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Una Tabla Dinmica , es un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una informacin. El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante. El ejemplo que se empleara para ejecutar paso por paso todas las opciones que ofrece Excel para ejecutar las Tablas dinmicas consiste en una Nomina, que permite asimilarla a una lista bastante completa para desarrollar el trabajo.

LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL

Este listado muestra la informacin relacionada con la nomina de una empresa como son: el Apellido y Nombre del empleado, su Sexo, Ao en que ingreso a la empresa, su Edad, Planta en la cual trabaja, Departamento en el que labora, su Sueldo, Aos de servicio en la empresa y la Bonificacin que recibe por aos de servicio.

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ASISTENTE PARA TABLAS DINAMICAS

Para la ejecucin de la tabla dinmica vamos a emplear el asistente para tablas y grficos dinmicos. En primer lugar recurrimos colocamos el apuntador de celda en la lista de datos a usar, luego seleccionamos al Men Datos Asistente para tablas y grficos dinmicos, que presentara en pantalla la siguiente ventana:

Con este asistente podemos disear una tabla dinmica en tres: Paso 1 Dnde estn los datos que desea analizar? Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel Qu tipo de Informe desea crear? Activar: Tabla dinmica Seleccionamos el botn siguiente. Paso 2 En este paso debemos indicar el rango de celdas ocupada por la lista o base de datos, que vamos a utilizar para extraer la informacin y crear la tabla dinmica, como previamente

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colocamos l apuntador de celda dentro del rango de la lista, en el recuadro Rango a aparece el rango de la misma, A1:J58 como se muestra en la figura siguiente.

En caso de no haber hecho este paso previo deber indicar el rango de lista en el recuadro Rango. Reali ada la operaci n Pulsar el bot n si i P so 3 Para el paso 3 se muestra la siguiente ventana:

nde colocar la tabla dinmica?, e este paso existe la opci n de colocar la tabla dinmica n en una hoja de clculo nueva, o en una hoja calculo existente. Para el ltimo caso se deber usar el bot n de ontraer dialogo seleccionar en la hoja de calculo la celda a partir de la cual se colocara la tabla dinmica. Seleccionamos Hoja de clculo nueva, c oncluido este paso seleccionar iseo. A continuaci n se muestra la ventana para disear la tabla:

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La misma presenta en su lado derecho una serie de botones con los nombres de los encabezados de cada una de las columnas de la lista de datos.En la parte media observamos un diagrama con diferentes regiones identificadas respectivamente como: Pgina, olumna, Fila atos, siendo ubicados en esas regiones algunos de los botones de los encabezados de columna siguiendo la t cnica de arrastrar soltar. Para crear una tabla dinmica, todo o ue necesita es un campo de datos (variable ue se resume) un campo de fila (o) un campo de columna, variables ue controlan el resumen. Para comenzar elaboraremos una tabla sencilla, asumamos ue deseamos ver el total de sueldos pagados por departamento, para ello arrastramos el campo departamento a la regi n fila el campo sueldo a la regi n datos uedando el diseo as:

Al ubicar en atos el campo sueldo por defecto, aparecer Suma de Sueldo,obteni ndose la sumatoria total de los distintos sueldos registrados en la lista de datos. Una vez concluido el diseo de la tabla dinmica, seleccionamos el bot n aceptar luego el bot n finalizar, su finalizaci n produce el calculo total de los sueldos. e spus de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinmica.

omo seleccionamos hoja de calculo nueva la tabla se coloca a partir de la direcci n A1 en la nueva hoja, observndose u e cada fila de la misma uedo identificada con los nombres de los departamentos al lado de cada departamento se muestra el monto total de sueldo ue se paga en cada uno de ellos, reflejndose en la esquina inferior derecha de la tabla el total de los sueldos devengados. Si queremos modificar este diseo se muestra al lado de la tabla una barra de herramienta:

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manteniendo el apuntador de celda dentro de la tabla seleccionamos el bot n abla din , mica luego Asistente, presentndose en pantalla la ventana del paso 3, seleccionamos i seo mostrndose otra vez la ventana de diseo de la tabla, pro cedemos a colocar el campo Planta en la regi n columna, seleccionamos aceptar luego finalizar siendo el resultado el siguiente:

Ahora tenemos como resultado que las columnas de la tabla quedaron identificadas con los nombres de la plantas, observndose la distribuci n de los sueldo por Planta en cada una de ellas por departamento. Supongamos ahora que queremos vistas de esta tabla mostrndonos esta distribuci n salarial para el personal femenino, masculino o para ambos sexos, nuevamente ediseamos la tabla r mostrando en pantalla la ventana de diseo colocamos el campo Sexo en la regi n Pgina, seleccionamos aceptar finalizar siendo este el resultado:

Observamos que ahora se coloco un bot n rotulado como Sexo en la parte superior de la tabla, a su derecha esta la palabra ( odas) indicando esto que el resultado mostrado en la tablason los sueldos devengados tanto por el personal masculino como femenino que trabaja en esta empresa, si queremos mostrar en la tabal solo lo devengado p r el personal femenino o seleccionamos el bot n que tiene una punta de flecha asa abajo seleccionamos la letra F que aparece en la lista mostrada el la figura siguiente:

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"

Este mismo procedimiento lo podemos hacer en caso de querer ver la distribuci n de sueldos para el personal masculino seleccionando de la lista la letra M. restricciones similares podemos jemplo si seleccionamos la hacer para la informaci n colocada en la filas las columnas, por e flecha que aparece a la derecha del campo departamento escogemos Mantenimiento de la lista otro tanto hacemos con planta escogemos Alimentos de la lista el resultado seria el mostrado a continuaci n:

omo vemos solo se muestra los sueldos devengados por el personal femenino (F) que trabaja en la planta Alimentos en el departamento de Mantenimiento.

COMO PE SONALIZAR UN CAMPO

( ( )

ATOS

Para realizar esta operaci n una de las formas posibles es la siguiente:desplegar la ventana de diseo efectuar un doble clic en la regi n diseo campo de datos, sobre el campo , queremos configurar (Suma de Sueldo), se mostrara en pantalla lo siguiente:

A travs de la ventana Cam o e la abla i mi a podemos cambiar la opci n de resumen de Suma por: uenta, Promedio, Max, Min, Producto, ontar nmeros, esvest, esvestp, Var Varp. Si escogemos promedio luego aceptar, aceptar finalizar el resultado mostrado por la

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6 5

31 4

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1 0

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tabla ser el promedio de sueldos por Planta muestra la figura:

Mtodos Personalizados: Hay una gran diferencia entre la funci n resumen (Suma, Promedio, Max, etc) y personalizado de clculo, la funci n resumen define la estadstica que la tabla dinmica regresa para el campo de datos, el mtodo personalizado define el calculo posterior que la tabla dinmica aplica a la estadstica, La ventana Cam o de la tabla dinmi a tiene un bot n llamado Opciones a travs del cual podemos seleccionar cada uno de estos mtodos personalizados . A continuaci n enumeramos dichas mtodos: Normal: opci n por defecto, la tabla dinmica, regresa los resultados obtenidos por la estadstica. En as siguientes opciones se requiere especificar un campo base. % de: regresa el % de un campo de datos con respecto a un campo base. Di erencia de: muestra la diferencia que hay entre un campo de datos y un campo base. % de la di erencia: regresa la diferencia de expresada como un % Total en: regresa la suma del campo de datos del elemento actual con el previo, en este caso el campo base es siempre el elemento previo. Para las siguientes opciones no se requiere el uso de un campo base. % de la ila: cada valor del campo de datos es el % del total de los valores de la fila. % de la col mna: cada valor del campo de datos es el % del total de los valores de la columna. % de total: cada del campo de datos es el % del total de los valores de la tabla. ndice: muestra la razn entre los valores observados y los valores que se esperaran sobre la base de los totales de fila y columna. Ejemplos de cada uno de ellos: en principio elaboramos una tabla dinmica que muestra el total de los sueldos (campo datos) por departamento (campo fila) y planta (campo columna) el resultado seria el siguiente:

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epartamento del personal femenino como

alculemos ahora el % de teniendo como calculo base la tabal din mica anterior tomando como campo base el departamento de ompras. Abrimos la ventana de i seo, doble clic sobre Suma Sueldos se abre la ventana ampo de la tabla dinmica y seleccionamos el botn Opciones la ventana se extiende verticalmente como vemos en la figura:

Seleccionamos el botn con la flecha asa debajo de la listaMostrar datos como: mostrandose la lista siguiente:

e la lista seleccionamos % de y luego del cuadro ampo base el campo epartamento, al hacer esto en el cuadro Elemento base se muestran los datos del campo base ( epartamento) seleccionando ompras, finalmente hacemos aceptar, aceptar y finalizar siendo el resultado el que muestra la figura:

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F F

E G

Asumiendo que los valores mostrados en ompras son el 100% el 68,76% que se muestra en espacho Alimentos indica que el total de sueldos pagados en este departamentoestn un 68,75% por encima de los pagados en ompras Alimentos. iferencia de:

% de la diferencia de:

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espacho Alimentos Paga un 31,24% menos en sueldo que

espacho Alimentos paga 1.127.383,48 menos que

I I I I

ompras Alimentos.

ompras Alimentos

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Total en:

El valor de espacho Alimentos es la suma de los sueldos de ompras Alimentos y los sueldos de e spacho Alimentos, siendo el valor observado para cada uno de los departamentos la suma del elemento actual con el previo. % de la fila:

% de la columna:

el total de la nomina pagada en la planta de alimentos el 18,36% se asigno a ompras, el 12,62% a espacho, 16,55% a Mantenimiento, el 15,72% a Personal, el 18,79% a Produccin y el 17,95% a Ventas.

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el total de la nomina que se paga en el departamento de ompras Alimentos y el 42,87% a ompras Limpieza.

ompras el 57,13% se asigna a

Q P P

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% del total:

AGRUPAR Y DESAGRUPAR ELEMENTOS: Esto permite combinar o agrupar ciertos elementos en los campos fila y columna, ejemplo asumamos que queremos mostrar la distribucin de sueldos por edades, el diseo de esta tabla quedara con el campo Edad ene el campo fila y el campo Su eldo en el campo datos dando como resultado lo siguiente:

omo podemos observar por cada edad se muestra el total del sueldo ganado por estas personas, pero quizs se presentar la informacin agrupada por el campo edad en grupos de 5, esto se logra efectuando un clic en el campo fila de la tabla resultante, seleccionamosAgrupar y mostrar detalle y luego Agrupar como se muestra en la figura:

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el total de la nomina de la empresa el 9,24% se asigno a asigno a Ventas Limpieza, etc.

ompras Alimentos, el 7,86% se

R T

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Al seleccionar agrupar se muestra la siguiente ventana:

En donde omenzar en: se indica el valor inicial de lista, en Terminar el valor final de lista y en Por: por cuantos elementos estar formado el grupo, aqu asignaremos el valor de 5, al seleccionar aceptar la tabla quedara as:

Para el grupo de empleados cuyas edades estn comprendidas entre los 25 y 29 aos devengan un total en sueldos de 5.257.327,14. En el caso de que se desee retornar a la tabla original efectuamos clic sobre el campo fila de tabla resultante, seleccionamosAgrupar y mostrar detalle, y seleccionamos Desagrupar.

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