIA Progres prin mprtirea cunotinelor. Activitatea se organizeaz n jurul grupurilor profesionale i al unitilor tematice de cercetare formate din profesioniti n domeniul auditului. Aceast activitate ntreine, de altfel, numeroase relaii cu Universitile, Marile coli i IIA Research Foundation. 48

2. S contribuie la profesionalizarea actorilor auditului intern

I.F.A.C.I. propune formri profesionale n cadrul i ntre ntreprinderi precum i un certificat de auditor intern (C.I.A.), veritabil paaport care permite recunoaterea ca expert n auditul intern. Institutul distribuie norme profesionale i codul deontologic al profesiei. Institutul este certificat ISO 9001 (2000) pentru conceperea i realizarea actiunilor sale de formare profesional ntre ntreprinderi.

3. S fie un loc de schimburi profesionale

Reuniuni lunare (10/an) i colocvii (5-6/an) care sunt tot attea ocazii de ntlniri ce permit mprtirea cunotinelor. Aceasta este funcia de Club a Institutului. Multiplele legturi internaionale ale Institutului favorizeaz aceste schimburi i le mbogesc.

4. S fie un vector de promovare a auditului intern

Aceast funcie de promovare este asigurat prin revista Audit (5 numere/ an), numeroasele lucrri pe care Institutul le concepe i le distribuie, precum i prin punerea la dispoziie a unei biblioteci specializate.

5. S fie purttorul de cuvnt pe lng organismele profesionale i instituionale

Institutul reprezint o for al crei scop este acela de a face propuneri n domeniul stpnirii riscurilor i al guvernrii ntreprinderii. Auditul intern este o profesie care se bazeaz pe un cadru de referin recunoscut n lumea ntreag, chiar dac, datorit varietii mediilor n care este practicat, acesta trebuie s se adapteze pentru a lua n calcul particularitile legislative i de reglementare ale fiecrei ri, regulile specifice care guverneaz anumite sectoare de activitate (sectorul bancar, de exemplu) sau pur i simplu mrimea i cultura organizaiilor. Acest cadru de referin servete drept baz pentru pregtirea unei diplome profesionale recunoscute pe plan mondial, eliberat pe baza unui 49

examen de specialitate, C.I.A. (Certified Internal Auditor) care reprezint, pentru exercitarea auditului intern, echivalentul diplomei de expertiz contabil n cazul revizuirii conturilor. Cadrul de referin cuprinde: definiia auditului intern adoptat n luna iunie a anului 1999 de Consiliul de Administraie al IIA, care precizeaz c auditul intern efectueaz misiuni de asigurare i de consiliere, c domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern i guvernarea ntreprinderii i c finalitatea sa este aceea de a aduce un plus de valoare organizaiilor; codul deontologic care furnizeaz auditorilor interni principiile i valorile ce le permit s-i orienteze practica profesional n funcie de contextul lor specific; normele profesionale pentru practica auditului intern care i ghideaz pe auditorii interni n vederea ndeplinirii misiunii i n gestionarea activitii lor; modalitile practice de aplicare (MPA) care comenteaz i explic normele i recomand cele mai bune practici; sprijinul pentru dezvoltarea profesional, constituit n principal din lucrri i articole de doctrin, din documente ale colocviilor i conferinelor, precum i ale seminariilor.

Cunoaterea i aplicarea acestui cadru de referin ofer organizaiilor i organismelor de reglementare o asigurare privind nivelul de profesionalism al auditorilor interni. Principiile i regulile prevzute de codul deontologic i de norme au un caracter obligatoriu. Nerespectarea acestora nseamn nu numai s te situezi n afara profesiei, ci mai ales s te privezi de un mijloc de a fi mai eficace i, deci, mai credibil. Amatorismul nu mai are ce cuta n auditul intern, doar o abordare sistematic i metodic poate aduce un plus de valoare organizaiilor. Modalitile practice de aplicare nu au aceeai putere executorie. Acestea reprezint totui referina n domeniu, i se recomand cu trie punerea lor n aplicare, admind totui posibilitatea unor adaptri n funcie de legile i reglementrile naionale (Lois Vaurs Delegat general, Cuvnt nainte la lucrarea Norme profesionale ale auditului intern, Editat de Ministerul Finanelor Publice, octombrie2002). 50

3.2. Evoluia funciei audit intern de la control la consiliere n cadrul asistenei manageriale
Aa cum aminteam n prima parte a acestui capitol, la nceputurile sale, auditul intern era un simplu control contabil executat de persoane din interiorul organizaiei la solicitarea auditorilor externi. Chiar i dup ce au nceput s lucreze independent de auditul extern, auditorii interni au avut, preponderent, n centrul ateniei activitatea financiar-contabil. Cu timpul, domeniul de aplicare a fost lrgit, iar obiectivele au fost diversificate, dar auditul intern a avut i, din pcate, nc mai are tendina de a se axa pe controlul regularitii i conformitii operaiilor/activitilor care se desfoar n entitatea auditat. Acest fapt l situeaz pe auditorul intern mai mult n sfera controlului financiar de gestiune, al inspeciilor, dect n aceea a auditului intern. nsi modalitile de reflectare a rezultatelor aciunilor ntreprinse de auditorii interni n documentele ntocmite cu aceste ocazii stau mrturie despre faptul c funcia de consiliere este relativ nou i mai exist reineri n a i se acorda locul pe deplin meritat. Rapoartele de audit intern au pstrat mult vreme elemente ale documentelor de control financiar de gestiune, cum ar fi: cercetri administrative, rspunderi materiale, recuperri de prejudicii etc. Toate aceste documente de control se ncheiau cu stabilirea unor msuri ce trebuiau ntreprinse de responsabilii entitilor verificate la termenele stabilite de organele de control. Totodat, aceti responsabili aveau obligaia de a raporta despre aducerea la ndeplinire a acestor msuri. ntreptrunderile celor dou funcii i, de ce s nu recunoatem, chiar confuziile, se datoreaz fr ndoial faptului c au avut evoluii asemntoare i c ntre ele exist multe similitudini. Aa cum Auditul Intern a trecut de la un simplu control contabil la asistena acordat managementului pentru a avea un bun control asupra operaiunilor, tot aa i controlul de gestiune a trecut de la simpla analiz a costurilor la controlul bugetar, apoi la un adevrat pilotaj al ntreprinderii. Auditul intern i controlul de gestiune depesc treptat stadiul de simpl direcie funcional devenind un ajutor n vederea optimizrii ntreprinderii (Marc Joanny, Audit interne et Controle de gestion, Les Echos, 06-10-92). Pentru a nelege mai bine cum de s-au ntreptruns aceste funcii, vom sublinia asemnrile dintre acestea, cum ar fi: ambele funcii se preocup de toate activitille organizaiei i au, deci, un caracter universal; ca i auditorul intern, controlorul de gestiune nu este un angajat din domeniul operaional; 51

cele dou funcii sunt relativ recente i nc n plin perioad de evoluie, de unde rezult nmulirea ntrebrilor i incertitudinilor; i una i cealalt beneficiaz de o apartenen ierarhic ce le pstreaz independena i autonomia, adic se situeaz la cel mai nalt nivel al organizaiei. La modul ideal cele dou funcii ar trebui s se gseasc ntr-o relaie de complementaritate. pe de o parte, n interveniile sale, auditul intern contribuie la Controlul de gestiune; controlul de gestiune este cu att mai eficient cu ct primete informaii elaborate i transmise ntr-un sistem de Control intern fiabil i validat de Auditul Intern; auditul intern va oferi controlorului de gestiune aceast garanie n ceea ce privete calitatea informaiei. Ca i celelalte funcii, el poate i trebuie s fie auditat urmrind dac:indicatorii de gestiune previzionai pe care i utilizeaz sunt adecvai, informaiile pe care le primete sunt exhaustive, este respectat armonia ntre marile echilibre, cei care iau deciziile in seama de opiniile controlorului de gestiune?. Aceste ntrebri i le pune Auditorul Intern pentru a vedea dac activitatea desfurat este bine stpnit de ctre controlorul de gestiune. Pe lng aceast evaluare de audit periodic, rapoartele de audit intern pot i trebuie s ofere Controlorului de gestiune informaii pertinente pentru a-i permite s estimeze corectitudinea funcionrii proceselor, n concordan cu procedurile prevzute. aceeai situaie se ntlnete i n cazul auditului intern care va gsi la controlorul de gestiune informaii care vor constitui tot attea indicii capabile s atrag atenia auditorilor asupra punctelor slabe ce trebuie luate n considerare n cadrul misiunilor de audit (Jacques Renard. Teoria i practica auditului intern. Bucureti. 2002). n rile n care noiunea de audit intern a ptruns foarte trziu, cel puin ca reglementare oficial, printre care se numr i Romnia, a existat doar controlul financiar (intern sau de gestiune) care avea printre obiectivele sale i dintre cele specifice auditului intern. Paradoxal pentru aceste zone este faptul c, dup ce zeci de ani nu au putut beneficia de avantajele oferite de existena celor dou Funcii complementare, odat cu introducerea auditului intern a fost desfiinat controlul financiar intern (sau de gestiune). n Romnia acest fenomen s-a petrecut la apariia O.G. nr. 119/31.08.1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, care, prin intrarea n vigoare ncepnd cu data de 1 ianuarie 2000, abroga art. 2 52

din Legea nr. 30/1991 privind organizarea i funcionarea controlului financiar i a Grzii financiare, articol prin care Ministerele, departamentele, alte organe centrale de stat, prefecturile i Primria municipiului Bucureti sunt obligate s asigure organizarea i funcionarea controlului financiar de gestiune privind patrimoniul propriu i a controlului financiar preventiv asupra veniturilor i cheltuielilor pentru care sunt ordonatori de credite bugetare. Dac activitatea de control financiar preventiv a fost reglementat prin O.G. nr.119/1999 cu modificrile i completrile ulterioare, cea de control financiar de gestiune nu a mai fost reglementat n mod expres printr-un act normativ.Astfel activitatea de control financiar de gestiune a fost agat printr-o simpl referire n Normele metodologice generale privind organizarea i exercitarea auditului intern, norme aprobate prin OMF nr. 332/2000 n sensul c, fostele structuri de control financiar de gestiune au fost absorbite de cele de audit intern, acestea din urm prelund, alturi de atribuiile conferite prin Ordonana Guvernului nr. 119/1999, toate atribuiile structurilor de control financiar de gestiune. Adevrata funcie de consiliere a auditului public intern este statuat de Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, act normativ prin care se dorete ca activitatea de audit intern s se alinieze la standardele europene n vederea aderrii Romniei la Uniunea European n anul 2007. Rmne de vzut n ce msur prevederile acestui document vor fi transpuse n practic i, mai ales, cnd. Aa cum aminteam n capitolul precedent, pentru realizarea angajamentelor asumate unilateral prin acceptarea acquis-ului comunitar privind Capitolul 28 Controlul Financiar, Romnia mai are de adoptat unele acte normative n vederea aplicrii Strategiei de dezvoltare a controlului financiar public intern, elaborat de Ministerul Finanelor Publice i adoptat de Guvernul Romniei n luna octombrie 2001. Dintre acestea, cea mai important reglementare, din perspectiva subiectului analizat, ar fi cea referitoare la sistemul de control financiar public intern. Avnd n vedere faptul c, celelalte elemente ale Sistemului de control financiar, respectiv Auditul public intern, Controlul financiar preventiv, Sistemul Trezoreriei Publice, Controlul fiscal, Garda Financiar i Sistemul de control financiar al bugetelor locale au fost deja reglementate, se impune ca msur prioritar adoptarea unui act normativ care s fixeze o baz juridic coerent i exhaustiv. Dac acceptm ideea c sistemul de control financiar a fost gndit ca un tot unitar, atunci lipsa verigii numite control financiar public intern va face ca acest sistem s nu funcioneze sau s funcioneze defectuos. Pe plan mondial Auditul Intern a fcut pai importani n ceea ce privete rolul su de consiliere n cadrul asistenei manageriale. 53

Prima declaraie, cu adevrat premonitoare despre rolul pe care ar trebui s-l joace auditul intern, a fost cea fcut n 1941 de ctre J.B.Thurston, Preedintele noului Institut Internaional al Auditorilor Interni care afirma c perspectivele cele mai strlucite pentru Auditul Intern ar fi n Asistena managerial (,,It is as an arm of Management that internal auditing has its most briliant future). Conceptul de Audit Consiliere ar trebui s se afirme tot mai mult, fr a pune n discuie conceptul tradiional de Audit Control. Specialitii au demonstrat foarte bine c aceste dou noiuni nu sunt incompatibile. Auditul de eficacitate apare ca un plus de valoare a auditorului care merge mai departe de simplul control de conformitate. Acest plus de valoare se manifest i se dezvolt n dou direcii care explic i justific evoluia previzibil: Creterea n complexitate a gestiunii i oblig pe manageri s solicite participarea auditorilor interni n situaii noi sau dificile i, astfel, s se integreze n managementul organizaiei. n acest context el va trebui s-i pstreze rolul de consiliere i s lase managerul s-i asume soluiile preconizate. Rolul de consiliere se dezvolt la rndul su, crescnd n acelai timp i rolul su pedagogic. Rol pedagogic deoarece particip din ce n ce mai mult la formarea specialitilor din domeniul su i la implementarea controlului intern. Prin ajutorul acordat conductorilor organizaiilor n administrarea activitilor, auditul intern i-a dovedit utilitatea ca funcie de asisten. Aceast noiune de asisten face ca auditul intern s se disting fr echivoc de orice aciune de poliie. Conductorul organizaiei (managerul/ responsabilul) se las asistat de auditorii interni pentru a rezolva problemele ce in de deciziile luate pentru a avea un mai bun control asupra activitilor. Noiunea de asisten evolueaz n fiecare zi spre o mai mare implicare a auditorului n organizaie. Auditorul intern adopt din ce n ce mai mult profilul unui consilier, al unui consultant pe care l putem chema spontan i astfel al unui specialist. Se pune astfel capt unei controverse care s-a bucurat de mare succes pn nu de mult: auditorul intern are vreo obligaie de a reprezenta un mijloc sau obligaia de a da un rezultat? Imediat ce se admite c auditorul intern consiliaz asist recomand dar nu decide, obligaia lui nu ar fi dect o obligaie de a reprezenta un mijloc: a face totul pentru a ajuta la mbuntirea controlului pe care fiecare responsabil l are asupra activitilor sale i prin urmare a ajuta la atingerea obiectivelor controlului 54

intern. Pentru a face acest lucru, auditul intern dispune de atuuri pe care managerul nu le are: Are norme de referin care-i dau autoritate, o metod i instrumente care-i garanteaz eficacitatea. Dispune de independen de spirit, de o autonomie care i permite s conceap toate ipotezele i s formuleze toate recomandrile. Nu este distras n cercetrile i gndirea lui de constrngerile i obligaiile unei activiti permanente i nici de gestionarea zilnic a unui serviciu (J. Renard. Teoria i practica auditului intern. Bucurti. 2003). Importana funciei de consiliere a Auditului Intern rezid i din faptul c pe plan internaional au fost adoptate Norme profesionale ale Auditului Intern n cuprinsul crora se fac numeroase referiri la misiunile de consiliere. Aceste Norme au drept obiect: definirea principiilor de baz pe care practica auditului intern trebuie s le urmeze; furnizarea unui cadru de referin n vederea realizrii i promovrii unei palete largi de activiti de audit intern, care s aduc un plus de valoare; stabilirea criteriilor de apreciere a funcionrii auditului intern; favorizarea mbuntirii proceselor organizaionale i a operaiunilor. Normele se compun din Normele de calificare (seria 1000), Normele de funcionare (seria 2000) i Normele de aplicare (seria nnnn.Xn.). Normele de calificare enun caracteristicile pe care trebuie s le aib organizaiile i persoanele care ndeplinesc activiti de audit intern. Normele de funcionare descriu natura activitilor de audit intern i definesc criterii de calitate ce permit evaluarea serviciilor furnizate. Normele de calificare i Normele de funcionare se aplic n general activitilor de audit intern. Normele de aplicare reprezint transpunerea Normelor de calificare i a Normelor de Funcionare pentru misiuni specifice (de exemplu un audit de conformitate, o investigaie n cazul unei fraude sau activiti de auto-evaluare a controlului intern). Normele fac parte din Cadrul de Referin al Practicilor Profesionale. Acest Cadru de Referin a fost propus de The Guidance Task Force i aprobat de The Board of Directors al IIA n iunie 1999 (Norme Profesionale ale Auditului Intern. Ministerul Finanelor Publice i IFACI. Bucureti. Octombrie 2002). Astfel, n norma 1000.C1 se specific: natura misiunilor de consiliere trebuie s fie definit n Carta de audit. De asemenea, gsim referiri la 55

misiunea de consiliere i, implicit, la funcia de consiliere a auditului intern i n Normele de aplicare 1130.C1 i C2, 1210.C1, 1220.C1, 2110.C1 i C2, 2120.C1 i C2, 2130.C1, 2201.C1, 2210.C1, 2220.C1, 2240.C1, 2330.C1, 2410.C1, 2440.C1 i C2 i 2500.C1. Pentru fiecare dintre aceste norme exist Modaliti Practice de Aplicare (MPA) prin care se fac anumite precizri considerate de specialiti ca fiind utile pentru realizarea misiunilor de audit intern. Cu meniunea expres c respectarea Modalitilor Practice de Aplicare este facultativ, acestea se dovedesc un valoros ghid pentru cei ce activeaz n domeniu, reuind s asigure un cadru unitar pentru abordarea misiunilor de audit.

56

CAPITOLUL 4

PRACTICA AUDITULUI INTERN N MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

Alegerea structurii Compartimentului de Audit Intern se va face n mod evident n funcie de cultura organizaiei, deoarece auditul intern nu este dect reflectarea acesteia Jacques Renard, Teoria i practica auditului intern, Bucureti, 2003

4.1. Direcia Audit Intern sau auditul intern descentralizat ntr-o organizaie piramidal
n lucrarea Teoria i practica auditului intern Jacques Renard prezint unele structuri posibile pentru organizarea auditului public intern n funcie de mrimea organizaiei la nivelul creia se dorete nfiinarea acestora. Dup analiza variantelor prezentate ne-am oprit la modelul auditului descentralizat ntr-o organizaie mare, model ce corespunde cel mai mult cu organizarea auditului public intern n Ministerul Administraiei i Internelor. Potrivit autorului lucrrii citate, auditul descentralizat implic existena unui seviciu central de audit intern cruia i sunt afectate n mod tradiional patru misiuni precise:

Prima misiune: definirea normelor

Este serviciul central ce se afl n responsabilitatea directorului Auditului Intern care va defini normele de lucru care se impun tuturor auditorilor din organizaia pe lng care funcioneaz: organizarea dosarelor, structura rapoartelor, frecvena auditurilor, metodologia, planul de audit etc. Acest ansamblu normativ trebuie s fie acelai pentru a asigura o calitate a muncii de 57

aceeai natur i acelai nivel. Carta de audit i manualul de audit prezint esena acestui ansamblu. Astfel, Serviciul Central de Audit Intern permite s se procedeze n aa fel nct toate echipele descentralizate s munceasc avnd obiective identice i o singur metodologie.

A doua misiune: definirea politicii i a mijloacelor de pregtire profesional

Din aceleai motive de omogenitate i eficacitate, serviciul central este acela care precizeaz nivelul de pregtire profesional necesar pentru toi auditorii, n scopul de a se evita s existe ntr-un loc echipe cu un nivel nalt de calificare, iar n altul echipe cu un nivel de calificare sczut. Pentru a atinge acest scop, serviciul central va defini mijloacele prin care se va realiza aceast pregtire profesional: profilul solicitat al candidailor auditori, recomandarea efecturii de seminarii, cicluri de pregtire etc. Toate acestea respect regulile preconizate de Normele Profesionale i n special aplicarea normei 1210 n care se precizeaz urmtoarele: pregtirea auditorilor interni trebuie s fie la un nivel compatibil cu auditurile care trebuie s fie efectuate, toi membrii serviciului trebuie s posede cunotinele, aptitudinile i competenele necesare.

A treia misiune: Auditul Auditului

Serviciile centrale ale auditului intern sunt acelea care vor audita serviciile de audit descentralizate i care se vor asigura prin aceasta: c normele prescrise sunt bine respectate; c pregtirea i nivelul profesional al auditorilor sunt acelea definite de organizaie; c funcia de audit intern este acceptat de ctre unitatea descentralizat i c ea lucreaz n cadrul acesteia cu eficacitate. n urma acestor misiuni de audit al auditului (Audit Review spun anglosaxonii), misiunea serviciului central produce un Raport destinat Responsabilului unitii descentralizate i care cuprinde recomandrile necesare pentu un mai bun control asupra operaiunilor i o mai mare eficacitate a funciei; deci o apreciere asupra controalelor interne ale serviciului de audit descentralizat, tratat aici conform legii comune a auditului.

A patra misiune: realizarea de misiuni specifice

Alturi de cele trei roluri precedente care reprezint activiti funcionale, Serviciul Central de Audit Intern va mai avea de realizat audituri 58

interne, ns n ocazii foarte precise. Este cazul misiunilor de audit cu caracter general i specializat general n ceea ce privete domeniul n discuie dar specializat n ceea ce privete subiectul misiuni cerute de conducerea Organizaiei i al cror obiect nu este specific unei anumite uniti descentralizate. Poate de asemenea s fie vorba de misiuni ce privesc o unitate descentralizat, dar cu caracter extrem de confidenial sau deosebit de important. n aceste cazuri speciale, cei care vor realiza auditul sunt auditorii interni centrali. Pentru a susine afirmaia din titlul prezentului capitol, vom prezenta succint modul de organizare i funcionare a Direciei Audit Intern din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor. Direcia Audit Intern este unitate n aparatul central al Ministerului Administraiei i Internelor subordonat nemijlocit ministrului Administraiei i Internelor, specializat n executarea auditului public intern. n activitatea sa, Direcia Audit Intern ndeplinete atribuiile exclusive de audit public intern, care au drept scop s dea asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice i s ajute entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. n exercitarea atribuiilor sale, Direcia Audit Intern coopereaz cu unitile din aparatul central al Ministerului Administraiei i Internelor i colaboreaz cu organele de specialitate din cadrul Curii de Conturi a Romniei, Ministerului Finanelor Publice, Ministerului Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei, Ministerului Aprrii Naionale, Serviciului Romn de Informaii. De asemenea, colaboreaz cu unitile centrale, inspectoratele generale, comandamentele de arm i direciile din Ministerul Administraiei i Internelor. Locul Direciei Audit Intern n cadrul Ministerului Administraiei i Internelor rezult i din Organigrama Ministerului Administraiei i Internelor aprobat prin hotrrea Guvernului Romniei nr. 725/28 iunie 2003 i publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr. 478/4.VII.2003. Pentru ducerea la ndeplinire a atribuiilor ce-i revin, Direcia Audit Intern dispune de urmtoarea structur organizatoric: Comanda, asigurat de eful direciei; Serviciul 1 Audit Intern Ordine Public; Serviciul 2 Audit Intern Administraie Public; 59

 Compartimentul Planificare, metodologie, evaluare intern (auditul auditului), pregtire profesional i urmrirea recomandrilor; Sectorul 1 Audit Intern Bucureti; Sectorul 2 Audit Intern Bucureti; Sectorul 3 Audit Intern Craiova; Sectorul 4 Audit Intern Timioara; Sectorul 5 Audit Intern Cluj Napoca; Sectorul 6 Audit Intern Iai; Sectorul 7 Audit Intern Braov; Sectorul 8 Audit Intern Constana. Acest model de organizare corespunde cu mprirea Romniei n opt regiuni de dezvoltare conform prevederilor Legii nr. 151/15 iulie 1998, dup cum urmeaz: Regiunea 1 Nord-Est, cu sediul la Piatra Neam; Sectorul 6 Audit Intern-Iai; Regiunea 2 Sud-Est , cu sediul la Brila; Sectorul 8 Audit InternConstana; Regiunea 3 Sud Muntenia, cu sediul la Clrai; Sectorul 1 Audit Intern-Bucureti; Regiunea 4 Sud-Vest Oltenia, cu sediul la Craiova; Sectorul 3 Audit Intern Craiova; Regiunea 5 Vest, cu sediul la Timioara; Sectorul 4 Audit InternTimioara; Regiunea 6 Nord-Vest, cu sediul la Cluj-Napoca; Sectorul 5 Audit Intern Cluj-Napoca; Regiunea 7 Centru, cu sediul la Alba Iulia; Sectorul 7 Audit InternBraov; Regiunea 8 Bucureti-Ilfov, cu sediul la Bucureti; Sectorul 2 Audit Intern-Bucureti. Sectoarele teritoriale de audit intern i desfoar activitatea n zonele lor de responsabilitate, efectund misiuni de audit public intern la toate unitile din sectorul de ordine i siguran public i asigur supervizarea misiunilor de audit public intern efectuate de ctre auditorii din cadrul prefecturilor i ai oficiilor judeene de cadastru din aceste zone. Rolul serviciului central de Audit Intern despre care aminteam la nceputul acestui capitol, este ndeplinit de Compartimentul planificare, metodologie, evaluare intern, pregtire peofesional i urmrirea recomandrilor care, sub ndrumarea direct a efului direciei asigur toate cele patru misiuni specifice auditului intern descentralizat. 60

Dac organizarea dosarelor, structura rapoartelor i metodologia de audit sunt bine structurate n cadrul legal general i intern, i au un caracter relativ stabil i repetitiv, pentru desfurarea misiunilor de audit public intern, planul de audit i implicit frecvena auditrii necesit o abordare periodic distinct determinat pe baza celui mai actual instrument de audit, respectiv analiza riscurilor. Avnd n vedere faptul c sistemele de conducere se bazeaz n principal pe gestiunea riscului atunci importana riscului este aceea care va determina frecvena auditrii: risc ridicat deci audit frecvent; n schimb un risc sczut nseamn audituri mai puin frecvente. Aadar auditul intern trebuie s dispun cu orice pre de un instrument de msurare, de o tehnic care s-i permit emiterea unei judeci cu privire la importana riscului n zona auditat. Ajungem astfel la una din cele mai importante etape n auditul intern analiza riscurilor, etap al crei management trebuie s raporteze rezultatele activitii auditului managementului general, ajutnd la conturarea ariei de auditat i n stabilirea procedurilor de audit.

A. Conceptul de risc i tipuri de risc

n literatura de specialitate riscul este un subiect predilect, ceea ce demonstreaz importana, dar i complexitatea lui n economia organizaiilor. n practic, organizaiile se confrunt cu o mare varietate de riscuri, att interne, ct i externe care, datorit acestor aspecte, niciodat nu pot fi avute n vedere exhaustiv. Pentru management este important s depisteze riscurile, s le clasifice i s se ocupe de ele n ordinea posibilitii apariiei i a iminenei impactului pe care-l pot produce, avnd convingerea c nu pot fi abordate toate riscurile. Riscul este ameninarea ca un eveniment sau o aciune s afecteze negativ capacitatea unei organizaii de a-i atinge obiectivele stabilite. Riscurile posibile se identific pe fiecare obiectiv al entitii/funciei/ activitii/ programului/ procesului/ operaiei, urmnd apoi o monitorizare permanent a evoluiei lor pentru a stabili pe cele mai probabile. Auditorul intern, din momentul declanrii activitilor premergtoare desfurrii misiunilor de audit i pn la finalizarea acestora, se va preocupa de riscuri. Datorit insistenei pe care o manifest n identificarea, analiza i evoluia riscurilor, pe tot parcursul demersului su, auditorul este pentru muli perceput ca fiind DOMNUL RISC. 61

n practic, exist mai multe tipuri de risc clasificate dup anumite criterii: Dup posibilitatea apariiei riscurile sunt: riscuri poteniale, susceptibile s se produc dac nu se instituie un control eficient care s le previn i/sau s le corecteze; riscuri posibile, reprezentate de acele riscuri poteniale care dei sesizate de controlul intern, managementul nu a ntreprins cele mai eficiente msuri pentru a le elimina sau pentru a le diminua impactul. Dup natura lor, riscurile sunt: riscuri legislative; riscuri financiare; riscuri de funcionare; riscuri comerciale; riscuri juridice; riscuri sociale; riscuri de imagine; riscuri legate de mediu; riscuri ce privesc securitatea informaiilor, etc.

Dup specificul entitilor, riscurile sunt: riscuri generale, privind situaia economic, organizarea i atitudinea conducerii .a.; riscuri legate de natura activitilor/ proceselor/ operaiilor specifice; riscuri privind conceperea i funcionarea sistemelor; riscuri referitoare la conceperea i actualizarea procedurilor. Conform Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, riscurile se clasific n: riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor; lipsa unor responsabiliti precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaie insuficient neactualizat; riscuri operaionale: nenregistrarea n evidenele contabile; lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat; arhivarea necorespunztoare a documentelor justificative; riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate, nedeterminarea operaiunilor cu risc financiar; alte riscuri, cum ar fi cele generate de schimbri legislative, structurale, manageriale etc. 62

Evident c se mai pot realiza i alte clasificri ale riscurilor, dar n activitatea practic elementele cele mai importante referitoare la riscuri rmn cele legate de: posibilitatea de apariie a riscurilor; nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora, n cazul n care s-ar produce. Odat stabilite aceste dou componente se poate realiza harta riscurilor ca raport probabilitate-impact (fig.1) pe baza creia managementul i ulterior auditorii interni vor urmri riscurile ridicate i foarte ridicate. PROBABILITATE

Mare Medie

Mic

IMPACT

Fig. 1

Sczut

Moderat

Ridicat

B. Evaluarea riscurilor
Evaluarea riscurilor este parte a procesului operaional i trebuie s identifice i s analizeze factorii interni i externi care ar putea afecta n mod negativ obiectivele organizaiei. Factorii interni pot fi de exemplu, natura activitilor entitii, calificarea personalului, schimbri majore n organizare sau randamentul 63

angajailor, iar factorii externi pot fi: variaia condiiilor economice, legislative sau schimbri intervenite n tehnologie. Evalurile riscurilor trebuie s acopere toat gama de riscuri din cadrul entitii, de aceea trebuie lucrat la toate nivelele ierarhice, mai ales la cele nalte. Procesele de evaluare trebuie s descopere riscurile msurabile i riscurile nemsurabile, cum ar fi cele operaionale, i s le selecioneze pe cele controlabile. Managementul organizaiei, prin activitile de control prestabilite, identific riscurile i le analizeaz evoluia. Departamentul de audit intern, fiind o structur independent, reia analiza riscurilor stabilite de managementul organizaiei n vederea evolurii sistemului de control intern. Auditorii interni trebuie s raporteze rezultatele activitii lor managementului general i orice slbiciune semnificativ descoperit pe parcursul desfurrii auditului. Cu toate acestea auditorii se confrunt cu propriul lor risc: riscul de audit. Aadar, evaluarea riscurilor este o preocupare att a auditorilor interni, pe care o realizeaz n conformitate cu standardele lor profesionale, ct i a controlului intern, n vederea oferirii unor servicii performante pentru managementul organizaiei. Spre exemplu: dac este o recesiune n Romnia, va crete riscul nencasrii taxelor i impozitelor i n consecin trebuie s se reduc cheltuielile pentru a ne ncadra n buget pn la sfritul anului. Abordarea riscurilor trebuie s aib n vedere faptul c acestea comport trei componente: riscul inerent, este riscul ca o eroare material s se produc; riscul de control, este riscul ca sistemul de control intern al entitii s nu mpiedice sau s corecteze respectivele erori; riscul de nedetectare, care este riscul ca o eroare material rmas s nu fie depistat, nici de auditori, motiv pentru care se mai numete i risc de audit.

Riscurile de audit sunt riscuri reziduale care mai pot apare dup monitorizarea riscurilor de ctre auditori. RISCUL DE AUDIT reprezint posibilitatea de a fi formulate recomandri i concluzii asupra entitii auditate, eronate, n mod material, sau neconforme cu realitatea. S nu uitm c n practic, auditorii interni evalueaz i monitorizeaz riscurile semnificative privind entitatea auditat prin compararea propriei liste de riscuri cu riscurile de control intern. Faptul c nu analizeaz toate riscurile nu nseamn c accept slbiciunile minore. 64

Fiecare organizaie are nevoie de mai multe elemente pentru instituirea unui sistem de control intern eficient, cum ar fi: existena unui mediu de control, respectiv: oamenii, competena profesional, integritatea i valorile lor; evaluarea riscurilor i o urmrire adecvat a evoluiei acestora, motiv pentru care trebuie tiut unde se gsesc acestea n organizaie; odat tiute riscurile, apare necesitatea activitilor de control care s le elimine sau s le diminueze impactul. Pentru o bun evaluare a riscurilor este nevoie s cunoatem entitatea, activitile auditabile, riscurile asociate i activitile de control intern care funcioneaz. Evaluarea riscurilor este o problem permanent deoarece condiiile se schimb mereu, apar noi reglementri, apar oameni noi, apar obiective de actualitate i toate aceste schimbri modific n permanen geografia riscurilor, care niciodat nu poate fi definitivat. Evaluarea riscurilor nseamn identificarea i analizarea riscurilor relevante n ndeplinirea obiectivelor, pentru a cunoate modul n care trebuie s fie administrate. ntruct condiiile economice, umane i de reglementare sunt ntr-o continu schimbare, controlul intern trebuie s identifice i s se ocupe de riscurile speciale, asociate schimbrii. Analiza riscurilor nu reprezint o tiin exact. Prin stabilirea activitilor de control se urmrete ca riscurile ridicate s devin medii sau sczute, pn la o eventual dispariie ulterioar. Oricum riscurile trebuie s evolueze n jos. Analiza/evaluarea riscurilor este o etap important n activitatea desfurat de auditori i se efectueaz prin: elaborarea planului de audit; elaborarea programului de audit. Activitatea de evaluare a riscurilor este o component esenial a managementului auditului i ea trebuie realizat constant, cel puin o dat pe an, pentru identificarea tuturor riscurilor i cuprinde urmtoarele faze: a) Identificarea elementelor/obiectelor auditabile care presupune un demers structurat plecnd de la general la detaliu. b) Stabilirea riscurilor pentru fiecare obiect auditabil pe baza analizei operaiilor n funcie de anumite criterii concepute anticipat i efectuarea unor calcule de ierarhizare i clasare a acestora. c) Metoda riscurilor care va fi funcie de probabilitatea apariiei riscurilor i de impactul i durata consecinelor evenimentului. 65

Msurarea riscurilor se realizeaz prin trei metode: Metoda probabilitilor care presupune urmtorii pai: Msurarea riscului major n raport cu ansamblul riscurilor; Evaluarea pierderilor probabile plecnd de la instrumente statistice i de la o abordare istoric; Evaluarea direct a pierderilor anuale; Constatri i extrapolri, cu corecturi dac este necesar. Metoda factorilor de risc, care se identific, n prealabil, plecnd de la o clasificare pe categoria de riscuri.

Metoda matricelor de apreciere, plecnd de la criteriile de apreciere privind: impactul financiar (I); probabilitatea de apariie (P); nivelul controlului intern (CI). Exemplu: se construiete matricea pentru o entitate public folosind o scar de la 1 la 3, pentru criteriile de apreciere, n vederea msurrii riscurilor, astfel:
DOMENIU Resurse umane Financiar-contabil Achiziii Prestri servicii IT I 2 2 2 1 2 P 1 1 3 1 2 CI 1 2 2 3 2 SCOR 2 4 12 3 8

d) Clasificarea riscurilor se realizeaz, n practic, de asemenea, prin trei metode: Metoda de clasificare absolut n ordinea importanei scorului total stabilit n exemplul anterior, valori ale riscului exprimate n procente sau printr-o medie, conform tabelului:
DOMENIU Achiziii IT Financiar-contabil Prestri servicii Resurse umane SCOR 12 8 4 3 2 RISC Mare Mare Mediu Mic Mic

66

 Metoda clasificrii relative utiliznd o scar de valori determinat, n prealabil, spre exemplu: sczut, mediu, ridicat. Metoda clasificrii matriciale n funcie de diverse combinaii posibile, sens n care se aleg criterii diverse aplicabile domeniilor care vor fi evaluate, tot pe o scar cu trei nivele: slab, mediu i tare. e) Stabilirea controlului intern se realizeaz prin completarea tabelului din exemplul de mai sus, cu activitile de control i constatarea, dac acestea sunt implementate sau nu n practic, conform modelului:
DOMENIU Resurse umane Financiar OBIECTIVE - ntocmirea documentelor pentru angajare - calculul salariilor i ntocmirea statului de plat RISCURI - nscrierea incomplet sau eronat a datelor -neactualizarea procedurilor cu modificrile legislative - actualizarea incorect a programului de salarii -nregistrri eronate EVALUARE - foarte mare -mediu ACTIVITI DE CONTROL INTERN - comparaie cu dosarul de concurs -cunoaterea modificrilor legislative - actualizarea fielor posturilor -elaborarea procedurilor conform legii

- foarte mare

Contabilitate

-lipsa procedurilor scrise pentru nscrierea n contabilitate

-mediu

f) Ierarhizarea riscurilor, se materializeaz ntr-un tabel din situaia de mai sus, care neavnd activitile de control potrivite, vor fi catalogate cu risc foarte mare sau cu risc mare i mediu i ca atare se vor regsi astfel:
DOMENIU Resurse umane Financiar OBIECTIVE -ntocmirea documentelor pentru angajare -calculul salariilor i ntocmirea statului de plat -lipsa procedurilor scrise pentru nscrierea n contabilitate RISCURI -nscrierea incomplet sau eronat a datelor -neactualizarea procedurilor cu modificrile legislative -actualizarea incorect a programului de salarii -nregistrri eronate EVALUARE -foarte mare -mediu -foarte mare -mediu

Contabilitate

67

g) Clasarea riscurilor Fazele parcurse n etapa de evaluare a riscurilor ne ajut s clasm riscurile n funcie de gravitatea lor i aceasta, la rndul ei, ne va permite s realizm o prioritate a riscurilor pentru planul anual al activitii de audit intern sau n programul de desfurare a misiunii de audit intern, n sensul de a avea n vedere activitile cu riscurile cele mai ridicate. Evaluarea riscurilor pentru Programul de audit intern este o etap cu o importan major n desfurarea misiunilor de audit intern. De aceea, pentru realizarea corect i eficient a acestei etape se impune s fie implicai auditorii cu experien, care cunosc bine entitatea auditat i metodologia de evaluare a riscurilor. Realizarea unei evaluri a riscurilor competente i pertinente va conduce la stabilirea corect a obiectivelor auditabile, pe domeniile auditabile, ceea ce va reprezenta baza pentru asigurarea formulrii concluziilor privind funcionalitatea/ nefuncionalitatea sistemului de control intern din cadrul organizaiei. Concluziile auditorilor interni obinute n urma recomandrilor stabilite prin intervenia la faa locului i ntocmirea documentelor de lucru cerute de specificul derulrii misiunii de audit intern, se vor materializa ulterior n etapa de raportare, cnd concluziile finale ale Raportului de audit intern este recomandat s se ataeze grile/scale de evaluare pe fiecare obiectiv auditat n cadrul misiunii. Aceste grile creeaz un impact vizual asupra managementului general al organizaiei auditate, dup cum urmeaz:
1) MARE 2) RIDICAT 3) STANDARD INTERNAIONAL 4) CONTROL EXCESIV 5) BUN 6) FOARTE BUN 7) EXCELENT MEDIU MEDIU ACCEPTABIL STANDARD U.C.A.A.P.I. DE IMBUNTIT BUN MEDIU MIC SCZUT CU PROBLEME NESATISFCTOR NESATISFCTOR GRAV BINE MEDIU CRITIC GRAV FOARTE GRAV SLAB

FOARTE BINE

Observm la aceste grile de evaluare c exist calificative pozitive, medii i negative, dintre acestea cele mai stimulative sunt cele cu un calificativ pozitiv i dou sau mai multe negative, nelund n calcul pe cele cu calificative medii. 68

n acelai timp, acest gen de grile ine cont de faptul c, este foarte greu de evaluat i apreciat un sistem ca fiind bun i, cu att mai mult, foarte bun n condiiile existenei riscului de control i a riscului de audit. O concluzie ar fi c grilele cu patru nivele dintre care unul/dou pozitive i dou/trei negative sunt cele mai potrivite pentru realizarea unei temeinice evaluri a riscurilor.

C. Orientri noi n activitatea de evaluare a riscurilor

Perioada actual de evoluie a auditului intern, att pe plan internaional, ct i pe plan naional, se confrunt cu o permanent stare de schimbare. De aceea este necesar i evaluarea sistematic a riscurilor care mereu se schimb. Din practic rezult c niciodat riscurile nu pot fi evaluate n totalitate. Adeseori spunem c acolo unde nu msurm nu exist riscuri, dar asta nu nseamn c este i adevrat. Evaluarea riscurilor pentru controlul intern este o asigurare c schimbrile se vor face n siguran, respectiv c vor putea fi supravegheate. Schimbrile au impact mai mare asupra auditorilor interni i de aceea managerii tiindu-se verificai, manifest o mai mare sensibilitate fa de riscuri. Acetia fiind implicai n analiza riscurilor au trecut de la logica actorilor confruntai n activiti cu riscuri la msurarea logic a factorilor de risc. Etapa actual are un imperativ care ar putea fi denumit gestiunea reactivitii, adic nsoirea schimbrii sau tiina de a diagnostica, de a arbitra schimbrile i riscurile asociate acestora, care afecteaz organizaia. Actualizarea standardelor de audit intern realizate de Institutul Internaional de Audit (IIA) n 2002, a modificat semnificativ procesul auditului intern, astfel: intern; n prezent, rolul auditului a devenit major pentru activitatea de evaluare a riscurilor din organizaii. Astfel, dac ntr-o entitate unde funcioneaz auditul intern nu exist sistem de evaluarea riscurilor, auditorii interni trebuie s se implice n crearea acestui proces, dar nu i n decizia de organizare i exercitare. 69 nainte, auditul intern avea rolul de a evalua sistemul de control

Totodat, ar mai fi o schimbare n optica IIA privind activitatea auditorilor interni, astfel: n trecut, exista grija din partea tuturor, inclusiv a auditorilor interni, de a nu face greeli; n prezent, aceast preocupare s-a transmis organizaiilor prin responsabilitile ce le revin pentru ca obiectivele/intele acesteia s fie atinse. Dac n 1970 se spunea auditorilor interni c exist riscul ca ei s fac o greeal, astzi exist n sarcina auditorilor i riscul ca ei s nu evalueze corect atingerea obiectivelor de ctre organizaia auditat. Riscul reprezint orice element care poate avea o inciden asupra capacitii organizaiei de a-i atinge obiectivele. Managementul riscului se constituie ntr-o metodologie care vizeaz asigurarea unui control al riscului, care s permit meninerea unui nivel acceptabil pentru organizaie, la cel mai bun cost, al expunerii la risc. Factorii de risc sunt deficiene, lipsuri, iregulariti ale organizaiei care combinate cu apariia unor evenimente, vor antrena consecine nefavorabile pentru entitate. Practica internaional, recunoscut n domeniu, enumer o serie de factori de risc deja consacrai i anume: lipsa de coeziune a echipei de conducere; nenelegerea/necunoaterea strategiei de ctre salariai; nendeplinirea clar a atribuiilor n cadrul ntreprinderii; lipsa de fluiditate a circuitului informaional/informatic; nerespectarea reglementrilor; ntreruperea exerciiului/exploatrii datorit plecrii unei persoane cheie, pierderea unor documente, dosare importante, .a.; lipsa ncrederii n activitatea privind achiziiile care i va pune ntr-o situaie delicat pe cei ce vor lua decizii; necompetitivitatea personalului; lipsa controlului posturilor; incompetena managementului general/de linie; lipsa de ncredere fa de manager; probleme de imagine; nerespectarea angajamentelor; conflicte de interese; fraude, .a. 70

Practica sntoas n domeniul auditului intern relev o dorin puternic a auditorilor de a respecta normele I.I.A. n sensul c: alegerea misiunilor de audit intern se bazeaz pe o serioas analiz a riscurilor; planificarea auditului intern se realizeaz n conformitate cu evaluarea riscurilor; ponderea misiunilor de evaluare a proceselor de management al riscurilor este ntr-o continu cretere. n domeniul gestiunii riscurilor se constat c la mare parte din organizaii exist o funcie dedicat managementului riscului care are o politic de implementare a gestiunii riscurilor folosind tabele de bord privind riscurile, cartografierea acestora i evaluarea nivelului de satisfacie al gestionrii riscurilor. Forma actual de organizare a Direciei Audit Intern adoptat de conducerea ministerului la propunerea auditului, este n opinia noastr adecvat, avnd n vedere raportul costuri rezultate. Aa cum am artat anterior, statul de organizare al Direciei Audit Intern cuprinde un numr de 147 de posturi, din care 129 funcii de auditori interni cu care se asigur, att auditarea structurilor de ordine public, ct i supervizarea misiunilor de audit public intern derulate la nivelul structurilor de administraie public. Totodat aceast form de organizare rspunde cerinelor nscrise n actele normative cu caracter general i intern de a se asigura nivelul maxim de independen al activitii de audit public intern, prin plasarea Direciei Audit Intern n directa subordonare a ordonatorului principal de credite, respectiv a ministrului Administraiei i Internelor. n susinerea celor afirmate facem o scurt prezentare a unui model ipotetic de organizare a activitii de audit public intern n cadrul Ministerului Admnistraiei i Internelor prin plasarea compartimentului de audit public intern la nivelul fiecrei structuri organizatorice, inclusiv a direciilor centrale ai cror conductori nu au calitatea de ordonatori de credite (254 ordonatori de credite i 17 structuri centrale). Pentru ca aceste compartimente si poat desfura activitatea n conformitate cu etapele obligatorii impuse de Ghidul procedural prevzut de actele normative n vigoare, se impune a fi alctuite din cel puin doi auditori, din care unul trebuie s asigure supervizarea misiunii de audit public intern. n aceste condiii, numrul de auditori interni minim necesar rezult dintr-un calcul extrem de simplu i anume: (254 + 17) x 2=542 auditori interni. Dac facem o analiz compartiv lund n considerare doar volumul cheltuielilor de personal impus de o astfel de form de organizare rezult c aceast categorie de cheltuieli ar fi cel puin de 4 ori mai mare dect n prezent. 71

Apreciem c i numai aceast simpl analiz comparativ susine afirmaia fcut anterior i anume c actuala form de organizare asigur raportul optim costuri rezultate. Dac avem n vedere i faptul c aceast form ipotetic de organizare a compartimentelor de audit public intern la nivelul fiecrei structuri organizatorice afecteaz grav independena i obiectivitatea activitii de audit public intern, aprecierea anterioar este cu att mai ndreptit.

4.2. Echipa de audit intern form de lucru adecvat n condiiile concrete ale activitii de audit public intern desfurate n Ministerul Administraiei i Internelor
Istoria este a grupurilor umane i nu a indivizilor izolai prof. univ. dr. Costic Voicu, conf. univ. dr. Florin Sandu i alii Management Organizaional n domeniul ordinii publice, Editura M.I. 2001.

4.2.1. Cteva considerente despre managementul grupurilor i munca n echip

O abordare interesant pentru instituia din care facem parte o regsim n lucrarea Management organizaional n domeniul ordinii publice aprut la editura Ministerului de Interne n 2001 sub coordonarea prof. univ. dr. Costic Voicu i conf. univ. dr. Florin Sandu. Potrivit autorilor lucrrii amintite, chiar dac formarea echipelor este impus de o anumit stare de lucruri activitatea de echip poate spori satisfacia i motivaia n munc, n special pentru cei care preuiesc interaciunile sociale. Un rol al managerului este acela de a obine avantaje ct mai mari din activitatea de echip, iar performana echipei reflect performana managerului. Managerii creeaz echipe pentru a asigura ndeplinirea unor sarcini. O bun parte din activitatea sa, managerul o petrece interacionnd cu oamenii, fie conducnd echipele, fie fcnd parte din ele. Munca n echip poate afecta involuntar modul n care se comport oamenii. Dorina de a rmne ntr-o echip este pltit printr-un conformism 72

la valorile acesteia. Individul nu mai face ce vrea ci ce trebuie, primind n schimb protecie i confort psihologic. Avnd n vedere specificul muncii de audit public intern putem afirma c echipa de audit reprezint un grup funcional. Fa de grup, echipa are unele caracteristici suplimentare: exist un el comun sau o cauz comun; ndeplinirea elului sau sarcinii pretinde colaborarea i coordonarea activitilor membrilor echipei; membrii echipei au interaciuni regulate i frecvente unii cu alii. Aceste caracteristici sunt valabile i pentru munca de audit intern. Rezultatul muncii de audit intern, concretizat n Raportul de audit public intern i Sinteza la acel raport, nu poate fi cel scontat i anume s prezinte de o manier unitar i obiectiv constatrile, att cele cu caracter pozitiv ct i cele cu caracter negativ, dac nu se lucreaz, cu adevrat, n echip. Termenul de echip este, aa cum a observat Parsole (1981), impregnat cu valori pozitive. Colaborarea, egalitatea ntre membrii, cooperarea i angajarea sunt trsturi tipice ale echipei. Sistemele de valori sunt ale lucrului n echip i nu ale individualismului. n lucrarea amintit mai sus, autorii scot n eviden att avantajele ct i dezavantajele oferite de echip membrilor si. Dup opinia distinilor autori, avantajele muncii de echip ar fi: o ofer ansa conjugrii de aptitudini i experiene, n scopul soluionrii unei probleme sau al ndeplinirii unei sarcini; o asigur aprecierea contribuiilor membrilor si; o ofer oamenilor prilejul de a nva de la ceilali; o asigur sprijin reciproc; Munca n echip poate avea i dezavantaje, chiar i atunci cnd activitatea depus este bun. De exemplu: o se manifest o prea mare izolare fa de restul organizaiei, fapt pentru care obiectivele echipei pot ajunge s nu mai coincid cu cele ale organizaiei; o pot aprea presiuni n cadrul echipei, care duc la dezvoltarea unor imagini nerealiste asupra mediului (gndirea de grup); o apare concurena ntre echipe, care poate duce la conflicte dac nu este gestionat cu abilitate de ctre managerul organizaiei; o pot aprea conflicte ntre diferii membrii ai echipei. O echip poate avea eficacitate dac are un el pe care membrii ei s-l considere important. 73

Bazndu-se pe studiile ntreprinse asupra elementelor care asigur succesul unei echipe, Larson i La Fasto (1989) afirmau: o n primul rnd echipele cu performane superioare i-au neles clar elurile pe care trebuiau s le ating i erau convinse c reprezint un rezultat important i util; o n al doilea rnd, ori de cte ori am identificat i am descris o echip cu activitate slab, explicaia ineficacitii acesteia s-a bazat, ntr-un fel sau altul, pe caracteristicile elurilor ei. Acestea fie deveniser confuze, fie fuseser politizate, fie i pierduser caracterul de urgen ori semnificaia n ochii echipei, fie fuseser diluate, prin dispersarea eforturilor echipei ctre mai multe obiective concurente, fie apruser diferite eluri individuale, care deveniser prioritare n raport cu cele colective. Cercetrile au sugerat c eficacitatea echipelor depinde de existena unor membrii care s poat ndeplinii anumite roluri eseniale n cadrul lor. Un studiu efectuat de Balbin (1981) asupra echipelor manageriale a ajuns la concluzia c o echip trebuie s ndeplineasc roluri de: realizator, coordonator, modelator, designer, investigator de resurse, monitor, lucrtor de echip, finalizator. Este bine ca fiecare membru al echipei s-i asume cte un rol. Ulterior, Balbin a considerat c echipa are nevoie de un specialist- adic de cineva capabil s scoat echipa din situaii dificile. n cazul echipelor de audit intern rolul acestui specialist este ndeplinit, de regul, de eful de echip care, fiind unul dintre auditorii cu cea mai mare experien n domeniu i, nu n ultimul rnd, se bucur de respectul i ncrederea celorlali membrii ai echipei, poate intervenii n situaiile de criz. Metodologia de exercitare a auditului intern consacr rolul de specialist sub aspect pur profesional, supervizorului. Scopul demersurilor efectuate de ctre acesta este de a asigura c toate obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate. Ca n oricare echip i n echipa de audit, dac exist prea muli membri de acelai tip, de aceeai structur profesional n comparaie cu obiectivele ce trebuie atinse, se ajunge la pierderea echilibrului; dac sunt prea puini, o parte din obiective rmn neatinse sau vor cdea n sarcina unor membrii ai echipei care sunt deja ocupai cu propriile obiective. Principiile pe care Balbin le propune pentru stabilirea i integrarea unei echipe manageriale pot fi adaptate cu uurin i echipei de audit intern, i anume: o un membru al unei echipe de audit contribuie cu dou tipuri distincte de roluri: rolul su profesional i rolul din cadrul echipei; o eficacitatea echipei depinde de gradul n care membrii si i cunosc corect poziiile n interiorul echipei i se adapteaz, ndeplinindu-i ambele tipuri de roluri; 74

o o o

orice echip are nevoie de un echilibru optim determinat de obiectivele sale; caracteristicile personale ale membrilor i face potrivii pentru anumite roluri i le limiteaz capacitetea de a reui n altele; echipa i poate desfura n mod optim resursele sale tehnice doar atunci cnd se instaureaz, n cadrul ei, un echilibru al rolurilor i cnd acestea sunt ndeplinite de oameni adecvai.

Este important, n alctuirea echipelor, s nelegem preferinele oamenilor pentru anumite roluri. Acest lucru se face prin observare atent a potenialilor membrii ai echipei pe parcursul mai multor misiuni. Dac analizm proveniena auditorilor interni vom observa c acetia vin ori din structurile de ordine i siguran public ori din diverse sectoare ale economiei naionale (uneori chiar din instituii de nvmnt superior, ca proaspt absolveni). Din aceast cauz componena echipelor de audit intern este foarte eterogen, aspect care nu reprezint deloc un dezavantaj, dar care constituie o continu provocare pentru managerii a cror sarcin este s formeze echipele. Desfurarea auditului intern modern, n conformitate cu un ghid procedural bine structurat, prin folosirea tehnicilor, instrumentelor i formularelor de audit, are avantajul de a capitaliza experiena n domeniu att la nivelul echipei ct, mai ales la nivelul Direciei Audit Intern, fapt care va permite i auditorilor mai puin experimentai s-i desfoare activitatea n condiii satisfctoare, bineneles sub ndrumarea colegilor mai vechi n bran, a efilor de echip,a supervizorilor. Una dintre calitile eseniale ale unui manager trebuie s fie aceea de a identifica rolurile pe care le ndeplinesc membrii unei echipe (grup) pentru a-l ajuta s profite ct mai mult de calitile diferiilor membrii ai echipei i s depisteze golurile existente.

4.2.2. Echipa de audit intern n Direcia Audit Intern din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor
Pentru a se nelege de ce auditul intern este considerat o activitate de echip n cadrul organizaiei noastre, vom face o scurt prezentare a situaiei concrete care a existat la momentul ntocmirii planului de audit intern pentru anul 2004. n conformitate cu prevederile art 13. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern (1) auditul intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public, inclusiv asupra activitilor enitilor 75

subordonate cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public; (2) Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin odat la trei ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele: angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat, inclusiv din fonduri comunitare; plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fonduri comunitare; vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului i administrate de Ministerul Administraiei i Internelor; concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului i administrate de Ministerul Administraiei i Internelor; constituirea veniturilor publice, modul de autorizare i stabilire a titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora. alocarea creditelor bugetare; sistemul contabil i fiabilitatea acestuia; sistemul de luare a deciziilor; sistemele de conducere i control precum i riscurile asociate unor asfel de sisteme; sistemele informatice. Tot n actul normativ amintit mai sus, la art. 12 se precizeaz i tipurile de audit ce trebuie abordate, respectiv auditul de sistem, auditul performanei i auditul de regularitate. Definirea acestor tipuri de audit, pe care am prezentat-o la capitolul precedent, ne relev ct de complex este activitatea de audit public intern. Dac la cerinele actelor normative n materie, care sunt imperative, adugm elementele concrete avute la dispoziie pentru a realiza aceste cerine, vom nelege c misiunea Direciei Audit Intern (DAI) i implicit a conducerii acesteia, este foarte dificil. Elementele concrete de care aminteam au fost: numrul de uniti/structuri din cadrul M.A.I. care trebuie auditate (365 ordonatori de credite, din care 254 din sectorul de ordine i public i uniti centrale ai cror conductori nu au calitatea de ordonatori de credite); numrul auditorilor interni, conform statului de organizare al D.A.I147; numrul de zile calendaristice/om/an diponibile desfurrii activitii de audit public intern (305 din 365 zile calendaristice dintr-un an s-au sczut: 7 zile reprezentnd srbtorile legale; 38 76

zile concediul de odihn; 15 zile alocate pregtirii profesionale, potrivit legii); durata unei misiuni de audit public intern care, la rndul ei , este alctuit din mai multe etape, astfel:

a) pregtirea misiunii de audit public intern care dureaz 15 zile calendaristice i cuprinde: elaborarea ordinului de serviciu; declararea independenei auditorilor interni; notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern (conform art. 16.(1) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern aceast notificare se face cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern); colectarea i prelucrarea informaiilor preliminare; msurarea i analiza riscurilor; elaborarea chestionarelor (de luare la cunotin, list de verificare); elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern; elaborarea programului misiunii de audit public intern; elaborarea programului interveniei la faa locului.

b) intervenia la faa locului (munca n teren) care nsumeat un numr de 21 zile calendaristice. n aceast procedur se parcurg urmtoarele etape: edina de deschidere; colectarea informaiilor; constatarea i raportarea iregularitilor; revizuirea documentelor de lucru; edina de nchidere. Elaborarea proiectului raportului de audit public intern cruia i sunt alocate un numr de 7 zile calendaristice. Transmiterea proiectului raprtului de audit public intern la unitatea/structura auditat pentru analiz i formularea punctului de vedere, aciune creia i sunt destinate 15 zile calendaristice [art, 17 (2) din Legea nr. 672/2002]. Pregtirea reuniunii de conciliere cu un termen de 10 zile calendaristice [art.17(3) din legea nr. 672/2002]. Efectuarea reuniunii de conciliere:1 zi. Elaborarea Raportului de audit public intern finalizat i a Sintezei aferente acestuia, activitate creia i sunt destinate 7 zile calendaristice. 77

Din cele prezentate rezult c durata maxim a unei misiuni de audit public intern este de 76 zile calendaristice. n acest fel, un auditor intern nu poate participa dect la patru misiuni ntr-un an. Supunnd unei analize atente i realiste toate aspectele legate de elementele prezentate pn acum, conducerea Direciei Audit Intern a ajuns la concluzia c singura variant posibli este aceea de a audita o unitate la trei ani. Din acest moment toat atenia s-a ndreptat spre gsirea modalitilor practice cele mai adecvate de realizare a misiunilor. Practica n activitatea de control financiar de gestiune i de audit public intern dup vechile metodologii a demonstrat c cea mai eficient abordare este cea a muncii n echip. Cu att mai mult cu ct, potrivit noilor reglementri, odat ajuni n unitatea supus auditrii, trebuie supuse auditrii toate activitile desfurate n acea unitate, inclusiv n cele subordonate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public. Dac se are n vedere, pe de o parte, specificul extrem de variat al unitilor auditate, i anume: Poliie; Poliie de Frontier; Pompieri; Protecie Civil; Jandarmerie; Uniti sanitare (centre medicale judeene, policlinici i spital); Uniti de nvmnt (superior, liceal sau pentru pregtirea subofierilor i agenilor); Tipografie; Baze de reparaii i transport auto; Prefecturi; Oficii de cadastru etc. i, pe de alt parte, marea diversitate de domenii (14), obiective (27) i activiti (90) ce se pot desfura n aceste uniti i care, potrivit prevederilor legale, trebuie auditate, atunci se va nelege c abordarea unei misiuni de audit public intern nu se poate face dect n echip. Afirmaia este susinut i de coninutul actelor normative care reglementeaz activitatea de audit public intern. Astfel, la art. 15. din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern se precizeaz: n realizarea misiunilor de audit, auditorii i desfoar activitatea pe baza ordinului de serviciu, emis de eful compartimentului de audit public intern, care prevede n mod explicit scopul, obiectivele, tipul i durata auditului public intern, precum i nominalizarea echipei de auditare. 78

De asemenea, i n Normele Generale privind exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin OMFP nr. 38/2003 se fac dese referiri la echipa de audit intern. Pornind de la aceste argumente, echipa de auditori care a avut sarcina de a elabora normele metodologice proprii privind exercitarea auditului public intern n M.A.I. (n temeiul art. 11 lit.a din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern) a accentuat faptul c auditul este munc de echip, fixnd pentru fiecare procedur din Ghidul procedural rolul acesteia i mai ales al efului echipei de auditori. Precizm c, aceste norme metodologice au primit avizul favorabil al Ministerului Finanelor Publice i au fost aprobate de Ministrul Administraiei i Internelor prin Ordinul nr. 555/07.10.2003, mpreun cu Carta auditului public intern referitoare la obiectivele auditului public intern, precum i la drepturile i obligaiile auditorilor interni din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor. Avnd n vedere structura organizatoric a Direciei Audit Intern pe care am prezentat-o n capitolul precedent, n atenia conducerii a stat n permanen problema alctuirii acestor echipe. Sub aspectul fundamentrii planului de audit public intern, numrul echipelor de audit i al auditorilor n fiecare echip a fost stabilit pe baza propunerilor efilor serviciilor centrale de audit intern, respectiv ai sectoarelor teritoriale. Componena echipelor de audit intern va fi stabilit tot de ctre efii de compartimente, n funcie att de datele concrete ce vor rezulta din culegerea datelor referitoare la unitile supuse auditrii prin Chestionarul de luare la cunotin (unul din cele mai importante instrumente de audit), ct i de afinitile existente ntre membrii compartimentelor din care se aleg echipele. Componena echipelor de audit mai poate fi stabilit i de ctre eful Direciei Audit Intern n situaii deosebite, n cazul auditurilor ad-hoc, respectiv al misiunilor de audit public intern cu caracter excepional. Pentru ca cele prezentate mai sus s nu rmn doar la stadiul de afirmaii pur teoretice, autorii au decis s abordeze cel puin o form de audit public intern i anume cel de regularitate, prin expunerea, n continuare, a metodelor i instrumentelor utilizate n derularea misiunii de audit public intern, precum i prin exemplificarea acestora ntr-un studiu de caz.

79

CAPITOLUL 5
METODE I INSTRUMENTE UTILIZATE N DERULAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
5.1. Derularea misiunii de audit public intern Graficul prezentat mai jos ofer o viziune global asupra procesului de audit public intern n Ministerul Administraiei i Internelor. n graficul respectiv sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, procedurile de urmat i documentele corespunztoare atestrii derulrii misiunii de audit public intern.

Etape

Proceduri
Iniierea auditului P01, P02, P03 Colectarea i prelucrarea informatiilor P04

Documente
Ordinul de serviciu A-01 Declaraia de independen A-02 Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern B-01 Tabelul puncte tari i puncte slabe C-01

Pregtirea misiunii de audit

Analiza riscurilor P05 Elaborare programului de audit public intern P06 Deschiderea edintei P07 Colectarea dovezilor P08

Programul de audit A03 Programul preliminar al interveniilor A03-1 la faa locului

Minuta edintei de deschidere B-02

Teste A-04 Formularele constatarilor de audit A-05 Formular de constatare i raportare a iregularitilor A-06 Nota centralizatoare a documentelor de lucru C-02 Minuta edinei de nchidere B-03

Intervenia la faa locului

Constatarea i raportarea iregularitilor P09 Revizuirea documentelor de lucru P10 nchiderea edinei P11

80

Raportul de audit public intern

Elaborarea proiectului de raport de audit P12 Transmiterea proiectului de Raport P13 Reuniunea de conciliere P14

Proiect de raport

A07-1

Minuta Reuniunii de conciliere B-04 Raportul final A07-2

Raportul final P15 Supervizarea P16 Difuzarea Raportului de audit public intern P17

Urmrirea recomandrilor

Urmrirea recomandrilor P 18

Fia de urmrire a Recomandrilor A-08

5.2. Pregtirea misiunii de audit public intern

5.2.1. Ordinul de serviciu
Ordinul de serviciu se ntocmete de eful Direciei Audit Intern sau nlocuitorul su legal, respectiv de efii sectoarelor teritoriale de audit intern din cadrul direciei, dup caz, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de ministrul Administraiei i Internelor, sau la ordinul ministrului Administraiei i Internelor. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre Direcia Audit Intern. Ordinul de serviciu definete domeniile i obiectivele generice ale misiunii de audit public intern, componena i ierarhia auditorilor interni n cadrul echipei de audit public intern, precum i tipul de audit care urmeaz a fi efectuat. 81

5.2.2. Declaraia de independen Independena auditorilor interni selectai pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarat. n acest sens fiecare auditor intern trebuie s ntocmeasc o declaraie de independen. De asemenea, persoanele care acord consultan/asisten de specialitate n domeniile care exced competenele auditorilor interni trebuie s-i declare independena. 5.2.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern Direcia Audit Intern, respectiv sectoarele teritoriale de audit intern din componena sa, notific unitatea care urmeaz a fi auditat cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern, despre domeniul/domeniile auditabile, principalele obiective, durata misiunii, precum i despre faptul c pe parcursul misiunii vor avea loc intervenii la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. 5.2.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5.2.4.1. Colectarea informaiilor n aceast etap auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre unitatea auditat. Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele scopuri: a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care unitatea auditat i desfoar activitatea; b) cunoaterea organizrii unitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; c) identificarea punctelor cheie ale funcionrii unitii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; d) identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; e) identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor misiunii auditului public intern i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate. Auditorii interni au acces la toate datele i informaiile, inclusiv la cele existente n format electronic, pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n ordinul de serviciu. 82

Personalul de conducere i de execuie din unitatea auditat are obligaia s ofere documentele i informaiile solicitate, n termenele stabilite, precum i tot sprijinul necesar desfurrii n bune condiiuni a misiunii de audit public intern. Auditorii interni, cu sprijinul structurilor abilitate din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor, pot solicita date, informaii, precum i copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice i juridice aflate n legtur cu unitatea auditat, care au obligaia de a le pune la dispoziie la data solicitat. 5.2.4.2. Prelucrarea informaiilor Prelucrarea informaiilor const n: a) analiza unitii auditate i activitii sale (organigrama, regulamente de organizare i funcionare, fie ale posturilor, circuitul documentelor); b) analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea unitii auditate; c) analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; d) analiza rezultatelor controalelor precedente; e) analiza informaiilor externe referitoare la unitatea auditat. 5.2.5. Identificarea obiectelor auditabile 5.2.5.1 Obiectul auditabil Obiectul auditabil reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. 5.2.5.2. Etapele identificrii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 etape: a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului); b) definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (ce trebuie s fie evitate); c) determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca unitatea s ating obiectivul i s elimine riscul. 83

5.2.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice i ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. 5.2.6. Analiza riscurilor 5.2.6.1. Definirea riscului Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii Ministerului Administraiei i Internelor de a realiza obiectivele. 5.2.6.1.1. Categorii de riscuri Riscurile se mpart n urmtoarele categorii: a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabiliti precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaia insuficient, neactualizat; b) Riscuri operaionale: nenregistrarea n evidenele contabile; arhivare necorespunztoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat; c) Riscuri financiare: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar; d) Riscuri generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc. 5.2.6.1.2. Componentele riscului Componentele riscului sunt: - probabilitatea de apariie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora. 5.2.6.2. Scopul analizei riscurilor Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: a) s identifice pericolele din unitatea auditat; b) s identifice dac controalele interne sau procedurile unitii auditate pot preveni, elimina sau minimaliza pericolele; 84

c) s evalueze structura/evoluia controlului intern al unitii auditate. 5.2.6.3. Fazele analizei riscurilor Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele: a) analiza activitii unitii auditate; b) identificarea i evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor de eroare semnificativ a activitilor unitii auditate, cu inciden asupra operaiilor financiare; c) verificarea existenei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum i evaluarea acestora; d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc. Auditorii interni trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare a riscurilor semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni. 5.2.6.4. Msurarea riscurilor Msurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariie a riscului i de gravitatea consecinelor evenimentului. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de msurare, criteriile de apreciere. 5.2.6.4.1. Msurarea probabilitii Criteriile utilizate pentru msurarea probabilitii de apariie a riscului sunt: a) aprecierea calitativ (vulnerabilitatea unitii); b) aprecierea controlului intern; c) aprecierea cantitativ (impact financiar). Probabilitatea de apariie a riscului variaz de la imposibilitate la certitudine i este exprimat pe o scar de valori care cuprinde trei nivele: probabilitate mic; probabilitate medie; probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilitii unitii auditate Pentru a efectua aprecierea, auditorul intern va examina toi factorii cu inciden asupra vulnerabilitii domeniului auditabil, cum ar fi: resursele umane; complexitatea prelucrrii operaiilor; mijloacele tehnice existente. 85

Vulnerabilitatea se exprim pe trei nivele: vulnerabilitate redus; vulnerabilitate medie; vulnerabilitate mare. b) Aprecierea controlului intern Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitii controlului intern al unitii auditate, pe trei nivele: control intern corespunztor; control intern insuficient; control intern cu lipsuri grave. 5.2.6.4.2. Msurarea gravitii consecinelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale exprimndu-se pe o scar valoric cu trei nivele: impact sczut; impact moderat; impact ridicat.

Probabilitate
mare

medie

mic

Impact
sczut moderat ridicat

86

5.2.6.5. Metoda model de analiz a riscurilor Analiza riscurilor se efectueaz prin parcurgerea urmtorilor pai: a) identificarea (listarea) operaiilor/activitiilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. n aceast faz se analizeaz i se identific activitile/operaiile precum i interdependenele existente ntre acestea, fixndu-se perimetrul de analiz; b) identificarea ameninrilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaiuni/ activiti, prin determinarea impactului financiar al acestora; c) stabilirea criteriilor de analiz a riscului. Se utilizeaz criteriile: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ; d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe trei nivele, astfel : d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunztor nivel 1; control intern insuficient nivel 2; control intern cu lipsuri grave nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativ: impact financiar slab nivel 1; impact financiar mediu nivel 2; impact financiar important nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativ: vulnerabilitate redus nivel 1; vulnerabilitate medie nivel 2; vulnerabilitate mare nivel 3. e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori reprezint punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al riscului se obine utiliznd formulele: T= Pi x Ni Unde:
i=1 n

Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x.x Ni, unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mic, risc mediu, risc mare; g) ierarhizarea operaiunilor/activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti/ 87

operaiuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul de mai jos reprezint modelul pe baza cruia se stabilesc rezultatele analizei riscurilor, respectiv opinia i comentariile auditorului intern.

Operaiunea/ activitatea

Gradul de ncredere

Domeniul auditabil

Obiectivul de audit

Clasarea riscului

Consecine

Riscuri

5.2.7. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern Tematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de ndeplinit) i este semnat de eful echipei de audit public intern fiind adus la cunotina principalilor responsabili ai unitii auditate n cadrul edinei de deschidere. 5.2.7.1. Programul misiunii de audit public intern Programul misiunii de audit public intern este un document intern de lucru al auditorilor interni, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde, pe fiecare obiectiv din tematica detaliat, aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestor aciuni pe fiecare auditor intern. Programul misiunii de audit public intern se poate actualiza n funcie de riscurile semnificative constatate la faa locului. Orice modificare se aprob cu promptitudine de ctre eful echipei de audit public intern. Programul misiunii de audit public intern are drept scopuri: a) d asigurri c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; b) asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor. 88

Comentariu 9

Opinie

5.2.7.2. Programul interveniei la faa locului Programul interveniei la faa locului se ntocmete n baza programului misiunii de audit public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni urmeaz s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului. 5.2.8. Deschiderea interveniei la faa locului 5.2.8.1. Sedina de deschidere Sedina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu participarea auditorilor interni i a personalului unitii auditate. Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind: a) prezentarea auditorilor interni; b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; d) prezentarea tematicii n detaliu; e) acceptarea calendarului ntlnirilor; f) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern. Unitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit public intern, n cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu eful Direciei Audit Intern i notificat de ministrul Administraiei i Internelor. 5.2.8.2. Minuta sedinei de deschidere Data edinei de deschidere, participanii i aspectele importante discutate se vor consemna n minuta edinei de deschidere. 5.2.9. Notificarea privind realizarea interveniilor la faa locului Direcia Audit Intern, respectiv sectoarele teritoriale de audit intern din componena sa, notific unitatea auditat despre programul verificrilor la faa locului, inclusiv perioadele de desfurare. 89

5.3. Intervenia la faa locului (munca de teren)

5.3.1. Definire i etape Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora. Intervenia la faa locului cuprinde urmtoarele etape: a) cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrrilor contabile; d) analiza datelor i informaiilor; e) evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; f) realizarea de testri; g) verificarea modului de implementare a recomandrilor menionate n auditrile precedente (verificarea realizrii implementrii recomandrilor). 5.3.2. Tehnici i instrumente de audit public intern 5.3.2.1. Principalele tehnici de audit public intern sunt: 5.3.2.1.1. Verificarea asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea controalelor interne Tehnicile de verificare sunt: a) Comparaia: identific caracteristicile asemntoare sau diferite ale informaiei din dou sau mai multe surse. Se compar operaiunile curente cu operaiuni trecute sau similare, cu politici scrise i proceduri, cu legi sau regulamente sau cu alte criterii rezonabile; b) Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor, iregularitilor, prejudiciilor prin neaplicarea ntocmai a legilor n vigoare, reglementrilor i procedurilor, respectiv a pagubelor produse ca urmare a unor infraciuni; c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; d) Confirmarea: obinerea informaiei din dou sau mai multe surse independente n scopul de a valida informaia primit; e) Punerea de acord: procesul de armonizare a dou categorii diferite de nregistrri i de a arta matematic, cu sprijinul documentelor, diferena dintre aceste nregistrri; f) Garantarea: verificarea realitii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor nregistrate, de la articolul nregistrat spre documentele justificative; 90

g) Urmrirea: reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul urmririi este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate. h) Sondajul: const n selecionarea unui anumit numr de pri dintr-o mulime, aplicarea la aceasta a tehnicilor de obinere a elementelor probante i extrapolarea rezultatelor obinute asupra eantionului, la ntreaga mas sau mulime. Realizarea sondajului presupune respectarea urmtoarelor etape: - alegerea tipului de sondaj; - determinarea mrimii eantionului; - selectarea eantionului; - studiul eantionului; - evaluarea rezultatelor; - concluziile sondajului. n tabelul de mai jos se prezint modul de stabilire a mrimii eantionului verificat:
1. Pentru un ansamblu de elemente (populaie total) de: 2. Pentru un nivel de ncredere: 95% 99% 3. La o marj teoretic acceptabil: +1% +2% +1% +2% 4. Talia eantionului (numrul de sondaje de efectuat) este de : 158 97 174 124 215 116 244 156 261 128 306 180 300 137 360 197 430 158 565 245 501 167 697 267 547 172 788 280 579 175 856 288 602 177 907 293 620 180 943 298 634 180 980 301 645 181 1009 304 654 182 1032 305 670 183 1069 308 680 183 1097 311 688 184 1120 312 695 184 1136 314 700 185 1151 316 717 186 1197 318 726 186 1221 320 731 187 1236 321 742 189 1270 324

200 300 400 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 5000 6000 7000 8000 9000 10000 15000 20000 25000 50000

91

NOT Explicarea termenilor din tabelul de mai sus: populaie = ansamblul elementelor supuse examinrii (note de recepie, facturi primite, fie de magazie etc.); nivel de ncredere = coeficientul global al calitii cutate pentru eantionul unei populaii. n materie contabil nivelurile de 95% i 99% sunt n general admise, ca foarte satisfctoare pentru obiectivele examinate; marj de eroare = numrul de erori maxim admise ale populaiei, exprimat n procente; talia sau mrimea eantionului = decurge din cele trei elemente de mai sus (populaie, nivel de ncredere i marj de eroare).

5.3.2.1.2. Observarea fizic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie despre existena unor active din unitatea auditat 5.3.2.1.3 Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente. n cazul n care interviul se materializeaz prin luarea de la persoanele n cauz a unor note explicative, din acestea trebuie s rezulte urmtoarele elemente: gradul profesional sau militar, dup caz, numele i prenumele n clar, respectiv funcia persoanei care este intervievat; denumirea compartimentului din care face parte persoana intervievat; enunul problemei asupra creia s-a solicitat interviul i rspunsul persoanei intervievate; data i semntura persoanei intervievate. n cazul n care persoana creia i se solicit interviul refuz s l acorde, auditorul intern, printr-o adres scris, nregistrat la unitatea auditat, va solicita persoanei n cauz s i formuleze explicaiile n legtur cu problema pus n discuie, stabilind totodat i termenul n care trebuie primit rspunsul. Dac nu se primesc explicaiile solicitate, auditorul intern va aplica sanciunile contravenionale prevzute de reglementrile legale n vigoare. Despre refuzul formulrii de explicaii se va meniona n raportul de audit public intern iar copia adresei prin care au fost solicitate explicaiile n cauz se va ndosaria n Dosarul permanent Seciunea B. 5.3.2.1.4. Analiza const n descompunerea unei uniti/structuri n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. 5.3.2.2. Principalele instrumente de audit intern sunt: 5.3.2.2.1. Chestionarul formuleaz auditorii interni. 92 care cuprinde ntrebrile pe care le

Tipurile de chestionare sunt: a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) conine ntrebri referitoare la locul pe care l ocup unitatea auditat n sistemul Ministerului Administraiei i Internelor, organizarea intern, funcionarea acesteia; b) chestionarul de control intern (CCI) ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii; c) chestionarullist de verificare (CLV) este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile, metodele i mijloacele financiare, tehnice i de informare, precum i resursele umane existente. 5.3.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite: stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor referitoare la acestea; stabilirea documentaiei justificative complete; reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers. 5.3.2.2.3. Formularele constatrilor de audit public intern, care se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului public intern: a) Fia de identificare i analiza problemelor (FIAP) se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate (problem) constatat. Prezint rezumatul acesteia, cauzele i consecinele, precum i recomandrile pentru nlturarea disfuncionalitii constatate. FIAP trebuie s fie vizat de ctre eful echipei de audit public intern, supervizat de ctre eful Direciei Audit Intern, nlocuitorul su legal, efii de serviciu, efii sectoarelor teritoriale de audit intern, respectiv auditori interni anume desemnai care nu particip la misiune, dup caz, i confirmat de reprezentanii unitii auditate. b) Formularul de constatare i raportare a iregularitilor se ntocmete n cazul n care auditorii interni constat existena sau posibilitatea producerii unor iregulariti sau prejudicii. Se transmite nainte de elaborarea proiectului raportului de audit public intern, efului Direciei Audit Intern, care va informa n termen de 3 zile de la primire ministrul administraiei i internelor, solicitnd totodat n scris, conductorului unitii auditate sau unitii ierarhic superioare acesteia, dup caz, continuarea verificrilor. Dup finalizarea verificrilor unitatea n cauz va raporta n scris la Direcia Audit Intern despre constatrile rezultate. 93

5.3.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern prin informaiile coninute asigur legtura ntre sarcina de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulrii concluziilor auditorilor interni. Tipurile de dosare de audit public intern sunt: a) Dosarul permanent care cuprinde urmtoarele seciuni: Seciunea A Raportul de audit public intern i anexele acestuia: ordinul de serviciu; declaraia de independen; rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandrilor); fiele de identificare i analiza problemelor (FIAP); formularele de constatare i raportare a iregularitilor (FCRI); programul misiunii de audit public intern; programul interveniei la faa locului; chestionarul de luare la cunotin; chestionarele de control intern; chestionarele lista de verificare; tabloul de prezentare a circuitului auditului (pistele de audit); punctul de vedere al unitii auditate. Seciunea B Administrativ: notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern; minuta edinei de deschidere; minuta reuniunii de conciliere; minuta edinei de nchidere; corespondena cu unitatea auditat; fia de urmrire a recomandrilor; modificrile survenite la proiectul raportului de audit public intern; note explicative. Seciunea C Documentaia misiunii de audit public intern: strategii interne; reguli, regulamente i legi aplicabile; proceduri de lucru; materiale despre unitatea auditat (ndatoriri, responsabiliti, numr de personal, fiele posturilor, organigrama unitii, natura i locaia nregistrrilor contabile); informaii financiare; rapoarte de audit public intern anterioare i externe; 94

 informaii privind posturile cheie/fluxuri de operaii; documentaia analizei riscului; notele centralizatoare ale documentelor de lucru. Seciunea D Supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii de audit public intern i a rezultatelor acesteia: revizuirea raportului de audit public intern; rspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern. Dosarul conine cte o fil pe care se nscrie seciunea A, B, C i D. Dup fiecare fil astfel ntocmit, se ataeaz documentele cerute de seciunea n cauz. Numerotarea se va efectua, distinct, pentru fiecare seciune n parte. b) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul conine cte o fil pe care se nscrie seciunea (E, F, G ) precum i obiectivul de audit corespunztor celui din Programul misiunii de audit public intern actualizat. Dup fiecare fil astfel ntocmit se vor ataa documentele justificative referitoare la obiectivul respectiv. Numerotarea se va efectua distinct, pentru fiecare obiectiv n parte. 5.3.4. Revizuirea Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor. 5.3.5. Pstrarea i arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt proprietatea Ministerului Administraiei i Internelor i sunt confideniale. Ele se vor pstra pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit public intern la sediul Direciei Audit Intern i al sectoarelor teritoriale corespunztor zonei de responsabilitate, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale cu caracter general i intern privind arhivarea. 95

5.3.6. edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din proiectul Raportului de audit public intern i a calendarului de implementare a recomandrilor, fiind urmat de ntocmirea unei minute.

5.4. Raportul de audit public intern

5.4.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar) La sfritul fiecrei misiuni de audit public intern, auditorii interni elaboreaz un proiect de raport de audit public intern, care reflect cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile. n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie s fie respectate urmtoarele cerine: a) constatrile trebuie s aparin domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern i s fie susinute prin documente justificative corespunztoare; b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i s determine reducerea riscurilor poteniale; c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului intern, bazat pe constatrile efectuate; d) raportul trebuie s fie ntocmit pe baza FIAP-urilor, precum i a dovezilor rezultate din toate celelalte documente verificate n timpul misiunii de audit public intern. n redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie s fie respectate urmtoarele principii: a) constatrile se vor prezenta ntr-o manier pertinent i incontestabil; b) se va evita utilizarea expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare i a limbajului abstract; c) se va promova un limbaj ct mai uzual i un stil de exprimare concret; d) se va evita tonul polemic, jignitor, tendenios; e) constatrile vor fi ierarhizate (numai cele importante vor fi prezentate n sintez sau la concluzii); f) se vor evidenia aspectele pozitive i mbuntirile constatate de la ultima misiune de audit public intern. 96

5.4.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente: a) domeniul/domeniile i obiectivul/obiectivele misiunii de audit public intern; b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat); c) modul de desfurare a aciunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode i tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern); d) constatri efectuate; e) concluzii i recomandri; f) documentaia-anex (note explicative, note de relaii, situaii, acte, documente i orice alt material probant sau justificativ). 5.4.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la unitatea auditat, iar aceasta va trimite n maxim 15 zile de la primire punctul su de vedere care trebuie analizat de auditorii interni. 5.4.4. Reuniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu unitatea auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. Totodat, se stabilete un plan de aciune i un calendar de implementare a recomandrilor n cauz, fiind ntocmit i o minut privind desfurarea reuniunii de conciliere. 5.4.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite n cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public intern va fi nsoit de o sintez ce va cuprinde constatrile cu caracter negativ i recomandrile auditorilor interni precum i calendarul de implementare a acestor recomandri. 97

eful Direciei Audit Intern trebuie s informeze UCAAPI despre recomandrile care nu au fost aprobate de ministrul Administraiei i Internelor. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere. 5.4.6. Difuzarea Raportului de audit public intern Seful Direciei Audit Intern sau nlocuitorul su legal, trimite sinteza cuprinznd constatrile, recomandrile, precum i calendarul de implementare a acestora, respectiv Raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii i punctul de vedere al unitii auditate, ministrului administraiei i internelor pentru analiz i aprobare. Dup aprobarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern finalizat, acestea devin obligatorii i vor fi comunicate unitii auditate prin transmiterea sintezei aprobate de ministrul administraiei i internelor. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern n timpul verificrilor pe care le efectueaz.

5.5. Urmrirea recomandrilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit public intern final sunt aplicate ntocmai, la termenele stabilite, n mod eficace i c, la nivelul conducerii Ministerului Administraiei i Internelor a fost asumat i acceptat riscul de neaplicare a recomandrilor care nu au fost aprobate. Unitatea auditat este obligat s informeze n scris, lunar, Direcia Audit Intern, asupra modului de implementare a recomandrilor aprobate de ministrul Administraiei i Internelor. 5.5.1. Responsabilitatea unitii auditate Responsabilitatea unitii auditate n aplicarea recomandrilor const n : elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia; stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea n practic a recomandrilor; comunicarea lunar a stadiului implementrii recomandrilor aprobate i a progresului nregistrat; 98

 evaluarea rezultatelor obinute. De asemenea, unitii auditate i revine ntreaga rspundere pentru msurile luate n vederea punerii n practic a recomandrilor aprobate din raportul de audit public intern final. 5.5.2. Responsabilitatea Direciei Audit Intern Direcia Audit Intern verific i comunic la cererea UCAAPI despre progresele nregistrate n implementarea recomandrilor. Direcia Audit Intern va raporta ministrului Administraiei i Internelor, periodic, stadiul implementrii recomandrilor aprobate sau cazurile cnd unele uniti auditate refuz s implementeze recomandrile aprobate.

5.6. Supervizarea misiunii de audit public intern

Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate. eful Direciei Audit Intern, nlocuitorul su legal, efii de serviciu, efii sectoarelor teritoriale de audit intern, respectiv auditori interni anume desemnai care nu particip la misiune, dup caz, sunt responsabili cu supervizarea tuturor etapelor de desfurare a misiunii de audit public intern, executnd urmtoarele operaiuni: a) ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit public intern; b) verific executarea corect a programului misiunii de audit public intern; c) verific existena elementelor probante i a documentelor ce se ntocmesc obligatoriu de ctre auditorii interni n timpul misiunii; d) verific dac redactarea raportului de audit public intern, att cel intermediar ct i cel final, este exact, clar, concis i se efectueaz la termenele fixate; e) verific dac redactarea sintezei cuprinznd constatrile cu caracter negativ, recomandrile i calendarul de implementare a acestora este exact, clar i concis. n situaia n care eful Direciei Audit Intern, nlocuitorul su legal, efii de serviciu, respectiv efii sectoarelor teritoriale de audit intern, dup caz, sunt implicai n misiunea de audit public intern, supervizarea este asigurat de un auditor intern desemnat de acetia. 99

CAPITOLUL 6

STUDIU DE CAZ PRIVIND DERULAREA UNEI MISIUNI DE AUDIT PUBLIC INTERN

101

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN Nr. _______ din___________

ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin Ordinul ministrului Finanelor Publice nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare,Normelor metodologice proprii aprobate pri O.M.A.I. nr. 555/2003 i a planului de audit public intern pe anul 2004 se va efectua o misiune de audit public intern la TIPOGRAFIA M.A.I. n perioada 17.0516.07.2004. Domeniile auditabile sunt urmtoarele: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz Primirea i eliberarea bunurilor materiale Inventarierea patrimoniului Financiar Contabilitate Producie,

iar obiectivele de audit sunt cele prezentate mai jos: 1.1. Legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/mp i hrtie de scris. 2.1. Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor. 3.1. Inventarierea anual a patrimoniului. 4.1. Legalitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate n numerar sau prin virament pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz. 4.2. Respectarea prevederilor privind ncadrarea personalului. 5.1. Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice. 5.2. Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice. 5.3. Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil. 5.4. Analiza soldurilor conturilor. 103

5.5. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale. 5.6. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare. 6.1. Programul de producie. 6.2. Stabilirea, aprobarea i actualizarea preurilor la produsul Map cu buzunar policromie. Menionm c se va efectua un audit de sistem, respectiv de regularitate. Echipa de audit intern este format din urmtorii auditori interni: IONESCU ION coordonator POPESCU MARIN MARINESCU VASILE

DIRECTOR GEORGESCU TEFAN

104

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN

DECLARAIA DE INDEPENDEN
ntocmit: Ionescu Ion Verificat: Vasilescu Mirel Data 20.05.2004 Data 20.05.2004 semntura semntura

Incompatibiliti n legtur cu TIPOGRAFIA M.A.I. Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze n orice fel msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea unitii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale unitii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul unitii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru unitatea ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la unitatea ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la unitatea ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoarte de audit impariale, notificai de urgen eful Direciei Audit Intern? Nu X X X X X X X X X X X

DIRECTOR, Geogescu tefan

105

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN

DECLARAIA DE INDEPENDEN
ntocmit: Popescu Marin Verificat: Vasilescu Mirel Data 20.05.2004 Data 20.05.2004 semntura semntura

Incompatibiliti n legtur cu TIPOGRAFIA M.A.I. Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze n orice fel msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea unitii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale unitii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul unitii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru unitatea ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la unitatea ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la unitatea ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoarte de audit impariale, notificai de urgen eful Direciei Audit Intern? Nu X X X X X X X X X X X

DIRECTOR, Geogescu tefan

106

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN

DECLARAIA DE INDEPENDEN
ntocmit: Marinescu Vasile Verificat: Vasilescu Mirel Data 20.05.2004 Data 20.05.2004 semntura semntura

Incompatibiliti n legtur cu TIPOGRAFIA M.A.I. Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze n orice fel msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea unitii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale unitii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul unitii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru unitatea ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la unitatea ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la unitatea ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoarte de audit impariale, notificai de urgen eful Direciei Audit Intern? Nu X X X X X X X X X X X

DIRECTOR, Geogescu tefan

107

MINISTERULADMINISTRAIEI I INTERNELOR
DIRECIA AUDIT INTERN Nr. ________ din__________

C t r e, TIPOGRAFIA MINISTERULUI ADMINISTRAIEI I INTERNELOR Domnului director Popa Ion

n conformitate cu Planul de audit public intern pe anul 2004, urmeaz ca n perioada 17.05.16.07.2004 s efectum o misiune de audit public intern la unitatea dumneavoastr. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre TIPOGRAFIA M.A.I. i va determina dac aceasta i ndeplinete obligaiile ntr-un mod eficient i efectiv. Pn la data de 20.05.2004 v vom contacta pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: prezentarea auditorilor interni; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; programul interveniei la faa locului; domeniile misiunii de audit public intern; alte aspecte privind buna desfurare a misiunii de audit public intern. Pentru desfurarea n bune condiiuni a misiunii de audit public intern, v rugm s ne pregtii urmtoarea documentaie: 1. Referitor la Structura organizatoric a unitii i atribuiile personalului. Statul de organizare al unitii. Regulamentul de organizare i funcionare al unitii. Fiele posturilor. Graficul de circulaie a documentelor. 108

2. Referitor la Achiziiile de produse i de servicii pentru activitatea de baz aferente anului 2004 Documentele justificative privind principiile i procedurile urmate de unitate pn la atribuirea contractelor de achiziie public. Contractele de furnizare, respectiv de servicii ncheiate de unitate. Documentele n baza crora au fost acordate avansuri i modul de justificare a acestora. N.R.C.D.-urile aferente produselor primite de ctre unitate precum i graficul de livrare a produselor n cauz sau cel de execuie a serviciilor contractate. Facturile emise de furnizori, aferente produselor primite de ctre unitate respectiv a serviciilor prestate unitii. Bugetul de venituri i cheltuieli i fiele de operaiuni bugetare. Corespondena efectuat cu furnizorii de produse respectiv cu cei de servicii. Registrul jurnal i fiele de cont sintetice i analitice. 3. Referitor la Depozitarea i eliberarea bunurilor materiale din gestiunile unitii aferente anului 2004 Contractele privind constituirea garaniilor de ctre gestionari nsoite de eventualele acte adiionale. Fiele conturilor, 119.01.11 Garanii materiale reinute gestionarilor" i 231.06 Creditori din garanii depuse de gestionari. Extrasul de cont i documentele justificative privind sumele constituite ca garanii. Dispoziia efului unitii privind numirea comisiilor de recepie. Listele cuprinznd persoanele care au dreptul s dispun eliberarea bunurilor materiale de la locurile de depozitare i specimenele de semntur ale acestora. Documentele justificative privind verificarea metrologic a aparatelor de msur i control existente n depozite. Documentele justificative aferente bunurilor materiale aflate n custodie, primite sau trimise spre prelucrare, refuzate la recepie sau nerecepionate. Planul de producie, comenzi, bonuri de consum, fie de magazie i fie de cont analitic pentru valori materiale aferente produselor finite. Dispoziia efului unitii privind desfurarea activitii de predare-primire a gestiunilor. Procesele-verbale de predare-primire a gestiunilor n cauz. 109

4. Referitor la Inventarierea patrimoniului unitii aferent anului 2004 Dispoziia efului unitii privind declanarea activitii de inventariere a patrimoniului. Procesul-verbal de instruire a comisiilor de inventariere. Procesele-verbale de inventariere nsoite de documentele corespunztoare. Fie de magazie i fie de cont analitic pentru valori materiale. Registrul inventar. 5. Referitor la Activitatea financiar Documentele justificative privind plile i cheltuielile efectuate n numerar sau prin virament pentru procurri de bunuri, executi de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz, aferente anului 2004. Documentele justificative a salariilor privind achitarea drepturilor salariale n luna aprilie 2004. Statele de plat aferente lunii aprilie 2004. 6. Referitor la Activitatea contabil Balana de verificare sintetic i analitic la luna martie 2004. Fiele de cont sintetice i analitice aferente conturilor nscrise n balana de verificare la luna martie 2004. Situaia financiar la 31.03.2004. Notele contabile de regularizare aferente anului 2004. 7. Referitor la Activitatea de producie Fie tehnologice. Norme de consum de materiale i norme de timp. Calculaii de pre. Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s-l contactai pe domnul Ionescu Ion la telefon nr. 2222222. Cu stim,

DIRECTOR GEORGESCU TEFAN

110

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I.
NR. CRT. 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

ENUNUL NTREBRII
1. Care este actul de nfiinare al unitii? Unde se afl situat unitatea? Care este obiectul de activitate al unitii? Obiectul de activitte este bine conturat n Regulamentul de Organizare i Funcionare? Care este calitatea unitii n procesul execuiei bugetare? Care sunt sursele de finanare necesare desfurrii activitii unitii? Care este volumul creditelor repartizate pentru exerciiul financiar 2003, din care: - pentru achiziie de hrtie offset- sul 60 gr/mp - pentru achiziii hrtie scris:- 61x86/70gr/mp - 70x100/70gr/mp - pentru achiziii de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz: - pentru drepturi de personal Care este valoarea produciei pentru trim.I 2004? - planificat - realizat Cine asigur asistena juridic a unitii? Care este structura organizatoric a unitii (conform statului de organizare)?

RSPUNS
2.

8. 9. 10.

111

0 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

1 Care este gradul de ocupare a posturilor, pe funcii? Exist organigrama unitii i graficul de relaii? Care sunt compartimentele funcionale din unitate? Care sunt principalele activiti ce se desfoar n fiecare compartiment din unitate? Care este forma de organizare a contabilitii i care sunt registrele contabile utilizate n aceast form? Cum sunt organizate gestiunile? Care sunt gestiunile, gestionarii i volumul gestiunilor (valoarea contabil a acestora conform situaiei financiare ntocmite la 31.03.2004)? - soldurile conturilor de materiale pe gestiuni (ct. 600) - materiale (ct. 602) - obiecte de inventar n depozit (ct. 620) - produse finite (distinct gestiunile de materii prime i materiale destinate realizrii produciei fa de cele de produse finite) Cine asigur evidena contabil (cantitativ-valoric) pentru fiecare gestiune de bunuri materiale. Care este volumul micrilor de bunuri n gestiunile unitii n trim.I 2003 respectiv: - volumul intrrilor (rulajul debitor al conturilor de materiale) ct.600 ct.602 ct.620 - volumul ieirilor (rulajul creditor al conturilor de materiale) ct.600 ct.602 ct.620 Gestionarii cunosc care sunt persoanele care au dreptul de a dispune primirea i eliberarea de bunuri n i din gestiuni (exist un tabel cu specimene de semnturi pentru aceste persoane la nivelul gestionarilor)?

18. 19.

20.

112

0 21. 22. 23. 24. 25. 26.

1 Care este planul de conturi utilizat de unitate ? Exist la nivelul unitii un document de organizare a controlului periodic pentru anul 2004? n dispoziia zilnic a efului unitii sunt nominalizate persoanele cu atribuii de control ierarhic? n fiele posturilor pentru persoanele cu funcii de conducere exist atribuii pe linia controlului ierarhic conform art.60 din I.M.I. 222/1992? La nivelul unitii exist un registru pentru evidena controalelor ierarhice conform art. 62 din I.M.I. 222/1992? n registrul de eviden a controalelor ierarhice sunt consemnate rezultatele controalelor, inclusiv rezoluia directorului cu precizarea msurilor ce se impun? Cum se implic persoanele de conducere n procesul executiv al compartimentelor pe care le coordoneaz? Care sunt relaiile pe vertical ntre comand i execuie? Salariaii sunt competeni? Cum i-au dovedit competena? a) au fost verificai nainte de angajare? b) au fost verificai dup angajare? c) nu au fost verificai niciodat asupra competenei? Exist semnale (indicii) de proast colaborare ntre compartimentele unitii? Dac da, care sunt acestea i care sunt cauzele care le-au generat? Exist semnale (indicii) de stri tensionale (conflictuale) ntre membrii acelorai compartimente? Care este dispoziia zilnic emis de eful unitii pentru organizarea controlului financiar preventiv propriu? Dispoziia n cauz cuprinde toate elementele prevzute n anexa nr. 2 la I.M.I. nr. 1275/2000? ncadrarea contabilului ef s-a fcut cu respectarea prevederilor art. 15 din I.M.I. 1275/2002?

27. 28.

29. 30. 31. 32. 33.

113

0 34.

35.

36.

37.

38.

39. 40. 41.

1 Exist sigiliu personal al persoanelor mputernicite cu executarea controlului financiar preventiv propriu conform modelului din anexa nr. 4 la I.M.I. nr. 1275/2000? Exist tampila de certificare a operaiunilor prevzute a se prezenta la viza de control financiar preventiv propriu de ctre conductorii compartimen-telor de specialitate, conform anexei nr. 6 la I.M.I. 1275/2000? Exist registrul de eviden a proiectelor de operaiuni prevzute a se prezenta la viza de control financiar preventiv propriu conform pct. 4.3 i anexei nr. 3 la Normele Metodologice aprobate prin OMF nr. 123/2001? Sunt cazuri de refuzuri la viza de control financiar preventiv propriu n sensul prevederilor art.17 din I.M.I. nr. 1275/2000 i ale pct. 5 din Normele Metodologice aprobate prin OMF nr. 123/2001? Declanarea operaiunii de inventariere periodic pe anul 2002 s-a fcut cu respectarea pct.134 din Normele Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997? Exist proces-verbal de instruire a comisiilor de inventariere? Exist proces-verbal de inventariere ntocmit de fiecare comisie n parte? Care este valoarea patrimoniului unitii conform datelor cuprinse n registrul inventar la 31.12.2003?

NTOCMIT: Popescu Marin APROBAT: Vasilescu Mirel

Data 04.05.2004 Data 04.05.2004

Semntura.. Semntura i tampila personal.

114

ANALIZA RISCURILOR
I. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile (domeniu auditabil) 1. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz. 2. Primirea i eliberarea bunurilor materiale. 3. Inventarierea patrimoniului. 4. Financiar. 5. Contabilitate. 6. Producie. II. Stabilirea obiectivelor, precum i a operaiunilor/activitilor aferente fiecrui domeniu auditabil A) Obiective de audit
1. Legalitatea achiziiei de hrtie offset -sul 60 gr. /mp i hrtie de scris. 2. Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor. 3. Inventarierea anual a patrimoniului. 4. Legalitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz. 5. Respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului. 6. Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice. 7. Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice. 8. Regularizrile efectuate n evidena financiar- contabil. 9. Analiza soldurilor conturilor. 10. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale. 115

11. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiei financiare. 12. Programul de producie. 13. Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie.

B) Activiti de auditat
1. Achiziia de hrtie offset-sul 60 gr/mp i hrtie de scris efectuat n perioada 01.0131.05.2004. 2. Angajarea gestionarilor, la data auditrii.3. Constituirea i reinerea garaniei pentru funciile de gestionari, la data auditrii. 4. Primirea (recepia), obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004. 5. Eliberarea obiectelor de inventar, respectiv a materialelor n luna martie 2004. 6. Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003. 7. Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului aferent anului 2003. 8. Valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului aferent anului 2003. 9. Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004. 10. ncadrarea potrivit clasificaiei bugetare a plilor i a cheltuielilor efectuate n luna martie 2004. 11. Documentele justificative folosite la plata procurrii de bunuri n luna martie 2004. 12. Documentele justificative folosite la plata lucrrilor de investiii executate n luna martie 2004. 13. Documentele justificative folosite la plata prestrilor de servicii n luna martie 2004. 14. Concordana statului de organizare cu statele de plat a salariilor pe luna martie 2004. 15. ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respective efectuat n perioada 09.07.2003 31.05.2004. 16. Funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004. 17. Funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004. 18. Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n anul 2004. 116

19. Rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n rou sau n negru) efectuate n luna martie 2004. 20. Componena soldurilor conturilor la luna martie 2004. 21. Natura soldurilor conturilor la luna martie 2004. 22. Valoarea aritmetic a soldurilor conturilor la luna martie 2004. 23. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004. 24. ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004. 25. ntocmirea programului de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004. 26. Obinerea aprobrilor legale pentru programul de producie aferent perioadei 01.01-31.03.2004. 27. Realizarea programului de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004. 28. Stabilirea preurilui n funcie de normele de timp, normele de consum materiale, etc, la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01-31.03.2004. 29. Obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit, la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01-31.03.2004. 30. Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care au stat la baza stabilirii preurilor pentru produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.0131.03.2004.

III. Identificarea riscurilor asociate activitilor de audit

1. Achiziia de hrtie offset-sul 60 gr./mp i hrtie de scris efectuat n perioada 01.01-31.03.2004, s fie realizat fr respectarea prevederilor legale incidente. 2. Gestionarii s fie angajai fr respectarea condiiilor legale. 3. Gestionarii s nu aib constituite garaniile, iar reinerile s nu se fac ritmic. 4. Primirea (recepia) obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004, s se fac fr respectarea prevederilor legale. 5. Eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor din gestiune efectuat n luna martie 2004, s fie fcut fr respectarea prevederilor legale. 117

6. Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003, s se efectueze fr respectarea prevederilor legale incidente. 7. Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului n anul 2003 s nu respecte prevederile legale. 8. Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2003 s fie valorificate n dezacord cu prevederile legale. 9. S nu existe documentele care s justifice necesitate i oportunitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate n luna martie 2004. 10. Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004s nu fie ncadrate n mod corect potrivit clasificaiei bugetare. 11. Procurarea de bunuri materiale n luna martie 2004 s fie realizat fr documente justificative legal ntocmite. 12. Executarea lucrrilor de investiii n luna martie 2004 s se realizeze fr documente justificative legal ntocmite. 13. Prestrile de servicii n luna martie 2004 s fie realizate fr documente justificative legal ntocmite. 14. Prevederile statelor de plat a salariilor aferente lunii martie 2004 s nu fie n acord cu prevederile statului de organizare. 15. Personalul s fie ncadrat pe posturi n perioada 09.07.200331.03.2004 fr respectarea condiiilor de studii i vechime. 16. Conturile de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004 s funcioneze n dezacord cu prevederile planului de conturi. 17. Conturile de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004 s funcioneze n dezacord cu prevederile planului de conturi. 18. Conturile sintetice s fie desfurate n anul 2004, pe conturi analitice n dezacord cu funciunea conturilor i natura activitilor desfurate. 19. Regularizrile efectuate n evidena contabil s nu aib o justificare legal. 20. Componena soldurilor n luna martie 2004s nu fie n acord cu funciunea i necesarul de informaii impus. 118

21. Natura soldurilor conturilor la luna martie 2004 s nu fie n acord cu funciunea acestora stabilit potrivit planului de conturi aprobat. 22. Soldurile conturilor n luna martie 2004 s conin erori aritmetice. 23. Formulele contabile utilizate n luna martie 2004 s nu fie n acord cu prevederile planului de conturi pentru instituiile de stat i instruciunile de aplicare a acestuia. 24. ntre conturile din activul bilanului i cele din pasivul acestuia potrivit situaiei financiare ncheiate la 31.03.2004, s nu existe corespondenele legale. 25. S nu existe programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004. 26. Programul de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004.s fie ntocmit fr respectarea prevederilor legale. 27. Programul de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004 s nu parcurg etapele legale de aprobare. 28. Programul de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004 s nu fie realizat. 29. Stabilirea eronat a preului n perioada 01.0131.03.2004, la produsul Map cu buzunar policromie. 30. Preul stabilit n perioada 01.0131.03.2004, pentru produsul Map cu buzunar policromie s nu fie aprobat. 31. Preul iniial aferent perioadei 01.0131.03.2004, stabilit pentru produsul Map cu buzunar policromies nu fie actualizat.

IV. Criteriile de analiz a riscurilor

aprecierea controlului intern (C.I); aprecierea cantitativ, respectiv impactul financiar (I.F); aprecierea calitativ, respectiv vulnerabilitatea (V);

V. Ponderea fiecrui criteriu de analiz a riscurilor

Controlul intern 50%; Impactul financiar 40%; Vulnerabilitatea 20%.
119

VI. Nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu de analiz, stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T) i clasarea riscurilor
Clasarea riscurilor se va realiza avnd n vedere urmtoarele intervale: Sczut [1; 1,9]; Mediu (1,9; 2,3]; Mare (2, 3; 3,3].

Domeniul auditabil

Obiectul de audit

Activitatea de auditat

Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz

Legalitatea achiziiei publice de hrtie offset-sul 60 gr/mp i hrtie de scris Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor

Achiziia de hrtie offset-sul 60gr/mp i hrtie de scris

1,9

Sczut

Angajarea gestionarilor la data auditrii Constituirea i reinerea garaniei pentru funciile de gestionari la data auditrii Primirea (recepia), obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004 Eliberarea obiectelor de inventar respectiv a materialelor din gestiune efectuate n luna martie 2004

2,3

Mediu

1,9

Sczut

Primirea i eliberarea bunurilor materiale

2,1

Mediu

2,1

Mediu

Inventarierea patrimoniului

Inventarierea anual a patrimoniului

Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003 Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului n anul 2003

2,1

Mediu

2,1

Mediu

120

Clasarea riscului

C.I

I.F

V.

T.

Valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului aferent anului 2003 Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004 ncadrarea potrivit clasificaiei bugetare a plilor i a cheltuielilor efectuate n luna martie 2004 Documentele justificative folosite la plata procurrilor de bunuri n luna martie 2004 Documentele justificative folosite la plata lucrrilor executate n luna martie 2004 Documentele justificative folosite la plata prestrilor de servicii n luna martie 2004 Concordana statului de organizare cu statele de plat a salariilor pe luna martie 2004 ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respective, efectuate n perioada 09.07.200331.03.2004 Funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004 Funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004

2,1

Mediu

1,7

Sczut

Financiar

Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz aferente lunii martie 2003

Sczut

1,7

Sczut

Sczut

1,5

Sczut

1,5

Sczut

Respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului

1,9

Sczut

Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice

1,9

Sczut

1,9

Sczut

121

Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice

Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n anul 2004 Rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n negru sau n rou) efectuate n evidena financiar contabil n luna martie 2004 Componena soldurilor conturilor n luna martie 2004 Natura soldurilor conturilor n luna martie 2004 Valoarea aritmetic a soldurilor conturilor n luna martie 2004

Sczut

Regularizrile efectuate n evidena financiarcontabil

2,3

Mediu

1,5

Sczut

Analiza soldurilor conturilor

2,3

Mediu

Sczut

Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiei financiare

Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004

2,1

Mediu

ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004

2,1

Mediu

ntocmirea programului de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004 Programul de producie. Obinerea aprobrilor legale pentru programul de producie aferent 01.01 31.03.2004 Realizarea programului de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004

2,1

Mediu

Sczut

2,1

Mediu

122

Stabilirea, aprobarea i actualizarea preurilor la produsul Map cu buzunar policromie aferent perioadei 01.01 31.03.2003

Stabilirea preului utilizat n funcie de normele de timp, normele de consum materiale etc. la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.01-31.03.2004 Obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care au stat la baza stabilirii lor la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.01-31.03.2004

1,5

Sczut

Sczut

1,9

Sczut

Not Nivelul riscurilor a fost evaluat pe baza ghidului de evaluare prezentat mai jos

Nivele de risc Criterii de analiz

Controlul intern

Conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine cooperant, existnd preocuparea de a anticipa i nltura problemele; auditurile anterioare sau studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme; analiza arat c sunt n funciune tehnici de control intern adecvate i suficiente; procedurile sunt bine susinute de documente

Conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor, i reviziilor externe; auditrile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar comanda a luat msuri de remediere i rspuns satisfctor la recomandrile auditului; analiza arat c sunt n

Conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor, sau reviziile externe; auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite; analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control intern adecvate i

123

funciune tehnici de control intern adecvate i suficiente

suficiente; procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate Pierderile pe care unitatea le poate suporta n eventualitatea producerii riscului asociat activitii de auditat sunt maxime

Impactul financiar

Pierderile pe care unitatea le poate suporta n eventualitatea producerii riscului asociat activitii de auditat sunt minime

Pierderile pe care unitatea le poate suporta n eventualitatea producerii riscului asociat activitii de auditat sunt situate la un nivel mediu Resursele umane au un grad mediu de adecvare n raport cu activitile de auditat; operaiunile sunt complexe, mai puin numeroase i cu variaii ocazionale; mijloacele tehnice existente sunt suficiente n raport cu activitile auditate

Vulnerabilitatea

Resursele umane sunt adecvate activitii de auditat; operaiunile sunt simple, puin numeroase i similare; mijloacele tehnice existente sunt n acord cu activitile auditate

Resursele umane nu sunt adecvate n raport cu activitile de auditat; operaiunile sunt complexe, cu variaii repetate; mijloacele tehnice existente sunt insuficiente n raport cu activitile auditate

VII. Stabilirea gradului de ncredere

Gradul de ncredere se evalueaz potrivit urmtorului ghid: nivelele de ncredere sunt: mare (1); mediu (2); sczut (3); determinm gradul de ncredere asociat competenei (verificrii) salariailor:
Grad de ncredere Mare (1) Mediu (2) Sczut (3) Descriere Salariaii sunt competeni i au fost verificai nainte de angajare Salariaii sunt verificai imediat dup angajare Salariaii nu au fost verificai niciodat asupra competenei

124

 determinm gradul de ncredere asociat implicrii managerilor:

Grad de ncredere Mare (1) Mediu (2) Sczut (3) Descriere Managerii sunt implicai n mod activ n domeniul auditabil Managerii se preocup de domeniul auditabil, dar nu exist dovezi n acest sens Nu exist nici un fel de preocupare pentru domeniul auditabil din partea managerului

pentru a determina gradul de ncredere combinm cei doi factori, avnd n vedere urmtoarele intervale: Sczut [6; 9]; Mediu [3; 6] Mare [1, 3].
Competena salariailor Mare (1) Mediu (2) Sczut (3) Implicarea managerilor Mediu (2) Mare(2) Mediu(4) Sczut(6)

Mare (1) Mare(1) Mare(2) Mediu(3)

Sczut (3) Mediu(3) Sczut(6) Sczut(9)

n cazul nostru avem urmtorul grad de ncredere potrivit datelor cuprinse n chestionarul de luare la cunotin:
Domeniu auditabil Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz Primirea i eliberarea bunurilor materiale Inventarierea patrimoniului Financiar Contabilitate Producie Competena salariailor Mare (1) Mare(1) Mare (1) Mare (1) Mare (1) Mare (1) Implicarea managerilor Mare (1) Mare(1) Mare (1) Mare (1) Mare (1) Mare (1) Gradul de ncredere Mare (1) Mare (1) Mare (1) Mare (1) Mare (1) Mare (1)

10. Elaborarea tabelului Puncte tari i puncte slabe (anexa nr. 2)

125

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

OBIECTIVUL DE AUDITAT COMENTARIU Achiziia de hrtie offsetsul 60 gr./mp i hrtie de scris are un nivel de risc sczut confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Angajarea gestionarilor are un nivel de risc mediu, dar avnd un grad de ncredere mare am opinat c este un punct tare Constituirea i reinerea garaniei pentru funciile gestionare are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare ACTIVITATEA DE AUDITAT CONSECINE CLASAREA RISCULUI GRADUL DE NCREDERE Sczut Mare Mare Mare Sczut Mediu DOMENIUL AUDITABIL

RISCURI

Legalitatea achiziiei publice de hrtie offset-sul 60 gr/mp i hrtie de scris aferent anului 2003

Achiziia de hrtie offset-sul 60gr/mp i hrtie de scris aferent anului 2003

Achiziia de hrtie offset-sul 60 gr/mp.i hrtie de scris efectuat n perioada 01.01 31.05.2004 s fie realizat fr respectarea prevederilor legale incidente Gestionarii s fie angajai fr respectarea condiiilor legale

Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz

Achiziie ilegal cu impact major asupra conformitii angajrii creditelor bugetare

Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor

Primirea i eliberarea bunurilor materiale

Angajarea gestionarilor la data auditrii.

Constituirea i reinerea garaniei pentru funciile gestionare la data auditrii

Gestionarii s nu aib constituite garaniile, iar reinerile s nu se fac ritmic

126

Punct tare

Pagube cauzate de gestionari care nu pot fi recuperate potrivit prevederilor legale

Punct tare

Pagube cauzate de lipsa de experien, neglijen, moralitate ndoielnic etc.

Punct tare

OPINIE

Primirea (recepia), obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004

Eliberarea obiectelor de inventar respectiv a materialelor efectuate n luna martie 2004

Primirea (recepia), obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004 s se fac fr respectarea prevederilor legale Eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor din gestiune efectuat n luna martie 2004 s fie fcut fr respectarea prevederilor legale Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003 s se efectueze fr respectarea prevederilor legale incidente

Imposibilitatea recuperrii eventualelor diferene cantitative i calitative aferente obiectelor de inventar i materialelor recepionate Eliberarea de obiecte de inventar i materiale din gestiune pentru activiti i consumuri nereale, incomplet justificate sau nejustificate etc.

Primirea (recepia), obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004 are un nivel de risc mediu, dar avnd un grad de ncredere mare am opinat c este un punct tare Eliberarea obiectelor de inventar, respectiv a materialelor efectuate n luna martie 2004, are un nivel de risc mediu, dar avnd un grad de ncredere mare am opinat c este un punct tare Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului, dei are un grad de ncredere mare totui nivelul de risc mediu asociat cu faptul c operaiunea de inventariere este complex (vulnerabilitate de nivel mediu) am opinat c este un punct slab Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului, dei are un grad de ncredere mare totui nivelul de risc mediu asociat cu faptul c operaiunea de inventariere este complex (vulnerabilitate de nivel mediu) am opinat c este un punct slab

Inventarierea patrimoniului

Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului aferent anului 2003

Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului n anul 2003 s nu respecte prevederile legale

S nu fie inventariate n totalitate elementele de activ i pasiv ce compun patrimoniul unitii; s nu poat fi dispuse n mod oportun msurile legale n scopul conservrii i rentregirii patrimoniului unitii

Mare Mare

Inventarierea patrimoniului

Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003

Derularea ulterioar n mod defectuos a inventarierii

Punct slab

Mediu

Punct slab

Mediu

Punct tare

Mediu

Mare

Punct tare

Mediu

Mare

127

Valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului aferente anului 2003

Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2003 s fie valorificate n dezacord cu prevederile legale

Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz

Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004

S nu existe documentele care s justifice necesitatea i oportunitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate n luna martie 2004

Punct slab Punct tare Punct tare Punct tare

Lipsuri n gestiune neimputate, eronat imputate, plusuri nenregistrate, compensri i perisabiliti nejustificate

Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului, dei are un grad de ncredere mare totui nivelul de risc mediu asociat cu faptul c operaiunea de inventariere este complex (vulnerabilitate de nivel mediu) am opinat c este un punct slab Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare ncadrarea potrivit clasificaiei bugetare a plilor i a cheltuielilor efectuate n luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Documentele justificative folosite la plata procurrilor de bunuri n luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare

Mediu Sczut Sczut Sczut

Efectuarea de pli i cheltuieli fr s existe o justificare a necesitii i oportunitii acestora

Financiar

ncadrarea potrivit clasificaiei bugetare a plilor i a cheltuielilor efectuate n luna martie 2004

Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004 s nu fie ncadrate n mod corect potrivit clasificaiei bugetare

Denaturarea execuiei bugetare

Documentele justificative folosite la plata procurrii de bunuri n luna martie 2004

Procurarea de bunuri materiale n luna martie 2004 s fie realizat fr documente justificative legal ntocmite

Existena n patrimoniul unitii de bunuri materiale fr documente justificative legal ntocmite; nerespectarea etapelor procesului de execuie bugetar

128

Mare

Mare

Mare

Mare

Documentele justificative folosite la plata lucrrilor executate n luna martie 2004

Executarea lucrrilor n luna martie 2004 s se realizeze fr documente justificative legal ntocmite

Lucrri executate n mod ilegal, i fr respectarea procesului de execuie bugetar Prestri de servicii executate n mod ilegal, i fr respectarea procesului de execuie bugetar

Documentele justificative folosite la plata prestrilor de servicii n luna martie 2004

Prestrile de servicii n luna martie 2004 s fie realizate fr documente justificative legal ntocmite

Concordana statului de organizare cu statele de plat a salariilor pe luna martie 2004 Respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului

Prevederile statelor de plat a salariilor aferente lunii martie 2004 s nu fie n acord cu prevederile statelor de organizare

Plata de drepturi bneti necuvenite personalului

ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respectiveefectuat n perioada 09.07.03 31.03.04

Personalul s fie ncadrat pe posturi n perioada 09.07.2003 31.03.2004, fr respectarea condiiilor de studii i vechime

Nerealizarea sau realizarea la un nivel necorespunztor a atribuiilor de ctre personalul n cauz; ncadrarea ilegal a personalului

Documentele justificative folosite la plata lucrrilor executate n luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Documentele justificative folosite la plata prestrilor de servicii n luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Concordana statului de organizare cu statele de plat a salariilor pe luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respectiveefectuat n perioada 09.07.2003-31.03.2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Punct tare

Mare

Punct tare

Mare

Punct tare

Mare

Punct tare

Mare

129

Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice

Funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004.

Funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004

Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice

Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n anul 2004

Conturile de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004 s funcioneze n dezacord cu prevederile planului de conturi Conturile de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004 s funcioneze n dezacord cu prevederile planului de conturi Conturile sintetice s fie desfurate n anul 2004 pe conturi analitice n dezacord cu funciunea conturilor i natura activitilor desfurate

Denaturarea situaiei financiare a unitii i implicit lipsirea managementului de o prghie important de conducere i control Denaturarea situaiei financiare a unitii i implicit lipsirea managementului de o prghie important de conducere i control

Funcionarea conturilor de activ are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare

Contabilitate

Sczut

Punct tare Punct tare Punct slab Punct tare

Mare

Funcionarea conturilor de pasiv are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n anul 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n negru sau n rou) cu toate c are un grad de ncredere mare, nivelul de risc mediu generat n urma unui nivel maxim al impactului financiar i al vulnerabilitii a determinat opinia c este un punct slab

Sczut Sczut Mediu

Denaturarea situaiei financiare; reflectarea incomplet a activitilor desfurate; lipsa informaiilor contabile

Regularizrile efectuate n evidena financiarcontabil

Rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n negru sau n rou) efectuate n evidena financiarcontabil n luna martie 2004

Regularizrile efectuate n evidena contabil n luna martie 2004 s nu aib o justificare legal

Denaturarea situaiei financiare n scopul mascrii unor tranzacii ilegale efectuate la nivelul unitii

130

Mare

Mare

Mare

Componena soldurilor conturilor n luna martie 2004

Valoarea aritmetic a soldurilor conturilor

Soldurile conturilor n luna martie 2004 s conin erori aritmetice Formulele contabile utilizate n luna martie 2004 s nu fie n acord cu prevederile planului de conturi pentru instituiile de stat i instruciunile de aplicare ale acestuia ntre conturile din activul bilanului i cele din pasivul acestuia s nu existe corespondenele legale

Sczut

Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale

Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004

Situaie financiar denaturat, lipsit de credibilitate; existena unor erori greu de detectat

Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare

ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004

Situaie financiar denaturat, lipsit de credibilitate

Punct tare

Mediu

Mare

Punct tare

Mediu

Mare

Punct tare

Mare

Situaie financiar denaturat, lipsit de credibilitate

Mare

Analiza soldurilor conturilor

Natura soldurilor conturilor la luna martie 2004

Componena soldurilor conturilor la luna martie 2004 s nu fie n acord cu funciunea i necesarul de informaii impus Natura soldurilor conturilor n luna martie 204 s nu fie n acord cu funciunea acestora stabilit potrivit planului de conturi aprobat

Situaie financiar denaturat, lipsit de credibilitate

Componena soldurilor conturilor are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Natura soldurilor conturilor are un nivel de risc mediu, dar avnd un grad de ncredere mare am opinat c este un punct tare Valoarea aritmetic a soldurilor conturilor are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004 are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare

Sczut

Situaie financiar denaturat, lipsit de credibilitate

Punct tare

Mediu

Punct tare

Mare

131

Programul de producie ntocmirea programului de producie, aferent perioadei 01.01 31.03.2004

S nu existe programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004

Imposibilitatea urmririi i evalurii eficienei modului de utilizare a resurselor materiale i umane n procesul de producie i a gradului de ndeplinire a scopului pentru care a fost nfiinat unitatea

ntocmirea programului de producie, dei are un grad de ncredere mare, innd seama c la nivelul de risc mediu contribuia exclusiv a avut-o impactul financiar care a fost evaluat ca fiind de nivel maxim, totul pe fondul lipsei de abordare a acestei activiti de auditat n misiunile anterioare, au condus la opinia c este un punct slab

Producie

Programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004 s fie ntocmit fr respectarea prevederilor legale

Alocarea i utilizarea de resurse materiale i umane pe baza unui program de producie ntocmit n dezacord cu prevederile legale

Punct slab Punct tare Punct slab

Mediu

Mare

Obinerea aprobrilor legale are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Realizarea programului de producie, dei are un grad de ncredere mare, innd seama c la nivelul de risc mediu contribuia exclusiv a avut-o impactul financiar care a fost evaluat ca fiind de nivel maxim, totul pe fondul lipsei de abordare a acestei activiti de auditat n misiunile anterioare, au condus la opinia c este un punct slab

Sczut Mediu

Obinerea aprobrilor legale pentru programul de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004

Programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004 s nu parcurg etapele legale de aprobare

ntocmirea unui program de producie incomplet, care s nu reflecte sarcinile reale de producie ale unitii auditate

132

Mare

Mare

Realizarea programului de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004

Programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004 s nu fie realizat

Neonorarea comenzilor beneficiarilor de produse tipografice

Realizarea programului de producie are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Stabilirea al preurilor utilizate n funcie de normele de timp, normele de consum materiale etc. are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Obinerea aprobrilor legale pentru preurile stabilite are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care au stat la baza stabilirii lor. Are un nivel de risc sczut, confirmat de un grad de ncredere mare, i n consecin am opinat c este un punct tare

Sczut

Stabilirea preului utilizat n funcie de normele de timp, normele de consum materiale etc.

Stabilirea eronat n perioada 01.01 31.03.2004 a preului la produsul Map cu buzunar policromie

Nerecuperarea prin pre a costului resurselor consumate sau crearea prin pre a unor rezerve nejustificate

Sczut

Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie

Obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit

Preul stabilit n perioada 01.01 31.03.2004 la produsul Map cu buzunar policromie s nu fie aprobat Preurile iniial stabilite aferente perioadei 01.0131.03.2004 pentru produsul Map cu buzunar policromie s nu fie actualizate

Preuri eronat stabilite, nevalidate din punct de vedere al legalitii, regularitii i economicitii

Sczut

Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care sau modificat elementele care au stat la baza stabilirii lor la produsul Map cu buzunar policromie

Nerecuperarea prin pre a costului resurselor materiale i umane presupuse de desfurarea procesului de producie

Sczut

ntocmit de Ionescu Ion Aprobat de Vasilescu Mirel

Data12.05.2004 Data14.05.2005

Semntura Semntura i tampila personal

133

Punct tare

Mare

Punct tare

Mare

Punct tare

Mare

Punct tare

Mare

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFIFCARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris Perioada supus auditului: 09.07.2003-31.05.2004
DENUMIREA ACTIVITI DE AUDITAT 1 Achiziia de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efctuat n perioada 01.01. 31.05 2004 ENUNUL NTREBRII DA NU NUMELE I PRENUMELE AUDITORULUI INTERN 5 Popescu Marin X X X X X X

2 1. Cantitatea de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris a fost cuprins n necesarul de aprovizionat pentru anul 2004? 2. Unitatea auditat a estimat valoarea contractului de achiziie public pentru produsele n discuie cu respectarea prevederilor art. 9 din H.G. 461/2001 cu modificrile i completrile ulterioare? 3. Selectarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public de bunuri s-a fcut n conformitate cu prevederile art. 12 din H.G. 461/2001 cu modificrile i completrile ulterioare? 4. Unitatea auditat a urmat procedurile prevzute de cap.VI transparen i publicitate din H.G.461/2001 cu modificrile i completrile ulterioare? 5. ntocmirea i coninutul documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei s-au fcut cu respectarea prevederilor cap.VII din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare) i ale O.M.F. nr. 1012/2001? 6. Comisia de evaluare a fost constituit cu aplicarea prevederilor cap.VIII din H.G. nr. 461/2001(cu modificrile i completrile ulterioare)? 7. Aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public s-a fcut n conformitate cu prevederile cap.IX din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare)?

3 X

134

8. Comisia de evaluare i-a desfurat activitatea conform prevederilor cap.X din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare)? 9. ncheierea contractului s-a fcut cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ctigtoare de ctre comisia de evaluare, cu respectarea prevederilor cap.XIII din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare)? 10. Ofertanii care au participat la licitaie au constituit garanii pentru participare conform prevederilor art.49 din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare)? 11. Ofertantul declarat ctigtor a depus garania de bun execuie conform prevederilor art.50 din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare)? 12. Autoritatea contractant a ntocmit dosarul achiziiei publice n conformitate cu prevederile art.52 din H.G. nr. 461/2001 (cu modificrile i completrile ulterioare)? 13. Contractul de furnizare de produse ncheiat cu aceast ocazie respect cadrul orientativ prezentat n seciunea a V-a din O.M.F. nr. 1012/2001? 14. Contractul de furnizare de produse ncheiat a fost prezentat la viza de control financiar preventiv propriu conform anexei nr. 3 la I.M.I. nr. 1275/2000? 15. Acest contract a obinut viza de control financiar preventiv propriu?

X X X X X X X X

NTOCMIT: P.M. APROBAT: V.M.

Data 11.06.2004 Data 11.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal

135

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFIFCARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: INVENTARIEREA ANUAL A PATRIMONIULUI Perioada supus auditului: 09.07.2003-31.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1 Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003 Enunul ntrebrii 2 1. Exist decizia zilnic a efului unitii (ordinul de zi pe unitate) prin care au fost numite comisii de inventariere, conform prevederilor pct.134 alin. 1 din Normele Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997? 2. n decizia zilnic a efului unitii (ordinul de zi pe unitate) sunt menionate elementele cuprinse la art. 7 din I.M.I. nr. 229/1992? 3. Instructajul comisiilor de inventariere s-a materializat ntr-un procesverbal, astfel cum prevede art. 7 din I.M.I. nr. 229/1992? 4. Procesul-verbal care confirm instructajul comisiilor de inventariere a fost semnat de toi membrii comisiilor n cauz i de ctre cel care a efectuat instructajul, conform prevederilor art. 7 din I.M.I. nr. 229/1992? 5. Au fost respectate prevederile pct. 134 alin. 2 din Normele Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997 referitoare la neincluderea gestionarilor i a persoanelor care in contabilitatea gestiunilor respective, n comisiile de inventariere aferente gestiunilor n cauz? DA 3 X X X X NU 4 Numele i prenumele auditorului intern 5 Marinescu Vasile

136

Realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului aferent anului 2003

6. nlocuirea membrilor comisiilor de inventariere s-a efectuat prin decizie zilnic a efului unitii (ordin de zi pe unitate), conform prevederilor pct. 9 ultimul alineat din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 7. Preedinii comisiilor de inventariere au ridicat formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i varianta cu diferene (cod 14-3-12) necompletate (n alb), vizate i parafate de ctre contabilul ef al unitii, astfel cum prevede pct. 10 ultimul alineat coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 1. Comisiile de inventariere au luat msurile organizatorice cuprinse la pct.11 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr.2388/1995? 2. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise n liste de inventarierevarianta simplificat (cod 14-3-12/b), astfel cum prevede pct.16 alin.1 coroborat cu pct. 33 alin.1 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 3. Pentru bunurile materiale aparinnd altor uniti, la inventariere s-a inut cont de prevederile pct. 16 alin. 2, 3 i 4 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, precum i de cele ale pct. 51 i 52 din Anexa nr. 3 din I.M.I. nr. 1275/2000? 4. Pentru bunurile materiale aflate n custodie la alte uniti, s-au solicitat elementele prevzute la pct.16 alin 3 i 4 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, respectndu-se totodat prevederile pct. 51 i 52 din Anexa nr.3 din I.M.I. nr.1275/2000? 5. Creanele fa de teri au fost supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor, soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori, astfel cum prevede pct.17 alin. 1 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995?

Marinescu Vasile

137

6. Disponibilitile aflate n conturi la bnci s-au inventariat prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bnci cu cele din contabilitate, astfel cum prevede pct. 17 alin.3 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 7. Extrasele de cont din ultima zi bancar puse la dispoziie de unitile bancare poart tampila oficial a bncii, conform prevederilor pct. 17 alin. 4 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 8. Disponibilitile n lei i valut din casieria unitii s-au inventariat n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, prin confruntarea soldurilor din registrul de cas cu cele din contabilitate, astfel cum prevede pct. 17 alin. 5 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 9. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare sau greu vandabile, au fost ntocmite, separat, liste de inventariere-varianta simplificat (cod 14-3-12/b), conform prevederilor pct. 18 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 10. Formularele cu regim special au fost inventariate, acestea fiind nscrise n liste de inventariere n ordinea codurilor, astfel cum prevede pct. 30 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 11. Pe ultima fil a listei de inventariere-varianta simplificat (cod 14-312/b), gestionarul a menionat c toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii astfel cum prevede pct. 32 alin. 1 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995?

138

12. Listele de inventariere au fost semnate pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar, conform prevederilor pct.32 alin. 2 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 13. Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, lipsuri sau plusuri s-au ntocmit liste de inventarierevarianta cu diferene (cod 14-3-12), prin preluarea din listele de inventariere-varianta simplificat (cod 14-3-12/b) a poziiilor n cauz, astfel cum prevede pct. 33 alin. 2 i 3 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 14. Pentru toate lipsurile, plusurile i deprecierile constatate, comisiile de inventariere au primit explicaii scrise de la gestionari, astfel cum prevede pct. 42 alin. 2 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? Valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului aferente anului 2003 1. Rezultatele inventarierii au fost consemnate de ctre comisia de inventariere, dup confirmarea de ctre compartimentul contabilitate a soldurilor scriptice, ntr-un proces-verbal conform prevederilor pct. 40 alin. 1 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 2. Procesul-verbal de inventariere conine elementele prevzute la pct. 40 alin. 2, pct. 41 i 42 alin. 2 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995? 3. Rezultatele inventarierii au fost nregistrate n evidena tehnicoperativ i n contabilitate n termen de 3 zile de la data lurii deciziei de ctre eful unitii, conform prevederilor pct. 150 alin. 2 din Normele Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997?

Marinescu Vasile X

139

4. In registrul-inventar au fost nregistrate toate elementele de activ i de pasiv, avnd la baz listele de inventariere centralizatoare i proceseleverbale de inventariere care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil astfel cum prevede pct. 34 din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995?

NTOCMIT: M.V. APROBAT: V.M.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura . Semntura i tampila personal

140

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFIFCARE

Denumirea unitii auditate: Denumirea obiectivului de audit: Perioada supus auditului: Denumirea activitii de auditat Angajarea gestionarilor - la data auditrii TIPOGRAFIA M.A.I. Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor 09.07.2003-31.05.2004 Enunul ntrebrii 1. Funciile de gestionari corespund cu cele stabilite n lista anex nr.1 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare, astfel cum prevede pct.1 din instruciunile mai sus menionate? 2. Numirea persoanelor n funciile de gestionari s-a fcut cu respectarea prevederilor pct. 2-12 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare? 1. Funciile de gestionari care oblig la constituirea garaniei n numerar sunt cele stabilite n listele anex nr.1 i 2 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare, conform prevederilor pct. 15 alin 1 din actul normativ mai sus menionat? Numele i prenumele DA NU auditorului intern Marinescu Vasile X

X Marinescu Vasile X

Constituirea i reinerea garaniei pentru funciile de gestionari la data auditrii

141

2. Sunt respectate prevederile pct. 16-18 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare, referitoare la constituirea garaniei n numerar pentru persoanele care gestioneaz n mod nemijlocit bunuri materiale, mijloace bneti sau orice alte valori, precum i a celor care ndeplinesc cumulativ atribuiile a dou funcii pentru care sunt prevzute garanii diferite? 3. Contractele de garanie au fost ncheiate cu respectarea prevederilor pct. 19-21 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare? 4. Garaniile n numerar au fost reinute cu respectarea prevederilor pct. 22-27 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare? 5. Depunerea sumelor reinute prin state de plat n contul garaniei n numerar au fost depuse la C.E.C. sau la bnci astfel cum prevede art. 15 din Legea nr. 22/1969 modificat i completat prin Legea nr. 54/1994? 6. Garaniile n numerar depuse la C.E.C. sau la bnci au fost nscrise n carnete de consemnare pe numele gestionarului conform prevederilor art. 15 din Legea nr. 22/1969 modificat i completat prin Legea nr. 54/1994? 7. Recalcularea garaniilor s-a efectuat conform prevederilor pct. 34 din Instruciunile aprobate prin O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare?
142

Primirea (recepia) obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004

1. Exist decizia zilnic a efului unitii (ordinul de zi pe unitate) prin care au fost numite comisiile de recepie astfel cum prevede art. 75 din I.M.I. nr. 1031/1999? 2. Evidena contabil a obiectelor de inventar este inut cu ajutorul documentelor prevzute la art. 30 din I.M.I. nr. 1031/1999? 3. Evidena tenhic-operativ a obiectelor de inventar este inut cu ajutorul documentelor prevzute la art. 59 i 60 din I.M.I. nr. 1031/1999? 4. Documentele justificative privind intrrile (recepia) obiectelor de inventar n gestiune sunt cele prevzute la art. 32 din I.M.I. nr. 1031/1999? 5. Datele cantitative i valorice cuprinse n documentele justificative aferente primirii obiectelor de inventar corespund cu datele din evidenele contabil i tehnicoperativ? 6. Evidena tehnic-operativ i cea contabil aferente obiectelor de inventar sunt inute la zi astfel cum prevede art. 2 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat? 7. S-a efectuat, lunar, confruntarea datelor dintre evidena contabil i cea tehnic-operativ aferente obiectelor de inventar, conform prevederilor art. 11 din I.M.I. nr. 1031/1999? 8. Evidena contabil a materialelor este inut cu ajutorul documentelor prevzute la art. 41 din I.M.I. nr. 1031/1999? 9. Evidena tehnic-operativ a materialelor este inut cu ajutorul documentelor prevzute la art. 61 din I.M.I. nr. 1031/1999?

X X X X

Marinescu Vasile

X X X
143

10. Documentele jutificative privind intrrile (recepia) materialelor n patrimoniul unitii sunt cele prevzute la art. 38 i 43 pct. 5 din I.M.I. nr. 1031/1999? 11. Datele cantitative i valorice cuprinse n documentele justificative, aferente primirii materialelor corespund cu datele din evidenele contabile i tehnic-operativ? 12. Evidena tehnic-operativ i cea contabil aferente materialelor sunt inute la zi, astfel cum prevede art. 2 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat? 13. S-a efectuat, lunar, confruntarea datelor dintre evidena contabil i cea tehnic-operativ aferente materialelor, conform prevederilor art. 11 din I.M.I. nr. 1031/1999? Eliberarea obiectelor de inventar, respectiv a materialelor din gestiune efectuate n luna martie 2004 1. Documentele justificative privind eliberrile (ieirile) obiectelor de inventar din gestiune sunt cele prevzute la art. 34 din I.M.I. nr. 1031/1999? 2. Datele cantitative i valorice cuprinse n documentele justificative aferente eliberrii obiectelor de inventar corespund cu datele din evidenele contabil i tehnicoperativ? 3. Documentele justificative privind micrile obiectelor de inventar n cadrul unitii sunt cele prevzute la art. 33 din I.M.I. nr. 1031/1999? 4. Datele cantitative i valorice cuprinse n documentele justificative aferente micrilor obiectelor de inventar corespund cu datele din evidenele contabil i tehnic-operativ?

X X X X Marinescu Vasile

144

5. Documentele justificative privind eliberrile (ieirile) materialelor sunt cele prevzute la art. 39 din I.M.I. nr. 1031/1999? 6. Datele cantitative i valorice cuprinse n documentele justificative aferente eliberrii materialelor corespund cu datele din evidenele contabil i tehnic-operativ? 7. Documentele justificative privind micrile de materiale ntre gestiuni i locuri de folosin sunt cele prevzute la art. 40 din I.M.I. nr. 1031/1999? 8. Datele cantitative i valorice cuprinse n documentele justificative aferente micrilor de materiale corespund cu datele din evidenele contabil i tehnic-operativ? 9. La eliberarea materialelor s-a inut cont de prevederile art. 66 din I.M.I. nr. 1031/1999?
NTOCMIT: M.V. APROBAT: V.M. Data 16.06.2004 Data16.06.2004

X X X X X

Semntura ........................................ Semntura i tampila personal .....................

145

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz. Perioada supus auditului: 09.07.2003-31.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1 Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004 Enunul ntrebrii 2 1. Bunurile materiale achiziionate n acest scop sunt cuprinse n necesarul de aprovizionat ntocmit pentru anul 2004 sau ntr-un raport de necesitate? 2. Necesarul de aprovizionat pe 2004 este aprobat de cei n drept? 3. Raportul de necesitate este aprobat de eful unitii? 4. Pe documentele justificative aferente operaiunilor analizate este prevzut tampila conductorului compartimentului de specialitate aa cum este specificat n art. 16 din I.M.I. nr.1275/2000 privind organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv propriu n M.I.? DA 3 NU 4 Numele i prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

146

ncadrarea potrivit clasificaiei bugetare a plilor i a cheltuielilor n luna martie 2004

5. Lucrrile executate n regie proprie au fost cuprinse n necesarul pe anul 2004? 6. Pentru lucrrile de executat s-au lansat comenzi de lucru? 7. Pentru comenzile de lucrri executate n regie proprie au fost eliberate bunuri din gestiunile unitii? 8. Bunurile materiale consumate cu ocazia acestor lucrri sunt evideniate corespunztor n evidena tehnico-material i contabil? 9. Prestrile de servicii executate de furnizorii de utiliti au la baz contracte sau convenii legal aprobate? 1. Creditele consumate n cadrul operaiunilor analizate au fost prevzute n bugetul de venituri i cheltuieli aprobat unitii auditate? 2. Plile i cheltuielile aferente procurrilor de bunuri, executrilor de lucrri sau prestrilor de servicii analizate au fost contabilizate n conformitate cu elementele clasificaiei bugetare? 3. Fiele de operaiuni bugetare aferente categoriilor de pli i cheltuieli analizate reflect ntocmai datele cuprinse n documentele justificative care au stat la baza efecturii acestor operaiuni? 1. Fiecare operaiune aferent procurrii de bunuri de resortul celor analizate, are la baz un document justificativ n sensul prevederilor art. 6 (1) din Legea nr. 82/1991, republicat i ale pct. 15-17 din Normele Generale 181.460/1997?

Ionescu Ion

Ionescu Ion

Documentele justificative aferente procurrii de bunuri n luna martie 2004

Ionescu Ion

147

Documentele justificative folosite la plata lucrrilor de investiii executate n luna martie 2004

2. Fiecrei operaiuni de intrri de bunuri i corespunde un document de recepie? 3. Pentru fiecare recepie analizat exist un document justificativ emis de furnizor (factura fiscal, factur, bon fiscal etc.)? 4. Datele cuprinse n documentele de recepie corespund cu cele din documentele emise de furnizor? 5. N.R.C.D. analizate sunt completate corect la toate rubricile prevzute de formularul tipizat? 6. Documentele justificative aferente procurrii de bunuri de resortul celor analizate au fost vizate pentru control financiar preventiv propriu? 1. Pentru fiecare operaiune aferent executrilor de lucrri n regie proprie exist un document justificativ, n sensul prevederilor art.6 (1) din Legea nr. 82/1991 republicat i ale pct.15-17 din Normele Generale nr. 181.460/1997? 2. Pentru fiecare lucrare executat n regie proprie exist o comand de lucru? 3. Pentru executarea lucrrilor amintite s-au consumat bunuri materiale din gestiunile unitii? 4. Bunurile materiale folosite pentru executarea lucrrilor au fost scoase din gestiuni pe baza bonurilor de consum cod 14-3-4 A? 5. Bonurile de consum analizate respect cerinele anexei nr. 2 la I.M.I. 1031/1999?

Ionescu Ion

148

Documente justificative folosite la plata prestrilor de servicii n luna martie 2004

1. Plata serviciilor prestate de ctre furnizorii de utiliti s-a efectuat pe baza documentelor justificative ntocmite de acetia? 2. Documentele justificative care atest furnizarea de servicii (facturi fiscale, facturi) conin elementele necesare cerute de pct. 16 din Normele Generale nr. 181.460/1997? 3. Datele consemnate n documentele justificative analizate sunt confirmate de ctre compartimentele de specialitate?

Ionescu Ion

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 07.06.2004 Data 07.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal

149

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1 Concordana statului de organizare cu statele de plat a salariilor pe luna martie 2004 Enunul ntrebarii 2 1. Poziiile menionate n statele de plat a salariilor corespund cu poziiile prevzute de statul de organizare al unitii pentru fiecare persoan n parte? 2. Coeficienii de ierarhizare conform crora se calculeaz cuantumul salariilor n statul de plat corespund cu cei prevzui n statul de organizare al unitii pentru fiecare persoan n parte? 3. Ocuparea poziiilor din statul de organizare s-a fcut cu respectarea dispoziiilor legale n ceea ce privete diferenele, admise ntre gradul profesional al persoanei ncadrate i gradul profesional al funciei ocupate? DA 3 X NU 4 Numele i prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

150

ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respective efectuat n perioada 09.07.2003-31.05.2004

1. Exist neconcordane ntre cerinele prevzute n fiele posturilor i nivelul real al studiilor (conform documentelor de la dosarul ntocmit de compartimentul de managementresurse umane) la persoanele ncadrate n perioada supus auditului? 2. Exist cazuri de gradaii corespunztoare vechimii acordate n mod eronat la persoanele ncadrate n perioada supus auditului?

Ionescu Ion X

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 10.06.2004 Data 10.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal

151

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat Funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004 Funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004 Enunul ntrebrii Inregistrrile efectuate n conturile de activ respect principiile stabilite prin planul de conturi aprobat pentru unitile din cadrul M.A.I., prin O.M.F. nr.324/ 1984 actualizate? Inregistrrile efectuate n conturile de pasiv respect principiile stabilite prin planul de conturi aprobat pentru unitile din cadrul M.A.I., prin O.M.F. nr.324/ 1984 actualizate? DA X NU Numele i prenumele auditorului intern Ionescu Ion

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal

152

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1 Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n anul 2004 Enunul ntrebarii 2 1. Desfurarea n analitic a conturilor sintetice respect funciunile conturilor prevzute n planul de conturi aprobat prin O.M.F. nr.324/1984 actualizate? 2. Desfurarea n analitic a conturilor sintetice se face n funcie de natura activitilor desfurate de unitatea auditat? 3. Conturile analitice folosite de unitatea auditat ofer informaiile contabile necesare nelegerii fenomenelor reflectate? DA 3 X NU 4 Numele i prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

X X

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal 153

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat Enunul ntrebarii DA NU Numele i prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

1 Rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n rou sau n negru)efectuate n evidena financiar contabil n luna martie 2004

2 1. n luna martie 2004 exist regularizri? 2. Regularizrile efectuate au la baz explicaii (motivaii) reale i legale? 3. Soluia aleas pentru regularizare (n rou sau n negru) a avut n vedere s nu denatureze rulajele conturilor unde au fost operate? 4. Formulele contabile alese n cazul regularizrilor au respectat funciunile conturilor prevzute n planul de conturi aprobat prin O.M.F. nr. 324/1984 actualizat?

3 X

X X

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M. 154

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Analiza soldurilor conturilor n luna martie 2003 Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1 1. Componena soldurilor conturilor la 31.03.2004 Enunul ntrebrii 2 1. Soldurile conturilor analitice, desfurate din conturile sintetice respect funciunea acestor conturi conform prevederilor planului de conturi aprobat prin O.M.F. nr. 324/1984 actualizat? 1. Conturile de activ au solduri debitoare sau sunt soldate? 2. Conturile de pasiv au solduri creditoare sau sunt soldate? 1. Totalul sumelor nscrise n debitul conturilor este corect stabilit? Totalul sumelor nscrise n creditul conturilor este corect stabilit? 3. Soldurile conturilor sunt stabilite corect ca diferen ntre totalul sumelor debitoare i creditoare? DA 3 X NU 4 Numele si prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

2. Natura soldurilor conturilor la 31.03.2004 3. Valoarea aritmetic a soldurilor conturilor la 31.03.2004

X X X X X

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal 155

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitatii de auditat 1 Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004 Enuntul ntrebrii 2 1. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2003 respect prevederile planului de conturi i instruciunile de aplicare a acestuia aprobate prin O.M.F. nr. 324/1984 cu modificrile i completrile ulterioare? DA 3 X NU 4 Numele i prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal

156

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit Situaiilor financiare Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1 ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004 Enunul ntrebrii 2 1. n bilanul contabil ncheiat la 31.03.2003 exist coresponden ntre conturile din activ i cele din pasiv? 2. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv respect funciunile conturilor? 3. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv se face cu respectarea posturilor prevzute pentru conturile analizate n planul de conturi aprobat? 4. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv este corect reflectat n situaia corelaiei conturilor ncheiat la balana de verificare de la 31.03.2003? DA 3 X X X NU 4 Numele i prenumele auditorului intern 5 Ionescu Ion

NTOCMIT: I. I. APROBAT: V. M.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura .. Semntura i tampila personal 157

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: Tipografia M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat Stabilirea preului utilizat n funcie de normele de timp i de normele de consum materiale etc. la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.0131.03.2004 Enunul ntrebrii 1. Preurile practicate de unitatea auditat au fost stabilite pe baza analizei costurilor din punct de vedere tehnologic i economicofinanciar, conf. art .21 alin. 2 din Normele Metodologice aprobate prin OMI 1086/2000? 2. Costurile de producie au fost determinate pe baza fielor tehnologice, normelor de consum de materiale i normelor de timp conform prevederilor art.21 alin.3 din Normele Metodologice aprobate prin OMI nr. 1086/2000? 3. Calculaiile de pre cuprind articolele de calculaie prevzute de art. 21 pct. 1-8 din Normele Metodologice aprobate prin OMF nr. 1086/2000? 4. La fundamentarea calculaiilor de pre sunt respectate prevederile art. 22 din Normele Metodologice aprobate prin OMI nr. 1086/2000 DA X Popescu Marin NU Numele i prenumele auditorului intern

X Popescu Marin

158

Obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.0131.03.2004

Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care au stat la baza stabilirii lor la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.01-31.03.2004

5. Calculaiile de pre au fost ntocmite de ctre compartimentele tehnice de specialitate n conformitate cu prevederile art. 23 din Normele Metodologice aprobate prin OMI nr. 1086/2000 aa cum a fost modificat prin OMI nr. 23/2001? 1. Calculaiile de pre sunt certificate de efii compartimentelor de specialitate n conformitate cu prevederile art.1 alin.(3) din OMI nr. 23/2001? 2. Calculaiile de pre au fost vizate pentru controlul financiar preventiv propriu de ctre eful compartimentului financiar-contabilitate, conform prevederilor art. 1 alin. (3) din OMI nr. 23/2001 3. Calculaiile de pre sunt aprobate de eful unitii auditate? 1. Pentru perioada analizat au existat cazuri de modificri ale elementelor care au stat la baza stabilirii preurilor? 2. n cazul modificrii acestor elemente, unitatea a luat msura revizuirii (actualizrii) preurilor care aveau n componen aceste elemente conform prevederilor art. 24 din Normele Metodologice aprobat prin OMI nr. 1086/2000? 3. Exist cazuri de majorare global a preurilor pe baza unor coeficieni stabilii prin aprecierea sau subdimensionarea costurilor? Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

X Popescu Marin X

X X X Popescu Marin

NTOCMIT: P. M. APROBAT: I. I.

Semntura. Semntura i tampila personal.

159

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE

Denumirea unitii auditate: Tipografia M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Programul de producie Perioada supus auditului: 09.07.200331.05.2004
Denumirea activitii de auditat 1. ntocmirea programului de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004. Enunul ntrebrii 2. 1. Exist un program de producie pentru anul 2004? 2. Programul de producie a fost ntocmit de sectorul plan, lansare i urmrire comenzi pe baza necesarului transmis de unitile din structura M.A.I. conform anexei nr. 3A la Normele Metodologice aprobate prin OMI nr.1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare? 3. Activitile Tipografiei, conform art. 15 (tabelul nr.3), din Normele Metodologice aprobate prin OMI 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare? se regsesc cuantificate, dup caz, n programul de producie al unitii? Da 3. X X Nu 4. Numele i prenumele auditorului intern 5. Popescu Marin

160

Obinere aprobrilor legale privind programul de producie aferent perioadei 01.01-31.03.2004

Realizare programului de producie aferent perioadei 01.01-31.03.2004

4. Programul de producie al Tipografiei, conine toate elementele corespunztoare specificului su dintre cele prevzute de art.16 din Normele Metodologice aprobate prin OMI nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare? 1. Programul de producie pentru anul 2004 este aprobat de ctre Direcia Management Logistic? 2. Avizrile i aprobrile sunt date pe fila special prevzut de art. 16 din Normele Metodologice aprobate prin OMI nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare? 1. Termenele de realizare a produselor prevzute n planul de producie sunt respectate? 2. Evaluarea, urmrirea i raportarea indicatorilor economico-financiari se face conform prevederilor art. 26 din Normele Metodologice aprobate prin OMI nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare? 3. Propunerile de reaezare sau modifi-care a unor poziii din plan sau a unor indicatori respect metodologia prevzut la art. 29 din Normele Metodologice aprobate prin O.M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare?

X X

Popescu Marin

X X

Popescu Marin

NTOCMIT: P. M. APROBAT: I. I.

Data 20.06.2004 Data 20.06.2004

Semntura. Semntura i tampila personal

161

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Legalitatea achiziiei de hrtie ofset-sul 60 gr/mp i hrtie de scris Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. Documentul justificativ i/sau Activitatea de auditat Cine are atribuii Cine este responsabil crt. documentul final 0 1 2 3 4 1 Achiziia de hrtie ofset-sul Comisia de evaluare a Preedintele comisiei Anunul de atribuire a contractului de 60 gr/mp i hrtie de scris ofertelor de evaluare a ofertelor furnizare efectuat n perioada Lociitorul efului unitii eful unitii Contractul de furnizare semnat 01.0131.03.2004 pentru logistic (similarii) Hotrri judectoreti irevocabile Comisia de evaluare a Preedintele comisiei pentru soluionarea contestaiilor ofertelor de evaluare a ofertelor (dup caz) Preedintele comisiei Hotrrea comisiei de conciliere Comisia de conciliere de conciliere (dup caz) Dispoziia zilnic a efului unitii de Lociitorul efului unitii eful unitii numirea comisiei de conciliere pentru logistic (similarii) (dup caz) Comunicarea ctre ofertani/ Preedintele comisiei Comisia de conciliere candidai a msurilor adoptate ca de conciliere urmare a contestaiilor (dup caz) Lociitorul efului unitii eful unitii Contestaiile primite (dup caz) pentru logistic (similarii)

162

Comisia de evaluare a ofertelor

Preedintele comisiei Hotrrea comisiei de evaluare cu de evaluare a ofertelor privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de furnizare Lista cuprinznd denumirea/ numele i adresa ofertanilor Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul seleciei ofertanilor Lista cuprinznd denumirea/ numele i adresa candidailor care particip la selecie Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei care cuprinde: Fia de date a achiziiei: - declaraie privind eligibilitatea (formularul B1 din O.M.F. nr. 1012/2001) - fia de informaii generale (formularul B2 din O.M.F. nr. 1012/2001) - autorizarea pentru livrarea produselor (formularul B3 din O.M.F. nr. 1012/2001) - fi de informaii privind experiena similar (formularul B4 din O.M.F. 1012/2001) Caietul de sarcini Ofertele participanilor Anunul i/sau invitaia de participare, dup caz Anunul de intenie, dup caz

163

Comisia de evaluare a ofertelor

Contabilul ef Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarii) Contabilul ef (similarii) Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarii)

Nota privind determinarea valorii estimate, fr TVA, a contractului de achiziie public Preedintele comisiei Scrisorile de garanie bancar de evaluare a ofertelor pentru participarea la licitaie Ordine de plat pentru constituirea garaniei de participare la licitaie Scrisoarea de garanie bancar Lociitorul efului unitii pentru garania de bun execuie pentru logistic constituit de ofertantul care a fost (similarii) declarat ctigtor al licitaiei Dispoziia zilnic a efului unitii eful unitii pentru constituirea comisiei de evaluare a ofertelor Bugetul de venituri i cheltuieli al unitii din care s reias existena eful unitii sumelor destinate achiziiilor de bunuri n discuie Necesarul de aprovizionat ntocmit eful unitii pentru anul 2004

AUDITOR, Popescu Marin

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

164

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. Activitatea de auditat Cine are atribuii crt. 0 1 2 1 Angajarea gestionarilor la eful compartimentului data auditrii management organizatoric i operaii (similarul) Persoana care efectueaz calculul drepturilor bneti Documentul justificativ i/sau documentul final 4 Statul de organizare al unitii Statul de plat al unitii

Cine este responsabil 3 eful unitii

eful unitii

eful compartimentului Persoana care ine evidena Dosarul de personal al management resurse umane personalului gestionarului (similarii) eful compartimentului Ordinul de personal al eful unitii management resurse umane gestionarului (similarul) eful compartimentului Ordinul de ncadrare al eful unitii management resurse umane gestionarului (similarul)

165

Constituirea i reinerea garaniei pentru funciile de gestionari la data auditrii Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul) eful unitii

Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul) Persoana care efectueaz calculul drepturilor bneti Persoana care deine evidena financiar Persoana care ine evidena financiar

eful unitii eful unitii Contabilul ef Contabilul ef

Decizia zilnic a efului unitii prin care a fost numit o persoan care nu deine o funcie de gestionar, ns aceasta va exercita n mod permanent atribuii de primire, pstrare i eliberare de bunuri Contractul de garanie al gestionarului Statul de plat al unitii Fia contului 119.01.11 Garanii materiale reinute gestionarilor Fia contului 231.06 Creditori din garanii depuse de gestionari Decizia zilnic a efului unitii prin care s-a stabilit cuantumul garaniei persoanei care nu are funcia de gestionar, ns aceasta exercit n mod permanent atribuii de primire, pstrare i eliberare de bunuri Carnetul de consemnare a garaniilor n numerar depuse la CEC sau la bnci Extrasul de cont emis de CEC sau unitatea bancar

Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul)

eful unitii

Persoana care ine evidena financiar Persoana care ine evidena financiar

Contabilul ef Contabilul ef

166

Persoana care ine evidena financiar

eful unitii

Adresa emis de unitate ctre CEC sau unitatea bancar pentru eliberarea sumei consemnate drept garanie n vederea acoperirii pagubelor cauzate unitii Titlul executoriu definitiv

Persoana desemnat de eful unitii pentru ntocmirea titlului executoriu Persoana care ine evidena financiar 3 Primirea (recepia) Lociitorul efului unitii obiectelor de inventar i a pentru logistic (similarul) mterialelor efectuat n luna martie 2004 Persoana care ine contabilitatea sintetic a obiectelor de inventar Persoana care ine contabilitatea analitic a obiectelor de inventar Persoana care gestioneaz bunuri de resortul obiectelor de inventar Persoana care ine evidena obiectelor de inventar Persoana care ine evidena obiectelor de inventar

eful unitii

Adresa emis de unitate ctre filiala CEC sau unitatea bancar pentru eful unitii restituirea diferenei n plus ca urmare a recalculrii garaniei gestionarului Decizia zilnic a efului eful unitii unitii prin care au fost numite comisiile de recepie Fia de cont pentru Contabilul ef operaiuni diverse aferent obiectelor de inventar Fia de cont analitic pentru Contabilul ef valori materiale aferent obiectelor de inventar Fia de magazie aferent Contabilul ef obiectelor de inventar aflate n depozit Lociitorul efului unitii Fia de eviden a obiectelor pentru logistic (similarul) de inventar n folosin Fia de eviden a stocurilor Lociitorul efului unitii i a obiectelor de inventar pe pentru logistic (similarul) locuri de folosin

167

Persoana care ine evidena Lociitorul efului unitii Inventarul completului obiectelor de inventar pentru logistic (similarul) Persoana care are dreptul la eful unitii Raport de echipament echipament cadre Factura fiscal, Factura i Bonul fiscal aferente Lociitorul efului unitii eful unitii pentru logistic (similarul) obiectelor de inventar intrate n gestiune Avizul de nsoire a mrfii Lociitorul efului unitii eful unitii aferent obiectelor de pentru logistic (similarul) inventar intrate n gestiune Procesul verbal de predareprimire n cazul transferului Lociitorul efului unitii eful unitii pentru logistic (similarul) fr plat a obiectelor de inventar Nota de recepie i Preedintele comisiei de constatare de diferene Comisia de recepie recepie aferent obiectelor de inventar intrate n gestiune Procesul-verbal de inventariere pentru obiectele Comisia de inventariere eful unitii de inventar constatate n plus la inventariere Persoana care ine contabilitatea sintetic a materialelor Persoana care ine contabilitatea analitic a materialelor Contabilul ef Fia de cont pentru operaiuni diverse aferent bunurilor de resortul materialelor Fia de cont analitic pentru valori materiale aferent bunurilor de resortul materialelor

Contabilul ef

168

Persoana care gestioneaz bunuri de resortul materialelor Persoana care gestioneaz formulare cu regim special Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul)

Contabilul ef Contabilul ef

eful unitii

Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul)

eful unitii

Comisia de recepie

Preedintele comisiei de recepie

Comisia de inventariere

eful unitii

Comisia de casare

eful unitii

Fia de magazie aferent bunurilor de resortul materialelor aflate n depozit Fia de magazie a formularelor cu regim special Factura fiscal, Factura i Bonul fiscal aferente bunurilor de resortul materialelor intrate n gestiune Avizul de nsoire a mrfii aferent bunurilor de resortul materialelor intrate n gestiune Nota de recepie i constatare de diferene aferent bunurilor de resortul materialelor intrate n gestiune Procesul-verbal de inventariere aferent bunurilor de resortul materialelor constatate n plus la inventariere Procesul-verbal de scoatere din funciune i casare a mijloacelor fixe / de declasare i casare a unor bunuri materiale intrate n gestiune, rezultate din casarea mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar

169

Persoana care pred bunuri de resortul materialelor 4 Eliberarea obiectelor de inventar respectiv a materialelor din gestiune efectuate n luna martie 2004

Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul) Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul)

Comisia de casare

Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul) Persoana care are responsabilitatea gestionrii valorilor materiale Persoana care are responsabilitatea gestionrii valorilor materiale

Bonul de predare-transfer, restituire folosit pentru Lociitorul efului unitii intrarea n gestiune a pentru logistic (similarul) tipriturilor, publicaiilor i a materialelor provenite din recuperri Factura aferent obiectelor eful unitii de inventar valorificate n afara unitii Avizul de nsoire a mrfii aferent obiectelor de eful unitii inventar transferate la alte uniti Procesul-verbal de scoatere din funciune i casare a mijloacelor fixe / de eful unitii declasare i casare a unor bunuri materiale folosit pentru ieirea obiectelor de inventar din gestiune Procesul-verbal de predareprimire aferent obiectelor de eful unitii inventar transferate la alte uniti Bonul de consum sau Bonul de consum colectiv aferente Lociitorul efului unitii obiectelor de inventar de pentru logistic (similarul) natura echipamentului distribuit cadrelor Bonul de predare-transfer Lociitorul efului unitii restituire folosit pentru pentru logistic (similarul) micarea obiectelor de inventar n cadrul unitii

170

Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul)

eful unitii

Comisia de inventariere

eful unitii

Comisia de cercetare administrativ Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul) Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul) Persoana care are responsabilitatea gestionrii valorilor materiale

eful unitii

eful unitii eful unitii

Avizul de nsoire a mrfii folosit pentru transferurile de obiecte de inventar la subuniti i gestiuni dispersate teritorial Procesul-verbal de inventariere pentru obiectele de inventar constatate lips la inventariere Procesul-verbal de cercetare administrativ referitor la obiectele de inventar constatate lips Factura pentru bunurile de resortul materialelor valorificate Avizul de nsoire a mrfii pentru transferul materialelor ntre uniti

Bonul de consum sau Bonul Lociitorul efului unitii de consum colectiv folosit pentru logistic (similarul) pentru eliberrile de materiale din gestiune eful unitii Procesul-verbal de inventariere pentru materialele constatate lips la inventariere Procesul-verbal de cercetare administrativ referitor la materialele constatate lips la inventariere

Comisia de inventariere

Comisia de cercetare administrativ

eful unitii

171

Persoana care are responsabilitatea gestionrii valorilor materiale Lociitorul efului unitii pentru logistic (similarul)

Bonul de predare-primire, Lociitorul efului unitii restituire folosit pentru pentru logistic (similarul) micrile de materiale ntre gestiuni i locuri de folosin Avizul de nsoire a mrfii folosit pentru micrile de eful unitii materiale ntre gestiuni i locuri de folosin dispersate teritorial

AUDITOR, Marinescu Vasile

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

172

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)
pentru realizarea obiectivului de audit: Inventarierea anual a patrimoniului Denumirea entitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I.
Nr. crt 0 1. Activitatea de auditat 1 Pregtirea inventarierii patrimoniului aferent anului 2003 Cine are atribuii 2 Contabilul ef Persoana care a efectuat instructajul comisiei de inventariere Contabilul ef Comisia de inventariere Cine este responsabil 3 eful unitii Persoana stabilit de eful unitii de a efectua instructajul comisiei de inventariere eful unitii Preedintele comisiei de inventariere Documentul justificativ i/sau documentul final 4 Decizia zilnic a efului unitii prin care au fost numite comisiile de inventariere Procesul verbal de instruire a comisiilor de inventariere Decizia zilnic a efului unitii prin care au fost nlocuii unii membri ai comisiilor de inventariere Formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) vizate i parafate de ctre contabilul ef Declaraia scris (cod 14-8-1) a persoanei care gestioneaz valori materiale sau bneti

2.

Realizarea efectiv a inventarierii

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de entariere

173

patrimoniului aferent anului 2003

Comisia de inventariere Comisia de inventariere Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Contabilul ef

Procesul-verbal de sigilare a depozitelor gestiunii Procesul-verbal de desigilare a depozitelor gestiunii Fia de magazie (cod 14-3-8) aferent mijloacelor fixe aflate n pstrare n depozitele unitii Fia de magazie (cod 14-3-8) aferent obiectelor de inventar n depozitele unitii. Fia de magazie (cod 14-3-8) aferent materialelor aflate n depozitele unitii Fia de magazie (cod 14-3-8/b) a fosrmularelor cu regim special Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent mijloacelor fixe (bune) aflate n depozitele gestiunii Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent mijloacelor fixe (bune) ntocmit pe locuri de folosin Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent mijloacelor fixe depreciate, deteriorate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile

Contabilul ef

Contabilul ef

Contabilul ef

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere

Comisia de inventariere

174

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere

Comisia de inventariere

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere

Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) aferent mijloacelor fixe la care s-au constatat plusuri, lipsuri sau deprecieri la inventariere Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent obiectelor de inventar (bune) aflate n depozitele gestiunii Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent obiectelor de inventar (bune) ntocmit pe locuri de folosin Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent obiectelor de inventar depreciate, deteriorate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) aferent obiectelor de inventar la care s-au constatat plusuri, lipsuri sau deprecieri la inventariere Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent materialelor (bune) aflate n depozitele gestiunii Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferent materialelor depreciate, deteriorate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile

175

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere

Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) aferent materialelor la care s-au constatat plusuri, lipsuri sau deprecieri la inventariere Lista de inventariere cuprinznd comenzile n curs, abandonate sau sistate Lista de inventariere cuprinznd creanele i obligaiile incerte sau n litigiu Lista de inventariere cuprinznd produsele care nu au trecut toate fazele (stadiile) prelucrrii impuse de procesul tehnologic de producie ct i produsele care dei au fost terminate nu au trecut toate probele de recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele i accesoriile lor Lista de inventariere cuprinznd materiile prime, materialele, piesele de schimb etc., aflate la locurile de munc i nesupuse prelucrrii. Lista de inventariere aferent formularelor cu regim special Lista de inventariere cuprinznd bunurile materiale aparinnd altor uniti aflate n custodie la unitatea auditat

Comisia de inventariere

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere

Comisia de inventariere Comisia de inventariere

176

Contabilul ef

eful unitii

Contabilul ef

eful unitii

Contabilul ef Persoana care ine evidena financiar Persoana care ine evidena financiar Persoana care ine evidena financiar Contabilul ef

eful unitii Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef eful unitii

Lista de inventariere aferent bunurilor materiale aparinnd unitii auditate aflate n custodie la alte uniti Adres emis de unitatea auditat, prin care s-a comunicat eventualele nepotriviri referitoare la bunurile materiale aflate n custodie la alte uniti Actul de custodie Extrasul de cont din ultima zi bancar. Fia contului sintetic 225 Clieni Fia contului sintetic 234 Furnizori Adres emis de unitatea auditat prin care s-a solicitat unui ter confirmarea soldurilor pentru creane mai mari de 6 luni Registrul de cas-n lei (cod 14-4-7 A) Not explicativ luat persoanei care are rspunderea gestionrii valorilor materiale sau bneti, referitoare la lipsurile, plusurile, deprecierile, expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze Procesul-verbal de inventariere

Casierul unitii Comisia de inventariere

Contabilul ef Preedintele comisiei de inventariere

3.

Valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului

Comisia de inventariere

Seful unitii

177

aferent anului 2003

eful unitii

eful unitii

Lista cu sorturile de valori materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confuzie Baza de calcul privind modul de compensare ntre plusurile i lipsurile constatate la inventariere Actul justificativ i baza de calcul pentru bunurile materiale la care s-au acceptat sczminte (perisabiliti) Procesul-verbal de cercetare administrativ Baza de calcul privind stabilirea valorii de nlocuire a lipsurilor imputabile Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) pentru mijloace fixe Fia mijlocului fix (cod 14-2-2).

Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de cercetare administrativ Comisia de cercetare administrativ Persoana care ine contabilitatea mijloacelor fixe i a terenurilor Persoana care ine contabilitatea mijloacelor fixe i a terenurilor Persoana care ine contabilitatea mijloacelor fixe i a terenurilor Persoana care ine contabilitatea sintetic a obiectelor de inventar Persoana care ine contabilitatea analitic a obiectelor de inventar

Preedintele comisiei de inventariere eful unitii eful unitii Preedintele comisiei de cercetare administrativ Contabilul ef

Contabilul ef

Contabilul ef

Fia de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22) aferent mijloacelor fixe Fia de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22) aferent obiectelor de inventar Fia de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10) aferent obiectelor de inventar

Contabilul ef Contabilul ef

178

Persoana care ine contabilitatea sintetic a materialelor Persoana care ine contabilitatea analitic a materialelor Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care ine evidena mijloacelor fixe i a terenurilor Persoana care ine evidena mijloacelor fixe i a terenurilor Persoana care ine evidena mijloacelor fixe i a terenurilor

Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef

Fia de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22) aferent materialelor Fia de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10) aferent materialelor Fia de magazie (cod 14-3-8) aferent mijloacelor fixe aflate n pstrare n depozitele unitii Fia de magazie (cod 14-3-8) aferent obiectelor de inventar aflate n depozitele unitii. Fia de magazie (cod 14-3-8) aferent materialelor aflate n depozitele unitii Fia de magazie (cod 14-3-8/b) aferent formularelor cu regim special Lista de eviden i inventariere a mijloacelor fixe (cod 14-1-2/a) Fia de eviden a obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9) aferent mijloacelor fixe aflate pe locuri de folosin Fia individual aferent mijloacelor fixe de resortul armamentului, geniuchimic, a mijloacelor specifice de ordine public la cadre

Contabilul ef

Contabilul ef

Contabilul ef

Contabilul ef Contabilul ef

Contabilul ef

179

Persoana care ine evidena obiectelor de inventar n folosin Persoana care ine evidena obiectelor de inventar n folosin Persoana care ine evidena obiectelor de inventar n folosin Persoana care ine evidena obiectelor de inventar n folosin eful compartimentului contabilitate (similarul)

Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef

Fia de eviden a obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9) Fia de eviden a stocurilor i a obiectelor de inventar pe locuri de folosin (cod 14-3-9/a) Inventarul completului Raportul pentru echipament Registrul-inventar (cod 14-1-2)

AUDITOR, Marinescu Vasile

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

180

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)
pentru realizarea obiectivului de audit: Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. Cine este Activitatea de auditat Cine are atribuii crt. responsabil 0 1 2 3 1 Plile i cheltuielile Lociitorul efului unitii eful unitii efectuate n luna martie pentru logistic 2004 (similarul) Documentul justificativ i/sau documentul final 4 Necesarul de aprovizionat pentru anul 2004 Raport de necesitate pentru achiziionarea unor bunuri necuprinse n necesarul anual Factur Factur fiscal Bon fiscal Aviz de nsoire a mrfii Bon de consum Bon de consum colectiv Comenzi de lucru pentru lucrrile executate n regie proprie Contracte i/sau comenzi ncheiate cu furnizorii de utiliti

181

2 3

ncadrarea, potrivit clasificaiei bugetare, a plilor i cheltuielilor efectuate n luna martie 2004

Contabil ef Persoana care ine evidena contabil

eful unitii Contabilul ef

Bugetul de venituri i cheltuieli Fiele de operaiuni bugetare

Documentele justificative Comisia de recepie pentru plata bunurilor materiale achiziionate n luna martie 2004, altele Lociitorul efului unitii dect cele pentru pentru logistic activitatea de baz (similarul) Documentele justificative Lociitorul efului unitii pentru plata lucrrilor pentru logistic executate n luna martie (similarul) 2004

Lociitorul efului Documente de recepie aferente facturilor unitii pentru pentru achiziiile de logistic (similarul) bunuri materiale eful unitii eful unitii Factur Factur fiscal Bon fiscal Comenzi de lucru Procese-verbale de recepie a lucrrilor Bonuri de consum pentru scoaterea din gestiuni a bunurilor materiale necesare executrii de lucrri Facturi de utiliti Contracte i/sau convenii ncheiate cu furnizorii de utiliti

Documentele justificative Lociitorul efului unitii pentru plata achiziiilor pentru logistic eful unitii de servicii pe luna martie (similarul) 2004

AUDITOR, Ionescu Ion Auditor,

APROBAT,

Vasilescu Mirel

182

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)
pentru realizarea obiectivului de audit: Respectarea prevederilor statului de organizare privind ncadrarea personalului Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
NR. CRT. ACTIVITATEA DE AUDITAT CINE ARE ATRIBUII CINE ESTE RESPONSABIL DOCUMENTUL JUSTIFICATIV I/SAU DOCUMENTUL FINAL

Concordana statului de organizare cu statele de plat pe luna martie 2004

eful compartimentului eful unitii management organizatoric i operaii (similarul) Persoana care efectueaz calculul drepturilor bneti eful unitii

Statul de organizare al unitii

Statul de plat a drepturilor bneti pe luna martie 2004 Dosarele de personal ale celor ncadrai n perioada auditat Dosarele de personal ale celor ncadrai n perioada auditat Ordinele de personal pentru persoanele ncadrate n perioada auditat Statele de plat ale unitii pe lunile supuse auditrii APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

eful compartimentului eful unitii management resurse-umane (similarul) ncadrarea personalului eful compartimentului eful unitii conform condiiilor de studii management resurse-umane i vechime prevzute pentru (similarul) funciile respective, efectuat n perioada 09.07.2003-31.05.2004 Persoana care efectueaz eful unitii calculul drepturilor bneti AUDITOR: Ionescu Ion

183

MINISTERULADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. crt. Cine este responsabil Documentul justificativ i/sau documentul final

Activitatea de auditat

Cine are atribuii

0
1

1
Funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004 Funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004

4
Fiele de cont sintetice i analitice corespunztoare conturilor de activ potrivit planului de conturi Fiele de cont sintetice i analitice corespunztoare conturilor de pasiv potrivit planului de conturi

Persoana care ine evidena Contabilul ef contabil

Persoana care ine evidena Contabilul ef contabil

AUDITOR, Ionescu Ion

APROBAT, Vasilescu Mirel

184

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
NR. CRT. CINE ESTE RESPONSABIL DOCUMENTUL JUSTIFICATIV I/SAU
DOCUMENTUL FINAL

ACTIVITATEA DE AUDITAT

CINE ARE ATRIBUII

0 1 2 3 1 Desfurarea conturilor Persoana care ine evidena Contabilul ef sintetice pe conturi analitice contabil n anul 2004

4 Fiele de cont sintetice i analitice

AUDITOR, Ionescu Ion

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

185

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT) pentru realizarea obiectivului de audit: Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. Cine are atribuii Activitatea de auditat crt. 0 1 2 1 Rulajele debitoare i Persoana care ine evidena creditoare cu accent pe contabil influena eventualelor regularizri (stornri n rou sau negru) efectuate n evidena financiar- contabil n luna martie 2004 Cine este responsabil 3 Contabilul ef Documentul justificativ i/sau documentul final 4 Registrul-jurnal Note-contabile Documente justificative pentru operaiuni de regularizri Fiele de cont sintetice i analitice Balana de verificare lunar

AUDITOR, Ionescu Ion

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

186

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Analiza soldurilor conturilor Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
NR. CRT. 1 CINE ESTE RESPONSABIL Contabilul ef DOCUMENTUL JUSTIFICATIV I/SAU
DOCUMENTUL FINAL

ACTIVITATEA DE AUDITAT Componena soldurilor conturilor la 31.03.2004

CINE ARE ATRIBUII Persoana care ine evidena contabil

Fiele de cont sintetice i analitice Balana de verificare lunar Fiele de cont sintetice i analitice Balana de verificare lunar Fiele de cont sintetice i analitice Balana de verificare lunar

2 3

Natura soldurilor conturilor la Persoana care ine evidena 31.03.2004 contabil Valoarea aritmetic a Persoana care ine evidena soldurilor conturilor contabil 31.03.2004

Contabilul ef Contabilul ef

AUDITOR, Ionescu Ion

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

187

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
NR. CRT. 0 1 CINE ESTE RESPONSABIL 3 Contabilul ef DOCUMENTUL JUSTIFICATIV I/SAU
DOCUMENTUL FINAL

ACTIVITATEA DE AUDITAT

CINE ARE ATRIBUII

1 2 Formulele contabile utilizate Persoana care ine evidena la nregistrarea operaiunilor contabil patrimoniale n luna martie 2004

4 Registrul - jurnal

AUDITOR: Ionescu Ion

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

188

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)

pentru realizarea obiectivului de audit: Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele mai pasiv potrivit situaiilor financiare Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. crt. 0 1 Cine este responsabil 3 Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef Documentul justificativ i/sau documentul final 4 Bilan ncheiat la 31.03.2004 Contul de execuie bugetar Situaia corelaiei conturilor (anex la situaia financiar)

Activitatea de auditat 1 ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004

Cine are atribuii 2 Persoana care ine evidena contabil Persoana care ine evidena contabil Persoana care ine evidena contabil

AUDITOR, Ionescu Ion

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

189

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)
pentru realizarea obiectivului de audit: Programul de producie al unitii Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.
Nr. crt. 0 1 Activitatea de auditat 1 ntocmirea programului de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004 Cine are atribuii 2 eful sectorului plan Cine este responsabil 3 eful unitii Documentul justificativ i/sau documentul final 4 Programul de producie pe anul 2004 Necesarele de imprimate specifice i comune transmise de unitile aparatului central, comandamentele de arm i cele aflate n directa finanare a D.F.C. Anexa cu calculul fondului de timp productiv Anexa cu calculul salariului mediu orar Anex cuprinznd modul de stabilire i aprobare a cotei unice de regie Baza de calcul a necesarului de hrtie i cartoane pentru realizarea programului de producie Programul de producie pe anul 2004

Obinerea aprobrilor eful sectorului plan legale privind programul de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004

eful Tipografiei

190

Realizarea programului eful sectorului plan de producie aferent perioadei 01.0131.03.2004

eful Tipografiei

Programul de producie pe anul 2004 Adresa ctre D.M.L. cuprinznd raportarea lunar a realizrilor Adrese ctre D.O.M.O. cuprinznd Raportul sintez privind evaluarea stadiului derulrii planului i programului Administraie central i resurse pentru mobilizare subprogramul Tiprituri Dosarul cu solicitri de nlocuire a unor tiprituri cu altele, dar care se ncadreaz n specificaiile tehnice iniiale i care nu conduc la reaezarea sau modificarea unor poziii din programul de producie

AUDITOR, Ionescu Ion

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

191

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI (PISTA DE AUDIT)
pentru realizarea obiectivului de audit: Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie Denumirea entitii auditate: Tipografia M.A.I.

NR. CRT. 0
1

ACTIVITATEA DE AUDITAT 1
Stabilirea preului utilizat n funcie de normele de timp, normele de consum materiale etc. la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.01-31.03.2004

CINE ARE ATRIBUII 2

eful sectorului plan

CINE ESTE RESPONSABIL 3

eful unitii

DOCUMENTUL JUSTIFICATIV I/SAU DOCUMENTUL FINAL 4

Calculaiile de pre ntocmite de compartimentele tehnice de specialitate Comanda pentru lansarea i urmrirea execuiei produsului analizat Norme de consum tehnologic pentru hrtie i cartoane Norme de producie Norme de consum pentru materiale consumabile nglobate n produsul de baz Lista cu tarife pentru determinarea preurilor la lucrrile i prestaiile tipografice

192

Obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit eful Sectorului plan la produsul Map cu Contabilul ef buzunar policromie n perioada 01.01-31.03.2004 Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care eful Sectorului plan au stat la baza stabilirii lor Contabilul ef la produsul Map cu buzunar policromie n perioada 01.01-31.03.2004

eful unitii

Calculaiile de pre ntocmite de compartimentele tehnice de specialitate

eful unitii

Calculaiile de pre actualizate n funcie de modificarea tarifelor, dup caz

AUDITOR, Popescu Marin

APROBAT, Auditor, Vasilescu Mirel

193

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Domenii auditabile: 1. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz. 2. Primirea i eliberarea bunurilor materiale 3. Inventarierea patrimoniului 4. Financiar 5. Contabilitate 6. Producie Perioada supus auditului 09.07.2004 31.05.2004

PERSOANELE IMPLICATE (Numele i prenumele)

OBIECTIVUL

ACTIVITATEA

1.1. Legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efectuat n perioada 01.01. 31.05.2004 2.1. Respectarea dispoziiilor legale

06-11.06.2004

Popescu Marin

Tipografia M.A.I.

06-16.06.2004

Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I.

194

LOCUL DESFASURARII

DURATA

referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor efectuate n luna martie 2004 3.1. Inventarierea patrimoniului aferent anului 2003 4.1. Legalitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz, aferente lunii martie 2004 4.2. Respectarea prevederilor tatului de organizare privind ncadrarea personalului efectuat n perioada 09.07.2002-31.05.2004 5.1. Modul de funcionare a conturilor nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004. 5.2. Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice pe anul 2004

17-20.06.2004 06-07.06.2004

Marinescu Vasile Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

09-10.06.2004

Ionescu Ion

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Ionescu Ion

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Ionescu Ion

Tipografia M.A.I.

195

5.3. Regularizrile efectuate n evidena financiarcontabil n luna martie 2004 5.4. Analiza soldurilor conturilor la luna martie 2004 5.5. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004 5.6. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiei financiare ncheiate la 31.03.2004 6.1. Programul de producie al unitii aferent perioadei 01.01.31.03.2004 6.2. Stabilirea, aprobarea i actualizarea preurilor la produsul Map cu buzunar policromie aferente perioadei 01.01.-31.03.2004 1. Ordinul de serviciu

11-20.06.2004

Ionescu Ion

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Ionescu Ion

Tipografia M.A.I.

12-20.06.2004 12-20.06.2004

Popescu Marin Popescu Marin

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

16.05.2004

2. Declaraia de independen

20.05.2004

Georgescu tefan Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Georgescu tefan Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile

Direcia Audit Intern

Direcia Audit Intern

196

3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern 4. Colectarea si prelucrarea informaiilor (pregtirea misiunii) - chestionarul de luare la cunotin 5. Sedina de deschidere 1.1. Legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efectuat n perioada 01.01.-31.05.2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor

16.05.2004

16.05.04.06.2004 16.05.04.06.2004 05.06.2004

Georgescu tefan Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Dobre Ioana Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Popescu Marin Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile

Direcia Audit Intern

Direcia Audit Intern Direcia Audit Intern Tipografia M.A.I.

06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004 06-11.06.2004

Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

197

2.1. Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor efectuate n luna martie 2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 3.1. Inventarierea patrimoniului aferent anului 2003 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea i raportarea iregularitilor 17-20.06.2004 17-20.06.2004 17-20.06.2004 17-20.06.2004 17-20.06.2004 17-20.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 06-16.06.2004 Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

198

ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 4.1. Legalitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz, aferente lunii martie 2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 4.2. Respectarea prevederilor statului de organizare privind ncadrarea personalului efectuat n perioada 09.07.200231.03.2004

17-20.06.2004 17-20.06.2004 17-20.06.2004

Marinescu Vasile Marinescu Vasile Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004 06-07.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

199

Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 5.1. Modul de funcionare al conturilor nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit n luna martie 2004. Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor

09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004 09-10.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

200

Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 5.2. Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice pe anul 2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 5.3. Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil n luna martie 2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor

11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

201

ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 5.4. Analiza soldurilor conturilor la 31.03. 2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 5.5. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

202

Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 5.6. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiei financiare ncheiate la 31.03.2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor Intocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 6.1. Programul de producie al unitii aferent perioadei 01.01.-31.03.2004

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004 11-20.06.2004

Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion Ionescu Ion

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

203

Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 6.2. Stabilirea, aprobarea i actualizarea preurilor la produsul Map cu buzunar policromie aferente perioadei 01.01-31.03.2004 Colectarea informaiilor (intervenia la faa locului) - chestionarul lista de verificare (testare) Prelucrarea chestionarului lista de verificare (testului) Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea si raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor

12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004

Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004 12-20.06.2004

Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin Popescu Marin

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I.

204

Revizuirea documentelor ndosarierea documentelor 6. Sedina de nchidere 7. Elaborarea Proiectului de raport de audit public intern. 8. Transmiterea Proiectului de raport de audit public intern. 9. Reuniunea de conciliere 10. Raportul de audit public intern final 11. Difuzarea Raportului de audit public intern. 12. Urmrirea recomandrilor

12-20.06.2004 13-20.06.2004 23.06.2004 24.0604.07.2004 07.07.2004 Nu a fost cazul 10-16.07.2004 16.07.2004 Conform calendarului de implementare

Popescu Marin Popescu Marin Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile Auditori interni anume desemnai

Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Tipografia M.A.I. Direcia Audit Intern Direcia Audit Intern

Direcia Audit Intern Direcia Audit Intern Direcia Audit Intern

NTOCMIT: P. M. APROBAT: V. M.

Data 04.06.2004 Data 04.06.2004

Semntura . Semntura i tampila personal

205

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Domenii auditabile: 1. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz 2. Primirea i eliberarea bunurilor materiale 3. Inventarierea patrimoniului 4. Financiar 5. Contabilitate 6. Producie Tipul verificrii (tehnici i instrumente de audit utilizate) Tehnici: verificarea - observarea fizic - interviul - analiza Instrumente de audit: -C.L.C -C.L.V. - pista de audit - FIAP - FCRI Perioada supus auditului

09.07.200331.05.2004

OBIECTIVUL 1.1. Legalitatea achiziiei de hrtie offset - sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris

Locul testrii Tipografia M.A.I.

Durata testrii

Numele i prenumele auditorilor interni Popescu Marian

06-11.06.2004

206

2.1. Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor

Tehnici: - verificarea

- observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI

Tehnici: - verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI Tehnici: - verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP - FCRI Tehnici: - verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI Tehnici: - verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP - FCRI

Tipografia M.A.I.

06-16.06.2004

Marinescu Vasile

3.1. Inventarierea anual a patrimoniului

Tipografia M.A.I.

17-20.06.2004

Marinescu Vasile

4.1. Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz 4.2. Respectarea prevederilor tatului de organizare privind ncadrarea personalului

Tipografia M.A.I.

06-07.06.2004

Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I.

09-10.06.2004

Marinescu Vasile

5.1. Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Marinescu Vasile

207

5.2. Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice

5.3. Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil

5.4. Analiza soldurilor conturilor

5.5. Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale

Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP; FCRI

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Marinescu Vasile

208

5.6. Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare

6.1. Programul de producie aferent unitii

6.2. Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie

Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP - FCRI Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP - FCRI Tehnici: verificarea - observarea fizic Instrumente de audit: - C.L.V. - pista de audit - FIAP - FCRI

Tipografia M.A.I.

11-20.06.2004

Marinescu Vasile

Tipografia M.A.I.

12-20.06.2004

Popescu Marian

Tipografia M.A.I.

12-20.06.2004

Popescu Marian

NTOCMIT: P. M. APROBAT: M. V.

Data 04.06.2004 Data 04.06.2004

Semntura . Semntura i tampila personal

209

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. MENIUNI GENERALE
Domeniile auditabile 1. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz 2. Primirea i eliberarea bunurilor materiale 3. Inventarierea patrimoniului 4. Financiar 5. Contabilitate 6. Producie Perioada auditat 09.07.2003 31.05.2004

Lista participanilor: Auditori

Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile

Din partea unitii auditate

Dirctor Popa Ion Contabil ef Nica Vasile ef sector producie Dinu Viorel Mircea

ef compartiment logistic Pavel

B. ASPECTE IMPORTANTE DISCUTATE N EDINA DE DESCHIDERE n cadrul edinei de deschidere au fost prezentai auditorii interni, totodat fiind prezentate i discutate domeniile auditabile precum i obiectivele de audit, astfel cum sunt stabilite prin Ordinul de serviciu nregistrat sub nr. 1 din 16.05.1004. De asemenea, n edina de deschidere au fost prezentate activitile care urmeaz a fi auditate, fiind stabilite termenele de raportare de ctre auditorii interni a stadiului de verificare, termene care sunt cuprinse n Programul misiunii de audit public intern respectiv Programul interveniei la faa locului. 210

n cadrul edinei de deschidere a mai fost discutat i acceptat calendarul ntlnirilor dintre auditorii interni i cei auditai, astfel nct cei auditai s ofere documentele i informaiile solicitate de auditorii interni n termenele stabilite. Menionm c, n edina de deschidere a fost analizat i acceptat Carta auditorului intern de ctre persoanele participante din partea unitii auditate. Este de precizat c, n cadrul edinei de deschidere au fost stabilite msuri care s conduc la asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii n bune condiii a misiunii de audit public intern.

DIN PARTEA UNITII AUDITATE: Semntura i tampila unitii Director: Popa Ion Contabil: ef Nica Vasile ef sector producie: Dinu Viorel ef compartiment logistic: Pavel Mircea NTOCMIT: Ionescu Ion: _________________________ _________________________ _________________________ ________________________

Data 05.06.2004, semntura..............

APROBAT: Vasilescu Mirel, Data 05.06.2004, semntura i tampila personal

211

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

Nr. 1

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI

Denumirea unitii auditate: TIPOGRAFIA M.A.I. Denumirea obiectivului de audit: Data realizrii: Inventarierea patrimoniului aferent anului 2002 19.06.2003

1. PROBLEMA: n cazul n care nu vor fi eliminate deficienele constatate ca urmare a nerespectrii n totalitate a prevederilor legale referitoare la organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului acestea pot conduce la denaturarea patrimoniului unitii auditate. 2. CONSTATRI 2.1. Preedinii celor 5 comisii de inventariere ale valorilor materiale nu au ridicat, sub semntura contabilului ef, formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), n alb (necompletate), acestora fiindu-le nmnate de ctre contabilul ef liste de inventariere (ambele variante) emise pe calculator, avnd completate anumite coloane, astfel: n cazul listelor de inventariere (varianta simplificat) erau completate coloanele: Nr. crt. i Denumirea bunurilor materiale (obiecte de inventar sau materiale); n cazul listelor de inventariere (varianta cu diferene) erau completate coloanele: Nr. crt., Denumirea bunurilor materiale, Stocuri scriptice, Pre unitar, Valoarea contabil, Valoarea de intrare (la mijloace fixe) i Valoarea de inventar. 212

2.2. n declaraiile gestionarilor luate de ctre comisiile de inventariere, nainte de nceperea operaiunii de inventariere, nu se regsesc urmtoarele elemente: 2.2.1. n declaraia d-lui Vlad Andrei (gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice): dac are sau nu cunotin de lipsuri n gestiune; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. 2.2.2. n declaraia d-lui Stoica Marcel (gestiunea Imprimate): dac are sau nu n gestiune valori materiale aparinnd terilor; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. 2.2.3. n declaraia d-lui Istrate Florin (gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb): ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune. 2.3. Nu a fost luat declaraie casierului unitii (Dinc Andrei) de ctre comisia de inventariere al crei preedinte a fost dl. Voicu Petre. 2.4. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise de ctre comisiile de inventariere, att n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-312/b) ct i n liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), ambele tipuri de liste fiind emise pe calculator avnd completate anumite coloane, astfel cum este menionat la pct. 2.1. din prezenta fi. 2.5. Inventarierea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar aflate n folosin nu s-a materializat prin nscrierea valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ci ntr-un formular neprevzut n actele normative n vigoare i anume: Lista de inventariere a bunurilor de natura obiectelor de inventar i mijloace fixe n folosin la data de .... 2.6. Pentru bunurile materiale aparinnd gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb aflate n custodie la gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice, nu s-au ntocmit, separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) de ctre comisia care a inventariat gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice. 213

n schimb, bunurile n cauz se regsesc n listele de inventariere ale comisiei care a inventariat gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese schimb, gestiune care de fapt a dat n custodie bunurile respective. 2.7. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile nu au fost ntocmite separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 2.8. Nu au fost luate explicaii scrise de la persoanele care au avut rspunderea gestionrii, pentru bunurile materiale constatate plus la inventar, respectiv depreciate. 2.9. Gestionarii nu au menionat pe ultima fil a listei de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac au avut sau nu obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. 2.10. Listele de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferente gestiunii Hrtie, cartoane i materiale tipografice nu au fost semnate de ctre gestionar, iar comisia de inventariere a semnat numai pe ultima fil a acestora i nu pe fiecare fil n parte. 3. CAUZE 3.1. Nu au fost respectate n totalitate prevederile Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, respectiv Normele Metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora, aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, astfel: prevederile pct. 10 ultimul alineat coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 2.1 din prezenta fi; prevederile pct. 11 lit. a din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-81) cuprins n Normele aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, n cazul deficienelor nscrise la pct. 2.2 i 2.3 din prezenta fi; prevederile pct. 16 alin. 1, coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 2.42.6 din prezenta fi; 214

 prevederile pct. 18 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 2.7 din prezenta fi; prevederile pct. 42 alin. 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 2.8 din prezenta fi; prevederile pct. 32 alin. 1 i 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 2.9 i 2.10 din prezenta fi; 3.2. Comisia central de inventariere, al crui preedinte a fost dl. Popa Ion eful unitii auditate, nu a supravegheat i controlat cu suficient atenie modul de efectuare a operaiunilor de inventariere anual a patrimoniului unitii auditate. 4. CONSECINE 4.1. Comisiile de inventariere nu au identificat toate locurile (ncperile) n care puteau exista valori materiale care urmau a fi inventariate. 4.2. Aprecierile comisiilor de inventariere referitoare la bunurile materiale depreciate, respectiv la cele constatate n plus la inventariere nu sunt pertinente, deoarece nu au avut la baz i explicaii scrise primite de la persoanele care au avut rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz. 4.3. Gestionarii pot contesta faptul c inventarierea valorilor materiale i bneti nu a fost efectuat n prezena acestora. 5. RECOMANDRI 5.1. Preedinii comisiilor de inventariere vor ridica, sub semntura contabilului ef, listele de inventariere (varianta simplificat - cod 14-3-12/b i varianta cu diferene cod 14-3-12), vizate i parafate de acesta. 5.2. Declaraiile luate gestionarilor vor cuprinde toate elementele prevzute la pct. 11 lit. a) din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-8-1) cuprins n Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998. 5.3. nainte de nceperea operaiunii de inventariere a valorilor bneti aflate n casieria unitii se va lua o declaraie casierului. 5.4. Inventarierea faptic a patrimoniului unitii se va materializa prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor 215

inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 143-12/b), n urma verificrii existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de inventariere se vor ntocmi pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. 5.5. Bunurile materiale aflate n custodie se inventariaz i se vor nscrie, separat, n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b), de ctre comisia care inventariaz gestiunea n care se afl custodia n cauz. 5.6. Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri se vor ntocmi liste de inventariere distincte (varianta simplificat - cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (varianta cu diferene - cod 14-3-12). 5.7. Pentru bunurile materiale inutilizabile, fr micare sau greu vandabile se vor ntocmi liste de inventariere, separate, varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 5.8. Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisiile de inventariere vor ntocmi liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) i vor solicita explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii. 5.9. Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Totodat, gestionarul va meniona, pe ultima fil a listei de inventariere, dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarieii. NTOCMIT, AUDITOR, Marinescu Vasile SUPERVIZAT, AUDITOR, Vasilescu Mirel PENTRU CONFORMITATE DIN PARTEA UNITII AUDITATE DIRECTOR, Popa Ion CONTABIL EF, Nica Vasile

216

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

Nr. _________ din 23.06.2004

Ctre, EFUL DIRECIEI AUDIT INTERN

n urma misiunii de audit public intern efectuat la TIPOGRAFIA M.A.I. privind obiectivul INVENTARIEREA ANUAL A PATRIMONIULUI au rezultat urmtoarele: I. CONSTATRI
1. Preedinii celor 5 comisii de inventariere ale valorilor materiale nu au ridicat, sub semntura contabilului ef, formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), n alb (necompletate), acestora fiindu-le nmnate de ctre contabilul ef liste de inventariere (ambele variante) emise pe calculator, avnd completate anumite coloane, astfel: n cazul listelor de inventariere (varianta simplificat) erau completate coloanele: Nr. crt. i Denumirea bunurilor materiale (obiecte de inventar sau materiale); n cazul listelor de inventariere (varianta cu diferene) erau completate coloanele: Nr. crt., Denumirea bunurilor materiale, Stocuri scriptice, Pre unitar, Valoarea contabil, Valoarea de intrare (la mijloace fixe) i Valoarea de inventar. 2. n declaraiile gestionarilor luate de ctre comisiile de inventariere, nainte de nceperea operaiunii de inventariere, nu se regsesc urmtoarele elemente: 2.1. n declaraia domnului Vlad Andrei (gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice): dac are sau nu cunotin de lipsuri n gestiune; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. 2.2. n declaraia domnului Stoica Marcel (gestiunea Imprimate): dac are sau nu n gestiune valori materiale aparinnd terilor; 217

 ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. 2.3. n declaraia domnului Istrate Florin (gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb): ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune. 3. Nu a fost luat declaraie casierului unitii (Dinc Andrei) de ctre comisia de inventariere al crei preedinte a fost domnul Voicu Petre. 4. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise de ctre comisiile de inventariere, att n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-312/b) ct i n liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), ambele tipuri de liste fiind emise pe calculator avnd completate anumite coloane, astfel cum este menionat la pct. 1 din prezenta. 5. Inventarierea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar aflate n folosin nu s-a materializat prin nscrierea valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ci ntr-un formular neprevzut n actele normative n vigoare i anume: Lista de inventariere a bunurilor de natura obiectelor de inventar i mijloace fixe n folosin la data de.... 6. Pentru bunurile materiale aparinnd gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb aflate n custodie la gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice, nu s-au ntocmit, separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) de ctre comisia care a inventariat gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice. n schimb, bunurile n cauz se regsesc n listele de inventariere ale comisiei care a inventariat gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese schimb, gestiune care de fapt a dat n custodie bunurile respective. 7. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile nu au fost ntocmite separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 8. Nu au fost luate explicaii scrise de la persoanele care au avut rspunderea gestionrii bunurilor materiale constatate n plus la inventar, respectiv depreciate. 9. Gestionarii nu au menionat pe ultima fil a listei de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac au avut sau nu obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. 10. Listele de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferente gestiunii Hrtie, cartoane i materiale tipografice nu au fost semnate de ctre gestionarul Vlad Andrei, iar comisia de inventariere (preedinte Dinc Andrei) a semnat numai pe ultima fil a acestora i nu pe fiecare fil n parte. 218

II. ACTE NORMATIVE NCLCATE

Nu au fost respectate n totalitate prevederile Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, respectiv Normele Metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora, aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, astfel: prevederile pct. 10 ultimul alineat coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 1 din prezenta; prevederile pct. 11 lit. a din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-81) cuprins n Normele aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, n cazul deficienelor nscrise la pct. 2 i 3 din prezenta; prevederile pct. 16 alin. 1, coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4-6 din prezenta; prevederile pct. 18 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 7 din prezenta; prevederile pct. 42 alin. 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 8 din prezenta; prevederile pct. 32 alin. 1 i 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 9 i 10 din prezenta;

III. RECOMANDRI
1. Preedinii comisiilor de inventariere vor ridica, sub semntura contabilului ef, listele de inventariere (varianta simplificat - cod 14-3-12/b i varianta cu diferene cod 14-3-12), vizate i parafate de acesta. 2. Declaraiile luate gestionarilor vor cuprinde toate elementele prevzute la pct. 11 lit. a) din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-8-1) cuprins n Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998. 3. nainte de nceperea operaiunii de inventariere a valorilor bneti aflate n casieria unitii se va lua o declaraie casierului. 4. Inventarierea faptic a patrimoniului unitii se va materializa prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 143-12/b), n urma verificrii existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de 219

inventariere se vor ntocmi pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. 5. Bunurile materiale aflate n custodie se inventariaz i se vor nscrie, separat, n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b), de ctre comisia care inventariaz gestiunea n care se afl custodia n cauz. 6. Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri se vor ntocmi liste de inventariere distincte (varianta simplificat cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (varianta cu diferene cod 14-3-12). 7. Pentru bunurile materiale inutilizabile, fr micare sau greu vandabile se vor ntocmi liste de inventariere, separate, varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 8. Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisiile de inventariere vor ntocmi liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) i vor solicita explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii. 9. Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Totodat, gestionarul va meniona, pe ultima fil a listei de inventariere, dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. IV. Deficienele constatate i nscrise la Cap. I din prezenta sunt susinute de documentele i materialele prezentate n anex. NTOCMIT, Auditor Marinescu Vasile SUPERVIZAT, Auditor Vasilescu Mirel

220

MINISTERUL ADMINISTRAIEI INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Denumirea unitii auditate: Denumirea obiectivului de audit: Perioada auditat: TIPOGRAFIA M.A.I. Inventarierea anual a patrimoniului 09.07.2003 31.05.2004
Documentul justificativ i/sau documentul final Gradul profesional, numele i prenumele auditorului intern Marinescu Vasile

Constatarea

Exist DA NU

Listele de inventariere I. CONSTATARI CU CARACTER NEGATIV (varianta simplificat i 1. Preedinii celor 5 comisii de inventariere ale valorilor varianta cu diferene) emise materiale nu au ridicat, sub semntura contabilului ef, pe calculator aferente formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod gestiunilor: Hrtie, cartoane 14-3-12), n alb (necompletate), acestora fiindu-le nmnate de i materiale tipografice; Imprimate; Mijloace fixe, ctre contabilul ef liste de inventariere (ambele variante) emise pe calculator, avnd completate anumite coloane, astfel: obiecte de inventar, materiale consumabile i n cazul listelor de inventariere (varianta simplificat) erau completate coloanele: Nr. crt. i Denumirea bunurilor materiale piese de schimb; Bunuri materiale aflate n folosin; (obiecte de inventar sau materiale); Mijloace fixe i tehnica de n cazul listelor de inventariere (varianta cu diferene) erau calcul completate coloanele: Nr. crt., Denumirea bunurilor materiale, Stocuri scriptice, Pre unitar, Valoarea contabil, Valoarea de intrare (la mijloace fixe) i Valoarea de inventar Declaraiile gestionarilor 2. n declaraiile gestionarilor luate de ctre comisiile de inventariere, nainte de nceperea operaiunii de inventariere,

221

nu se regsesc urmtoarele elemente: 2.1. n declaraia Vlad Andrei (gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice): dac are sau nu cunotin de lipsuri n gestiune; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. 2.2. n declaraia Stoica Marcel (gestiunea Imprimate): dac are sau nu n gestiune valori materiale aparinnd terilor; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. 2.3. n declaraia Istrate Florin (gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb): ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune. 3. Nu a fost luat declaraie casierului unitii (Dinc Andrei) Procesul verbal de invende ctre comisia de inventariere al crei preedinte a fost tariere nregistrat sub Voicu Petre numrul 350877/24.12.2003 Listele de inventariere 4. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise de ctre (varianta simplificat i comisiile de inventariere, att n liste de inventariere varianta varianta cu diferene) simplificat (cod 14-3-12/b) ct i n liste de inventariere emise pe calculator varianta cu diferene (cod 14-3-12), ambele tipuri de liste fiind aferente gestiunilor emise pe calculator avnd completate anumite coloane, astfel nscrise la pct.1 din cum este menionat la pct. 2.1. din prezenta fi prezenta 5. Inventarierea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar Lista de inventariere a aflate n folosin nu s-a materializat prin nscrierea valorilor bunurilor de natura inventariate n formularul Lista de inventariere varianta obiectelor de inventar i simplificat (cod 14-3-12/b) ci ntr-un formular neprevzut n mijloace fixe n folosin la actele normative n vigoare i anume: Lista de inventariere a data 11.11.2003 aferent bunurilor de natura obiectelor de inventar i mijloace fixe n compartimentului Bufet folosin la data de ...........

X X

222

6. Pentru bunurile materiale aparinnd gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb aflate n custodie la gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice (conform proces-verbal fr numr din 12.07.2002 i proces-verbal nregistrat sub nr. 589621/01.10.2002), nu sau ntocmit, separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) de ctre comisia care a inventariat gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice. n schimb, bunurile n cauz se regsesc n listele de inventariere ale comisiei care a inventariat gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese schimb, gestiune care de fapt a dat n custodie bunurile respective 7. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile nu au fost ntocmite separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b)

Listele de inventariere (varianta simplificat i varianta cu diferene) emise pe calculator aferente gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb

Procesele-verbale de inventariere i listele de inventariere aferente gestiunilor nscrise la pct. 1 din prezenta Procesele-verbale de inventariere aferente 8. Nu au fost luate explicaii scrise de la persoanele care au gestiunilor: Imprimate; avut rspunderea gestionrii, pentru: Mijloace fixe, obiecte de un reper constatat n plus de ctre comisia de inventariere a inventar, materiale bunurilor materiale aflate la diveri deintori; consumabile i piese de 13 repere depreciate constatate la gestiunea Imprimate; schimb; Bunuri materiale 27 repere depreciate constatate la gestiunea Mijloace fixe, aflate n folosin obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb. 9. Fiecare din cei patru gestionari nu au menionat pe ultima fil Listele de inventariere a listei de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) (varianta simplificat i dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost varianta cu diferene) emise inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena pe calculator aferente sa, precum i dac au avut sau nu obiecii cu privire la modul gestiunilor: Casierie; Hrtie,

223

de efectuare a inventarierii.

cartoane i materiale tipografice; Imprimate; Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb Listele de inventariere (varianta simplificat i 10. Listele de inventariere varianta simplificat (cod 14-312/b) aferente gestiunii Hrtie, cartoane i materiale varianta cu diferene) tipografice nu au fost semnate de ctre gestionar, iar comisia emise pe calculator de inventariere) a semnat numai pe ultima fil a acestora i nu aferente gestiunii Hrtie, pe fiecare fil n parte. cartoane i materiale tipografice

NTOCMIT: Marinescu Vasile

Data: 20.06.2004

Semntura i tampila personal .....................

224

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNElOR DIRECIA AUDIT INTERN MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. MENIUNI GENERALE
7. 8. 9. 10. 11. 12. Domeniile auditabile Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz Primirea i eliberarea bunurilor materiale Inventarierea patrimoniului Financiar Contabilitate Producie Perioada auditat 09.07.2003 31.05.2004

Lista participanilor:
Auditori
Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile

Din partea unitii auditate

Director Popa Ion Contabil ef Nica Vasile ef sector producie Dinu Viorel ef compartiment logistic Pavel Mircea

B. CONCLUZII
n cadrul edinei de nchidere s-au prezentat opiniile auditorilor interni n legtur cu activitile desfurate de unitate care au fost auditate. Totodat, n edina de nchidere au fost prezentate reprezentanilor unitii auditate, constatrile i recomandrile finale care urmeaz a fi nscrise n proiectul raportului de audit public intern.

DIN PARTEA UNITII AUDITATE: Semntura i tampila unitii

Director Popa Ion Contabil ef Nica Vasile ef sector producie Dinu Viorel ef compartiment logistic Pavel Mircea NTOCMIT: Marinescu Vasile, Data 23.06.2004, APROBAT: Vasilescu Mirel, Data 23.06.2004,

Semntura.............

Semntura i tampila personal.......... 225

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

PROIECT

DIRECIA AUDIT INTERN

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

ncheiat la Bucureti, n data de 04.07.2004, cu ocazia desfurrii misiunii de audit public intern la Tipografia M.A.I. Bucureti, pentru auditarea urmtoarelor domenii: 1. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz. 2. Primirea i eliberarea bunurilor materiale. 3. Inventarierea patrimoniului. 4. Financiar. 5. Contabilitate. 6. Producie.

BUCURETI 2004 227

SUMAR
1. Introducere 229 2. Obiective de audit .232 3. Tehnici i instrumente de audit..233 4. Constatri i recomandri .....233 5. Concluzii 245 6. ncheiere .246

228

1. Introducere
Subsemnaii Ionescu Ion, Popescu Marian i Marinescu Vasile auditori n cadrul Direciei Audit Intern, n baza ordinului de serviciu nr. 1/16.05.2004 i n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare i al Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin O.M.F. nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, am efectuat n perioada 17.05.-04.07.2004 un audit de sistem i de regularitate la Tipografia M.A.I. pentru perioada 09.07.2003-31.05.2004. Tipografia M.A.I. se afl situat n Bucureti. Obiectul de activitate al unitii este bine conturat n Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) i cuprinde executarea tipriturilor, imprimatelor, confeciilor tipizate i a altor materiale specifice, necesare unitilor din aparatul central i unitilor ce nu fac parte din structura acestora, cuprinse n planul anual de imprimate. n procesul execuiei bugetare unitatea are calitatea de ordonator teriar de credite, finanarea fiind asigurat integral de la bugetul statului. Pentru desfurarea activitii n exerciiul financiar 2004, unitii i-au fost alocate credite n sum total de 28.000.000 mii lei, din care: Titlul I 10.000.000 mii lei i Titlul II 18.000.000 mii lei. n vederea ndeplinirii obiectivelor cuprinse n Regulamentul de Organizare i Funcionare, unitatea are prevzute prin statul de organizare ---posturi din care, la data auditrii, erau ocupate ----, rezultnd un grad de ocupare de 80,8%. Conducerea unitii a fost asigurat pe toat perioada supus auditrii de dl. Popa Ion- eful Tipografiei i dl. N. V. contabil ef. Repartizarea pe compartimente a personalului este prezentat n organigrama unitii anex la ROF, iar compartimentele funcionale ale Tipografiei M.A.I. sunt: sectorul plan, lansare i urmrire comenzi; compartimentul financiar-contabilitate; compartimentul logistic; atelierul mecano-energetic; atelierul producie. Aceste compartimente i desfoar activitatea n strns conlucrare pentru atingerea obiectivelor unitii, neexistnd semnale (indicii) de colaborare defectuoas ntre acestea. 229

n unitatea auditat contabilitatea se ine cantitativ-valoric, forma de nregistrare fiind maestru-ah simplificat. n cadrul acestei forme de nregistrare contabil, principalele registre contabile utilizate sunt: registrul-jurnal; registrul-inventar; registrul cartea mare (suplinit n cadrul acestei forme de nregistrare de fia de cont pentru operaiuni diverse). Conform datelor cuprinse n situaia financiar ntocmit la 31.03.2004 patrimoniul unitii nsumeaz 30.000.000 mii lei. La nivelul unitii auditate gestiunile de materiale, materii prime, consumabile sunt organizate distinct fa de cele de produse finite. n conformitate cu prevederile pct.110 din Normele Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997, avizate de Ministerul Finanelor cu nr. 50.940/1997, la ieirea din gestiune, bunurile materiale se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate prin aplicarea metodei costului mediu ponderat. Pentru nregistrarea operaiunilor contabile unitatea auditat utilizeaz planul de conturi pentru unitile M.A.I., emis n baza planului de conturi pentru instituiile de stat i instruciunile de aplicare a acestuia aprobate prin O.M.F. nr.324/1984 cu modificrile i completrile ulterioare. Controlul ierarhic a fost organizat prin dispoziia zilnic a efului Tipografiei M.A.I.nr.1/06.01.2004 n care sunt nominalizate persoanele cu atribuii pe aceast linie. In fiele posturilor pentru persoanele cu funcii de conducere exist atribuii pe linia controlului ierarhic conform prevederilor actelor normative incidente iar rezultatele controalelor sunt evideniate ntr-un registru special ntocmit n acest sens. Persoanele cu funcii de conducere se implic n mod activ n procesul executiv al compartimentelor pe care le coordoneaz, iar relaiile ntre comand i execuie sunt constructive, contribuind la desfurarea normal a activitii din unitatea auditat. Controlul financiar preventiv propriu (c.f.p.p.) este exercitat de ctre contabilul ef ncadrat cu respectarea prevederilor art.15 din I.M.I. nr.1275/2002, iar proiectele operaiunilor prevzute a se prezenta la viza c.f.p.p. sunt consemnate n registrul de eviden constituit n conformitate cu pct.4.3 i anexa nr.3 la Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr.123/2001. In perioada auditat nu au existat cazuri de refuzuri la viza c.f.p.p. Activitile supuse auditrii au fost urmtoarele: achiziia de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efectuat n perioada 01.01. 31.05.2004; angajarea gestionarilor la data auditrii; 230

 constituirea i reinerea garaniei pentru funciile de gestionari la data auditrii; primirea (recepia) obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004; eliberarea obiectelor de inventar, respectiv a materialelor din gestiune efectuat n luna martie 2004; pregtirea inventarierii patrimoniului n anul 2003; realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului n anul 2003; Valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului n anul 2003; Plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004 pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz; ncadrarea, potrivit clasificaiei bugetare, a plilor i cheltuielilor efectuate n luna martie 2004; ntocmirea documentelor justificative pentru achiziionarea de bunuri materiale n luna martie 2004, altele dect cele pentru activitatea de baz; ntocmirea documentelor justificative aferente executrii de lucrri pe luna martie 2004; ntocmirea documentelor justificative aferente prestrilor de servicii pe luna martie 2004; ntocmirea statului de plat a salariilor pe luna martie 2004 n conformitate cu prevederile posturilor din statul de organizare al unitii; ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru funciile respective, efectuat n perioada 09.07.2003 31.05.2004; Funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004; Funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004; Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n 2004; Rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n rou sau n negru) efectuate n evidena financiar contabil n luna martie 2004; Componena soldurilor conturilor la 31.03.2004; Natura soldurilor conturilor la 31.03.2004; Valoarea aritmetic a soldurilor conturilor la 31.03.2004; Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004; ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004; ntocmirea programului de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004; 231

 Obinerea aprobrilor legale pentru programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004; Realizarea programul de producie aferent perioadei 01.01 31.03.2004; Stabilirea preurilor n funcie de normele de timp, normele de consum materiale etc. la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01 31.03.2004; Obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01 31.03.2004; Actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care au stat la baza stabilirii lor la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01.- 31.03.2004; Misiunea de audit public intern s-a desfurat prin sondaj, utiliznd ca tehnici de audit, verificarea, observarea fizic, interviul i analiza. Documentele preluate n copie sau extras de la unitatea auditat se regsesc n Dosarul documentelor de lucru. In timpul desfurrii misiunii de audit public intern au fost ntocmite materialele cuprinse n Dosarul permanent seciunile A, B i C.

2. Obiective de audit
n conformitate cu programul misiunii de audit public intern obiectivele de audit au fost urmtoarele: a) legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efectuat; b) respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor; c) inventarierea anual a patrimoniului; d) legalitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz; e) respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului; f) modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice; g) desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice; h) regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil; i) analiza soldurilor conturilor; j) formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale; k) corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare; l) programul de producie; 232

m) stabilirea, aprobarea i actualizarea preurilor la produsul Map cu buzunar policromie.

3. Tehnici i instrumente de audit

Pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern, auditorii interni au folosit ca tehnici de audit verificarea, observarea fizic, interviul i analiza, iar ca instrumente de audit, chestionarul (C.L.C. chestionar de luare la cunotin i C.L.V. chestionar list de verificare), tabloul de prezentare a circuitului auditului (pist de audit) i formularele constatrilor de audit public intern (F.I.A.P. fi de identificare i analiz a problemelor i F.C.R.I. formular de constatare i raportare a iregularitilor).

4. Constatri i recomandri
Cu ocazia prezentei misiuni de audit public intern, n urma verificrii documentelor i materialelor puse la dispoziie de ctre unitatea auditat care i asum responsabilitatea cu privire la existena, realitatea coninutului, legalitatea i forma de prezentare a acestora, s-au constatat urmtoarele: 4.1. Obiectivul de audit: Legalitatea achiziiei de hrtie offset - sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris. Auditor: Popescu Marian

Constatri cu caracter pozitiv:

Pentru exerciiul financiar 2004 Tipografia M.A.I. a avut repartizate credite n sum total de 28.000.000 mii lei, din care: pentru hrtie offset-sul 60 gr/m.p. = 3.400.000 mii lei pentru achiziii hrtie scris 61 x 86/70 gr/m.p. = 400.000 mii lei 70 x 100/70 gr/m.p.= 400.000 mii lei Avnd n vedere cantitile de produse n discuie prevzute n necesarul de aprovizionat pentru anul 2004 i implicit creditele alocate, unitatea auditat a estimat valoarea contractului de achiziie public n conformitate cu prevederile art. 9 din H.G. nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de Urgen nr. 60/2001 privind achiziiile publice cu modificrile i completrile ulterioare. 233

Selectarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris s-a fcut potrivit dispoziiilor art. 12 i ale schemei logice prezentate n anexa nr. 3 la H.G. nr. 461/2001. Prin respectarea celor de mai sus, unitatea auditat a selectat ca procedur de achiziie licitaia deschis, conform Hotrrii comisiei de evaluare nr. 111.222/19.03.2004. Transparena i publicitatea au fost asigurate prin transmiterea cu adresa nr. 111225/20.03.2004 a anunului de participare ctre Monitorul Oficial al Romniei n conformitate cu prevederile art.13 din H.G. nr. 461/2001. ntocmirea i coninutul documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertelor s-a fcut cu respectarea prevederilor art. 16, 17 i 19 din H.G. nr. 461/2001. Odat cu iniierea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, unitatea auditat a constituit o comisie de evaluare alctuit din cinci membri, n conformitate cu prevederile cap.VIII din H.G. nr.461/2001, care i-a desfurat activitatea cu respectarea strict a prevederilor cap.X din acelai act normativ. Licitaia deschis s-a desfurat ntr-o singur etap, neexistnd abateri de la prevederile art. 24 din H.G. nr. 461/2001. Dup efectuarea tuturor operaiunilor prevzute la articolul mai sus menionat comisia de analiz a ofertelor, prin Hotrrea nr. 111.714 din 20.05.2003 a desemnat ctigtoare urmtoarele firme: pentru hrtie offset-sul 60 gr/m.p. S.C. ALFA SRLBucureti; pentru hrtie scris S.C. BETA SRL Bucureti, cu care a ncheiat urmtoarele contracte de furnizare: S.C. ALFA SRL Bucureti: contract nr.1678/03.06.2004 n valoare de 2.900.000 mii lei S.C. BETA SRL Bucureti: contract nr. 1070/02.06.2004 n valoare de.1.700.000 mii lei Toate firmele participante au avut constituite garaniile de participare n cuantumul stabilit de autoritatea contractant, iar firmele declarate ctigtoare au depus garaniile de bun execuie. Tipografia M.A.I. n calitate de autoritate contractant a ntocmit dosarul achiziiei publice n conformitate cu prevederile art. 52 din H.G. nr. 461/2001. 4.2. Obiectivul de audit: Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor aferente lunii martie 2004. Auditor: Marinescu Vasile 234

Constatri cu caracter pozitiv

Angajarea gestionarilor s-a efectuat cu respectarea prevederilor Legii nr. 22/1969 modificat i completat prin Legea nr. 54/1994, i a O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare. Constituirea i reinerea garaniilor de la gestionari s-a efectuat n conformitate cu prevederile O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare. Primirea (recepia) respectiv eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor din gestiune, operaiuni efectuate n luna martie 2003, s-au realizat cu respectarea prevederilor I.M.I. nr. 1031/1999 privind organizarea i conducerea evidenei contabile cantitativ-valorice a bunurilor materiale n unitile Ministerului Administraiei i Internelor. 4.3. Obiectivul de audit: Inventarierea anual a patrimoniului. Auditor: M. V.

Constatri cu caracter negativ

4.3.1. Preedinii celor 5 comisii de inventariere ale valorilor materiale nu au ridicat, sub semntura contabilului ef, formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), n alb (necompletate), acestora fiindu-le nmnate de ctre contabilul ef liste de inventariere (ambele variante) emise pe calculator, avnd completate anumite coloane, astfel: n cazul listelor de inventariere (varianta simplificat) erau completate coloanele: Nr. crt. i Denumirea bunurilor materiale (obiecte de inventar sau materiale); n cazul listelor de inventariere (varianta cu diferene) erau completate coloanele: Nr. crt., Denumirea bunurilor materiale, Stocuri scriptice, Pre unitar, Valoarea contabil, Valoarea de intrare (la mijloace fixe) i Valoarea de inventar. 4.3.2. n declaraiile gestionarilor luate de ctre comisiile de inventariere, nainte de nceperea operaiunii de inventariere, nu se regsesc urmtoarele elemente: n declaraia domnuluiVlad Andrei (gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice): dac are sau nu cunotin de lipsuri n gestiune; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; 235

 data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. n declaraia domnului Stoica Marcel (gestiunea Imprimate): dac are sau nu n gestiune valori materiale aparinnd terilor; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. n declaraia domnului Istrate Florin (gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb): ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune. 4.3.3. Nu a fost luat declaraie casierului unitii (dl.Dinc Andrei) de ctre comisia de inventariere al crei preedinte a fost dl Voicu Petre; 4.3.4. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise de ctre comisiile de inventariere, att n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ct i n liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-312), ambele tipuri de liste fiind emise pe calculator avnd completate anumite coloane, astfel cum este menionat la pct. 4.3.1. din prezentul raport de audit public intern. 4.3.5. Inventarierea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar aflate n folosin nu s-a materializat prin nscrierea valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ci ntr-un formular neprevzut n actele normative n vigoare i anume: Lista de inventariere a bunurilor de natura obiectelor de inventar i mijloace fixe n folosin la data de .... 4.3.6. Pentru bunurile materiale aparinnd gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb aflate n custodie la gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice, nu s-au ntocmit, separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) de ctre comisia care a inventariat gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice. n schimb, bunurile n cauz se regsesc n listele de inventariere ale comisiei care a inventariat gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese schimb, gestiune care de fapt a dat n custodie bunurile respective. 4.3.7. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile nu au fost ntocmite separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 4.3.8. Nu au fost luate explicaii scrise de la persoanele care au avut rspunderea gestionrii pentru bunurile materiale constatate plus la inventariere, respectiv depreciate. 4.3.9. Gestionarii nu au menionat pe ultima fil a listei de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n 236

prezena lor, precum i dac au avut sau nu obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. 4.3.10. Listele de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferente gestiunii Hrtie, cartoane i materiale tipografice nu au fost semnate de ctre gestionar, iar comisia de inventariere a semnat numai pe ultima fil a acestora i nu pe fiecare fil n parte.

Cauze
Nu au fost respectate n totalitate prevederile Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, respectiv Normele Metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora, aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, astfel: prevederile pct. 10 ultimul alineat coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 4.3.1. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 11 lit. a din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-81) cuprins n Normele aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4.3.2. i 4.3.3. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 16 alin. 1, coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4.3.4. 4.3.6. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 18 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 4.3.7. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 42 alin. 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 4.3.8. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 32 alin. 1 i 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4.3.9. i 4.3.10. din prezentul raport de audit public intern; Comisia central de inventariere, al crui preedinte a fost dl. Popa Ion eful unitii auditate, nu a supravegheat i controlat cu suficient atenie modul de efectuare a operaiunilor de inventariere anual a patrimoniului. Membrii comisiilor de inventariere care datorit specificului activitii acestei uniti, n marea lor majoritate fac parte din sectoarele de producie, nu au putut fi scoi din activitatea productiv pe toat perioada desfurrii operaiunii de inventariere. 237

Consecine
Comisiile de inventariere nu au identificat toate locurile (ncperile) n care puteau exista valori materiale ce urmau a fi inventariate. Aprecierile comisiilor de inventariere referitoare la bunurile materiale depreciate, respectiv la cele constatate n plus la inventariere, nu sunt pertinente deoarece, nu au avut la baz i explicaii scrise de la persoanele care rspundeau de gestionarea valorilor materiale n cauz. Gestionarii pot contesta faptul c inventarierea valorilor materiale i bneti nu a fost efectuat n prezena acestora.

Recomandri
Preedinii comisiilor de inventariere vor ridica, sub semntura contabilului ef, listele de inventariere (varianta simplificat - cod 14-3-12/b i varianta cu diferene cod 14-3-12), n alb, necompletate la nici-o rubric, vizate i parafate de acesta. Declaraiile luate gestionarilor vor cuprinde toate elementele prevzute la pct. 11 lit. a) din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-8-1) cuprins n Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998. nainte de nceperea operaiunii de inventariere a valorilor bneti aflate n casieria unitii se va lua o declaraie casierului. Inventarierea faptic a patrimoniului unitii se va materializa prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 143-12/b), n urma verificrii existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de inventariere se vor ntocmi pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Bunurile materiale aflate n custodie se vor inventariai se vor nscrie, separat, n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b), de ctre comisia care inventariaz gestiunea n care se afl custodia n cauz. Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri se vor ntocmi liste de inventariere distincte (varianta simplificat - cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (varianta cu diferene - cod 14-3-12). Pentru bunurile materiale inutilizabile, fr micare sau greu vandabile se vor ntocmi liste de inventariere, separate, varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 238

Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisiile de inventariere vor ntocmi liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) i vor solicita explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii bunurilor materiale i bneti respective. Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Totodat, gestionarul va meniona, pe ultima fil a listei de inventariere, dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.

Constatri cu caracter pozitiv

Msurile organizatorice referitoare la inventarierea patrimoniului aferent anului 2002, au fost luate n conformitate cu prevederile Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, I.M.I. nr. 229/1992 (cap.II Inventarierea bunurilor materiale) i Normelor Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997 (cap.VI Inventarierea). Astfel, n decizia scris a conductorului unitii au fost cuprinse elementele prevzute la pct.9 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu art.7 din I.M.I. nr. 229/1992, menionndu-se: componena comisiei centrale de inventariere; componena comisiilor de inventariere; numele preedintelui fiecrei comisii de inventariere; modul de efectuare a inventarierii; gestiunile supuse inventarierii; data de ncepere i terminare a operaiunilor de inventariere; obligativitatea instruirii comisiilor de inventariere cu privire la cunoaterea actelor normative care reglementeaz inventarierea, modul de lucru al comisiilor de inventariere, actele (documentele) care se ntocmesc i modul de valorificare a rezultatelor inventarierii. Totodat, n decizia scris a conductorului unitii a fost stabilit persoana care urma a efectua instructajul comisiilor de inventariere. Este de menionat c n comisiile de inventariere nu au fost inclui gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabilul care ine evidena gestiunilor respective. 239

Pentru bunurile materiale aparinnd altor uniti, aflate n custodie la unitatea auditat, respectiv pentru bunurile materiale aparinnd unitii auditate i aflate n custodie la alte uniti, au fost respectate prevederile pct.16 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995. Astfel, unitatea auditat a ntocmit, separat, liste de inventariere pentru bunurile materiale luate n custodie, acestea fiind transmise persoanei juridice creia i aparineau, n termen de 15 zile de la terminarea inventarierii, proprietarul bunurilor recunoscnd exactitatea datelor nscrise n listele de inventariere primite. Totodat, pentru bunurile materiale date n custodie, unitatea auditat a primit liste de inventariere, aceasta confirmnd exactitatea datelor nscrise n documentele n cauz. Creanele fa de teri au fost supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor, soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori. Disponibilitile aflate n conturi la bnci s-au inventariat prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bnci cu cele din contabilitate. Este de menionat c extrasele de cont din ultima zi bancar, puse la dispoziia unitii auditate, poart tampila oficial a bncii. Disponibilitile n lei din casieria unitii auditate au fost inventariate n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv. Formularele cu regim special au fost inventariate, acestea fiind nscrise n liste de inventariere n ordinea codurilor. Rezultatele inventarierii au fost consemnate de ctre comisia central de inventariere, respectiv comisiile de inventariere, ntr-un proces verbal, documente care conin elementele prevzute la pct.40 alin.2, pct.41 i 42 alin.2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995. Astfel, n procesele-verbale ale comisiilor de inventariere au fost menionate: data ntocmirii; numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere; numrul i data ordinului de zi pe unitate prin care a fost numit comisia de inventariere; gestiunea inventariat; data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile i propunerile comisiei de inventariere; volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere asigurat i propuneri de msuri n consecin; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar i de declasare sau casare a unor stocuri. Este de menionat c rezultatele inventarierii au fost nregistrate n evidena tehnic-operativ i n contabilitate n termen de 3 zile de la data lurii deciziei de ctre eful unitii. 240

n registrul inventar au fost nregistrate toate elementele de activ i de pasiv, avnd la baz listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere ncheiate de ctre comisiile numite prin decizia scris a conductorului unitii.
4.4 Obiectivul de audit: Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz.

Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

Achiziia de bunuri materiale n luna martie 2004 s-a efectuat n baza necesarului de aprovizionat i a rapoartelor de necesitate ntocmite n acest sens. Lucrrile executate n regie proprie sunt cuprinse n necesarul pe anul 2004 pentru acestea fiind lansate comenzi de lucru potrivit art. 73, pct.1 din I.M.I. nr. 1031/1999 privind organizarea i conducerea evidenei contabile cantitativ-valorice a bunurilor materiale n unitile M. I. n baza comenzilor de lucru au fost emise bonuri de consum i au fost eliberate bunuri materiale din gestiunile unitii. Bunurile materiale consumate cu ocazia acestor lucrri au fost evideniate corect n evidena tehnico-material i contabil a unitii. Prestrile de servicii executate de furnizorii de utiliti au avut la baz contracte ncheiate n acest sens. Plile i cheltuielile generate de operaiunile auditate au fost ncadrate pe structura clasificaiei bugetare n mod corect. Operaiunile consemnate n fiele bugetare aferente categoriilor de operaiuni analizate, reflect ntocmai datele cuprinse n documentele justificative. Procurarea de bunuri, executarea de lucrri n regie proprie i prestrile de servicii efectuate de teri au avut la baz documente care s justifice intrarea bunurilor, executarea lucrrilor i prestarea serviciilor n acord cu prevederile legale. 4.5 Obiectivul de audit: Respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului. Auditor: Ionescu Ion 241

Constatri cu caracter pozitiv

Datele cuprinse n statele de plat a salariilor corespund cu cele din statul de organizare al unitii auditate (poziie, coeficient de ierarhizare etc.). Personalul ncadrat n perioada supus auditrii a fost transferat din cadrul altor structuri ale ministerului, cu respectarea condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respective. 4.6 Obiectivul de audit: Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice. Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

nregistrrile efectuate n conturile de activ i pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004 respect principiile stabilite prin planul de conturi pentru instituiile de stat, aprobat prin O.M.F nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.7. Obiectivul de audit: Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice. Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

Deschiderea conturilor analitice aferente conturilor sintetice a fost fcut n funcie de natura activitilor desfurate de unitatea auditat, necesarul de informaii contabile presupus de nelegerea fenomenelor reflectate i n acord cu funciunea conturilor prevzut de planul de conturi pentru instituiile de stat, aprobat prin O.M.F. nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.8. Obiectivul de audit: Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil. Auditor: Ionescu Ion 242

Constatri cu caracter pozitiv

Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil n luna martie 2004 au la baz motivaii legale i reale, soluiile de regularizare folosite avnd n vedere, pe de o parte s nu denatureze rulajele conturilor implicate, iar pe da alt parte s fie respectat funciunea acestor conturi. 4.9 Obiectivul de audit: Analiza soldurilor conturilor la luna martie 2004. Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

Analiza soldurilor conturilor a relevat faptul c desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice, soldurile acestora i calculele aritmetice care au condus la determinarea lor, este fcut n acord cu funciunea conturilor prevzut n planul de conturi pentru instituii de stat, aprobat prin O.M.F. nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare i este corect din punct de vedere aritmetic. 4.10 Obiectivul de audit: nregistrarea operaiunilor patrimoniale. Auditor: Ionescu Ion Formulele contabile utilizate la

Constatri cu caracter pozitiv

Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2003 respect prevederile planului de conturi i instruciunile de aplicare a acestuia aprobate prin O.M.F. nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.11 Obiectivul de audit: Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare. Auditor: Ionescu Ion 243

Constatri cu caracter pozitiv

Conturile din activul bilanului ncheiat la 31.03.2004, au corespondene cu cele din pasivul acestuia, n acord cu prevederile planului de conturi pentru instituiile de stat, aprobat prin O.M.F. nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.12 Obiectivul de audit: Programul de producie. Auditor: Popescu Marin

Constatri cu caracter pozitiv

Pe baza planului de imprimate (ntocmit n urma solicitrilor unitilor interesate i a necesarului propriu) unitatea auditat a ntocmit Programul de producie pentru anul 2003, care prevede realizarea unei producii n valoare de 26.000.000 mii lei. n elaborarea programului de producie au fost respectate prevederile Normelor Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. Programul de producie pentru anul 2004 a fost aprobat de ctre factorii n drept. Evaluarea, urmrirea i raportarea indicatorilor economico-financiari s-a fcut cu respectarea prevederilor art. 26 din Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. In perioada analizat unitatea auditat a respectat programul de producie reuind totodat s rspund cu promptitudine tuturor solicitrilor adresate de ctre unitile deservite. 4.13 Obiectivul de audit: Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie. Auditor: Popescu Marin

Constatri cu caracter pozitiv

Preurile practicate de unitatea auditat (inclusiv pentru produsul analizat) au fost stabilite pe baza analizei costurilor din punct de vedere tehnologic i economico-financiar, conform prevederilor art. 21 alin. 2 din 244

Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. Costurile de producie au fost determinate pe baza fielor tehnologice, normelor de consum de materiale i normelor de timp conform prevederilor art.21 alin.3 din actul normativ mai sus amintit. Calculaiile de pre ntocmite pentru produsul analizat cuprind articolele de calculaie prevzute de art. 21 pct. 1-8 din Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. Calculaiile de pre au fost ntocmite pe baza datelor de fundamentare proprii (consumuri, cantiti, etc.) i a elementelor de cheltuieli existente n evidena contabil. Aceste calculaii de pre au fost certificate defactorii n drept, fiind vizate pentru controlul financiar preventiv propriu de ctre contabilul ef i aprobate de conductorul unitii, n conformitate cu prevederile art. 23 din Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare.

5. Concluzii
Fa de cele nscrise n prezentul raport de audit public intern, auditorii concluzioneaz urmtoarele: Deficienele constatate ca urmare a nerespectrii n totalitate a prevederilor legale referitoare la organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului pot fi eliminate prin implementarea recomandrilor formulate de auditorii interni. Tipografia M.A.I. respect dispoziiile legale referitoare la: achiziia, primirea (recepia) i eliberarea bunurilor materiale; ncadrarea personalului; efectureade pli i cheltuieli n numerar i prin virament (n lei) din fondurile aflate la dispoziia unitii auditate; ntocmirea i circulaia documentelor primare de conducere a evidenei contabile i tehnic-operative; organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv i a controlului ierarhic; ncadrarea, drepturile, obligaiile i rspunderile gestionarilor; elaborarea programului de producie, reuind totodat s rspund cu promptitudine tuturor solicitrilor adresate de ctre unitile deservite; disciplina financiar n realizarea drepturilor i ndeplinirea obligaiilor bneti (n lei); 245

 realitatea datelor nscrise n situaia financiar ntocmit la 31.03.2004.

6. ncheiere
Prezentul raport de audit public intern a fost ntocmit n 2 exemplare cu urmtoarea destinaie: exemplarul nr.1 se transmite spre analiz unitii auditate, respectiv Tipografia M.A.I.; exemplarul nr. 2 rmne la Direcia Audit Intern. DIRECTOR GEORGESCU TEFAN SUPERVIZAT POPESCU MARIN Auditor, VASILESCU MIREL MARINESCU VASILE AUDITORI IONESCU ION

246

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

DIRECIA AUDIT INTERN

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

ncheiat la Bucureti, n data de 04.07.2004, cu ocazia desfurrii misiunii de audit public intern la Tipografia M.A.I. Bucureti, pentru auditarea urmtoarelor domenii: 7. Achiziii publice de produse pentru activitatea de baz. 8. Primirea i eliberarea bunurilor materiale. 9. Inventarierea patrimoniului. 10. Financiar. 11. Contabilitate. 12. Producie.

BUCURETI 2004 247

SUMAR
1. Introducere ..249 2. Obiective de audit ...252 3. Tehnici i instrumente de audit....253 4. Constatri i recomandri 253 5. Concluzii .265 6. ncheiere ..266

248

1. Introducere
Subsemnaii Ionescu Ion, Popescu Marian i Marinescu Vasile auditori n cadrul Direciei Audit Intern, n baza ordinului de serviciu nr. 1/16.05.2004 i n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare i al Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin O.M.F. nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, am efectuat n perioada 17.05 04.07.2004 un audit de sistem i de regularitate la Tipografia M.A.I. pentru perioada 09.07.200331.05.2004. Tipografia M.A.I. se afl situat n Bucureti. Obiectul de activitate al unitii este bine conturat n Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) i cuprinde executarea tipriturilor, imprimatelor, confeciilor tipizate i a altor materiale specifice, necesare unitilor din aparatul central i unitilor ce nu fac parte din structura acestora, cuprinse n planul anual de imprimate. n procesul execuiei bugetare unitatea are calitatea de ordonator teriar de credite, finanarea fiind asigurat integral de la bugetul statului. Pentru desfurarea activitii n exerciiul financiar 2004, unitii i-au fost alocate credite n sum total de 28.000.000.mii lei, din care: Titlul I 10.000.000 mii lei Titlul II 18.000.000.mii lei n vederea ndeplinirii obiectivelor cuprinse n Regulamentul de Organizare i Funcionare, unitatea are prevzute prin statul de organizare ---posturi din care, la data auditrii, erau ocupate ----, rezultnd un grad de ocupare de 80,8%. Conducerea unitii a fost asigurat pe toat perioada supus auditrii de dl. Popa Ion eful Tipografiei i dl. Nica Vasile contabil ef. Repartizarea pe compartimente a personalului este prezentat n organigrama unitii anex la ROF, iar compartimentele funcionale ale Tipografiei M.A.I. sunt: sectorul plan, lansare i urmrire comenzi; compartimentul financiar-contabilitate; compartimentul logistic; atelierul mecano-energetic; atelierul producie. Aceste compartimente i desfoar activitatea n strns conlucrare pentru atingerea obiectivelor unitii, neexistnd semnale (indicii) de colaborare defectuoas ntre acestea. 249

n unitatea auditat contabilitatea se ine cantitativ-valoric, forma de nregistrare fiind maestru-ah simplificat. n cadrul acestei forme de nregistrare contabil, principalele registre contabile utilizate sunt: registrul-jurnal; registrul-inventar; registrul-cartea mare (suplinit n cadrul acestei forme de nregistrare de fia de cont pentru operaiuni diverse). Conform datelor cuprinse n situaia financiar ntocmit la 31.03.2004 patrimoniul unitii nsumeaz 30.000.000 mii lei. La nivelul unitii auditate gestiunile de materiale, materii prime, consumabile sunt organizate distinct fa de cele de produse finite. n conformitate cu prevederile pct.110 din Normele Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997, avizate de Ministerul Finanelor cu nr. 50.940/1997, la ieirea din gestiune, bunurile materiale se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate prin aplicarea metodei costului mediu ponderat. Pentru nregistrarea operaiunilor contabile unitatea auditat utilizeaz planul de conturi pentru unitile M.A.I., emis n baza planului de conturi pentru instituiile de stat i instruciunile de aplicare a acestuia aprobate prin O.M.F. nr. 324/1984 cu modificrile i completrile ulterioare. Controlul ierarhic a fost organizat prin dispoziia zilnic a efului Tipografiei M.A.I. nr. 1/06.01.2004 n care sunt nominalizate persoanele cu atribuii pe aceast linie. In fiele posturilor pentru persoanele cu funcii de conducere exist atribuii pe linia controlului ierarhic conform prevederilor actelor normative incidente iar rezultatele controalelor sunt evideniate ntr-un registru special ntocmit n acest sens. Persoanele cu funcii de conducere se implic n mod activ n procesul executiv al compartimentelor pe care le coordoneaz, iar relaiile ntre comand i execuie sunt constructive, contribuind la desfurarea normal a activitii din unitatea auditat. Controlul financiar preventiv propriu (c.f.p.p.) este exercitat de ctre contabilul ef ncadrat cu respectarea prevederilor art. 15 din I.M.I. nr. 1275/2002, iar proiectele operaiunilor prevzute a se prezenta la viza c.f.p.p. sunt consemnate n registrul de eviden constituit n conformitate cu pct. 4.3 i anexa nr. 3 la Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr. 123/2001. n perioada auditat nu au existat cazuri de refuzuri la viza c.f.p.p. Activitile supuse auditrii au fost urmtoarele: achiziia de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efectuat n perioada 01.01. 31.05.2004 ; angajarea gestionarilor- la data auditrii; 250

 constituirea i reinerea garaniei pentru funciile de gestionari la data auditrii; primirea (recepia) obiectelor de inventar i a materialelor efectuat n luna martie 2004; eliberarea obiectelor de inventar, respectiv a materialelor din gestiune efectuat n luna martie 2004; pregtirea inventarierii patrimoniului n anul 2003; realizarea efectiv a inventarierii patrimoniului n anul 2003; valorificarea rezultatelor inventarierii patrimoniului n anul 2003; plile i cheltuielile efectuate n luna martie 2004 pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz; ncadrarea, potrivit clasificaiei bugetare, a plilor i cheltuielilor efectuate n luna martie 2004; ntocmirea documentelor justificative pentru achiziionarea de bunuri materiale n luna martie 2004, altele dect cele pentru activitatea de baz; ntocmirea documentelor justificative aferente executrii de lucrri pe luna martie 2004; ntocmirea documentelor justificative aferente prestrilor de servicii pe luna martie 2004; ntocmirea statului de plat a salariilor pe luna martie 2004 n conformitate cu prevederile posturilor din statul de organizare al unitii; ncadrarea personalului conform condiiilor de studii i vechime prevzute pentru funciile respective, efectuat n perioada 09.07.2003-31.05.2004; funcionarea conturilor de activ nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004; funcionarea conturilor de pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la 31.03.2004; desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice n 2004; rulajele debitoare i creditoare cu accent pe influena eventualelor regularizri (stornri n rou sau n negru) efectuate n evidena financiar contabil n luna martie 2004; componena soldurilor conturilor la 31.03.2004; natura soldurilor conturilor la 31.03.2004; valoarea aritmetic a soldurilor conturilor la 31.03.2004; formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2004; ntocmirea situaiei financiare la 31.03.2004; ntocmirea programului de producie aferent perioadei 01.01. 31.03.2004; obinerea aprobrilor legale pentru programul de producie aferent perioadei 01.01. 31.03.2004; 251

 realizarea programul de producie aferent perioadei 01.01. 31.03.2004; stabilirea preurilor n funcie de normele de timp, normele de consum materiale etc. la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01. 31.03.2004; obinerea aprobrilor legale pentru preul stabilit la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01. 31.03.2004; actualizarea calculaiilor de pre n situaia n care s-au modificat elementele care au stat la baza stabilirii lor la produsul Map cu buzunar policromie, n perioada 01.01. 31.03.2004; Misiunea de audit public intern s-a desfurat prin sondaj, utiliznd ca tehnici de audit, verificarea, observarea fizic, interviul i analiza. Documentele preluate n copie sau extras de la unitatea auditat se regsesc n Dosarul documentelor de lucru. n timpul desfurrii misiunii de audit public intern au fost ntocmite materialele cuprinse n Dosarul permanent seciunile A,B i C.

2. Obiective de audit
n conformitate cu programul misiunii de audit public intern obiectivele de audit au fost urmtoarele: a) legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris efectuat; b) respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor; c) inventarierea anual a patrimoniului; d) legalitatea plilor sau a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz; e) respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului; f) modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice; g) desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice; h) regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil; i) analiza soldurilor conturilor; j) formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale; k) corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare; l) programul de producie; m) stabilirea, aprobarea i actualizarea preurilor la produsul Map cu buzunar policromie. 252

3. Tehnici i instrumente de audit

Pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern, auditorii interni au folosit ca tehnici de audit verificarea, observarea fizic, interviul i analiza, iar ca instrumente de audit, chestionarul (C.L.C. - chestionar de luare la cunotin i C.L.V. chestionar list de verificare), tabloul de prezentare a circuitului auditului (pist de audit) i formularele constatrilor de audit public intern (F.I.A.P.- fi de identificare i analiz a problemelor i F.C.R.I.- formular de constatare i raportare a iregularitilor).

4. Constatri i recomandri
Cu ocazia prezentei misiuni de audit public intern, n urma verificrii documentelor i materialelor puse la dispoziie de ctre unitatea auditat care i asum responsabilitatea cu privire la existena, realitatea coninutului, legalitatea i forma de prezentare a acestora, s-au constatat urmtoarele: 4.1. Obiectivul de audit: Legalitatea achiziiei de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris. Auditor: Popescu Marian

Constatri cu caracter pozitiv

Pentru exerciiul financiar 2004Tipografia M.A.I. a avut repartizate credite n sum total de 28.000.000 mii lei, din care: pentru hrtie offset-sul 60 gr/m.p. = 3.400.000 mii lei pentru achiziii hrtie scris 61 x 86/70 gr/m.p. = 400.000 mii lei 70 x 100/70 gr/m.p.= 400.000 mii lei Avnd n vedere cantitile de produse n discuie prevzute n necesarul de aprovizionat pentru anul 2004 i implicit creditele alocate, unitatea auditat a estimat valoarea contractului de achiziie public n conformitate cu prevederile art. 9 din H.G. nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen nr. 60/2001 privind achiziiile publice cu modificrile i completrile ulterioare. Selectarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public de hrtie offset-sul 60 gr/m.p. i hrtie de scris s-a fcut potrivit dispoziiilor art.12 i ale schemei logice prezentate n anexa nr.3 la H.G. nr. 461/2001. 253

Prin respectarea celor de mai sus, unitatea auditat a selectat ca procedur de achiziie licitaia deschis, conform Hotrrii comisiei de evaluare nr. 111.222/19.03.2004. Transparena i publicitatea au fost asigurate prin transmiterea cu adresa nr. 111.225/20.03.2004 a anunului de participare ctre Monitorul Oficial al Romniei n conformitate cu prevederile art. 13 din H.G. nr. 461/2001. ntocmirea i coninutul documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertelor s-a fcut cu respectarea prevederilor art. 16, 17 i 19 din H.G. nr. 461/2001. Odat cu iniierea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, unitatea auditat a constituit o comisie de evaluare alctuit din cinci membri, n conformitate cu prevederile cap.VIII din H.G. nr.461/2001, care i-a desfurat activitatea cu respectarea strict a prevederilor cap.X din acelai act normativ. Licitaia deschis s-a desfurat ntr-o singur etap, neexistnd abateri de la prevederile art. 24 din H.G. nr. 461/2001. Dup efectuarea tuturor operaiunilor prevzute la articolul mai sus menionat comisia de analiz a ofertelor, prin Hotrrea nr. 111.765 din 20.05.2003 a desemnat ctigtoare urmtoarele firme: pentru hrtie offset-sul 60 gr/m.p. S.C. ALFA SRL Bucureti; pentru hrtie scris S.C. BETA SRL Bucureti, cu care a ncheiat urmtoarele contracte de furnizare: S.C. ALFA SRL Bucureti: contract nr.1678/03.06.2004 n valoare de 2.900.000 mii lei; S.C. BETA SRL Bucureti: contract nr. 1070/02.06.2004 n valoare de.1.700.000 mii lei. Toate firmele participante au avut constituite garaniile de participare n cuantumul stabilit de autoritatea contractant, iar firmele declarate ctigtoare au depus garaniile de bun execuie. Tipografia M.A.I. n calitate de autoritate contractant a ntocmit dosarul achiziiei publice n conformitate cu prevederile art. 52 din H.G. nr. 461/2001. 4.2. Obiectivul de audit: Respectarea dispoziiilor legale referitoare la primirea i eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor aferente lunii martie 2004. Auditor: Marinescu Vasile

254

Constatri cu caracter pozitiv

Angajarea gestionarilor s-a efectuat cu respectarea prevederilor Legii nr. 22/1969 modificat i completat prin Legea nr. 54/1994, i a O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare. Constituirea i reinerea garaniilor de la gestionari s-a efectuat n conformitate cu prevederile O.M.I. nr. 31/1973 cu modificrile i completrile ulterioare. Primirea (recepia) respectiv eliberarea obiectelor de inventar i a materialelor din gestiune, operaiuni efectuate n luna martie 2003, s-au realizat cu respectarea prevederilor I.M.I. nr. 1031/1999 privind organizarea i conducerea evidenei contabile cantitativ-valorice a bunurilor materiale n unitile Ministerului Administraiei i Internelor. 4.3. Obiectivul de audit: Inventarierea anual a patrimoniului Auditor: Marinescu Vasile

Constatri cu caracter negativ

4.3.1. Preedinii celor 5 comisii de inventariere ale valorilor materiale nu au ridicat, sub semntura contabilului ef, formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), n alb (necompletate), acestora fiindu-le nmnate de ctre contabilul ef liste de inventariere (ambele variante) emise pe calculator, avnd completate anumite coloane, astfel: - n cazul listelor de inventariere (varianta simplificat) erau completate coloanele: Nr. crt. i Denumirea bunurilor materiale (obiecte de inventar sau materiale); - n cazul listelor de inventariere (varianta cu diferene) erau completate coloanele: Nr. crt., Denumirea bunurilor materiale, Stocuri scriptice, Pre unitar, Valoarea contabil, Valoarea de intrare (la mijloace fixe) i Valoarea de inventar. 4.3.2. n declaraiile gestionarilor luate de ctre comisiile de inventariere, nainte de nceperea operaiunii de inventariere, nu se regsesc urmtoarele elemente: n declaraia domnului Vlad Andrei (gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice): dac are sau nu cunotin de lipsuri n gestiune; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; 255

 data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. n declaraia domnului Stoica Marcel (gestiunea Imprimate): dac are sau nu n gestiune valori materiale aparinnd terilor; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. n declaraia domnuluiIstrate Florin (gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb): ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune. 4.3.3. Nu a fost luat declaraie casierului unitii (dl.Dinc Andrei) de ctre comisia de inventariere al crei preedinte a fost dl.Voicu Petre. 4.3.4. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise de ctre comisiile de inventariere, att n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ct i n liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-312), ambele tipuri de liste fiind emise pe calculator avnd completate anumite coloane, astfel cum este menionat la pct. 4.3.1. din prezentul raport de audit public intern. 4.3.5. Inventarierea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar aflate n folosin nu s-a materializat prin nscrierea valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ci ntr-un formular neprevzut n actele normative n vigoare i anume: Lista de inventariere a bunurilor de natura obiectelor de inventar i mijloace fixe n folosin la data de .... 4.3.6. Pentru bunurile materiale aparinnd gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb aflate n custodie la gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice, nu s-au ntocmit, separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) de ctre comisia care a inventariat gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice. n schimb, bunurile n cauz se regsesc n listele de inventariere ale comisiei care a inventariat gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese schimb, gestiune care de fapt a dat n custodie bunurile respective. 4.3.7. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile nu au fost ntocmite separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 4.3.8. Nu au fost luate explicaii scrise de la persoanele care au avut rspunderea gestionrii pentru bunurile materiale constatate plus la inventariere, respectiv depreciate. 4.3.9. Gestionarii nu au menionat pe ultima fil a listei de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n 256

prezena lor, precum i dac au avut sau nu obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. 4.3.10. Listele de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) aferente gestiunii Hrtie, cartoane i materiale tipografice nu au fost semnate de ctre gestionar, iar comisia de inventariere a semnat numai pe ultima fil a acestora i nu pe fiecare fil n parte.

Cauze
Nu au fost respectate n totalitate prevederile Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, respectiv Normele Metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora, aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, astfel: prevederile pct. 10 ultimul alineat coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 4.3.1. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 11 lit. a din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-81) cuprins n Normele aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4.3.2. i 4.3.3. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 16 alin. 1, coroborat cu pct. 33 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4.3.4. 4.3.6. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 18 alin. 1 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 4.3.7. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 42 alin. 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienei nscris la pct. 4.3.8. din prezentul raport de audit public intern; prevederile pct. 32 alin. 1 i 2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, n cazul deficienelor nscrise la pct. 4.3.9. i 4.3.10. din prezentul raport de audit public intern; Comisia central de inventariere, al crui preedinte a fost dl. Popa Ion eful unitii auditate, nu a supravegheat i controlat cu suficient atenie modul de efectuare a operaiunilor de inventariere anual a patrimoniului. Membrii comisiilor de inventariere care datorit specificului activitii acestei uniti, n marea lor majoritate fac parte din sectoarele de producie, nu au putut fi scoi din activitatea productiv pe toat perioada desfurrii operaiunii de inventariere. 257

Consecine
Comisiile de inventariere nu au identificat toate locurile (ncperile) n care puteau exista valori materiale ce urmau a fi inventariate. Aprecierile comisiilor de inventariere referitoare la bunurile materiale depreciate, respectiv la cele constatate n plus la inventariere, nu sunt pertinente deoarece, nu au avut la baz i explicaii scrise de la persoanele care rspundeau de gestionarea valorilor materiale n cauz. Gestionarii pot contesta faptul c inventarierea valorilor materiale i bneti nu a fost efectuat n prezena acestora.

Recomandri
Preedinii comisiilor de inventariere vor ridica, sub semntura contabilului ef, listele de inventariere (varianta simplificat - cod 14-3-12/b i varianta cu diferene cod 14-3-12), n alb, necompletate la nici-o rubric, vizate i parafate de acesta. Declaraiile luate gestionarilor vor cuprinde toate elementele prevzute la pct. 11 lit. a) din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-8-1) cuprins n Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998. nainte de nceperea operaiunii de inventariere a valorilor bneti aflate n casieria unitii se va lua o declaraie casierului. Inventarierea faptic a patrimoniului unitii se va materializa prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 143-12/b), n urma verificrii existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de inventariere se vor ntocmi pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Bunurile materiale aflate n custodie se vor inventariai se vor nscrie, separat, n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b), de ctre comisia care inventariaz gestiunea n care se afl custodia n cauz. Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri se vor ntocmi liste de inventariere distincte (varianta simplificat - cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (varianta cu diferene - cod 14-3-12). Pentru bunurile materiale inutilizabile, fr micare sau greu vandabile se vor ntocmi liste de inventariere, separate, varianta simplificat (cod 14-3-12 /b). 258

Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisiile de inventariere vor ntocmi liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) i vor solicita explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii bunurilor materiale i bneti respective. Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Totodat, gestionarul va meniona, pe ultima fil a listei de inventariere, dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.

Constatri cu caracter pozitiv

Msurile organizatorice referitoare la inventarierea patrimoniului aferent anului 2003, au fost luate n conformitate cu prevederile Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, I.M.I. nr. 229/1992 (cap.II Inventarierea bunurilor materiale) i Normelor Generale privind organizarea i conducerea contabilitii n M.I. nr. 181.460/1997 (cap.VI Inventarierea). Astfel, n decizia scris a conductorului unitii au fost cuprinse elementele prevzute la pct.9 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995 coroborat cu art. 7 din I.M.I. nr. 229/1992, menionndu-se: componena comisiei centrale de inventariere; componena comisiilor de inventariere; numele preedintelui fiecrei comisii de inventariere; modul de efectuare a inventarierii; gestiunile supuse inventarierii; data de ncepere i terminare a operaiunilor de inventariere; obligativitatea instruirii comisiilor de inventariere cu privire la cunoaterea actelor normative care reglementeaz inventarierea, modul de lucru al comisiilor de inventariere, actele (documentele) care se ntocmesc i modul de valorificare a rezultatelor inventarierii. Totodat, n decizia scris a conductorului unitii a fost stabilit persoana care urma a efectua instructajul comisiilor de inventariere. Este de menionat c n comisiile de inventariere nu au fost inclui gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabilul care ine evidena gestiunilor respective. Pentru bunurile materiale aparinnd altor uniti, aflate n custodie la unitatea auditat, respectiv pentru bunurile materiale aparinnd unitii 259

auditate i aflate n custodie la alte uniti, au fost respectate prevederile pct.16 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995. Astfel, unitatea auditat a ntocmit, separat, liste de inventariere pentru bunurile materiale luate n custodie, acestea fiind transmise persoanei juridice creia i aparineau, n termen de 15 zile de la terminarea inventarierii, proprietarul bunurilor recunoscnd exactitatea datelor nscrise n listele de inventariere primite. Totodat, pentru bunurile materiale date n custodie, unitatea auditat a primit liste de inventariere, aceasta confirmnd exactitatea datelor nscrise n documentele n cauz. Creanele fa de teri au fost supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor, soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori. Disponibilitile aflate n conturi la bnci s-au inventariat prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bnci cu cele din contabilitate. Este de menionat c extrasele de cont din ultima zi bancar, puse la dispoziia unitii auditate, poart tampila oficial a bncii. Disponibilitile n lei din casieria unitii auditate au fost inventariate n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv. Formularele cu regim special au fost inventariate, acestea fiind nscrise n liste de inventariere n ordinea codurilor. Rezultatele inventarierii au fost consemnate de ctre comisia central de inventariere, respectiv comisiile de inventariere, ntr-un proces verbal, documente care conin elementele prevzute la pct. 40 alin. 2, pct.41 i 42 alin.2 din Normele aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995. Astfel, n proceseleverbale ale comisiilor de inventariere au fost menionate: data ntocmirii; numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere; numrul i data ordinului de zi pe unitate prin care a fost numit comisia de inventariere; gestiunea inventariat; data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile i propunerile comisiei de inventariere; volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere asigurat i propuneri de msuri n consecin; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar i de declasare sau casare a unor stocuri. Este de menionat c rezultatele inventarierii au fost nregistrate n evidena tehnic-operativ i n contabilitate n termen de 3 zile de la data lurii deciziei de ctre eful unitii. 260

n registrul inventar au fost nregistrate toate elementele de activ i de pasiv, avnd la baz listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere ncheiate de ctre comisiile numite prin decizia scris a conductorului unitii.
4.4 Obiectivul de audit: Legalitatea plilor i a cheltuielilor efectuate, n numerar sau prin virament, pentru procurri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii care nu privesc activitatea de baz.

Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

Achiziia de bunuri materiale n luna martie 2004 s-a efectuat n baza necesarului de aprovizionat i a rapoartelor de necesitate ntocmite n acest sens. Lucrrile executate n regie proprie sunt cuprinse n necesarul pe anul 2004 pentru acestea fiind lansate comenzi de lucru potrivit art. 73, pct. 1 din I.M.I. nr. 1031/1999 privind organizarea i conducerea evidenei contabile cantitativ-valorice a bunurilor materiale n unitile M. I. n baza comenzilor de lucru au fost emise bonuri de consum i au fost eliberate bunuri materiale din gestiunile unitii. Bunurile materiale consumate cu ocazia acestor lucrri au fost evideniate corect n evidena tehnico-material i contabil a unitii. Prestrile de servicii executate de furnizorii de utiliti au avut la baz contracte ncheiate n acest sens. Plile i cheltuielile generate de operaiunile auditate au fost ncadrate pe structura clasificaiei bugetare n mod corect. Operaiunile consemnate n fiele bugetare aferente categoriilor de operaiuni analizate, reflect ntocmai datele cuprinse n documentele justificative. Procurarea de bunuri, executarea de lucrri n regie proprie i prestrile de servicii efectuate de teri au avut la baz documente care s justifice intrarea bunurilor, executarea lucrrilor i prestarea serviciilor n acord cu prevederile legale. 4.6 Obiectivul de audit: Respectarea prevederilor legale privind ncadrarea personalului. Auditor: Ionescu Ion 261

Constatri cu caracter pozitiv

Datele cuprinse n statele de plat a salariilor corespund cu cele din statul de organizare al unitii auditate (poziie, coeficient de ierarhizare etc.). Personalul ncadrat n perioada supus auditrii a fost transferat din cadrul altor structuri ale ministerului, cu respectarea condiiilor de studii i vechime prevzute pentru posturile respective. 4.6 Obiectivul de audit: Modul de funcionare a conturilor nscrise n balanele de verificare sintetice i analitice. Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

nregistrrile efectuate n conturile de activ i pasiv nscrise n balana de verificare sintetic i analitic ntocmit la luna martie 2004 respect principiile stabilite prin planul de conturi pentru instituiile de stat, aprobat prin O.M.F nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.7. Obiectivul de audit: Desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice. Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

Deschiderea conturilor analitice aferente conturilor sintetice a fost fcut n funcie de natura activitilor desfurate de unitatea auditat, necesarul de informaii contabile presupus de nelegerea fenomenelor reflectate i n acord cu funciunea conturilor prevzut de planul de conturi pentru instituiile de stat, aprobat prin O.M.F nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.8. Obiectivul de audit: Regularizrile efectuate n evidena financiar contabil. Auditor: Ionescu Ion 262

Constatri cu caracter pozitiv

Regularizrile efectuate n evidena financiar-contabil n luna martie 2004 au la baz motivaii legale i reale, soluiile de regularizare folosite avnd n vedere, pe de o parte s nu denatureze rulajele conturilor implicate, iar pe da alt parte s fie respectat funciunea acestor conturi. 4.9. Obiectivul de audit: Analiza soldurilor conturilor la luna martie 2004 Auditor: Ionescu Ion

Constatri cu caracter pozitiv

Analiza soldurilor conturilor a relevat faptul c desfurarea conturilor sintetice pe conturi analitice, soldurile acestora i calculele aritmetice care au condus la determinarea lor, este fcut n acord cu funciunea conturilor prevzut n planul de conturi pentru instituii de stat, aprobat prin O.M.F nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare i este corect din punct de vedere aritmetic. 4.10 Obiectivul de audit: nregistrarea operaiunilor patrimoniale. Auditor: Ionescu Ion Formulele contabile utilizate la

Constatri cu caracter pozitiv

Formulele contabile utilizate la nregistrarea operaiunilor patrimoniale n luna martie 2003 respect prevederile planului de conturi i instruciunile de aplicare a acestuia aprobate prin O.M.F nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.11 Obiectivul de audit: Corespondena conturilor din activul bilanului cu cele din pasiv potrivit situaiilor financiare. Auditor: Ionescu Ion 263

Constatri cu caracter pozitiv

Conturile din activul bilanului ncheiat la 31.03.2004, au corespondene cu cele din pasivul acestuia, n acord cu prevederile planului de conturi pentru instituiile de stat, aprobat prin O.M.F nr. 324/1984, cu modificrile i completrile ulterioare. 4.12 Obiectivul de audit: Programul de producie. Auditor: Popescu Marin

Constatri cu caracter pozitiv

Pe baza planului de imprimate (ntocmit n urma solicitrilor unitilor interesate i a necesarului propriu) unitatea auditat a ntocmit Programul de producie pentru anul 2003, care prevede realizarea unei producii n valoare de -------------------mii lei. n elaborarea programului de producie au fost respectate prevederile Normelor Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr.1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. Programul de producie pentru anul 2004 a fost aprobat de ctre factorii n drept. Evaluarea, urmrirea i raportarea indicatorilor economico-financiari s-a fcut cu respectarea prevederilor art. 26 din Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. n perioada analizat unitatea auditat a respectat programul de producie reuind totodat s rspund cu promptitudine tuturor solicitrilor adresate de ctre unitile deservite. 4.13 Obiectivul de audit: Stabilirea, aprobarea i actualizarea preului la produsul Map cu buzunar policromie. Auditor: Popescu Marin

Constatri cu caracter pozitiv

Preurile practicate de unitatea auditat (inclusiv pentru produsul analizat) au fost stabilite pe baza analizei costurilor din punct de vedere tehnologic i economico-financiar, conform prevederilor art. 21 alin. 2 din 264

Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. Costurile de producie au fost determinate pe baza fielor tehnologice, normelor de consum de materiale i normelor de timp conform prevederilor art.21 alin.3 din actul normativ mai sus amintit. Calculaiile de pre ntocmite pentru produsul analizat cuprind articolele de calculaie prevzute de art. 21 pct. 1-8 din Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. nr. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare. Calculaiile de pre au fost ntocmite pe baza datelor de fundamentare proprii (consumuri, cantiti, etc.) i a elementelor de cheltuieli existente n evidena contabil. Aceste calculaii de pre au fost certificate defactorii n drept, fiind vizate pentru controlul financiar preventiv propriu de ctre contabilul ef i aprobate de conductorul unitii, n conformitate cu prevederile art. 23 din Normele Metodologice aprobate prin Ordinul M.I. 1086/2000, cu modificrile i completrile ulterioare.

5. Concluzii
Fa de cele nscrise n prezentul raport de audit public intern, auditorii concluzioneaz urmtoarele: Deficienele constatate ca urmare a nerespectrii n totalitate a prevederilor legale referitoare la organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului pot fi eliminate prin implementarea recomandrilor formulate de auditorii interni. Tipografia M.A.I. respect dispoziiile legale referitoare la: achiziia, primirea (recepia) i eliberarea bunurilor materiale; ncadrarea personalului; efectureade pli i cheltuieli n numerar i prin virament (n lei) din fondurile aflate la dispoziia unitii auditate; ntocmirea i circulaia documentelor primare de conducere a evidenei contabile i tehnic-operative; organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv i a controlului ierarhic; ncadrarea, drepturile, obligaiile i rspunderile gestionarilor; elaborarea programului de producie, reuind totodat s rspund cu promptitudine tuturor solicitrilor adresate de ctre unitile deservite; disciplina financiar n realizarea drepturilor i ndeplinirea obligaiilor bneti (n lei); realitatea datelor nscrise n situaia financiar ntocmit la 31.03.2004. 265

Conducerii unitii auditate i-au fost aduse la cunotin constatrile, recomandrile i concluziile echipei de audit prin transmiterea n faz de proiect a Raportului de audit public intern fa de care, potrivit adresei de rspuns, nu a avut de formulat observaii i propuneri. Totodat, unitatea auditat a comunicat cu aceeai adres i faptul c implementarea celor 9 (nou) recomandri nscrise n proiectul raportului de audit public intern va fi efectuat odat cu executarea inventarierii patrimoniului aferent anului 2004 (perioada 01.10-30.11.2004), persoanele rspunztoare fiind eful Tipodrafiei MAI i contabilul ef al unitii respective.

6. ncheiere
Prezentul raport de audit public intern a fost ntocmit n 2 exemplare cu urmtoarea destinaie: exemplarul nr. 1 se transmite spre analiz unitii auditate, respectiv Tipografia M.A.I.; exemplarul nr. 2 rmne la Direcia Audit Intern; Prin semnarea raportului de audit public intern, unitatea auditat recunoate c i-au fost restituite toate actele i nscrisurile puse la dispoziia auditorilor interni. DIN PARTEA UNITII AUDITATE DIRECTOR Popa Ion CONTABIL EF Nica Vasile

DIRECTOR Georgescu tefan SUPERVIZAT AUDITOR Vasilescu Mirel AUDITORI Ionescu Ion Popescu Marin Marinescu Vasile

266

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR DIRECIA AUDIT INTERN

Nr.................. din .....................

APROB
MINISTRUL ADMINSTRAIEI I INTERNELOR

SINTEZ
cuprinznd constrile cu caracter negativ, recomandrile auditorilor interni pentru remedierea deficienelor constatate, precum i calendarul de implementare a recomandrilor n cauz
I. Cu ocazia efecturii misiunii de audit public intern la TIPOGRAFIA M.A.I, au rezultat o serie de deficiene ca urmare a nerespectrii n totalitate a prevederilor legale referitoare la organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, dup cum urmeaz: 1. Preedinii celor 5 comisii de inventariere ale valorilor materiale nu au ridicat, sub semntura contabilului ef, formularele Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) i Lista de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), n alb (necompletate), acestora fiindu-le nmnate de ctre contabilul ef liste de inventariere (ambele variante) emise pe calculator, avnd completate anumite coloane, astfel: n cazul listelor de inventariere (varianta simplificat) erau completate coloanele: Nr. crt. i Denumirea bunurilor materiale (obiecte de inventar sau materiale); n cazul listelor de inventariere (varianta cu diferene) erau completate coloanele: Nr. crt., Denumirea bunurilor materiale, Stocuri scriptice, Pre unitar, Valoarea contabil, Valoarea de intrare (la mijloace fixe) i Valoarea de inventar; 2. n declaraiile gestionarilor luate de ctre comisiile de inventariere, nainte de nceperea operaiunii de inventariere, nu se regsesc urmtoarele elemente: n declaraia domnului gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice): 267

 dac are sau nu cunotin de lipsuri n gestiune; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. n declaraia domnului (gestiunea Imprimate): dac are sau nu n gestiune valori materiale aparinnd terilor; ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune; data lurii declaraiei nscris de ctre gestionar. n declaraia domnului (gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb): ultimele documente de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune. 3. Comisia de inventariere al crei preedinte a fost domnul nu a luat declaraie casierului unitii. 4. Bunurile materiale inventariate au fost nscrise de ctre comisiile de inventariere, att n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-312/b) ct i n liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12), ambele tipuri de liste fiind emise pe calculator avnd completate anumite coloane, astfel cum este menionat la pct.1. din prezenta sintez. 5. Inventarierea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar aflate n folosin nu s-a materializat prin nscrierea valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) ci ntr-un formular neprevzut n actele normative n vigoare i anume: Lista de inventariere a bunurilor de natura obiectelor de inventar i mijloace fixe n folosin la data de .... 6. Pentru bunurile materiale aparinnd gestiunii Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese de schimb aflate n custodie la gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice, nu s-au ntocmit, separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b) de ctre comisia care a inventariat gestiunea Hrtie, cartoane i materiale tipografice. n schimb, bunurile n cauz se regsesc n listele de inventariere ale comisiei care a inventariat gestiunea Mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale consumabile i piese schimb, gestiune care de fapt a dat n custodie bunurile respective. 7. Pentru bunurile materiale depreciate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile nu au fost ntocmite separat, liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b). 8. Nu au fost luate explicaii scrise de la persoanele care au avut rspunderea gestionrii, bunurile materiale constatate plus la inventariere, respectiv depreciate. 268

9. Gestionarii nu au menionat pe ultima fil a listei de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12 /b) dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena lor, precum i dac au avut sau nu obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. 10. Listele de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12 /b) aferente gestiunii Hrtie, cartoane i materiale tipografice nu au fost semnate de ctre gestionar, iar comisia de inventariere a semnat numai pe ultima fil a acestora i nu pe fiecare fil n parte.

II. Pentru remedierea deficienelor constatate i nscrise n prezenta sintez, auditorii interni formuleaz urmtoarele recomandri:
1. Preedinii comisiilor de inventariere vor ridica, sub semntura contabilului ef, listele de inventariere (varianta simplificat cod 14-3-12/b i varianta cu diferene cod 14-3-12),n alb-necompletate, vizate i parafate de acesta. 2. Declaraiile luate gestionarilor vor cuprinde toate elementele prevzute la pct. 11 lit. a) din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/1995, coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-8-1) cuprins n Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr. 425/1998. 3. nainte de nceperea operaiunii de inventariere a valorilor bneti aflate n casieria unitii se va lua o declaraie casierului. 4. Inventarierea faptic a patrimoniului unitii se va materializa prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 143-12/b), n urma verificrii existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de inventariere se vor ntocmi pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. 5. Bunurile materiale aflate n custodie se vor inventaria i se vor nscrie, separat, n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12/b), de ctre comisia care inventariaz gestiunea n care se afl custodia n cauz. 6. Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri se vor ntocmi liste de inventariere distincte (varianta simplificat cod 14-3-12 /b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (varianta cu diferene cod 14-3-12). 7. Pentru bunurile materiale inutilizabile, fr micare sau greu vandabile se vor ntocmi liste de inventariere, separate, varianta simplificat (cod 14-3-12 /b). 269

8. Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisiile de inventariere vor ntocmi liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) i vor solicita explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii bunurilor materiale i bneti respective. 9. Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Totodat, gestionarul va meniona, pe ultima fil a listei de inventariere, dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. Implementarea celor 9 (nou) recomandri formulate de ctre auditorii interni va fi efectuat odat cu executarea inventarierii patrimoniului aferent anului 2004 (perioada 01.1030.11.2004), persoanele rspunztoare fiind eful TIPOGRAFIEI M.A.I i contabilul ef al unitii respective, care vor comunica n scris la expirarea termenului de implementare modul cum au fost puse efectiv n practic aceste recomandri. Este de menionat c recomandrile prezentate mai sus au fost nsuite de ctre eful TIPOGRAFIEI M.A.I, acesta comunicnd n scris i modalitile de implementare a acestora. Cu deosebit stim i consideraie. Fa de cele raportate, rog s dispunei. DIRECTOR, GEORGESCU TEFAN SUPERVIZAT Auditor, VASILESCU MIREL AUDITORI, IONESCU ION POPESCU MARIN MARINESCU VASILE 270

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

DIRECIA/SERVICIUL/ SECTORUL DE AUDIT INTERN Numrul i data documentului n care se face referire la stadiul implementrii recomandrilor Parial implementat Implementat Neimplementat Data limit de implementare 30.04.2005 Raport de audit public intern nr. ................ / ......................... Data planificat pentru implementare Data implementrii efective 5 01.10.2004 01.10.2004

MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

Entitatea/Structura auditat TIPOGRAFIA M.A.I.

Rec. nr. 0

Coninutul recomandrilor

1 Preedinii comisiilor de inventariere vor ridica, sub semntura contabilului ef, listele de inventariere (varianta simplificat cod 14-3-12/b) i varianta cu diferene cod 14-3-12), n alb necompletate vizate i parafate de acesta.

2 Adresa nr................... din..................

1.

271

2.

Declaraiile luate gestionarilor vor cuprinde toate elementele prevzute la pct.11 lit.a) din Normele privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr.2388/1995, coroborat cu cele din formularul Declaraie de inventar (cod 14-8-1) cuprins n Normele Metodologice aprobate prin O.M.F. nr.425/1998. nainte de nceperea operaiunii de inventariere a valorilor bneti aflate n casieria unitii se va lua o declaraie casierului.

Adresa nr................... din..................

01.10.2004 01.10.2004

3.

Adresa nr................... din..................

01.10.2004 01.10.2004

4.

Inventarierea faptic a patrimoniului unitii se va materializa prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor inventariate n formularul Lista de inventariere varianta simplificat (cod 14-312/b), n urma verificrii existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de inventariere se vor ntocmi pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Bunurile materiale aflate n custodie se vor inventaria i se vor nscrie, separat, n liste de inventariere varianta simplificat (cod 14-3-12 /b), de ctre comisia care inventariaz gestiunea n care se afl custodia n cauz.

Adresa nr................... din..................

31.11.2004

31.11.2004 Adresa nr................... din.................. Adresa nr................... din.................. 31.11.2004 31.11.2004 31.11.2004 31.11.2004

5.

6.

Pentru bunurile materiale la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri se vor ntocmi liste de inventariere distincte (varianta simplificat cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (varianta cu diferene cod 14-3-12).

272

7.

Pentru bunurile materiale inutilizabile, fr micare sau greu vandabile se vor ntocmi liste de inventariere, separate, varianta simplificat (cod 14-3-12 /b). Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisiile de inventariere vor ntocmi liste de inventariere varianta cu diferene (cod 14-3-12) i vor solicita explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii bunurilor materiale i bneti respective. Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Totodat, gestionarul va meniona, pe ultima fil a listei de inventariere, dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa, precum i dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.

Adresa nr................... din..................

31.11.2004 31.11.2004 31.11.2004

8.

Adresa nr................... din..................

31.11.2004

9.

Adresa nr................... din..................

31.11.2004 31.11.2004 01.10.2004

NTOCMIT, Marinescu Vasile

273

BIBLIOGRAFIE

1) Legea nr. 40/1990 privind organizarea i funcionarea Ministerului de Interne (n prezent parial abrogat); 2) Legea nr. 30/22.03.1991 privind organizarea i funcionarea controlului financiar i a Grzii financiare (n prezent abrogat); 3) Legea nr. 94/1992 privind organizarea i funcionarea Curii de Conturi, modificat i completat cu Legea nr. 77/2002; 4) Legea nr. 500/11 iulie 2002 privind finanele publice; 5) Ordonana Guvernului Romniei nr. 119/31 august 1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv (parial abrogat); 6) Ordonana Guvernului Romniei nr. 72/30 august 2001 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv; 7) Legea nr. 84/18 martie 2003 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv; 8) Ordonana de Urgen a Guvernului Romniei nr. 75/1 iunie 1999 privind activitatea de audit financiar; 9) Hotrrea Guvernului Romniei nr. 362/5 mai 2000 privind organizarea inspeciilor pentru audit intern i stabilirea atribuiilor generale pentru efectuarea acestora; 10) Ordonana de Urgen a Guvernului Romniei nr. 63/28 iunie 2003 privind organizarea i funcionarea Ministerului Administraiei i Internelor; 11) Hotrrea Guvernului Romniei nr. 725/28 iunie 2003 privind structura organizatoric i efectivele Ministerului Administraiei i Internelor; 12) Legea nr. 672/19 decembrie 2002 privind auditul public intern;

275

13) Ordonana Guvernului Romniei nr. 37/29 ianuarie 2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern; 14) Legea nr. 151/15 iulie 1998 privind dezvoltarea regional n Romnia; 15) Hotrrea Guvernului Romniei nr. 285/4 martie 2004 privind aplicarea Planului naional de aciune pentru egalitatea de anse ntre femei i brbai - aprobat prin H. G. nr. 1273/2000; 16) Ordinul ministrului finanelor nr. 332/25 februarie 2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern n baza prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv (abrogat); 17) Ordinul ministrului finanelor publice nr 1792/24 decembrie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale; 18) Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/2002 de aprobare a Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public intern; 19) Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/3 februarie 2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern; 20) Ordinul ministrului finanelor publice nr 522/16 aprilie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv; 21) Ordinul ministrului de interne nr. 447/2003 privind exercitarea controlului ierarhic n unitile Ministerului de Interne; 22) Instruciunile ministrului de interne nr. 1136/2000 privind organizarea i funcionarea auditului intern n Ministerul de Interne (abrogate); 23) Ordinul ministrului Administraiei i Internelor nr. 555/7 octombrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind exercitarea auditului public intern n Ministerul Administraiei i Internelor; 24) Ordinul ministrului Administraiei i Internelor nr. 556/7 octombrie 2003 pentru aprobarea Cartei auditului public intern referitoare la obiectivele auditului public intern, precum i la drepturile i obligaiile auditorilor interni din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor; 25) Avizul referitor la proiectul de Lege privind auditul public intern, Consiliul Legislativ din Romnia, Bucureti, 16 iulie 2002; 26) Constantin Romanoschi, Management (monografie), Academiei Naionale de Informaii, Bucureti, 2001; Editura

276

27) Anghel Andreescu, tefan Prun, Nicolae Gongea, Gheorghe Nedelcu, Noiuni ale managementului n Ministerul de Interne, 1998; 28) Jacques Renard, Teoria i practica auditului intern, Editat de Ministerul Finanelor Publice, Bucureti, 2003; 29) Mircea Boulescu, Curtea de Conturi a Romniei. Tradiie i actualitate. Bucureti, 1993; 30) Nicolae Neagu i alii, Controlul n Ministerul de Interne, Editura Ministerului de Interne, 1997; 31) Norme Profesionale ale Auditului intern, Programul UE PHARE Dezvoltarea procedurilor de audit i control intern, Editat de Ministerul Finanelor Publice, Bucureti, 2002; 32) Costic Voicu, Florin Sandu i alii, Management organizaional n domeniul Ordinii Publice (vol.I i II ), Editura Ministerului de Interne, Bucureti, 2001; 33) Mihaela Vlsceanu, Psihologia organizaiilor i conducerii, Editura Paideia, Bucureti, 1996; 34) Marin Toma, Marius Chivulescu, Audit financiar i certificare a conturilor anuale, Editat de Fundaia pentru Management Financiar Contabil i Audit Grigore Trancu Iai, 1997; 35) Corpul Experilor Contabili i al Contabililor Autorizai, Norme de Audit Financiar i Certificare a Bilanurilor Contabile, Bucureti, 1995; 36) Dumitru Scutaru, Auditul financiar contabil, Editura economic, Bucureti, 1997; 37) Alvin Toffler, ocul viitorului, Editura Politic, Bucureti,1973; 38) Alvin Tofler, Al Treilea Val, Editura Politic, Bucureti, 1983; 39) Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu, Metodologii manageriale, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001; 40) Ovidiu Nicolescu, Vasile Zecheru, Auditul managementului n instituia public; 41) Virginia Greceanu-Coco, Practica auditului la instituiile publice i legislaia util, Societatea Adevrul SA, 2000; 42) Document de Poziie Revizuit II al Romniei, Capitolul 28 Controlul Financiar, adoptat de Guvernul Romniei n edina din 9 mai 2002;

277

43) Mircea Boulescu, Desfurarea i controlul activitii de audit intern la instituiile publice, Revista Controlul economic financiar, nr. 2/2001; 44) Adrian Munteanu, Auditul intern i obiectivele sale aspecte intenaionale, Revista Finane Publice i Contabilitate, nr. 2/2002; 45) Emil Dinga, Auditul public intern (API) propuneri metodologice, Revista Finane Publice i Contabilitate, nr. 78/2003. 46) tefan Suditu, Pledoarie pentru un audit intern unitar, Revista Finane Publice i Contabilitate, nr. 10/2003;

278

Editura Ministerului Administraiei i Internelor Str. Mihai Vod nr. 17, sector 5, Bucureti, Tel.: 313 76 63; Fax: 311 24 30 e-mail: editura@mai.gov.ro

280